Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 Gebruiksaanwijzing Gebruikershandleiding 1 TotalFlow PM 2 Het systeem configureren 3 Systeemobjecten beheren 4 Werken met taken 5 Beveiliging 6 Back-ups van gegevens maken en gegevens herstellen 7 Probleemoplossing Lees deze gebruiksaanwijzing grondig door voordat u dit product gebruikt en bewaar het voor toekomstig gebruik.

2

3 Belangrijk VOOR ZOVER DIT IS TOEGESTAAN EN NIET IN STRIJD IS MET HET TOEPASSELIJK RECHT, GELDT HET VOLGENDE: DE LEVERANCIER IS NIET AANSPRAKELIJK VOOR HET RESULTAAT VAN DE WERKING VAN DEZE TOEPASSING OF HET GEBRUIK VAN DIT DOCUMENT. DE LEVERANCIER IS NIET AANSPRAKELIJK VOOR SCHADE OF VERLIES VAN DOCU- MENTEN OF GEGEVENS VEROORZAAKT DOOR HET GEBRUIK VAN DEZE TOEPASSING. DE LEVERANCIER KAN DOOR U NIET AANSPRAKELIJK WORDEN GESTELD VOOR GE- VOLG-, INCIDENTELE OF INDIRECTE SCHADE (WAARONDER BEGREPEN, MAAR NIET BEPERKT TOT, SCHADE DOOR WINSTDERVING, ONDERBREKING VAN BEDRIJFSACTI- VITEITEN OF VERLIES VAN BEDRIJFSINFORMATIE EN DERGELIJKE) VEROORZAAKT DOOR EEN FOUT VAN DEZE TOEPASSING OF VERLIES VAN DOCUMENTEN OF GEGE- VENS, NOCH VOOR ENIGE ANDERE SCHADE VOORTVLOEIEND UIT HET GEBRUIK VAN DEZE TOEPASSING, OOK NIET ALS DE LEVERANCIER VAN DE MOGELIJKHEID VAN DERGELIJKE SCHADES OP DE HOOGTE ZOU ZIJN GEWEEST. VERWIJDER OF PLAATS GEEN SCHIJVEN OF LICENTIESLEUTELS (DONGLES) TIJDENS HET GEBRUIK VAN DEZE TOEPASSING. Wenken met betrekking tot deze handleiding en het algemene gebruik van deze toepassing Sommige illustraties of toelichtingen in deze handleiding kunnen afwijken van uw toepassing als gevolg van verbeteringen of wijzigingen aan de toepassing. De inhoud van dit document kan zonder kennisgeving worden gewijzigd. Geen enkel deel van dit document mag zonder de voorafgaande toestemming van de fabrikant in enige vorm worden gedupliceerd, gekopieerd, gereproduceerd, aangepast of geciteerd. Het is mogelijk dat documenten of gegevens die zijn opgeslagen op de computer, beschadigd raken of verloren gaan door softwarefouten of door fouten van de gebruiker tijdens het gebruik van de toepassing. Maak daarom van tevoren een back-up van alle belangrijke gegevens. Er moeten altijd kopieën of back-ups van belangrijke documenten en gegevens worden gemaakt. De gebruiker moet zichzelf beschermen tegen computervirussen, wormen en andere schadelijke software. 1

4 Handleidingen voor deze toepassing De volgende handleidingen zijn beschikbaar voor deze toepassing. Instructiehandleidingen De volgende instructiehandleidingen worden meegeleverd: Installatiehandleiding (afgedrukt/pdf) In deze handleiding worden de installatie- en opstartprocedures voor deze toepassing beschreven. Gebruikershandleiding (HTML/PDF) In deze handleiding worden de functies en basisbewerkingen van deze toepassing beschreven. De PDF-documentatie kan alleen met Adobe Acrobat Reader of Adobe Reader worden weergegeven. U kunt de HTML-documentatie weergeven met een webbrowser. Help In de Help worden tekstballonnen gebruikt om uitleg te bieden over de instellingen, de waarden voor deze instellingen en de manier waarop u deze opgeeft. In deze handleiding wordt deze Helpinformatie ook wel contextafhankelijke scherm-help genoemd. 2

5 Hoe u deze documentatie leest Voorafgaand aan het gebruik van deze toepassing Deze handleiding bevat instructies en wenken voor het juiste gebruik van deze toepassing. Lees deze handleiding aandachtig en volledig door voordat u deze toepassing gaat gebruiken. Houd deze handleiding als referentie bij de hand. Het gebruik van de handleidingen en de Help Gebruik de instructiehandleidingen en de contextafhankelijke Help naar eigen voorkeur. Voor informatie over het installeren en starten van deze toepassing Zie de installatiehandleiding. Voor informatie over de functies en basisbewerkingen van deze toepassing Zie de Gebruikershandleiding. Voor informatie over het configureren van de scherminstellingen, correcte invoer, enzovoort. Zie de contextafhankelijke scherm-help. De instructiehandleidingen weergeven (Installatiehandleiding en Gebruikershandleiding) Gebruik deze procedures om de instructiehandleidingen (HTML/PDF) weer te geven. De beschrijvingen in de HTML- en PDF-versie van de instructiehandleidingen zijn hetzelfde. U geeft als volgt de Gebruikershandleiding in HTML weer: Klik in de gebruikersinterface van TotalFlow PM op, de Help-knop, aan de rechterkant van de menubalk en klik vervolgens op [Help]. Als u niet bent aangemeld bij TotalFlow PM, geeft u deze URL op in een webbrowser: De naam van de computer waarop Total- Flow PM is geïnstalleerd, is hostnaam. 3

6 Als u de PDF-handleidingen wilt weergeven, klikt u op [Start], wijst u [Alle Programma's] aan, vervolgens [TotalFlow PM], en klikt u op [Installatiehandleiding] of [Gebruikershandleiding]. De contextafhankelijke Help weergeven Wanneer u de muisaanwijzer boven bepaalde items pagina's van de gebruikersinterface houdt (aanwijzen zonder te klikken), verschijnt er Help-informatie over dit item in een ballon. 4

7 Wanneer u de muisaanwijzer boven een eigenschap in een dialoogvenster houdt, verschijnt, de vraagtekenknop, naast de naam van de eigenschap. Klik op om de contextafhankelijke Help voor de eigenschap weer te geven. Klik in de contextafhankelijke Help op om de verwante pagina in de gebruikershandleiding in HTML weer te geven. 5

8 Symbolen In deze handleiding worden ter verduidelijking van de inhoud de volgende symbolen gebruikt. Met dit symbool wordt aangegeven dat u bij gebruik van de toepassing ergens op moet opletten. Zorg dat u deze uitleggingen leest. Dit symbool duidt op aanvullende informatie die u wellicht nuttig vindt, maar die niet essentieel is voor de uitvoering van een taak. [ ] Vierkante haken geven de namen van toetsen, menu's, menu-items, vensters, veldlabels, instellingen en knoppen aan. { } In meldingen en andere elementen van de gebruikersinterface, worden variabelen die door het programma zelf worden vervangen tussen gekrulde haakjes geplaatst. Vet Cursief Vette tekst wordt gebruikt voor menunamen, menu-items, vensters, veldlabels, instellingen, knoppen en opdrachten. Ook voor nieuwe begrippen wordt vette tekst gebruikt. Cursieve tekst wordt gebruikt voor variabelen die u moet vervangen door uw eigen gegevens. Niet-proportioneel Een niet-proportioneel lettertype wordt gebruikt voor computerinvoer en -uitvoer en bestandsnamen.... Een ellipsteken geeft aan dat een reeks kan doorgaan. 6

9 Handelsmerken Microsoft, Windows, Windows Server, Windows Vista en Internet Explorer zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen. Adobe, Acrobat, Flash en PostScript zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van Adobe Systems Incorporated in de Verenigde Staten en/of andere landen. Fiery is een handelsmerk van Electronics for Imaging, Inc. in de V.S. en/of sommige andere landen. EFI is een handelsmerk van Electronics for Imaging, Inc. in de V.S. en/of sommige andere landen. Firefox is een geregistreerd handelsmerk van de Mozilla Foundation. UNIX is een geregistreerd handelsmerk van The Open Group in de Verenigde Staten en andere landen. De overige productnamen die in dit document worden gebruikt, zijn alleen bedoeld als aanduiding en kunnen handelsmerken zijn van de respectieve bedrijven. Wij verklaren geen rechten te hebben op deze merken. De juiste namen van de Windows-besturingssystemen luiden als volgt: De productnamen van Windows XP luiden als volgt: Microsoft Windows XP Professional Microsoft Windows XP Home Edition De productnamen van Windows Vista luiden als volgt: Microsoft Windows Vista Ultimate Microsoft Windows Vista Business Microsoft Windows Vista Home Premium Microsoft Windows Vista Home Basic Microsoft Windows Vista Enterprise De productnamen van Windows 7 luiden als volgt: Microsoft Windows 7 Home Premium Microsoft Windows 7 Professional Microsoft Windows 7 Ultimate Microsoft Windows 7 Enterprise De productnamen van Windows Server 2003 luiden als volgt: Microsoft Windows Server 2003 Standard Edition Microsoft Windows Server 2003 Enterprise Edition 7

10 De productnamen van Windows Server 2003 R2 luiden als volgt: Microsoft Windows Server 2003 R2 Standard Edition Microsoft Windows Server 2003 R2 Enterprise Edition De productnamen van Windows Server 2008 luiden als volgt: Microsoft Windows Server 2008 Standard Microsoft Windows Server 2008 Enterprise De productnamen van Windows Server 2008 R2 luiden als volgt: Microsoft Windows Server 2008 R2 Standard Microsoft Windows Server 2008 R2 Enterprise 8

11 INHOUDSOPGAVE Inleiding Belangrijk... 1 Wenken met betrekking tot deze handleiding en het algemene gebruik van deze toepassing... 1 Handleidingen voor deze toepassing... 2 Hoe u deze documentatie leest... 3 Voorafgaand aan het gebruik van deze toepassing... 3 Het gebruik van de handleidingen en de Help... 3 Symbolen... 6 Handelsmerken TotalFlow PM Productoverzicht...13 Systeemobjecten...16 Methoden voor het indienen van taken...19 Eigenschappen...20 TotalFlow PM-gebruikersinterface...22 Menubalk...23 Pagina [Bewerkingen]...24 Pagina [Wachtrijen]...34 Pagina [Configuratie]...35 Eigenschappen voor dialoogvenster Taak Het systeem configureren Printers maken...49 Taakticket-printers maken...50 Passthrough-printers maken...55 Printers configureren voor het afdrukken van scheidingsbladen...59 Printers configureren voor papiertypen...61 Virtuele printers maken...62 Virtuele printers koppelen aan printers...64 Standaardinstellingen en tijdelijke uitschakelingen van virtuele printers instellen voor taakeigenschappen...65 Voorbereiding voor indienen van taak...69 Configuratie om taken om te dienen van TotalFlow MR...69 Taken verzenden met Hot Folder configureren

12 Taken indienen met LPD configureren...73 Papier maken...76 Papier in TotalFlow PM en andere programma's...76 Papier handmatig instellen...77 Beveiliging instellen...78 Gebruikersmachtigingen...79 Gebruikers instellen...81 Teller voor het verlopen van wachtwoorden instellen...83 Timer voor automatisch afmelden instellen...84 Objecten van het ene systeem naar het andere systeem kopiëren...85 Servereigenschappen instellen...88 Het logboekschema veranderen...89 Clientcomputers configureren...89 Aanmelden bij TotalFlow PM...89 De gebruikersinterface aanpassen Systeemobjecten beheren Eigenschappen weergeven en wijzigen Status weergeven Logboeken weergeven Virtuele printers en printers inschakelen Virtuele printers en printers uitschakelen Objecten verwijderen Virtuele printers beheren Invoerbestanden wissen Printers beheren Laden en Papier aan een printer toewijzen De aan een printer toegewezen taken weergeven De webpagina voor een printer weergeven Een Papierwijziging instellen voor een printer Werken met taken Taken indienen vanuit TotalFlow MR Taken zoeken in TotalFlow PM Taken zoeken in de pod [Wachtrijen] Taakinformatie weergeven en wijzigen

13 Taakeigenschappen wijzigen De tools voor [Uitzonderingspagina's] gebruiken Bedieningsinstructies maken voor een taak Taken starten, verplaatsen, vasthouden en hervatten Taken naar een printer verzenden Taken verplaatsen naar een andere printer Taken sneller verwerken en afdrukken Taken uitstellen Uitgestelde taken hervatten Taken vasthouden vóór het afdrukken Taken vasthouden na afdrukken Taken opslaan Taken opnieuw afdrukken Beveiliging Wachtwoorden beheren Uw wachtwoord wijzigen Het wachtwoord wijzigen voor een andere gebruiker Gebruik van het LPD-protocol beperken voor het indienen van taken Back-ups maken en gegevens terugzetten Back-up van gegevens maken Gegevens terugzetten Probleemoplossing Geen toegang tot TotalFlow PM Geen communicatie met printerapparaat Virtuele printers kunnen niet worden ingeschakeld Kan taak niet vinden of weergeven Poort kan niet worden gebruikt Kan taakstatus niet weergeven Bestandsnamen of taaknamen worden weergegeven of afgedrukt met de verkeerde tekens Invoerbestanden met fouten Japanse waarden worden niet opgeslagen Taakeigenschappen worden niet bijgewerkt Taakgrootte is

14 Taken worden met verkeerde tekens weergegeven of afgedrukt Taken kunnen niet worden verwijderd of gewist Taken worden in de verkeerde volgorde afgedrukt Papier Is niet beschikbaar voor toewijzing Passthrough-printers kunnen geen taken afdrukken Prestatieproblemen De gebruikersinterface reageert niet nadat een dialoogvenster is gesloten Virtuele printers verwerken geen taken die zijn verzonden naar hot folders Problemen met het dialoogvenster [Eigenschappen voor de taak] oplossen Referentiegegevens Papier-eigenschapwaarden Reguliere expressies Taakbestanden opgeven in de printeropdracht en de bedieningsinstructieopdracht Trefwoordenregister 12

15 1. TotalFlow PM Productoverzicht TotalFlow PM-gebruikersinterface TotalFlow PM is een webtoepassing waarmee u vanaf één locatie uw afdrukomgeving via een uitgebreide gebruikersinterface kunt beheren. Deze handleiding bevat onderwerpen die beheerders en gebruikers ondersteunen bij de kennismaking en het werken met TotalFlow PM. Productoverzicht Met TotalFlow PM kunt u uw afdrukprocessen op maximaal vijf printers beheren via één gebruikersinterface in een webbrowser. TotalFlow PM wordt als server geïnstalleerd en de gebruikersinterface treedt als client op. 13

16 1 TotalFlow PM TotalFlow PM verschaft een centrale locatie voor het toewijzen van taken aan printers en het beheer van afdruktaken. Het programma routeert en volgt inkomende, in behandeling zijnde en voltooide taken en stelt u in staat om taken aan te passen tot het laatste moment. Met TotalFlow PM kunt u gemakkelijk de afdrukvolgorde wijzigen, de printers voor uitvoer veranderen en taken opnieuw afdrukken. Met TotalFlow MR voert u voorafgaande werkzaamheden uit om uw taak voor het afdrukken gereed te maken, zoals bewerken, opmaken en de pagina-indeling aanpassen. TotalFlow MR stuurt taken met een taakticket naar TotalFlow PM. TotalFlow MR en TotalFlow PM werken naadloos 14

17 Productoverzicht samen om nieuwe taken in te stellen, instellingen toe te passen om de taken afdrukklaar te maken, en de taken naar de geschiktste printer te sturen. TotalFlow PM ondersteunt ook het indienen van taken door ze naar Hot Folders te slepen. U kunt tevens taken vanaf andere systemen versturen via het LPD-protocol (line printer daemon) voor bestandsoverdracht. Dankzij de netwerkcommunicatie met uw printer, is het eenvoudig om de status van de printer en van de afdruktaak te controleren. In deze afbeelding ziet u hoe taken door TotalFlow PM lopen. Taken worden verstuurd naar virtuele printers, die er taakeigenschappen aan toewijzen. Zo kan bijvoorbeeld Virtuele Printer 1 specificeren dat taken op bankpostpapier worden afgedrukt, terwijl Virtuele Printer 2 gerecycled papier specificeert. Als de virtuele printer aan een printer is gekoppeld, wijst TotalFlow PM automatisch de taken aan die printer toe. Aangezien Virtuele Printer 4 niet aan een printer is gekoppeld, zal de gebruiker de taken handmatig naar ofwel de Taakticketprinter, ofwel de Passthrough-printer moeten verplaatsen. 15

18 1 TotalFlow PM Systeemobjecten TotalFlow PM bestaat uit een server, printers, virtuele printers, papier, gebruikers en taken. Elk van deze elementen is een systeemobject. Voor elk systeemobject kunt u gedetailleerde kenmerken definiëren. Deze kenmerken worden eigenschappen genoemd. Server U installeert de TotalFlow PM-server op een Windows-werkstation. In TotalFlow PM krijgt de server de naam [Systeem]. De server: 16

19 Virtuele printers beheert alle aspecten van het verwerken van taken, van de virtuele printers die de taken ontvangen, tot de printers waarop ze worden afgedrukt; beheert de onlineversie van deze handleiding controleert deze systeeminstellingen: de grootste en kleinste aantallen die aan taken kunnen worden toegewezen de hosts die taken via het LPD-protocol kunnen versturen hoe vaak het systeem opgeslagen taken bekijkt om te zien of er actie moet worden ondernomen het aantal bytes per pagina voor het berekenen van taakgrootten hoe vaak gebruikers hun TotalFlow PM-wachtwoord moeten veranderen hoe lang gebruikers inactief kunnen blijven voordat ze automatisch worden afgemeld Virtuele printers Virtuele printers ontvangen taken en versturen de taken naar TotalFlow PM printers. Printers U kunt printers TotalFlow PM instellen en deze aan printerapparaten koppelen. Printers ontvangen taken van virtuele printers en versturen taken naar afdrukapparaten. Zie voor printers die taken kunnen afdrukken vanaf TotalFlow PM het TotalFlow PM Readmebestand. Welk type printer u instelt in TotalFlow PM om een printerapparaat te vertegenwoordigen, hangt af van de capaciteiten van het printerapparaat: Taakticket Taakticket-printers zijn gekoppeld aan printerapparaten die PostScript ondersteunen. U kunt de taaktickets voor taken die aan Taakticket-printers zijn toegewezen bewerken. Virtuele Total- Flow PM-printers die aan Taakticket-printers zijn gekoppeld, kunnen deze taken van TotalFlow MR ontvangen, in een hot folder of via een afdrukopdracht waarbij van het LPD-protocol (line printer daemon) wordt gebruikgemaakt. Taakticket-printers kunnen rechtstreeks met printerapparaten communiceren en tijdens het afdrukken statusinformatie ophalen. Passthrough Passthrough-printers zijn gekoppeld aan printer apparaten die taken in allerlei verschillende indelingen kunnen afdrukken, bijvoorbeeld PCL, PostScript en PDF. Taken die aan passthroughprinters zijn toegewezen, hebben mogelijk geen taakticket. Virtuele TotalFlow PM-printers die aan Passthrough-printers zijn gekoppeld, kunnen taken ontvangen in een hot folder of via een afdrukopdracht waarbij het LPD-protocol wordt gebruikt. Passthrough-printers kunnen geen taakstatus rapporteren. 17

20 1 TotalFlow PM Papier Papier staat voor het papier, de enveloppen, de formulieren, de etiketten of de transparanten waarop taken worden afgedrukt. In TotalFlow PM wordt het papier in elke invoerlade van elke printer bijgehouden en worden met deze informatie taken gepland waarvoor bepaald papier nodig is voor printers die op dat papier afdrukken. Gebruikers Alle TotalFlow PM-gebruikers moeten een unieke TotalFlow PM-gebruikersnaam en wachtwoord hebben. De machtiging van de gebruiker bepaalt tot welke objecten de gebruiker toegang heeft en welke acties de gebruiker kan uitvoeren. Taken Taken zijn invoerbestanden die in TotalFlow PM zijn geaccepteerd en ingediend om te worden verwerkt. TotalFlow PM kan taken met deze indelingen afdrukken: Gegevensindeling Taakticketprinters Passthroughprinters Opmerkingen PCL Nee Ja PDF Ja Ja In de meeste gevallen dient u pdf-taken op taakticketprinters af te drukken, aangezien deze rechtstreeks met de printerapparaten kunnen communiceren. PostScript Nee Ja TIFF Nee Ja 18

21 Methoden voor het indienen van taken Methoden voor het indienen van taken U kunt taken indien bij TotalFlow PMmet TotalFlow MR, het line printer daemon (LPD)-protocol, File Transfer Protocol (FTP) of andere mehoden voor het kopiëren van bestanden. Taken worden ingediend voor virtuele printers die u hebt gedefinieerd. Virtuele printers ontvangen de taak en starten de verwerking van de taak. De ondersteunde methoden voor het versturen van taken zijn de volgende: TotalFlow MR Met TotalFlow MR kunt u documenten bewerken om taken in te stellen met een taakticket en de taak vervolgens aan een virtuele TotalFlow PM-printer toewijzen. FTP of bestanden kopiëren U kunt een FTP-client of de gewenste bestandskopieermethode gebruiken om afdrukbestanden naar een hot folder te kopiëren. Wanneer u een taak kopieert of verplaatst naar een hot folder, ontvangt de virtuele printer die is gekoppeld aan de hot folder, automatisch de taak en wordt het verwerken van de taak gestart. LPD-protocol U kunt met de LPR-poort, de opdracht lpr of een andere opdracht die gebruikmaakt van het LPD-protocol, taken versturen naar een virtuele printer. Geef de naam op van de virtuele printer als doelprinter. Bijvoorbeeld, de naam van de virtuele printer is de waarde van de optie -P van de opdracht lpr. 19

22 1 TotalFlow PM Eigenschappen TotalFlow PM maakt gebruik van eigenschappen voor het definiëren van de kenmerken van alle objecten, zoals virtuele printers, printers en taken. De TotalFlow PM-gebruikersinterface biedt een volledige beschrijving van elke eigenschap. De beschrijving geeft informatie over de geldige waarden en de betekenis van elke eigenschap. De eigenschappen zijn als volgt: Servereigenschappen Servereigenschappen definiëren bepaalde essentiële kenmerken van het TotalFlow PM-systeem. De servereigenschappen bepalen bijvoorbeeld hoe vaak gebruikers hun wachtwoorden moeten wijzigen. Systeembeheerders stellen meestal servereigenschappen in die voor de installatie zijn vereist wanneer ze voor het eerst het systeem configureren. Systeembeheerders hebben bovendien toegang tot servereigenschappen via de [Server] pod van de TotalFlow PM-gebruikersinterface, zodat ze ook later servereigenschappen kunnen instellen of wijzigen. Virtuele-printereigenschappen De virtuele-printereigenschappen bepalen de kenmerken van virtuele printers. Systeembeheerders stellen meestal virtuele-printereigenschappen in tijdens het aanmaken van een virtuele printer. Met een virtuele-printereigenschap kunnen bijvoorbeeld de methoden worden bepaald, waarop een taak naar de virtuele printer kan worden verstuurd. Printereigenschappen Printereigenschappen definiëren de netwerklocatie en toewijzingskenmerken van de printers. De toewijzingskenmerken worden gebruikt om taken aan een printer toe te wijzen. Papier-eigenschappen Papier-eigenschappen definiëren de kenmerken van papier, zoals de hoogte, de breedte en het gewicht. Gebruikerseigenschappen Gebruikerseigenschappen definiëren de kenmerken van gebruikers die gemachtigd zijn om het systeem te gebruiken. TotalFlow PM verschaft een voorgedefinieerde set machtigingen; u kunt geen machtigingen toevoegen of de kenmerken van machtigingen wijzigen. Systeembeheerders kunnen tijdens de eerste configuratie machtigingen aan gebruikers toewijzen. Met machtigingen worden de functies en de gebieden van TotalFlow PM beheerd waartoe gebruikers toegang hebben. 20

23 Eigenschappen Taakeigenschappen Taakeigenschappen definiëren de kenmerken van taken, die door virtuele printers van Total- Flow PM worden gemaakt aan de hand van de invoerbestanden die zijn ontvangen. Taakeigenschappen vormen de grootste groep eigenschappen in TotalFlow PM. Hiermee worden alle aspecten van het verwerken en afdrukken van taken beheerd. U kunt met taakeigenschappen bijvoorbeeld het volgende doen: de taak opschorten voordat het afdrukken wordt gestart. de taak gedurende een bepaalde periode opslaan nadat het verwerken van alle taken is voltooid. Taakeigenschappen worden ingesteld wanneer de taak wordt ingediend: in de taakticket of in de afdrukopdracht. In TotalFlow PM kunnen systeembeheerders en gebruikers tevens de waarden van taakeigenschappen voor elke taak afzonderlijk wijzigen of negeren. 21

24 1 TotalFlow PM TotalFlow PM-gebruikersinterface De TotalFlow PM-gebruikersinterface is een webbrowserinterface waarmee gebruikers toegang hebben vanaf een willekeurig Windows-systeem dat toegang heeft tot het netwerk. TotalFlow PM kan op de volgende systemen van de volgende browsers gebruikmaken: Internet Explorer 6 met Service Pack 3 Internet Explorer 7 Windows XP Ja Windows Server 2003 R2 Ja Windows Vista Ja Ja Ja Ja Windows Server 2008 of 2008 R2 Windows 7 Internet Explorer 8 Internet Explorer 9 Mozilla Firefox 10 of nieuwer Chrome 19.0 of nieuwer Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja De TotalFlow PM-gebruikersinterface bevat pagina's waarmee gebruikers bepaalde taken kunnen uitvoeren. Gebruikers gebruiken de [Bewerkingen] pagina om inkomende, in behandeling zijnde en voltooide taken te volgen. Ze gebruiken de [Wachtrijen] pagina om afdrukwachtrijen te beheren en taken aan printers toe te wijzen. Systeembeheerders gebruiken de [Configuratie] pagina om printers, virtuele printers, gebruikers en papier in te stellen en aan te passen, en om servereigenschappen in te stellen. Als u een pagina wilt weergegeven, klikt u op de desbetreffende knop op de menubalk. Gebruik altijd de paginaknoppen om in de gebruikersinterface te navigeren, omdat de knoppen vooruit en achteruit onverwachte resultaten kunnen opleveren. Met de pods van elke pagina kunt u werken met taken, printers, virtuele printers, etc. U kunt pods verplaatsen naar andere posities en u kunt ze sluiten, heropenen en maximaliseren om de inhoud te verbergen of weer te geven. 22

25 Menubalk 1. De menubalk bevindt zich op elke pagina van de TotalFlow PM-gebruikersinterface. 2. Als u een pagina wilt weergegeven, klikt u op de daarvoor bestemde knop in de menubalk. In dit voorbeeld wordt de [Bewerkingen] pagina weergegeven. 3. Elke pod is een modulair deelvenster met informatie over de server, printers, virtuele printers, gebruikers, papier en taken. In dit voorbeeld wordt de [Taken] pod weergegeven. Menubalk Boven in de TotalFlow PM-gebruikersinterface bevindt zich een menubalk die altijd beschikbaar is in elke pagina van de interface. Met behulp van de menubalk kunnen gebruikers het volgende doen: Schakelen tussen de beschikbare pagina's. Klik bijvoorbeeld op [Bewerkingen], [Wachtrijen] of [Configuratie] aan de linkerkant van de menubalk. Gebruik altijd de paginaknoppen om in de gebruikersinterface te navigeren, omdat de knoppen vooruit en achteruit onverwachte resultaten kunnen opleveren. Zie de onlineversie van de TotalFlow PM Gebruikershandleiding. Klik op, de Helpknop, aan de rechterkant van de menubalk en klik vervolgens op [Help]. 23

