Werkplan Werkgroep Evaluatie Sportevenementen (WESP)

Transcriptie

1 Werkplan Werkgroep Evaluatie Sportevenementen (WESP) Versie 2.1; aangepast na WESP-vergadering van 6 oktober 2014 Inleiding De Werkgroep Evaluatie Sportevenementen (WESP) is in 2008 opgericht, met als algemene doelstelling: het vergroten van de kennis over de effecten van sportevenementen en daarmee het vergroten van de kans op een succesvolle verwerving en organisatie. Zij doet dit door het standaardiseren, verzamelen en publiceren van informatie en onderzoek over sportevenementen. Mogelijke gebruikers van deze informatie zijn bijvoorbeeld gemeenten, provinciale overheden, Rijksoverheid, sportbonden, NOC*NSF, organisatoren van evenementen, sponsoren, onderzoeksbureaus en onderwijsinstellingen. Met aanvaarden van deze notitie door de werkgroep wordt de ambitie uitgesproken om tot bepaalde (inhoudelijke) resultaten te komen. Ook wordt in grote lijnen aangegeven hoe de werkgroep denkt deze resultaten te bereiken en deze kennis vervolgens te verspreiden. Modules In het eerder genoemde document is vastgesteld dat de werkgroep haar activiteiten structureert op basis van modules. De reden hiervoor is dat modules de communicatie met gebruikers (gemeenten, organisatoren, bonden e.d.) van de gegevens vergemakkelijkt. Niet iedere gebruiker heeft immers behoefte aan dezelfde informatie over een sportevenement: voor een gemeente kunnen met name de economische en waardering van de inwoners belangrijk zijn, terwijl een organisator voornamelijk geïnteresseerd is in de tevredenheid onder deelnemers en/of toeschouwers. Door effecten te clusteren in herkenbare thema s, gemeten in kerncijfers, wordt de transparantie van informatie vergroot. Het is dan wel van belang dat het duidelijk is wat er precies wel en niet in een module zit. Een voorlopige definitie van een module is: een module is een beschrijving van methodes en tools om een maatschappelijk effect (of meerdere, samenhangende effecten) van een sportevenement te meten en/of te beschrijven De afgelopen jaren is er door verschillende partijen onderzoek gedaan naar de mogelijk effecten van sportevenementen, welke zijn samengevat in een figuur door de DSP-groep (DSP-groep, 2012, Meer halen uit sportevenementen. Evaluatie VWS beleidskader pilots sportevenementen; zie onder). Er worden zes themagebieden onderscheiden: - Gezondheid & Vitaliteit - Participatie & Cohesie - Beleving & Ervaring - Economie & Werk - Milieu & Innovatie - Imago & Identiteit

2 Intensiteit Looptijd Gezondheid & Vitaliteit Participatie & Cohesie Imago & Identiteit Hoofd evenement Beleving & Ervaring Schaalniveau Milieu & Innovatie Economie & Werk Organisatie Doelgroep Figuur 1: mogelijke maatschappelijke effecten van sportevenementen De WESP heeft vastgesteld dat het wenselijk is om binnen alle zes de thema s één of meerdere modules beschikbaar te hebben. Naast deze thematische modules is ook besloten om te komen tot een basis module waarin beschreven staan (i) de methodologie die voor alle, of vrijwel alle thematische modules gebruikt wordt, zoals de keuze voor een bepaald type onderzoek en gewenste steekproefomvang; en (ii) de standaarden voor het onderzoek van basisgegevens, zoals de bezoekers- en deelnemersaantallen en het profiel van de onderzoekspopulatie. De uiteindelijke lijst met modules zal niet uitputtend zijn, maar dat is op zich geen probleem. Mochten er op basis van voortschrijdend inzicht belangrijke maatschappelijke vragen of effecten over het hoofd gezien zijn, dan kan de WESP ten allen tijde besluiten om deze toe te voegen en een nieuwe module in het leven roepen. Wel is mogelijk een probleem dat sommige van bovenstaande thema s elkaar sterk raken of overlappen. Een module moet nu eenmaal een duidelijk afgebakend geheel zijn, en er mag in principe geen overlap met andere modules zitten. Een voorbeeld is het onderzoek naar de belevingswaarde van een evenement bij inwoners en deelnemers: qua methode zijn deze thema s nauw verwant: de vragenlijsten en aanpak zullen veel op elkaar lijken, alleen de doelgroep verschilt. Maar vanuit de gebruiker geredeneerd is de belevingswaarde voor inwoners iets wezenlijks anders dan van deelnemers. Een oplossing hiervoor is om onderscheid te maken naar het gebruikersperspectief en het methodologisch perspectief. In de afgelopen jaren heeft de WESP haar modules ingericht vanuit een methodologisch perspectief, waarbij de vertaalslag naar de gebruikers voor rekening kwam voor de onderzoeker. Opgemerkt zij ook dat modules niet onwrikbare pilaren voor onderzoek waren. In de afgelopen jaren is ook gebleken dat wanneer een module (of richtlijn) ontwikkeld was, deze in de praktijk nog veel vragen, onduidelijkheden en soms zelfs tegenstrijdigheden met zich meebrachten. Alhoewel er bij de totstandkoming van een richtlijn gestreefd wordt naar consensus binnen de WESP, betekent dit niet

