Jaarstukken Stichting Bestuur en Toezicht

Transcriptie

1 Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht

2 Voorwoord Met dit maatschappelijk jaarverslag kijken we terug op een jaar waarin de transitie in de zorg verder zijn beslag heeft gekregen binnen Triade. Deze transitie vraagt van ons als zorgaanbieder dat we de zorg anders organiseren en anders verantwoorden. Veel meer dan vroeger worden mensen met een beperking gezien als burgers als ieder ander. Zij verdienen dezelfde kansen op een kwalitatief goed bestaan als mensen zonder beperking. Beiden vinden dezelfde zaken belangrijk: gewaardeerd worden om wie je bent, zeggenschap hebben over je leven, verbonden zijn met anderen, vrienden hebben en deel hebben aan wat er in je omgeving gebeurt. Deel uitmaken van de samenleving moet vanzelfsprekend zijn in het denken en handelen. Daarbij hoort dat de positie van de cliënt wordt verstrekt: de cliënt maakt met naasten (ouders, familie en/of verwanten) zelf keuzes over het inrichten van zijn of haar leven. Dus ook over de zorg en ondersteuning die hij of zij nodig heeft. Triade onderschrijft deze uitgangspunten en realiseert zich dat dit een andere kijk- en werkwijze vraagt van medewerkers. Zij wil medewerkers goed toerusten om de dialoog met cliënten en hun naasten te kunnen voeren over de gewenste zorg en ondersteuning. Dit vraagt van medewerkers de reflectie op hun handelen als ook bij- en nascholing. Medewerkers krijgen regelruimte, vertrouwen en verantwoordelijkheid om hun werk zo te organiseren dat dit ten goede komt aan de zorg voor de cliënt. Dit alles binnen de veranderende kaders voor goede zorg, financiering en wet- en regelgeving. Ondanks alle veranderingen binnen de zorg, heeft Triade een mooi resultaat weten te behalen in Dit bevestigt het vertrouwen dat Triade goed op weg is om de transformatie van de zorg gestalte te geven zowel binnen de langdurige zorg als binnen de jeugdzorg en het sociaal domein. Lelystad, 19 mei 2017 Afien Spreen Raad van Bestuur Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 1

3 Inhoudsopgave 1. Inhoud 2. Uitgangspunten van de verslaggeving Profiel van de organisatie Maatschappelijk verantwoord ondernemen Toezicht, bestuur en medezeggenschap Bedrijfsvoering Cliëntenraad Ondernemingsraad Beleid, inspanningen en prestaties Algemeen kwaliteitsbeleid Personeelsbeleid Financieel beleid Bijlage 1 Organogram Bijlage 2 Lijst met afkortingen Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 2

4 2. Uitgangspunten van de verslaggeving De (jeugd)zorginstellingen geven uitvoering aan een maatschappelijk vastgestelde opdracht die is vastgelegd in de Wet Langdurige Zorg (Wlz), de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet. Deze zorg wordt bekostigd uit publieke middelen. De Stichting Bestuur en Toezicht Triade legt met dit jaardocument verantwoording af over de inzet van deze middelen en de prestaties die zij heeft geleverd in het kader van de Wlz, de Wmo en de Jeugdwet in Dit jaardocument is gebaseerd op het modeljaardocument Jaarverantwoording 2016 Zorginstellingen en Jeugd en voldoet daarmee aan de verantwoordings-verplichtingen uit de Wlz en de Jeugdwet. Deze jaarverantwoording voldoet op hoofdlijnen aan de verantwoordingseisen van de gemeenten die zorg en ondersteuning hebben ingekocht bij Triade. Voor zover deze gemeenten aanvullende verantwoordingseisen stellen, worden deze gegevens op gemeentelijk niveau verstrekt in een apart document. Triade valt onder de reikwijdte van de Wet normering topinkomens (Wnt); dit jaardocument voldoet ook aan de verantwoordingsverplichting uit de Wnt. Het jaardocument bevat verantwoording over belangrijke onderwerpen als kwaliteit, goed bestuur, financiële prestaties, productie en personeel. Het jaardocument bestaat uit de volgende onderdelen: Maatschappelijk jaarverslag 2016 Jaarrekening 2016 Kwantitatieve gegevens De jaarrekening en de kwantitatieve gegevens worden aangeleverd bij het CIBG door digitale deponering via de webapplicatie DigiMV. Ook de verantwoording volgens de WNT wordt op deze wijze gedeponeerd. Het maatschappelijk verslag is een document waarin Triade verslag doet over het afgelopen jaar. Aanbieders van Jeugdhulp zijn verplicht een maatschappelijk jaarverslag aan te leveren. Triade kiest ervoor ook haar activiteiten en resultaten vanuit de Wlz en Wmo te beschrijven in het maatschappelijk jaarverslag. Deze jaarverantwoording is opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur en is vastgesteld op 10 mei De raad van toezicht heeft in zijn vergadering van 17 mei 2017 goedkeuring verleend aan het jaarverslag en de jaarrekening. Dit jaardocument van Triade wordt in beperkte oplage verspreid en is ter inzage voor belanghebbenden beschikbaar. Het Jaardocument 2016 is vanaf 1 juni 2017 toegankelijk via de website Een publieksversie van dit jaardocument wordt verspreid onder cliënten, medewerkers en andere stakeholders en is terug te vinden op de website van Triade. 3. Profiel van de organisatie Algemene gegevens Naam rechtspersoon Stichting Bestuur en Toezicht Triade Adres Grietenij Postcode 8233 BP Plaats Lelystad Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel adres (concerncontroller) hhoevenaren@triade-flevoland.nl Internetpagina Rechtsvorm Stichting Structuur van het concern De Stichting Bestuur en Toezicht Triade ( de holding ) is statutair gevestigd in Lelystad. De Stichting is in 1999 opgericht. Op 31 december 2016 bestaat deze groep uit de volgende rechtspersonen (stichtingen): Stichting Triade Stichting Boschhuis Stichting werkvoorbereiding arbeidsprojecten Flevoland Stichting Vrienden van het Boschhuis Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 3

5 Statutair zijn alle toezichthoudende bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de deelnemende rechtspersonen eenduidig neergelegd bij de holding. Bestuur en toezicht De verdeling van de bevoegdheden tussen de raad van toezicht en de raad van bestuur is vastgelegd in de statuten van de holding. De raad van bestuur is belast met het bestuur van Triade en is bevoegd de stichtingen te vertegenwoordigen en rechtsgeldige besluiten te nemen. De raad van bestuur heeft voor een aantal, in de statuten van stichting Bestuur en Toezicht Triade beschreven aangelegenheden, de goedkeuring nodig van de raad van toezicht. De raad van toezicht spreekt door goedkeuring van de jaarstukken (inhoudelijk en financieel) impliciet een oordeel uit over de taakuitoefening en de werkwijze van de raad van bestuur. De remuneratiecommissie heeft regelmatig gesprekken met de bestuurder en bespreekt o.a. haar functioneren. Deze commissie bestaat uit de voorzitter en de vicevoorzitter van de raad van toezicht. De dagelijkse leiding van de organisatie ligt bij de eenhoofdige raad van bestuur. De bestuurder heeft de managers gevolmachtigd tot uitvoering van bepaalde bevoegdheden. Dit is vastgelegd in de bevoegdhedenregeling en de gevolmachtigdentabel. De bestuurder geeft leiding aan het managementteam van de organisatie, dat eind 2016 bestaat uit de regiomanagers, manager Expertisecentrum, manager Financiën & Informatisering (tevens concerncontroller), manager HR & Kwaliteit, manager Huisvesting, manager Facilitair & Onderhoud, manager Klant & Ontwikkeling en manager Bestuursbureau (tevens bestuurssecretaris). Organisatiestructuur De organisatie is opgebouwd uit teams die cliënten ondersteunen bij wonen, dagbesteding, werken en leren en/of behandeling bieden aan cliënten en jeugdzorg bieden aan kinderen en gezinnen. De teams zijn geclusterd in regio s die zich veelal richten op een bepaalde doelgroep binnen een werkgebied. Een regio wordt aangestuurd door een regiomanager. De regio s vormen de lijnorganisatie en zijn verantwoordelijk voor het primaire proces: zorg en ondersteuning aan de cliënten. De teams worden inhoudelijk ondersteund door gedragsdeskundigen, paramedici, AVG en praktijkverpleegkundigen. Zij werken vanuit het Expertisecentrum. De stafdiensten: Financiën & Informatisering, HR & Kwaliteit, Huisvesting, Facilitair & Onderhoud, Klant & Ontwikkeling en het Bestuursbureau ondersteunen de regio s bij de organisatie van het werk. De afdelingen Financiën & ICT, HR & Kwaliteit en Huisvesting hebben daarnaast ook een controlfunctie. De lijn en de staf vormen samen de organisatie Triade. Triade wordt geleid door de raad van bestuur. Het organigram vindt u in bijlage 1. Cliëntengroepen Triade levert zorg en ondersteuning, zoals omschreven in de Wlz, aan mensen met een verstandelijke en/of meervoudige beperking al dan niet in combinatie met een psychiatrische aandoening. Veelal gaat het hier om zorg in natura in de vorm van 24-uurs zorg met verblijf, volledig pakket thuis of modulair pakket thuis. Triade biedt cliënten ook diverse vormen van dagactiviteiten en werk. Voor Wlz-zorg heeft Triade contracten afgesloten met Zilveren Kruis Zorgkantoor. In het kader van de Wlz is Triade toegelaten voor de vijf onderscheiden hoofdfuncties: persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding, behandeling en verblijf. Triade begeleidt en behandelt daarnaast kinderen in de leeftijd van 0 tot circa 13 jaar. Het betreft hier kinderen met verschillende achtergronden, zoals een gedragsstoornis of meervoudige beperking, De begeleiding richt zich naast de kinderen ook op hun gezinnen. Dit alles gebeurt zoveel mogelijk in hun eigen omgeving. Op school, de (naschoolse) kinderopvang of thuis. Wanneer een kind tijdelijk niet thuis kan wonen dan biedt Triade zorg en ondersteuning in een gezinshuis. Met verschillende gemeenten heeft Triade overeenkomsten voor het bieden van jeugdzorg in het kader van de Jeugdwet. Daarnaast wordt een deel van deze zorg bekostigd met (project)subsidies van deze gemeenten KPMG en een Audit deel vanuit de Wlz. Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 4

6 In het kader van de Wmo ondersteunt Triade mensen met een verstandelijke beperking of psychiatrische aandoening bij wonen, werken of dagactiviteiten. Hiervoor heeft Triade overeenkomsten gesloten en subsidieafspraken met gemeenten vastgelegd. Werkgebied Het werkgebied van Triade bestrijkt de gehele provincie Flevoland met daarin de gemeenten Noordoostpolder, Urk, Dronten, Lelystad, Zeewolde en Almere. Aan de randen van Flevoland levert Triade zorg in zuidwest Friesland, de kop van Overijssel, Noordwest Veluwe en Gooien Vechtstreek. Kerngegevens De totale omzet/opbrengsten in 2016: De totale formatie in fte 2015: 897 fte 4. Maatschappelijk verantwoord ondernemen Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) is ondernemen met oog voor bedrijf én omgeving. Ook Triade zet zich in om maatschappelijk verantwoord te ondernemen. Als zorgorganisatie is Triade vanzelfsprekend betrokken bij de maatschappij en de omgeving waarin zij activiteiten verricht. Maatschappelijk verantwoord ondernemen betekent voor Triade meer dan het nastreven van haar doelstellingen. Triade is zich bewust van andere thema s binnen MVO zoals samenwerking, transparantie, maatschappelijk rendement en duurzaamheid. De dialoog met belanghebbenden Triade vindt het belangrijk cliënten en medewerkers goed te informeren en te betrekken bij de ontwikkelingen. In het kader van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen en de Wet op de Ondernemingsraden overlegt de bestuurder regelmatig met de ondernemingsraad en de cliëntenraad en vraagt, wanneer de wet dit voorschrijft, advies of instemming. Een afvaardiging van de raad van toezicht sluit eenmaal per jaar aan bij een ondernemingsraadvergadering en een cliëntenraadvergadering. Naast deze formele overlegvormen vindt Triade de inbreng van medewerkers en cliënten belangrijk. Daarom worden belanghebbenden regelmatig uitgenodigd mee te denken in klankbordgroepen. Naast deze interne belanghebbenden, vindt Triade het belangrijk goed contact te hebben met andere belanghebbenden zoals verwanten van cliënten, buurtbewoners. Zo stemt de raad van bestuur jaarlijks af met de verwantenraad van een van de GGZ-locaties van Triade. Bij het opstarten of aanpassen van locaties nodigt Triade buurtbewoners uit om hen te informeren over en te betrekken bij de ontwikkelingen. Samenwerking In de veranderende zorgmarkt is samenwerking met gemeenten en andere partijen zeer belangrijk. Triade werkt daarom samen met andere zorgaanbieders, welzijnsorganisaties, maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven. Triade is een van de drie grote jeugdzorgaanbieders in de provincie Flevoland. Triade is nauw betrokken bij de ontwikkelingen van Jeugdzorg in de Flevolandse gemeenten en draagt KPMG bij Audit aan de ontwikkeling van een duurzaam zorglandschap van jeugdhulp in de provincie Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 5