26 1 TotalFlow PM Zie de TotalFlow PM-versie-informatie. Klik op, de Help-knop, aan de rechterkant van de menubalk en klik vervolgens op [Over]. Open pods. Klik op [Pods] aan de rechterkant van de menubalk. Wijzig het wachtwoord van de huidige gebruiker. Klik op [gebruikersnaam] en vervolgens op [Wachtwoord wijzigen...] aan de rechterkant van de menubalk. Meld de huidige gebruiker bij TotalFlow PM af. Klik op [gebruikersnaam] en vervolgens op [Afmelden] aan de rechterkant van de menubalk. Pagina [Bewerkingen] De [Bewerkingen] pagina van de TotalFlow PM-gebruikersinterface biedt een centrale plek waar systeembeheerders, gebruikers en controleurs kunnen zien hoe inkomende taken, taken die in behandeling zijn en voltooide taken door TotalFlow PM worden gerouteerd. Ook kunnen de taken worden gevolgd en kunt u de status bekijken van de printers en virtuele printers die de taken verwerken. Systeembeheerders en gebruikers kunnen printers en virtuele printers beheren. In zowel de [Bewerkingen] pagina als de [Wachtrijen] pagina kunnen systeembeheerders en gebruikers taken aan printers toewijzen en op het laatste moment nog taaktickets bewerken. De [Bewerkingen] pagina bevat een [Samenvatting] pod, een [Printers] pod, een [Virtuele printers] pod en een of meer [Taken] pods. Als u een pod wilt openen, klikt u op [Pods] en vervolgens op de naam van de pod. Met uitzondering van de [Taken] pod kunt u niet nog een exemplaar van een pod openen die al is geopend. Als u een pod wilt sluiten, klikt u op, het pictogram voor afsluiten rechtsboven. Gebruik altijd de paginaknoppen om in de gebruikersinterface te navigeren, omdat de knoppen vooruit en achteruit onverwachte resultaten kunnen opleveren. 24

27 Pod [Samenvatting] Als u een actie op een object wilt uitvoeren, klikt u op een van de knoppen die verschijnen als u de muis over het object beweegt. U kunt ook een object selecteren en klikken op het menu [Printers] [Virtuele printers] of [Taken] boven aan de pod en vervolgens op een menu-item klikken. Pod [Samenvatting] In [Samenvatting] pod wordt een samenvatting gegeven van de taken die worden verwerkt, en van hun voortgang. Het getal tussen haakjes toont het totale aantal taken in de voortgangscategorie. Wanneer er zich taken in de voortgangscategorie bevinden, wordt in een staafdiagram de verdeling van de taken per status weergegeven. De kleuren in de staafdiagram geven de taakstatus aan. Deze tabel toont de combinaties van voortgangscategorie, subcategorie en taakstatus aan. De kolom Wat te doen geeft mogelijke oplossingen voor problemen aan. [Ontvangend/Niettoegewezen] [Fout of toewijzing mislukt] Voortgangscategorie Subcategorie Taakstatus Kleur Wat te doen [Fout] Rood De eigenschap [Aangevraagde printer] van de taak verwijst naar een printer die niet bestaat. Verwijder de taak en dien deze opnieuw in voor een printer die wel bestaat. [Niettoegewezen] Rood De planningseigenschappen van de taak komen overeen met de planningseigenschappen van geen enkele printer. 25

28 1 TotalFlow PM [Aangehouden of niet toegewezen] Voortgangscategorie Subcategorie Taakstatus Kleur Wat te doen De taak geeft bijvoorbeeld aan dat er in geen enkele printer papier is geladen. Wijzig de planningseigenschappen van de taak of van de printer. [Gestopt] Blauw Als de taak is opgeschort, hervat de taak dan. Blauw Stuur de taak naar een printer. [Bezig] [Bezig] Groen [Bezig met maken] Groen [Wachten op afdrukken] [Storing] [Fout] Rood Zie het taaklogboek. [Niettoegewezen] [Aangehouden] [Gestopt] Blauw Als de taak is opgeschort, hervat de taak dan. [Bezig] [In behandeling] [Niettoegewezen] Groen Groen Doe niets als de eigenschap [Afdrukmodus] van de opdracht is ingesteld op [Bewaren tot]. De taak wordt automatisch op de aangegeven tijd vrijgegeven. Als de taak een uitgeschakelde printer aanvraagt, schakel dan de printer in. [Verzonden naar printer] [Storing] [Fout] Rood Zie het taaklogboek. [Aangehouden] [Gestopt] Blauw Als de taak is opgeschort, hervat de taak dan. [Wacht op handeling van gebruiker] Blauw Volg de instructies in het dialoogvenster [Gebruikersinstructies]. [In behandeling of wordt afgedrukt] [Bezig] [Afdrukken] Groen Groen [Voltooid] [Storing] [Fout] Rood Zie het taaklogboek. 26

29 Pod [Printers] [Aangehouden] Voortgangscategorie Subcategorie Taakstatus Kleur Wat te doen [Gestopt] Blauw Als de taak is opgeschort, hervat de taak dan. [Bezig] [Opgeslagen] [Opgeslagen] Groen Groen U kunt een van de volgende dingen doen: De taak opnieuw afdrukken. De taak verwijderen. De voortgangscategorieën in de [Samenvatting] pod zijn knoppen waarop u kunt klikken. Wanneer u op een voortgangscategorie klikt, wordt er een nieuwe [Taken] pod geopend met informatie over de taken in deze categorie, gegroepeerd op taakstatus. Zo kunt u bijvoorbeeld informatie weergeven over taken in de categorie [Verzonden naar printer] door te klikken op [Verzonden naar printer]. Pod [Printers] [Printers] pod biedt een overzicht van de gedefinieerde printers. Gebruik [Printers] pod om informatie weer te geven over de printers die in TotalFlow PM worden gebruikt. Bevoegde gebruikers kunnen handelingen verrichten op de printers, zoals inschakelen, uitschakelen en gekoppelde taken weergeven. In [Configuratie] pagina kunnen systeembeheerders printers toevoegen en verwijderen. In [Printers] pod: 1. wordt elke printer aangeduid met een afbeelding. Hoe de afbeelding eruit ziet is afhankelijk van het model printer. Klik op de afbeelding om het dialoogvenster [Status van printer]te openen. 2. De waarden naast de afbeelding van de printer zijn de waarden van geselecteerde printereigenschappen. Als u de namen van de geselecteerde eigenschappen wilt weergeven, plaatst u de muisaanwijzer op de waarden. Om de selectie te wijzigen, klikt u op [Weergeven] en vervolgens op [Details kiezen...]. 27

30 1 TotalFlow PM 3. De kleur van de statusindicator onder de printerafbeelding geeft de printerstatus aan: Blauw Uitgeschakeld Groen Rood Ingeschakeld Storing 4. De printernaam identificeert de printer. 5. Klik op een willekeurige plek in de achtergrond van de informatie over een printer om deze te selecteren of de selectie op te heffen. (Als u meerdere printers wilt selecteren, drukt u op [Ctrl] terwijl u klikt.) De achtergrond verandert van kleur wanneer u met de muisaanwijzer over een printer gaat of de printer selecteert. De achtergrondkleuren zijn: Kleur Geselecteerd Muis bewegen over Wit Nee Nee Crème Ja of nee Ja Goud Ja Nee 6. Wanneer u met de muisaanwijzer over een printer gaat, ziet u de volgende knoppen: Voegt de printer toe aan uw lijst van favoriete printers. Met deze knop schakelt u tussen, de knop voor het verwijderen uit favorieten. Verwijdert printers uit uw lijst van favoriete printers. Met deze knop schakelt u tussen, de knop voor het toevoegen aan favorieten. Hiermee wordt de printer ingeschakeld. Met deze knop schakelt u tussen, de uitschakelknop. Wanneer de printer is ingeschakeld, wordt de statusindicator groen. Hiermee wordt de printer uitgeschakeld. Met deze knop schakelt u tussen, de inschakelknop. Wanneer de printer is uitgeschakeld, wordt de statusindicator blauw. Hiermee wordt een [Taken] pod geopend met een filter waardoor u de taken te zien krijgt die aan de printer zijn toegewezen. Deze knop wordt niet weergegeven op de [Configuratie] pagina. 28

31 Pod [Virtuele printers] Pod [Virtuele printers] [Virtuele printers] pod biedt een overzicht van de gedefinieerde virtuele printers. Gemachtigde gebruikers kunnen acties uitvoeren op de virtuele printers, zoals het inschakelen en uitschakelen, en het wissen van invoerbestanden die op de virtuele printers zijn ontvangen. In [Configuratie]pagina kunnen systeembeheerders virtuele printers toevoegen en verwijderen. In [Virtuele printers] pod: 1. De koptekst boven een groep virtuele printers toont de eigenschapwaarde waarmee de groep is gedefinieerd en het aantal gebruikers in de groep. Als er virtuele printers zijn geselecteerd, wordt hun aantal eveneens weergegeven. In de afbeelding worden virtuele printers gegroepeerd op de printer waaraan zij zijn gekoppeld. Geen (1, 1 geselecteerd) betekent dat één virtuele printer niet is gekoppeld aan een printer en dat één virtuele printer in deze groep is geselecteerd. 2. Elke virtuele printer wordt aangeduid met een afbeelding. Klik op de afbeelding om het dialoogvenster [Eigenschappen voor virtuele printer] te openen. 3. De waarden naast de afbeelding van de virtuele printer zijn de waarden van geselecteerde printereigenschappen. Als u de namen van de geselecteerde eigenschappen wilt weergeven, plaatst u de muisaanwijzer op de waarden. Om de selectie te wijzigen, klikt u op [Weergeven] en vervolgens op [Details kiezen...]. 4. De kleur van de statusindicator onder de virtuele-printerafbeelding geeft de status van de virtuele printer aan: Blauw Uitgeschakeld Groen Ingeschakeld 29

32 1 TotalFlow PM Rood Storing 5. Naam virtuele printer identificeert de virtuele printer. 6. Klik op een willekeurige plek in de achtergrond van de informatie over een virtuele printer om deze te selecteren of de selectie op te heffen. (Als u meerdere virtuele printers wilt selecteren, drukt u op [Ctrl] terwijl u klikt.) De achtergrond verandert van kleur wanneer u met de muisaanwijzer over een virtuele printer gaat of een virtuele printer selecteert. De achtergrondkleuren zijn: Kleur Geselecteerd Muis bewegen over Wit Nee Nee Crème Ja of nee Ja Goud Ja Nee 7. Wanneer u met de muisaanwijzer over een virtuele printer gaat, ziet u de volgende knoppen: Voegt de virtuele printer toe aan uw lijst van favoriete virtuele printers. Met deze knop schakelt u tussen favorieten., de knop voor het verwijderen uit Voegt de virtuele printer toe aan uw lijst van favoriete virtuele printers. Met deze knop schakelt u tussen favorieten., de knop voor het toevoegen aan Hiermee wordt de virtuele printer ingeschakeld. Met deze knop schakelt u tussen, de uitschakelknop. Wanneer de virtuele printer is ingeschakeld, wordt de statusindicator groen. Hiermee wordt de virtuele printer uitgeschakeld. Met deze knop schakelt u tussen, de inschakelknop. Wanneer de virtuele printer is uitgeschakeld, wordt de statusindicator blauw. Pod [Taken] [Taken] pod geeft de taken weer in TotalFlow PM. Gemachtigde gebruikers kunnen gedetailleerde informatie zien over bepaalde taken en acties uitvoeren, zoals het uitstellen en hervatten van taken, of het opnieuw afdrukken van taken. Op de titelbalk van [Taken] pod wordt het filter weergegeven dat momenteel wordt toegepast op de taken in het systeem. Bijvoorbeeld: [Geen zoekcriteria] betekent dat alle taken in het systeem worden weergegeven. 30

33 Pod [Taken] [Doorslagen] in de vervolgkeuzelijst en 1 in het tekstveld betekent dat alleen taken met precies één kopie worden weergegeven. In [Bewerkingen] pagina kunt u meerdere [Taken] pods openen met verschillende filters. In [Wachtrijen] pagina kunt u slechts één [Taken] pod openen, gefilterd om niet-toegewezen taken weer te geven. ([Wachtrijen] pod toont de taken die aan elke printer zijn toegewezen.) U kunt [Taken] pod bekijken in een rasterweergave of een afbeeldingsweergave. Bij [Bewerkingen] pagina is de rasterweergave standaard. Bij [Wachtrijen] pagina is de afbeeldingsweergave standaard. Rasterweergave In de rasterweergave van [Taken] pod staan de taak-id en geselecteerde taakeigenschappen in de tabelindeling. Als een van de geselecteerde eigenschappen [Status] is, wordt een gekleurde statusindicator weergegeven naast de waarde. De achtergrond verandert van kleur wanneer u met de muisaanwijzer over een taak gaat of een taak selecteert. De achtergrondkleuren zijn: Kleur Geselecteerd Muis bewegen over Wit Nee Nee Crème Ja of nee Ja Goud Ja Nee 31

34 1 TotalFlow PM Afbeeldingsweergave In de afbeeldingsweergave van de [Taken] pod: 1. In de koptekst boven een groep taken staan de eigenschapwaarde waarmee de groep is gedefinieerd en het aantal taken in de groep. Als er taken zijn geselecteerd, wordt hun aantal eveneens weergegeven. In de afbeelding zijn taken gegroepeerd op voortgangscategorie. Afdrukken (5, 1 geselecteerd) betekent dat vijf bij de printer zijn en dat één taak in deze groep is geselecteerd. 2. Elke taak wordt aangeduid met een afbeelding. Hoe de afbeelding eruitziet, is afhankelijk van de taakeigenschappen. Voor PDF-taken is de afbeelding een miniatuurweergave van de eerste pagina, indien beschikbaar. Er is geen miniatuurweergave beschikbaar als de PDF-documenteigenschap [Inhoud kopiëren] is ingesteld op [Niet toegestaan]. Als u de waarden voor de PDFeigenschap wilt weergeven, opent u het PDF-bestand in Adobe Reader, klikt u op [Bestand] en vervolgens op[ Eigenschappen]. Klik op de afbeelding om het dialoogvenster [Status van taak] te openen. 3. De waarden naast de afbeelding van de taak zijn de waarden van geselecteerde taakeigenschappen. Als u de namen van de geselecteerde eigenschappen wilt weergeven, plaatst u de muisaanwijzer op de waarden. Om de selectie te wijzigen, klikt u op [Weergeven] en vervolgens op [Details kiezen...]. 4. De kleur van de statusindicator onder de afbeelding van de taak geeft de status van de taak weer: Rood Blauw Storing Niet-toegewezen of vastgehouden 32

35 Pod [Taken] Groen Normale verwerking 5. De Taak-id is een nummer waarmee de taak wordt geïdentificeerd. 6. Klik op een willekeurige plek in de achtergrond van de informatie over een taak om deze te selecteren of de selectie op te heffen. (Als u meerdere taken wilt selecteren, drukt u op [Ctrl] terwijl u klikt.) De achtergrond verandert van kleur wanneer u met de muisaanwijzer over een taak gaat of een taak selecteert. De achtergrondkleuren zijn: Kleur Geselecteerd Muis bewegen over Wit Nee Nee Crème Ja of nee Ja Goud Ja Nee 7. Wanneer u met de muisaanwijzer over een taak gaat, ziet u de volgende knoppen: Hiermee wordt de taak uitgesteld. Met deze knop schakelt u tussen knop Hervatten., de Hiermee wordt de uitgestelde taak hervat. Met deze knop schakelt u tussen, de knop Uitstellen. Hiermee wordt de taak opnieuw afgedrukt. Deze knop wordt niet weergegeven voor taken in de voortgangscategorie [Ontvangend/Niettoegewezen]. Hiermee wordt de taak naar een printer gestuurd. Deze knop wordt niet weergegeven voor taken in de voortgangscategorie [Verzonden naar printer] of [Voltooid]. 33

36 1 TotalFlow PM Pagina [Wachtrijen] In [Wachtrijen] pagina van de TotalFlow PM-gebruikersinterface kunnen systeembeheerders, gebruikers en controleurs de wachtrij met taken van elke printer zien. Systeembeheerders en gebruikers kunnen taken van de ene naar de andere printer verplaatsen en de volgorde van taken binnen een wachtrij wijzigen. In zowel de [Wachtrijen] pagina als de [Bewerkingen] pagina kunnen systeembeheerders en gebruikers taken aan printers toewijzen en op het laatste moment nog taaktickets bewerken. [Wachtrijen] pagina bevat een [Wachtrijen] pod en een [Taken] pod. [Taken] pod is gefilterd, zodat alleen niet-toegewezen taken worden weergegeven. Zo kunt u deze taken aan printers toewijzen. Gebruik altijd de paginaknoppen om in de gebruikersinterface te navigeren, omdat de knoppen vooruit en achteruit onverwachte resultaten kunnen opleveren. Pod [Wachtrijen] In [Wachtrijen] pod staan printers en de taken die zijn ingesteld om op de printers te worden afgedrukt. Ook worden acties voor het wijzigen van papier en instructies voor de gebruiker weergegeven. 34

37 Pagina [Configuratie] Aan de linkerkant van [Wachtrijen] pod worden de printers weergegeven met een overzicht van hun invoerladen en, indien deze informatie beschikbaar is, het papier dat zich in elke invoerlade bevindt. Klik op een printer om een dialoogvenster te openen met de geselecteerde printereigenschappen, met name de toewijzingseigenschappen. Aan de rechterkant staat de wachtrij met de taken voor elke printer. Elke taak wordt aangeduid met een rechthoek. De taken zijn gerangschikt in de volgorde waarin ze waarschijnlijk zullen worden afgedrukt. Plaats de muisaanwijzer op een taak om de taaknaam, de taak-id en het aantal pagina's in de taak weer te geven. Klik op een taak om een dialoogvenster te openen met de geselecteerde taakeigenschappen, met name de toewijzingseigenschappen., de gebruikersvlag, geeft aan dat een taak instructies bevat voor de gebruiker. Klik op de gebruikersvlag om deze instructies weer te geven., de vlag voor een vastgehouden taak, geeft aan dat een taak tot een bepaald tijdstip wordt vastgehouden. Klik op de taak om te zien wanneer deze voor afdrukken wordt vrijgegeven., de vlag voor het wijzigen van papier, geeft aan dat de gebruiker het papier in de printer moet veranderen. Het taakvierkantje dat is gemarkeerd met de papierwijzigingsvlag, is een tijdelijke aanduiding. Het is geen representatie van een echte taak. Klik op de tijdelijke aanduiding om de instructies voor de papierwijziging weer te geven. Pagina [Configuratie] Met behulp van de [Configuratie] pagina van de TotalFlow PM-gebruikersinterface kunnen systeembeheerders de eigenschappen van printers, virtuele printers, gebruikers en papier instellen en wijzigen. Tevens kunnen systeembeheerders hiermee servereigenschappen instellen. Net zoals de [Bewerkingen] pagina, heeft de [Configuratie] pagina [Printers] en [Virtuele printers] pods. U kunt met deze pods handelingen uitvoeren die niet mogelijk zijn in de [Bewerkingen] pagina, zoals het toevoegen en verwijderen van objecten. De [Configuratie] pagina heeft ook pods voor objecten die alleen door systeembeheerders kunnen worden weergegeven of gewijzigd: een [Server] pod, een [Papier] pod en een [Gebruikers] pod. Als u een pod wilt openen, klikt u op [Pods] en vervolgens op de naam van de pod. U kunt niet nog een exemplaar van een pod openen die al is geopend. Als u een pod wilt sluiten, klikt u op, het pictogram voor afsluiten rechtsboven. 35

38 1 TotalFlow PM Gebruik altijd de paginaknoppen om in de gebruikersinterface te navigeren, omdat de knoppen vooruit en achteruit onverwachte resultaten kunnen opleveren. Pod [Server] In [Server] pod wordt de TotalFlow PM-server weergegeven. Er kan slechts één server in het TotalFlow PM-systeem aanwezig zijn. Systeembeheerders kunnen met behulp van de [Server] pod informatie over TotalFlow PM weergeven en wijzigen. In [Server] pod: 1. De server wordt aangeduid met een afbeelding. Klik op de afbeelding om het dialoogvenster [Eigenschappen voor server] te openen. 2. De servernaam identificeert de server. Deze naam is [Systeem]. Dat kunt u niet wijzigen. 3. Klik op een willekeurige plek in de achtergrond van de informatie over de server om deze te selecteren of de selectie op te heffen. De achtergrond verandert van kleur wanneer u met de muisaanwijzer over de server gaat of de server selecteert. De achtergrondkleuren zijn: 36

39 Pod [Papier] Kleur Geselecteerd Muis bewegen over Wit Nee Nee Crème Ja of nee Ja Goud Ja Nee Pod [Papier] [Papier] pod biedt een overzicht van de gedefinieerde papier. Systeembeheerders kunnen informatie over papier weergeven en wijzigen. Ze kunnen ook papier toevoegen en verwijderen. In [Papier] pod: 1. In de koptekst boven een groep papier staat de eigenschapwaarde waarmee de groep en het aantal papier in de groep zijn gedefinieerd. Als er papier zijn geselecteerd, wordt hun aantal eveneens weergegeven. In de afbeelding zijn alle papier gegroepeerd. Alle (2) betekent dat twee papiersoorten zijn gedefinieerd en dat geen papier in deze groep zijn geselecteerd. 2. Een afbeelding duidt elke papiersoort aan. Klik op de afbeelding om het dialoogvenster [Eigenschappen voor papier] te openen. 3. De waarden naast de papierafbeelding zijn de waarden van de geselecteerde papiereigenschappen. Als u de namen van de geselecteerde eigenschappen wilt weergeven, plaatst u de muisaanwijzer op de waarden. Om de selectie te wijzigen, klikt u op [Weergeven] en vervolgens op [Details kiezen...]. 4. De papiernaam identificeert het papier. 5. Klik op een willekeurige plek in de achtergrond van de informatie over een papiersoort om deze te selecteren of de selectie op te heffen. (Als u meerdere papier wilt selecteren, drukt u op [Ctrl] terwijl u klikt.) De achtergrond verandert van kleur wanneer u met de muisaanwijzer over een papiersoort gaat of deze selecteert. De achtergrondkleuren zijn: 37

40 1 TotalFlow PM Kleur Geselecteerd Muis bewegen over Wit Nee Nee Crème Ja of nee Ja Goud Ja Nee 6. De volgende knoppen worden weergegeven wanneer u met de muisaanwijzer over een papiersoort gaat: Voegt de papiersoort toe aan uw lijst van favoriete papiersoorten. Met deze knop schakelt u tussen, de knop voor het verwijderen uit favorieten. Verwijdert het papier uit de lijst met favoriete papiersoorten. Met deze knop schakelt u tussen, de knop voor het toevoegen aan favorieten. Pod [Gebruikers] In [Gebruikers] pod worden TotalFlow PM gebruikers vermeld. Systeembeheerders kunnen gebruikers toevoegen en verwijderen, gebruikersrechten wijzigen en wachtwoorden van gebruikers wijzigen. In [Gebruikers] pod: 1. In de koptekst boven een groep gebruikers staat de eigenschapwaarde waarmee de groep is gedefinieerd en het aantal gebruikers in de groep. Als er gebruikers zijn geselecteerd, wordt hun aantal eveneens weergegeven. In de afbeelding zijn gebruikers gerangschikt op hun machtigingen. Systeembeheerder (1, 1 geselecteerd) betekent dat één gebruiker systeembeheerdersrechten heeft en dat één gebruiker in deze groep is geselecteerd. 2. Iedere gebruiker wordt aangeduid met een afbeelding. Klik op de afbeelding om het dialoogvenster [Eigenschappen voor gebruiker] te openen. 3. De gebruikersnaam identificeert de gebruiker. 38

41 Pod [Gebruikers] 4. De waarden naast de afbeelding van de gebruiker zijn de waarden van geselecteerde gebruikerseigenschappen. Als u de namen van de geselecteerde eigenschappen wilt weergeven, plaatst u de muisaanwijzer op de waarden. Om de selectie te wijzigen, klikt u achtereenvolgens op [Weergeven] en [Details kiezen...]. 5. Klik op een willekeurige plek in de achtergrond van de informatie over een gebruiker om deze te selecteren of de selectie op te heffen. (Als u meerdere gebruikers wilt selecteren, drukt u op [Ctrl] terwijl u klikt.) De achtergrond verandert van kleur wanneer u met de muisaanwijzer over een gebruiker gaat of de gebruiker selecteert. De achtergrondkleuren zijn: Kleur Geselecteerd Muis bewegen over Wit Nee Nee Crème Ja of nee Ja Goud Ja Nee 6. Wanneer u met de muisaanwijzer over een gebruiker gaat, ziet u de volgende knoppen: Voegt de gebruiker toe aan uw lijst van favoriete gebruikers. Met deze knop schakelt u tussen, de knop voor het verwijderen uit favorieten. Verwijdert de gebruiker uit uw lijst van favoriete gebruikers. Met deze knop schakelt u tussen, de knop voor het toevoegen aan favorieten. 39

42 1 TotalFlow PM Dialoogvenster [Eigenschappen voor de taak] Het dialoogvenster [Eigenschappen voor de taak] in de bestaat uit secties waarin u de taak die u naar de printer wilt sturen, kunt configureren en bekijken. Het dialoogvenster [Eigenschappen voor de taak] in de bevat alle informatie die u nodig hebt om de taak die u wilt afdrukken te configureren. Al uw wijzigingen worden in realtime weergegeven, zodat u kunt beoordelen hoe de uiteindelijke uitvoer eruit gaat zien. U opent het dialoogvenster [Eigenschappen voor de taak] door in de [Taken] pod een taak te selecteren en achtereenvolgens te klikken op [Taken] en op [Eigenschappen...] De belangrijkste secties van de interface: [Hoofd]pagina [Taak]weergave Hiermee wordt de taak weergegeven als een boek. [Pagina]weergave Hiermee wordt de taak weergegeven als pagina's in de volgorde waarin u ze leest. [Taakinstellingen]-weergave Geeft een overzicht van alle taakinstellingen. Deze instellingen kunnen als HTML-bestanden worden geëxporteerd. [Taakeigenschappen] sectie [Algemeen]-instellingen [Papier]-instellingen [Lay-out]-instellingen [Afdrukken]-instellingen [Afwerking]-instellingen [Kleur]-instellingen [Uitzonderingspagina's] sectie [Vervangen]-instellingen [Subset ]-instellingen Dit zijn de elementen van de [Hoofd]pagina: 40

43 Bladerknoppen 1. Titelbalk 2. Inhoudsgebied 3. Voettekstgebied 4. Actiebalk Bladerknoppen Met de bladerknoppen kunt u door de eigenlijke pagina's van het boek bladeren (taakweergave), schermen met pagina's omslaan (paginaweergave) of de huidige pagina wijzigen. Bovendien kunt u eventuele uitzonderingspagina's omslaan. De bladerknoppen worden in het voettekstgedeelte van de [hoofdpagina] weergegeven. 41

