AANMANINGEN KLANTEN. Versie /2004. Klantenaanmaningen 1

Transcriptie

1 AANMANINGEN KLANTEN Versie /2004 Klantenaanmaningen 1

2 INHOUDSTAFEL INLEIDING... 3 INSTELLINGEN... 4 STAP 1 : EEN AANMANINGSCATEGORIE BEPALEN... 4 Beschrijving van het scherm... 4 STAP : EEN AANMANINGSCATEGORIE TOEKENNEN AAN DE KLANT... 6 STAP 3 : EEN TAAL TOEKENNEN AAN DE KLANT... 7 STAP 4 : DE OPTIES VAN DE AANMANINGEN INSTELLEN... 8 Invloed van de berekening op de interesten... 9 STAP : LAY-OUTS AANMAKEN VOOR AANMANINGEN Beschrijving van het scherm : Toevoegen van een aanmaningslay-out AANMAKEN VAN AANMANINGEN TABBLAD SELECTIE TABBLAD AANMANINGSLIJST Beschrijving van het scherm TABBLAD OPTIES VERZENDEN VAN AANMANINGEN VIA TECHNISCHE ASPECTEN VEREISTEN PRAKTISCH Instellingen voor de verzending OPLOSSEN VAN PROBLEMEN BIJ AFDRUKKEN VAN AANMANINGEN OPLOSSEN VAN PROBLEMEN MET BETREKKING TOT DE INTERESTEN OP DE AANMANINGEN Klantenaanmaningen 2

3 INLEIDING Zoals iedere boekhoudsoftware die de naam waardig is, biedt BOB Software de mogelijkheid om aanmaningen te berekenen, aan te maken en te verzenden voor klanten die u reeds lang een bedrag verschuldigd zijn. Deze functie kan aangepast worden aan alle mogelijke gevallen en stelt uitgebreide keuzemogelijkheden wat betreft de instellingen voor. U heeft o.a. de mogelijkheid : de aanmaning automatisch aan te maken in de taal van de klant ; verwijlinteresten te beheren (te berekenen in functie van het aantal aanmaningen dat reeds verzonden werd) ; forfaitaire boetes te beheren; het bedrag van de aanmaning te berekenen op basis van de factuur of op basis van het bedrag dat de klant nog verschuldigd is. U vindt op de volgende bladzijden uitgebreide informatie over de instellingen, het aanmaken, het afdrukken en het verzenden van aanmaningen. U vindt op het einde van deze handleiding ook twee schema s voor het oplossen van problemen met het afdrukken van aanmaningen en het berekenen van verwijlinteresten. Klantenaanmaningen 3

4 HET INSTELLEN STAP 1 : EEN AANMANINGSCATEGORIE BEPALEN Vooraleer de aanmaningen op te stellen moeten één of meerdere aanmaningscategorieën aangemaakt worden. Aan ieder van deze aangemaakte categorieën zal een lay-out toegekend worden. Men kan zo een aanmaningscategorie hebben die rekening houdt met de verwijlinteresten en een tweede die hier geen rekening mee houdt. Aan iedere klant zal vervolgens een aanmaningscategorie toegekend worden in zijn klantenfiche. Beschrijving van het scherm Deze eerste bewerking gebeurt via het menu Bestand Tabellen Aanmaningscategorieën. Door te klikken op het icoontje toevoegen verschijnt een scherm waarmee u een categorie kan benoemen en bepalen. Bestand Tabellen Aanmaningscatégorieën De software vraagt u de code in te geven van de nieuwe aanmaningscategorie en een omschrijving die een korte beschrijving geeft van de categorie. Beheer van verwijlinteresten: Maakt het beheer van interesten en boetes mogelijk voor deze aanmaningscategorie. Wanneer u deze optie activeert heeft u toegang tot het gedeelte voor het automatisch berekenen van de verwijlinteresten. Berekeningvan interest: Kies het niveau (d.w.z. het aantal aanmaningen dat reeds verstuurd werd) van waaruit de verwijlinteresten automatisch toegevoegd zullen worden aan het bedrag dat de klant verschuldigd is. Klantenaanmaningen 4

5 Bepaal de interestvoet die van toepassing is en bepaal of het percentrage jaarlijks of maandelijks van toepassing is. Wanneer het maandelijks is, bepaalt u of ieder aangevangen maand verschuldigd is (ie, de interesten op de maand zijn verschuldigd, zelfs indien deze maand niet volledig is of nog niet beëindigd is) of dat de interesten enkel verschuldigd zijn voor volledige maanden. Met de software kan u ook een forfaitaire boete toekennen aan het bedrag van de berekende interesten. Deze kan echter niet apart beheerd worden : de boete moet gekoppeld worden aan verwijlinteresten. Het kan een vast bedrag zijn, dat u zelf bepaalt, of een percentage van het hoofdbedrag, d.w.z. een percentage van het verschuldigde bedrag (oorspronkelijk bedrag van de klantenrekening in de verkoopboeking). Nadat u de karakteristieken bepaald heeft van de aangemaakte categorie klikt u op het icoontje opslaan of toets u Alt+O in. De code en de omschrijving van de categorie zullen verschijnen in de grid van het scherm. Indien u het vakje van de kolom Def aankruist, geeft u aan de desbetreffende categorie het statuut van categorie per default. Met andere woorden, indien u geen categorie toekent aan één of meerdere van uw klanten (bewerking die verder in deze handleiding beschreven wordt), zal het programma hun automatisch de categorie toekennen die per default bepaald werd. Klantenaanmaningen 5

