Vragen rondom het Keurmerk

Transcriptie

1 Vragen rondom het Keurmerk Lees hieronder enkele veelgestelde vragen over het Keurmerk. Staat uw vraag er niet tussen? Neem dan contact met ons op. 1. Is een gecertificeerd ritregistratiesysteem wettelijk verplicht? Nee, voor het leveren van bewijs in het kader van de bijtellingsregeling privégebruik auto geldt de vrije bewijsleer. Het bewijs wordt in de regel geleverd in de vorm van een sluitende ritregistratie (handmatig of geautomatiseerd). Omdat bij een gecertificeerd ritregistratiesysteem geen mogelijkheid bestaat om oorspronkelijke ritgegevens te verwijderen kan met zo'n systeem worden volstaan met een andere vorm van toezicht (controle op volledigheid is in beginsel overbodig, behalve daar waar sprake is van gemelde verstoringen). De Belastingdienst houdt bij de uitvoering van haar handhavende en toezichthoudende taken zo goed mogelijk rekening met de kwaliteitswaarborgen en beheersingsmaatregelen in de administratieve keten. Daarom houdt zij ook rekening met de bijdrage die een keurmerk daaraan levert. Voor meer informatie over dit thema klik hier. 2. Hoe kan ik mij registreren voor certificering? Klik voor meer informatie op deze link. 3. Van wie is het Keurmerk RRS? Het keurmerk is niet van de Belastingdienst maar van de markt. De keurmerkorganisatie maakt onderdeel uit van het Electronic Commerce Platform Nederland (ECP). Dat is een publiek-, private samenwerking tussen bedrijven, overheid en maatschappelijk organisaties en heeft tot doel het gebruik van ICT in de Nederlandse samenleving te versterken door onder meer de digitale veiligheid te verbeteren. De Belastingdienst is betrokken bij de normen en eisen welke het keurmerk stelt aan de te certificeren systemen. Het keurmerk RRS wordt afgegeven door een onafhankelijke stichting (Stichting Keurmerk RitRegistratieSystemen). De uitgifte van het keurmerk is gebaseerd op het oordeel van een externe auditor. 4. Welke tariefstructuur hanteert het keurmerk RRS? De stichting werkt zonder winstoogmerk. Daarom zijn de tarieven zo laag mogelijk. U kunt deze tarieven opvragen bij het secretariaat van de stichting. 5. Vanaf welk moment dienen de Keurmerkcertificaten te worden uitgegeven? Een Keurmerkhouder is volgens de Deelnemersvoorwaarden verplicht om vanaf het moment van toekenning van het Keurmerk op een bepaald product, certificaten uit te geven aan zijn afnemers van dat specifieke product. 6. Voor welk systeem worden de Keurmerkcertificaten uitgegeven? De certificaten worden uitgegeven voor ieder geleverd systeem dat onder het Keurmerk valt. 7. Wat wordt verstaan onder een nagenoeg gelijkwaardig systeem? SKRRS ziet een systeem als nagenoeg gelijkwaardig (aan een systeem waarop een Keurmerk is afgegeven) indien het systeem naast een systeem met een Keurmerk wordt geleverd en de volgende kenmerken heeft: Het systeem heeft dezelfde configuratie van hardware & software. Het systeem wordt geleverd in Nederland. Het systeem is gekoppeld aan een voertuig met chauffeur. Het systeem is gekoppeld aan een voertuig dat is voorzien van een kenteken voor voertuigen onder kg (WAM-plichtig). 8. Hoe kan ik de keurmerkcertificaten bestellen? De keurmerkcertificaten kunnen besteld worden via de website van Stichting Keurmerk RitRegistratiesystemen. Op het moment dat uw product een keurmerk verkrijgt, ontvangt u van