44 1 TotalFlow PM Met de pijlen kunt u het volgende doen: 1. [Eerste pagina] 2. [Vorig scherm] (alleen paginaweergave) 3. [Vorige uitzonderingspagina] 4. [Vorige pagina] 5. [Volgende pagina] 6. [Volgende uitzonderingspagina] 7. [Volgend scherm] (alleen paginaweergave) 8. [Laatste pagina] 9. [Weergave draaien] U kunt de stand van de pagina's wijzigen door ze onder een hoek van 90, 180 of 270 graden te draaien. Klik op [Weergave draaien] om de pagina's te draaien. De huidige pagina wordt weergegeven in het vak tussen de bladerpijlen. Typ het paginanummer als u een bepaalde pagina wilt weergeven. Klik op de knop [Eerste pagina] of [Laatste pagina] om de eerste of de laatste pagina te zien. Als er uitzonderingspagina's worden ingevoegd, drukt u op de pijl [Volgende uitzonderingspagina] of [Vorige uitzonderingspagina] om naar de desbetreffende pagina-uitzondering te gaan. De bladerknoppen worden uitgeschakeld als er geen overeenkomstige pagina's zijn. 42

45 Knoppen weergeven Knoppen weergeven In het dialoogvenster [Eigenschappen voor de taak] kunt u de volgende weergaven zien van de taak die u aan het maken bent of die u in gebruikt hebt: 1. [Taak weergeven] ([Taak]weergave) Hiermee wordt de taak weergegeven als een boek. 2. [Pagina's in taak weergeven ]([Pagina]weergave) Hiermee wordt de taak weergegeven als pagina's in de volgorde waarin u ze leest. 3. [Taakinstellingen weergeven] ([Taakinstellingen]-weergave) Geeft een overzicht van alle taakinstellingen. Deze instellingen kunnen als HTML-bestanden worden geëxporteerd. 43

46 1 TotalFlow PM [Taak]weergave De [Taakl]weergave geeft de taak als een boek in het midden van het inhoudsgebied weer. U kunt de pagina's omslaan en in realtime de wijzigingen zien in de taak die u moet afdrukken. U navigeert met de pijlen aan de rand van elke pagina of met de besturingselementen in de voettekst of het inhoudsgebied. Wanneer u simplex afdrukken voor de taak hebt ingesteld, wordt er maar aan één kant van het papier afgedrukt. Wanneer een taak of een subset van de taak wordt gebonden (geniet, in een ringband of perfecte binding), wordt de taak of subset met de bladen samengebonden weergegeven. Als u de cursor op de rand van een blad plaatst, geeft een visuele indicator aan dat er meer pagina's volgen. Als de rechterrand van het rechterblad is ingeschakeld, kunt u de pagina's van rechts naar links omslaan, zodat u naar een volgende pagina kunt gaan. Om naar de vorige pagina te gaan, doet u het omgekeerde. Als de bovenrand van het bovenste blad en de onderrand van het onderste blad worden ingeschakeld, kunt u de pagina's van onder naar boven omslaan. U kunt ook met de pijltoetsen op het toetsenbord door het boek te bladeren. Wanneer voor de indeling van de invoergegevens van een taak een ander bestandstype dan PDF is opgegeven, krijgt u een grafisch voorbeeld te zien in plaats van de werkelijke afbeelding. Het getoonde grafische voorbeeld wordt niet afgedrukt. 44

47 [Pagina]weergave [Pagina]weergave De [Pagina]weergave taak leest. toont meerdere pagina's in de volgorde waarin u de pagina's in de De actieve pagina wordt gemarkeerd met een gouden rand. De geselecteerde pagina's zijn gemarkeerd met een licht gouden achtergrond. Als u uitzonderingspagina's hebt ingevoegd, kunt u het menu [Weergeven] boven in het scherm gebruiken om alleen deze pagina's weer te geven. [Vervangen] Alleen de bladen waarvoor op minstens één zijde een vervanging beschikbaar is, worden weergegeven. [Subset] Alleen de ingevoegde subsets worden weergegeven. Pagina's selecteren De functie voor het selecteren van pagina's is alleen beschikbar in de weergave [Pagina]. U kunt een pagina selecteren door erop te klikken of door het desbetreffende fysieke paginanummer in te voeren in het veld voor de huidige pagina. Wanneer u één pagina selecteert, wordt de selectie van andere geselecteerde pagina's opgeheven. Als u meerdere pagina's wilt selecteren, houdt u [Ctrl] ingedrukt terwijl u op een pagina klikt. Als u de selectie van pagina's wilt wissen, houdt u [Ctrl] ingedrukt en klikt u op de geselecteerde pagina of pagina's waarvan u de selectie wilt opheffen. 45

48 1 TotalFlow PM Als u een paginabereik wilt selecteren, klikt u op de eerste pagina van de selectie en houdt u [Shift] ingedrukt terwijl u op de laatste pagina klikt. Alle tussenliggende pagina's worden geselecteerd. U kunt ook meerdere pagina's selecteren door te klikken en over een groep pagina's te slepen om deze te selecteren. Als u tijdens het slepen [Ctrl] of [Shift] ingedrukt houdt, blijven eventueel reeds geselecteerde pagina's geselecteerd. Zo niet, dan wordt de selectie van reeds geselecteerde pagina's opgeheven. [Taakinstellingen]-weergave De weergave [Taakinstellingen] geeft een tekstsamenvatting van de huidige taak weer. U ziet hier ook de uitzonderingen en koppelingen voor het bewerken van de instellingen. Bovendien kunt u het overzicht exporteren naar een HTML-bestand. Dit doet u door rechtsboven op de knop [Exporteren] in de sectie [Taakinstellingen] te klikken. U kunt het HTML-bestand ook buiten de editor openen en afdrukken. De instellingen worden vermeld in een groep in de weergave [Taakinstellingen] en u kunt schakelen tussen de verschillende groepen. Als u een reeds aangebrachte instelling wilt wijzigen, klikt u op een instelling. Deze fungeert als een koppeling naar de overeenkomende positie in de gebruikersinterface. Als een van deze waarden rood wordt, biedt de printer geen ondersteuning voor de huidige selectie en dient u een andere waarde te kiezen. In de weergave [Taakinstellingen] ziet u informatie over de volgende functies van een taakticket: [Algemeen] [Papier] [Lay-out] 46

49 De [Papierbibliotheek] gebruiken [Afdrukken] [Afwerking] [Kleur] [Vervangen] [Subset] De [Papierbibliotheek] gebruiken Als u de [Papierbibliotheek] wilt zien, klikt u op [Meer...] in de sectie [Papier] onder [Taakeigenschappen]. Weergaveopties instellen U kunt de [Papierbibliotheek] instellen op verschillende weergaven. Selecteer in de keuzelijst [Weergeven] een van de volgende opties: [Grafisch element] Verschaft visuele informatie over de instellingen voor al het papier in de papierbibliotheek. [Details] Verschaft gedetailleerde informatie over de instellingen voor al het papier in de papierbibliotheek. Het papier groeperen of sorteren U kunt het papier groeperen of sorteren in de [Papierbibliotheek]. 47

50 1 TotalFlow PM Het papier groeperen of sorteren: 1. Klik in de keuzelijst [Weergeven] op [Sorteren op ]of [Groeperen op ]. 2. Selecteer een van de volgende opties: [Favorieten] Hiermee groepeert of sorteert u de papierbibliotheek op basis van papier dat als favoriet papier is gemarkeerd en papier dat niet als favoriet papier is gemarkeerd. [Geladen] Hiermee groepeert of sorteert u de papierbibliotheek op basis van papier dat in de printer is geladen en papier dat niet in de printer is geladen. Er wordt gesproken van geladen papier als voor het kenmerk [Invoerlade] een specifieke lade is ingesteld in plaats van [Niet ingesteld] of [Automatische ladeselectie]. [Gebruikt] Hiermee groepeert of sorteert u de papierbibliotheek op basis van papier dat voor deze taak wordt gebruikt en papier dat niet voor deze taak wordt gebruikt. [Formaat] Hiermee groepeert of sorteert u de papierbibliotheek op numerieke volgorde op basis van het papierformaat. [Type] Hiermee groepeert of sorteert u de papierbibliotheek op alfabetische volgorde op basis van het papiersoort. [Gewicht] Hiermee groepeert of sorteert u de papierbibliotheek op numerieke volgorde op basis van de papiergewicht. [Kleur] Hiermee groepeert of sorteert u de papierbibliotheek op alfabetische volgorde op basis van de papierkleur. [Alle ](standaardinstelling) Toont alle papiersoorten. Ze zijn niet gegroepeerd op kenmerken. 3. Geef aan of u de items in de volgorde [Oplopend ]of [Aflopend ]wilt sorteren. 48

51 2. Het systeem configureren Printers maken Virtuele printers maken Voorbereiding voor indienen van taak Papier maken Beveiliging instellen Objecten van het ene systeem naar het andere systeem kopiëren Servereigenschappen instellen Het logboekschema veranderen Clientcomputers configureren Configuratietaken voor TotalFlow PM omvatten het toevoegen en instellen van eigenschappen voor printers, virtuele printers, papier en gebruikers, alsmede meer geavanceerde taken zoals het instellen van servereigenschappen. Printers maken Printers zijn de printerapparaten in uw omgeving die taken ontvangen van TotalFlow PM. U kunt printers instellen om printerapparaten te vertegenwoordigen op maximaal vijf IP-adressen. Doordat meerdere printers hetzelfde printerapparaat kunnen vertegenwoordigen, kunt u meer dan vijf printers instellen. Deze typen printers kunnen taken ontvangen in TotalFlow PM: Taakticket Taakticket-printers zijn gekoppeld aan printerapparaten die PostScript ondersteunen. U kunt de taaktickets voor taken die aan Taakticket-printers zijn toegewezen bewerken. Virtuele Total- Flow PM-printers die aan Taakticket-printers zijn gekoppeld, kunnen deze taken van TotalFlow MR ontvangen, in een hot folder of via een afdrukopdracht waarbij van het LPD-protocol (line printer daemon) wordt gebruikgemaakt. Taakticket-printers kunnen rechtstreeks met printerapparaten communiceren en tijdens het afdrukken statusinformatie ophalen. Passthrough Passthrough-printers zijn gekoppeld aan printer apparaten die taken in allerlei verschillende indelingen kunnen afdrukken, bijvoorbeeld PCL, PostScript en PDF. Taken die aan passthroughprinters zijn toegewezen, hebben mogelijk geen taakticket. Virtuele TotalFlow PM-printers die aan Passthrough-printers zijn gekoppeld, kunnen taken ontvangen in een hot folder of via een afdrukopdracht waarbij het LPD-protocol wordt gebruikt. Passthrough-printers kunnen geen taakstatus rapporteren. TotalFlow PM gebruikt toewijzingseigenschappen om taken toe te wijzen aan beide soorten printers. Indien de waarden van alle toewijzingseigenschappen overeenkomen met de waarden van de corresponderende toewijzingseigenschappen voor een printer, dan kan een taak worden toegewezen aan de printer. 49

52 2 Het systeem configureren Taakeigenschap [Klant] [Grootte (vellen)] [Naam] (op de pagina [Papier] van editor van [Eigenschappen voor de taak]) [Nieten/binden] Printereigenschap [Klantnaam] [Ondersteunde taakomvang (vellen)] [Papiernaam] van de papiertypen in de invoerladen van de printer of die gepland staan in papierwijzigingen voor de printer [Nieten] [Lade voor brochureverwerker] [Ringband maken] [Perfect binden] [Perforeren] [Vouwtype] [Perforeren] [Lade voor brochureverwerker] [Vouwtype] Als u meerdere printers instelt voor hetzelfde printerapparaat, kunnen de volgende problemen zich voordoen: Aangezien elke printer een eigen wachtrij in de [Wachtrijen] pod heeft, ziet u geen gecombineerde wachtrij voor het printerapparaat. Taken worden mogelijk niet in de verwachte volgorde afgedrukt. Een taak die aan de ene printer is toegewezen, wordt mogelijk afgedrukt tussen de headerpagina en de hoofdtekst die aan een andere printer is toegewezen. Als zowel een Taakticket-printer als een Passthrough-printer hetzelfde printerapparaat voorstellen, kunt u mogelijk niet de status weergeven van de taken die aan de Taakticket-printer zijn toegewezen wanneer de Passthrough-printer een grote taak aan het verwerken is. U kunt deze conflicten voorkomen door slechts één van de printers in te schakelen. Taakticket-printers maken Taakticket-printers zijn gekoppeld aan printerapparaten die PDF ondersteunen. Taaktickets voor taken die aan Taakticket-printers zijn toegewezen, kunt u bewerken. Virtuele TotalFlow PM-printers die aan Taakticket-printers zijn gekoppeld, kunnen deze taken van TotalFlow MR ontvangen, in een hot folder of via een afdrukopdracht waarbij het LPD-protocol (Line Printer 50

53 Taakticket-printers maken Daemon) wordt gebruikt. Taakticket-printers kunnen rechtstreeks met printerapparaten communiceren en tijdens het afdrukken statusinformatie ophalen. Ga als volgt te werk om een Taakticket-printer te maken. 1. Meld u bij TotalFlow PM aan als systeembeheerder. 2. Klik op de menubalk op [Configuratie]. 3. Onverplicht: Als u een bestaande printer wilt kopiëren, selecteert u deze in de [Printers] pod. 4. Klik op [Printers] en vervolgens op [Toevoegen/kopiëren] en [Taakticket...]. Het dialoogvenster [Taakticket-printer maken] wordt weergegeven: 5. Voer op elke pagina van het dialoogvenster de waarden in of selecteer deze voor de vereiste en optionele eigenschappen die moeten worden aangepast aan uw omgeving. Klik op de pagina-afbeeldingen in de navigatiebalk om naar een andere pagina te gaan. 1) Als u meerdere printers instelt voor hetzelfde printerapparaat, geeft u voor elke printer dezelfde eigenschap [TCP/IP-adres of hostnaam] op. 51

54 2 Het systeem configureren Als u voor de ene printer een TCP/IP-adres opgeeft en voor de andere een volledig gekwalificeerde hostnaam, telt TotalFlow PM deze als twee verschillende IP-adressen, ook al leiden ze beide naar hetzelfde adres. 2) Als het printerapparaat de EFI Fiery-controller gebruikt, geeft u een van deze poortnummers op: Taken worden naar de directe wachtrij verzonden. De taken worden afgedrukt in de volgorde waarin u ze hebt verstuurd. TotalFlow PM kan bij de meeste printers de taakstatus niet bepalen. De functie samenvoegen is niet beschikbaar voor meerdere exemplaren. Taken worden naar de afdrukwachtrij verzonden. Ze worden mogelijk niet afgedrukt in de volgorde waarin u ze hebt verstuurd. TotalFlow PM kan de taakstatus bepalen. De functie samenvoegen is beschikbaar voor meerdere exemplaren. Dit is de aanbevolen poort. Taken worden naar de wachtrij voor vastgehouden taken verzonden. Een gebruiker moet de taak op de printerconsole vrijgeven om deze af te drukken. 3) Standaard worden er scheidingsbladen (voorbladen) afgedrukt in de taal die tijdens de installatie van de TotalFlow PM-server is geselecteerd. Als u de scheidingsbladen in een andere taal wilt afdrukken, stelt u de [Taal]-eigenschap op de [Aanpassen]-pagina in op de gewenste taal: 52

55 Taakticket-printers maken 4) Stel de toewijzingseigenschappen voor de printer in op de pagina [Planning]: 53

56 2 Het systeem configureren De standaardwaarden voor [Ondersteund papier] zijn: 1. De waarden die door het SNMP (Simple Network Management Protocol) als resultaat worden gegeven 2. Alle waarden die door het printermodel worden ondersteund als SNMP de printer niet configureert 3. Alle gedefinieerde waarden als de eigenschap [Model] niet is ingesteld 6. Klik op [OK]. 7. Als u de nieuwe printer wilt gebruiken, klikt u op, de inschakelknop, naast die printer. 54

57 Passthrough-printers maken Passthrough-printers maken Passthrough-printers zijn gekoppeld aan printer apparaten die taken in allerlei verschillende indelingen kunnen afdrukken, bijvoorbeeld PCL, PostScript en PDF. Taken die aan passthrough-printers zijn toegewezen, hebben mogelijk geen taakticket. Virtuele TotalFlow PM-printers die aan Passthrough-printers zijn gekoppeld, kunnen taken ontvangen in een hot folder of via een afdrukopdracht waarbij het LPD-protocol wordt gebruikt. Passthroughprinters kunnen geen taakstatus rapporteren. Ga als volgt te werk om een Passthrough-printer te maken: 1. Meld u bij TotalFlow PM aan als systeembeheerder. 2. Klik op de menubalk op [Configuratie]. 3. Onverplicht: Als u een bestaande printer wilt kopiëren, selecteert u deze in de [Printers] pod. 4. Klik op [Printers] en vervolgens op [Toevoegen/kopiëren] en [Passthrough...]. Het dialoogvenster [Passthrough-printer maken] wordt weergegeven: 55

58 2 Het systeem configureren 5. Voer op elke pagina van het dialoogvenster de waarden in of selecteer deze voor de vereiste en optionele eigenschappen die moeten worden aangepast aan uw omgeving. Klik op de pagina-afbeeldingen in de navigatiebalk om naar een andere pagina te gaan. 1) De waarde van de eigenschap [Commando] op de pagina [Algemeen] is afhankelijk van de afdrukopdrachten die beschikbaar zijn op uw systeem. Voor informatie over de Windows-opdracht lpr opent u een [opdrachtprompt]venster en typt u lpr? Gebruik in de opdracht de printernaam als de waarde van de printeroptie. De Windows-opdracht lpr gebruikt bijvoorbeeld de optie -P printer om de printer te specificeren waar het afdrukbestand naartoe wordt gestuurd. Als u ProC901 invoert als de waarde voor de eigenschap [Naam], voert u -P ProC901 in als optie voor de lpropdracht. Gebruik de methode getfilename of getabsolutefilename om de naam van het afdrukbestand te specificeren. Zie Taakbestanden opgeven in de printeropdracht en de bedieningsinstructieopdracht, p. 197 voor meer informatie. Omdat Passthrough-printers niet automatisch de waarden van taakeigenschappen kunnen bepalen, moet u ze als opties van de afdrukopdracht naar de printer doorsturen. 2) Standaard worden er scheidingsbladen (voorbladen) afgedrukt in de taal die tijdens de installatie van de TotalFlow PM-server is geselecteerd. Als u de scheidingsbladen in een andere taal wilt afdrukken, stelt u de [Taal]-eigenschap op de [Aanpassen]-pagina in op de gewenste taal: 56

59 Passthrough-printers maken 3) Stel een waarde in voor de eigenschap [Opdracht voor gebruikersinstructies] zodat de Passthrough-printer vóór de taak een voorblad met bedieningsinstructies kan afdrukken. Gebruik de methode getoperinst om de naam op te geven van het bedieningsinstructiebestand. Zie Taakbestanden opgeven in de printeropdracht en de bedieningsinstructieopdracht, p. 197 voor meer informatie. 4) Stel de toewijzingseigenschappen voor de printer in op de pagina [Planning]: 57

60 2 Het systeem configureren De standaardwaarden voor [Ondersteund papier] zijn: 1. Alle waarden die door het printermodel worden ondersteund 2. Alle gedefinieerde waarden als de eigenschap [Model] niet is ingesteld 5) Als u meerdere printers instelt voor hetzelfde printerapparaat, geeft u voor elke printer dezelfde eigenschap [TCP/IP-adres of hostnaam] op. 58

61 Printers configureren voor het afdrukken van scheidingsbladen Als u voor de ene printer een TCP/IP-adres opgeeft en voor de andere een volledig gekwalificeerde hostnaam, telt TotalFlow PM deze als twee verschillende IP-adressen, ook al leiden ze beide naar hetzelfde adres. Als u geen TCP/IP-adres of hostnaam specificeert, telt TotalFlow PM elke niet opgegeven waarde als een verschillend IP-adres. 6. Klik op [OK]. 7. Als u de nieuwe Passthrough-printer wilt gebruiken, klikt u op, de inschakelknop, naast die printer. Printers configureren voor het afdrukken van scheidingsbladen TotalFlow PM kan voor of na een taak waarden van taakeigenschappen op taakscheidingsbladen (voorbladen) afdrukken. Taakscheidingsbladen die voor de eerste gegevenspagina's van een taak worden afgedrukt, worden ook wel headerbladen genoemd. Taakscheidingsbladen die na de eerste gegevenspagina's van een taak worden afgedrukt, worden ook wel achterbladen genoemd. 59

62 2 Het systeem configureren Passthrough-printers kunnen geen headerbladen en achterbladen afdrukken. Als u scheidingsbladen wilt afdrukken, moet de waarde van de eigenschap [Exemplaren scheidingsblad (voor)] of [Exemplaren scheidingsblad (na)] voor de virtuele printer waarmee de taak wordt ingesteld, 1 of meer zijn. U configureert als volgt een taakticketprinter om scheidingsbladen af te drukken: 1. Meld u bij TotalFlow PM aan als systeembeheerder. 2. Klik op de menubalk op [Configuratie]. 3. In de [Printers]-pod, klik op de printerafbeelding om het dialoogvenster [Eigenschappen] te openen. 4. Klik in het dialoogvenster [Eigenschappen] op [Aanpassen]: 5. Onverplicht: Als u scheidingsbladen op een specifieke papier wilt afdrukken, selecteert u een waarde voor de eigenschap [Invoerlade voor scheidingsbladen]. De papier in deze lade wordt gebruikt voor het afdrukken van alle taakscheidingsbladen: headerbladen, achterbladen en scheidingsbladen met gebruikersinstructies. 60

63 Printers configureren voor papiertypen 6. Als u de printer wilt inschakelen voor het afdrukken van header- of achterbladen, stelt u [Scheidingsblad (voor) afdrukken] of [Scheidingsblad (na)] in op [Ja]. 7. Klik op [OK]. Printers configureren voor papiertypen In dit onderwerp wordt beschreven hoe u TotalFlow PM-printers en papier zo configureert dat taken op het gewenste papier worden afgedrukt. De werkwijze geldt voor printers met de Ricoh- of de EFI Fiery-controller. Deze instructies zijn van toepassing op taken die worden verzonden vanaf een TotalFlow MR of een vergelijkbaar programma. Standaard worden bij taken die naar hot folders of door de lpr-opdracht worden verzonden geen papiereigenschappen vermeld; deze taken worden dus automatisch ontvangen en ingepland. Ga als volgt te werk om de TotalFlow PM-printer te configureren en een taak af te drukken: 1. Controleer of de TotalFlow PM papier correct zijn gedefinieerd. Zie Papier in TotalFlow PM en andere programma's, p. 76 voor meer informatie. 2. Wijs de invoerladen voor elke taakticket-printer of Passthrough-printer toe en geef daarbij aan welke papiertypen in de printer zijn geplaatst. 1) Gebruik standaardpapier waar mogelijk. De namen van standaardpapier hoeven niet overeen te komen met de namen in de catalogus voor printerpapier. Zo kan het papier dat zich in [Lade 1] van de printer bevindt bijvoorbeeld in de catalogus voor printerpapier de aanduiding [Standaard] hebben. In TotalFlow PM komt geen standaardpapier voor met de naam [Standaard], maar wel met de naam [A4]. Bij zowel [Standaard]als [A4]gaat het om wit papier van A4-formaat en 80 gram per vierkante meter; geen van beide typen is voorbedrukt, voorgeperforeerd, heeft structuur of is gecoat. Geef [A4]-papier op in [Lade 1] van de TotalFlow PM-printer. 2) Als u geen standaardpapier kunt gebruiken, definieert u een aangepast papiertype. 1. Kopieer het standaardpapier dat het dichtst in de buurt komt en wijzig vervolgens de eigenschappen die u wilt aanpassen. Op deze manier verzekert u zich ervan dat alle vereiste eigenschappen voor taken van TotalFlow MR over waarden beschikken. 2. Als u een aangepaste papierlijst gebruikt die wordt ondersteund, voegt u het papier toe aan de lijst van [Ondersteund papier]-papier voor elke printer. 3. Voordat u een taak van TotalFlow MR naar TotalFlow PM verzendt, dient u de papiereigenschappen die vereist zijn voor de TotalFlow MR-taakticket te vergelijken met de eigenschappen van de papiertypen in de TotalFlow PM-papierbibliotheek. Voor elk papiertype dat door de taakticket wordt vereist, moet er een TotalFlow PM-papiertype met equivalente eigenschapwaarden zijn. Wanneer u vanaf TotalFlow MR een taak verzendt waarvoor aangepast papier moet worden gebruikt, dient u de niet-standaardeigenschappen van het aangepaste papier in de taakticket op te geven. 4. Als u een taak op een TotalFlow PM-printer wilt plannen, moet de naam van elk vereist papiertype in de taakticket overeenkomen met de naam van een papiertype dat is al toegewezen in 61

64 2 Het systeem configureren een invoerlade van de printer of is opgegeven in een papierwijziging die staat ingepland voor de printer. 5. Als de taak niet is ingepland om te worden afgedrukt, gaat u als volgt te werk: 1) Selecteer de taak en klik achtereenvolgens op [Taken]en [Verplaatsen...]. Bekijk het dialoogvenster [Taak verplaatsen] om te achterhalen welke eigenschap voorkomt dat de taak wordt ingepland voor de gewenste printer. 2) Als het probleem wordt gevormd door een papiereigenschap, controleert u of alle papiernamen die vereist zijn voor de taak ook voorkomen in de instelling voor de invoerlade van de printer. Virtuele printers maken Virtuele printers zijn de TotalFlow PM-objecten waardoor TotalFlow PM taken ontvangt. Ga als volgt te werk om een virtuele printer te maken: 1. Meld u bij TotalFlow PM aan als systeembeheerder. 2. Klik op de menubalk op [Configuratie]. 3. Onverplicht: Als u een bestaande virtuele printer wilt kopiëren, selecteert u deze in de [Virtuele printers] pod. 4. Klik op [Virtuele printers] en vervolgens op [Toevoegen/kopiëren...]. Het dialoogvenster [Virtuele printer maken] wordt weergegeven: 62

65 Virtuele printers maken 5. Voer op elke pagina van het dialoogvenster de waarden in of selecteer deze voor de vereiste en optionele eigenschappen die moeten worden aangepast aan uw omgeving. Klik op de pagina-afbeeldingen in de navigatiebalk om naar een andere pagina te gaan. 6. Klik op [OK]. Indien de virtuele printer taken ontvangt met behulp van het LPD-protocol, moet de naam van de virtuele printer worden beperkt tot 8 tekens. Afhankelijk van de gebruikte afdrukopdracht moet u mogelijk een wachtrij maken op het versturende systeem met dezelfde naam als de virtuele printer. Sommige systemen breken de namen van wachtrijen af tot 8 tekens. Indien de virtuele printer taken ontvangt in een hot folder, maakt TotalFlow PM de map die u als [Mappad] hebt opgegeven, als deze nog niet bestaat. 63