6 STAP 2 : EEN AANMANINGSCATEGORIE TOEKENNEN AAN DE KLANT Deze tweede bewerking gebeurt in de derdenfiche zelf van de klanten. Ga naar het tabblad Diversen van de klantenfiche. U heeft twee opties: - u kent manueel geen enkele aanmaningscategorie toe aan de klant. In dit geval kent de software aan de klant automatisch de categorie toe die per default bepaald werd in het menu Bestand Tabellen Aanmaningscategorieën; - of u kent manueel aan de klant één van de aanmaningscategorieën toe die u aangemaakt heeft. De lijst met categorieën verschijnt in een scroll-lijst onder het veld Categorie. Datum laatste aanmaning en Niveau laatste aanmaning zijn velden die automatisch bijgewerkt worden door de software telkens u een aanmaning aangemaakt heeft en dit voor zover u deze aanvaard heeft. Klantenaanmaningen 6

7 STAP 3 : EEN TAAL TOEKENNEN AAN DE KLANT Indien uw cliënteel verschillende talen spreekt, kan u meerdere aanmaningslay-outs aanmaken in verschillende talen. Wanneer u een bepaalde taal toekent aan een klant kan de software de juiste lay-out kiezen wanneer een aanmaning voor deze klant aangemaakt zal moeten worden. De talen worden bepaald op niveau van het menu Bestand Tabellen Talen. De talen kunnen toegekend worden aan de klanten via het scherm van de klantenfiches : Bestand Klanten Indien geen enkele taal manueel toegekend wordt aan een klant, zal de software automatisch de taal toekennen die per default bepaald werd op niveau van het scherm Bestand tabellen Talen. Klantenaanmaningen 7

8 STAP 4 : DE OPTIES VAN DE AANMANINGEN INSTELLEN Het betreft hier het bepalen van de karakteristieken die gemeenschappelijk zijn voor alle aanmaningscategorieën die u aangemaakt heeft. Deze bewerking gebeurt via het menu Extra Configuratie Instellingen voor aanmaningen. Extra Configuratie Instellingen voor aanmaningen Maximaal aanmaningsniveau : maximum aantal aanmaningen voor éénzelfde klant. Termijn tussen twee aanmaningen: dagen dat men wacht vooraleer een nieuwe aanmaning aan te maken Maximale vertraging voor aanmaning : dagen dat men wacht vooraleer een eerste aanmaning aan te maken. Hoogst toegelaten vervallen bedrag : drempel waaronder een aanmaning niet aangemaakt wordt. Beheer verwijlinteresten : Activeert de berekening van verwijlinteresten. Indien u aanmaningcategorieën aangemaakt heeft met een beheer van verwijlinteresten moet u dit vakje aanvinken, anders zullen de interesten nooit berekend worden in de aanmaningen. Basis berekening: Basis waarop het aantal dagen berekend wordt. Vervaldatum : Het aantal vervallen dagen wordt berekend op basis van de vervaldag Factuurdatum: Het aantal vervaldagen wordt berekend op de factuurdatum Volgorde berekening : Manier waarop de interesten berekend worden. Op basis van de afpunting : de interesten zullen berekend worden op het bedrag dat nog verschuldigd blijft (dit bedrag wordt berekend in functie van de gedeeltelijke afpuntingen) Prioriteit op de creditbedragen : de interesten worden berekend op het bedrag dat verschuldigd blijft (dit bedrag wordt berekend zonder rekening te houden met de gedeeltelijke afpuntingen : alle creditbedragen zullen dus in rekening genomen worden) Negatieve interesten op creditbedragen : de interesten zullen berekend worden door de negatieve interesten op te tellen bij de creditbedragen en de positieve interesten op de debitbedragen (de afpunting heeft geen belang). Opdat u de verschillende manieren zou begrijpen waarop u de interesten kunnen berekend worden, geven wij voorbeelden van iedere mogelijkheid. Opmerking : De creditnota s worden altijd in een voorrangsvolgorde geplaatst voor de berekening. Klantenaanmaningen 8