7 Flevoland. De gezamenlijke jeugdzorgaanbieders en gemeenten hebben een programma ingericht met als doel te komen tot gezinsgerichte en vraaggerichte zorg aan kinderen die bij voorkeur wordt geboden in de leefomgeving van het kind en zijn of haar gezin. In samenwerking met Vitree heeft Triade op verzoek van de provincie Flevoland de logeerzorg opgezet voor kinderen met een GGZ-diagnose. Door inventieve samenwerking hebben Triade en Vitree ervoor gezorgd dat deze kinderen gebruik kunnen maken van de noodzakelijke logeeropvang. Hiermee heeft het gezin van de kinderen kans op adem te komen. Triade en Vitree hebben het totale pallet aan logeervragen in Flevoland in kaart gebracht en een evenwichtig op de vraag afgestemd pakket aan logeerdiensten ontwikkeld. Inmiddels wordt in alle gemeenten van Flevoland gebruikgemaakt van deze zogenaamde logeerkoffer. Begin 2017 wordt de webtool Even op Adem gelanceerd, die is ontwikkeld voor wijkteams en -werkers. Deze webtool vertegenwoordigt alle gecontracteerde aanbieders binnen Flevoland die respijtzorg aanbieden, maar ook preventieve zorg wordt hierop zichtbaar. Op het Geldersehout te Lelystad werkt Triade in een maatschap samen met s Heeren Loo. Geldersehout biedt 24-uurszorg aan totaal 37 cliënten met zeer moeilijk verstaanbaar gedrag. Een aantal cliënten van Geldersehout helpt Staatsbosbeheer het bosperceel waar de locatie is gevestigd, te onderhouden. Triade en s Heeren Loo zijn betrokken bij een proeftuin Meerzorg 2.0 op Geldersehout. In deze samenwerking met het CCE wordt onderzocht hoe meerzorggelden anders ingezet kunnen. Daarmee wordt naast een kwaliteitslag, meer doelmatigheid beoogd. Het Expertisecentrum van Triade werkt nauw samen met zorginstelling Maeykehiem als het gaat om het aanbieden van behandeling door gedragsdeskundigen. Daarnaast is één van de gedragsdeskundigen van het Expertisecentrum betrokken bij het Prader Williehuis. Samen met de Tomingroep in Almere begeleidt Triade mensen naar de arbeidsmarkt. Onder begeleiding van een jobcoach werken cliënten o.a. bij Connexion, de voedselbank en Coloriet. Triade is aangesloten bij de landelijke Carante Groep. In Carante Groep werken verschillende zorgorganisaties uit de VG- en de VVT-sector samen op inhoudelijk en voorwaardenscheppend terrein. Deze samenwerking krijgt gestalte in projecten en activiteiten op het gebied van personeel en organisatie, huisvesting, financiën, informatisering & automatisering en zorgontwikkeling. De gezamenlijke aanpak levert aanzienlijke efficiencyvoordelen op, bijvoorbeeld bij de gezamenlijke inkoop van diensten en automatiseringssystemen. Triade kan ook een beroep doen op de specialistische kennis die aanwezig is binnen de bij Carante Groep aangesloten organisaties. Die expertise is divers: van juristen en organisatieadviseurs tot bouwkundigen en veiligheidsadviseurs. De bestuurder van Triade neemt deel aan het bestuurdersoverleg van Carante Groep, waarin het strategisch beleid wordt besproken. Transparantie Triade is een maatschappelijke organisatie met inkomsten die indirect afkomstig zijn van burgers. Triade is zich ervan bewust dat dit geld doelmatig moet worden besteed en is daarom open over het besteden van de beschikbare financiële middelen. Triade voldoet aan de wet- en regelgeving als het gaat om publicaties van (financiële) gegevens, informatie over de bezoldiging en onkostenvergoedingen van raad van bestuur en raad van toezicht. Transparantie gaat echter verder dan dit onderdeel. Triade heeft in het kwaliteitsdocument publiek verantwoorden vastgelegd hoe zij de dialoog aangaat met (externe) belanghebbenden en op welke wijze zij hen informeert. Dit beleid geeft een overzicht van de verschillende stakeholders en in welke relatie zij staan tot Triade. In Almere is Triade actief in de kwaliteitskring Publiek Verantwoorden. Deze kwaliteitskring beoogt een nieuwe vorm van verantwoorden van publiek geld, zodat de maatschappelijke effecten beter zichtbaar worden. Maatschappelijk rendement Social Return On Investment (SROI) is een meetmethodiek om (toekomstig) maatschappelijk rendement van investeringen in economische én sociale zin meetbaar en zichtbaar te maken. De bedoeling van een SROI-onderzoek is inzicht te krijgen in de verhouding Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 6

8 tussen de totale investering (kosten) en de gerealiseerde of de te verwachten maatschappelijke effecten (baten). Het resultaat hieruit is het maatschappelijk rendement dat verwacht kan worden. Gemeenten nemen in hun contracten steeds vaker een SROI-bepaling op. Hierin wordt een percentage van de investering als sociaal rendement aangewezen. De gemeenten meten dit sociaal rendement op verschillende wijze; de rode draad is mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt helpen een bijdrage te kunnen leveren aan de maatschappij. Triade geeft dit door verschillende initiatieven vorm. Zo zijn er binnen Triade veel vrijwilligers actief. Zij worden begeleid bij hun inzet. Cliënten werken als vrijwilliger individueel of in groepsverband in de buurt of bij organisaties. Met de organisatie Werken & Jij wordt gekeken op welke wijze deze activiteiten kunnen worden benut voor het verkrijgen van certificaten en uiteindelijk leiden tot daadwerkelijke arbeidsplaatsen. Aan middelbare scholieren en leerlingen van de beroepsopleidingen biedt Triade stagemogelijkheden. Duurzaamheid In 2016 heeft de facilitaire dienst van Triade in het kader van EU wetgeving (EED, energie efficiency richtlijnen) voorbereidingen getroffen voor maatregelen die bijdragen aan het vergroten van de duurzaamheid. In 2017 worden deze verder uitgewerkt. Er is een plan van aanpak opgesteld en voorbereid als besluit. De omgevingsdienst is actief betrokken bij het plan van aanpak. Daarnaast heeft Triade aandacht besteed aan het energiebeleid. 5. Toezicht, bestuur en medezeggenschap Governance code De raad van toezicht en de bestuurder van Triade onderschrijven de algemene opvattingen in de zorg over goed bestuur, toezicht en verantwoording ( good governance ) zoals gebundeld in de Zorgbrede Governancecode. De Governancecode zegt het volgende: De maatschappelijke doelstelling en verantwoordelijkheid van de zorgorganisatie blijken uit het hanteren van (ten minste) de volgende uitgangspunten: a. de zorgorganisatie stelt de cliënt en diens gerechtvaardigde wensen en behoeften bij de zorgverlening centraal; b. de zorgverlening geschiedt zodanig dat de daartoe beschikbaar staande middelen zo effectief en doelmatig mogelijk worden aangewend; c. de door of vanuit de zorgorganisatie geleverde zorg voldoet aan eigentijdse kwaliteitseisen; d. uitkeringen van financiële middelen vinden uitsluitend plaats binnen de maatschappelijke doelstelling en verantwoordelijkheid van de zorgorganisatie. De raad van bestuur en de raad van toezicht zijn overeenkomstig hun wettelijke en statutaire taakverdeling verantwoordelijk voor de governancestructuur van de zorgorganisatie als maatschappelijke onderneming en voor de naleving van deze code. De statuten en de reglementen van Triade die de taakverdeling tussen raad van bestuur en raad van toezicht beschrijven, voldoen aan de richtlijnen van de Governancecode. Dit jaardocument en de jaarrekening beschrijven op welke wijze Triade haar maatschappelijke doelstelling en verantwoordelijkheid invult en hoe zij haar (financiële) middelen hiervoor inzet. Hierna wordt voor een aantal specifieke onderwerpen uitgewerkt hoe Triade invulling geeft aan de richtlijnen van de Governancecode. Kwaliteit en veiligheid De Governancecode vraagt kritisch en strikt toezicht op kwaliteit en veiligheid. De bestuurder bewaakt de kwaliteit en veiligheid van zorg voortdurend. Kwaliteit en veiligheid zijn een vast agendapunt tijdens periodieke verantwoordingsgesprekken met het management. Daarnaast rapporteren de incidentencommissie en de afdeling Kwaliteit periodiek aan de bestuurder. Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 7

9 De periodieke managementrapportages, de rapportages van de incidentencommissie en de rapportages naar aanleiding van in- en externe kwaliteitsaudits worden besproken in de vergaderingen van de raad van toezicht. Risicomanagement De continue bewaking van risico s in de organisatie is onderdeel van de planning- en controlcyclus. Jaarlijks wordt een risicoanalyse uitgevoerd waarbij (veiligheids) risico s worden geïnventariseerd en geanalyseerd. Vervolgens worden beheersmaatregelen geformuleerd. Triade heeft een risicomanager benoemd die verantwoordelijk is voor periodieke audit van het integrale risicobeleid. In de jaarlijkse systeembeoordeling worden het functioneren en de uitkomsten van het integrale risicobeleid beoordeeld. De uitkomsten van de risicoanalyse en de directiebeoordeling met daaruit voortvloeiende verbeterplannen, worden besproken met de raad van toezicht. Klokkenluidersregeling De klokkenluidersregeling van Triade regelt dat werknemers (of anderen die een contractuele relatie met Triade hebben) misstanden in de organisatie op een veilige manier kunnen melden. De klokkenluidersregeling is terug te vinden op de website en het intranet van Triade. In 2016 is de regeling aangepast aan de Wet Huis voor Klokkenluiders. De gewijzigde versie is ter instemming aan de ondernemingsraad voorgelegd. Zij zullen begin 2017 met een reactie komen. Compliancemanagement Triade heeft het volgen en implementeren van wet- en regelgeving goed geborgd. Triade heeft geen compliance-officer aangewezen, maar de taken verdeeld over verschillende functionarissen. In de jaarlijkse directiebeoordeling wordt getoetst of de procedure moet worden aangepast aan nieuwe wet- en regelgeving. Jaarlijks wordt een interne audit uitgevoerd om de invulling en uitvoering van het compliancemanagement te monitoren. Evaluatie functioneren raad van toezicht en raad van bestuur De raad van toezicht evalueert jaarlijks zijn eigen functioneren en informeert de raad van bestuur over de uitkomsten hiervan. De raad van bestuur is niet aanwezig bij de evaluatie. Tevens evalueert de raad van toezicht jaarlijks het functioneren van de bestuurder. De remuneratiecommissie van de raad van toezicht bespreekt de bevindingen met de bestuurder. Scholing voor de leden van de raad van toezicht Tijdens de jaarlijkse zelfevaluatie inventariseert de raad van toezicht op welke onderdelen behoefte is aan individuele of collectieve bij- of nascholing. Nieuwe leden van de raad van toezicht volgen indien noodzakelijk - een scholingsprogramma, gericht op de zorgorganisatie en de verantwoordelijkheden als toezichthouder. Triade en haar leden van de raad van toezicht zijn aangesloten bij de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen (NVTZ) en bezoeken regelmatig (scholings-) bijeenkomsten. Daarnaast verdiept de raad van toezicht zijn kennis van de organisatie en de sector door middel van themabijeenkomsten en werkbezoeken in de organisatie. Informatievoorziening voor de raad van toezicht De informatievoorziening aan de raad van toezicht is beschreven in een informatieprotocol. In dit informatieprotocol is aangegeven welke informatie de bestuurder aan de toezichthouders verstrekt, met welke frequentie en in welke vorm. De bestuurder rapporteert regelmatig aan de raad van toezicht over de stand van zaken met betrekking tot de ontwikkeling van de strategie en het beleid van de stichting en over de kwaliteit en veiligheid van zorg. Nevenfuncties Jaarlijks worden de nevenfuncties van de leden van de raad van toezicht en de raad van bestuur in kaart gebracht. Geëvalueerd wordt of deze nevenfuncties kunnen leiden tot belangenverstrengeling of de uitvoering van de functie in de raad van bestuur of raad van Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 8

