8 DECEMBER 2010 VERSIE 1.4

Transcriptie

1 8 DECEMBER 2010 VERSIE 1.4

2 Inleiding Met dit handboek willen wij u kennis laten maken met de Dorpsraad Kronenberg en u het e.e.a. uitleggen waar de Dorpsraad voor staat, wat ze doet, en hoe deze georganiseerd is. Tevens gaan we in op de wijze waarop de Dorpsraad betrokken is en communiceert met zijn omgeving zoals t.o.v. met inwoners en verenigingen van Kronenberg en de Gemeente Horst aan de Maas. Samenstelling Dorpsraad Kronenberg per 1 maart 2010 Naam Piet Kurvers Dianne Spreeuwenberg- van Enckevort Erik Bovee Piet Selen Jan Philipsen Mark van Lier Rick Thijssen Frank Schuurmans Lilian Appeldoorn Functie Plaatsvervangend Voorzitter Secretaris Penningmeester Vicevoorzitter Lid / coördinator website Lid / contactpersoon Jeugd Lid Lid Lid Contactgegevens Dorpsraad Kronenberg (Secretariaat) Adres : Past. Kesselsstraat NP Kronenberg Tel. : kronenbergdorpsraad@home.nl KvK : RABO :

3 Inhoudsopgave I. ORGANISATIE 1. Oprichting en naam 2. Doelstelling 3. Samenstelling 4. Taken en bevoegdheden 5. Achterban 6. Vergaderingen 7. Activiteiten jaarverslag 8. Financieel jaarverslag 9. Communicatie 10. Website 11. Financiën 12. Prioriteitsgelden 13. Leefbaarheidfonds SLK 14. Taakverdeling 15. Onkostenvergoeding 16. Representatie II. RELATIES 17. Stichting Gemeenschapsvoorzieningen Kronenberg 18. Verenigingen en organisaties 19. Dorpsradenoverleg (DRO) Horst aan de Maas 20. Gemeente en overige instanties 21. VKKL 22. Synthese III. PROJECTEN 23. Projecten IV. BIJLAGEN Nog in te vullen

4 ORGANISATIE 1. Oprichting en naam De Dorpsraad Kronenberg is opgericht op 21 maart 1994 en is op 3 november 2006 omgezet in de Stichting Dorpsraad Kronenberg. 2. Doelstelling (vastgelegd in de Stichtingsakte) De Stichting Dorpsraad Kronenberg heeft ten doel: a. de leefbaarheid, en daarmee het welzijn van de inwoners, van Kronenberg te behouden c.q. te verbeteren via de behartiging van de gemeenschappelijke belangen van het dorp; b. het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn 3. Samenstelling Volgens de Stichtingsakte en de Verordening Dorpsraden Horst aan de Maas dient de Dorpsraad te bestaan uit 5-15 leden en het lidmaatschap is opengesteld voor elke inwoner van Kronenberg van 18 jaar en ouder. De Dorpsraad kan zich laten bijstaan door adviseurs, te benoemen naar eigen inzicht. Er wordt bij de samenstelling gestreefd naar een goede balans tussen vrouwen en mannen, tussen leden woonachtig in de kern en het buitengebied evenals jong en oud, zodat er een zo goed mogelijke afspiegeling van de inwoners zitting heeft in de Dorpsraad. Tenslotte is het lidmaatschap van de Dorpsraad onverenigbaar met de functie van gemeenteraadslid of Burgemeester. Het lidmaatschap van de Dorpsraad is in principe van onbepaalde duur. 4. Taken en bevoegdheden De leden van de Dorpsraad kiezen uit hun midden een voorzitter, een vicevoorzitter, een secretaris en een penningmeester. De beide laatste functies mogen door een persoon vervuld worden. De voorzitter en de secretaris bereiden de agenda van de dorpsraadvergaderingen voor en dragen zorg voor de voorbereiding en uitvoering van besluiten van de Dorpsraad. Van alle vergaderingen en bijeenkomsten wordt een verslag opgemaakt door de secretaris dat in de eerstvolgende dorpsraadvergadering wordt behandeld en goedgekeurd. Basis voor de agenda van de dorpsraadvergaderingen zijn de ingekomen stukken en alle lopende zaken. De agenda wordt o.a. gepubliceerd op de website van de dorpsraad en in een weekblad naar keuze, te bepalen door de dorpsraad, hierbij rekening houdend met een optimaal bereik van de inwoners van Kronenberg.