9 Invloed op de berekening van de interesten We geven het volgende voorbeeld. Mr X, klant van categorie 003, heeft bij ons een debetrekening die er als volgt uitziet : Factuur 1 (Fac 1) van 02/02/03 voor Factuur 2 (Fac 2) van 22/07/03 voor Creditnota N 1 (CN 1) van 6/11/2003 voor afgepunt met de twee facturen. Creditnota N 2 (CN 2) van 6/11/2003 voor niet afgepunt. Deze bewerkingen staan nog steeds open op 31/12/03. Op deze datum maken wij dus een aanmaning aan voor deze klant. De categorie 003 bepaalt dat de interesten van 2% maandelijks toegevoegd moeten worden aan het bedrag van de aanmaning. Deze categorie bepaalt ook dat iedere begonnen maand verschuldigd is. Merk op dat de vervaldatum gelijk is aan de factuurdatum. Hieronder ziet u de berekeningen uitgevoerd door BOB : Op basis van de afpunting: Het programma herberekent de interesten op de afgepunte basis. Het programma geeft voorrang aan creditnota s en daarna aan de facturen op basis van het afpuntingsnummer. Stuk Datum Bedrag Afpuntingsnummer Detail Basis Interesten berekening CN 1 06/11/ (-10.00) CN 2 06/11/ ( ) Fac 1 02/02/ Fac 2 22/07/ Opmerking : indien het bedrag van de eerste factuur 50,00 geweest zou zijn (dus lager dan het bedrag van de creditnota), zou het saldo overgedragen worden naar de tweede factuur (namelijk 100,00 ). TOTAAL VAN DE INTERESTEN : Voorrang aan de creditbedragen: het programma vermindert het bedrag met de creditbedragen, ongeacht de afpunting. Stuk Datum Bedrag Nr Detail Basis Interesten Afpunting berekening CN 1 06/11/ CN 2 06/11/ Fac 1 02/02/ Fac 2 22/07/ TOTAAL VAN DE INTERESTEN : Negatieve interesten op creditbedragen : Het programma berekent negatieve interesten op de creditnota s Stuk Datum Bedrag Interesten CN 1 06/11/ CN 2 06/11/ Fac 1 02/02/ Fac 2 22/07/ Klantenaanmaningen 9

10 Opmerking : indien de vervaldatum van de CN na de datum van de aanmaning ligt, zal er geen rekening gehouden worden met de creditnota bij het berekenen van de interesten. Samenvatting van ons voorbeeld TOTAAL VAN DE INTERESTEN : De interesten verschuldigd voor onze klant X verschillen dus naargelang de gekozen berekeningsmethode : Op basis van de afpunting Voorrang aan de creditbedragen Negatieve interesten op creditbedragen Klantenaanmaningen 10

11 STAP 5 : LAY-OUTS AANMAKEN VOOR AANMANINGEN Deze bewerking gebeurt via het punt Extra Configuratie Teksten voor aanmaningen. Extra Configuratie Teksten voor aanmaningen Bovenstaand scherm maakt het mogelijk om lay-outs aan te maken voor aanmaningen die naar klanten gestuurd zullen worden. Hierbij dienen wij echter enkele bemerkingen te maken : A. Geef de voorkeur aan het formaat RTM dat het meest recente Lay-outformaat is en dat niet enkel toelaat om de lay-outs gemakkelijker de wijzigen maar ook via de aanmaningen te versturen die in dit formaat opgemaakt zijn. B. Controleer goed of een lay-out bestaat voor alle gevallen waarmee u te maken kan krijgen. C. Indien er drie definiëringscriteria zijn voor de aanmaningen (categorie, taal en niveau) kan er slechts één lay-out gemaakt worden. Voorbeeld van een geval dat men kan verwachten voor een dossier dat twee types aanmaningen heeft (001 en 002), twee talen (FRB et NLB) en 3 aanmaningsniveaus : Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 FRB NLB FRB NLB FRB NLB Wij moeten dus in dit geval 12 types lay-outs opstellen. Wat de talen betreft herhalen we dat indien er voor de klant geen taal bepaald werd in zijn Klantenfiche, de aanmaning de taal gebruikt die per default ingesteld werd. Klantenaanmaningen 11

12 Omschrijving van het scherm: Categorie : De aangemaakte lay-out heeft betrekking op deze aanmaningscategorie. Taal : Taal waarvoor de lay-out aangemaakt wordt. Niveau : De aangemaakte lay-out heeft betrekking op dit aanmaningsniveau. Formaat : Intern formaat van de lay-out - ATX : Vroegere formaat van BOB - RTM : Nieuw formaat, gemakkelijker te gebruiken, dat het mogelijk maakt om o.a. de aanmaningen via te versturen. Bestand : Interne naam van de lay-out, opgesteld op basis van de categorie, de taal en het niveau. U vindt deze in de directory \REMIND in de directory van het dossier. Hoofding : Zone voor de tekst bovenaan de samenvattende tabel Paginavoet : Tekstzone onderaan de samenvattende tabel Iconen : : Bewaren van de lay-out : Annuleert de wijzigingen die aan de lay-out aangebracht zijn : Maakt het mogelijk om van de ene naar de andere lay-out te gaan : Opent het opzoekvenster van de lay-out : Toevoegen en verwijderen van een lay-out : Opent het programma voor de lay-outopmaak : Importeert een standaard lay-outopmaak van BOB Software. : Exporteert de lay-out per of in een directory. : Drukt de lay-out af : Toont de volledige pagina, de paginabreedte, aan 100% : Bladeren door de bladzijden van de lay-out : Percentage (te wijzigen) van de zoom Klantenaanmaningen 12

