AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG

Transcriptie

1 Externe Integratie AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG QZ301 Versie: Versie datum: STANDAARDBESCHRIJVING [STB] Informatie bij implementatie en ingebruikname berichtbeschrijving Uitgave document: Kenmerk: QZ301v1.0_STBu1.pdf

2 Adres- en contactgegevens Correspondentie-adres Bezoekadres Vektis CV Vektis CV Postbus 703 Sparrenheuvel AS ZEIST 3708 JE ZEIST Telefoon: Helpdesk qstandaarden: Helpdesk dataontvangst: Helpdesk_EI: Website: Webapplicatie Standaardisatieproducten (WESP): Webapplicatie EI-testportaal PORTES: Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 2 / 28 QZ301 versie 1.0, , uitgave 1,

3 AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE DBC/ZIEKENHUISZORG Versie 1.0 van de Aanleverspecificaties Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg QZ301, versiedatum , documentuitgave 1, Revisiehistorie aanleverspecificaties Versie Uitgave document Aard / reden wijzigingen Datum uitgave Eerste uitgave van eerste versie Doelgroepen Zorgverzekeraars Vektis CV. StatusDe eerste versie van de aanleverspecificaties is opgesteld in afstemming met Zorgverzekeraars Nederland, CHS en zorgverzekeraars. Beheer aanleverspecificatiesde aanleverspecificaties worden functioneel beheerd door Zorgverzekeraars Nederland. Het technisch beheer wordt uitgevoerd door Vektis CV. Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 3 / 28

4 Voorwoord Dit document betreft de standaardbeschrijving Aanleverspecificaties Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg, , QZ301, versie 1.0 (uitgave 1). Het document verschijnt tezamen met de documenten: Aanleverspecificaties Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg, QZ301, versie 1.0, , Berichtspecificatie [BER]; Aanleverspecificaties Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg QZ301, versie 1.0, , Invulinstructie [INV]; Aanleverspecificaties Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg, QZ301, versie 1.0, , Registratie bedrijf- en controleregels [RBC]. Dit document bevat de aanleverspecificaties voor het elektronische uitwisselen van schadegegevens Ziekenhuiszorg tussen zorgverzekeraars en Vektis. Bij de ontwikkeling van de Aanleverspecificaties Schadelastinformatie ziekenhuiszorg is de EI-declaratiestandaard ZH 308, versie 8 als belangrijke bron gehanteerd. Het gebruik van de EI-standaard is ingegeven door de sterke relatie van de Ziekenhuiszorggegevensvraag met de EI-declaratiestandaard. Dit is de standaard die gehanteerd wordt voor het declaratieverkeer tussen zorgverlener en zorgverzekeraar. Een groot deel van de generieke en/of sectorspecifieke velden die in deze standaard zijn gehanteerd worden ook binnen de Ziekenhuiszorggegevensvraag opgevraagd. Ook qua opbouw, structuur, documentopbouw en werkwijze van de Aanleverspecificaties Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg is zoveel mogelijk aangesloten bij de EIstandaarden van Vektis. Daarnaast zullen de aanleverspecificaties Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg, gelijk de EI-standaarden van Vektis, ook via WESP worden gecommuniceerd richting zorgverzekeraars en zal de mogelijkheid worden geboden om de (test)bestanden aanleverspecificaties Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg te controleren via PORTES. Het doel van de koppeling bij de ontwikkeling van de Aanleverspecificaties Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg met de EI-standaard is het reduceren van de werkzaamheden aan de kant van de zorgverzekeraars en het bewerkstelligen van eenheid van taal binnen de communicatie. In dit document wordt ingegaan op het communicatieproces, de functionele berichten, de algemene procedurele aspecten en de berichtopzet. Dit document is tot stand gekomen in opdracht van Zorgverzekeraars Nederland. De aanleverspecificaties zijn opgesteld in afstemming met vertegenwoordigers van Zorgverzekeraars Nederland, zorgverzekeraars, CHS en Vektis CV. De aanleverspecificaties zijn in beheer en onderhoud bij Vektis CV. Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 4 / 28