66 2 Het systeem configureren 7. Als u de nieuwe virtuele printer wilt gebruiken, klikt u op, de inschakelknop, naast die printer. Virtuele printers koppelen aan printers Een virtuele printer moet zijn gekoppeld aan een printer om taken aan die printer te kunnen toewijzen. Gebruikers en beheerders kunnen virtuele printers koppelen aan printers. U kunt als volgt een virtuele printer aan een printer koppelen: Systeembeheerders: 1. Meld u bij TotalFlow PM aan als systeembeheerder. 2. Klik op de menubalk op [Configuratie]. 3. Sleep de afbeelding van de virtuele printer en zet deze neer op de afbeelding van de printer. Systeembeheerders: 1. Meld u bij TotalFlow PM aan als systeembeheerder. 2. Klik op de menubalk op [Configuratie]. 3. Selecteer de virtuele printer en klik achtereenvolgens op [Virtuele printers] en [Koppelen aan printer...]. 4. Selecteer in het dialoogvenster [Virtuele printer toewijzen] een printer of en klik op [OK]. Gebruikers en systeembeheerders: 1. Meld u bij TotalFlow PM aan als gebruiker of systeembeheerder. 2. Klik op de menubalk op [Bewerkingen]. 3. Selecteer op de pagina [Algemeen] van het dialoogvenster [Eigenschappen voor virtuele printer] een printer of in de vervolgkeuzelijst [Aangevraagde printer]. 64

67 Standaardinstellingen en tijdelijke uitschakelingen van virtuele printers instellen voor taakeigenschappen 4. Klik op [OK]. Standaardinstellingen en tijdelijke uitschakelingen van virtuele printers instellen voor taakeigenschappen Gebruikers en beheerders kunnen standaardwaarden en tijdelijke uitschakelingswaarden voor taakeigenschappen koppelen aan een virtuele printer. Wanneer de virtuele printer een taak ontvangt, worden de standaardinstellingen van de virtuele printer gebruikt voor eigenschappen zonder waarde. De tijdelijke uitschakelingen van de virtuele printer worden gebruikt voor alle taakeigenschappen in plaats van de waarden in de taakticket. 65

68 2 Het systeem configureren Pas op bij het instellen van tijdelijke uitschakelingen voor een virtuele printer die taken van TotalFlow MR ontvangt. Als u de verkeerde waarden instelt, kan dat resulteren in taakfouten. De eigenschap [Aantal pagina's] is een uitzondering. Als TotalFlow PM het aantal pagina's in de taak kan vaststellen, gebruikt het dit daadwerkelijke aantal, ook als u een tijdelijke uitschakeling hebt ingesteld. Ga als volgt te werk om de standaardinstellingen en tijdelijke uitschakelingen van de virtuele printer te gebruiken voor taakeigenschappen: 1. Selecteer de virtuele printer en klik achtereenvolgens op [Virtuele printers] en [Eigenschappen...]. Het dialoogvenster [Eigenschappen voor virtuele printer] wordt weergegeven: 66

69 Standaardinstellingen en tijdelijke uitschakelingen van virtuele printers instellen voor taakeigenschappen 2. Klik in het dialoogvenster [Eigenschappen voor virtuele printer] op [Taakeigenschappen...]. Het dialoogvenster [Standaard taakinstellingen en overschrijvingen instellen voor virtuele printer] wordt weergegeven: 67

70 2 Het systeem configureren Als een van de waarden van de eigenschap [Type taakindiening] van de virtuele printer [TotalFlow-toepassingen] is, zijn de pagina [Afwerking] en de tool voor [Subset ]niet beschikbaar. Zo ontstaan er geen conflicten tussen de afwerkingsopties die met de taak zijn verzonden en de afwerkingsopties die door de virtuele printer zijn ingesteld. 3. Klik op de pagina-afbeeldingen om verschillende eigenschappen weer te geven. 4. Voor meer informatie over een van de eigenschappen: 1) Plaats de muisaanwijzer op de eigenschap. 2) Klik op, de vraagtekenknop, naast de naam van de eigenschap. 5. Voer voor de eigenschappen die u wilt wijzigen nieuwe waarden in of selecteer deze. Het slotpictogram naast de eigenschapnaam verandert van grijs in goudkleurig: 6. Voor elke eigenschap die u instelt, klikt u op het slotpictogram om de waarde te markeren als een standaardinstelling of een tijdelijke uitschakeling. Het slotpictogram schakelt tussen de afbeeldingen ontgrendeld en vergrendeld., het ontgrendelde slot, betekent dat de waarde een standaardinstelling is. 68

71 Voorbereiding voor indienen van taak, het vergrendelde slot, betekent dat de waarde een tijdelijke uitschakeling is. 7. Klik op [OK]. Voorbereiding voor indienen van taak U kunt taken indienen naar TotalFlow PM met behulp van TotalFlow MR. U kunt ook gebruikmaken van methoden als hot folders of LDP. Ongeacht welke indienmethode u gebruikt, u moet een virtuele printer maken die de invoerbestanden kan ontvangen. Configuratie om taken om te dienen van TotalFlow MR Voordat u taken van TotalFlow MR indient naar TotalFlow PM, moet u in TotalFlow PM een virtuele printer configureren en deze printer registreren in TotalFlow MR. Ga als volgt te werk om een virtuele printer te configureren voor het ontvangen van taken van TotalFlow MR: 1. Meld u bij TotalFlow PM aan als systeembeheerder. 2. Klik op de menubalk op [Configuratie]. 3. Maak een nieuwe virtuele printer of configureer een bestaande virtuele printer om taken te ontvangen van TotalFlow MR. Selecteer [TotalFlow-toepassingen] als de waarde voor de eigenschap [Type taakindiening]. 69

72 2 Het systeem configureren 4. Koppel de virtuele printer aan een taakticketprinter. 5. Zorg ervoor dat de virtuele printer is ingeschakeld. 6. Registreer de virtuele printer in TotalFlow MR als een printer. Taken verzenden met Hot Folder configureren Als u taken wilt indienen via FTP of bestandskopie, kunt u gebruikmaken van het protocol voor hot folders. Ga als volgt te werk om een virtuele printer te configureren die gebruikmaakt van het protocol voor hot folders: 1. Meld u bij TotalFlow PM aan als systeembeheerder. 70

73 Taken verzenden met Hot Folder configureren 2. Klik op de menubalk op [Configuratie]. 3. Maak een nieuwe virtuele printer of configureer een bestaande virtuele printer om taken te ontvangen van een hot folder: 1) Selecteer [Hot folder] als de waarde voor de [Type taakindiening]. 2) Geef het bestandspad naar de hot folder op het [Mappad]. De standaard hot folder is installlatiestation :\aiw\aiw1\system\hf\naam_ virtuele_printer. Geef de hele padnaam van de hot folder op. Zorg dat de hot folder leeg is. Als deze bestanden bevat, zal TotalFlow PM proberen deze af te drukken. 71

74 2 Het systeem configureren 3) Als u van plan bent om bestanden naar de hot folder te kopiëren vanaf een ftp-server, stelt u de [Voltooiingsmethode] in op de [Hot folder]. 4) Stel de [Gegevens voor trigger] in op een of meer reguliere expressies waarmee de afdrukbare invoerbestanden worden geïdentificeerd. Scheid de reguliere expressies van elkaar door middel van komma's. Raadpleeg voor meer informatie over reguliere expressies. Als u bijvoorbeeld PDF- en PostScript-bestanden afdrukt, voert u deze reguliere expressies in:.*[pp][dd][ff]$,.*[pp][ss]$ 4. Zorg ervoor dat de virtuele printer is ingeschakeld. 72

75 Taken indienen met LPD configureren Taken indienen met LPD configureren Voordat u het LPD-protocol (Line Printer Daemon) kunt gebruiken om taken naar TotalFlow PM te versturen, moet u de virtuele printers configureren die de taken ontvangen en bepalen welke hosts met het LPD-protocol taken naar TotalFlow PM kunnen versturen. Tevens moet u mogelijk een aantal configuraties uitvoeren op deze hosts. Ga als volgt te werk om het LPD-protocolgebruik te configureren: 1. Meld u bij TotalFlow PM aan als systeembeheerder. 2. Stop alle actieve LPD-processen op de computer waarop TotalFlow PM is geïnstalleerd. LPD-processen omvatten de LPD Service en de TCP/IP-afdrukserver, die als Windows-services actief zijn. 3. Maak een nieuwe virtuele printer of configureer een bestaande virtuele printer voor het ontvangen van LPD-taken. Selecteer [LPD] als de waarde voor de eigenschap [Type taakindiening]. 73

76 2 Het systeem configureren 4. Klik in de [Server] pod op de [systeem]afbeelding. Het dialoogvenster [Eigenschappen voor server] wordt weergegeven: 74

77 Taken indienen met LPD configureren 5. Stel de servereigenschap [Hosts die LPD-taken mogen indienen] in om de hostnamen of IP-adressen op te geven van de hosts die taken mogen indienen met het LPD-protocol. Scheid hostnamen en IP-adressen met puntkomma's. U kunt jokertekens gebruiken in hostnamen en IP-adressen (bijvoorbeeld *.acmeproducten.com of 192.*). De waarde * betekent dat alle hosts taken mogen indienen. Waarden die alleen uit getallen, decimale punten en jokertekens bestaan, worden vergeleken met IPadressen. Waarden die jokertekens en ten minste één alfabetisch teken bevatten, worden vergeleken met hostnamen. Een lege waarde betekent dat geen enkele host taken mag indienen. De standaardinstelling is *. Als u DNS (Domain Name Services) gebruikt, moet u de hostnaam volledig opgeven. Bijvoorbeeld: mathomhouse.micheldelving.org. 6. Zorg er in TotalFlow PM voor dat de virtuele printer is ingeschakeld. De virtuele printer geeft geen statusinformatie weer als antwoord op de lpqopdracht. 75

78 2 Het systeem configureren 7. Vanaf een hostsysteem dat u in stap 5 hebt gemachtigd, kunt u taken naar TotalFlow PM versturen. Als er fouten optreden, corrigeert u de fouten die in berichten van het hostsysteem of door TotalFlow PM worden aangegeven. Papier maken Met Papier bedoelen we het papier, de enveloppen, de formulieren, de etiketten of de transparanten waarop taken worden afgedrukt. In TotalFlow PM wordt elke taak toegewezen aan een printer die het papier gebruikt dat is vereist voor de taak. Als een printer het exporteren van de catalogus voor papier ondersteunt, kan de servicemedewerker papier importeren in TotalFlow PM. U kunt papier ook handmatig instellen. Papier in TotalFlow PM en andere programma's TotalFlow MR, TotalFlow PM en de papiercatalogus van sommige printers bevatten allemaal een definitie van papier. In dit onderwerp wordt beschreven hoe TotalFlow PM-papier correspondeert met het papier dat is gedefinieerd in TotalFlow MR en in de catalogus voor papier van de printer. Neem deze informatie door voordat u papier maakt. 76

79 Papier handmatig instellen Hetzelfde papier kan verschillende namen hebben in TotalFlow MR, TotalFlow PM en in de papiercatalogus van de printer. Dit is geen probleem als het volgende het geval is: De eigenschappen van het papier in de TotalFlow MR-taakticket zijn gelijk aan de eigenschappen van een papiertype in TotalFlow PM. Om een taak te ontvangen in TotalFlow PM, moet de papierbibliotheek van de Total- Flow PM papier bevatten waarvan de eigenschappen overeenkomen met de papiereigenschappen die door de taakticket worden vereist. Niet alles hoeft exact overeen te komen. Bijvoorbeeld: Het papiertype [Kantoorbenodigdheden] van de taakticket komt overeen met het TotalFlow PM-papiertype [Standaard]. Taakticketwaarden komen overeen met TotalFlow PM-waarden van [Niet ingesteld]. De naam van het TotalFlow PM-papier hoeft niet gelijk te zijn aan de naam van het papier in het programma dat de taak verzendt. Dit is van belang, omdat TotalFlow MR dezelfde papiernaam kan gebruiken voor vele verschillende papiertypen. Zo kan een papiertype met de naam [Letter] bijvoorbeeld hetzelfde zijn als het TotalFlow PM [Letter]-papier; TotalFlow MR kan [Letter] echter ook gebruiken als de naam van tabpapier van Letter-formaat. In dit geval wordt de naam van het eigen Letterpapier door TotalFlow PM vervangen. De naam van het papier dat door een TotalFlow PM-taak wordt vereist, is gelijk aan de naam van een papiertype dat beschikbaar is voor de printer. Om een afdruktaak in te plannen voor TotalFlow PM moet de naam van elk papiertype dat door de taak wordt vereist, overeenkomen met de naam van een papiertype dat is toegewezen in een invoerlade van de printer of is opgegeven in een papierwijziging die gepland staat voor de printer. Dit is de TotalFlow PM-naam van het papier. Deze hoeft niet gelijk te zijn aan de naam van het papier in de papiercatalogus van de printer. De eigenschappen van het papier dat is toegewezen aan een invoerlade van de TotalFlow PM-printer zijn gelijk aan de eigenschappen van het overeenkomstige papier in de papiercatalogus van de printer. Papier handmatig instellen U kunt papier voor TotalFlow PM ook handmatig instellen. papier dat u handmatig instelt, wordt niet behandeld als cataloguspapier van de printer. Ga als volgt te werk om een papier te maken: 1. Meld u bij TotalFlow PM aan als systeembeheerder. 2. Klik op de menubalk op [Configuratie]. 77

80 2 Het systeem configureren 3. Onverplicht: Als u een bestaande papier wilt kopiëren, selecteert u dit in de [Papier] pod. 4. Klik op [Papier] en vervolgens op [Toevoegen/kopiëren...]. Het dialoogvenster [Aangepast papier toevoegen] wordt weergegeven: 5. Voer op elke pagina van het dialoogvenster de waarden in of selecteer deze voor de vereiste en optionele eigenschappen die moeten worden aangepast aan uw omgeving. Klik op de pagina-afbeeldingen in de navigatiebalk om naar een andere pagina te gaan. Als papier een papier in een printerpapier vertegenwoordigt, raadpleegt u Papier-eigenschapwaarden, p. 191 voor de juiste waarden. [Breedte] moet lager dan of gelijk zijn aan [Hoogte]. 6. Klik op [OK]. Beveiliging instellen U kunt de toegang tot TotalFlow PM beheren met gebruikersnamen en wachtwoorden. 78

81 Gebruikersmachtigingen Gebruikersmachtigingen Elke TotalFlow PM gebruiker heeft een machtigingsniveau op basis van taakvereisten. TotalFlow PM biedt machtigingen voor [Systeembeheerder], [Gebruiker] en [Controle]. Gebruikers met deze machtigingen kunnen de volgende taken uitvoeren: Handeling Weergeven Vernieuwingsinterval wijzigen Pagina, pod of object [Bewerkingen] pagina [Wachtrijen] pagina [Configuratie] pagina [Wachtrijen] pod [Systeembeheerder] [Gebruiker] [Controle] Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Nee Nee Ja Ja Ja Eigenschappen en logboek weergeven Printer Ja Ja Nee Virtuele printer Ja Ja Nee Server Ja Nee Nee Papier Ja Nee Nee Ja Nee Nee Taak Ja Ja Nee Status weergeven Printer Ja Ja Nee Virtuele printer Ja Ja Nee Taak Ja Ja Nee Gebruikersnamen Lees-/schrijfeigenschappen wijzigen Printer Ja Ja Nee Virtuele printer Ja Ja Nee Server Ja Nee Nee Papier Ja Nee Nee Gebruikersnamen Ja Nee Nee Taak Ja Ja Nee 79

82 2 Het systeem configureren Handeling Pagina, pod of object [Systeembeheerder] [Gebruiker] [Controle] Maken Printer Ja Nee Nee Virtuele printer Ja Nee Nee Papier Ja Nee Nee Ja Nee Nee Verwijderen Printer Ja Nee Nee Virtuele printer Ja Nee Nee Papier Ja Nee Nee Ja Nee Nee Taak Ja Ja Nee Exporteren Printer Ja Nee Nee Virtuele printer Ja Nee Nee Papier Ja Nee Nee Ja Nee Nee Importeren Printer Ja Nee Nee Virtuele printer Ja Nee Nee Papier Ja Nee Nee Ja Nee Nee Ingeschakeld Printer Ja Ja Nee Virtuele printer Ja Ja Nee Uitgeschakeld Printer Ja Ja Nee Virtuele printer Ja Ja Nee Koppelen aan printer Gebruikersnamen Gebruikersnamen Gebruikersnamen Gebruikersnamen Standaardinstellingen en tijdelijke uitschakelingen instellen voor taakeigenschappen Virtuele printer Ja Ja Nee Virtuele printer Ja Ja Nee 80

83 Gebruikers instellen Handeling Pagina, pod of object [Systeembeheerder] [Gebruiker] [Controle] Invoerbestanden wissen Laden en papier toewijzen Taken weergeven Webpagina weergeven Papierwijziging maken Aan printer toewijzen Printvolgorde wijzigen Virtuele printer Ja Ja Nee Printer Ja Ja Nee Printer Ja Ja Nee Printer Ja Ja Nee Printer Ja Ja Nee Taak Ja Ja Nee Taak Ja Ja Nee Bewaren Taak Ja Ja Nee Vrijgeven Taak Ja Ja Nee Opnieuw afdrukken Taak Ja Ja Nee Wachtwoord wijzigen Gebruikersnamen Ja Alleen eigen wachtwoord Alleen eigen wachtwoord Gebruikers instellen Gebruikers moeten beschikken over een TotalFlow PM-gebruikersnaam om toegang te krijgen tot het systeem en om handelingen te kunnen uitvoeren in TotalFlow PM. Deze gebruikersnamen hebben niets te maken met de Windows-gebruikersnamen. U stelt als volgt een gebruiker in: 1. Meld u bij TotalFlow PM aan als systeembeheerder. 2. Klik op de menubalk op [Configuratie]. 3. Klik in [Gebruikers] pod op [Gebruikers] en vervolgens op [Toevoegen...]. Het dialoogvenster [Gebruiker maken] wordt weergegeven: 81

84 2 Het systeem configureren 4. Voer voor de vereiste eigenschappen waarden in of selecteer deze. Gebruikersnamen zijn hoofdlettergevoelig. Wachtwoorden kunnen 8 tot 32 tekens lang zijn. Ze zijn hoofdlettergevoelig en mogen niet de volgende tekens bevatten: ' (apostrof) < (kleiner dan) = (isgelijkteken) > (groter dan) ` (accent grave) (verticale streep) ~ (tilde) [DEL] (Delete-toets) Alle controletekens 5. Klik op [OK]. Breng de gebruiker op de hoogte van de gebruikersnaam die en het wachtwoord dat u hebt gemaakt. Gebruikers moeten hun wachtwoord wijzigen nadat zij zich voor de eerste keer hebben aangemeld. 82

85 Teller voor het verlopen van wachtwoorden instellen Teller voor het verlopen van wachtwoorden instellen Systeembeheerders kunnen instellen hoelang wachtwoorden in het systeem mogen worden gebruikt, voordat ze moeten worden gewijzigd. De beperking geldt voor alle gebruikers. Ga als volgt te werk om een teller voor het verlopen van wachtwoorden in te stellen: 1. Meld u bij TotalFlow PM aan als systeembeheerder. 2. Klik op de menubalk op [Configuratie]. 3. Klik in [Server] pod op de [systeemafbeelding]. 4. Klik op [Geavanceerd]. De pagina [Geavanceerd] van het dialoogvenster [Eigenschappen voor server] wordt weergegeven: 5. Typ in het veld [Maximale periode wachtwoord voor verlopen] het aantal dagen dat een wachtwoord kan worden gebruikt voordat het verloopt. 83

86 2 Het systeem configureren 6. Klik op [OK]. Timer voor automatisch afmelden instellen Systeembeheerders kunnen instellen hoelang een gebruiker mag zijn aangemeld zonder dat die gebruiker iets doet. Na het verstrijken van die tijdsduur wordt de gebruiker automatisch afgemeld. De beperking geldt voor alle gebruikers. De Timer voor automatisch afmelden geldt niet voor aanmeldsessies die actief zijn wanneer u de timer instelt. De timer wordt pas op de huidige gebruikers van toepassing bij de volgende keer dat deze zich aanmelden. Als u de Timer voor automatisch afmelden op een langere waarde instelt dan het vernieuwingsinterval dat een gebruiker voor de [Wachtrijen] pod instelt, wordt deze gebruiker nooit automatisch afgemeld; vernieuwing van de [Wachtrijen] pod wordt namelijk beschouwd als een activiteit. Ga als volgt te werk om een timer voor automatisch afmelden in te stellen: 1. Meld u bij TotalFlow PM aan als systeembeheerder. 2. Klik op de menubalk op [Configuratie]. 3. Klik in [Server] pod op de [systeemafbeelding]. 4. Klik op [Geavanceerd]. De pagina [Geavanceerd] van het dialoogvenster [Eigenschappen voor server] wordt weergegeven: 84

87 Objecten van het ene systeem naar het andere systeem kopiëren 5. Geef in het veld [Timer voor automatisch afmelden (minuten)] het aantal minuten op dat een gebruiker inactief mag zijn voordat hij automatisch wordt afgemeld. 6. Klik op [OK]. Objecten van het ene systeem naar het andere systeem kopiëren Als u objecten van het ene TotalFlow PM-systeem wilt dupliceren naar een ander systeem, kunt u ze exporteren van het oorspronkelijke systeem en vervolgens importeren in het nieuwe systeem, in plaats van ze handmatig opnieuw te maken. Systeembeheerders kunnen virtuele printers, printers,, papier en gebruikers exporteren. Als u een printer of virtuele printer importeert met dezelfde naam als een bestaand object van hetzelfde type, moet dat bestaande object zijn uitgeschakeld. Wanneer u het nieuwe object importeert, wordt het bestaande object bijgewerkt zodat het overeenkomt met het nieuwe object. Ga als volgt te werk om objecten van het ene systeem naar het andere te kopiëren: 1. Op het bronsysteem: 85

88 2 Het systeem configureren 1) Meld u bij TotalFlow PM aan als systeembeheerder. 2) Klik op de menubalk op [Configuratie]. 3) Klik in de pod [Server] op [Server] en vervolgens op [Exporteren...]. Er wordt een bevestigingsbericht weergegeven. 4) Klik op [Ja]. Het dialoogvenster Locatie voor downloaden selecteren wordt weergegeven: 5) Navigeer naar de locatie waar u de eigenschappen van alle gedefinieerde objecten behalve de server wilt opslaan in één XML-bestand. De standaardnaam van dit bestand is TotalFlow_PM_Export_jjjj_mm_dd_uu_mm_ ss.xml. Er is geen voorloopnul wanneer de waarde van maand, dag, uur, minuut of seconde slechts één cijfer is. 6) Onverplicht: Voer een nieuwe naam voor het bestand in. 7) Klik op [Opslaan]. 2. Op het doelsysteem: 1) Meld u bij TotalFlow PM aan als systeembeheerder. 2) Klik op de menubalk op [Configuratie]. 3) Klik in de pod [Server] op [Server] en vervolgens op [Importeren...]. Het dialoogvenster [Objecten importeren] wordt weergegeven: 86

89 Objecten van het ene systeem naar het andere systeem kopiëren 4) Klik op [Bladeren] en selecteer het XML-bestand met geëxporteerde objecten. De objecten uit dat bestand worden weergegeven. Standaard zijn al die items geselecteerd: In dit voorbeeld is printer ProC901 gemarkeerd met, het waarschuwingssymbool, omdat er op het doelsysteem al een printer met de naam ProC901 bestaat. 5) Selecteer de objecten die u wilt importeren. 6) Klik op [Importeren]. 87

90 2 Het systeem configureren Servereigenschappen instellen Servereigenschappen gelden voor de algehele TotalFlow PM-omgeving. Een aantal van de eigenschappen gelden voor alle taken die in TotalFlow PM worden gemaakt. Andere eigenschappen gelden voor alle gebruikers. Alleen systeembeheerders kunnen servereigenschappen instellen. U stelt als volgt servereigenschappen in: 1. Meld u bij TotalFlow PM aan als systeembeheerder. 2. Klik op de menubalk op [Configuratie]. 3. Klik in de [Server] pod op de [systeem]afbeelding. Het dialoogvenster [Eigenschappen voor server] wordt weergegeven: 4. Voer voor de eigenschappen die u wilt wijzigen waarden in of selecteer deze. 5. Klik op [OK]. 88

91 Het logboekschema veranderen Het logboekschema veranderen Standaard worden oude logboekgegevens naar controlebestanden verplaatst en worden oude controlebestanden verwijderd, elke dag tussen middernacht en 02:59 uur. Dit tijdstip kunt u wijzigen. Logboeken bevatten berichten die in de afgelopen drie dagen zijn weergegeven. Na drie dagen worden de logboekgegevens voor andere objecten dan taken verplaatst naar controlebestanden in de map installlatiestation:\aiw\aiw1\audit\object_type. De taaklogboeken blijven echter net zolang in het systeem staan als de taak. Wanneer de taak wordt verwijderd, worden de logboekgegevens naar de controlebestanden verplaatst. Controlebestanden blijven 28 dagen in het systeem staan, waarna ze automatisch worden verwijderd. U kunt als volgt het tijdstip wijzigen waarop de logboekgegevens worden verplaatst of verwijderd: 1. Open een Windows-opdrachtregel en ga naar de map waarin TotalFlow PM is geïnstalleerd. 2. Voer deze opdracht in: changeaudittime.pl begintijd eindtijd begintijd Dit is het vroegste uur waarin logboekgegevens kunnen worden verplaatst of verwijderd. Deze waarde moet een geheel getal zijn tussen 0 en 23. eindtijd Dit is het begin van het laatste uur waarin logboekgegevens kunnen worden verplaatst of verwijderd. Het verplaatsen en verwijderen kan doorgaan tot 59 minuten na dit uur. Deze waarde moet een geheel getal zijn tussen 0 en 23. Als u de logboekgegevens bijvoorbeeld tussen 23:00 en 00:59 wilt verplaatsen of verwijderen, geeft u de volgende opdracht op: changeaudittime.pl 23 0 Clientcomputers configureren Voer de taken in deze sectie uit op elke computer die toegang tot TotalFlow PM heeft. Aanmelden bij TotalFlow PM Elke gebruiker heeft de volgende informatie nodig om zich bij TotalFlow PM te kunnen aanmelden. 89

