1. De dienstverlening

Transcriptie

1 Bijgevoegd een concept beschrijving van de dienstverlening op het gebied van bedrijfsvoering en de ondersteuning aan de besturing van de Veluwse Onderwijsgroep. Deze concept beschrijving is de basis voor de doorontwikkeling van het Servicebureau. 1. De dienstverlening 1.1 Uitgangspunten van de dienstverlening Onze drijfveer is dat alle leerlingen (de huidige en toekomstige) kwalitatief hoogwaardig onderwijs kunnen genieten bij één van onze scholen. De bedoeling van de ondersteunende vakgebieden is ervoor te zorgen dat we de missie en visie van De Veluwse Onderwijsgroep waar kunnen maken. Wij geloven dat de verschillende bedrijfsvoeringsvakgebieden en de ondersteuning van de (be)sturing van levensbelang zijn voor de organisatie en het onderwijs. Aanvullend geloven wij dat hoge kwaliteit van bedrijfsvoering ook van extra toegevoegde waarde zijn voor de kwaliteit van onderwijs. In diverse studies staat dat het fundament van goed onderwijs een combinatie is van goede leraren, goede schoolleiders en goede bestuurders. Vanuit de verschillende bedrijfsvoeringsaspecten faciliteren, ondersteunen en adviseren wij hen. Hiermee leveren wij een bijdrage dat zij vanuit kun kracht kunnen functioneren en leggen we de verbinding tussen de verschillende functionarissen. Op deze manier dragen wij ook bij aan het onderwijs dat de Veluwse onderwijsgroep aan meer dan tienduizend leerlingen verzorgd. We hebben vier uitgangspunten geformuleerd: Het strategisch plan van de Veluwse Onderwijsgroep Waarde geef je door is voor alle onderdelen van de Veluwse Onderwijsgroep een uitgangspunt en dus ook voor het Servicebureau. Wij streven naar een transparante organisatie gericht op samenwerken. Voor de scholen, de leiding en het bestuur wordt het vanzelfsprekend om samen te werken met het servicebureau (of andere ondersteunende onderdelen) en is er minder sprake van verplichte samenwerking. Hoge kwaliteit van onderwijs vraagt om een hoge kwaliteit van bedrijfsvoering en ondersteuning van (be)sturing. We richten ons niet alleen op het nu, maar ook op de toekomst. Hieronder volgt een nadere beschrijving van de vier uitgangspunten: Strategisch plan Waarde geef je door. 1

2 De dienstverlening is gericht op het onderwijs en de organisatie Veluwse Onderwijsgroep. Daarom is de gezamenlijke visie op onderwijs, het besturingsmodel en de kernwaarden uitgangspunten voor de dienstverlening op het terrein van de bedrijfsvoering en de ondersteuning op het gebied van (be)sturing. Missie De Veluws Onderwijsgroep wil alle kinderen in Apeldoorn en omgeving eigentijds en vooruitstrevend onderwijs bieden voor een succesvolle toekomst, geïnspireerd door christelijke waarden en normen. Visie Wij geloven dat ieder mens het in zich heeft zich te ontwikkelen tot een waardevol lid van onze maatschappij en naar vermogen bij te dragen aan een rechtvaardige samenleving. Wij dragen hieraan bij door leerlingen en medewerkers gelijke kansen te bieden op persoonlijke groei. Kernwaarden Ambitie Dagelijks helpen onze medewerkers alle leerlingen bij het ontdekken en ontwikkelen van hun talenten. De Veluwse Onderwijsgroep wil zich in de voorhoede bevinden en adequaat reageren op de ontwikkelingen om zich heen. Daarom geven wij onze leerlingen en medewerkers de ruimte om te blijven werken aan hun eigen talenten en stimuleren wij hen vanuit een open houding nieuwe uitdagingen tegemoet te treden. Betrokkenheid Onderwijs is onze kerntaak en is gericht op het heden en de toekomst van de leerlingen en verbindt hen met de samenleving. Ook hier komt de socialiserende taak van het onderwijs tot uiting. Daarom bouwen wij aan een optimale relatie met de leerlingen en hun ouders. In deze relatie staat de ontwikkeling van de leerlingen centraal. Onze scholen zijn relatief kleinschalig georganiseerd. Op deze wijze willen we de menselijke maat in het onderwijs bewaren zodat leerlingen en medewerkers zich gekend voelen. Verantwoordelijkheid Als onderwijsorganisatie zijn wij ons zeer bewust van onze maatschappelijke taak en de verantwoordelijkheid die dat met zich meebrengt. Het uitvoeren van deze bijzondere taak geeft ook richting en betekenis aan de levens van onze medewerkers. Ons onderwijs daagt uit tot zelfkennis, zelfsturing en verantwoordelijkheid voor onszelf en voor de ander.\ Besturingsfilosofie Richting geven Met behulp van onder andere onze beleids- en jaarplannen geven wij richting aan ons dagelijks handelen. Op elk niveau in de organisatie worden daarmee meetbare doelstellingen geformuleerd. Voor een ieder is helder wat zijn of haar verantwoordelijkheid en bevoegdheid is in het behalen van deze doelstellingen. Resultaatverantwoordelijk zijn Ruimte krijgen om verantwoordelijkheid te kunnen nemen betekent automatisch dat een ieder resultaatverantwoordelijk is voor de doelstellingen die zijn geformuleerd. Intern en extern zijn wij op elk moment daarop aanspreekbaar. Ruimte bieden 2