5 Inhoudsopgave 1. Over dit document Uitgangspunten Inhoud Ontwikkeling Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg en Aanleverspecificaties, versie Aanleiding Algemeen doel Afstemming Communicatieproces Inleiding Communicatieproces Entiteiten Aanleverspecificaties Schadelastgegevens Ziekenhuiszorg, versie Inleiding Objecten functioneel bericht Functioneel bericht Berichtopzet Aanleverspecificaties Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg, versie Inleiding Bericht Aanleverspecificaties Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg Bestandstructuur Inleiding Recordtypen Logische bestandstructuur Fysieke bestandstructuur Objecten per recordtype Tekenset Carriage-Return/Line-Feed Procedure uitwisselen gegevens Aanleverspecificaties Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg Algemeen Periodiciteit versturen bericht Aanleveringsmedium en procedure Wijzigingen van declaratieverwerkingssysteem Bulkboekingen Informatiebeveiliging Controle kwaliteit bestand Burgerservicenummer Het aanleveren van mutaties Overige bijzonderheden debet en creditrecords Buitenlandverzekerden Bijlagen Afkortingen Mutatieoverzicht Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 5 / 28

6 1. Over dit document 1.1. Uitgangspunten Bij het samenstellen van dit document zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: Het beschrijft de elektronische communicatie qua proces en gegevens. De lezer heeft kennis van ICT qua aanpak, ontwikkeling, implementatie en gebruik van elektronische berichten. Het beschrijft niet de eventueel noodzakelijke organisatorische veranderingen, zoals opleiding, werkprocessen, relatie tot formulieren, interne procedures, et cetera. Bedrijfsregels die in de documentatie bij de aanleverspecificaties voorkomen, maken integraal deel uit van de aanleverspecificaties en dienen dientengevolge door alle partijen gevolgd te worden Inhoud In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de aanleiding, het doel en de wijze waarop deze aanleverspecificaties tot stand zijn gekomen. De EI-berichten die op basis van deze aanleverspecificaties zullen worden uitgewisseld zijn bedoeld voor het proces van het aanleveren van schadegegevens Ziekenhuiszorg aan Vektis CV. Deze gegevens worden doorgeleverd aan CHS en gebruikt voor spiegel- en beleidsinformatie, het uniformeren van landelijke processen en onderzoeksdoeleinden voor o.a. zorgverzekeraars en (mogelijke) uitvoering wettelijke taken. Hoofdstuk 3 gaat in op dit proces door middel van tekst en schema. De rollen van de partijen binnen het communicatieproces worden inzichtelijk gemaakt. Hoofdstuk 4 beschrijft het functionele EI-bericht en het objectenmodel op basis van de gegevens, die in het kader van de schadegegevens Ziekenhuiszorg van belang zijn. In hoofdstuk 5 wordt ingegaan op de berichtopzet. Hierin komen onderwerpen zoals bestandstructuur, beveiliging et cetera aan de orde. Het overzicht Afkortingen in de bijlage toont de belangrijkste afkortingen die in dit document voorkomen, met hun betekenis. In het mutatieoverzicht staan de belangrijkste wijzigingen in deze versie ten opzichte van de vorige versie van de aanleverspecificaties beschreven. Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 6 / 28