3 dat die modules niet zonder discussie mogen zijn, zowel binnen als buiten de WESP. Daarbij komt ook dat de onderliggende theorie soms ook doorontwikkeld wordt, iets waaraan de WESP ook een bijdrage wil leveren. Dat betekent in de praktijk ook dat de bestaande richtlijnen ook met enige regelmaat moeten worden herzien en waar nodig aangepast of geüpdatet (met versiebeheer). De komende jaren zal, met het groeien van de beschikbare modules, er een verschuiving gaan plaatsvinden van het creëren van richtlijnen naar het onderhoud ervan. In die zin is er sprake van een levenscyclus van de modules, waarbij we vijf verschillende niveau s kunnen onderscheiden die hier onderzouden kunnen liggen: - Behoefte: is er binnen de WESP of bij (potentiële) gebruikers behoefte aan? - Knowhow: is er voldoende kennis bij de WESP voorhanden? - Module: is er een module bij de WESP beschikbaar of in ontwikkeling? - Gebruik: in welke mate is de module in de praktijk gebruikt? - Revisie: is er noodzaak of behoefte aan een revisie van de module? Ambities en prioriteiten Bij het vaststellen van de ambities is het ten eerste van belang een (eerste) indeling in modules te maken. Maar het vaststellen van een goede modulelijst en het bepalen van een situatiematrix, dat wil zeggen een overzicht van de huidige situatie in termen van de vijf gebruiksniveau s die hierboven zijn benoemd ten opzichte van de verschillende modules kan ook al genoemd worden als een eerste doelstelling van de WESP. Om nu tot een realistische doelstelling voor de verschillende modules te komen, hanteren wij de volgende indeling in modules: Tabel 1: Situatie anno begin 2014 Basismodule Bezoekersaantallen Bezoekersprofielen Economie en werk Bezoekers- en deelnemersbestedingen (evt. media) Organisatorische bestedingen Prognose economische impact Werkgelegenheid Verdringingseffecten Financiële kerngegevens Economische groei (lange termijn) Kosten en baten Beleving en ervaring Beleving inwoners Tevredenheid bezoeker, deelnemers, media, etc. Beleving bezoekers Imago en identiteit Media waarde evenement Identiteit Imago waarde regio/land (city/regio-marketing) Behoefte Knowhow Module Gebruik Revisie Opm. Basismodule in ontwikkeling Basismodule in ontwikkeling EI EI Alleen mega-events

4 Gezondheid en vitaliteit Gezondheid en vitaliteit Participatie en cohesie Participatie Cohesie Uitstraling naar breedte sport Milieu en innovatie Milieu Innovatie Legenda Nee (revisie: nodig) Mogelijk, onduidelijk, in ontwikkeling, weinig Ja, in ruime mate Ten aanzien van de modules worden voor de komende jaren de volgende doelstellingen geformuleerd: Voor nieuwe, bestaande modules wordt getracht deze zoveel mogelijk uit te voeren (al dan niet in pilots) om hier zoveel mogelijk ervaring mee op te doen. Dit is deels ook afhankelijk van de vraag van gebruikers. Voor de basismodule geldt dat deze in ontwikkeling is en er naar wordt gestreefd deze in het tweede kwartaal van 2014 gepubliceerd te hebben. Voor de modules Economische impact en Mediawaarde is geconstateerd dat deze op korte termijn (2014) herzien zouden moeten worden. Voor de overige bestaande modules in al (in enige mate) in gebruik zijn zou een revisie op termijn (2015/2016) wenselijk zijn. Er is mogelijk behoefte aan het werken met scenario s (of bandbreedte) met betrekking tot de uitkomsten van WESP-onderzoek. Dit zal verder worden onderzocht. Mogelijkheid en wenselijkheid van het toevoegen van een light -versie van enkele richtlijnen, zoals die in Noord-Brabant in gebruik zijn. Het ontwikkelen van nieuwe richtlijnen heeft weinig prioriteit, met een uitzondering van een module voor een (M)KBA en Imagowaarde (City/regio-marketing), waarvoor op termijn (2015/2016) behoefte lijkt vanuit gebruikers. Uitvoering Naast de ontwikkeling, uitvoering en herziening van modules heeft de WESP nog enkele promotionele en organisatorische taken. De eerste heeft vooral betrekking op het verspreiden van de kennis op het gebied van de effecten van sportevenementen, inclusief de kennis over de WESPmethodologie. Met de operationele kant wordt niet alleen het (technisch) voorzitterschap en het secretariaat, wat vooral intern gericht is, maar ook de communicatie naar buiten. Hierbij kunnen nog enkele aparte taken worden benoemd: - Aanbrengen van (externe) financiering voor ontwikkeling en onderhoud modules - Ontwikkeling promotiemateriaal WESP - Symposium of voorlichtingsbijeenkomst voor gebruikers (mogelijk tijdens Evenementencongres Respons?)