10 toezicht kunnen belemmeren. De Wet Bestuur en Toezicht en kaders van de NVTZ worden gevolgd. Honorering leden van de raad van bestuur en raad van toezicht In de begroting heeft Triade een budget opgenomen voor de raad van toezicht. Voor de bezoldiging worden de Wet normering topinkomens en de Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen zorg en jeugdhulp gevolgd. In het kader van deze regeling heeft de raad van toezicht in 2016 de klassenindeling voor Triade vastgesteld op klasse III. Deze klassenindeling bepaalt de maximale hoogte van de bezoldiging van de bestuurder en daaraan gekoppeld de bezoldiging van de raad van toezicht. Raad van toezicht Verantwoordelijkheid De verantwoordelijkheden van de raad van toezicht zijn opgenomen in de statuten van Stichting Bestuur en Toezicht Triade. De taken en werkwijze van de raad van toezicht zijn vastgelegd in het Reglement raad van toezicht. De raad van toezicht houdt integraal toezicht op de uitvoering van het beleid, het functioneren van de raad van bestuur en de algemene gang van zaken in de stichting. Daarnaast geeft de raad van toezicht de bestuurder gevraagd en ongevraagd advies. De raad van toezicht verleent tevens opdracht aan de registeraccountant tot controle van de jaarrekening. Toezicht op prestaties Jaarlijks stelt de bestuurder de kaderbrief op. De kaderbrief 2016 vloeit voort uit het meerjarenbeleid dat is vastgelegd in de strategienota en beschrijft de aandachtspunten en de kritieke prestatie-indicatoren voor het komende jaar. Door vaststelling van de kaderbrief ziet de raad van toezicht toe op de strategie en de prestaties van Triade. De kaderbrief vormt de basis voor de jaarplannen van de managers. In 2016 rapporteerde de bestuurder over zowel de kwalitatieve als financiële prestaties van de organisatie. Tijdens de bespreking hiervan is tevens aandacht voor (het functioneren van) de interne beheers- en controlesystemen en voor de analyse van de uitkomsten in de rapportage. Tijdens iedere raad van toezichtvergadering worden de meest recente exploitatie- en liquiditeitscijfers besproken. Bij deze cijfers komt ook een risicoparagraaf over de te verwachten risico s en de manier waarop deze beheerst worden. Samenstelling De raad van toezicht is zodanig samengesteld dat de leden onafhankelijk en kritisch kunnen opereren ten opzichte van elkaar, van de bestuurder en van welk deelbelang ook. Er is een rooster van aftreden vastgesteld. In 2016 bestond de raad van toezicht uit 7 leden. Eind 2015 zouden 3 leden van de raad van toezicht aftreden. Vanwege strategische ontwikkelingen in de organisatie vond de raad van toezicht dit niet wenselijk en heeft zij besloten de zittingstermijn van mevrouw Jonkman en de heren Sloot en Van Bloois op basis van de statuten eenmalig met 1 jaar te verlengen. Naast deze verlenging heeft de raad van toezicht besloten twee nieuwe leden te werven in Onder begeleiding van een extern bureau is deze werving in het voorjaar van 2016 uitgevoerd. De openbare wervingsprocedure heeft geleid tot benoeming van 2 nieuwe leden per 1 april 2016; mevrouw Esveld en de heer Tiebout. Vanwege het aftreden na de (verlengde) maximale zittingstermijn van 3 leden per 31 december 2016 (mevrouw Jonkman en de heren Sloot en Van Bloois), zou de raad van toezicht onder het statutaire minimum aantal leden van 5 dalen. Om deze reden is in het najaar opnieuw een openbare wervingsprocedure gestart voor een nieuw lid per 1 januari Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 9

11 2017. Dit heeft geleid tot de benoeming van een nieuw lid, mevrouw Rötscheid, per 1 januari Naam/ Geboortedatum De heer drs. J. Oudhof Mevrouw G.M.C. Jonkman- Jansen De heer drs. ing. L. T. van Bloois De heer drs. E. Sloot Mevrouw T.A.M. Roelofs De heer drs P.R. Tiebout MMC Mevrouw P.H.M. Esveld Functie en zittingstermijn Voorzitter auditcommissie / Niet herbenoembaar Vicevoorzitter Lid op voordracht ondernemingsraad / Niet herbenoembaar Lid auditcommissie VZ / Niet herbenoembaar Lid kwaliteitscommissie / Niet herbenoembaar Lid kwaliteitscommissie / Niet herbenoembaar Lid auditcommissie / e termijn Lid kwaliteitscommissie / e termijn Werkzaamheden/nevenfuncties Lid Raad van Toezicht van de Stichting Bibliotheek Noordwest-Veluwe Voorzitter Raad van Commissarissen Sportbedrijf Lelystad Voorzitter Bestuur Centrum Kunst en Cultuur De Kubus Algemeen directeur Cyclus NV Vicevoorzitter Raad van Commissarissen Woningstichting Naarden Lid Raad van Toezicht Flevolandschap Voorzitter Raad van Toezicht Jan van Es instituut Vicevoorzitter Raad van Toezicht Merem behandelcentra Bestuurder Stichting Vrienden van het Boschhuis Voorzitter Raad van Bestuur De Stek Jeugdhulp Bestuurslid Jeugdzorg Nederland Bestuurslid PGGM Voorzitter fonds Seacrest Partners Vreeland Groep organisatieadviseurs Voorzitter raad van bestuur Heliomare Commissies De raad van toezicht van Triade kent drie vaste commissies, te weten de kwaliteitscommissie, de auditcommissie en de remuneratiecommissie. Deze commissies worden gevormd door een afvaardiging van de raad van toezicht. Alle commissies rapporteren over hun vergaderingen en bevindingen aan de voltallige Raad van Toezicht. De kwaliteitscommissie overlegt driemaal per jaar met de bestuurder en de manager Expertisecentrum over onderwerpen die te maken hebben met kwaliteit en veiligheid van zorg zoals incidenten en klachten, vrijheidsbeperkende maatregelen, het kwaliteitsmanagementsysteem, inspectiebezoeken en het zorgcontinuïteitsplan. De auditcommissie werkt volgens een reglement. Dit reglement beschrijft de werkwijze, de taken en de bevoegdheden van de commissie. De auditcommissie heeft een adviserende rol naar de bestuurder en bereidt de besluitvorming voor van de raad van toezicht over financiële en vastgoed gerelateerde onderwerpen. Daarnaast heeft de commissie de bevoegdheid een onderzoek in te stellen. De auditcommissie heeft in 2016 zesmaal vergaderd met de bestuurder, de concerncontroller en de manager Huisvesting. Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 10

12 De remuneratiecommissie wordt volgens het reglement van de raad van toezicht gevormd door de voorzitter en de vicevoorzitter van de raad. Aan de remuneratiecommissie is het voeren van beoordelings- en functioneringsgesprekken met de bestuurder opgedragen. Net als in 2015 was er ook in 2016 een toezichtcommissie die is belast met het volgen van het onderzoek naar een intensieve samenwerking van Triade met Vitree. In deze commissie hebben twee leden van de raad van toezicht zitting. Deze commissie overlegt regelmatig met de leden van de toezichtcommissie van Vitree, al dan niet in aanwezigheid van beide raden van bestuur. Overleggen De voorzitter van de raad van toezicht en de bestuurder bereiden de reguliere vergaderingen voor. De agenda bevat als vaste punten kwaliteit & veiligheid, financiën en vastgoed(projecten). Daarnaast vullen actuele onderwerpen de agenda. De raad van toezicht heeft in 2016 achtmaal vergaderd. In september heeft de raad van toezicht in een bijeenkomst zijn eigen werkzaamheden geëvalueerd. Eenmaal per jaar sluit een afvaardiging van de raad van toezicht aan bij een vergadering van de centrale cliëntenraad en de ondernemingsraad. In juni 2016 vond het jaarlijkse breed overleg plaats. Dit is een ontmoeting tussen de raad van toezicht, de bestuurder, de ondernemingsraad, de centrale cliëntenraad en het managementteam van Triade. Tijdens dit overleg is gesproken over de verhouding van de visie van Triade en de wijze waarop invulling aan het werk wordt gegeven. Overleg met de externe accountant De raad van toezicht heeft in 2016 de jaarrekening en het accountantsverslag 2015 besproken met de externe accountant. Agendapunten in 2016 De raad van toezicht heeft goedkeuring verleend aan de volgende besluiten van de bestuurder: Wijzigen overeenkomst kredietfaciliteit Jaarrekening en jaarverslag 2015 Indeling van Triade in klasse III in het kader van de Wnt Intentieovereenkomst met ontwikkelaar voor locatie Wisenthoeve Kaderbrief 2017 Verkoop pand Hobostraat te Almere Beëindiging huurovereenkomst met Jade voor het pand aan Griend te Lelystad Begroting 2017 Investeringsbegroting 2017 De raad van toezicht heeft de volgende besluiten genomen: Werving toezichthouders en samenstelling selectiecommissie Benoeming lid van raad van toezicht per , mevrouw P.H.M. Esveld Benoeming lid van raad van toezicht per , de heer P.R. Tiebout Benoeming mevrouw J.M. Weitkamp en mevrouw B. Vlieger als a.i. bestuurders voor de periode van tot Benoeming mevrouw A.E. Spreen als bestuurder per Benoeming lid van raad van toezicht per , mevrouw S. Rötscheid Ontbinding en vereffening Stichting SWAF Vaststelling jaarplanning 2017 Overige agendapunten die zijn besproken: Managementletter 2016 Financiële rapportages: exploitatie, liquiditeitspositie, productieontwikkeling Managementrapportages: voortgang jaarplannen, projecten, incidenten, HR, kwaliteit Risicoparagrafen Kwaliteitsrapportages Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 11

13 Intensieve samenwerking met Vitree Voortgang en voortzetting maatschap Geldersehout Jaarverslag ondernemingsraad Ontwikkeling portefeuilleplan voor huisvesting Raad van bestuur Verantwoordelijkheid De verantwoordelijkheden van de raad van bestuur staan beschreven in de statuten. De raad van bestuur is belast met het besturen van de organisatie en stelt jaarlijks een kaderbrief op met daarin de hoofdlijnen van het te volgen beleid. De raad van bestuur wijst een vertrouwenspersoon aan en stelt een klokkenluidersregeling op. De bestuurder vertegenwoordigt de organisatie. Samenstelling De raad van bestuur van Triade wordt gevormd door één persoon. In 2016 heeft Triade een wisseling van bestuurder gehad. In de periode tussen het vertrek van de oude bestuurder en aanstelling van de nieuwe, zijn twee managers benoemd als a.i. bestuurder. Periode Naam Nevenfuncties Sinds 16 november 2009 tot 1 april april 2016 tot 1 juni april 2016 tot 1 juni 2016 Mr. drs. M.A.M. Adriaansens J.M. Weitkamp B. Vlieger-Ruitenberg MBA Carante Groep vicevoorzitter GGNet lid raad van toezicht Larensche Mixed Hockey Club te Laren (NH) Voorzitter 1 juni 2016 tot heden Drs. A.E. Spreen ROC Midden Nederland lid raad van toezicht BrabantZorg lid raad van toezicht Voor de werving van een nieuwe bestuurder is een extern bureau ingeschakeld. Dit bureau heeft de procedure begeleid en een voorselectie gemaakt. De raad van toezicht heeft in zijn vergadering van 14 maart 2015 besloten mevrouw drs. A.E. Spreen te benoemen tot bestuurder per 1 juni Het reglement van de raad van toezicht beschrijft de wijze waarop het functioneren van de bestuurder door de raad van toezicht wordt geëvalueerd. De remuneratiecommissie beoordeelt jaarlijks het functioneren van de bestuurder. Eind 2016 heeft de remuneratiecommissie een gesprek hierover gevoerd met de bestuurder. Om belangenverstrengeling te voorkomen staat in de statuten beschreven welke personen niet in aanmerking komen voor een functie in de raad van bestuur. De nevenfuncties van de bestuurder zijn openbaar. De bestuurder informeert de raad van toezicht over wijzigingen in haar nevenfuncties in de reguliere vergaderingen. Wet Normering Topinkomens Als zorginstelling heeft Triade de verplichting te voldoen aan de Wet Normering Topinkomens (Wnt). Binnen Triade is de Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen zorg en jeugdhulp van toepassing. Door invoering van Wnt-2 zijn de normen van deze regeling per 1 januari 2016 verlaagd. Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 12

14 De bestuurder wordt bezoldigd conform de Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen zorg en jeugdhulp en voldoet aan de Wet normering topinkomens. De bestuurder krijgt geen vaste onkostenvergoeding. Eventuele onkosten van de bestuurder worden volgens de gebruikelijke systematiek binnen de instelling gedeclareerd. Voor de overige arbeidsvoorwaarden voor de bestuurder wordt de CAO GZ gehanteerd. In de vergadering van 17 februari 2016 heeft de raad van toezicht de score (9 punten) en de klassenindeling (klasse III) vastgesteld. De bezoldiging van de per 1 juni 2016 aangestelde bestuurder en de bezoldiging van de interim bestuurders in de periode van 1 april tot 1 juni 2016 voldoen aan de norm die hoort bij de klassenindeling. De bezoldiging van de vorige bestuurder, die per 1 april 2016 de organisatie heeft verlaten, voldeed niet aan deze norm. Deze bezoldiging is voor 2013 overeengekomen en viel derhalve onder het overgangsrecht. De verplichte afbouw die hoort bij het overgangsrecht zou ingaan per 1 januari Ondanks de overschrijding heeft Triade het hele jaar voldaan aan de normering van de WNT. Wet Bestuur en Toezicht Per 1 januari 2013 is de Wet Bestuur en Toezicht van kracht. Hierin is vastgelegd dat vennootschappen een evenwichtige verdeling van zetels in bestuur en toezicht moeten toepassen. Een evenwichtige verdeling houdt in dat minstens 30% van de zetels door een vrouw wordt bezet en minstens 30% door een man. Indien een organisatie hier niet aan voldoet, dient deze toe te lichten waarom niet en wat er in de toekomst wordt ondernomen om te komen tot een evenwichtige verdeling. In 2016 heeft het kabinet uitgesproken dat zij ook streven naar een dergelijk evenwichtige verdeling binnen organisaties die vanuit publieke middelen worden gefinancierd. Triade voldoet in 2016 aan een evenwichtige verdeling voor de raad van toezicht. Voor de raad van bestuur is dit niet het geval, aangezien er sprake is van een eenhoofdige raad van bestuur. Triade is niet voornemens te komen tot een uitbreiding van de raad van bestuur. Een evenwichtige verdeling zal daarom ook niet worden bereikt. 6. Bedrijfsvoering Uitgangpunten van de bedrijfsvoering Het uitgangspunt van de bedrijfsvoering van Triade is kwalitatief goede, veilige en rechtmatige zorg verlenen. De zorg en/of ondersteuning voldoet aan het programma van eisen en het kwaliteitskader van de financiers (zorginkopers). Continuïteit van zorg is van wezenlijk belang voor onze cliënten en voor de organisatie was het jaar van de transitie. Voor 2016 werd verwacht dat het gemeentelijk domein wat stabieler en minder roerig zou zijn. Niets bleek minder waar. In 2016 kon niet langer een beroep worden gedaan op overgangsrecht. Dat betekende extra druk op het op orde hebben of krijgen van de systemen en het in evenwicht brengen van kosten en opbrengsten. Triade heeft hier veel energie in gestoken. Ondanks grote afhankelijkheid van een aantal gemeenten, heeft dit zijn vruchten afgeworpen, wat zichtbaar is in het financiële resultaat van De transitie heeft nog niet overal ook geleid tot transformatie. Gezien de blijvende druk op de budgetten ligt hier een enorme opgave en is blijvend aandacht nodig voor de financiële risico s die de veranderingen ook de komende jaren nog met zich meebrengen. Contracten gemeenten Triade heeft in 2016 een aantal nieuwe contracten met gemeenten afgesloten en een aantal contracten verlengd. De contracten in het gemeentelijk domein en de verantwoording vragen relatief veel tijd ondanks pogingen van gemeenten en zorgaanbieders om het proces regelarmer te maken. De bewustwording dat het anders moet, is bij meeste betrokken partijen aanwezig. Het vraagt echter tijd en vertrouwen de systemen aan te laten sluiten bij de bedoeling. Triade participeert in werkgroepen bij verschillende gemeenten die mogelijkheden voor andere bekostigings- en verantwoordingsmodellen verkennen. Dat zal impact hebben op de contractvormen voor Halverwege 2016 is de regie voor de zorgverkoop gemeenten van de afdeling Financiën & ICT overgebracht naar Klant & Ontwikkeling. Aandachtspunt is het goed op elkaar laten Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 13