5 Publicatie van de agenda dient ruimschoots voor de dag van de dorpsraadvergadering plaats te vinden zodat iedere betrokkene of belangstellende inwoner van Kronenberg in staat wordt gesteld kennis te nemen van de te behandelen onderwerpen en hiermee de mogelijkheid te bieden om bij de dorpsraadvergadering aanwezig te zijn. Specifieke taken van de voorzitter: Geeft leiding aan de dorpsraad zowel tijdens dorpsraadvergaderingen als daar buiten. Is de officiële spreekbuis van de dorpsraad en vertegenwoordigt deze in haar contacten met andere organisaties en de gemeente. Schrijft, in overleg met de secretaris, en tekent alle uitgaande brieven. Specifieke taken van de secretaris: Houdt een overzicht bij van alle in- en uitgaande stukken, post etc. Verzamelt, ordent en bergt alle relevante informatie op in een archief. Bereid, in overleg met de voorzitter, de dorpsraadvergaderingen voor. Houd bestuurlijke regels in de gaten Met betrekking tot vergaderingen en bijeenkomsten: Reserveert tijdig vergaderruimte. Stelt in samenspraak met de voorzitter de agenda op van dorpsraadvergaderingen en overige bijeenkomsten. Zorgt voor het tijdig toesturen van stukken van dorpsraadvergaderingen. Notuleert alle vergaderingen en bijeenkomsten. Houdt de actielijst bij. Stelt in samenspraak met de voorzitter uitgaande brieven op en zorgt voor verzending. Specifieke taken van de penningmeester: Beheert, regelt en administreert alle financiële zaken m.b.t. de dorpsraad. Maakt een financieel jaarverslag en licht dit toe in de Dorpsraad. Signaleert, informeert en adviseert de Dorpsraad over alle financiële zaken. Houdt een overzicht bij van alle posten met betrekking tot de prioriteitsgelden (saldo, uitgegeven, gereserveerd, geplande onderwerpen, etc.) 5. Achterban De volgende personen en organisaties vormen de achterban van de Dorpsraad: Inwoners Kronenberg Verenigingen en organisaties in Kronenberg 6. Vergaderingen De Dorpsraad vergadert in principe elke 2 e woensdag van de maand behalve in de maand augustus.

6 De vergaderingen zijn openbaar tenzij dit van tevoren duidelijk wordt aangekondigd en worden ca. een week van tevoren met agenda gepubliceerd op de website van de dorpsraad en in een, volgens de dorpsraad, geschikt weekblad. Van elke vergadering worden notulen gemaakt en er wordt een actielijst bijgehouden. Een samenvatting van de notulen wordt, na vaststelling in de daaropvolgende dorpsraadvergadering, gepubliceerd op de website. De vaste locatie voor alle dorpsraadvergaderingen en bijeenkomsten is gemeenschapshuis De Torrekoel. 7. Activiteitenjaarverslag Aan het eind van elk jaar wordt er door de voorzitter een activiteitenjaarverslag opgesteld dat uiterlijk in maart van het daarop volgende jaar aan de Dorpsraad ter goedkeuring wordt voorgelegd. Het goedgekeurde jaarverslag wordt daarna gepubliceerd op de website en in een geschikt weekblad en wordt verstuurd aan het College van B&W. 8. Financieel Jaarverslag Aan het eind van elk jaar wordt door de penningmeester een financieel jaarverslag opgesteld dat uiterlijk in maart van het daarop volgende jaar aan de Dorpsraad ter goedkeuring wordt voorgelegd. 9. Communicatie De communicatie binnen de Dorpsraad geschiedt grotendeels via . In principe ontvangen alle Dorpsraadleden alle s die de Dorpsraad ontvangt en verstuurt. Communicatie met de media geschiedt, zoveel als mogelijk na overleg met de leden van de Dorpsraad, door de voorzitter. Het is echter mogelijk dat de Dorpsraad besluit in specifieke situaties of bij specifieke projecten of onderwerpen deze taak over te dragen aan een ander lid van de Dorpsraad. Dorpsraadleden dienen zich in principe van contacten met de media te onthouden en, ingeval zij toch worden aangesproken, door te verwijzen naar de voorzitter of het betreffende lid dat als contactpersoon is aangewezen voor een specifiek project of onderwerp. De communicatiemiddelen zijn: Website t Klökske Dagblad de Limburger Radio & TV Folders en overige informatie Informatieavonden Dorpsraadvergaderingen