13 Toevoegen van een aanmaningslay-out. Wij maken een lay-out op voor de aanmaning die verstuurd moet worden wanneer een Nederlandstalige klant van de categorie 001 voor de eerste maal een betalingsachterstand heeft. We maken een lay-out aan door te klikken op het icoontje toevoegen of door Alt + N in te toetsen. De drie definiëringscriteria zijn dus de volgende : Indien een lay-out van dit type aangemaakt werd, verschijnt het volgende bericht : We kiezen het formaat RTM, we plaatsen ons in de tekstzone van het tabblad Hoofding. In deze zone stellen wij de hoofdaanmaningstekst op voor de aanmaning. We klikken op «F2». Wij zien een nieuw scherm Edit Rich text. Het is een eenvoudige tekstverwerkerr, die gelijkenissen vertoont met WORD : Deze tekstopmaker maakt het o.a. mogelijk om het lettertype, de kleur en de lettergrootte te kiezen. Eens de tekst opgemaakt is, bewaren we deze tekst door «Alt+O» in te toetsen. Klantenaanmaningen 13

14 Het ontwerpscherm wordt afgesloten en u komt terug terecht in het originele scherm met de tekst die in de zone «Hoofding» staat. We vervolledigen op dezelfde wijze de zone «Voenoot» door de naam van de persoon in te geven die verantwoordelijk is voor de inning, de telefoonnummers, de faxnummers die te gebruiken zijn in geval van problemen enz.. We klikken vervolgens op het icoontje Diskette om de teksten te bewaren en we beëindigen het documentontwerp. We klikken op het icoontje : er verschijnt een venster. De gebruiker kan zo een standaard document kiezen dat als basis zal dienen voor de aanmaning : Selectie Standaarddocumenten : documenten die opgemaakt zijn door BOB Software. Andere documenten : het betreft documenten opgesteld door de gebruiker die reeds aanwezig zijn in het dossier. Definiëringsbestand formaat RTF : Het betreft andere documenten in het formaat RTM toegankelijk via uw PC. Document : Stelt de lijst voor met documenten te selecteren volgens de optie die u vroeger gekozen heeft. Bestand : Via selectiepijltjes kan u het RTM definiëringsbestand kiezen. Klantenaanmaningen 14

15 We gaan in dit geval een standaarddocument inlezen. BOB Software heeft voor de gebruiker 3 aanmaningslay-outs opgesteld in beide nationale talen (Frans en Nederlands). De lay-outs in het Frans hebben de naam REMF1, REMF2 en REMF3 en de lay-outs in het Nederlands de namen REMN1, REMN2 en REMN3. Elk van de 3 lay-outs heeft een verschillend uitzicht : F1 : Aanmaning met een voorstelling in de vorm van een vervalboek en een valutazone F2 : Aanmaning met een langer commentaar met de te vervallen bedragen, zonder vervalboek en zonder valuta. F3 : Gebaseerd op F2, maar met de interesten en de boetes. Vanzelfsprekend kunnen deze documenten gewijzigd worden. De teksten die voordien opgesteld werden in de tabbladen Hoofding en Voetnoot zullen de standaardelementen ontworpen door BOB Software omkaderen. Klantenaanmaningen 15

16 Het tabblad Voorbeeld maakt het mogelijk om de lay-out van het document op te roepen. (De layout die u ziet bevat al dan niet de gegevens naargelang de aanmaningen al dan niet berekend zijn) Voor verdere informatie over de wijzigingen van de lay-outzones verwijzen wij naar de handleiding over de Report Builder. Klantenaanmaningen 16