2 de stichting de hiervoor vereiste inlogcodes. 9.Hoe ontvang ik de keurmerkcertificaten? Na het plaatsen van de bestelling ontvangt u de certificaten in certified pdf. U kunt de certificaten vervolgens downloaden en in kleur printen. Wij adviseren om wat dikker papier te gebruiken. Vergeet niet uw handtekening te plaatsen en de datum van afgifte van het certificaat aan uw cliënt te vermelden op het certificaat. 10.Waarom moeten de certificaten geregistreerd worden? Op het Keurmerkcertificaat staat het Merk en Type van uw systeem en een uniek nummer. Na registratie van het certificaat is vervolgens een kenteken aan dit certificaat toegevoegd. Op deze manier is de koppeling tussen uw auto en het Keurmerksysteem gemaakt en onafhankelijk en objectief vast te stellen. Dit garandeert u dat het systeem in uw auto voldoet aan de eisen van de Stichting en daarmee ook aan het normenkader van de Belastingdienst. 11. Is het mogelijk de keurmerkcertificaten in bulk te registreren? Het is niet mogelijk de certificaten in bulk te registreren. Door in te loggen op de website kunnen de certified-pdf -bestanden wel een voor een worden gedownload en vervolgens worden opgeslagen onder de bestandsnaam die u kiest. 12. Hoe verkrijg ik een voertuig Keuringsnummer? In de XML Auditfile RRS versie 1.0 wordt dit gegeven (facultatief) als laatste element, uitgevraagd in de rubriek Voertuigsystemen. Dit nummer identificeert zowel de IT leverancier als het product. Vooruitlopend op een eventueel verplicht gebruik van dit nummer in XAR 2.0 hebben wij een intern keuringsnummer gegenereerd. Dit nummer krijgt u nadat u het Keurmerk hebt verkregen op het door u aangeboden systeem. Let wel, op dit moment is het invoeren van het betreffende veld in XAR 1.0 nog facultatief, maar in versie 2.0 kan dit een verplicht veld worden. Vragen over OSWO 1. Waarmee ondersteunt team OSWO (Ondersteuning Software Ontwikkelaars) softwareontwikkelaars? De Belastingdienst, team OSWO ondersteunt softwareontwikkelaars bij het ontwikkelen van aangifte- en administratiesoftware. Wilt u als softwareontwikkelaar gebruikmaken van deze diensten, toegang krijgen tot de specificaties en testfaciliteiten op de Community Software Ontwikkeling, vragen stellen aan de Servicedesk, dan kunt u hiervoor een ondersteuningsabonnement afsluiten. Hieraan zijn geen kosten verbonden. 2. Hoe kan ik mij aanmelden voor de Community Software Ontwikkeling? U kunt u aanmelden met het aanmeldformulier softwareontwikkelaar dat u kunt invullen via onderstaande link: Vragen over het normenkader 1. Wat is de status van het normenkader? Het normenkader staat vast, maar is geen statisch document. 2. Wie is verantwoordelijk voor de registratie van het karakter van een rit? De berijder is zelf verantwoordelijk voor de juiste bepaling en registratie van het karakter van de rit.