7 10. Website Alle informatie m.b.t. de Dorpsraad is via de website bereikbaar. Hier worden ook alle verslagen w.o. dorpsraadverslagen en jaarverslagen gepubliceerd. De website wordt onderhouden door een lid van de Dorpsraad. 11. Financiën Om de kosten die de Dorpsraad moet maken (vergaderingen, reiskosten, telefoon, etc.) te kunnen betalen ontvangt de Dorpraad jaarlijks subsidie van de gemeente. Deze subsidie dient dus louter om de organisatiekosten van de dorpsraad te dekken. 12. Prioriteitsgelden Naast subsidie voor de eigen organisatie heeft de Dorpsraad jaarlijks de beschikking over prioriteitsgeld (in 2010 ca Euro) bedoeld voor het stimuleren van allerlei kleinere leefbaarheidprojecten in ons dorp. Prioriteitsgeld voor een bepaald project moet schriftelijk worden aangevraagd bij de gemeente. Pas na goedkeuring van de aanvraag mag met de uitvoering van het project worden begonnen. Na realisatie van het project wordt het toegezegde bedrag door de gemeente betaald. Eventueel kan een voorschot worden gevraagd. Prioriteitsgeld is geen bezit van de Dorpsraad die een project wel kan steunen maar die niet beslist over het toekennen van een bijdrage of de hoogte ervan. 13. Leefbaarheidfonds SLK Het Stimuleringsfonds Leefbaarheid Kronenberg (SLK) is opgezet door de Dorpsraad Kronenberg en ondersteunt initiatieven die de leefbaarheid in Kronenberg bevorderen. Goede ideeën blijven vaak onuitgevoerd door een gebrek aan geld. Met de steun van SLK krijgt ook uw initiatief een kans van slagen! Zie voor verdere details de bijlage SLK op de website. 14. Taakverdeling Ieder Dorpsraadlid is attent op zaken die met de leefbaarheid in het dorp te maken hebben. Hij/zij dient onderwerpen die de leefbaarheid beïnvloeden in de Dorpsraad ter sprake te brengen. Alle taken van de Dorpsraad worden verdeeld onder de leden. Na wijziging van de samenstelling van de Dorpsraad wordt de taakverdeling opnieuw vastgesteld en opgenomen in het verslag van de betreffende dorpsraadvergadering. 15. Onkostenvergoeding Voor het gebruik van privé telefoon, computer, printer etc. hebben dorpsraadleden recht op een jaarlijkse vaste onkostenvergoeding van 20 Euro. Mocht iemand aantoonbaar hogere kosten hebben gemaakt dan kan dit na afloop van het jaar worden gedeclareerd.