17 HET AANMAKEN VAN AANMANINGEN Eens de instellingen voor de aanmaningen ingegeven zijn, kunnen deze aangemaakt worden via het menu Afdrukken Aanmaningen klanten. Dit menupunt maakt het mogelijk om automatisch de aanmaningen af te drukken die gericht zijn aan klanten die een betalingsachterstand hebben. Herinnering : De lay-out voor de aanmaningen en de inhoud hangt af van de instellingen die ingevoerd werden via de tabel Aanmaningscategorieën en het menu «Instellingen» dat bestaat uit de functies Instellingen voor de aanmaningen en Tekst voor de aanmaningen. Afdrukken Aanmaningen klanten TABBLAD SELECTIE De eerste stap bij het aanmaken van aanmaningen bestaat erin het tabblad Selectie te vervolledigen. Er worden een hele reeks criteria voorgesteld die het mogelijk maken om de afdrukken te bepalen en te beperken. Een eerste lijst met beperkingen heeft betrekking op de aanmaning zelf (de mogelijkheid om een samenvattende lijst af te drukken die de aanmaningen begeleidt, tonen van klanten zonder vervallen facturen, enz). De tweede lijst beperkingen betreft de bestemmelingen van aanmaningen (mogelijkheid van filters, selectie per klantencategorie enz.) Samenvattende lijst Door dit vakje aan te vinken maakt u een samenvattende lijst op (detail of samengevat, naargelang uw keuze) met alle debiteuren. Klantenaanmaningen 17

18 - Een gedetailleerde lijst : een overzicht van alle verschuldigde facturen, de volledige gegevens van de onderneming, het niveau van de aanmaning, de berekeningsdatum van de vorige aanmaning, enz. - De samenvattende lijst: herneemt enkel het totaal van de facturen, de aanmaningscategorie en het huidige aanmaningsniveau. Aanmaningen Dit vakje dient u aan te kruisen indien u de aanmaningen wenst af te drukken. Gepersonaliseerd op de categorie Deze functie maakt het mogelijk om een aanmaning te sturen naar een bepaalde persoon in een onderneming. Het programma baseert zich hiervoor op de verschillende categorieën personen die u bepaald heeft in de personenfiches. Bestand Personen Telkens wanneer dit mogelijk is, zal het programma de naam van de persoon in de onderneming vermelden in de aanmaning. Indien de aanmaning via verstuurd wordt, zal dit gebeuren naar het adres van deze persoon. Indien deze persoon geen adres heeft, zal het programma het adres van de onderneming nemen. Klantenaanmaningen 18

19 Hieronder ziet u een voorbeeld van aanmaningen die verzonden werden naar alle verantwoordelijken van de aankoopdienst : Indien de onderneming geen persoon heeft die tot deze categorie behoort, zal de aanmaning aan de onderneming gericht worden. Deze functie maakt het mogelijk om bijvoorbeeld aanmaningen te zenden naar de aankoopdienst en de ingebrekestellingen naar de Algemeen Directeur. Eén aanmaning per valuta Door dit vakje aan te vinken kan u één aanmaning afdrukken per valuta. Opmerking : Bij het aanmaken van aanmaningen 1 per valuta, zet de software de bedragen in valuta die verbonden zijn met de euro om in bedragen in euro. Zo zal een klant die de facturen in 4 valuta ontvangen heeft (BEF, FRF, EUR, USD) 2 aanmaningen ontvangen. De eerste met een totaal in EUR, de tweede met een bedrag in USD. Met klanten zonder vervallen facturen Door dit vakje aan te vinken roept u niet enkel de lijst op van de klanten met vervallen facturen maar ook de lijst van de klanten die onbetaalde facturen hebben waarvan de vervaldatum nog niet bereikt is. De klanten met niet-vervallen facturen verschijnen bij het afdrukken in de samenvattende lijst en er kunnen aanmaningen afgedrukt worden op hun naam. Het bedrag van de aanmaningen voor de vervallen bedragen zal vanzelfsprekend 0 zijn. Datum De datum die ingegeven wordt is de datum vermeld in de aanmaning. Deze vormt de basis voor het berekenen van de achterstallige betalingen. Taal Indien op dit niveau een taal geselecteerd wordt, zal BOB in zijn lijst enkel de klanten opnemen waarvan de taal overeenkomt met de gekozen taal. Klantenaanmaningen 19

20 Selectie Kies de lijst met referenties (of namen) van de klantenrekeningen waarvoor u een samenvattende lijst en/of aanmaningen wenst af te drukken. U kan een selectie uitvoeren op de klantencategorieën. Filter U kunt uw selectie verfijnen door een filter toe te passen op het klantenbestand. Hiervoor verwijzen wij naar de documentatie over het gebruik van filters. Icoontjes : Start het aanmaken van de aanmaningslijst volgens de geselecteerde criteria : Afdrukvoorbeeld voor de aanmaningen : Afdrukken van de aanmaningen : Zenden van de aanmaningen via (Direct verzenden) : Zenden van de aanmaningen via (via Outlook ) Eens u de aanmaakcriteria bepaald heeft, start u de berekening van de aanmaningslijst door te klikken op het volgende icoontje,. Klantenaanmaningen 20