92 2 Het systeem configureren Webbrowserconfiguratie Gebruikers kunnen via een webbrowser vanaf een Windows-computer de aanmeldingspagina openen. Voordat gebruikers de aanmeldingspagina openen, dienen bepaalde instellingen voor hun webbrowser te worden aangepast, zoals de instellingen voor cookies en actieve scripts, en moeten (indien nodig) Adobe Flash Player en Adobe Reader worden geïnstalleerd. (Adobe Flash Player is opgenomen in Google Chrome.) Gebruikersnaam en wachtwoord Breng gebruikers op de hoogte van hun aanmeldingsnamen en tijdelijke wachtwoorden die zijn gemaakt. De gebruikers moeten hun wachtwoorden wijzigen, nadat zij zich voor het eerst bij het systeem hebben aangemeld. URL voor de TotalFlow PM-gebruikersinterface TotalFlow PMTotalFlow PMTotalFlow PMDe URL waarmee alle gebruikers toegang kunnen krijgen tot de TotalFlow PM-gebruikersinterface is: De naam van de computer waarop TotalFlow PM is geïnstalleerd, is hostnaam. Machtiging voor aanmelding Bij elke gebruiker die u hebt ingesteld, hoort een set handelingen die de gebruiker mag uitvoeren op basis van de machtiging die u voor de desbetreffende gebruiker hebt ingesteld. Deel aan de gebruikers mee welke acties zij mogen uitvoeren in de TotalFlow PMgebruikersinterface. Zorg ervoor dat u de gebruikers inlicht over de Gebruikershandleiding in HTML en hoe zij deze kunnen openen. De URL voor de Gebruikershandleiding is: :15888/help/index.jsp. De naam van de computer waarop TotalFlow PM is geïnstalleerd, is hostnaam. U kunt de Gebruikershandleiding met behulp van dat adres overal in uw netwerk openen, zelfs als u niet bij TotalFlow PM bent aangemeld. Internet Explorer configureren en Adobe Flash Player en Adobe Reader installeren Als u TotalFlow PM wilt opvragen met Internet Explorer, moet u de browser configureren en Adobe Flash Player en Adobe Reader installeren. Deze procedure geeft aan hoe u Internet Explorer 8 configureert in Windows 7. Er bestaan kleine verschillen met andere versies van Internet Explorer en Windows. Ga als volgt te werk om Internet Explorer te configureren: 1. Klik op [Extra] en klik vervolgens op [Internetopties]. Het dialoogvenster [Internetopties] wordt geopend bij het tabblad [Algemeen]: 90

93 Internet Explorer configureren en Adobe Flash Player en Adobe Reader installeren 2. Klik onder [Browsegeschiedenis] op [Instellingen]. Het dialoogvenster [Tijdelijke internetbestanden en Geschiedenis] wordt weergegeven. 3. Selecteer [Elke keer als ik de webpagina bezoek] onder [Wanneer moet er op nieuwe versies van pagina's worden gecontroleerd] en klik op [OK]. 4. Ga als volgt te werk om de taal te wijzigen die TotalFlow PM gebruikt voor de gebruikersinterface en de meeste berichten die worden weergegeven: 1) Klik op [Talen] onder aan het tabblad [Algemeen]. Het dialoogvenster [Taalvoorkeur] wordt weergegeven: 2) Klik op Toevoegen... Het dialoogvenster [Taal toevoegen] wordt weergegeven: 3) Selecteer uw taal en klik op [OK]. TotalFlow PM ondersteunt deze talen: Nederlands Engels Frans Duits Italiaans Japans 91

94 2 Het systeem configureren Spaans Als er van een taal meerdere taalgebieden beschikbaar zijn, bijvoorbeeld English (United Kingdom) [en-gb] en English (United States) [en-us], maakt het niet uit welk taalgebied u kiest. 4) Selecteer uw taal in het dialoogvenster [Taalvoorkeur] en klik op [Omhoog] totdat deze taal boven aan de lijst staat. 5) Klik op [OK]. 5. Klik in het dialoogvenster [Internetopties] op [Beveiliging]. Het tabblad [Beveiliging] wordt weergegeven: 6. Selecteer de zone [Internet] en klik op [Aangepast niveau]. Het dialoogvenster [Beveiligingsinstellingen - Zone Internet] wordt weergegeven. 7. Zorg dat [Inschakelen] is geselecteerd voor [META REFRESH toestaan] in het gedeelte [Overige]. 8. Zorg dat [Inschakelen] is geselecteerd voor [Actief uitvoeren van scripts] in het gedeelte Uitvoeren van scripts. 9. Klik op [OK]. 10. Klik in het dialoogvenster [Internetopties] op [OK]. 92

95 Internet Explorer configureren en Adobe Flash Player en Adobe Reader installeren 11. Download Adobe Flash Player vanaf de Adobe-website ( en installeer deze toepassing. Volg de instructies op de Adobe-website. Omdat TotalFlow PM in de 32-bits modus werkt, moet u de 32-bits versie van de webbrowser en van Adobe Flash Player installeren, ook als uw besturingssysteem 64-bits is. 12. Download Adobe Reader van de Adobe-website en installeer deze toepassing. Volg de instructies op de Adobe-website. Adobe Reader is opgenomen in Adobe Acrobat. Als u Adobe Acrobat hebt geïnstalleerd, hoeft u Adobe Reader niet apart te installeren. 93

96 2 Het systeem configureren Mozilla Firefox configureren en Adobe Flash Player en Adobe Reader installeren Als u TotalFlow PM wilt opvragen met Mozilla Firefox, moet u de browser configureren en Adobe Flash Player en Adobe Reader installeren. Deze procedure geeft aan hoe u Firefox configureert in Windows 7. Er bestaan kleine verschillen met andere versies van Firefox en Windows. Ga als volgt te werk om Mozilla Firefox te configureren: 1. Klik op [Firefox] en klik vervolgens op [Opties]. Het dialoogvenster [Opties] wordt geopend: 2. Klik op [Inhoud]. Zorg dat [JavaScript inschakelen] is geselecteerd. 3. Ga als volgt te werk om de taal te wijzigen die door TotalFlow PM wordt gebruikt voor de gebruikersinterface: 1) Klik in het gedeelte [Talen] op [Kiezen]. Het dialoogvenster [Talen] wordt geopend. 2) Selecteer uw taal in de vervolgkeuzelijst en klik op [Toevoegen]. TotalFlow PM ondersteunt deze talen: Nederlands 94

97 Mozilla Firefox configureren en Adobe Flash Player en Adobe Reader installeren Engels Frans Duits Italiaans Japans Spaans Als er van een taal meerdere taalgebieden beschikbaar zijn, bijvoorbeeld English \United Kingdom [en-gb] en English\United States [en-us], maakt het niet uit welk taalgebied u kiest. 3) Klik op [Omhoog verplaatsen] totdat uw taal boven aan de lijst staat. 4) Klik op [OK]. 4. Klik in het dialoogvenster [Opties] op [Privacy]. 5. Selecteer in het gebied [Geschiedenis] de optie [Geschiedenis onthouden]. 6. Klik op [OK]. 7. Download Adobe Flash Player vanaf de Adobe-website ( en installeer deze toepassing. Volg de instructies op de Adobe-website. 95

98 2 Het systeem configureren Omdat TotalFlow PM in de 32-bits modus werkt, moet u de 32-bits versie van de webbrowser en van Adobe Flash Player installeren, ook als uw besturingssysteem 64-bits is. 8. Download Adobe Reader van de Adobe-website en installeer deze toepassing. Volg de instructies op de Adobe-website. Adobe Reader is opgenomen in Adobe Acrobat. Als u Adobe Acrobat hebt geïnstalleerd, hoeft u Adobe Reader niet apart te installeren. 96

99 Google Chrome configureren en Adobe Reader installeren Google Chrome configureren en Adobe Reader installeren Als u TotalFlow PM wilt opvragen met Google Chrome, moet u de browser configureren en Adobe Reader installeren. Adobe Flash Player is opgenomen in Chrome, zodat u deze toepassing niet apart hoeft te installeren. Ga als volgt te werk om Google Chrome te configureren: 1. Klik op, het configuratiepictogram en klik vervolgens op [Instellingen]. Het dialoogvenster [Instellingen] wordt weergegeven: 2. Klik op [Geavanceerde instellingen weergeven...]. 3. Blader omlaag naar [Privacy] en klik op [Instellingen voor inhoud...]. Het dialoogvenster [Instellingen voor inhoud] wordt weergegeven: 97

100 2 Het systeem configureren 4. Schakel onder [Cookies] het selectievakje [Indirecte cookies en sitegegevens blokkeren] uit. 5. Schakel onder [JavaScript] het selectievakje [Alle sites toestaan JavaScript uit te voeren (aanbevolen)] in. 6. Blader omlaag en klik op [OK]. 7. Ga als volgt te werk om de taal te wijzigen die door TotalFlow PM wordt gebruikt voor de gebruikersinterface: 1) Blader omlaag naar het gebied [Talen] van het dialoogvenster [Instellingen] en klik op [Talen en instellingen voor spellingcontrole...]. Het dialoogvenster [Talen] wordt weergegeven: 98

101 Google Chrome configureren en Adobe Reader installeren 2) Klik op [Toevoegen]. 3) Selecteer uw taal in de vervolgkeuzelijst en klik op [OK]. TotalFlow PM ondersteunt deze talen: Nederlands Engels Frans Duits Italiaans Japans Spaans Als er van een taal meerdere taalgebieden beschikbaar zijn, bijvoorbeeld English en English (United States), maakt het niet uit welk taalgebied u kiest. 4) Sleep uw taal naar het begin van de lijst en klik op [OK]. 8. Download Adobe Reader vanaf de Adobe-website ( en installeer deze toepassing. Volg de instructies op de Adobe-website. 99

102 2 Het systeem configureren Adobe Reader is opgenomen in Adobe Acrobat. Als u Adobe Acrobat hebt geïnstalleerd, hoeft u Adobe Reader niet apart te installeren. 100

103 De gebruikersinterface aanpassen De gebruikersinterface aanpassen Met de TotalFlow PM-gebruikersinterface kunt u het formaat, de locatie en de inhoud van pods wijzigen om de door u gewenste informatie weer te geven. Bovendien kunt u wijzigen hoe vaak de [Wachtrijen] pod wordt vernieuwd. U kunt de gebruikersinterface in hoog contrast weergeven om de leesbaarheid te vergroten. De indeling van een pagina wijzigen In [Bewerkingen] en [Configuratie] pagina's van de TotalFlow PM-gebruikersinterface kunt u pods naar verschillende posities verplaatsen of sluiten en opnieuw openen om de inhoud ervan weer te geven of te verbergen. In alle pagina's kunt u pods in een volledig browservenster weergeven en de normale grootte herstellen of kunt u het formaat aanpassen. Als u een pod wilt vergroten tot een volledig pagina, klikt u op, de knop Volledig venster, of dubbelklikt u op de titelbalk van de pod. U kunt [Samenvatting] pod niet maximaliseren. Als u wilt terugkeren naar de vorige weergave, klikt u op, de knop Herstellen. Als u een pod wilt sluiten, klikt u op, de afsluitknop. In [Wachtrijen] pagina kunt u geen pods sluiten. Als u een pod wilt openen, klikt u op [Pods] op de menubalk en vervolgens op de naam van de pod. In [Wachtrijen] pagina kunt u geen pods openen. Als er al een pod is geopend, kunt u niet nog een pod van hetzelfde type openen, behalve de [Taken] pod. Als u een pod omhoog, omlaag, naar links of naar rechts wilt verplaatsen in de pagina, sleept u het naar een nieuwe positie. In [Bewerkingen] pagina kunt u pods omhoog en omlaag verplaatsen, maar niet naar links of naar rechts. In [Wachtrijen] pagina kunt u geen pods verplaatsen. U kunt [Samenvatting] pod niet verplaatsen. Als u het formaat van pods wilt wijzigen, sleept u de rand ertussen naar een nieuwe positie. U kunt [Samenvatting] pod niet verplaatsen. 101

104 2 Het systeem configureren Uw favoriete objecten weergeven In [Printers], [Virtuele printers], [Papier] en [Gebruikers] pods kunt u de objecten markeren waarmee u vaak werkt. Deze pods kunt u vervolgens aanpassen zodat alleen deze objecten zichtbaar zijn. U kunt ook de [Wachtrijen] pod aanpassen om alleen uw favoriete printers weer te geven. Klik op, de knop Favorieten toevoegen, naast een object om het te markeren als een favoriet. Klik op, de knop Verwijderen uit favorieten, naast een favoriet object om de markering op te heffen. Klik op, de knop Favorieten weergeven, op de titelbalk van een pod om alleen uw favoriete objecten weer te geven. Klik op, de knop Alles weergeven, op de titelbalk van een pod om alle gedefinieerde objecten weer te geven. Objecten groeperen en sorteren U kunt virtuele printers, taken, papier en gebruikers op hun eigenschappen groeperen in een pod. Binnen een groep kunnen ze worden gesorteerd op eigenschap of op naam. U kunt bijvoorbeeld taken groeperen op klant en alle taken van een klant sorteren op voortgang. 1. Als u taken groepeert, moet u ervoor zorgen dat de afbeeldingsweergave van de [Taken] pod wordt weergegeven. 2. Als u objecten wilt groeperen, klikt u op [Weergeven] en vervolgens op [Groeperen op] in de titelbalk van de pod. Klik vervolgens op de eigenschap waarop u wilt groeperen. Als u alle objecten in een groep wilt groeperen, klikt u op [Weergeven], [Groeperen op] en vervolgens op [All]. 3. Als u objecten in een afbeeldingsweergave van een pod wilt sorteren, klikt u op [Weergeven] en vervolgens op [Sorteren op]. Klik vervolgens op de eigenschap waarop u wilt sorteren. 4. Als u de sorteervolgorde wilt instellen, klikt u op [Weergeven] en vervolgens op [Sorteren op]. Klik daarna op [Oplopend] of [Aflopend]. 5. Als u taken in de rasterweergave van de [Taken] pod wilt sorteren, klikt u op de kolomkop waarop u wilt sorteren. Klik opnieuw op de kolomkop om de sorteervolgorde om te draaien. Weergegeven objecteigenschappen wijzigen U kunt de eigenschappen wijzigen die worden weergegeven in [Printers], [Virtuele printers], [Taken], [Papier] en [Gebruikers] pods. Ga als volgt te werk om deze eigenschappen te wijzigen: 1. Klik in de titelbalk van de pod op [Weergeven] en vervolgens op [Details kiezen...]. 102

105 De weergave van de wijzigen pod [Taken] In het dialoogvenster [Details kiezen] wordt een verschillende set eigenschappen voor elk objecttype weergegeven. In het volgende voorbeeld worden de eigenschappen voor printers weergegeven: 2. Als u het maximum aantal weer te geven eigenschappen wilt instellen, selecteert u een waarde bij [Aantal eigenschappen dat moet worden weergegeven in de grafische weergave:]. Als u het maximum aantal op 0 zet, ziet u zonder te bladeren meer taken in de afbeeldingsweergave van [Taken] pod. Het maximum aantal beperkt het aantal eigenschappen in de rasterweergave van [Taken] pod niet. 3. Als u een eigenschap wilt toevoegen aan de lijst van weer te geven eigenschappen, selecteert u deze in [Alle eigenschappen] en klikt u op, de knop Toevoegen. 4. Als u de eigenschap omhoog of omlaag wilt schuiven in de lijst met weer te geven eigenschappen, selecteert u de eigenschap in [Geselecteerde eigenschappen] en klikt u op, de knop Omhoog, of, de knop Omlaag. Eigenschappen worden weergegeven in de volgorde waarin ze in de lijst staan, tot aan het maximum aantal. 5. Als u een eigenschap uit de lijst van weer te geven eigenschappen wilt verwijderen, selecteert u de eigenschap in [Geselecteerde eigenschappen] en klikt u op 6. Klik op [OK]., de knop Verwijderen. De weergave van de wijzigen pod [Taken] U kunt taken weergeven in de afbeeldingsweergave of de rasterweergave. 103

106 2 Het systeem configureren Als u voor elke taak een afbeelding wilt weergeven, klikt u op [Weergeven] en vervolgens op [Grafisch element]. In de afbeeldingsweergave kunt u taken groeperen. In deze weergave wordt echter slechts een beperkt aantal taakeigenschappen getoond. Als u taakgegevens wilt weergeven in een tabel, klikt u op [Weergeven] en vervolgens op [Raster]. In de rasterweergave worden zoveel taakeigenschappen weergegeven als u wilt, maar u kunt geen taken groeperen. Rasterkolommen wijzigen in de pod [Taken] U kunt de kolommen in de rasterweergave van [Taken] pod aanpassen. U kunt de breedte van de kolommen wijzigen, kolommen toevoegen of verwijderen en de volgorde van kolommen opnieuw indelen. Als u de breedte van kolommen wilt wijzigen, sleept u het scheidingsteken tussen twee kolomkoppen naar een nieuwe positie. Ga als volgt te werk als u kolommen wilt toevoegen aan of verwijderen uit het raster: 1. Klik op [Weergeven] en vervolgens op [Details kiezen...]. 2. Voeg in het dialoogvenster [Details kiezen] eigenschappen toe aan de lijst [Geselecteerde eigenschappen] of verwijder eigenschappen uit die lijst. 104

107 De pod [Taken] filteren In het raster wordt een kolom weergegeven voor elke eigenschap, ongeacht hoeveel er zijn geselecteerd. U kunt de volgorde van kolommen als volgt wijzigen: Verplaats in het dialoogvenster [Details kiezen] eigenschappen omhoog of omlaag in de lijst [Geselecteerde eigenschappen]. De eigenschappen boven aan de lijst staan links in het raster. Sleep een kolom naar een nieuwe positie. De pod [Taken] filteren U kunt de taken die in de [Taken] pod worden weergegeven, beheren door een filter te definiëren. U kunt filteren op waarden als [Taakfamilie], [Aangevraagde printer] en [Status]. Ga als volgt te werk om een door de gebruiker gedefinieerde filter in te stellen: 1. Filteren op een specifieke waarde van één taakeigenschap: 1) Selecteer in de lijst in het midden van de titelbalk van de [Taken] pod de naam van de eigenschap waarop u wilt filteren. 2) Voer in het tekstvak naast de lijst de waarde in die u wilt zoeken. De [Taken] pod toont alleen taken met de waarde die u voor de desbetreffende eigenschap hebt opgegeven. Als u letters hebt ingevoerd, worden taakwaarden gezocht die de desbetreffende tekst bevatten. Zo komt bijvoorbeeld a overeen met a, abc, bca, cab, enzovoort. 2. U kunt een afzonderlijke filter verwijderen door [Geen zoekcriteria] te selecteren in de lijst in het midden van de titelbalk van de Taken pod. 3. U kunt als volgt op maximaal drie eigenschappen filteren of een vergelijkingsoperator selecteren: 1) Selecteer in de lijst in het midden van de titelbalk van de [Taken] pod de optie [Geavanceerd...]. Het dialoogvenster [Zoeken] wordt weergegeven: 2) Selecteer in [Eigenschap] de naam van de eigenschap waarop u wilt filteren. 3) Selecteer in [Vergelijking] een vergelijkende operator. 105

108 2 Het systeem configureren De lijst met operatoren is afhankelijk van het type waarde dat de geselecteerde taakeigenschap kan bezitten: Gebruiker Opsommingswaarden [Gelijk aan] Ja Ja Numerieke waarden, inclusief datums en tijden Andere waarden [Niet gelijk aan] Ja [Kleiner dan] [Groter dan] Ja Ja [Bevat] [Bevat niet] Ja Ja [Niet ingesteld] Ja Ja 4) Voer bij [Waarde] de waarde in waarnaar u wilt zoeken, of selecteer deze. 5) Klik op [Zoekopdracht toepassen]. 6) Ga als volgt te werk om meer filters in te stellen: 1. Klik op, de uitvouwknop. Er worden nog twee sets velden weergegeven voor [Eigenschap], [Vergelijking] en [Waarde]: 2. Selecteer een of beide sets velden en voer de gewenste waarden in of selecteer deze. 3. Klik op [Zoekopdracht toepassen]. De extra filters worden toegevoegd aan de eerste filter met EN-operators. 4. Als u een extra filter wilt verwijderen, schakelt u het selectievakje ernaast uit en klikt u op [Zoekopdracht toepassen]. 4. Als u alle filters wilt verwijderen, klikt u op [Zoekopdracht verwijderen]. 106

109 De schaal wijzigen van de pod [Wachtrijen] De schaal wijzigen van de pod [Wachtrijen] U kunt inzoomen op de [Wachtrijen] pod om de eerstvolgende taken in de afdrukwachtrij beter te bekijken of uitzoomen om een lange rij van toegewezen taken weer te geven. Ga als volgt te werk om de schaal van de [Wachtrijen] pod aan te passen: 1. Stel de schuifregelaar in de titelbalk op de gewenste stand in: 2. Verschuif de schuifregelaar naar rechts om meer taken kleiner weer te geven. Verschuif de schuifregelaar naar links om minder taken groter weer te geven. Het vernieuwingsinterval wijzigen voor de pod [Wachtrijen] TotalFlow PM vernieuwt de taak- en printerinformatie in [Wachtrijen] pod automatisch op regelmatige intervallen. U kunt de lengte van het interval voor uw eigen aanmeldsessies instellen. Als u het vernieuwingsinterval instelt op een kortere waarde dan de servereigenschap [Timer voor automatisch afmelden (minuten)], wordt u nooit automatisch afgemeld omdat het vernieuwen van [Wachtrijen] pod telt als een activiteit. Ga als volgt te werk om het vernieuwingsinterval te wijzigen: 1. Klik op de menubalk op [Wachtrijen]. 2. Klik in [Wachtrijen] pod op [Wachtrijen] en vervolgens op [Vernieuwingsinterval wijzigen...]. Het dialoogvenster [Wachtrijen voor vernieuwen pod] wordt weergegeven: 3. Geef de lengte van het vernieuwingsinterval in minuten op. 4. Klik op [OK]. De lettergrootte wijzigen U kunt de letters in de TotalFlow PM-gebruikersinterface groter of kleiner laten weergeven. Grote letters zijn gemakkelijker te lezen. Bij kleinere letters past er meer tekst in dezelfde ruimte. 107

110 2 Het systeem configureren Als u de letters heel groot maakt, kan de tekst zo groot worden dat deze niet in de beschikbare ruimte past en u deze niet kunt lezen. Vergroot de letters door op [Ctrl]+[+] te drukken. Verklein de letters door op [Ctrl]+[ ] te drukken. Stel de oorspronkelijke grootte weer in door op [Ctrl]+[0] te drukken. Hoog contrast in- en uitschakelen Optioneel kunt u de TotalFlow PM-gebruikersinterface in hoog contrast weergeven. Met een hoog contrast zijn pictogrammen beter zichtbaar en is tekst beter leesbaar. U schakelt het hoge contrast als volgt uit: 1. Druk op [Ctrl]+[Alt]+[Shift]+[P]. 108

111 3. Systeemobjecten beheren Eigenschappen weergeven en wijzigen Status weergeven Logboeken weergeven Virtuele printers en printers inschakelen Virtuele printers en printers uitschakelen Objecten verwijderen Virtuele printers beheren Printers beheren TotalFlow PM bevat een groot aantal objecten waar u mogelijk mee te maken krijgt, waaronder een server, virtuele printers, printers,, papier, gebruikers en taken. Eigenschappen weergeven en wijzigen De eigenschappen van een object zijn kenmerken zoals de objectnaam, de lengte en breedte van een papier, de grootte, de prioriteit en het aantal exemplaren van een taak, de papier- en afwerkingsopties die een printer ondersteunt, enzovoort. Beheerders kunnen de eigenschappen van alle objecten (server, virtuele printers, printers, papier en taken) weergeven en de eigenschappen voor lezen/schrijven van alle objecten wijzigen. Gebruikers kunnen de eigenschappen van printers, virtuele printers en taken weergeven, en kunnen de lees-/schrijfeigenschappen voor deze objecten wijzigen. Controleapparaten kunnen de eigenschappen van printers, virtuele printers en taken weergeven, maar kunnen geen eigenschappen wijzigen. U kunt de eigenschappen van een object als volgt weergeven of wijzigen: 1. Voer in het object pod een van de volgende handelingen uit: Klik op de afbeelding van het object. Selecteer het object, klik op het objectmenu en klik vervolgens op [Eigenschappen...]. Het dialoogvenster [Eigenschappen] wordt weergegeven. Hier ziet u een voorbeeld van het dialoogvenster [Eigenschappen voor taakticket-printer]: 109

112 3 Systeemobjecten beheren 2. Klik op de pagina-afbeeldingen om verschillende eigenschappen weer te geven. 3. Ga als volgt te werk als u voor een van de eigenschappen de ballonhulp op het scherm wilt weergeven: 1) Plaats de muisaanwijzer op de eigenschap. 2) Klik op, de vraagtekenknop, naast de naam van de eigenschap. 4. Voer voor de eigenschappen die u wilt wijzigen nieuwe waarden in of selecteer deze. 5. Klik op [OK]. Om de updates voor de printer of de virtuele printer van kracht te laten worden, wordt de printer of virtuele printer door TotalFlow PM uitgeschakeld en automatisch weer ingeschakeld. Status weergeven Gebruikers en systeembeheerders kunnen de status van een printer, virtuele printer of taak weergeven. 110

113 Status weergeven De statusinformatie voor een printer is of de printer is ingeschakeld, het meest recente bericht over de printer en door SNMP geretourneerde informatie, zoals het papierniveau in de invoerladen. De statusinformatie voor een virtuele printer is of de virtuele printer is ingeschakeld en het aantal invoerbestanden in de wachtrij. Voor een taak omvat statusinformatie de voortgangscategorie en of er een storing is opgetreden. Er is pas afdrukstatusinformatie beschikbaar over taken die naar Passthrough-printers zijn gestuurd, wanneer de printeropdracht een retourcode als resultaat heeft gegeven. U kunt als volgt de status van een object weergeven: 1. Voer in het object pod een van de volgende handelingen uit: Voor printers en taken: 1) Selecteer het object, klik op het objectmenu en klik vervolgens op [Status...]. Het dialoogvenster [Status] wordt weergegeven. In dit voorbeeld wordt het dialoogvenster [Status van printer] weergegeven: 111

114 3 Systeemobjecten beheren 2) Klik op de pagina-afbeeldingen om verschillende statuseigenschappen weer te geven. Voor virtuele printers: 1) Klik op de afbeelding van de virtuele printer. Het dialoogvenster [Eigenschappen voor virtuele printer] wordt weergegeven. 2) Klik op, de statusafbeelding, om de pagina [Status] weer te geven: 112

115 Logboeken weergeven 2. Voor meer informatie over een van de statuseigenschappen: 1) Plaats de muisaanwijzer op de eigenschap. 2) Klik op, de vraagtekenknop, naast de naam van de eigenschap. Logboeken weergeven Elk TotalFlow PM-object beschikt over een logboek met berichten over de bewerkingen van het object, zoals wijziging van eigenschappen. Voor taken bevat het logboek tevens berichten over de voortgang in TotalFlow PM. Als er verwerkingsfouten zijn opgetreden, worden de fouten weergegeven middels foutberichten. Gebruikers en systeembeheerders kunnen de logboeken voor virtuele printers, printers en taken bekijken. Systeembeheerders kunnen de logboeken voor de server, papier en gebruikers bekijken. 113

116 3 Systeemobjecten beheren Logboeken bevatten berichten die in de afgelopen drie dagen zijn weergegeven. Na drie dagen wordt de logboekinformatie voor andere objecten dan taken verplaatst naar controlebestanden in de map installlatiestation:\aiw\aiw1\audit\objecttype. De taaklogboeken blijven echter net zolang in het systeem staan als de taak. Wanneer de taak wordt verwijderd, worden de logboekgegevens naar de controlebestanden verplaatst. Er is geen limiet voor de omvang van logboeken. Ga als volgt te werk om het logboek voor een object weer te geven: 1. Selecteer het object in het object pod en klik achtereenvolgens op het objectmenu en op [Logbestand...]. Het objectlogboek wordt weergegeven. Hierin staan de berichten die de afgelopen drie dagen zijn weergegeven. In dit voorbeeld wordt een taaklogboek weergegeven: 2. Als de tekst van een bericht is afgebroken, plaatst u de muisaanwijzer op de berichtvermelding. U ziet nu de volledige tekst van het bericht in een afzonderlijk venster. 3. Als u de berichten wilt sorteren op berichttype of op een andere kolom, klikt u op de kolomkop. Klik één keer om in oplopende volgorde te sorteren. Klik twee keer om in aflopende volgorde te sorteren. 4. Als u wilt wijzigen hoe en wat er in het logboek wordt weergegeven, wijzigt u deze velden en klikt u op [Vernieuwen]: [Uitgegeven binnen:] De standaardinstelling is dat u berichten ziet die in de afgelopen drie dagen door TotalFlow PM zijn uitgegeven voor het object. Als u een andere periode wilt selecteren, gebruikt u de vervolgkeuzelijst voor dit veld en de bijbehorende keuzerondjes. [Type:] De standaardinstelling is dat u berichten ziet van het type [Berichten]. Als u een ander type informatie wilt selecteren, gebruikt u de vervolgkeuzelijst voor dit veld. 114