3 Om verantwoordelijkheid te kunnen nemen is ruimte nodig. Om eigenaarschap te stimuleren bieden wij deze ruimte door directeuren, binnen kaders, integraal verantwoordelijk te maken voor hun organisatieonderdeel. Docenten, leerkrachten en onderwijs ondersteunend personeel handelen vanuit de kaders van hun professionele autonomie. Verantwoording afleggen Het bieden van ruimte, eigenaarschap en het resultaatverantwoordelijk zijn gaat gepaard met transparantie en proactief verantwoording afleggen op alle niveaus. Wij handelen integer en zijn ons bewust van de normatieve component van ons handelen Naar een meer vanzelfsprekende samenwerking Op dit moment ervaren veel belanghebbenden en te grote mate van verplichte samenwerking met het servicebureau. Dit leidt tot onnodige discussies en leidt af van een optimaal resultaat. Door vanuit een gezamenlijke visie beter samen te werken (vroegtijdig en meer samenwerken) kunnen we de slag maken van verplichte samenwerking naar vanzelfsprekende samenwerking. Hierdoor bundelen we op een effectieve wijze de kracht van het onderwijs en de bedrijfsvoering en behalen we beteren resultaten. Dit zal resultaten in meer vanzelfsprekende samenwerking Vooraanstaande dienstverlening De noodzaak om excellent/ vooraanstaand te presteren neemt toe. De eisen die worden gesteld zijn dynamisch, bijvoorbeeld door veranderende wet- en regelgeving. De eisen en verwachtingen van onze klanten worden ook steeds hoger. Het moet beter, meer, sneller en de bedrijfsvoering moet als het even kan ook nog tegen lagere kosten. Door de technologische mogelijkheden veranderen veel werkprocessen. Met vooraanstaande dienstverlening willen we ons positief onderscheiden en dat is als volgt zichtbaar: 1. We streven naar het overtreffen van de verwachtingen van onze klanten. Dit betekent dus dat heel helder moet zijn wat de klant van ons mag verwachten en dat we wij minimaal hieraan voldoen, de intentie hebben dit te overtreffen en in diverse gevallen daartoe ook in staat zijn. Indien we niet in staat blijken te zijn te voldoen aan de verwachtingen, zorgen we ervoor dat we gemaakte fouten zichtbaar herstellen en laten we zien dat we hiervan leren op een dusdanige manier dat we in de toekomst deze fouten voorkomen. 2. We werken vanuit overzicht, integraliteit en samenhang. We leggen verbinding tussen: onderwijs en bedrijfsvoering de verschillende beleidsterreinen van bedrijfsvoering visie, beleid en uitvoering korte termijn en lange termijn In control zijn en ondersteunen aan ontwikkeling/innovatie 3

4 Dit leidt tot kwalitatief vooraanstaande dienstverlening: Het geheel is meer dan de som der delen zowel qua effectiviteit als efficiency. Indien we de bedrijfsvoering of de ondersteuning volledig op school of clusterniveau zouden organiseren zouden we dit kwaliteitsniveau en deze mate van efficiency niet kunnen realiseren. 3. We wegen de belangen van de verschillende stakeholders goed af en spelen hier vroegtijdig op in. 4. We maken gebruik van de schaalvoordelen. Hierdoor zijn we minder kwetsbaar op specifieke expertise en kunnen we inkoopvoordelen realiseren. 5. We bieden een stageplek voor medewerkers binnen geheel VOG die zich willen ontwikkelen in hun loopbaan. Medewerkers kunnen bij ons terecht voor een stageplaats/md plek waardoor kennis en inzicht in bedrijfsvoering en besturing van een onderwijsinstelling wordt vergroot. Wij willen ook externen, bijvoorbeeld stagiaires van MBO en HBO instellingen, de ruimte bieden om zich bij ons te ontwikkelen. 6. Wij houden ons zelf scherp en alert op de kwaliteit van onze dienstverlening door interne en externe kwaliteitsmetingen/onderzoeken en benchmarking 7. We zijn ons bewust van het risico dat we de bedoeling van ons werk uit het oog verliezen en teveel gericht zijn op de systeemwereld. We zijn hier alert op en willen dit voorkomen Toekomst bestendig betekent: We gaan de bedrijfsvoering en ondersteuning op de terreinen van sturing en besturing dusdanig doorontwikkelen dat dit toekomstbestendig is. Met het begrip toekomstbestendig bedoelen we dat we: goed kijken naar de dienstverlening die we nu willen leveren en ook focussen op wat nodig is op de langere termijn. We zorgen ervoor dat de producten en diensten die we leveren mee blijven ontwikkelen met de veranderingen in het onderwijs en ook de veranderingen in de vakgebieden van bedrijfsvoering en (be)stuursondersteuning. 4