7 2. Ontwikkeling Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg en Aanleverspecificaties, versie Aanleiding Naar aanleiding van de invoering DOT is een nieuwe EI standaard ziekenhuiszorg opgesteld. Dit heeft geresulteerd in een nieuwe gegevensvraag ziekenhuiszorg (QZ 301). Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg biedt de mogelijkheid om op structurele wijze (detail)informatie te verzamelen ten aanzien van de ziekenhuiszorg in Nederland. Met behulp van Schadelastinformatie ziekenhuiszorg kunnen de volgende informatiebehoeften worden ingevuld: Het verstrekken van spiegel- en benchmarkinformatie voor zorgverzekeraars; Inzicht in de schadelastontwikkeling; Analyses ten behoeve van de zorginkoop; De ontwikkeling van beleidsinformatie; Ondersteuning van de ontwikkeling van verzekeraarsbudgetten; Ondersteuning van landelijke processen; Inzicht in de (mogelijke) effecten van compartimentverschuivingen binnen de sector; Ad-hocanalyses; Leveren van broninformatie ten behoeve van het uitvoeren van wettelijke regelingen; Controles van de declaraties; Inzicht in de kostenontwikkelingen van jaar-op-jaar; NZa of andere instanties in het kader van hun wettelijke taken informatie verstrekken, zodat zij niet altijd verzekeraars daarmee hoeven belasten; Analyses in onderzoeken in het kader van controle en fraude door verzekeraars; Mogelijk toekomstig gebruik Wtcg en CER Algemeen doel De berichtstandaard heeft tot doel het realiseren van een efficiënte en effectieve uitwisseling van gegevens betreffende schadegegevens ziekenhuiszorg tussen de administratie van een zorgverzekeraar en Vektis CV Afstemming Versie 1.0 van de Aanleverspecificaties Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg is opgesteld in afstemming met Zorgverzekeraars Nederland, zorgverzekeraars, CHS en Vektis CV. Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 7 / 28

8 3. Communicatieproces 3.1. Inleiding De standaardbeschrijving bestaat uit een beschrijving van de elektronische communicatie qua proces en gegevens. De berichtspecificatie geeft topdown-inzicht in doel, opbouw en invulling van een EI-bericht. Deze specificaties zijn per aanleverspecificatie opgenomen in afzonderlijke BER-documenten Communicatieproces Hieronder volgt een beschrijving van het communicatieproces op hoofdlijnen, zoals dat tussen de belangrijkste betrokken partijen plaatsvindt. De belangrijkste onderdelen van het proces en de daarbij aanwezige informatiestromen zijn beknopt geschetst. Hiermee is de samenhang tussen de diverse onderdelen vanuit registratief oogpunt inzichtelijk gemaakt. Uitzonderingen in dit proces zijn mogelijk. Deze uitzonderingen zijn niet beschreven in dit document. De partijen die deelnemen aan de communicatie zijn: Zorgverzekeraar; VECOZO; Vektis CV; CHS. Het communicatieproces is globaal onder te verdelen in vijf fasen: verwerking ingediende declaraties bij een zorgverzekeraar; aanlevering schadegegevens ziekenhuiszorg aan Vektis CV via VECOZO; verwerking schadegegevens ziekenhuiszorg in Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg; terugkoppeling beleids- en spiegelinformatie, broninformatie processen; doorleveren schadegegevens ziekenhuiszorg door Vektis aan CHS voor achteraf controles. Rondom de schadegegevens vindt communicatie plaats tussen in het algemeen van een zorgverzekeraar naar Vektis CV. Figuur 3-1 toont de belangrijkste (toekomstige) informatiestromen en partijen in het kader van de geschetste communicatie voor de ziekenhuiszorg en de schadegegevens. Eventuele retourberichten zijn niet weergegeven. Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 8 / 28

9 Figuur 3-1 Informatiestromen declareren en landelijke gegevensaanlevering schade ziekenhuiszorg Het digitaal berichtenmodel volgt uit het model van de informatiestromen. Voor de in dit document beschreven EI-berichten ziet het schadegegevensstromenmodel ziekenhuiszorg eruit zoals in figuur 3-2. Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 9 / 28