117 Virtuele printers en printers inschakelen 5. Als u de berichten wilt zien die na het openen van het logboek zijn uitgegeven, klikt u op [Vernieuwen]. 6. Ga als volgt te werk om het logboek op te slaan als een tekstbestand: 1) Klik op [Exporteren]. Het dialoogvenster Locatie voor downloaden selecteren wordt weergegeven: 2) Geef de bestandsnaam en de locatie van het logboek op. Geef als bestandstype.csv op. 3) Klik op [Opslaan]. Om een geëxporteerd logbestand te bewerken, gebruikt u een editor die UTF-8 ondersteunt. Virtuele printers en printers inschakelen Als u een object inschakelt, is het beschikbaar voor TotalFlow PM. Gebruikers en systeembeheerders kunnen virtuele printers en printers inschakelen. Een virtuele printer kan invoerbestanden ontvangen terwijl deze is uitgeschakeld, maar moet zijn ingeschakeld om TotalFlow PM-taken te maken en voor verdere verwerking door te sturen. U kunt objecten als volgt inschakelen: 115

118 3 Systeemobjecten beheren Plaats de muisaanwijzer op een object en klik op, de inschakelknop. Selecteer het object, klik op het objectmenu en klik vervolgens op [Ingeschakeld]. De statusindicator verandert van blauw in groen. Virtuele printers en printers uitschakelen Als u een object uitschakelt, is het niet meer voor TotalFlow PM beschikbaar. Gebruikers en systeembeheerders kunnen virtuele printers en printers uitschakelen. Een virtuele printer kan invoerbestanden ontvangen terwijl deze is uitgeschakeld, maar moet zijn ingeschakeld om TotalFlow PM-taken te maken en voor verdere verwerking door te sturen. Taken die reeds aan een uitgeschakelde printer zijn toegewezen, worden daar nog steeds op afgedrukt. U kunt objecten als volgt uitschakelen: Plaats de muisaanwijzer op een object en klik op, de uitschakelknop. Selecteer het object, klik op het objectmenu en klik vervolgens op [Uitgeschakeld]. De statusindicator verandert van groen in blauw. Objecten verwijderen Systeembeheerders kunnen virtuele printers, printers, papier of gebruikers die niet meer nodig zijn, verwijderen. Gebruikers en systeembeheerders kunnen taken verwijderen. Controleer voordat u een virtuele printer verwijdert of alle taken die naar de virtuele printer zijn gestuurd, zijn verwijderd. Zelfs wanneer een taak al naar de printer is gestuurd, is het zolang deze zich nog in het systeem bevindt, niet mogelijk de virtuele printer te verwijderen. Wanneer u een virtuele printer verwijdert, wordt de hot folder die eraan is gekoppeld ook verwijderd indien de hot folder leeg is. Als zich invoerbestanden in de hot folder bevinden, wordt de hot folder niet verwijderd. Controleer het volgende voordat u een printer verwijdert: Er zijn geen taken naar de printer gestuurd. Geen van de standaardinstellingen of opheffingswaarden van de taakeigenschappen voor de virtuele printer duiden de printer aan als [Aangevraagde printer]. Controleer voordat u een papier verwijdert of de papier niet is opgegeven in de papier-toewijzing of in een papier-wijziging voor een printer. Als u een taak verwijdert, wordt de verwerking van alle overige taken stopgezet en de taak van het systeem verwijderd. Taken kunnen altijd en in elke status worden verwijderd. U kunt een object als volgt verwijderen: 1. Selecteer het object, klik op het objectmenu en klik vervolgens op [Verwijderen...]. 116

119 Virtuele printers beheren Er wordt een bevestigingsbericht weergegeven. 2. Klik op [Ja]. Wanneer u een papier of printer verwijdert, wordt in TotalFlow PM de waarde van de geldende taakeigenschap voor een bestaande taak die daarom vraagt, gewijzigd in [Niet ingesteld]. U moet een andere printer opgeven voor taken die een verwijderde printer aanroepen, voordat deze in TotalFlow PM kunnen worden afgedrukt. Soms worden taken toch afgedrukt, ondanks dat er onderdelen die door bestaande taken worden gebruikt, zijn verwijderd. Virtuele printers beheren Sommige taken kunt u alleen voor virtuele printers uitvoeren. Invoerbestanden wissen Gebruikers en systeembeheerders kunnen alle invoerbestanden van een virtuele printer verwijderen. Dit wordt leegmaken of wissen genoemd. Doe dit wanneer het invoerbestand fouten bevat. Ga als volgt te werk om invoerbestanden te wissen: 1. Selecteer de virtuele printer in de [Virtuele printers] pod. 2. Klik op [Virtuele printers] en vervolgens op [Invoerbestanden wissen...]. Er wordt een bevestigingsbericht weergegeven. 3. Klik op [Ja]. Printers beheren Sommige taken kunt u alleen voor printers uitvoeren. Laden en Papier aan een printer toewijzen In een papiertoewijzing worden de invoerladen weergegeven van de printer en het papier dat in elke lade is geplaatst. Gebruikers en beheerders kunnen papiertoewijzingen instellen en bijwerken. Ga als volgt te werk om een papiertoewijzing voor een printer in te stellen: 117

120 3 Systeemobjecten beheren 1. Voer een van de volgende handelingen uit: Selecteer de printer in [Printers] pod en klik achtereenvolgens op [Printers] en [Instellingen voor invoerlade...]. In [Wachtrijen] pod: 1) Klik op de printer om het dialoogvenster [Printer] te openen: 2) Klik op [Instellingen voor invoerlade...]. Het dialoogvenster [Instellingen voor invoerlade] wordt weergegeven: 118

121 De aan een printer toegewezen taken weergeven 2. Voer een van de volgende handelingen uit: Als u wilt dat SNMP meldt welke invoerladen op de printer zijn geïnstalleerd en alleen die laden weergeeft, schakelt u het selectievakje [Invoerladen handmatig instellen] uit. Als u wilt zien welke invoerladen door de printer worden ondersteund en welke invoerladen handmatig zijn geïnstalleerd, schakelt u het selectievakje [Invoerladen handmatig instellen] in. 3. Voor elke invoerlade in de kolom [Lade]: 1) Als u invoerladen handmatig instelt, klikt u in de kolom [Ingeschakeld]. Selecteer in de vervolgkeuzelijst de optie [Ja] als de invoerlade is geïnstalleerd en [Nee] als de invoerlade niet is geïnstalleerd. 2) Als de lade is geïnstalleerd en papier bevat, klikt u in de kolom [Papier]. Selecteer in de vervolgkeuzelijst het papier dat in de invoerlade is geladen. 4. Klik op [OK]. De aan een printer toegewezen taken weergeven Gebruikers en systeembeheerders kunnen alle taken die aan een specifieke printer zijn toegewezen, weergeven. U kunt als volgt een [Taken] pod openen waarin alleen taken te zien zijn die aan een printer zijn toegewezen: 1. Klik op de menubalk op [Bewerkingen]. 2. In de [Printers]-pod, de muisaanwijzer op de printer. Als de gewenste printer niet in de lijst staat, worden mogelijk alleen uw favoriete printers weergegeven. Klik op, de knop waarmee u alles weergeeft, in de titelbalk van het tabblad van de pod Printers om alle printers weer te geven. 3. Klik op, de knop waarmee u alle taken weergeeft, naast de printer. De webpagina voor een printer weergeven Gebruikers en systeembeheerders kunnen rechtstreeks van TotalFlow PM naar de webpagina voor een printer gaan. De informatie op de webpagina verschilt per printermodel. Ga als volgt te werk om de webpagina voor een printer weer te geven: 1. Selecteer de printer in [Printers] pod. 2. Klik op [Printers] en vervolgens op [Printerwebpagina weergeven...]. 119

122 3 Systeemobjecten beheren Een Papierwijziging instellen voor een printer Wanneer u plan bent om ander papier in een printer te gebruiken, brengt u een papierwijziging in de wachtrij voor de desbetreffende printer aan. In TotalFlow PM worden taken voor de printer toegewezen voor of na de papierwijziging, afhankelijk van het gebruikte papier. Wanneer alle taken die het oude papier gebruiken, zijn afgedrukt, krijgt de gebruiker een bericht te zien met instructies voor het wijzigen van het papier, zoals het volgende: Optioneel kan de printer deze instructies afdrukken op een voorblad. Ga als volgt te werk om de bedieningsinstructies af te drukken: Passthrough-printers moeten zijn voorzien van een waarde voor de eigenschap [Opdracht voor gebruikersinstructies]. Als u gebruikersinstructies op een specifiek papier wilt afdrukken, moet de printer een waarde voor de eigenschap [Invoerlade voor scheidingsbladen] hebben. Ga als volgt te werk om een papierwijziging voor een printer in te stellen: 1. Klik op de menubalk op [Wachtrijen]. 2. Voer in de [Wachtrijen] pod een van de volgende handelingen uit: 120

123 Een Papierwijziging instellen voor een printer Sleep, het papierwijzigingspictogram, naar de plaats in een printerwachtrij waar u de papierwijziging wilt instellen. Klik op, het papierwijzigingspictogram. Het dialoogvenster [Instructies voor papierwijziging] wordt weergegeven: 3. Als u het papierwijzigingspictogram naar de afdrukwachtrij hebt versleept, zijn de waarden al ingevoerd. Als u op het papierwijzigingspictogram hebt geklikt, voert u deze stappen uit: 1) Selecteer in de lijst [Printer] de printer waarvoor u het papier wilt wijzigen. 2) Geef op wanneer u de wijziging van papier wilt maken: Als er geen andere papierwijzigingen voor de printer zijn ingesteld of als u de papierwijziging na alle andere papierwijzigingen wilt maken, klikt u op [Na alle taken en papierwijzigingen]. Als u de papierwijziging wilt inplannen vóór een andere papierwijziging, klikt u op [Voor] en selecteert u de andere papierwijziging in de lijst [Papierwijziging]. 4. Klik op [Volgende]. De tweede pagina van het dialoogvenster [Instructies voor papierwijziging] wordt weergegeven: 121

124 3 Systeemobjecten beheren 5. Voer bij [Naam] een naam in voor de papierwijziging, bijvoorbeeld T4 Letter wordt A4. 6. Selecteer de invoerlade die u wilt wijzigen. Er wordt een vervolgkeuzelijst weergegeven in de kolom [Na]. 7. Selecteer de naam van het nieuwe papier dat u in de invoerlade wilt laden. 8. Voer bij [Bericht tonen] een bericht in voor de gebruiker, bijvoorbeeld Glanzende zijde boven. 9. Onverplicht: Klik op [Scheidingsblad afdruk] om het bericht aan de gebruiker in een PDFbestand op te slaan en dit bestand op een scheidingsblad afdrukken. Het scheidingsblad wordt niet afgedrukt als de printer een Passthrough-printer is en de eigenschap [Opdracht voor gebruikersinstructies] niet is ingesteld op een geldige afdrukopdracht. 10.Klik op [Voltooien]. Er verschijnt een bevestigingsdialoogvenster met een overzicht van de papierwijziging. 11. Klik op [OK]. 122

125 Een Papierwijziging instellen voor een printer Als het papierwijzigingsbericht wordt weergegeven, verandert u het papier en werkt u de papiertoewijzingen bij. Wanneer in de papiertoewijzing het nieuwe papier wordt weergegeven, is de wijziging van het papier verwijderd. 123

126

127 4. Werken met taken Taken indienen vanuit TotalFlow MR Taken zoeken in TotalFlow PM Taakinformatie weergeven en wijzigen Taken starten, verplaatsen, vasthouden en hervatten U kunt taken en de verwerking ervan in TotalFlow PM beheren met behulp van [Taken] pod en [Wachtrijen] pod van de TotalFlow PM-gebruikersinterface. Met de gebruikersinterface kunt u een groot aantal verschillende taken uitvoeren. Taken indienen vanuit TotalFlow MR Met behulp van TotalFlow MR kunt u taken verzenden naar een virtuele printer. Bij elke taak wordt er door TotalFlow MR en taakticket ingediend. De taakticket bevat informatie over de taak waarmee de taakeigenschappen zijn ingesteld. Ga als volgt te werk om vanuit TotalFlow MR een taak te verzenden naar een virtuele printer van TotalFlow PM: 1. Zorg ervoor dat de virtuele printer is geconfigureerd in TotalFlow PM. 2. Zorg ervoor dat de virtuele printer is geregistreerd als een printer in TotalFlow MR. 3. Maak in TotalFlow MR een taak aan. 4. Selecteer de virtuele printer in de vervolgkeuzelijst [Printer] van het dialoogvenster [Taak bewerken]. 5. Bewerk de taak. 6. Klik op [Uitvoertype/Instellingen]. 7. Selecteer bij [Afdrukken] [Normaal] of [Afdruk aanhouden]. 8. Klik op, de startknop. Taken zoeken in TotalFlow PM Taken die door virtuele printers zijn gemaakt en die in TotalFlow PM zijn ingevoerd, worden weergegeven in de [Taken] pod. Taken in de voortgangscategorie [Wachten op afdrukken] en de voortgangscategorie [Verzonden naar printer] worden ook in de [Wachtrijen] pod weergegeven. Ga als volgt te werk om een taak te zoeken in het systeem: Als u de naam, de taak-id of andere informatie over de taak weet, kunt u het volgende doen: De [Taken] pod sorteren op de gewenste eigenschap. De [Taken] pod filteren op de gewenste eigenschap. De [Wachtrijen] pod doorzoeken op de gewenste eigenschap. 125

128 4 Werken met taken Als u weet dat de taak aan een bepaalde printer is toegewezen, geeft u de taken weer die aan deze printer zijn toewezen. Taken zoeken in de pod [Wachtrijen] Taken in de voortgangscategorieën [Wachten op afdrukken] en [Verzonden naar printer] kunt u vinden met behulp van de zoekfunctie van [Wachtrijen] pod. U kunt filteren op waarden als [Taakfamilie], [Klant] en [Status]. U kunt als volgt zoeken naar taken in de [Wachtrijen] pod: 1. Klik in de titelbalk van de [Wachtrijen] pod op, de knop voor het zoeken naar taken. Het dialoogvenster [Taak zoeken] wordt weergegeven: 2. Selecteer de naam van een taakeigenschap in het veld [Eigenschap]. 3. Selecteer in [Vergelijking] een vergelijkende operator. De lijst met operatoren is afhankelijk van het type waarde dat de geselecteerde taakeigenschap kan bezitten: Gebruiker Opsommingswaarden [Gelijk aan] Ja Ja Numerieke waarden, inclusief datums en tijden Andere waarden [Niet gelijk aan] Ja [Kleiner dan] [Groter dan] Ja Ja [Bevat] [Bevat niet] Ja Ja [Niet ingesteld] Ja Ja 126

129 Taakinformatie weergeven en wijzigen 4. Typ of selecteer in het veld [Waarde] de waarde waarnaar u op zoek bent. 5. U stelt als volgt meer zoekcriteria in: 1) Klik op, de uitvouwknop. Er worden nog twee sets velden weergegeven voor [Eigenschap], [Vergelijking] en [Waarde]: 2) Selecteer een of beide sets velden en voer de gewenste waarden in of selecteer deze. De extra zoekcriteria worden met EN-operatoren aan het eerste filter toegevoegd. 6. Klik op [Volgende zoeken]. Taakinformatie weergeven en wijzigen U kunt verschillende soorten informatie over taken in TotalFlow PM weergeven, waaronder status, eigenschappen en logboekinformatie. Gebruikers en systeembeheerders kunnen eigenschappen wijzigen voor de volledige taak of voor geselecteerde pagina's. Taakeigenschappen wijzigen De sectie [Taakeigenschappen] bevat de volgende instellingen: [Algemeen]-instellingen [Papier]-instellingen [Lay-out]-instellingen [Afdrukken]-instellingen [Afwerking]-instellingen [Kleur]-instellingen 127

130 4 Werken met taken Bij elke instelling ziet u een pictogram dat de huidige waarden aangeeft. Open elke instelling om de instellingen weer te geven en te configureren. U kunt één instelling tegelijk openen. Er wordt een fout weergegeven wanneer er een taak naar de printer wordt gestuurd met instellingen die de capaciteit van de eenheden overschrijden. Raadpleeg de bedieningshandleiding van het apparaat en configureer de juiste instellingen alvorens de taak af te drukken. [Algemeen]-instellingen wijzigen In deze sectie kunt u basisinformatie over het taakticket weergeven en bewerken. [Taakfamilie] Bepaalt de naam van de taak. U kunt maximaal 255 tekens (bytes) invoeren. Standaardwaarden: Wanneer u een taak vanuit TotalFlow MR verstuurt, is de standaardwaarde de bestandsnaam zonder extensie. Wanneer u een taak met behulp van het LPR-protocol verstuurt, is de standaardwaarde de bestandsnaam samen met het pad dat bij het versturen van de taak wordt opgegeven. Wanneer u een taak vanuit een hot folder verstuurt, is de standaardwaarde de bestandsnaam. 128

131 [Algemeen]-instellingen wijzigen [Beschrijving] Beschrijft de taak Typ een korte beschrijving voor de taak die u maakt of wijzigt. U kunt maximaal 1023 tekens (bytes) invoeren. Als er in eerste instantie geen waarde is ingesteld, is het veld leeg. [Id van verzender] Hiermee geeft u de id op van de taak die door de verzender is ingesteld. Wanneer u een taak vanuit TotalFlow MR verstuurt, is de standaardwaarde de ID die door TotalFlow MR is ingesteld. Wanneer u een taak vanuit een ander apparaat dan TotalFlow MR verstuurt, is het veld leeg. Dit is een alleen-lezenveld. [Klant] Bepaalt de klant die bij deze taak hoort. Typ een naam ter identificatie van de klant aan wie deze taak behoort. U kunt maximaal 255 tekens (bytes) invoeren. Als er in eerste instantie geen waarde is ingesteld, is het veld leeg. [Indeling invoergegevens] Bepaalt de indeling van de invoergegevens van het afdrukbestand. Selecteer de indeling die overeenkomt met uw afdrukbestand. Standaardwaarden: Wanneer u de taak vanuit TotalFlow MR verstuurt, is de standaardwaarde [PDF]. Wanneer een taak vanaf andere apparaten wordt verstuurd, is de standaardwaarde [Niet ingesteld]. De waarden worden in deze volgorde ingesteld: 1. Als het taakticket in de virtuele printer een standaardwaarde heeft, wordt die waarde weergegeven. 2. Als het taakticket een waarde bevat, wordt de waarde in de virtuele printer overschreven door de waarde in het taakticket. 3. De standaardwaarde in de virtuele printer overschrijft de waarde in het taakticket. Dit veld is alleen-lezen wanneer de taak wordt bewerkt. Als de taak naar een virtuele printer wordt gestuurd, is het veld te wijzigen. 129

132 4 Werken met taken [Aantal pagina's] Hiermee stelt u het aantal pagina's in het afdrukbestand vast. Als het selectievakje [Niet ingesteld] is ingeschakeld, is het aantal pagina's in het afdrukbestand onbekend en wordt de instelling [Laatste pagina] gebruikt om het aantal weer te geven pagina's te bepalen. Schakel het selectievakje [Niet ingesteld] uit als u het aantal pagina's wilt invoeren. Zorg ervoor dat het aantal pagina's dat u instelt, overeenkomt met het feitelijke aantal pagina's in het afdrukbestand, zodat alle pagina's worden weergegeven. Wanneer de taak een PDF-bestand omvat, hoeft u het aantal pagina's niet te vermelden. Het maximumaantal pagina's dat u voor een taak kunt instellen, is [Informatie voorblad] Geeft de informatie aan die op het voorblad van deze taak moet worden afgedrukt. Als er een voorblad voor een taak wordt afgedrukt, wordt de informatie in dit veld op dat voorblad afgedrukt. U kunt maximaal 1024 tekens (bytes) invoeren. [Speciale aanwijzingen] Geeft speciale instructies voor de verwerking van deze taak aan. U kunt maximaal 1024 tekens (bytes) invoeren. Als er in eerste instantie geen waarde is ingesteld, is het veld leeg. [Opmerkingen 1] Opmerkingen voor de taak Hier kunt u aantekeningen of opmerkingen voor de taak toevoegen. U kunt maximaal 255 tekens (bytes) invoeren. [Opmerkingen 2] Opmerkingen voor de taak Hier kunt u aantekeningen of opmerkingen voor de taak toevoegen. U kunt maximaal 255 tekens (bytes) invoeren. 130

133 [Papier]-instellingen wijzigen [Papier]-instellingen wijzigen In deze sectie vindt u informatie over het papier dat voor de taak is geselecteerd. [Naam] Bepaalt de naam van het papier. Het beschikbare papier wordt op naam gesorteerd. Als u de [Papierbibliotheek] wilt openen of sluiten, selecteert u [Meer...] in de vervolgkeuzelijst. U kunt de papierinstellingen niet wijzigen wanneer [Niet ingesteld] is geselecteerd. Alleen het papier dat bij de vorige taak is gebruikt, is voor weergave beschikbaar. Controleer of het geselecteerde papier in de printerlade aanwezig is. 131

134 4 Werken met taken [Invoerlade] Geeft de invoerlade aan waaruit papier wordt ingevoerd. De vervolgkeuzelijst laat alle beschikbare laden zien op uw printer. U kunt tevens de invoerladen selecteren die in een taakticket zijn gedefinieerd. Als een waarde rood wordt en er links daarvan een symbool wordt weergegeven, ondersteunt uw printer deze waarde niet, of is het printerapparaat gewijzigd. De standaardwaarde is [Niet ingesteld]. Selectie van [Niet ingesteld] of [Automatische ladeselectie] resulteert in dezelfde uitvoer. [Beschrijving] Sommige printermodellen negeren de invoerlade, tenzij automatische ladewisseling op de printer is uitgeschakeld. Bij sommige printers heeft selectie van de invoerlade prioriteit boven andere mediakenmerken. De tussenlade wordt gebruikt voor het invoeren van voorbedrukte formulieren in de uitvoer. Het papier dat uit de tussenladen wordt gehaald, loopt niet door het afdrukpad en wordt dus niet bedrukt. Geeft een korte beschrijving aan om papiersoorten met vergelijkbare kenmerken te onderscheiden. [Formaat] Geeft het papierformaat aan dat momenteel wordt gebruikt. Het formaat wordt uitgedrukt in inch, millimeter of punten. Wanneer u het papierformaat verandert, wordt hiermee niet automatisch ook de afdrukpositie aangepast. Dit komt doordat het beeldformaat niet aan het gewijzigde papierformaat wordt aangepast. Wanneer u het papierformaat verandert, geldt het volgende: De taak wordt afgedrukt op het papier waarvan u het formaat opgeeft. Het formaat van de afbeelding is hetzelfde als het oorspronkelijke afbeeldingsformaat. De referentiepositie van het afgedrukte beeld wordt naar linksonder op het papier bijgesteld. Als u het papierformaat en het afbeeldingsformaat in het origineel wilt wijzigen, doet u dit met TotalFlow MR en verstuurt u ze daarna weer naar TotalFlow PM. [Type] Geeft het type papier voor de taak aan. [Gewicht] Geeft het papiergewicht aan in gram per vierkante meter (g/m2). [Kleur] Geeft de kleur van het papier aan. 132

135 [Papier]-instellingen wijzigen [Aantal in set] Geeft het aantal papiervellen in de set aan. De printer kan ongebruikte formulieren uit een set uitwerpen en papierstoringen op de juiste wijze herstellen. [Dekking] Geeft de dekking van het papier aan. De dekking kan [Niet ingesteld], [Ondoorzichtig], [Doorschijnend] of [Transparant] zijn. [Voorraad] Geeft het gebruikte papier aan. De waarden kunnen [Niet ingesteld], [Bankpost] of [Omslag] zijn. [Gerecycled materiaal (%)] Geeft het percentage gerecycled materiaal in het papier aan. [Voorbedrukt] Geeft aan of het papier voorbedrukt is. Als de waarde [Ja] is, is het papier voorbedrukt. [Voorgeperforeerd] Geeft aan of het papier is voorgeperforeerd. Als de waarde [Ja] is, is het papier voorgeperforeerd. [Structuur] Geeft de structuur van het papier aan. [Coating (voorzijde)] Geeft de coating voor de voorzijde van het papier aan. Er worden diverse coatingopties weergegeven, zoals [Hoogglans], [Mat] en [Satijn]. [Afdrukzijde] Geeft aan op welke zijden van het papier kan worden afgedrukt. De volgende waarden worden weergegeven voor het veld [Afdrukzijde]: [Niet ingesteld], [Beide zijden], [Voorzijde], [Achterzijde] en [Geen zijden ]. 133

136 4 Werken met taken [Lay-out]-instellingen wijzigen Aan de hand van de [Lay-out]-instellingen kunt u beschrijven hoe de pagina's van uw afdruktaak moeten worden opgemaakt. De [Lay-out]-instellingen wijzigen: 1. Klik op [Lay-out] in de sectie [Taakeigenschappen]. 2. Breng de gewenste wijzigingen aan in de secties. [Afdrukstand] Bepaalt de lay-outpositie waarin het afdrukbestand wordt weergegeven. U kunt de afdrukstand van de pagina wijzigen van Staand in Liggend. Afhankelijk van de inhoud van de pagina kan het nodig zijn de afdrukstand te veranderen. De uiteindelijke breedte en hoogte van de uitvoer worden aan de hand van de gekozen afdrukstand ingesteld. Controleer deze instellingen voordat u de taak afdrukt. Selecteer in de keuzelijst de optie die overeenkomt met de afdrukstand van het afdrukbestand: [Niet ingesteld] (standaardinstelling) Er is geen paginaoriëntatie ingesteld. [Staand] Selecteer een verticale paginalay-out. [Liggend] Selecteer een horizontale paginalay-out. 134