3 3. Hoe dient te worden omgegaan met afwijkingen tussen de tellerstand van de auto en de door het RRS vastgelegde kilometerstand als sprake is van 1 (vaste) bestuurder? Deze afwijkingen ontstaan bij een RRS met indirecte afstandsbepaling. In dat geval moet periodiek (minimaal 2 maanden) een correctierit worden ingevoerd. Een correctierit is een fictieve rit zonder begin- en eindadres, alleen de tellerstand van de auto wordt ingevoerd. Het systeem berekent dan het verschil op dat moment met de tellerstand van het RRS (het is niet toegestaan om de verschillen met behulp van een algoritme te bepalen). De geconstateerde afwijking wordt binnen de correctierit pro rata verdeeld in privé en zakelijk over de in die periode verreden kilometers, zonder de oorspronkelijke rit data van die periode te wijzigen. 4. Hoe dient te worden omgegaan met afwijkingen tussen de tellerstand van de auto en de door het RRS vastgelegde kilometerstand als sprake is van meerdere bestuurders, zoals bij een pool auto? Daarvoor geldt dezelfde werkwijze als bij antwoord 3. Vragen over de XML Auditfile RRS (XAR) 1. Op welke wijze vraagt de Belastingdienst de XML Auditfile RRS op? De XAR wordt niet in alle gevallen door de Belastingdienst opgevraagd, maar alleen in situaties van (individueel) toezicht, bijvoorbeeld in het kader van een boekenonderzoek. De wijze van opvraag en aanlevering is gelijk aan die van andere auditfiles, dat wil zeggen: nu nog niet via een digitaal loket. In haar toezicht maakt de Belastingdienst zowel gebruik van projectie op het scherm, als van kaarten. 2. Moeten de locatiegegevens van privéritten ook worden opgenomen in de XAR? In de XAR worden de ritgegevens datum + tijd, posities en km-stand als verplichte velden vermeld. Dat houdt in dat die gegevens door het RRS moeten worden geregistreerd en opgenomen in de XAR. Zodra de ritgegevens in de XAR zijn opgenomen, zijn deze ook zichtbaar voor een werkgever. Het is daarom toegestaan om geregistreerde tijden en posities van privéritten om privacyoverwegingen buiten de standaard-output XAR te houden. Dat geldt uiteraard niet voor het begin- of eindpunt van een privérit waar deze aansluit op een zakelijk rit. Tot het moment van export van data naar de XAR kan de werknemer het karakter van de rit corrigeren, bijvoorbeeld van privé naar zakelijk. Let op: Wanneer tijden en posities van privéritten niet door het RRS worden geregistreerd, zullen deze gegevens ten onrechte ontbreken bij het wijzigen van het karakter van de rit. 3. Hoe kan ik een certificaat voor het ondertekenen van de XAR ontvangen? De Belastingdienst geeft zelf geen certificaten voor het digitaal ondertekenen van een XAR af. Daarvoor moet u terecht bij een zgn. certificate authority (CA). Een CA is een organisatie die digitale certificaten verleent aan andere partijen. Meer informatie over de digitale ondertekening van de XAR is terug te vinden in het document "Integriteit en Authenciteit van een XML auditfile". Dit document treft u aan op de site van OSWO en wordt door de keurmerkorganisatie SKRRS aan u verstrekt bij uw aanvraag van een keurmerk. 4. De XAR laat in de definitie zien dat er meerdere bestuurders in de file kunnen voorkomen, is de XAR gebaseerd op het bedrijf of de fiscale verantwoordelijke bestuurder? De XAR is zowel gebaseerd op het voertuig als op de fiscaal verantwoordelijke bestuurder van het voertuig. Per voertuig kan worden volstaan met één auditfile. Zijn er meer gebruikers per auto, dan moet uit de rittenregistratie blijken welke gebruiker een rit heeft gemaakt (zie Handboek Loonheffingen 2014, hoofdstuk ).