15 aansluiten van alle stappen in de keten. Dit proces is naast de samenwerking met gemeenten in grote mate afhankelijk van de interne samenwerking tussen het primaire proces en de ondersteunende diensten. In 2016 is hierin flink geïnvesteerd. In 2016 is systematisch toegewerkt naar een sluitende registratie en rechtmatige facturatie. Risicobeheersing Op basis van strategische keuzes uit de kaderbrief 2015 en input vanuit de concern risicoparagraaf is de integrale risicomatrix geactualiseerd. De regio- en stafmanagers hebben eind 2015 jaarplannen voor 2016 opgesteld. In deze jaarplannen zijn kansen en bedreigingen uit de omgevingsanalyse opgenomen. Deze zijn begin 2016 meegenomen bij het actualiseren van de integrale risicomatrix (bottom up). Verbeteracties worden opgenomen in het verbeterregister en de monitoring is in de reguliere planning & control-cyclus geborgd. Deze werkwijze doet recht aan de gekantelde organisatie. Naast de gebruikelijke thema s uit het interne controleplan is in 2016 periodiek gerapporteerd over de stand van zaken van de beschikkingen in het gemeentelijk domein. Om zowel technische als inhoudelijke redenen is hier een verhoogd risico gesignaleerd. Er zijn acties uitgezet waarmee het risico voor 2016 tot een minimum beperkt is. Planning & controlcyclus Er is een overall-planning gemaakt voor de jaarverantwoording, de zorgverkoop, de herschikking, de kaderbrief, de jaarplannen (waaronder het treasuryjaarplan), de begroting, de managementverantwoordingsgesprekken, de analyse risicomatrices, de audits en de controles. De meest cruciale (financiële) KPI s worden maandelijks op concernniveau gemonitord. Afwijkingen ten opzichte van de begroting/norm worden maandelijks op verschillende niveaus geanalyseerd. Hierdoor kan adequaat worden (bij)gestuurd. De productie Wlz, Jeugdzorg en Wmo worden kritisch gevolgd. Opbrengsten en kosten zijn hierdoor vrij goed te voorspellen. Dit jaar zijn de viermaandelijkse verantwoordingsgesprekken met de regiomanagers voor het eerst met de bestuurder gevoerd. De manager Expertisecentrum en de concerncontroller/manager Financiën & Informatisering ondersteunen hierbij. De KPIrapportages zijn aangepast op regiomanagersniveau en gefaseerd via een dashboard in de BI-omgeving ontsloten. In 2016 is een eerste ontwerp gemaakt voor een dashboard voor de zelforganiserende teams dat in 2017 in fases wordt geïmplementeerd. Businessmodel Triade werkt met resultaatsturing op concern-, divisie-, regiomanager- en locatieniveau. Opbrengsten en kosten horen in evenwicht te zijn. De rapportages in BI presenteren de resultaten van de zorgexploitatie voor de regiomanagers tot op locatieniveau. De huisvestingsexploitatie is inzichtelijk op het niveau van een kasstroom generende eenheid (KGE). Door zorg- en huisvestingsexploitatie bij elkaar te brengen op KGE niveau kan Triade impairment berekeningen maken en sturen op financieel gezonde locaties. Er is zicht op de verschillende financieringsstromen met een uitsplitsing naar gemeenten en de verschillende domeinen. Triade heeft twee bedrijven. Triade, voor diensten die worden bekostigd uit de Wlz en Boschhuis, voor diensten onder Wmo en Jeugdwet. Deze indeling loopt niet parallel aan Jeugd- en Volwassenenzorg) en regiomanagersstructuur; we leveren en organiseren de zorg voor beide bedrijven. Intern worden deze kosten met elkaar verrekend. Op concernniveau is de kaderbegroting 2017 vastgesteld door de raad van bestuur en goedgekeurd door de raad van toezicht. Vanaf 2017 wordt tot op locatieniveau het integrale resultaat (zorg en huisvesting) inzichtelijk gemaakt. In 2016 is een projectgroep (staf en lijn) nieuwe begrotingssystematiek onder regie van de manager businesscontrol samengesteld en is een technisch ontwerp gemaakt datis getest. De eerste oplevering wordt in april 2017 verwacht. Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 14

16 Treasury Triade heeft een treasurystatuut dat de kaders beschrijft voor invulling en uitvoering van het financierings- en beleggingsbeleid met als doel de risico's te beperken en transparantie te geven (volgens de Governancecode). Het treasurystatuut is de basis voor het treasuryjaarplan. De treasurycommissie bewaakt de voortgang van het jaarplan en toetst aan het statuut. De treasurycommissie bestaat uit de bestuurder, de concerncontroller, de controller AO/IB, de manager FA en de treasurer van de Carante Groep. Het treasuryjaarplan is onderdeel van de reguliere jaarplancyclus. Eind 2016 is in de treasurycommissie het jaarplan 2016 geëvalueerd en het plan voor 2017, na bespreking in de auditcommissie, vastgesteld. De raad van toezicht heeft het jaarplan ter informatie ontvangen. Het treasuryjaarplan 2016 is conform planning uitgevoerd. Onderdeel van het treasuryjaarplan is het bewaken van renteconversiemomenten. In 2016 is een ongeborgde lening op het rente- conversiemoment afgelost. De gemiddelde rentekosten nemen hierdoor af. Triade beschikt over een meerjarenexploitatie-, balans- en kasstromenoverzicht. Dit overzicht is in 2016 geactualiseerd en de financiële impact van het vastgoedportefeuilleplan met nieuwe initiatieven is hierin meegenomen. Dit wordt gebruikt als vertrekpunt van Triade voor de berekeningen in het beslisdocument voor de fusie Triade/Vitree in De liquiditeitsplanning 2016 is gespecificeerd naar een maandplanning. Er is een bijlage gemaakt voor de inkomsten per contract van de gemeenten. Hiermee kan het onderhanden werk worden bepaald. Per maand wordt de liquiditeitsplanning vergeleken met het werkelijke verloop van de liquiditeit. Voor 2016 bleek de prognose doelmatig. De werkelijke uitkomst van de liquiditeit eind 2016 liep wat voor op de planning. Het overschot aan liquide middelen is ondergebracht bij drie banken. De rentevergoeding is laag. De huisbankier heeft in 2016 aangekondigd dat mogelijk op termijn wegzetten van liquide middelen geld gaat kosten. Begin 2017 wordt een voorstel voor herstructurering uitgewerkt. Horizontaal toezicht Triade heeft een convenant voor horizontaal toezicht met de belastingdienst. De uitvoering van het plan van aanpak voor een Tax Control Framework is wat vertraagd. De belastingdienst heeft ingestemd met implementatie eind Tot die tijd stelt Triade jaarlijks een fiscaal verslag op. Aan het fiscaal overleg bij Triade nemen deel de concerncontroller, de vastgoedcontroller, de controller AO/IB, de manager FA en de controller van Carante Groep. Waar nodig laat Triade zich extern adviseren. Het overleg komt viermaal per jaar bijeen. Halfjaarlijks is er een terugkoppeling aan de raad van bestuur. Over 2016 is een fiscaal jaarverslag opgesteld. ICT Triade realiseert zich dat bijna alle elementaire werkprocessen binnen de organisatie in grote mate afhankelijk zijn van een stabiel en correct werkende ICT-infrastructuur. Naast continuïteit, stabiliteit en gebruiksgemak worden ook steeds hogere eisen gesteld aan de beveiliging van informatie en het waarborgen van privacy. Met een beperkt budget worden de infrastructuur en de informatiesystemen zo efficiënt mogelijk onderhouden en beheerd. Triade besteedt daarnaast gericht aandacht aan het mogelijk maken en doorvoeren van innovatieve toepassingen. Binnen Triade is Microsoft de basis voor alle informatiesystemen en ICT-dienstverlening. Triade is gestart met de ontwikkeling en implementatie van een overkoepelend medewerkersportaal gebaseerd op Sharepoint (een raamwerk voor het opzetten van informatie-uitwisseling en online samenwerking). In eerste instantie is begonnen met het ontwikkelen van een nieuw intranet en met het inrichten van documentmanagement ( zaakgericht werken ) voor een aantal belangrijke bedrijfsprocessen. In beide, parallel aan elkaar uitgevoerde, projecten zijn verschillende werksessies georganiseerd met als doel de specificaties te benoemen en een programma van eisen op te stellen voor de uiteindelijk Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 15

17 gewenste functionaliteit. Na een uitgebreid ontwikkeling- en testtraject is begin 2016 het nieuwe intranet operationeel gemaakt. Een tweede versie, met verbeterde functionaliteit op het gebied van nieuwsberichtgeving, is in augustus opgeleverd. Daarmee is een belangrijke stap gezet in het eigentijds faciliteren van medewerkers in kennis- en nieuwsuitwisseling, het plaatsen en zoeken van belangrijke (achtergrond)informatie en het bevorderen van samenwerking. De ondersteuning van het documentmanagement met Sharepoint bevindt zich voor een tweetal werkprocessen eind 2016 in een laatste testfase. De verwachting is dat deze functionaliteit begin 2017 operationeel is. Triade wil meer op technologie gebaseerde zorgproducten toepassen, waaronder beeldzorg. In het afgelopen jaar is een pilot uitgevoerd om ervaring op te doen met professioneel cliëntcontact op afstand. Naast een keuze in geavanceerde programmatuur en technische middelen is tevens gekeken naar voor de zorguitvoering belangrijke aspecten zoals doelgroep, roostering en kennisontwikkeling. Op basis van een businesscase, die zicht geeft op exploitatie en investeringen, is besloten beeldzorg als standaard dienstproduct te implementeren. In het najaar is tevens een pilot gestart samen met een andere zorginstelling binnen Carante Groep. Triade levert s nachts beeldzorg aan cliënten van de andere stichting waarbij gebruikgemaakt wordt van de centrale meldkamer van Triade. De bedoeling is de pilot begin 2017 uit te breiden waarbij de andere stichting overdag beeldzorg levert aan cliënten van Triade. Samen met andere stichtingen binnen Carante Groep heeft Triade de afgelopen jaren gewerkt aan de ontwikkeling van een elektronisch cliëntendossier dat past bij de eisen van deze tijd. Een gezamenlijk geformuleerd pakket van eisen gold als vertrekpunt. Binnen Triade is een eigen projectorganisatie actief voor implementatie en testwerkzaamheden. Eind 2016 is een start gemaakt met de projectuitvoering voor concrete inrichting en invoering van een nieuwe versie van Plancare Dossier. In 2016 heeft Triade voorbereidingen getroffen om N-care als digitaal toedienregistratiesysteem in te voeren. Het doel is een voor de cliënten optimale medicatieveiligheid te bereiken. Privacy De wet- en regelgeving stelt steeds hogere eisen aan zorgorganisaties aangaande de inrichting van de informatiebeveiliging. Het beperken en beheersen van risico s op het disfunctioneren van de ICT-infrastructuur of informatiesystemen vragen daarmee continue aandacht. In 2015 is gewerkt aan een informatiebeveiligings-project dat in het voorafgaande jaar was opgestart. Eind 2015 heeft een externe keuringsinstantie Triade geaudit en begin 2016 werd aan Triade het NEN 7510 certificaat uitgereikt (Informatie Beveiliging voor de zorg). Uit een herhalingsaudit die in juni plaatsvond blijkt dat het beheersysteem voor deze certificering goed functioneert en voldoet aan de eisen van certificering. Bij de opstelling van contracten voor ketenpartners wordt toegezien op de naleving van weten regelgeving op het gebied van privacy. Met partners of leveranciers is soms sprake van uitwisseling van informatie. Indien van toepassing wordt in dat geval een bewerkersovereenkomst met de betreffende partij afgesloten. Triade heeft intern procedures afgesproken om te voldoen aan de meldplicht datalekken. Vastgoedportefeuille Triade heeft een veranderende vastgoedportefeuille. Een analyse van de vastgoedportefeuille heeft geleid tot een overzichtslijst van kernvastgoed, transitievastgoed en afstootvastgoed. Op de transitielijst staan de panden waar Triade op termijn een ander plan voor gaat ontwikkelen. Op de afstootlijst staan panden die Triade wil afstoten omdat daarvoor geen rendabele exploitatie kan worden gerealiseerd. Deze overzichten worden jaarlijks geëvalueerd en bijgesteld. Verwachte boekwaardeverliezen bij verkoop van afstootpanden zijn on balance afgewaardeerd (impairment). In 2016 heeft Triade een portefeuilleplan opgesteld. In dit plan zijn de kaders omschreven op basis waarvan Triade de vastgoedportefeuille de aankomende jaren wil aanpassen. Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 16