137 [Lay-out]-instellingen wijzigen [Afdrukzijde] Bepaalt op welke zijden van het vel moet worden afgedrukt en welke rand moet worden omgeslagen bij het afdrukken op de achterzijde. Selecteer een van deze beschikbare opties op uw printer: [Niet ingesteld] (standaardinstelling) Er is geen afdrukzijde gedefinieerd. De taak wordt aan de voorzijde afgedrukt. [Voorzijde (één zijde)] De voorzijde van het blad wordt bedrukt. [Beide zijden (twee zijden), omslaan over lange zijde] In de afdrukstand [Staand] wordt op beide zijden van het blad afgedrukt en loopt de tekst in dezelfde afdrukstand door op de achterzijde van het blad. In de afdrukstand [Liggend] wordt op beide zijden van het blad afgedrukt. De achterzijde van elk blad wordt ondersteboven afgedrukt in vergelijking met de voorzijde van het blad. [Beide zijden (twee zijden), omslaan over korte zijde] In de afdrukstand [Staand] wordt op beide zijden van het blad afgedrukt. De achterzijde van elk blad wordt ondersteboven afgedrukt in vergelijking met de voorzijde van het blad. In de afdrukstand [Liggend] wordt op beide zijden van het blad afgedrukt en loopt de tekst in dezelfde afdrukstand door op de achterzijde van het blad. Wanneer de waarden van [Afdrukzijde] worden gewijzigd van [Voorzijde (één zijde)] in [Beide zijden (twee zijden)] en van [Beide zijden (twee zijden)] in [Voorzijde (één zijde)], wordt de bijsnijdmarkering mogelijk niet afgedrukt, ook al is deze ingesteld voor de taak. Als u deze waarde wijzigt, raden we u aan de weergegeven resultaten van de wijziging te controleren voordat u de taak daadwerkelijk afdrukt. De geselecteerde waarde kan conflicteren met de waarde die is ingesteld in de taak, zoals is omschreven in deze voorbeelden: De bindwaarde die is gedefinieerd in de taak is [2 nietjes in midden] en u stelt [Afdrukzijde] in op [Beide zijden (twee zijden), omslaan over lange zijde]. De waarde voor de afdrukzijden van de taak is ingesteld op [Voorzijde (één zijde)] en u stelt [Afdrukzijde] in op [Beide zijden (twee zijden)]. De waarden voor de marge of de bindmarge voor de afdruktaak zijn niet compatibel met een van de ingestelde waarden. 135

138 4 Werken met taken [Afdrukken]-instellingen wijzigen Met de optie [Afdrukken] kunt u de afdrukinstellingen van een taak weergeven en bewerken. Het pictogram [Afdrukken] geeft aan of er meerdere exemplaren zijn. Als u de opties [Afdrukken] instelt, wordt de lay-out niet gewijzigd. De uiteindelijke afdruk kan anders lijken dan het voorbeeld. De [Afdrukken]-instellingen wijzigen: 1. Klik op [Afdrukken] in de sectie [Taakeigenschappen]. 2. Breng de gewenste wijzigingen aan in de secties. 136

139 [Afdrukken]-instellingen wijzigen [Afdrukmodus] Bepaalt de afdrukmodus van de taak. Selecteer de beschikbare afdrukmodi: [Normaal afdrukken] De taak wordt afgedrukt. [Afdrukken bewaren] De taak wordt aangehouden totdat deze handmatig wordt vrijgegeven voor afdrukken. [Bewaren tot] De taak wordt aangehouden tot de geselecteerde datum en tijd wanneer de taak wordt afgedrukt. [Afdrukken en bewaren] [Doorslagen] De taak wordt afgedrukt en vervolgens vastgehouden totdat deze handmatig wordt vrijgegeven om nogmaals te worden afgedrukt. Bepaalt het aantal taakexemplaren dat moet worden afgedrukt. In het veld [Doorslagen] kunt u aangeven hoeveel exemplaren u wilt afdrukken. U kunt met de pijlen het aantal doorslagen groter of kleiner maken of u kunt het gewenste aantal invoeren. U kunt het aantal doorslagen instellen van 1 tot het aantal dat bij het apparaat maximaal kan worden opgegeven. Raadpleeg de documentatie bij de printer voor meer informatie. De standaardwaarde is 1. [Sorteren] Bepaalt hoe de exemplaren van de taak moeten worden samengevoegd in de lade bij het afdrukken van meer dan één exemplaar. De paginavolgorde in het voorbeeld is mogelijk niet gelijk aan dat van het afdrukresultaat wanneer de opmaakwaarde voor de taak [Tijdschrift] of [Miniboek] is. Selecteer een van de volgende opties: [Niet ingesteld] Er is geen samenvoegoptie geselecteerd. [Sorteren] Selecteer deze optie om alle pagina's van het eerste exemplaar in de lade te sorteren, gevolgd door alle pagina's van het tweede exemplaar, enzovoort tot alle exemplaren van de taak in de lade zijn gesorteerd. [Niet samenvoegen] Selecteer deze optie om alle exemplaren van de eerste pagina in de lade te sorteren, gevolgd door alle exemplaren van de tweede pagina, enzovoort, tot alle pagina's van de taak zijn gesorteerd in de lade. 137

140 4 Werken met taken [Uitvoer uitwerpen] Geeft aan of de uitvoer met de afdrukzijde omhoog of omlaag wordt uitgeworpen in de uitvoerlade. Selecteer de opties voor het uitwerpen van de uitvoer die beschikbaar zijn op uw printer: [Niet ingesteld] Er is geen optie voor het uitwerpen van de uitvoer geselecteerd. [Afdrukzijde omlaag] Selecteer deze optie om elk vel met de afdrukzijde omlaag uit te werpen in de uitvoerlade. [Afdrukzijde omhoog] Selecteer deze optie om elk vel met de afdrukzijde omhoog uit te werpen in de uitvoerlade. [Prioriteit] De optie [Afdrukzijde omhoog] komt overeen met het afdrukken in omgekeerde volgorde wanneer [Afdrukzijde] is ingesteld voor afdrukken op [Voorzijde (één zijde)]. Bepaalt de prioriteit van de taak. Schakel het selectievakje [Niet ingesteld] uit als u de prioriteit van de taak wilt instellen. U kunt de prioriteit van de taak instellen aan de hand van een nummer dat de planningsprioriteit van de taak aangeeft. U kunt een waarde van invullen. Hoe lager het getal, des te hoger is de prioriteit van de taak. Wanneer [Niet ingesteld] is ingeschakeld, wordt er automatisch geen prioriteit voor de taak ingesteld. De standaardwaarde is [Niet ingesteld]. [Opslaan] Hiermee bepaalt u of de taak moet worden opgeslagen en, zo ja, voor hoelang. Selecteer de beschikbare opties: [Voor onbepaalde tijd opslaan] De taak wordt voor onbepaalde tijd opgeslagen. [Opslaan gedurende] (standaardinstelling) De taak blijft gedurende het geselecteerde aantal dagen en uren opgeslagen. De standaardwaarde is [3 dagen]. [Niet opslaan] De taak wordt niet opgeslagen. 138

141 [Afwerking]-instellingen wijzigen [Afwerking]-instellingen wijzigen Via de [Afwerking]-instellingen kunt u de afwerking van de taak bekijken en bewerken. Wanneer u een taak waarvan de opmaak is ingesteld op [Tijdschrift] of [Miniboek,] van TotalFlow MR naar een virtuele TotalFlow PM-printer verstuurt, moet u de taak bij een printer plaatsen die deze afwerkingsopties ondersteunt. Er treedt een fout op wanneer de taak van de printer die met de EFI Fiery-controller is verbonden wordt verplaatst naar de printer die niet met de Fiery-controller is verbonden. De [Afwerking]-instellingen kunnen per printerinstelling verschillen. De margeaanpassing en de bindmarge kunnen niet binnen TotalFlow PM worden gewijzigd. Gebruik TotalFlow MR of andere bewerkingssoftware om deze opties in te stellen. De [Afwerking]-instellingen wijzigen: 1. Klik op [Afwerking] in de sectie [Taakeigenschappen]. 2. Selecteer de opties die in de keuzelijsten staan. 139

142 4 Werken met taken [Nieten/binden] Bepaalt hoe de taak wordt geniet of gebonden. Selecteer een van de volgende opties: [Niet ingesteld] (standaardinstelling) Er zijn geen niet- of bindopties ingesteld. [Niet nieten] De taak wordt niet geniet. [1 nietje] De printer niet één nietje langs de bindingszijde. Het verschil met de optie [1 nietje, schuin] is dat de printer de maximale hoek van de nietmachine gebruikt. [1 nietje, schuin] De printer niet één schuin nietje langs de bindingszijde. [1 nietje, horizontaal] De printer niet één horizontaal nietje langs de bindingszijde. [1 nietje, verticaal] De printer niet één verticaal nietje langs de bindingszijde. [2 nietjes] De printer niet twee nietjes langs de bindingszijde. [2 nietjes in midden] De printer niet twee verticale nietjes langs de gevouwen zijde. Controleer voordat u de optie [2 nietjes in midden] selecteert of u de optie [Tijdschrift] in TotalFlow MR hebt geselecteerd. Anders komt het afdrukvoorbeeld niet overeen met de daadwerkelijke afdruk. [Perfect binden] De printer lijmt een voorblad aan de bindingszijde. Wanneer u [Perfect binden] selecteert, worden de knoppen [Afgewerkte grootte] en [Invoerlade voor bindpapier] weergegeven. Het voor- en achterblad worden aan de taak en het paginaobject toegevoegd. De optie [Perfect binden] kan bij gebruik van TotalFlow PM niet actief zijn, zelfs niet wanneer er een eenheid voor perfecte binding aan de printer is gekoppeld. Als u deze optie toch moet selecteren, kunt u dit doen via Fiery Command Workstation. [Ringband maken] De printer voegt ringen in langs de bindingszijde. 140

143 [Afwerking]-instellingen wijzigen Bepaalde afwerkingsinstellingen zijn niet compatibel met elkaar. Als de instelling [Nieten/binden] een conflict met andere instellingen veroorzaakt, worden de andere instellingen automatisch aangepast. U kunt de afwerking hier instellen, of als deel van een subset, maar niet allebei. Wanneer u de instelling [Nieten/binden] wijzigt voor een taak met subsets, wordt u gevraagd of u alle subsets wilt verwijderen. Als u dit bevestigt, worden alle subsets verwijderd en verandert de optie [Nieten/binden]. Als u deze waarde wijzigt, raden we u aan de weergegeven resultaten van de wijziging te controleren voordat u de taak daadwerkelijk afdrukt. De geselecteerde waarde kan conflicteren met de waarde die is ingesteld in de taak, zoals is omschreven in deze voorbeelden: De bindwaarde die is gedefinieerd in de taak is [2 nietjes in midden] en u stelt [Afdrukzijde] in op [Beide zijden (twee zijden), omslaan over lange zijde]. De waarde voor de afdrukzijden van de taak is ingesteld op [Voorzijde (één zijde)] en u stelt [Afdrukzijde] in op [Beide zijden (twee zijden)]. De waarden voor de marge of de bindmarge voor de afdruktaak zijn niet compatibel met een van de ingestelde waarden. Als het apparaat de combinatie van geselecteerde waarden niet ondersteunt, wordt de taak mogelijk niet op de verwachte wijze afgedrukt, of zelfs geannuleerd. 141

144 4 Werken met taken [Perforeren] Bepaalt hoe de taak wordt geperforeerd. Uw printer ondersteunt een waarde niet als deze rood wordt en wanneer links van de waarde een symbool wordt weergegeven ten teken dat de waarde niet wordt ondersteund. Selecteer een van de volgende opties: [Niet ingesteld] (standaardinstelling) Er is geen optie voor perforeren ingesteld. [Niet perforeren] De taak wordt niet geperforeerd. [2 gaten] De printer perforeert twee gaten. [3 gaten] De printer perforeert drie gaten. [4 gaten] De printer perforeert vier gaten. [4 gaten NE] De printer perforeert vier gaten, en wel in twee groepen van twee (Noord-Europese standaard). [Ringperforatie] De printer perforeert de taak voor een ringband. [Meerdere gaten] De printer perforeert meerdere gaten langs de rand. Wanneer u een optie voor [Perforeren]kiest in de keuzelijst, worden de instellingen voor de afwerkingsafbeelding, het taakobject en het paginaobject automatisch bijgewerkt. Bepaalde afwerkingsinstellingen zijn niet compatibel met elkaar. Als de perforeerinstelling een conflict met andere instellingen veroorzaakt, worden deze andere instellingen automatisch aangepast. 142

145 [Afwerking]-instellingen wijzigen [Bindrand] Geeft de bindrand aan voor de afwerkingsselecties die betrekking hebben op een specifieke bindrand. Selecteer de afwerkranden die worden ondersteund door uw printer: [Links] (standaardinstelling) De printer werkt de linkerbindingszijde af. [Boven] De printer werkt de bovenste bindingszijde af. [Midden (brochure)] De printer werkt de middelste bindingszijde of bindingszijde van het boekje af. [Rechts] De printer werkt de rechterbindingszijde af. [Onder] De printer werkt de onderste bindingszijde af. Deze instellingen zijn niet compatibel met elkaar: De bindrand instellen op [Boven] voor [Ringband maken] of [Perfect binden], met de afdrukstand ingesteld op [Staand]. De bindrand instellen op [Links] of [Rechts] voor [Ringband maken] of [Perfect binden], met de afdrukstand ingesteld op [Liggend]. Als u deze waarde wijzigt, raden we u aan de weergegeven resultaten van de wijziging te controleren voordat u de taak daadwerkelijk afdrukt. De geselecteerde waarde kan conflicteren met de waarde die is ingesteld in de taak, zoals is omschreven in deze voorbeelden: De bindwaarde die is gedefinieerd in de taak is [2 nietjes in midden] en u stelt [Afdrukzijde] in op [Beide zijden (twee zijden), omslaan over lange zijde]. De waarde voor de afdrukzijden van de taak is ingesteld op [Voorzijde (één zijde)] en u stelt [Afdrukzijde] in op [Beide zijden (twee zijden)]. De waarden voor marge of de bindmarge voor de afdruktaak zijn niet compatibel met een van de ingestelde waarden. 143

146 4 Werken met taken [Vouwtype] Hiermee bepaalt u hoe de taak of grote bladen in de taak moeten worden gevouwen, of u alle bladen tegelijk wilt vouwen (overlappen of samenvoegen) en of de voorzijde van het blad aan de buitenkant in plaats van de binnenkant van de vouw komt. Afdrukvoorbeeld van vouwopties is in de Taakweergave niet beschikbaar. Selecteer een van de beschikbare opties op uw printer: [Niet ingesteld] (standaardinstelling) Er zijn geen vouwopties ingesteld. [Half vouwen] De taken worden in tweeën gevouwen.. Als de optie [Half vouwen] is geselecteerd terwijl er geen vouweenheid aan de printer is gekoppeld, wordt de uitvoer niet gevouwen. [Brief naar buiten vouwen] De taken worden in een zigzagpatroon in drieën gevouwen. [Brief naar binnen vouwen] Een patroon voor drievoudig vouwen met zes panelen en twee parallelle vouwen in een spiraalvormige vouwconfiguratie. [Z-vouw] Het papier wordt twee keer gevouwen in een Z-vorm. [Z-vouw (alleen papier van groot formaat)] Gelijk aan Z-vouw, maar nu worden alleen de grote bladen in de taak gevouwen. [Dubbele parallelvouw] De taak wordt in vier delen met acht panelen gevouwen. [Gatefold] De linker- en rechterrand worden naar binnen gevouwen en raken elkaar midden op de pagina, zonder elkaar te overlappen. Het middenpaneel is groter om ruimte te creëren voor de linker- en rechterpanelen als die zijn dichtgevouwen. [Niet vouwen] De taak wordt niet gevouwen. Voor sommige vouwtypen kunt u het volgende selecteren: [Vellen gezamenlijk vouwen] Geeft aan of alle vellen gezamenlijk of afzonderlijk worden gevouwen. 144

147 [Afwerking]-instellingen wijzigen [Voorzijde naar buiten vouwen] Geeft aan of de voorzijde van het vel aan de buitenkant of binnenkant van de vouw terechtkomt. Als u deze waarde wijzigt, raden we u aan de weergegeven resultaten van de wijziging te controleren voordat u de taak daadwerkelijk afdrukt. De geselecteerde waarde kan conflicteren met de waarde die is ingesteld in de taak, zoals is omschreven in deze voorbeelden: De bindwaarde die is gedefinieerd in de taak is [2 nietjes in midden] en u stelt [Afdrukzijde] in op [Beide zijden (twee zijden), omslaan over lange zijde]. De waarde voor de afdrukzijden van de taak is ingesteld op [Voorzijde (één zijde)] en u stelt [Afdrukzijde] in op [Beide zijden (twee zijden)]. De waarden voor marge of de bindmarge voor de afdruktaak zijn niet compatibel met een van de ingestelde waarden. Door het verwijderen of toevoegen van vervangingen kan de opmaak worden gewijzigd, zoals pagina-einden of paginagrootte. 145

148 4 Werken met taken [Uitvoerlade] Bepaalt in welke lade de uitvoer wordt gestapeld. Kies uit de standaarduitvoerladen de uitvoerladen die op uw printer beschikbaar zijn of een uitvoerlade die in het taakticket is ingesteld. [Niet ingesteld] (standaardinstelling) [Verplaatsbare lade finisher] [Bovenlade] [Kopieerlade] [Lade stapelaar] [Tweede lade stapelaar] [Bovenlade stapelaar] [Postvak - Lade 1] [Postvak - Lade 2] [Postvak - Lade 3] [Postvak - Lade 4] [Postvak - Lade 5] [Postvak - Lade 6] [Postvak - Lade 7] [Postvak - Lade 8] [Postvak - Lade 9] [Brochurelade] [Lade ringbinding] [Linkeronderlade perfecte binding] [Lade vouweenheid] [Bijsnijdlade] Wanneer u deze waarde selecteert, kiest de printer de meest geschikte uitvoerlade. Als het apparaat de combinatie van geselecteerde waarden niet ondersteunt, wordt de taak mogelijk niet op de verwachte wijze afgedrukt, of zelfs geannuleerd. 146

149 [Afwerking]-instellingen wijzigen [Afgewerkte grootte] Bepaalt de uiteindelijke grootte van de uitvoer. [Afgewerkte grootte] is alleen beschikbaar als u de optie [Perfect binden] selecteert in de keuzelijst [Nieten/binden]. Selecteer een van de volgende opties: [Niet ingesteld] (standaardinstelling) Pas de taak niet aan. [Papierformaat voor taak gebruiken] Stel de taak in op het papierformaat dat voor de taak wordt gebruikt. [Geselecteerd papier gebruiken] Stel de taak in op het geselecteerde formaat. [Nieuw...] Maak een nieuw afgewerkt formaat om de taak op in te stellen. Typ de breedte, hoogte en eenheden voor een nieuwe afgewerkte grootte. Schakel het selectievakje [Niet ingesteld] uit om de offset vanaf de onderkant van de uiteindelijke grootte op te geven. Het bereik van [Offset voor bijsnijden] kan verschillen van het bereik van het apparaat. Als het geselecteerde afgewerkte formaat kleiner is dan het formaat dat op de printer kan worden ingesteld, wordt het kleinste formaat ingesteld. Als het geselecteerde afgewerkte formaat groter is dan het formaat dat op de printer kan worden ingesteld, wordt het grootste formaat ingesteld. [Afgewerkte breedte] Bepaalt de uiteindelijke breedte van de uitvoer. [Afgewerkte breedte] is alleen beschikbaar wanneer u de optie [Bijsnijdlade] selecteert in de keuzelijst [Uitvoerlade]. De uiteindelijke bijsnijdbreedte verwijst naar de breedte die wordt bijgesneden voor brochureafwerking. De standaardwaarde is [Niet ingesteld]. Typ een nummer in het veld om een waarde voor de bijsnijdbreedte te definiëren. Als u de [Eenheden] wilt wijzigen, selecteert u een van de waarden in de keuzelijst. De waarde in het veld wordt dan automatisch aangepast. 147

150 4 Werken met taken [Invoerlade voor bindpapier] Bepaalt de invoerlade waaruit het papier voor het voorblad voor de perfecte binding wordt geladen. U kunt de volgende opties selecteren in de keuzelijst: [Niet ingesteld] (standaardinstelling) [Automatische ladeselectie] [Lade 1] [Lade 2] [Lade 3] [Lade 4] [Lade 5] [Lade 6] [Lade 7] [Bypasslade] [Lade met grote capaciteit] [Tussenlade] [Tussenlade bovenste lade perfecte binding] [Tussenlade onderste lade perfecte binding] Alleen beschikbaar wanneer u de optie [Perfect binden] selecteert in de keuzelijst [Nieten/ binden]. 148

151 [Kleur]-instellingen wijzigen [Kleur]-instellingen wijzigen Met de [Kleur]-instellingen kunt u de kleurinstellingen van de taak bekijken en bewerken. De [Kleur]-instellingen wijzigen: 1. Klik op [Kleur] in de sectie [Taakeigenschappen]. 2. Configureer de kleurinstellingen voor de huidige taak. [Kleur/zwart-wit] Bepaalt of de uitvoer wordt afgedrukt in kleur of zwart-wit. Selecteer de opties voor de kleurmodus op de printer: [Niet ingesteld] (standaardinstelling) Er is geen optie voor de kleurmodus ingesteld. [Kleur] De afdrukvoorbeelden kunnen van de daadwerkelijke afdrukken afwijken wanneer u [Niet ingesteld] selecteert. De taak wordt in volledige kleur afgedrukt. [Zwart-wit] De taak wordt in zwart-wit afgedrukt. 149

152 4 Werken met taken De tools voor [Uitzonderingspagina's] gebruiken De tools voor [Uitzonderingspagina's] worden rechts in de gebruikersinterface weergegeven. Met deze tools kunt u de instellingen voor de bestaande pagina's wijzigen of vervangen of subsets maken van pagina's die u wilt nabewerken. Dit zijn de tools voor [Uitzonderingspagina's]: [Vervangen] [Subset] Bij elke tool ziet u een pictogram dat de huidige waarden aangeeft. Klik op de desbetreffende tool om al deze waarden weer te geven of te wijzigen. U kunt één tool tegelijk openen. U kunt de tool naar een bepaalde pagina in de taak slepen. Zo ontstaat een uitzondering. De actieve toolwaarden worden dan toegepast op die pagina. Het is niet mogelijk om de subsets met de EFI Fiery-controller af te drukken. Druk geen taken af die subsets bevatten. Vervangingen maken Met de tool [Vervangen] kunt u de papier- en lay-outeigenschappen van één afgedrukte pagina of van een bereik afgedrukte pagina's wijzigen. Als de instellingen voor subsets overeenkomen met de instellingen voor [Papier], [Afdrukzijde] en [Kleur/zwart-wit] onder [Taakeigenschappen], kan de subset niet worden weergegeven. Wijzig de waarde van een van deze instellingen om ze te kunnen weergeven. 150

153 Vervangingen maken Een vervanging maken: 1. Houd in de sectie [Uitzonderingspagina's] het pictogram [Vervangen] ingedrukt. 2. Sleep het pictogram naar de pagina voor de vervanging. of 1. Klik op het pictogram [Vervangen]. 2. Breng de vereiste wijzigingen aan in het dialoogvenster [Nieuwe vervanging]. 3. Klik op [Toevoegen]. Als u snel een vervanging in uw taak wilt invoegen, klikt u op het pictogram -pictogram van de weergave [Taakweergave]. Dit pictogram is alleen zichtbaar op de afdrukzijde van de pagina. U kunt slechts één vervanging per pagina maken. Als er bijvoorbeeld een vervanging is voor pagina 1-10 en u een nieuwe vervanging maakt voor pagina 5, wordt de bestaande vervanging voor pagina 1-10 opgesplitst in twee vervangingen: een vervanging voor pagina 1-4 en een vervanging voor pagina [Pagina's] Bepaalt de pagina's die worden gewijzigd. Typ in het veld onder de subsectie [Pagina's] een cijfer om aan te geven hoeveel afgedrukte pagina's zich in de subset bevinden. U kunt maximaal 255 tekens (bytes) invoeren. De ondersteunde waarden zijn van 1 t/m en N, waarbij N de laatste pagina is. U kunt één pagina opgeven (bijvoorbeeld "1") of een paginabereik waarin u de pagina's met een streepje van elkaar scheidt (bijvoorbeeld "1-10"). Als u een paginabereik opgeeft, wordt één vervanging gemaakt voor alle pagina's in het bereik. Wanneer u nieuwe vervangingen maakt, dient u meerdere pagina's of paginabereiken met komma's van elkaar gescheiden op te geven (bijvoorbeeld 1, 5, 7-10). Er wordt een afzonderlijke vervanging gemaakt voor elke ingevoerde pagina of voor elk paginabereik. [Papier] Bepaalt het papier dat wordt gebruikt voor de vervanging. Selecteer een van de volgende opties: [Niet ingesteld] (standaardinstelling) U hebt geen papier ingesteld voor de nieuwe vervanging. [Meer...] De papierbibliotheek wordt geopend, zodat u een type papier kunt selecteren. 151

154 4 Werken met taken [Afdrukzijde] Bepaalt aan welke zijden van het vel wordt afgedrukt voor de vervanging. Selecteer een van deze beschikbare opties op uw printer: [Niet ingesteld] (standaardinstelling) Er is geen afdrukzijde ingesteld. [Voorzijde (één zijde)] Alleen de voorzijde van het blad wordt bedrukt. [Beide zijden (twee zijden)] Beide zijden van het blad worden bedrukt. Wanneer u de optie voor afdrukzijden wijzigt van [Beide zijden (twee zijden)] in [Voorzijde (één zijde)], worden er mogelijk extra blanco pagina's weergegeven en afgedrukt. Als u deze waarde wijzigt, raden we u aan de weergegeven resultaten van de wijziging te controleren voordat u de taak daadwerkelijk afdrukt. De geselecteerde waarde kan conflicteren met de waarde die is ingesteld in de taak, zoals is omschreven in deze voorbeelden: De bindwaarde die is gedefinieerd in de taak is [2 nietjes in midden] en u stelt [Afdrukzijde] in op [Beide zijden (twee zijden), omslaan over lange zijde]. De waarde voor de afdrukzijden van de taak is ingesteld op [Voorzijde (één zijde)] en u stelt [Afdrukzijde] in op [Beide zijden (twee zijden)]. De waarden voor marge of de bindmarge voor de afdruktaak zijn niet compatibel met een van de ingestelde waarden. Door het verwijderen of toevoegen van vervangingen kan de opmaak worden gewijzigd, zoals pagina-einden of paginagrootte. [Kleur/zwart-wit] Bepaalt of de uitvoer voor de vervanging in kleur of zwart-wit wordt afgedrukt. Selecteer de opties voor de kleurmodus op de printer: [Niet ingesteld] (standaardinstelling) Er is geen optie voor de kleurmodus ingesteld. [Kleur] De vervanging wordt volledig in kleur afgedrukt. [Zwart-wit] De vervanging wordt in zwart-wit afgedrukt. 152

155 Een subset maken Een subset maken Met de tool [Subset ]kunt u de afwerkingseigenschappen instellen voor paginabereiken (subsets) in de taak in plaats van voor de hele taak. U kunt de afwerkingseigenschappen alleen voor de volledige taak of alleen voor subsets instellen, niet voor beide. Wanneer de instellingen voor subsets overeenkomen met de instellingen voor [Nieten/binden] en [Bindrand] onder [Taakeigenschappen], kan de subset niet worden weergegeven. Wijzig de waarde van een van deze instellingen om ze te kunnen weergeven. Een subset maken: 1. Houd in de sectie [Uitzonderingspagina's] het pictogram [Subset ]ingedrukt. 2. Sleep het pictogram naar de pagina voor de subset. of 1. Klik op het pictogram [Subset ]. 2. Breng de vereiste wijzigingen aan in het dialoogvenster [Nieuwe subset]. 3. Klik op [Toevoegen]. Alle subsets worden op dezelfde manier afgewerkt. Wanneer u één subset wijzigt, worden de opties [Nieten/binden] en [Bindrand] voor alle subsets gewijzigd. 153