5 - Interne kennisdeling en verdiepingsbijeenkomst (jaarlijks?) - Nieuwsbrief voor potentiële gebruikers en geïnteresseerden (elk kwartaal) - Datadeling: hierover is afgesproken dat dit (voorlopig) buiten de WESP zelf, maar bij de afzonderlijke partijen die over de data beschikken. Tot slot heeft de WESP als ambitie uitgesproken om te verkennen in welke mate de eigen modules ook toepasbaar zijn voor andere evenementen, in het bijzonder cultuurevenementen (daarnaast valt ook aan congressen e.d. te denken). Voor cultuurevenementen is er een doelstelling geformuleerd om tot een WESP voor cultuur te komen. Er zal worden bezien of dit een onderdeel van de WESP wordt of een aparte, maar aan de WESP gelieerde, werkgroep. Om tot resultaten te komen stellen wij voor dat verschillende partijen zich ontfermen over deeltaken die voortvloeien uit het bovenstaande werkplan. Een voorzet hiervoor is gegeven in onderstaande tabel. Deze dient nog verder ingevuld te worden. Taak Organisatie 1 Organisatie 2 (verantwoordelijk) (ondersteuning) Technisch voorzitterschap WESP Jan Vlasblom Mark vd Heuvel Secretariaat WESP en organisatie ontwikkeling Willem de Boer Vacature Interne en externe communicatie (algemeen), incl. website Willem de Boer Jelle Schoemaker Financiering activiteiten WESP Willem de Boer Jan Vlasblom & Mark van den Heuvel Ontwikkeling basismodule Paul Hover Marieke Herziening Economische impact Willem de Boer Egbert Oldenboom Herziening Mediawaarde Hans Slangen Gitte Kloek & Lex Kruijver Herziening Bezoekersaantallen Wil van Bussel Lex Kruijver Ontwikkeling module Imago/regio-marketing Mark van den Heuvel Neeske Abrahamse Ontwikkeling module (M)KBA Michiel de Nooij Wendeline van de Lier (+ Rebel Group?) Opstellen modulelijst en gebruikersmatrix (inhoud modules en relatie tussen modules en potentiële gebruikers) Willem de Boer Vacature Cultuurevenementen Steffie Teuns/ (traject Hans Slangen & R dam) Willem de Boer Online database Voorlopig: eigen initiatief individuele partij(en) Ontwikkeling promotiemateriaal, nieuwsbrief en agenda (secretariaat) HAN Vacature Symposium voor gebruikers Marije Baart Mark van den Heuvel & Steffie Teuns Peer-review vastleggen Rik Burger Vacature Organisatie seminar intern (kennisoverdracht & -ontwikkeling) Paul Hover Johan Steenbergen Prioritering In de WESP (vergadering van 6 oktober 2014) zijn de meeste thema s verder uitgewerkt (zie bijlage 1) en is er voorts een prioritering door de WESP-leden zelf aangebracht. Vastgesteld is dat voor vrijwel alle belangrijke en urgente taken zoals die hierboven benoemd zijn er financiering moet worden gezocht om tot concrete en kwalitatief hoogwaardige resultaten te komen. Daarmee is het financieringsvraagstuk in eerste instantie de meest urgente. Afgesproken is dat de verantwoordelijken (Willem de Boer met Jan Vlasblom en Mark van den Heuvel) hiermee op korte

6 termijn in contact treden met het ministerie van VWS en het netwerkinitiatief Kracht van Sportevenementen, bestaande uit VWS, G5 en NOC*NSF). Uiteraard kunnen de Inhoudelijk is verder de volgende prioritering aangebracht: 1. Herziening Economische Impact Richtlijn 2. Mogelijkheden verkennen voor het beter in kaart brengen van de bezoekersaantallen bij open evenementen (marathons e.d.) 3. Borging van de kwaliteit van de onderzoeken en peer-review 4. Communicatie met (potentiële) gebruikers van onderzoek en dienstverlening (gemeenten, provincies, etc.) 5. Richtlijn Mediawaarde aanpassen 6. Maatschappelijke waarde van sportevenementen beter in kaart brengen (incl. pilots)