18 Vastgoedmutaties complexen Buitengebruik gesteld 0 Afgestoten (verkocht of verhuur beëindigd) 2 Nieuw of opnieuw in gebruik 3 Inkoop Het domein inkoop binnen de facilitaire dienst is in 2016 gestart met de opbouw van een contractenregister. Daarbinnen zullen o.a. expiratiegegevens van bestaande contracten worden opgenomen. Vervolgens kunnen meer gerichte- en gewenste nieuwe (gemantelde) aanbestedingen worden uitgevoerd. 7. Cliëntenraad Structuur medezeggenschap cliënten Cliëntenoverleg Basis voor de medezeggenschap is het cliëntenoverleg op locatie (huiskameroverleg of werkoverleg). Hier praten de cliënten met elkaar en met begeleiders over onderwerpen die te maken hebben met de dagelijkse gang van zaken op de locatie. Van dit overleg wordt een verslag gemaakt dat wordt besproken in het teamoverleg. Cliëntenraad Op lokaal niveau is er de cliëntenraad. In de cliëntenraad worden locatie overstijgende onderwerpen besproken. Cliënten van diverse locaties vormen gezamenlijk een lokale cliëntenraad. Bij voorkeur bestaat een cliëntenraad uit cliënten, eventueel aangevuld met cliëntvertegenwoordigers. Centrale cliëntenraad (CCR) De centrale cliëntenraad is het wettelijk medezeggenschapsorgaan van Triade. De centrale cliëntenraad werkt volgens een vastgesteld reglement waarin het aantal leden van de cliëntenraad, de wijze van benoeming, welke personen tot lid kunnen worden benoemd en de zittingsduur van de leden zijn vastgelegd. De leden van de centrale cliëntenraad vormen een afspiegeling van de cliënten van de organisatie. Dit betekent dat er leden zijn vanuit alle divisies. Ook de medezeggenschap voor de cliënten Jeugdzorg is dus geborgd binnen de Centrale Cliëntenraad. De ambtelijk secretaris verzorgt de verslaglegging en bereidt de agenda voor. Ondersteuning van de cliëntenmedezeggenschap De cliëntenraden worden ondersteund door een coördinator en een coach cliëntmedezeggenschap. Het huiskameroverleg wordt ondersteund door een medewerker op de locatie en/of een coach cliëntmedezeggenschap. Triade regelt voor de cliëntenraad de benodigde faciliteiten en stelt een budget beschikbaar voor bijv. materialen en cursussen. Daarnaast worden de noodzakelijke kosten die de leden van de cliëntenraad maken, vergoed. Voor communicatie kan de centrale cliëntenraad gebruikmaken van het intranet en het huismagazine van Triade, de Trialoog. Centrale Cliëntenraad Vergaderingen De cliëntenraad vergadert iedere maand, de ene maand met - en de andere maand zonder de bestuurder. Op deze manier kan de raad de onderwerpen eerst goed voorbereiden voordat hij deze met de bestuurder bespreekt. De centrale cliëntenraad heeft 12 keer vergaderd in Themavergadering De raad belegde in 2016 één themavergadering. Doorgaans zijn bij een thema-vergadering leden van de raad van toezicht aanwezig. Deze waren dit jaar verhinderd. Zij schuiven KPMG aan Audit in Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 17

19 de CCR-RvB-vergadering van februari Onderwerpen van de themabijeenkomst van 2016 waren: - Kwaliteitsonderzoeken cliënten dagen presentatie van de nieuwe bestuurder. Uiteraard spraken de CCR-leden de leden van de raad van toezicht dit jaar ook bij de jaarlijkse brede bijeenkomst. Heidag Tevens organiseerde de raad zijn jaarlijkse heidag. Dit keer was het thema: Medezeggenschap in de praktijk. Werkwijze CCR De raad werkt met werkgroepen die onderwerpen voorbereiden en waaraan onderwerpen overgedragen kunnen worden. De werkgroepen zijn Kwaliteit & zorg, Financiën, Locatieontwikkelingen en Communicatie-achterban. Deze werkgroepen spreken regelmatig met hoofden van dienst (zoals manager Expertisecentrum, manager huisvesting, de concerncontroller) Ieder CCR-lid heeft een lokale raad geadopteerd waarmee hij of zij contact onderhoudt. Zo wil de raad de contacten met de achterban aanhalen. Adviesaanvragen De CCR adviseerde in 2016 over de volgende onderwerpen: Beleid gescheiden ouders Incidentenregeling Klachtenregeling voor cliënten Herinrichting Moeder en Kindzorg Nieuwe bestuurder Triade Uitstel sluiting locatie Papageno Verplaatsen cliënten Kiekendief Implementatie beeldzorg Betrokkenheid cliëntenraad De centrale cliëntenraad is regelmatig proactief betrokken bij (beleids-) ontwikkelingen. In 2016 betrof het de volgende onderwerpen: Delegatie CCR betrokken bij werving nieuwe Raad van Bestuur Delegatie aanwezig bij gesprekken rondom Geldersehout Delegatie aanwezig bij gesprekken met Zorgkantoor Delegatie gesprek met adviseur over mogelijke fusie Vitree Delegatie spreekt met inspectie Andersom sluit regelmatig een medewerker of leidinggevende aan bij de vergadering van de centrale cliëntenraad om dieper in te gaan op een onderwerp. Voorbeelden hiervan zijn: Cliëntvertrouwenspersoon Mooi leven initiatief Projectleider ZOT Projectleider Beeldzorg Projectleider Vet lekker Overige onderwerpen besproken in de vergaderingen Termijn voor leeg maken kamer cliënt (na overlijden) Stand van zaken adviesaanvragen Samenwerking Vitree Samenwerking Geldersehout Projecten Zorgkantoor (logeerkoffer, doelenboom, GGZ-VG project en beeldzorg) Evalueren invoeren eigen bijdrage cliënten Voedingsgeld in vakanties Evaluatie pilot paramedisch vervoer Mogelijkheid gebruikmaken Zonnebloemauto Vakantiedagen dagbesteding cliënten Voortgang afwikkeling brand schoener Jaarrekening Technische hulpmiddelen op de locatie Tante Truus Klachtenregeling en geschillencommissie Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 18

20 CCR huishoudelijk reglement en instellingsbesluit Ontwikkelingen huisvesting ZOT Digitaliserende omgeving Ziekteverzuim Bemiddelaar cliënten Ledenaantal CCR Het ledenaantal stond begin 2016 op twaalf en aan het eind van het jaar op acht. Halverwege het jaar nam één lid afscheid. Aan het eind van het jaar traden vier leden af en voegde zich één nieuw lid bij de raad. Het zetelaantal van de raad ligt volgens het reglement tussen de zes (minimaal) en twaalf zetels (maximaal). De raad gaat ook in 2017 weer actief op zoek naar nieuwe leden. Overige inspraak cliënten en verwanten Jeugdzorg De zorgtrajecten voor jeugdzorgcliënten duren vaak van kort. Medezeggenschap van ouders of wettelijk vertegenwoordigers binnen de jeugdzorg wordt, naast de ccr, ook op een andere manier vormgegeven dan voor volwassen cliënten. Ouders worden actief benaderd rond bepaalde thema s. Ook organiseert Triade ouderavonden waarop beleidswijzigingen ter sprake komen. Op deze wijze is een goede afstemming met ouders mogelijk. De leeftijd van de kinderen binnen de jeugdzorg van Triade is relatief jong (<12 jaar). Voor deze leeftijdsgroep is participatie in een jongerenraad niet passend. Triade is continu op zoek naar nieuwe manieren om medezeggenschap van ouders en kinderen vanuit de jeugdzorg vorm te geven. Daarbij wordt zij ondersteund door het Centrum maatschappelijke ontwikkeling. Inzet van moderne digitale media krijgt hierbij aandacht. Alle cliënten van Triade kunnen een beroep doen op een onafhankelijke vertrouwenspersoon. Voor de Jeugdzorg is het uitvoeren van deze taak belegd bij het AKJ (Advies en Klachtenbureau Jeugdzorg). Een vertrouwenspersoon bezoekt structureel de verblijfsgroepen Jeugdzorg. Verwantenraad Kick Wilstraplantsoen Op een locatie waar cliënten wonen met de diagnose schizofrenie, hebben familieleden een zgn. verwantenraad opgericht. Deze raad overlegt regelmatig met de regiomanager over de gang van zaken op de locatie. Eens per jaar heeft de verwantenraad overleg met de raad van bestuur. 8. Ondernemingsraad Vergaderingen De ondernemingsraad heeft in reguliere ondernemingsraadvergaderingen gehad en 12 overlegvergaderingen met de bestuurder. Twee leden van de raad van toezicht woonden twee overlegvergaderingen bij. Daarnaast sloten de ondernemingsraadleden aan bij het zgn. breed overleg met de raad van toezicht, raad van bestuur, het managementteam en de centrale cliëntenraad. OR-commissies De ondernemingsraad werkte ook in 2016 met twee commissies, te weten de HR-commissie en de commissie VGWM (Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu). Deze commissies voerden overleg met de manager HR, medewerkers Arbo & Activering en de bedrijfsarts. Managers en inhoudelijk deskundigen werden regelmatig in de ondernemingsraadvergaderingen uitgenodigd om de OR te informeren over een specifiek onderwerp. Voorbeelden hiervan zijn de manager Expertisecentrum over de algemene stand van zaken inzake incidenten of een beleidsadviseur over het meerjarenbeleidsplan Wlz. Instemmingsaanvragen De ondernemingsraad heeft ingestemd met de voorgenomen besluiten ten aanzien van intern opleiden, jaargesprekken en het agressieprotocol. Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 19

21 Adviesaanvragen De ondernemingsraad heeft geadviseerd over de volgende voorgenomen besluiten: Inrichting afdeling Klant & Ontwikkeling Aanpassing inrichting en werkwijze afdeling HR Kiekendief (verhuizing cliënten) Externe adviseur Geldersehout Externe procesbegeleider fusie Triade en Vitree Aanpassing bevoegdhedenregeling Toekomst moeder & kindzorg Benoeming toezichthouders Nieuwe bestuurder Ongevraagd advies De ondernemingsraad bracht een ongevraagd advies uit aan de RvT over de invulling van de bestuurlijke interim-periode die ontstond na het vertrek van mevrouw Adriaansens. De ondernemingsraad adviseerde de bestuurlijke taken tijdens deze periode zo lang als toelaatbaar te beleggen bij twee Triade-medewerkers. De raad van toezicht nam dit advies over. Andere onderwerpen Naast advies- en instemmingsaanvragen besprak de ondernemingsraad ook andere zaken. Aan de orde kwamen HR-zaken, zoals vraaggestuurd plannen, eigen-risicodragerschap, evaluatie van de functie casusgezinsbegeleider, QuickScan bureau personeelsplanning, de notitie Inzet begeleiding supervisie en coaching, en het opleidingsplan Maar ook financiële onderwerpen passeerden de revue zoals de financiële cijfers, de begroting en de jaarrekening. Verder sprak de ondernemingsraad over organisatiebrede onderwerpen zoals ZOT en de samenwerking met Vitree. Ook het Geldersehout en het sociaal plan waren terugkerende onderwerpen van gesprek. Ondernemingsraadactiviteiten Hierna een kort overzicht van enkele activiteiten waar de ondernemingsraad naast zijn reguliere (commissie)werkzaamheden, met een afvaardiging van leden, bij betrokken is geweest: Gesprekken dagelijkse besturen OR-en Triade en Vitree Als toehoorder aanwezig bij overleg met vakbonden over het Sociaal Plan Aanwezig bij presentatie over eigen risicodragerschap Aanwezig bij kick-off bijeenkomst Triade-Vitree Delegatie aanwezig bij Sociaal Medisch Teamoverleg Benoemen nieuwe toezichthouders In deze periode zijn twee nieuwe toezichthouders benoemd. Eind 2016 is een procedure voor een derde toezichthouder gestart. De ondernemingsraad en de raad van toezicht hebben afspraken gemaakt over de betrokkenheid van de raad bij de werving en selectieprocedure. Betrokkenheid ondernemingsraad bij werving en selectie nieuwe raad van bestuur De ondernemingsraad werd betrokken bij de werving en selectie van de nieuwe bestuurder (input leveren voor de profielschets en geven van advies over geselecteerde kandidaat). Interne ondernemingsraadontwikkelingen Nieuwe vorm van medezeggenschap De ondernemingsraad wil mee met de ZOT-beweging van Triade en heeft plannen medezeggenschap meer vanaf de werkvloer te laten ontstaan. In een workshop onder leiding van een externe deskundige (begin 2016) ontwikkelde de raad zijn eerste concrete ideeën hierover. De plannen zijn in juli definitief vastgesteld. De ondernemingsraad gaat de plannen na de verkiezingen van april 2017 concretiseren. Kern van de nieuwe werkwijze is dat een kleine en slagvaardige OR de betrokkenheid van medewerkers bij de (OR)besluitvorming gaat organiseren. De raad van bestuur is akkoord met een reductie van het aantal OR-zetels naar zes. De ondernemingsraad heeft het reglement op deze nieuwe werkwijze aangepast. Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 20