21 TABBLAD LIJST AANMANINGEN Eens de berekening van de aanmaningen gestart is, verschijnt er een nieuw tabblad, «lijst aanmaningen», in het scherm. Dit tabblad toont de lijst met de debiteuren berekend in functie van de criteria ingegeven in het eerste tabblad. Het scherm is onderverdeeld in twee delen : het bovenste gedeelte herneemt de lijst van de klanten waarvoor een aanmaning afgedrukt kan worden, evenals het totaal bedrag van de aanmaning. Het onderste gedeelte toont het detail van het vervallen bedrag voor de klant aangeduid in het bovenste gedeelte. Hoewel de getoonde lijst reeds het resultaat is van een selectie die uitgevoerd is in het eerste tabblad kan een tweede selectie uitgevoerd worden op dit niveau via de kolom Ok. Enkel de klanten die geselecteerd zijn in deze kolom verschijnen in de samenvattende lijst en enkel voor deze klanten zal een aanmaning opgemaakt worden. Beschrijving van het scherm Bovenste gedeelte OK : Klant : Indien u deze zone activeert zal het programma de aanmaning afdrukken voor deze klant. Indien dit vakje niet aangevinkt kan worden betekent dit dat er een configuratieprobleem is. Indien u deze zone activeert zal de aanmaning via verstuurd worden. Indien dit vakje niet aangevinkt kan worden, is er een onderliggend probleem. Meestal is dit te wijten aan één van de twee volgende redenen : - de lay-out van de aanmaning toegekend aan de klant is niet in het RTM formaat. - de klant heeft geen adres in de klantenfiche Referentie van de klant waarvoor een aanmaning berekend werd Klantenaanmaningen 21

22 Val. : Vervallen bedrag: Komt overeen met de valuta gebruikt voor de klant. De inhoud van de cel is leeg wanneer het de basisvaluta van het dossier betreft. Het betreft het totale bedrag van de transacties die de vervaldatum bereikt hebben. Te vervallen bedrag: Het totale bedrag van de transacties die niet vervallen zijn. Vertr: Vertraging uitgedrukt in dagen. V. Niv.: Het betreft het niveau van de aanmaning voorgesteld door het programma. Het niveau kan gewijzigd worden door de gebruiker, maar enkel in de kolom Niveau, niet in de kolom Niv. P. V. Datum : De datum van de vorige afdruk van aanmaningen. Niv : Cat. : Taal : Interest : Boete : adres Het niveau van de aanmaning die effectief verstuurd zal worden en die u kan wijzigen. De categorie van de aanmaning van de klant zoals bepaald in de klantenfiche. Indien geen enkele bijzondere categorie toegekend werd aan de klant zal de software de categorie nemen die per default bepaald werd in de tabel aanmaningscategorieën. Taal die toegekend is aan de klant in de klantenfiche. Indien geen enkele taal toegekend werd aan de klant, neemt de software de taal die per default bepaald werd in de tabel taal. Er moet dus een aanmaningslay-out zijn voor iedere taal (F voor Frans, E voor Engels, ) per categorie aanmaningen en per niveau. Totaal bedrag van de interesten berekend op alle transacties van de klant. Opdat de interesten berekend zouden worden, moet de aanmaningscategorie, met hierin het aanmaningsniveau, de berekening hiervan voorzien. Forfaitaire boete berekend op het totaal verschuldigde bedrag of het vast bedrag. De boete wordt bepaald op niveau van de instellingen van de aanmaningen. adres van de klant. Dit adres wordt per default gerecupereerd uit de klantenfiche van de klant maar kan op dit niveau gewijzigd worden. Opmerking : Het is mogelijk dat meerdere lijnen van de grid in het rood verschijnen. Dat betekent dat geen enkele aanmaningslay-out toegekend werd aan de klant (noch in het ATX formaat, noch in het RTM formaat). De software kan dus geen aanmaning aanmaken voor deze klant : de lijn kan dus niet geselecteerd worden noch voor het afdrukken noch voor het verzenden via . Onderste gedeelte van het scherm : # : Transactie die geselecteerd werd voor de aanmaning indien het vakje aangevinkt is. U kan dit vakje aan- of uitvinken. Nv. : Dagboek : Document : Afpunting : Datum : Vorig aanmaningsniveau voor de desbetreffende transactie. Dagboekcode van de achterstallige transactie. Nummer van het document in betalingsachterstand. Afpuntingsnummer van de documenten in betalingsachterstand. Datum van het document in betalingsachterstand ; het berekenen van verwijlinteresten gebeurt op basis van deze waarde of op de vervaldatum van Klantenaanmaningen 22