10 Figuur 3-2 Voorbeeld EI-schadestromen ziekenhuiszorg Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 10 / 28

11 4. Entiteiten Aanleverspecificaties Schadelastgegevens Ziekenhuiszorg, versie Inleiding Doel van dit hoofdstuk is inzicht te geven in het functioneel bericht en het objectenmodel voor de gegevens in het kader van het uitwisselen van Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg Objecten functioneel bericht Figuur 4-1 Objectmodel Declaratie DBC/ziekenhuiszorg verzekerde UZOVI heeft prestatie heeft Tarief Een verzekerde (vrager) heeft schade bij één of meer zorgverzekeraars. Bij een verzekerde horen één of meerdere prestaties.. Een prestatie heeft op zijn beurt één of meer te declareren tarieven Functioneel bericht Een functioneel bericht beschrijft de logische gegevensbehoefte ten aanzien van de informatie-uitwisseling tussen de partijen in het aangegeven proces bij het aangegeven doel. Dit bericht is de basis voor bijvoorbeeld een flatfile- of XML-bericht. In dit document is een flatfile-bericht als technisch bericht beschreven. Vektis hanteert momenteel alleen flatfile-berichten. Zolang dit het geval is wordt het specificeren van een functioneel bericht achterwege gelaten. Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 11 / 28

12 5. Berichtopzet Aanleverspecificaties Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg, versie Inleiding Het beschrijven van één landelijke afspraak met betrekking tot de uit te wisselen gegevens en de wijze waarop het uitwisselen gebeurt, is van groot belang bij het toepassen van de Aanleverspecificaties Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op een aantal aspecten dat relevant is bij het bouwen en implementeren van de berichtenstandaard alsmede het verzenden van berichten Bericht Aanleverspecificaties Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg Eén bericht bestaat uit alle bij elkaar behorende gegevens. Eén bericht: is gekoppeld aan één bestand; heeft betrekking op dezelfde periode van gegevensuitwisseling (aanlevering); heeft één identificatieaanlevering; bevat de schade van één of meer verzekerden; kan meerdere UZOVI's bevatten. De verzekerden uit dezelfde periode van gegevensuitwisseling komen in één declaratiebericht (bestand) Bestandstructuur Inleiding De externe-integratievorm die wordt toegepast is de gestructureerde gegevensuitwisseling met behulp van meerdere recordtypen. Belangrijkste eigenschappen van de recordtypen zijn: de records met een vaste lengte; de velden binnen een record met een vaste veldlengte en positie. Voordelen van het toepassen van meerdere recordtypen zijn: het gebruik van kortere records; minder redundante informatie bij herhaald voorkomen van rubrieken Recordtypen In de EI Declaratie DBC/ziekenhuiszorg zijn, uitgaande van het generiek format en de objecten in het functioneel bericht, de volgende recordtypen van belang. Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 12 / 28

13 Tabel 5-1 Recordtypen en toepassing Code Betekenis Verplicht in de EI-standaard Verplicht in gebruik 01 voorlooprecord Ja Ja 02 verzekerdenrecord Ja Ja 04 prestatierecord Ja Ja 06 tariefrecord Ja Ja 99 sluitrecord Ja Ja De codering van de recordtypen heeft uitsluitend betekenis voor de identificatie van het recordtype; het heeft geen betekenis voor de rang- of volgorde van de records in een bestand Logische bestandstructuur De logische bestandstructuur met de relaties tussen de records is in tabel 5.2 beschreven. Tabel 5-2 Logische bestandstructuur voorkomens per bestand Verzekerdenrecord Prestatierecord Tariefrecord Voorlooprecord heeft 1 Verzekerdenrecord heeft 1 1 behoort bij 1 Prestatierecord heeft 1 1 behoort bij 1 Tariefrecord heeft 1 Sluitrecord heeft 1 Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 13 / 28