22 Om medewerkers te informeren over en te enthousiasmeren voor deze nieuwe vorm van medezeggenschap, organiseert de ondernemingsraad in het najaar van 2016 medewerkersbijeenkomsten. De gesprekken met medewerkers worden als zeer positief ervaren. Ledenaantal Er zijn dit jaar geen leden vertrokken of aangetreden. Het aantal bleef Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid, Algemeen beleid & toekomstige ontwikkelingen Triade heeft de langetermijnstrategie en doelstellingen beschreven in de strategienota Samen stappen zetten. In 2015 is de strategie herijkt naar aanleiding van de constatering dat relatief veel inspanningen worden geïnvesteerd in het gemeentelijk domein. Triade wil zorg bieden en ontwikkelen die zo goed mogelijk aansluit bij wat gevraagd wordt. Ook ambieert Triade groei om de kwaliteit van zorg in de toekomst te kunnen blijven bieden. Dit vraagt een gerichte focus op producten die bij onze expertise passen. De strategie rondom de organisatievisie is aangescherpt: - We hebben een platte organisatie. Zo min mogelijk bureaucratie. Korte directe lijnen, een open sfeer. We proberen de beschikbare gelden zoveel aan de zorg uit te geven. Dat betekent dat iedereen hands on is, de handen uit de mouwen steekt. - In teams werken we samen. De manager zorgt dat de randvoorwaarden aanwezig zijn om goede zorg te kunnen bieden aan onze cliënten. - De ondersteunende afdelingen faciliteren de medewerkers die zorg leveren. Beschermen hen tegen teveel regeldruk. We proberen zaken simpel te maken. Simpele taal. - Medewerkers krijgen het vertrouwen. Iemand die vertrouwen krijgt, geeft dat ook aan de ander, de cliënt. Daar doen we het voor. - Triade is een lerende organisatie. We willen leren van wat we doen. We willen goed zijn in wat we doen. Leren betekent scholing en luisteren, nieuwsgierig zijn, maar ook leren van ervaringen. Als er iets misgaat, dan gaan we op zoek naar de oorzaak zodat we daar iets aan kunnen veranderen en verbeteren. - Bij leren hoort elkaar aanspreken, afspraken maken en nakomen. De kaderbrief is een afgeleide van de strategienota. In de kaderbrief 2017 zijn de resultaten beschreven die Triade in 2017 wil bereiken. De resultaten dragen bij aan het behalen van de (lange termijn) doelen. Strategienota Doelen vertalen naar activiteiten Kaderbrief Jaarplannen Activiteiten leveren bijdrage aan langere termijn doelen Doelstellingen voor 2017 Zorg Voor 2017 heeft Triade zichzelf de opgave gegeven de zorgvraag centraal te zetten in plaats van het -aanbod. Deze ontwikkeling is reeds eerder ingezet door de start met zelforganiserende teams. Dit zal in 2017 verder uitgebouwd worden. Alle andere keuzes die Triade maakt zijn in eerste instantie gericht op het centraal stellen van de zorgvraag. Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 21

23 In vervolg op de acties die in 2016 zijn ingezet wordt gewerkt aan een verbetering van de communicatie naar cliënten en vertegenwoordigers. Ook wordt in 2017 de nieuwe manier van werken van de cliëntenraad geëvalueerd. Tegelijkertijd gaat Triade aan de slag met goede en passende (her)huisvesting en de inzet van zorgtechnologie om de zelfredzaamheid van de cliënt te vergroten. Personeel De kwalitatieve en kwantitatieve personeelsbezetting vragen in de komende jaren extra aandacht. Goed opgeleide en deskundige medewerkers zijn nodig om een goede kwaliteit van zorg aan de cliënt te blijven bieden. Een efficiënte inzet van personeel is noodzakelijk uit oogpunt van kwaliteit en kostenbeheersing. De effecten van de vergrijzing en ontgroening, en de hierbij behorende inzetbaarheid van medewerkers, vragen in 2017 inspanningen op het gebied van duurzame inzetbaarheid, capaciteitsmanagement en aantrekkelijk werkgeverschap. Hiervoor zal in 2017 strategisch beleid worden opgesteld. Samenwerking Triade en Vitree hebben in 2016 hun gesprekken over een intensieve samenwerkingsvorm opnieuw opgepakt. In 2017 willen beide organisaties komen tot een concrete uitwerking van deze samenwerking. Het streven is deze samenwerking in 2018 vorm te kunnen geven. Na de evaluatie van de samenwerking van s Heeren Loo en Triade binnen de maatschap Geldersehout is een kwaliteitsverbeteringstraject tot stand gekomen. In 2016 zijn beide organisaties tot de conclusie gekomen dat de zorg het beste vorm gegeven kan worden als één van de organisaties dit voor zijn rekening neemt. In 2017 wordt daarom een voorstel uitgewerkt de maatschap op te heffen en de zorg over te dragen aan Triade. 10. Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteitsmanagementsysteem Kwaliteit is een belangrijk thema voor Triade. De cliënt en zijn tevredenheid omtrent de zorg staat altijd centraal. Kwaliteit omvat ook het leveren van goede en veilige zorg, die voldoet aan alle wettelijke eisen en branchestandaarden, in een veilige omgeving. Zeker in tijden van veranderende wet- en regelgeving, andere financieringsvormen en bezuinigingen, is het belangrijk goede kwaliteit van zorg te blijven bieden. Het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) helpt de kwaliteit van zorg die Triade biedt te bewaken en te verbeteren en ondersteunt de managers en medewerkers bij hun werkzaamheden. Het KMS van Triade is ingericht vanuit de gedachte dat de cliënt altijd centraal staat. De cliënt bepaalt uiteindelijk wat goede kwaliteit van zorg is. Het KMS is eenvoudig opgezet en bevat geen overbodige procedures. De procedures die wel zijn opgenomen, voldoen aan alle eisen en worden actief geborgd, met als motto: we doen wat moet; wat moet, doen we goed Om goed te kunnen blijven omgaan met de ontwikkelingen in de sector en de interne ontwikkeling naar zelforganiserende teams, is het zaak dat het KMS flexibel is. Hier is met de overgang naar een nieuw kwaliteitssysteem in 2012 al een eerste aanzet toe gegeven. In 2016 is Triade overgestapt op de nieuwe ISO norm (ISO 9001:2015). Alle procedures zijn aangescherpt en aangepast aan de overgang naar zelforganiserende teams. Risicomanagement maakt integraal onderdeel uit van het KMS. Sinds december 2016 heeft Triade, als eerste organisatie binnen de gehandicaptenzorg, het ISO 9001:2015 certificaat behaald. Voor NEN 7510 is een follow-up audit gehouden en beide systemen zijn verder geïntegreerd. De manager HR & Kwaliteit, de concerncontroller en de manager Expertisecentrum vervullen een controlfunctie ten behoeve van de managers en de bestuurder. De instrumenten en rapportages die ingezet worden om deze controlfunctie vorm te geven, maken onderdeel uit van het kwaliteitssysteem van Triade. Alle van toepassing zijnde kwaliteitskaders, de meldcode seksueel misbruik, ARBO, AO/IB en informatiebeveiliging zijn in het KMS geïntegreerd. Het centraal monitoren van belangrijke sturings- en kwaliteitsprocessen vindt plaats in managementrapportages. In deze rapportages wordt gerapporteerd op een vastgestelde set van kritische prestatie indicatoren (KPI). Hiermee is het mogelijk het verloop van processen inzichtelijk te maken en daar waar nodig bij te sturen. Voor de analyse van incidenten wordt gebruikgemaakt van de PRISMA methode. In 2015 is een team Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 22

24 van medewerkers opgeleid in het werken met deze methode. De eerste analyses door het PRISMA team zijn in 2016 uitgevoerd. De uitkomsten van het kwaliteitsbeleid worden jaarlijks met de CCR besproken en tussentijds wordt de CCR actief betrokken bij het kwaliteitsbeleid, met name bij de kwaliteitsmetingen en het cliënttevredenheidsonderzoek. Cliëntervaringsmetingen In 2016 heeft Triade een aantal cliëntervaringsmetingen gedaan: Deelname aan het kwaliteitskader gehandicaptenzorg. Analyse van de exitvragenlijsten bij de jeugdzorg (zie paragraaf Kwaliteit van zorg - Jeugdzorg). In 2015 is een cliënttevredenheidsonderzoek uitgevoerd tegelijk met een medewerkerstevredenheidsonderzoek. Triade gaat in 2017 deelnemen aan het nieuwe kwaliteitskader gehandicaptenzorg en is gestart met het zoeken naar een alternatief instrument voor het meten van de cliënttevredenheid. Dit instrument moet aansluiten bij het nieuwe kwaliteitskader en het werken in zelforganiserende teams. De voorkeur gaat uit naar een cyclisch instrument dat aansluit bij de zorgplansystematiek. In 2017 maakt Triade een keuze voor een nieuw instrument en start met de implementatie daarvan. Triade heeft in 2016 voor alle cliënten voor wie pijler 2a van het kwaliteitskader gehandicaptenzorg van toepassing is, de vragenlijsten ingevoerd in de digitale portal. Op alle indicatoren scoort Triade op of boven het landelijk gemiddelde. Met ingang van 2017 komen de vragenlijsten op individueel cliëntniveau te vervallen. Veiligheid Organisatiebreed heeft Triade een integrale veiligheidsmatrix opgesteld, waarin de belangrijkste risico s van de organisatie beschreven zijn op de deelgebieden cliëntveiligheid, medewerkersveiligheid, organisatieveiligheid en veiligheid van middelen & materialen. De veiligheidsmatrix maakt integraal onderdeel uit van het kwaliteitssysteem van Triade. Daarnaast is voor alle processen binnen het KMS een risicoanalyse gedaan. Op individueel niveau wordt voor iedere cliënt in het ondersteuningsplan aangegeven welke risico s de cliënt loopt, hoe groot deze risico s zijn en welke maatregelen genomen worden om deze risico s zo veel mogelijk te beperken. In de jaarlijkse ondersteuningsplanbespreking komt het risicoprofiel aan de orde. In het kader van de veiligheid op locaties is een digitale veiligheidslijst ontwikkeld, die door de teams moet worden ingevuld. Op centraal niveau is er inzicht in de status van diverse KPI s op het gebied van veiligheid. Incidenten en vrijheidsbeperkende maatregelen worden in het elektronisch cliëntendossier geregistreerd, periodiek geanalyseerd en besproken in diverse overleggen, waaronder de vergaderingen van de raad van toezicht. Indien nodig vindt nadere analyse plaats met behulp van de PRISMA methodiek. Informatiebeveiliging De essentie van informatiebeveiliging is dat medewerkers zorgvuldig omgaan met informatie en dat zij zich bewust zijn van mogelijke risico s. Dit is het vertrekpunt om afgewogen keuzes te maken in het nemen van maatregelen om risico s tegen te gaan of te beperken. In 2015 is intensief gewerkt om te voldoen aan de standaardnorm voor Informatie Beveiliging voor de zorg (NEN 7510). Dit heeft geresulteerd in het behalen van het certificaat. Het informatiebeveiligingssysteem en het kwaliteitssysteem zijn geïntegreerd en Triade heeft een procedure geïmplementeerd om datalekken te melden bij de autoriteit persoonsgegevens. In 2016 is een vervolgaudit geweest en het certificaat opnieuw afgegeven. Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 23