5 bij besluitvorming zowel de korte alsook de langere termijn effecten meenemen in de afweging. investeren in maatschappelijk verantwoorde dienstverlening (duurzame producten/ milieu, gezondheid, participatie medewerkers) Dit vraagt veerkracht, adaptie en een pro actieve houding van ons. 1.2 Beoogd resultaat/effect Het effect van de dienstverlening is dat de organisatie (bestuur, leiding en medewerkers) in staat wordt gesteld om de activiteiten, kennis en middelen op elkaar af te stemmen zodat ze afgewogen beslissingen kunnen nemen en we gezamenlijk onze ambities kunnen realiseren. Wij stellen de organisatie in staat dat zij: binnen de kaders van de wet- en regelgeving kan opereren een heldere missie, visie en strategie kan ontwikkelen en onderhouden en deze vertaald naar doelstellingen en de leiding van hieruit de organisatie kan (be)sturen beleid ontwikkelt dat aansluit bij de visie en ook in de praktijk uitvoer blijkt te zijn ontwikkelingen en innovaties kan realiseren die leiden tot structurele kwaliteitsverbetering/ innovatie gaat sneller wanneer bedrijfsvoering direct meedoet. de gestelde doelstellingen kan realiseren, tijdig risico s in beeld heeft zodat zij maatregelen kan treffen om bij te sturen. de financiële en overige middelen (techniek, huisvesting, leermiddelen, facilitair) dusdanig inzetten dat we nu én ook in de toekomst duurzaam vooraanstaand onderwijs kunnen blijven leveren/ effectieve en efficiënte besteding van de middelen. de toenemende (digitale)data van persoons- en bedrijfsgegevens veilig, beschikbaar en betrouwbaar zijn en ook verrijkt zijn zodat zij ze kan gebruiken voor eigen ontwikkeling. op een juiste wijze rekening houdt met belangen van de leerlingen, de organisatie, de medewerkers en ook de publieke belangen. op een goede wijze invulling geeft aan goed werkgeverschap. haar stakeholders op een juiste wijze informeert, betrekt, mee samenwerkt en verantwoording aflegt over het gevoerde beleid, de behaalde resultaten en de ontwikkelingen. De belangrijkste klantgroepen van het servicebureau zijn college van bestuur, het centraal managementteam (CMT), de algemeen directeuren, (cluster)directeuren PO en directeuren/rectoren VO. In beperkte mate faciliteren we rechtstreeks alle medewerkers van VOG (en de leerlingen). Voorbeelden zijn: beschikbaarheid technische infrastructuur, werkplekbeheer, vragen die medewerkers kunnen stellen over bijvoorbeeld het salaris, levering van leermiddelen. 1.3 Aard van de dienstverlening Tweebenigheid 5

6 In deze paragraaf maken we een vertaling van de bijdrage aan het onderwijs naar de aard van de dienstverlening. De Veluwse Onderwijsgroep staat voor een hoge kwaliteit onderwijs nu én in de toekomst. Vanuit het servicebureau en ook vanuit de scholen dragen wij hieraan bij door ondersteuning te leveren op de terreinen van (be)sturing van de organisatie en het leveren van diverse diensten van de verschillende bedrijfsvoeringsaspecten (Strategie, HRM, financieel informatiemanagement/business intelligence, technologie, huisvesting en facilitair en overige middelen, inkoop, administratie en beheer, advies en communicatie). Dit doen wij op strategisch, tactisch en operationeel niveau. De aard van het werk is veelal gericht op: Goed besturen (visie- en beleidsontwikkeling, sturen, beheersen, toezicht houden en verantwoording afleggen). Effectieve en efficiënt georganiseerde bedrijfsvoering. Zo goed en goedkoop mogelijk zijn vaak belangrijke pijlers: standaardisatie waar het kan en maatwerk waar het moet. Ondersteunen van ontwikkeling en innovatie. In z n algemeenheid kunnen we zeggen dat we twee soorten dienstverlening verrichten. Aan de ene kant een belangrijke bijdrage om te zorgen dat we binnen de kaders opereren en dat we dit op een efficiënte wijze doen (we willen immers dat zoveel mogelijk geld direct naar onderwijs gaat). Thema s die hierbij horen zijn: wet- en regelgeving, schaalvoordelen, uitvoering van diverse standaardprocessen, inrichting systemen, processen en procedures. Aan de andere kant hebben we een rol om te ondersteunen (initiëren, adviseren en faciliteren) in de doorontwikkeling en innovatie van het onderwijs. Items die hierbij spelen zijn meer gericht op: maatwerk, creativiteit, innovatiekracht etc.. Soms lijkt het erop dat deze kanten botsen met elkaar. Dat is niet het geval!! Beide zijn essentieel om nu en in de toekomst vooraanstaand onderwijs te kunnen blijven leveren. Ze kunnen elkaar zelfs versterken. Wanneer we bij ideeën over innovatie vroegtijdig de bedrijfsvoeringsconsequenties in beeld hebben en weten hoe de stakeholders erover denken kunnen we beter afgewogen beslissingen nemen. We noemen dit zgn. tweebenigheid van onze dienstverlening. Daarom is het allereest belangrijk dat we deze tweebenigheid onderkennen, weten te waarderen en hier op een juiste wijze invulling aan geven. Een tweebenige voetballer is creatiever en effectiever. We geven dit visueel als volgt weer: 6