14 Figuur 5-1 Logische bestandstructuur ZH308 Logische bestandsstructuur: ZH308 Bericht: DECLARATIE DBC/ZIEKENHUISZORG 01 Voorlooprecord 02 Verzekerdenrecord Prestatierecord Tariefrecord Sluitrecord Leesvolgorde: van boven naar beneden, van links naar rechts Lijnverbindingen tussen records: * Lijn zonder 'vorkje' of 'rondje': * Lijn met 'vorkje' en zonder 'rondje': * Lijn met 'vorkje' en 'rondje': * Lijn zonder 'vorkje' en met 'rondje': Bij één bovenste record hoort altijd één onderste record Bij één bovenste record horen één of meerdere onderste records Bij één bovenste record horen geen, één of meerdere onderste records Bij één bovenste record hoort geen of één onderste record Fysieke bestandstructuur Uitgangspunt voor het EI-bericht is dat de zender de logische en fysieke sleutels vult. De zender zet de records in een volgorde in het bestand, die wordt bepaald door de logisch/fysieke relatie (sleutels) tussen de records. Dit houdt in: per verzekerde per detailrecord Het bestand opent met een voorlooprecord en sluit met een sluitrecord. De logische relatie is aangegeven in de logische bestandstructuur (figuur 5-1). Hieronder volgt een voorbeeld van een fysieke volgorde van de records in een fictief bestand: Figuur 5-2 Voorbeeld fysieke bestandstructuur Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 14 / 28

15 Voorlooprecord Verzekerdenrecord: verzekerde 1 Prestatierecord: prestatie1 Tariefrecord: tarief 1 Verzekerdenrecord: verzekerde 2 Prestatierecord: prestatie 1 Tariefrecord: tarief 1 Tariefrecord: tarief 2 Prestatierecord: prestatie 2 Tariefrecord: tarief 1 Tariefrecord: tarief 2 Verzekerdenrecord: verzekerde 3 Et cetera. Sluitrecord Figuur 5-1 en 5-2 bepalen de volgorde van de records in een bestand. NB: de nummers van de records in het voorbeeld zijn illustratief. Het toekennen van logische/fysieke sleutelwaarden gebeurt op andere gronden. Fysieke sleutels De rubriek kenmerk record identificeert het recordtype van elk record in het bestand. Het kenmerk record is in de beschrijving van de recordlay-out te herkennen in de eerste twee cijfers van het rubrieknummer. De rubriek identificatie detailrecord geeft elk detailrecord in het bestand een volgnummer. Het veld identificatie detailrecord maakt een detailrecord in het bestand uniek. Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 15 / 28

16 Objecten per recordtype De verdeling van de objecten over de diverse recordtypen in een bestand is als volgt: Tabel 5-3 Objecten per recordtype Voorlooprecord Verzekerdenrecord Prestatierecord Tariefrecord Sluitrecord TECH Technische gegevenselementen BERI Berichtinformatie algemeen ZVZA Zorgverzekeraar ZOVL Zorgverlener VERZ Verzekerdengegevens PRES Prestatiegegevens TARI Tarief/honorarium TOES Toeslag Tekenset Er volgt geen aanwijzing over een te gebruiken tekenset in een EI-bericht, omdat niet iedere partij de mogelijkheid heeft zich hieraan te conformeren. Het moet in principe mogelijk zijn om de meest gangbare diakritische tekens in een EI-bericht weer te geven. Met andere woorden, een ö mag in een EI-bericht niet geconverteerd worden naar bijvoorbeeld oe. Dit geeft problemen met het aantal posities in het desbetreffende veld Carriage-Return/Line-Feed Achter ieder record moet een Carriage-Return/Line-Feed worden opgenomen. De posities die in beslag worden genomen door CR/LF zijn niet opgenomen in de beschreven recordlengte. Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 16 / 28