23 Vervaldatum. : Vertr.: Vervallen : Te vervallen : Val. : Bedrag valuta : Bedrag : Openstaand: Interest : Termijn : Opmerking : het document en dit op basis van de instellingen die u ingegeven heeft in het menu Extra Configuratie Instellingen voor aanmaningen. Vervaldatum van de documenten in betalingsachterstand ; het berekenen van de verwijlinteresten gebeurt op basis van deze waarde of op de datum van het document naargelang de instellingen die u ingegeven heeft op niveau van het menu Extra Configuratie instellingen voor de aanmaningen. Betalingsachterstand uitgedrukt in dagen. Indien het document vervallen is, ziet u het bedrag van de transactie in deze kolom. Indien het document nog niet vervallen is, zal het bedrag van de transactie in deze kolom verschijnen. Valuta van het document in betalingsachterstand. De inhoud van de cel is leeg wanneer het een basisvaluta van het dossier betreft. Bedrag in de valuta ingegeven op niveau van de boekhouding. Bedrag in de basisvaluta van de transactie. Openstaand bedrag voor het berekenen van de verwijlinteresten. Het betreft dus de basis voor het berekenen van de verwijlinteresten. Deze informatie is zeer belangrijk bij het sorteren van creditbedragen als eerste. Bedrag van de interesten berekend op het huidige document, op basis van het openstaand bedrag van het document. Dit vakje betreft de betalingsachterstand indien een beheer van interesten toegekend wordt aan de desbetreffende categorie. Deze betalingsachterstand wordt getoond in dagen of in maanden naargelang de interesten berekend worden tegen een jaarlijks of maandelijks tarief. Het berekenen zelf van de betalingsachterstand gebeurt op de datum van het document of op de vervaldatum van het document, naargelang de instellingen ingegeven in het menu Extra /Instellingen aanmaningen. Herneemt de commentaar van het origineel document. Eens de documenten en klanten geselecteerd zijn, drukt u de overeenkomstige aanmaningen af door te klikken op het icoontje of door Alt+A in te toetsen. U kan ook het afdrukvoorbeeld van de aanmaning oproepen die door het pijltje aangewezen wordt door te klikken op drukken. vooraleer af te Indien u één of meerdere aanmaningen per wenst te verzenden, klikt u op het icoontje verzenden via in plaats van op het afdrukicoontje. Het icoontje verzenden via is verschillend naargelang de software die gebruikt zal worden voor het verzenden.voor verdere informatie kan u terecht in het hoofdstuk over het verzenden van aanmaningen via . Klantenaanmaningen 23

24 TABBLAD OPTIES Dit tabblad dient enkel ter informatie : het herhaalt de opties op basis waarvan de aanmaningen berekend werden Deze instellingen werden ingevoerd in het menu Extra Configuratie Instellingen van de aanmaningen. Klantenaanmaningen 24

25 VERZENDEN VAN AANMANINGEN VIA E- MAIL Met de versie 3.0 kan u aanmaningen verzenden via . Een kolom werd hiervoor toegevoegd in het tabblad Lijst aanmaningen van het aanmaakscherm van de aanmaningen. Deze bevat een vakje dat u dient aan te kruisen indien u de aanmaning aangeduid door het pijltje via wenst te verzenden naar de klant. TECHNISCHE ASPECTEN Het verzenden van aanmaningen via gebeurt in het HTML formaat. De aanmaning kan dadelijk opgeroepen worden bij het openen van de de aanmaning is dus geen bijlage. Het verzenden via kan enkel met aanmaningen die een lay-out in het RTM formaat hebben (aangemaakt via de Report Builder). Indien de aanmaning een ander formaat heeft (ATX), kan deze niet via verzonden worden. VEREISTEN 1. Controleer of de bestemmeling van de aanmaning een adres heeft in zijn klantenfiche. Indien de bestemmeling een onderneming is, kan het adres ingegeven worden in het tabblad Diversen van het menu Bestand Klanten. Indien de klant een bepaalde persoon is binnen een onderneming, is het het adres van deze persoon het adres. Dit adres kan ingegeven worden via het tabblad Karakteristieken van het menu Bestand Personen. Klantenaanmaningen 25

26 Opmerking : in geval de informatie niet aanwezig zou zijn in de klantenfiche, kan het adres van de bestemmeling dadelijk ingegeven worden in de kolom adres van het opmaakraster voor de aanmaningen. 2. Controleer of de lay-out van de aanmaningen die via verzonden zullen worden in het RTM-formaat opgemaakt zijn. Deze controle kan u uitvoeren via het menu Extra Configuratie Tekst voor de aanmaningen. IN DE PRAKTIJK Het instellen van de parameters voor de aanmaningen en het berekenen van de aanmaningen gebeurt via de methode die beschreven werd in voorgaande hoofdstukken. Toch is er een bijkomende stap nodig op niveau van de instellingen. Deze laatste stap betreft de configuratie van het verzenden van aanmaningen, namelijk de configuratie van de gebruikte software. Deze configuratiestap gebeurt via het menu Extra Configuratie Gebruiker. Opmerking : naargelang de configuratie gekozen op niveau van de Gebruiker zal het icoontje verzenden van aanmaningen via , aanwezig onderaan het aanmaakvenster voor de aanmaningen wijzigen. Instellingen voor de verzending A. U heeft enkel OUTLOOK In het tabblad Connectie van het menu Extra Configuratie Gebruiker, vinkt u het vakje Externe opdracht (Outlook, ), aan en u slaat op. Klantenaanmaningen 26