8 16. Representatie Indien hiertoe uitgenodigd wordt de Dorpsraad op recepties en bijzondere gelegenheden vertegenwoordigd door een delegatie van de Dorpsraad. In de dorpsraadsvergadering voorafgaande aan de betreffende gelegenheid wordt de samenstelling van de delegatie en de hoogte van een evt. financiële donatie bepaald. II RELATIES 17. Stichting Gemeenschapsvoorzieningen Kronenberg De Dorpsraad, als gebruiker van gemeenschapshuis De Torrekoel, neemt deel aan de jaarlijkse gebruikersvergadering na ontvangst van een betreffende uitnodiging. 18. Verenigingen en organisaties Met verenigingen en organisaties heeft de Dorpsraad geen directe relatie maar indirect is deze uiteraard wel aanwezig. De Kronenbergse verenigingen en organisaties kunnen te allen tijde een beroep doen op de dorpsraad om medewerking. Of de gevraagde medewerking kan worden verleend is afhankelijk van de betreffende vraagstelling, de dorpsraad beslist op elke aanvraag met inachtneming van haar doelstelling. 19. Dorpsradenoverleg (DRO) Horst aan de Maas Alle Dorpsraden van Horst aan de Maas zijn lid van het DRO, een overlegorgaan om de dorpsoverschrijdende onderwerpen met elkaar te bespreken. Per Dorpsraad zit er één vertegenwoordiger in het DRO. Het voorzitterschap wisselt jaarlijks. De vergaderfrequentie van de DRO is in principe 1 x per 2 maanden. Op een vergadering vindt het jaarlijks overleg met de gemeenteraad plaats. 20. Contacten met Instanties Uiteraard heeft de Dorpsraad veel contact met de gemeente. Dit kan zijn met leden van het College van Burgemeester en Wethouders, gemeenteraadsleden, maar ook ambtenaren. Verder kunnen er contacten zijn met andere instanties, zoals de Politie, andere gemeenten, Provincie of anderen. 21. Vereniging Kleine Kernen Limburg (VKKL) De Dorpsraad is lid van de VKKL. De Vereniging Kleine Kernen Limburg is een organisatie die opkomt voor de belangen en de leefbaarheid van de Kleine Kernen in Limburg. De hoofddoelstelling van de VKKL is het stimuleren en ondersteunen van initiatieven van bewoners, gemeenten en instellingen voor een vitaal landelijk gebied in Limburg. De VKKL zorgt er voor dat de stem van de kleine kernen beter doorklinkt op provinciaal niveau en in de richting van de Landelijke Vereniging voor Kleine Kernen. Dorpsraden en andere bewonersorganisaties hebben veel behoefte aan uitwisseling van ideeën en ervaringen met geslaagde projecten. De VKKL wil daarbij een stimulerende rol spelen door dorpsraden en gemeenten met elkaar in contact te brengen. Zie ook:

9 22. Synthese Synthese is de onderneming voor hulp- en dienstverlening op sociaal gebied in de regio Noord Limburg. Synthese werkt o.a. in opdracht van de gemeente Horst aan de Maas. Burgers en organisaties kunnen bij Synthese terecht met allerlei vragen op sociaal gebied. Bij Synthese werken professionele dienstverleners die het vak van maatschappelijk werk, jeugd- en jongerenwerk, ouderenwerk, opbouwwerk en peuterspeelzaalwerk goed verstaan. Door de lokale verankering weet Synthese heel goed wat er op lokaal niveau leeft bij opdrachtgevers en afnemers van diensten. Synthese levert maatwerk. Soms is het noodzakelijk dat zaken op bovenlokaal niveau worden aangepakt. Zie ook: III PROJECTEN 23. Projecten De Dorpsraad initieert en/of is vaak betrokken bij projecten die de leefbaarheid van het dorp behouden of verbeteren. Per project wordt bekeken wat de beste samenstelling van een projectgroep is. Naast de Dorpsraad en de gemeente wordt vooral een actieve bijdrage gevraagd van de direct betrokkenen. De taakverdeling wordt per project besproken en vastgelegd.