25 Meldingen aan IGZ In 2016 zijn vier incidenten gemeld bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg. Drie daarvan waren verplichte meldingen. Gezien de impact van het vierde incident, waarbij cliënten van Triade tijdelijk ondergebracht moesten worden bij een collega-zorginstelling, heeft Triade deze calamiteit toch gemeld bij de inspectie. Eén van de verplichte meldingen betrof een melding op grond van artikel 11 onder b van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen in de zorg (Wkkgz), vanwege geweld van een medewerker jegens een cliënt. Het betrof in dit geval een uitzendkracht. Triade heeft de inzet van de betrokken medewerker beëindigd. De inspectie heeft twee meldingen gesloten zonder nader onderzoek. De vierde melding is in maart 2017 ook afgesloten zonder vervolgacties. Er zijn in 2016 geen WMO meldingen gedaan aan de gemeenten. Met de gemeenten in het werkgebied van Triade is de afspraak gemaakt dat de GGD Flevoland optreedt als bevoegd gezag voor meldingen van calamiteiten. Methodieken Triade werkt binnen de domeinen Wlz, Wmo en Jeugdwet met vijf hoofdmethodieken. Hiertoe worden alle medewerkers geschoold en gecoacht en vindt regelmatig evaluatie plaats. Kenmerkend voor alle methodieken is dat de eigen regie en keuzevrijheid van de cliënt worden versterkt en eigen kracht wordt benut. Triple C Triple C is een methodiek die gebruikt wordt bij mensen met een verstandelijke beperking en moeilijk verstaanbaar gedrag. Uitgangspunt binnen deze methodiek is dat gedrag sterk bepaald wordt door de omstandigheden waarin een persoon leeft. Een normale, menswaardige omgeving nodigt uit tot normaal menselijk gedrag. In de ondersteuning van de cliënt ligt de focus dan ook op het herstel van het gewone leven en niet op het problematische gedrag. De begeleider biedt de cliënt hierin constant houvast. LACCS (voorheen Vlaskamp) De methode LACCS (lichamelijk welbevinden, alertheid, contact, communiatie en stimulerende tijdsbesteding) is een methodiek ontwikkeld voor de ondersteuning van mensen met een ernstige verstandelijke beperking. Uitgangspunt binnen deze methodiek is dat ook mensen met een ernstige verstandelijke beperking invloed willen en kunnen uitoefenen op hun eigen leven. Dit is alleen mogelijk als er een goede relatie is tussen die persoon en de mensen in zijn omgeving. Omdat mensen met een ernstige verstandelijke beperking zich niet of moeilijk door middel van taal kunnen uiten, zijn zij voor de betekenisverlening van hun gedrag afhankelijk van mensen die hen goed kennen. In de ondersteuning van mensen met een ernstige verstandelijke beperking is dan ook een grote rol weggelegd voor ouders en familie die de persoon goed kennen. BOL/EIM De methode BOL/EIM is ontwikkeld voor mensen met een lichte tot matige verstandelijke beperking. De kern van de methode is dat de begeleider cliënten leert zelf na te denken en grip te krijgen op hun eigen leven. Hiertoe is het vooral en als eerste belangrijk dat de begeleider zich bezint op de manier waarop hij instructies geeft aan cliënten. Het geven van probeerruimte, coaching en het uitvoeren van alledaagse (sociale) activiteiten staan hierbij centraal. Gezin Centraal De methode Gezin Centraal is een methodiek gericht op de begeleiding van gezinnen. Uitgangspunt binnen deze methodiek is dat de vragen, mogelijkheden en behoeften van de cliënt centraal staan. Gezinsleden worden gestimuleerd de touwtjes van hun leven weer in eigen hand te nemen. De begeleider is geen adviseur, maar stimuleert de cliënt zelf op zoek te gaan naar oplossingen. De gezinsleden worden nadrukkelijk betrokken bij de begeleiding. Daarnaast neemt Triade deel aan wetenschappelijke onderzoeken gericht op de effectiviteit van de methodieken en voldoet aan de criteria voor effectieve jeugdinterventies volgens de Databank van de NJI. Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 24

26 Rehabilitatie en herstel In de methode rehabilitatie en herstel staat het eigen herstel van de cliënt centraal. Onder herstel wordt verstaan het actief accepteren van de beperking: niet berusten in de kwetsbaarheden die de beperking met zich meebrengt, maar uitgaan van de mogelijkheden die er wel zijn. Rehabilitatie is het proces waarin de ondersteuner de cliënt helpt bij zijn herstel. Kwaliteit in het gemeentelijk domein Algemeen Triade werkt vanuit een integraal kwaliteit- en veiligheidsbeleid, waarin ook eisen vanuit de Jeugdzorg en de WMO zijn meegenomen. Triade werkt met de Meldcode seksueel misbruik, kindermishandeling en huiselijk geweld en heeft een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) voor alle medewerkers. Incidenten en toegepaste meldcodes worden in de incidentencommissie besproken. Alle medewerkers van Triade die werken met jeugdzorgcliënten, zijn geregistreerd in het kwaliteitsregister Jeugd. Triade heeft het kwaliteitskader voorkomen seksueel misbruik in de Jeugdzorg, alsmede het kwaliteitskader aanpak slachtoffers loverboys geïmplementeerd. Medewerkers kunnen werken met verschillende instrumenten. Analyses en verbeteracties worden geformuleerd volgens de PDCA-cyclus. Voor de analyse van incidenten wordt gewerkt met de PRISMA methode. Vrijheidsbeperkende maatregelen worden zelden toegepast binnen het gemeentelijk domein. Tevredenheidsmetingen Triade wil graag weten hoe de cliënten hulp- en zorgverlening ervaren. Zijn zij tevreden over de geboden hulp en ondersteuning en de manier waarop de hulp en ondersteuning wordt aangeboden? Triade meet daarom na elk hulpverleningstraject binnen de Jeugdzorg de cliënttevredenheid, met behulp van de exitvragenlijst. Dit is een gestandaardiseerd instrument. Voor volwassenen gebruikt Triade een eigen ontwikkelde vragenlijst die lijkt op de exitvragenlijst voor de Jeugdzorg. Exitvragenlijsten Jeugd Aan het einde van het hulpverleningstraject wordt de exitvragenlijst afgenomen bij de ouders/wettelijk vertegenwoordigers (ook als de jongere 12 jaar of ouder is) en de jongeren. De vragenlijst bestaat uit 10 vragen gebaseerd op een vier-puntsschaal: 1=helemaal niet mee eens 2=niet mee eens 3=wel mee eens 4=helemaal mee eens Daarnaast wordt een algemeen rapportcijfer gevraagd en worden twee factorscores berekend: resultaat en toekomst (gemiddelde van vraag 2, 3, 4, 7 en 9) en verloop van de hulp (gemiddelde van vraag 1, 6, 8 en 10). Op alle vragen scoort Triade gemiddeld 3,5. Ouders/wettelijk vertegenwoordigers scoren iets hoger dan de jongeren zelf (3,6 ten opzichte van 3,1). Het gemiddelde rapportcijfer is 8,4. De ouders geven een hoger rapportcijfer dan de jongeren (8,5 ten opzichte van 7,7). Uit de beide factorscores valt op te maken dat de tevredenheid over het verloop van de hulp (3,70) groter is dan het vertrouwen in de toekomst (3,5). Dit is zowel bij de ouders/wettelijk vertegenwoordigers als de jongeren het geval. Jongeren geven de hoogste score op de vragen Ik voel mij door Triade serieus genomen (3,3). Het minst tevreden zijn zij over het vertrouwen in de toekomst (2,7). Ouders/wettelijk vertegenwoordigers waren het meest tevreden over Ik voel mij door Triade serieus genomen en De hulpverleners van Triade deden hun werk goed (3,7). Het minst tevreden waren zij over Ik heb door de hulp van Triade meer vertrouwen in de toekomst (3.3). Bovengenoemde scores (allen > 3 en een gemiddeld rapportcijfer van 8,4) kunnen als hoog geclassificeerd worden. Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 25

27 Vragen Jongere Ouder Totaal 1. De hulp van Triade is goed verlopen. 3,1 3,6 3,5 2. Ik heb voldoende geleerd. 3,2 3,4 3,4 3. Triade heeft mij geholpen met de dingen die ik belangrijk vond. 3,2 3,6 3,5 4. Ik weet waar ik terecht kan als ik nog hulp nodig heb. 3,2 3,5 3,5 5. Ik heb door de hulp van Triade meer vertrouwen in de toekomst. 2,7 3,3 3,3 6. Triade besliste met mij, in plaats van over mij. 3,1 3,6 3,5 7. Ik ben door Triade geholpen met waarvoor ik kwam. 2,9 3,5 3,4 8. Ik voel mij door Triade serieus genomen 3,3 3,7 3,6 9. Er is voldoende bereikt door de hulp van Triade 3,1 3,4 3,4 10. De hulpverleners van Triade deden hun werk goed 3,2 3,7 3,7 Totaal Gemiddelde 3,1 3,6 3,5 Rapportcijfer 7,7 8,5 8,4 Gemiddelde van Factor resultaat en toekomst 3,1 3,5 3,4 Gemiddelde van Factor verloop van de hulp 3,2 3,7 3,6 Klachten Op grond van de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector (WKCZ), de Wet Bijzondere Opnemingen in de Psychiatrische Ziekenhuizen (wet BOPZ) en de Jeugdwet zijn zorgaanbieders verplicht over een regeling te beschikken voor de behandeling van klachten. Triade heeft een volledig onafhankelijke klachtencommissie die alle klachten, dus ook Jeugdzorgklachten, behandeld. In 2016 was de samenstelling van de commissie als volgt: voorzitter: de heer prof. mr. J.E.M. Akveld te Berkel en Rodenrijs, jurist; lid: mevrouw drs. C.J.J.G. van Basten te Wageningen, orthopedagoog; lid: de heer Y. Rahimi, orthopedagoog; lid: de heer mr. R. de Leeuw te Deventer, jurist lid: de heer mr. drs. M. Poley, jurist. Deze samenstelling voldoet aan de wettelijke eisen dat in de commissie minimaal een jurist en een orthopedagoog zitting hebben. De leden van de commissie treden bij toerbeurt op als secretaris. Triade stelt middelen en faciliteiten ter beschikking die de commissie nodig heeft voor de uitvoering van haar taken. De klachtenfunctionaris van Triade levert secretariële ondersteuning aan de commissie. Klachtenregeling De klachtenregeling van Triade is voor een ieder ter inzage. Het reglement is gepubliceerd op de website van Triade. Daarnaast wordt in de algemene informatiebrochure van Triade en de informatiebrochure voor cliënten van Triade uitleg gegeven over de procedure van de klachtenbehandeling. In 2016 is een nieuwe cliëntversie van de klachtenregeling gemaakt. In de regeling zijn de werkwijze en de bevoegdheden van de commissie beschreven en zijn termijnen gesteld voor de afhandeling van een klacht. Triade is aangesloten bij de landelijke geschillencommissie van de SGC. Ingediende klachten In 2016 zijn 19 klachten geregistreerd. Daarvan zijn er 5 doorgestuurd naar de externe klachtencommissie. De commissie heeft twee klachten gedeeltelijk gegrond verklaard. In één geval ging het om ervaren overlast van een nieuwe cliënt op een locatie, in het andere geval betrof het een cliënt die het niet eens was met een overplaatsing naar een nieuwe dagbestedingslocatie. In één geval is geen uitspraak gedaan omdat de zorginstelling inmiddels een verbetertraject had ingezet. Ook dit ging over ervaren overlast door een medecliënt, in dit geval ging het echter niet om een nieuwe plaatsing. Voor twee klachten vindt een zitting plaats in Eén klacht uit 2015 heeft de commissie in 2016 gedeeltelijk gegrond verklaard. Deze had betrekking op het traject rond jobcoaching. Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 26

28 Eén anonieme klacht is niet in behandeling genomen en één klacht is ingetrokken omdat cliënt uit zorg is gegaan. Twaalf klachten zijn via de interne procedure opgelost. In de meeste gevallen zijn dit klachten over de begeleiding of de communicatie met het netwerk. De meeste klachten (13) komen van intramurale cliënten met een Wlz indicatie. Drie klachten kwamen van cliënten die ambulante hulp ontvangen. Twee klachten hadden betrekking op Wmo cliënten, in beide gevallen in de gemeente Almere. In één geval ging het om een jeugdige cliënt. Adviezen en maatregelen Ten aanzien van de klachten die (gedeeltelijk) gegrond zijn verklaard, heeft de commissie advies uitgebracht aan de raad van bestuur van Triade. De raad van bestuur heeft gereageerd met verbetermaatregelen om het zorgproces te verbeteren en herhaling te voorkomen. Advies klachtencommissie 1 Stem de procedures voor dagbesteding en jobcoaching beter op elkaar af. 2 Onderzoek de mogelijkheden voor een plaatsing onder voorbehoud. 3 Leg een duidelijke procedure vast voor (tijdelijke) overplaatsing van cliënten op een dagbestedingslocatie. Maatregelen Triade Er is een algemene richtlijn opgesteld voor de afstemming van deze trajecten. Met de indiener van de klacht heeft een evaluatiegesprek plaatsgevonden. Deze aanbeveling is niet overgenomen omdat een cliënt gedurende een langere periode dan twee zorgplekken bezet houdt. De rol van gedragsdeskundigen is in de intakeprocedure verzwaard. Er is geen procedure opgesteld, er wordt gebruikgemaakt van een al bestaande regeling voor zorgweigering en - beëindiging. Cliëntenvertrouwenswerk Triade werkt met een externe cliëntenvertrouwenspersoon. Cliënten en vertegenwoordigers kunnen een beroep doen op de onafhankelijke cliëntenvertrouwenspersoon. De cliëntenvertrouwenspersoon luistert naar het verhaal van de cliënt, informeert de cliënt over zijn rechten en zoekt samen met de cliënt naar een oplossing. Ook kan hij ondersteunen bij het schrijven en indienen van een klacht. De cliëntenvertrouwenspersoon registreert gesprekken als vraag wanneer hem informatie over de rechten van de cliënt of vertegenwoordiger wordt gevraagd. Als de cliënt ergens ontevreden over is en advies of ondersteuning vraagt, dan wordt het gesprek als klacht geregistreerd. In 2016 is het aantal vragen en klachten gedaald van 152 naar 145. De vraagsteller of klager is meestal een cliënt (109). De meeste vragen en klachten zijn afkomstig uit de woonvoorzieningen (131). Vanuit de dagbesteding zijn 14 vragen en klachten gekomen. Binnen Jeugd is geen gebruikgemaakt van de cliëntenvertrouwens-persoon. In twee situaties is ondersteuning geboden bij een procedure bij de klachtencommissie. De vragen gaan meestal over persoonlijke problemen (categorie overig) die wel raakvlak hebben met de zorg die Triade biedt. Daarnaast gaan de vragen vooral over zorg en begeleiding (categorie behandeling). Klachten gaan vooral over begeleiding en zorg (categorie behandeling), verblijf en accommodatie en bejegening. Het aantal klachten over verblijf en accommodatie is gestegen. Dit zijn niet alleen klachten over technische zaken, maar bijvoorbeeld ook over onrust en onveiligheid op de locatie door gedrag van andere cliënten. Medewerkers zijn bereid het gesprek aan te gaan met de cliëntenvertrouwens-persoon en de cliënt. De cliënten geven aan dat zij zich over het algemeen gehoord en serieus genomen voelen. Triade geeft voorlichting over de activiteiten van de cliëntenvertrouwenspersoon aan cliënten en vertegenwoordigers. Dit is belangrijk voor voldoende bekendheid en zichtbaarheid van de vertrouwenspersoon. Op elke locatie hangt een poster met daarop korte informatie over KPMG de Audit vertrouwenspersoon. Naast de voorlichting aan cliënten en vertegenwoordigers is in 2016 Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 27