7 De uitdaging is om te zorgen dat de dienstverlening van bedrijfsvoering zowel gericht is op lage kostprijs (efficiency), kwaliteit, flexibiliteit, snelheid en innovatie. 7

8 1.3.2 De 10 kerntaken Wanneer we de bijdrage uit de vorige paragraaf vertalen naar de dienstverlening die geleverd dient te worden, onderscheiden we de volgende 10 kerntaken: GOED BESTUUR, BELEIDSONTWIKKELING EN INNOVATIE: 1. Onderdelen van Goed Bestuur die niet begrepen zijn in onderstaande 9 punten. Hieronder vallen in ieder geval: a. Wet- en regelgeving b. Kwaliteit besluitvorming c. Kwaliteit administratieve organisatie en interne controle bedrijfsvoeringsprocessen d. Stakeholdermanagement 2. Visie en strategievorming van de organisatie, het onderwijs en samenhang met de interne organisatie. Voorbeelden: ondersteunen in het ontwikkelen van de visie van de Veluwse Onderwijsgroep, strategisch beleid zoals strategisch HRM beleid, strategisch ICT beleid, strategisch inkoopbeleid etc. 3. Beleidsontwikkeling Voorbeelden: beleid informatiebeveiliging en privacy, financieel beleid, gezondheidsbeleid, beleid rondom werving en selectie, inkoopbeleid, communicatiebeleid etc. 4. Planvorming: vb begroting, jaarplannen, releaseplanning, formatieplan, huisvestingskalender, communicatieplanning, personeelsplanning, inkoopplanning, meerjarenonderhoudsplan, ontwikkelen formats voor schoolplannen etc. UITVOERING: 5. Ondersteunen van leiding bij het uitvoeren van beleid en plannen binnen de kaders Voorbeeld: advies op het gebied van HR, financiën, facilitair, communicatie, ict, projectmatige ondersteuning bij nieuwbouw en verbouw 6. Uitvoerende administratie en beheer vb: frontoffice, personeels- en salarisadministratie, financiële administratie, activa en ICT administratie, technisch beheer, functioneel beheer, licentiebeheer, secretariële ondersteuning, leerlingadministratie, beheer inkoopcontracten, (pers)voorlichting etc. 7. Informatiemanagement/business intelligence vb: informatievoorziening, informatiebeveiliging. De veiligheid, beschikbaarheid, betrouwbaarheid en het verrijken van informatie staat hierbij centraal. MONITORING EN EVALUATIE: 8. Monitoring vb: monitoring uitvoerbaarheid van beleid, monitoring voortgang resultaten, interne controle etc. 9. Verantwoorden vb: producten ten behoeve van intern en externe verantwoording waaronder bestuursverslag, rapportages voor DUO, rapportages voor Raad van Toezicht etc. 10. Evalueren, leren, doorontwikkelen, innovatie vb: kwaliteitsontwikkeling, strategisch advies gericht op doorontwikkeling, projectmanagement, trendanalyse De pijl benadrukt de samenhang de visie, beleid, uitvoering en evaluatieprocessen. 8

9 In het inrichtingsplan zullen we deze tien taken verder verfijnen in concrete producten en diensten en aansluitend vertalen in processen. Hierdoor wordt het uiteindelijk voor iedere medewerker helder welke bijdrage hij/zij levert aan de kwaliteit van het onderwijs. Naast een nadere detaillering zullen we in het inrichtingsplan ook de samenhang tussen onderwijskwaliteit en bedrijfsvoering alsook de samenhang tussen de verschillende bedrijfsvoeringsaspecten uitwerken. 9