27 Extra Configuratie Gebruiker Terug in de aanmaak van aanmaningen (Afdrukken Aanmaningen klanten), ziet u het icoontje onderaan het scherm. Door op dit icoontje te klikken verstuurt u de aanmaningen via OUTLOOK naar de desbetreffende klanten. B. U heeft de instellingen voor de rekeningen reeds ingesteld via de Relational Manager Ter herinnering, de instellingen voor de accounts zijn ingevoerd via het menu Extra account. In het tabblad Connectie van het menu Extra Configuratie Gebruikers, selecteert u in de scroll-lijst van veld Hoofd (en/of Bijkomend ), de naam van de account die u gebruikt om uw aanmaningen te versturen. Sla deze gevens op alvorens verder te gaan. Terug in het scherm van de aanmaningen (Afdrukken Aanmaningen klanten), ziet u het icoontje onderaan het scherm. Door op het icoontje te klikken verstuurt u de aanmaningen dadelijk via de gekozen account, zonder beroep te doen op een externe account. C. U heeft één programma: OUTLOOK EXPRESS Indien u software Outlook Express is en deze software de enige is die op uw PC geïnstalleerd is, laat u alle vakjes in het tabblad Connectie van het menu Extra Configuratie Gebruikers inactief of leeg. Opslaan. Terug in het scherm van de aanmaningen (Afdrukken Aanmaningen klanten) ziet u het icoontje onderaan het scherm. Door hierop te klikken verzendt u de aanmaningen via het programma dat per default ingesteld is. D. U heeft twee programma s: OUTLOOK en OUTLOOK EXPRESS Klantenaanmaningen 27

28 Om de software duidelijk te maken welk programma u steeds wenst te gebruiken, moet u het bestand BOB.INI, dat zich in dezelfde directory bevindt als BOB, aanpassen. Dit bestand kan open zijn en gewijzigd worden via een eenvoudige tekstopmaker. Voeg twee lijnen toe op het einde van het bestand en wijzig de bestaande lijnen : Voor een verzending via OUTLOOK EXPRESS [TRANSFERT] MAILOPERATOR=MAPI Voor een verzending via OUTLOOK : [TRANSFERT] MAILOPERATOR=OUTLOOK Terug in het scherm van de aanmaningen (Afdrukken Aanmaningen klanten), ziet u het icoontje onderaan het scherm. Door op het icoontje te klikken verzendt u de aanmaningen via het programma dat u gekozen heeft in de BOB.INI. De zal opgemaakt worden en verzonden worden in het formaat HTML. Indien u de module «Relational Manager» heeft en u de accounts ingesteld heeft via de Relational Manager of via OUTLOOK kan u een bewijs van de bewaren. U gaat in de CRM naar het menu Extra Configuratie Opties en in het tabblad Post/ , kent u een taak toe aan het verzenden van . Voor verdere informatie over de configuratie van dit tabblad verwijzen we naar de handleiding over de CRM. Klantenaanmaningen 28

29 Extra Configuratie Opties Bij het aanmaken van de aanmaningen, zal het programma u vragen of u een bewijs wil bewaren van de verzending van uw aanmaning via , indien u bevestigend antwoordt, zal de Relational Manager een contact van het type inschrijven voor de desbetreffende klanten. Klantenaanmaningen 29

30 OPLOSSEN VAN PROBLEMEN BIJ AFDRUKKEN VAN AANMANINGEN? Is er een aanmaningscategorie per default? NEEN JA Is er een taalcode voor de klant of een taalcode per default? NEEN JA Is er minstens één aanmaningsniveau? NEEN JA Is er een lay-out aangemaakt voor de categorie EN de taal EN het aanmaningsniveau? Aanmaken van een ontbrekend element NEEN JA Ligt het totaal van de aanmaning onder de minimumdrempel? NEEN JA Zijn de tijdsintervallen (laatste aanmaning en vervaldatum / factuurdatum) overschreden? De drempel verlagen NEEN De intervallen verminderen (Tussen twee aanmaningen of factuurdata) JA Het probleem is niet te wijten aan de configuratie van het dossier. Klantenaanmaningen 30

31 OPLOSSEN VAN PROBLEMEN I.V.M. INTERESTEN OP AANMANINGEN Bevat de aanmaningscategorie van de klant het beheer van interesten? NEEN JA Deze installeren Het aanmaningsniveau van de klant is gelijk aan of hoger dan het niveau vereist voor de interesten. NEEN JA Wachten tot de klant een hoger niveau heeft het beheer vanla configuration des Bevat de aanmaningsconfiguratie het beheer van interesten NEEN JA Deze installeren Het probleem is niet te wijten aan de configuratie van het dossier REM : Momenteel zijn er geen boetes zonder interesten mogelijk. Klantenaanmaningen 31