4 5. ITServiceProvider bevat elementen als naam en identificationnr. Hoe is de naam bekend bij de Belastingdienst en hoe wordt een identificationnr afgegeven? Het Identificationnummer van de IT-dienstverlener bevat het door OSWO uitgegeven relatienummer aan IT leveranciers bij een ondersteuningsabonnement. 6. Ik heb tijdens ons proces om de RRS vereisten na te lopen een onvolkomenheid in de XML Auditfile RRS ontdekt. Hoe kan ik dit melden? Wij verzoeken u de geconstateerde onvolkomenheden te melden aan OSWO en indien mogelijk daarbij tevens de oplossing voor deze onvolkomenheid aan te dragen. De aangedragen onvolkomenheden (en eventuele oplossingen) worden verzameld. Gestreefd wordt naar een regelmatige update of publicatie van een Know-error-list (KEL). 7. In de gegevenspecificaties van de XAR wordt gesproken over ritdetailpunten (points). Wat is de minimale interval waarop deze tussenpunten moeten worden opgenomen? De frequentie van tussenpunten bedraagt minimaal 1 x per minuut. Indien het systeem de tussenpunten niet met deze frequentie vast kan leggen, dient het aantal tussenpunten zodanig te zijn dat daardoor met zekerheid de daadwerkelijke afgelegde route is vast te stellen. 8. Wanneer een bestemming van de rit is gelegen in een parkeergarage bevat de laatste locatie geen lat/lon omdat de GPS-fix ontbreekt. Datzelfde doet zich ook voor bij vertrek uit een parkeergarage. Is dat een probleem? De XAR moet bepaalde (voorgedefinieerde) technische events melden. Dat is onder meer het geval als gedurende een rit langer dan 5 minuten geen fix wordt verkregen (predifinedeventtype- 2-). Dat kan zich dus ook tijdens de rit in een parkeergarage voordoen. Voor structurele situaties bestaat de mogelijkheid om voor die locatie een Point of Interest (POI) in de XAR te definiëren (adres van de parkeergarage). In andere gevallen is de laatste fix vóór het ingaan van de parkeergarage, de eerste fix na het uitgaan van de parkeergarage, én de tijdstippen van die fixen en van het aan/uitzetten van de motor geregistreerd. Bij een interval van 1 minuut bestaat in beginsel voldoende zekerheid over het feitelijk eind- resp. beginadres. 9. Zijn de gegevensspecificaties van de XAR en het document XML Auditfile RRS (XAR) ook in het Engels beschikbaar? Er zijn op dit moment alleen Nederlandstalige versies beschikbaar. Er wordt naar gestreefd om in 2015 Engelstalige versies te publiceren op de site van OSWO. Vragen over privé/zakelijk-knop 1. Geen privéschakelaar op het RRS? Een RRS is als eerste bedoeld voor een juiste en volledige registratie van de afgelegde ritten en de daarvoor gereden kilometers. Hoe een rit fiscaal gezien gekwalificeerd moet worden komt daarna. Indien een privéschakelaar ontbreekt, kan dit in ieder geval niet in de auto gedaan worden. 2. Privéritten zijn door de werkgever niet toegestaan Bij het afwezig (laten) zijn van een privéschakelaar wordt kennelijk de voorwaarde gesteld dat de werkgever privéritten niet toestaat. Het niet toestaan van privéritten is een afspraak tussen werkgever en werknemer of een bepaling van de werkgever. Dit is uiteraard toegestaan. Maar daarmee is nog niet uitgesloten dat er (ooit) privé gereden wordt, al is het maar vanwege een plotseling opkomende calamiteit in de privésfeer. Het verschil zit hem in wat mag en wat kan. Indien de afspraak/bepaling wordt nagekomen geldt dat het daadwerkelijk gebruik hiermee in overeenstemming is. Indien de afspraak/bepaling niet wordt nagekomen geldt dat het daadwerkelijk gebruik afwijkt. Deze afwijkingen zullen op de fiscale gevolgen beoordeeld moeten worden en als zodanig ook in het RRS opgenomen moeten

5 worden. Een RRS met Keurmerk heeft immers als doel de ritten inclusief de fiscale kwalificatie juist en volledig vast te leggen in de XAR (XML Auditfile RRS). 3. Ritten worden automatisch als zakelijk bestempeld Het RRS kan technisch gezien alle ritten automatisch als zakelijk bestempelen. Daarmee is nog niet gezegd dat dit dan de juiste fiscale interpretatie is. Sterker nog, in het geval de situatie van de laatste regels van punt 2 zich voordoet, worden er ritten ten onrechte als zakelijk bestempeld. In de XAR zal wel de juiste fiscale kwalificatie opgenomen moeten zijn. 4. Werknemers hebben niet de mogelijkheid een rit als privé aan te merken In het geval de werknemers niet de mogelijkheid hebben een rit als privé aan te merken, is het zo dat wanneer er wel privé gereden wordt, ook al is het incidenteel, de werknemer niet de juiste fiscale kwalificatie kan vastleggen in het RRS. In dat geval zal dit op een andere wijze/elders in de organisatie door een functionaris in het RRS ingevoerd moeten worden om te zorgen dat in de XAR wel de juiste fiscale kwalificatie opgenomen is.