156 4 Werken met taken [Pagina's] Bepaalt de pagina's in de subset. Typ in het veld onder de subsectie [Pagina's] een cijfer om aan te geven hoeveel afgedrukte pagina's zich in de subset bevinden. U kunt maximaal 255 tekens (bytes) invoeren. De ondersteunde waarden zijn van 1 t/m en [N], waarbij [N]de laatste pagina is. U kunt één pagina opgeven (bijvoorbeeld "1") of een paginabereik waarin u de pagina's met een streepje van elkaar scheidt (bijvoorbeeld "1-10"). Als u een paginabereik invoert, wordt een enkele subset aangemaakt voor alle pagina's in het bereik. Voer voor het maken van nieuwe subsets meerdere pagina's of paginabereiken gescheiden door komma's in (bijvoorbeeld 1, 5, 7-10). Voor elke ingevoerde pagina of paginabereik wordt een afzonderlijke subset gemaakt. 154

157 Een subset maken [Nieten] Geeft aan hoe de subset wordt geniet. Selecteer een van de volgende opties: [Niet ingesteld] (standaardinstelling) Er zijn geen opties voor binden/nieten ingesteld. [1 nietje] De printer niet één nietje langs de bindingszijde. Het verschil met de optie [1 nietje, schuin] is dat de printer de maximale hoek van de nietmachine gebruikt. [1 nietje, schuin] De printer niet één schuin nietje langs de bindingszijde. [1 nietje, horizontaal] De printer niet één horizontaal nietje langs de bindingszijde. [1 nietje, verticaal] De printer niet één verticaal nietje langs de bindingszijde. [2 nietjes] De printer niet twee nietjes langs de bindingszijde. Als deze instellingen al zijn gedefinieerd in TotalFlow MR, dient u de ingestelde optie niet te wijzigen. De geselecteerde waarde kan conflicteren met de waarde die is ingesteld in de taak, zoals is omschreven in deze voorbeelden: De bindwaarde die is gedefinieerd in de taak is [2 nietjes in midden] en u stelt [Afdrukzijde] in op [Beide zijden (twee zijden), omslaan over lange zijde]. De waarde voor de afdrukzijden van de taak is ingesteld op [Voorzijde (één zijde)] en u stelt [Afdrukzijde] in op [Beide zijden (twee zijden)]. De waarden voor marge of de bindmarge voor de afdruktaak zijn niet compatibel met een van de ingestelde waarden. Door het verwijderen of toevoegen van subsets kan de opmaak worden gewijzigd, zoals pagina-einden of paginagrootte. 155

158 4 Werken met taken [Bindrand] Bepaalt de rand voor het afwerken van subsets. Selecteer de afwerkranden die worden ondersteund door uw printer: [Links] (standaardinstelling) De printer werkt de linkerbindingszijde af. [Boven] De printer werkt de bovenste bindingszijde af. [Rechts] De printer werkt de rechterbindingszijde af. [Onder] De printer werkt de onderste bindingszijde af. Bepaalde afwerkingsinstellingen zijn niet compatibel met elkaar. Als u een randinstelling kiest die een conflict oplevert, worden de andere afwerkingsinstellingen automatisch aangepast. Een uitzonderingspagina bewerken Als u een bestaande uitzonderingspagina wilt wijzigen, kunt u de uitzonderingen bewerken: 1. Ga als volgt te werk in de [Taakweergave] of de [Paginaweergave]: Typ het paginanummer van de uitzondering in het invoerveld [Huidige pagina]. Klik op [Volgende uitzonderingspagina] en [Vorige uitzonderingspagina] om door de uitzonderingen te bladeren. 2. Klik op het pictogram voor de pagina om de desbetreffende uitzondering te bewerken. 3. Breng de benodigde wijzigingen aan in de dialoogvensters [Vervanging bewerken] en[subset bewerken]. 4. Sluit het dialoogvenster of klik op [Verwijderen] om de uitzondering te verwijderen. of 1. Ga naar de [Taakinstellingen]-weergave. 2. Klik op de gewenste uitzondering in de tabel [Vervangingen] en [Subsets] om de uitzondering te bewerken. Meerdere uitzonderingspagina's bewerken Als u meerdere uitzonderingspagina's van hetzelfde type wilt wijzigen, kunt u de uitzonderingen bewerken: 156

159 Bedieningsinstructies maken voor een taak 1. Ga als volgt te werk in de [Taakweergave] of de [Paginaweergave]: Typ het paginanummer van de uitzondering in het invoerveld [Huidige pagina]. Klik op [Volgende uitzonderingspagina] en [Vorige uitzonderingspagina] om door de uitzonderingen te bladeren. 2. Klik met de rechtermuisknop op het pictogram van de pagina om een menu te openen. 3. Selecteer [Alle vervangingen bewerken] of [Alle subsets bewerken] in het menu. 4. Klik op [Volgende uitzonderingspagina] en [Vorige uitzonderingspagina] om door alle uitzonderingen van het desbetreffende type te bladeren. 5. Bewerk elke uitzondering afzonderlijk of klik op [Instellingen toepassen op alle geselecteerde vervangingen] om de instellingen van de huidige uitzondering toe te passen op alle andere uitzonderingen. In de [Pagina]weergave kunt u meerdere pagina's selecteren en vervolgens met de rechtermuisknop klikken om de uitzonderingen te bewerken voor de pagina's die tegelijkertijd zijn geselecteerd, in plaats van voor alle uitzonderingen van dat type. Bedieningsinstructies maken voor een taak Als de gebruiker voor een taak iets speciaals moet doen, kunt u gebruikersinstructies instellen. Deze instructies kunnen optioneel worden afgedrukt op een voorblad, voordat de taak wordt afgedrukt. Ga als volgt te werk om de bedieningsinstructies af te drukken: Als de taak aan een Passthrough-printer is toegewezen, moet deze printer over een waarde beschikken voor de eigenschap [Opdracht voor gebruikersinstructies]. Als u gebruikersinstructies op een specifiek papier wilt afdrukken, moet de printer waaraan de taak is toegewezen een waarde voor de eigenschap [Invoerlade voor scheidingsbladen] hebben. Ga als volgt te werk om bedieningsinstructies te maken: 1. Klik in de [Wachtrijen] pod op de taak. Het dialoogvenster [Taak] wordt weergegeven: 157

160 4 Werken met taken 2. Klik op [Gebruikersinstructies...]. Het dialoogvenster [Gebruikersinstructies] wordt weergegeven: 158

161 Taken starten, verplaatsen, vasthouden en hervatten 3. Typ de instructies in het veld [Gebruikersinstructies]. 4. Onverplicht: Als u de gebruikersinstructies in een PDF-bestand wilt opslaan en dit bestand op een scheidingsblad wilt afdrukken, selecteert u [Scheidingsblad afdruk]. 5. Klik op [OK]. De taak wordt in [Wachtrijen] pod gemarkeerd met, de gebruikersvlag, naast de taak. De gebruiker kan op de taak klikken en vervolgens in het dialoogvenster [Taak] op [Gebruikersinstructies...] klikken om de instructies weer te geven. Wanneer de taak op het punt staat om te worden afgedrukt, worden de gebruikersinstructies in een dialoogvenster weergegeven en op een scheidingsblad afgedrukt, mits u deze optie hebt geselecteerd. De taak wordt echter pas afgedrukt nadat de gebruiker het dialoogvenster heeft gesloten. Taken starten, verplaatsen, vasthouden en hervatten Meestal komen taken in a virtuele TotalFlow PM-printer aan en worden ze direct verwerkt. Er kunnen echter momenten zijn dat u een handeling moet verrichten om een taak door het systeem te verplaatsen, of dat u de taak pas later door het systeem wilt verplaatsen. Taken naar een printer verzenden Als de virtuele printer waarmee een taak is aangemaakt, is gekoppeld aan een printer, wordt de taak automatisch naar die printer verzonden. Als de virtuele printer niet aan een printer is gekoppeld, is de taak niet toegewezen. U dient de taak dan handmatig naar een printer versturen. Voor het verzenden van een taak naar een printer moeten de waarden van alle toewijzingseigenschappen voor de taak overeenkomen met de waarden van de toewijzingseigenschappen voor de printer. (Een printereigenschap zonder waarde komt overeen met elke willekeurige waarde van de corresponderende taakeigenschap.) De toewijzingseigenschappen zijn als volgt: Taakeigenschap [Klant] [Grootte (vellen)] [Naam] (op de pagina [Papier] van editor van [Eigenschappen voor de taak]) [Nieten/binden] Printereigenschap [Klantnaam] [Ondersteunde taakomvang (vellen)] [Papiernaam] van de papiertypen in de invoerladen van de printer of die gepland staan in papierwijzigingen voor de printer [Nieten] [Lade voor brochureverwerker] 159

162 4 Werken met taken Taakeigenschap Printereigenschap [Ringband maken] [Perfect binden] [Perforeren] [Vouwtype] [Perforeren] [Lade voor brochureverwerker] [Vouwtype] De enige uitzondering is dat de eigenschappen [Naam] en [Ondersteund papier] niet meteen hoeven overeen te komen als er een papierwijziging gepland staat waardoor de overeenkomst later wordt bereikt. U dient echter alle door de taak gebruikte papier tegelijk te laden; en de taak wordt pas na de papierwijziging afgedrukt. Snel weg Als u een niet-toegewezen taak naar een printer wilt sturen, sleept u de taak naar de gewenste positie in de afdrukwachtrij in de [Wachtrijen] pod. Ga als volgt te werk om een niet-toegewezen taak naar een printer te sturen zonder het snelle pad te gebruiken: 1. Voer in de [Taken] pod een van de volgende handelingen uit: Plaats de muisaanwijzer op een taak en klik op, de verplaatsingsknop. Selecteer de taak en klik achtereenvolgens op [Taken] en op [Verplaatsen...]. Het dialoogvenster [Taak verplaatsen] wordt weergegeven: 2. Selecteer in de linkerbovenhoek van de tabel [Vergelijking printer en taak] de printer waarnaar u de taak wilt verplaatsen. In de bovenste rij van de tabel staan de waarden van de toewijzingseigenschappen voor de geselecteerde printer. In de andere rijen staan de waarden van de corresponderende eigenschappen voor de taken. 160

163 Taken verplaatsen naar een andere printer 3. Als de eigenschappen van de taak en de printer niet overeenkomen, wordt de tegenstrijdige waarde rood weergegeven. Selecteer een andere printer. 4. Klik op [Volgende]. De tweede pagina van het dialoogvenster [Taak verplaatsen] wordt weergegeven. In de tabel [Taken] staan de taken die reeds aan de printer zijn toegewezen: 5. Geef op wanneer u wilt dat de taak wordt afgedrukt: Als u de taak wilt afdrukken na de laatste toegewezen taak, klikt u op [Na laatste taak]. Als u de taak wilt afdrukken vóór een andere toegewezen taak, klikt u op [Voor] en selecteert u de andere taak. 6. Klik op [Voltooien]. 7. Als de printer de EFI Fiery-controller en poort 9103 gebruikt, wordt de taak naar de wachtrij voor vastgehouden taken verzonden. Voer de volgende stappen uit op de printerconsole: 1) Selecteer de taak op het tabblad [Vastgehouden] van de lijst [Taken]. 2) Druk op [Afdrukken]. Taken verplaatsen naar een andere printer Het kan voorkomen dat u een taak, nadat deze aan een printer is toegewezen, naar een andere printer wilt verplaatsen. Voor het verplaatsen van een taak naar een nieuwe printer moeten de waarden van alle toewijzingseigenschappen voor de taak overeenkomen met de waarden van de toewijzingseigenschappen voor de printer. (Een printereigenschap zonder waarde komt overeen met elke willekeurige waarde van de corresponderende taakeigenschap.) De toewijzingseigenschappen zijn als volgt: 161

164 4 Werken met taken Taakeigenschap [Klant] [Grootte (vellen)] [Naam] (op de pagina [Papier] van editor van [Eigenschappen voor de taak]) [Nieten/binden] Printereigenschap [Klantnaam] [Ondersteunde taakomvang (vellen)] [Papiernaam] van de papiertypen in de invoerladen van de printer of die gepland staan in papierwijzigingen voor de printer [Nieten] [Lade voor brochureverwerker] [Ringband maken] [Perfect binden] [Perforeren] [Vouwtype] [Perforeren] [Lade voor brochureverwerker] [Vouwtype] De enige uitzondering is dat de eigenschappen [Naam] en [Ondersteund papier] niet meteen hoeven overeen te komen als er een papierwijziging gepland staat waardoor de overeenkomst later wordt bereikt. De taak wordt echter pas afgedrukt nadat de papierwijziging is doorgevoerd. Snel weg Als u een taak naar een nieuwe printer wilt verplaatsen, sleept u de taak uit de wachtrij van de huidige printer naar de wachtrij van de nieuwe printer in de [Wachtrijen] pod. De verplaatsing mislukt als de toewijzingseigenschappen van de taak en de nieuwe printer niet overeenkomen. Ga als volgt te werk om een taak naar een andere printer te verplaatsen zonder het snelle pad te gebruiken: 1. Voer een van de volgende handelingen uit: Klik in de [Wachtrijen] pod op de taak om het dialoogvenster [Taak] te openen en klik vervolgens op [Verplaatsen...]. 162

165 Taken verplaatsen naar een andere printer Selecteer de taak in [Taken] pod. Klik op [Taken] en vervolgens op [Verplaatsen...]. Het dialoogvenster [Taak verplaatsen] wordt weergegeven: 2. Selecteer in de linkerbovenhoek van de tabel de printer waarnaar u de taak wilt verplaatsen. 163

166 4 Werken met taken In de bovenste rij van de tabel staan de waarden van de toewijzingseigenschappen voor de geselecteerde printer. In de andere rijen staan de waarden van de corresponderende eigenschappen voor de taken. 3. Als de eigenschappen van de taak en de printer niet overeenkomen, wordt de tegenstrijdige waarde rood weergegeven. Selecteer een andere printer. 4. Klik op [Volgende]. De tweede pagina van het dialoogvenster [Taak verplaatsen] wordt weergegeven. In de tabel [Taken] staan de taken die reeds aan de nieuwe printer zijn toegewezen: 5. Geef op wanneer u wilt dat de taak wordt afgedrukt: Als u de taak wilt afdrukken na de laatste toegewezen taak, klikt u op [Na laatste taak]. Als u de taak wilt afdrukken vóór een andere toegewezen taak, klikt u op [Voor] en selecteert u de andere taak. 6. Klik op [Voltooien]. 7. Als de printer de EFI Fiery-controller en poort 9103 gebruikt, wordt de taak naar de wachtrij voor vastgehouden taken verzonden. Voer de volgende stappen uit op de printerconsole: 1) Selecteer de taak op het tabblad [Vastgehouden] van de lijst [Taken]. 2) Druk op [Afdrukken]. Taken sneller verwerken en afdrukken Soms zult u wel eens een taak omhoog moeten verplaatsen, zodat deze sneller wordt verwerkt en afgedrukt. Ga als volgt te werk om een taak sneller te verwerken en af te drukken: Sleep de taak in de [Wachtrijen] pod naar een nieuwe positie in de wachtrij van dezelfde printer of van een andere printer. 164

167 Taken uitstellen Als u de taak naar een printer verplaatst die de taak niet kan afdrukken, wordt de taak niet verplaatst. Op de pagina [Afdrukken] van het dialoogvenster [Eigenschappen voor de taak]: 1. Schakel het selectievakje [Niet ingesteld] bij de eigenschap [Prioriteit] uit. [Niet ingesteld] is standaard ingeschakeld. 2. Geef een waarde op voor de eigenschap [Prioriteit]. De hoogste prioriteit is 1 en de laagste numerieke prioriteit is 100. Alle numerieke prioriteiten zijn hoger dan [Niet ingesteld]. Taken uitstellen Als u wilt dat taken pas worden afgedrukt op het moment dat u dat zelf bepaalt, kunt u ze uitstellen. Voer een van de volgende handelingen uit als u een taak wilt uitstellen: Klik in de afbeeldingsweergave van [Taken] pod op, de knop Uitstellen, naast de taak. Selecteer de taak in de afbeeldingsweergave of de rasterweergave van de [Taken] pod. Klik op [Taken] en vervolgens op [Uitstellen]. De taakstatusindicator wordt blauw weergegeven. De taak wordt pas afgedrukt als u deze hervat. Uitgestelde taken hervatten Wanneer u een uitgestelde taak gaat afdrukken, kunt u deze hervatten. U kunt een uitgestelde taak als volgt hervatten: Klik in de afbeeldingsweergave van [Taken] pod op, de knop Hervatten, naast de taak. Selecteer de taak in de afbeeldingsweergave of de rasterweergave van [Taken] pod. Klik op [Taken] en vervolgens op [Hervatten]. Als verder niets het afdrukken van de taak in de weg staat, wordt de taakstatusindicator groen en wordt de taak afgedrukt. De taakstatusindicator wordt rood als er problemen zijn en de taak niet kan worden afgedrukt. 165

168 4 Werken met taken Taken vasthouden vóór het afdrukken Als u wilt dat taken pas op een bepaald moment worden afgedrukt, kunt u ze vasthouden. Dit wordt meestal gedaan door bij het versturen van de taak de eigenschap [Afdrukmodus] in te stellen, hoewel dit ook kan worden gedaan nadat de taak is verstuurd. Nadat de taak is verstuurd, is deze gemakkelijker op te schorten. Ga als volgt te werk om een taak vast te houden vóór het afdrukken: 1. Op de pagina [Afdrukken] van het dialoogvenster [Eigenschappen voor de taak] stelt u de eigenschap [Afdrukmodus] in op [Bewaren tot]. Er worden datum- en tijdvelden weergegeven: 2. Voer waarden in de datum- en tijdvelden in of selecteer deze. 3. Klik op [OK]. De taakstatusindicator verandert niet van kleur. De taak wordt tot de opgegeven datum en tijd niet afgedrukt, tenzij u de eigenschap [Afdrukmodus] wijzigt in [Normaal afdrukken] of [Afdrukken en bewaren]. Taken vasthouden na afdrukken Als u taken na het afdrukken wilt opslaan bij de printer, kunt u ze afdrukken en vasthouden. Dit wordt meestal gedaan door bij het versturen van de taak de eigenschap [Afdrukmodus] in te 166

169 Taken opslaan stellen, hoewel dit ook kan worden gedaan nadat de taak is verstuurd. Nadat de taak is verstuurd, is deze gemakkelijker op te slaan. Afgedrukte en vastgehouden taken en opgeslagen taken blijven beide na het afdrukken in Total- Flow PM aanwezig, terwijl andere taken worden verwijderd. Het verschil is, dat afgedrukte en vastgehouden taken in het systeem blijven totdat u ze verwijdert, terwijl u voor opgeslagen taken een specifiek tijdstip kunt opgeven waarop ze automatisch worden verwijderd. Ga als volgt te werk om een afgedrukte taak vast te houden: 1. Op de pagina [Afdrukken] van het dialoogvenster [Eigenschappen voor de taak] stelt u de eigenschap [Afdrukmodus] in op [Afdrukken en bewaren]. 2. Klik op [OK]. De taak wordt normaal verwerkt totdat deze is afgedrukt. Na het afdrukken wordt een kopie van de taak op de printer vastgehouden totdat u de taak verwijdert. Taken opslaan Als u wilt dat taken na het afdrukken in TotalFlow PM worden bewaard, kunt u ze opslaan. Opgeslagen taken en afgedrukte en vastgehouden taken blijven beide na het afdrukken in Total- Flow PM staan, terwijl andere taken worden verwijderd. Het verschil is, dat u voor opgeslagen taken een specifiek tijdstip kunt opgeven waarop ze automatisch worden verwijderd, terwijl afgedrukte en vastgehouden taken in het systeem blijven totdat u ze zelf verwijdert. U kunt taken als volgt opslaan: Een taak opslaan totdat u deze verwijdert: 167

170 4 Werken met taken 1. Op de pagina [Afdrukken] van het dialoogvenster [Eigenschappen voor de taak] stelt u de eigenschap [Opslaan] in op [Voor onbepaalde tijd opslaan]. 2. Klik op [OK]. De taak wordt normaal verwerkt totdat deze is afgedrukt. Na het afdrukken blijft de taak in TotalFlow PM staan, totdat u de taak verwijdert. U kunt als volgt een taak voor een bepaalde periode opslaan: 1. Op de pagina [Afdrukken] van het dialoogvenster [Eigenschappen voor de taak] stelt u de eigenschap [Opslaan] in op [Opslaan gedurende]. De velden [Dagen:] en [Uren:] worden weergegeven. 168

171 Taken opnieuw afdrukken 2. Typ of selecteer waarden in de velden [Dagen:] en [Uren:]. 3. Klik op [OK]. De taak wordt normaal verwerkt totdat deze is afgedrukt. Na het afdrukken blijft de taak in TotalFlow PM staan totdat de opgegeven tijd is verstreken of totdat u de taak zelf verwijdert, afhankelijk van welke situatie zich het eerst voordoet. Taken opnieuw afdrukken Soms is het noodzakelijk om een aantal of alle pagina s van een taak die u hebt afgedrukt, opnieuw af te drukken. Ga als volgt te werk om een taak opnieuw af te drukken: 1. Voer in de [Taken] pod een van de volgende handelingen uit: Klik op, de knop Opnieuw afdrukken, naast de taak. Selecteer de taak. Klik op [Taken] en vervolgens op [Opnieuw afdrukken...]. Het dialoogvenster [Taak opnieuw afdrukken] wordt weergegeven: 169

172 4 Werken met taken 2. Onverplicht: Ga als volgt te werk als u alleen geselecteerde pagina's van een PDF-taak wilt afdrukken: 1) Klik op [Pagina's]. 2) Klik op [Voorbeeld en pagina's selecteren...]. De taak wordt weergegeven in een nieuw browservenster. De bedieningselementen boven aan de pagina zien er ongeveer zo uit: 3) Gebruik de knoppen om door de taak te bladeren. 4) Klik op [Toevoegen] om de huidige pagina te selecteren om te worden afgedrukt. 5) Klik op [OK] zodra u alle pagina's hebt geselecteerd die u wilt afdrukken. U kunt alleen pagina's selecteren in PDF-taken. Voor overige gegevensstromen moet de volledige taak opnieuw worden afgedrukt. 3. Selecteer de printer waaraan u de taak wilt toewijzen. De laatste printer waarop de taak is afgedrukt, is de standaardprinter. 4. Onverplicht: Als u meerdere kopieën van de taak wilt afdrukken, wijzigt u het aantal af te drukken kopieën. 170

173 Taken opnieuw afdrukken Passthrough-printers negeren het aantal dat u hier hebt opgegeven. De printeropdracht moet het aantal exemplaren doorgeven aan de Passthrough-printer als dit aantal groter is dan één. 5. Klik op [OK]. 171

174

175 5. Beveiliging Wachtwoorden beheren Gebruik van het LPD-protocol beperken voor het indienen van taken TotalFlow PM-beveiliging omvat het bepalen van wie er toegang heeft tot TotalFlow PM en welke functies zij mogen gebruiken. Wachtwoorden beheren Gebruikers moeten beschikken over een TotalFlow PM-gebruikersnaam en een wachtwoord om toegang te krijgen tot het systeem en om handelingen te kunnen uitvoeren in TotalFlow PM. Uw wachtwoord wijzigen In TotalFlow PM wordt u gevraagd uw wachtwoord te wijzigen wanneer dit is verlopen. U kunt het wachtwoord vaker wijzigen. Ga als volgt te werk om uw wachtwoord te wijzigen: 1. Klik aan de rechterkant van de menubalk op [gebruikersnaam] en klik vervolgens op [Wachtwoord wijzigen...]. De gebruikersnaam is uw aanmeldingsnaam. Het dialoogvenster [Wachtwoord wijzigen voor gebruiker] wordt weergegeven: 2. Typ uw wachtwoord in het veld [Huidig wachtwoord]. 3. Typ het nieuwe wachtwoord in het veld [Nieuw wachtwoord] en in het veld [Bevestiging wachtwoord]. Wachtwoorden kunnen 8 tot 32 tekens lang zijn. Ze zijn hoofdlettergevoelig en mogen niet de volgende tekens bevatten: ' (apostrof) < (kleiner dan) 173

176 5 Beveiliging = (isgelijkteken) > (groter dan) ` (accent grave) (verticale streep) ~ (tilde) ${ (dollarteken gevolgd door linkerhaakje) [DEL] (Delete-toets) Alle controletekens 4. Klik op [OK]. Het wachtwoord wijzigen voor een andere gebruiker Systeembeheerders kunnen het wachtwoord voor andere gebruikers wijzigen. Ga als volgt te werk om het wachtwoord voor een andere gebruiker te wijzigen: 1. Klik op de menubalk op [Configuratie]. 2. Selecteer in [Gebruikers] pod de gebruiker voor wie u het wachtwoord wilt wijzigen. 3. Klik op [Gebruikers] en vervolgens op [Wachtwoord opnieuw instellen...]. Het dialoogvenster [Wachtwoord opnieuw instellen voor gebruiker] wordt weergegeven: 4. Voer in het veld [Nieuw wachtwoord] en het veld [Bevestiging wachtwoord] een tijdelijk wachtwoord in voor de gebruiker. Wachtwoorden kunnen 8 tot 32 tekens lang zijn. Ze zijn hoofdlettergevoelig en mogen niet de volgende tekens bevatten: ' (apostrof) < (kleiner dan) = (isgelijkteken) > (groter dan) 174

177 Gebruik van het LPD-protocol beperken voor het indienen van taken ` (accent grave) (verticale streep) ~ (tilde) 5. Klik op [OK]. ${ (dollarteken gevolgd door linkerhaakje) [DEL] (Delete-toets) Alle controletekens 6. Stel de gebruiker op de hoogte van het tijdelijke wachtwoord. Wanneer de gebruiker zich in TotalFlow PM aanmeldt met dit wachtwoord, wordt de gebruiker gevraagd het wachtwoord te wijzigen. Gebruik van het LPD-protocol beperken voor het indienen van taken Systeembeheerders kunnen het aantal hosts beperken dat het LPD-protocol mag gebruiken om taken te versturen naar virtuele printers. Ga als volgt te werk om het gebruik van het LPD-protocol voor het versturen van taken te beperken: 1. Klik op de menubalk op [Configuratie]. 2. Klik in [Server] pod op de [systeemafbeelding]. Het dialoogvenster [Eigenschappen voor server] wordt weergegeven: 175

178 5 Beveiliging 3. Stel de servereigenschap [Hosts die LPD-taken mogen indienen] in om de hostnamen of IP-adressen op te geven van de hosts die taken mogen indienen met het LPD-protocol. Scheid hostnamen en IP-adressen met puntkomma's. U kunt jokertekens gebruiken in hostnamen en IP-adressen (bijvoorbeeld *.acmeproducten.com of 192.*). De waarde * betekent dat alle hosts taken mogen indienen. Waarden die alleen uit getallen, decimale punten en jokertekens bestaan, worden vergeleken met IPadressen. Waarden die jokertekens en ten minste één alfabetisch teken bevatten, worden vergeleken met hostnamen. Een lege waarde betekent dat geen enkele host taken mag indienen. De standaardinstelling is *. Als u DNS (Domain Name Services) gebruikt, moet u de hostnaam volledig opgeven. Bijvoorbeeld: mathomhouse.micheldelving.org. 4. Klik op [OK]. 176