29 gestart met een gestructureerde voorlichting aan medewerkers. In de leergang voor persoonlijk ondersteuners is een apart onderdeel hierover opgenomen. 11. Personeelsbeleid Verzuim De doelstelling voor 2016 was een verzuimpercentage van maximaal 5%. In de jeugdzorg is deze doelstelling met 4,57% ruimschoots behaald. Het verzuimpercentage 2016 kwam uit op 5,26% voor heel Triade. In het najaar van 2015 is gestart met de pilot verzuim voor drie zelforganiserende Teams. Deze pilot had een doorlooptijd van een halfjaar. De medewerkers worden hierin aangespoord afspraken te maken over de inzetbaarheid tijdens de periode van verminderde belastbaarheid. Tevens wordt meer gekeken naar andere vormen van het inzetten van ziekmelden en niet direct medicaliseren. Providersboog De providersboog, bestaande uit externe partijen, kan worden ingezet voor een snelle verzuiminterventie. Daarnaast wordt veel gebruik gemaakt van de coaching door Resilians. Door tijdig Resilians in te zetten kan men vaak maatregelen nemen/ andere keuzes maken waardoor verminderde inzetbaarheid voorkomen kan worden. Tevens biedt Triade de medewerkers BCA aan; Bedrijf Cultureel Arrangement. Medewerkers kunnen met kortingen naar theater/ film etc. gaan. Regelmatig worden vrijkaarten aangeboden. Medewerkers ervaren dit aanbod als een positieve waardering door de werkgever. Door actief bij te dragen aan ontspanning hoopt Triade het verzuim terug te dringen. Risico- inventarisatie & - evaluatie In 2016 zijn met alle managers gesprekken gevoerd over de RI&E. Samen met de afdeling Kwaliteit, Huisvesting en HR worden met de managers o.a. de openstaande acties van de RI&E besproken en bijgewerkt. Tevens wordt geïnventariseerd waar een nieuwe RI&E van toepassing is. Een RI&E bestaat uit een veiligheidscheck op locatie en een groepsinterview met de medewerkers. Vervolgens wordt een plan van aanpak opgesteld en wordt het rapport getoetst door een deskundige. Fysieke belasting Op elke locatie waar sprake is van fysieke belasting heeft een van de medewerkers de taak van ergo coach. Afgelopen jaar zijn op een aantal locaties werkvloeranalyses uitgevoerd. Hiermee werd in kaart gebracht of voldoende beschikbare til- en hulpmiddelen aanwezig zijn en of deze op de juiste manier worden ingezet. Tevens werd vastgelegd of de medewerkers voldoende tools hebben om op de juiste manier met fysieke belasting om te gaan, waarmee klachten voor zowel cliënten als medewerkers kunnen worden voorkomen. Er is een werkgroep samengesteld die met de aandachtspunten uit de werkvloeranalyse een plan opstelt en daar opvolging aan geeft. Vaccinatiebeleid Nieuwe medewerkers ontvangen bij indiensttreding een uitnodiging voor het vaccinatietraject Hepatitis B. Als medewerkers besluiten hier geen gebruik van te maken, maken zij kenbaar reeds beschermd te zijn of hier afstand van te doen en ondertekenen zij een afstandsverklaring. Op de locaties waarbij de methodiek Triple C toegepast wordt, zijn alle medewerkers gevaccineerd. Triade heeft inzicht of alle medewerkers beschermd zijn. Nazorg Medewerkers kunnen na een incident of aangrijpende gebeurtenis, een beroep doen op gespecialiseerde nazorg. Het is van belang dat medewerkers de juiste opvang krijgt na een heftig/traumatisch incident. Zij kunnen sinds afgelopen jaar rechtstreeks het nazorgteam benaderen of via een incidentenmelding aangeven dat ze behoefte hebben aan nazorg. Hierdoor kan sneller geanticipeerd worden op de aanvraag en inzet, en is de medewerker niet afhankelijk van de manager. Jaarlijks stijgt de vraag en inzet voor nazorgtrajecten door en voor medewerkers. Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 28

30 Preventie Ook in 2016 heeft Triade aandacht besteed aan de week van de werkstress. Door dagelijks in deze week aandacht te besteden aan dit onderwerp is er ingespeeld op de bewustwording met betrekking tot dit onderwerp. Het agressieprotocol is in 2016 geheel vernieuwd. Doel van dit beleid is binnen de organisatie duidelijkheid te verschaffen over wat agressie inhoudt en hoe de medewerkers dienen te handelen wanneer ze slachtoffer zijn geworden van agressie en/of geweld. Specifiek is in dit beleid werkafspraken ambulant werken opgenomen (inschatten van de risico s bij een huisbezoek). Deskundigheidsbevordering Vanaf 1 februari 2016 is Triade gestart met het Learning Management Systeem STAP. De medewerkers ervaren het als gebruiksvriendelijk en geven aan meer zicht te hebben van de mogelijkheden op het gebied van deskundigheids-bevordering. Van de 77 medewerkers die voor registratie in het SKJ (Stichting kwaliteitsregister Jeugd) in aanmerking komen, zijn er drie niet geregistreerd. Dit in verband met de geringe omvang van het dienstverband. De betreffende medewerkers werken onder supervisie van een gedragsdeskundige en voldoen hiermee aan de voorwaarden. Zodra extra formatie beschikbaar komt, zal eerst worden gekeken of deze 3 medewerkers extra uren kunnen krijgen. Na een presentatie in de focusgroep Seksualiteit & Intimiteit is voor de Jeugdzorg het blended-learning traject terug naar een gezonde nieuwsgierigheid aangeschaft. Dit wordt vanaf oktober aan alle jeugdzorgmedewerkers aangeboden. Dit blended-learning traject wordt ook vertaald voor de medewerkers van VG en GGZ. Triade heeft over 2016 gemiddeld 112 MBO, HBO en WO stagiaires in dienst. Aan de verkorte opleiding medewerker maatschappelijk zorg niveau 3 en 4 namen 23 deelnemers deel. De E-learningmodules van Good-Habitz zijn inmiddels toegankelijk via STAP, soms worden ze ook gekoppeld aan opleidingstrajecten of thema s in de teams. Er wordt steeds meer gebruik van gemaakt. De e-learning ontruiming en de ontruimingsoefeningen gaat ook via STAP/BI. Managers kunnen via BI en STAP zien welke medewerkers geschoold zijn. De volgende trainingen/opleidingen zijn verzorgd op het gebied van voorbehouden en risicovolle handelingen: Diabetes Toedienen sondevoeding Autorisatie sondevoeding geven Epilepsie Autisme Prikpil Toedienen zuurstof Mickey Button Katheterzak verwisselen Anti-psychotica protocol instructie Instructie afzuigapparaat Voor de methodieken, die leidend zijn in de visie van Triade, worden scholingen voor medewerkers in het primair proces gerealiseerd op het gebied van BOL/EIM, LACCS (vh Vlaskamp), Gezin centraal en Triple C. Alle managers van Triade volgen in 2016/2017 een managementtraject. Deze leergang bestaat uit leerbijeenkomsten (masterclass), intervisie en, afhankelijk van de leerbehoefte, uit additionele scholing en de beschikking over managementliteratuur. Zelforganiserende teams Triade heeft het hele verslagjaar gewerkt aan de uitvoering van het programma Zelforganiserende teams. Het programma beoogt een ander manier van werken, waarbij de zorg centraal staat. Teams krijgen meer regelruimte en regie om de zorg in te richten naar Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 29

31 de wensen en behoeften van de cliënten. Managers stafdiensten krijgen hiermee een meer ondersteunende rol. Triade voert zelforganisatie stapsgewijs in, aan het einde van 2016 namen in totaal 85 teams deel. Daarmee zijn de meeste teams gestart met zelforganisatie. Verklaring van gedrag In 2015 is een project gestart om van alle medewerkers die in het gemeentelijk domein werken hebben een recente Verklaring omtrent het gedrag (VOG) te hebben. In dit verslagjaar is het project afgerond. Binnen de Wlz-zorg beschikten alle medewerkers reeds over een recent VOG. 12. Financieel beleid Met het financieel beleid beoogt Triade een gezond eigen vermogen dat vergelijkbaar is met het gemiddelde van de sector met een ondergrens van 25%. Uitgangspunt is een rendement op de exploitatie van minimaal 3%. Een rendement van minimaal 3% is nodig om het eigen vermogen op peil te houden. Zo kan Triade anticiperen op het verhoogde risicoprofiel van de branche. De huisvesting- en zorgexploitatie kennen gescheiden kasstromen. Het resultaat op huisvesting wordt gebruikt voor het toekomstbestendig maken van de vastgoedportefeuille. Er is een vastgoedportefeuilleplan met nieuwe initiatieven met als doel dat het aanbod van huisvesting beter aansluit op de veranderde vraag zonder dat dit een negatief effect heeft op de zorgexploitatie. Om de continuïteit van de zorg te kunnen blijven waarborgen, hanteert Triade als uitgangspunt dat alle geleverde zorg/diensten worden betaald w. Om dit de realiseren is een projectgroep productie verantwoording ingericht. Positie op balansdatum Voor 2016 is het resultaat op 2,3 miljoen begroot. Met het gerealiseerde resultaat van 5,9 miljoen is Triade ruimschoots geslaagd in het behalen van de doelstelling. Het positieve resultaat wordt grotendeels ( 4,1 miljoen) veroorzaakt door overschotten op kapitaallasten vastgoed. Triade heeft een omvangrijk vastgoedprogramma ontwikkeld dat de komende jaren forse investeringen vereist. Dit maakt dat het resultaat kapitaallasten de komende jaren zal verminderen. Triade was op tijd financieel gezond en is de transitie in 2015 goed doorgekomen. Voor 2016 heeft ze haar kritische ratio s op het gewenste niveau kunnen houden. Er is blijvend aandacht nodig voor financiële weerbaarheid gezien de toename van risico s, de blijvende druk op de financiële middelen in het gemeentelijk domein en het verder vormgeven van de transformatie. De budgetratio in 2016 komt uit op 43,1%. De budgetratio is ten opzichte van 2015 (37,2%) met 5,9% toegenomen. De balansratio (eigen vermogen gerelateerd aan het balanstotaal) stijgt met 9,6% van 46,0% in De gerealiseerde productie 2016 is overall met een klein positief verschil ten opzichte van de begroting afgesloten. Voor Wlz zorg is er minder en voor Wmo en Jeugdwet meer geleverd dan was begroot. Dit komt omdat projecten Wlz later zijn gestart en Jeugd voorheen AWBZ nu instroomt in het gemeentelijk domein. Toekomstverwachtingen Voor 2017 wordt wederom een gezonde exploitatie verwacht. In de begroting zit een managementopgave voor het verbeteren van de capaciteitsplanning (roosteren). Dit moet leiden tot minder inhuur. Triade wil zich blijven toetsen aan de normen van de stresstest van EY en gebruikt dit als ondergrens in haar stuurmodellen. Met inzicht in de verwachte toekomstige prestaties inclusief de goede liquiditeitspositie, kan goed worden geanticipeerd op huidige en komende veranderingen in de zorg. De liquiditeitspositie biedt ruimte voor nieuwe initiatieven en het verbeteren van de balans eigen en vreemd vermogen. Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 30

32 Bijlage 1 Organogram Een organogram is een schematische weergave van de structuur van een organisatie. Het traditionele organigram de hark geeft de indeling in lijn- en stafafdelingen weer en de hiërarchische verhoudingen. Deze traditionele vorm doet onvoldoende recht aan de organisatiestructuur van Triade, die is gebaseerd op de volgende principes: - We zetten de cliënt echt centraal. - We leggen verantwoordelijkheden en bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie. - We hanteren tweemanagement lagen. Dat betekent een raad van bestuur en regiomanagers. - Dit vraagt om zelfstandig functionerende regiomanagers. - De platte structuur zorgt voor meer direct contact tussen beleidsbepalers en uitvoerenden. De ondersteuning bestaat uit vakmensen. Zij zijn klantgericht en ontzorgen de managers van het primaire proces en zorgmedewerkers. Daarom is gekozen voor een andere grafische weergave van de organisatiestructuur. Het organogram is een weergave van de organisatie waarbij de witte pijlen de hiërarchische aansturing tussen de verschillende lagen aangeven. Centraal in de organisatie staat de cliënt (met zijn netwerk). Deze wordt ondersteund door een zelf organiserend team. Door middel van leiderschap worden zij ondersteund en aangestuurd door managers, die op hun beurt terecht kunnen bij de bestuurder. De staf (ondersteunende diensten) staat in dienst van de gehele organisatie en stemt af met en wordt aangestuurd door de bestuurder (witte pijl). Alle organisatieonderdelen komen samen rond de cliënt. De raad van toezicht ziet toe op de prestaties en resultaten. De medezeggenschapsraden volgen wat speelt in de organisatie en hebben een formele overleglijn met de raad van bestuur. Jaarstukken 2016 Stichting Bestuur en Toezicht Triade pagina 31