17 5.4. Procedure uitwisselen gegevens Aanleverspecificaties Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg Algemeen Voor de uitwisseling van de schadelastinformatie Ziekenhuiszorg-bestanden van zorgverzekeraar naar Vektis (via VECOZO) heeft Vektis een aantal procedures en richtlijnen opgesteld die in deze paragraaf worden uitgewerkt Periodiciteit versturen bericht Voor de aanlevering van de Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg-bestanden gelden de volgende afspraken: Uitgangspunt zijn de verwerkte en betaalbaargestelde declaratiegegevens: dit zijn zowel de declaraties die bij een zorgverzekeraar via een EI-bericht (elektronisch) zijn aangeleverd als de declaraties die door de verzekerde zelf bij de zorgverzekeraars zijn ingediend (op papier). De aanleverperiode kan flexibel in het QZ 301-bericht worden aangegeven. Echter voor de QZ301- standaard is vooralsnog afgesproken dat de aanlevering geschiedt op maandbasis. Omdat voor de huidige informatiebehoefte geen frequentere aanlevering nodig is. Twee weken na afloop van een maand dienen de declaraties bij Vektis aangeleverd te zijn Aanleveringsmedium en procedure Het aanleveren van de bestanden aan Vektis verloopt via VECOZO. Meer informatie over deze aanleverprocedure is opgenomen in de notitie 'Ketenproces declaratieinformatie' 1. De aanlevering van de kwartaalbestanden vindt plaats in ASCII-formaat. De naam van het aanleverbestand is als volgt opgebouwd: VVVV_ EEJJMMDD_ EEJJMMDD_BBBBBBBBBBBB_516.ASC VVVV _ De unieke aanduiding (4-cijferige code) van de aanleverende partij, volgens het UZOVI-register van Vektis (deze uzovi-code is gelijk aan de waarde van het veld uzovinummer indiener in het voorlooprecord van de QZ301) Het underscore -teken, als herkenbaar scheidingsteken De waarde van VVVV in de bestandsnaam dient gelijk te zijn aan de waarde van het veld uzovi indiener (0106) in het voorlooprecord van de QZ301 EEJJMMDD Is de begindatum verwerkingsperiode (8 posities) waarvoor geldt: EE Eeuwaanduiding van begindatum verwerkingsperiode (2 posities) JJ Jaaraanduiding van begindatum verwerkingsperiode (2 posities) MM Maandaanduiding van begindatum verwerkingsperiode (2 posities) 1 Deze notitie is besproken in de werkgroep Generieke Q-standaard. Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 17 / 28

18 DD Dagaanduiding van begindatum verwerkingsperiode (2 posities) De waarde van de begindatum verwerkingsperiode in de bestandsnaam dient gelijk te zijn aan de waarde van begindatum verwerkingsperiode in het voorlooprecord van de QZ301 _ Het underscore -teken, als herkenbaar scheidingsteken EEJJMMDD Is de einddatum verwerkingsperiode (8 posities) waarvoor geldt: EE Eeuwaanduiding van einddatum verwerkingsperiode (2 posities) JJ Jaaraanduiding van einddatum verwerkingsperiode (2 posities) MM Maandaanduiding van einddatum verwerkingsperiode (2 posities) DD Dagaanduiding van einddatum verwerkingsperiode (2 posities) De waarde van de einddatum verwerkingsperiode in de bestandsnaam dient gelijk te zijn aan de waarde van einddatum verwerkingsperiode in het voorlooprecord van de QZ301 _ Het underscore -teken, als herkenbaar scheidingsteken BBBBBBBBBBB Het bron-id declaratieverwekingssysteem is het unieke nummer (12 posities) dat de bron van declaratieverwerkingssysteem van de zorgverzekeraar identificeert. De waarde van BBBBBBBBBBBB in de bestandsnaam dient gelijk te zijn aan de waarde van het veld bron-id (0111) in het voorlooprecord van de QZ301 Code externe-integratiebericht 516 Code externe-integratiebericht (3 posities) betreffende aanleverspecificaties Ziekenhuiszorg ASC = De vaste extensie om aan te geven dat het bestand in ASCII-formaat is. De waarde van de code externe-integratiebericht in de bestandsnaam dient gelijk te zijn aan de waarde van het veld code externe integratiebericht (0102) in het voorlooprecord van de QZ Wijzigingen van declaratieverwerkingssysteem Wanneer er overgegaan wordt naar een ander declaratieverwerkingssysteem, moet er door de zorgverzekeraar een nieuwe bron-id aan Vektis worden gemeld. In dat geval moet de schade die verwerkt is in het oude declaratieverwerkingssysteem gescheiden worden aangeleverd van de schade die verwerkt is in het nieuwe declaratieverwerkingssysteem. Dit betekent dat er in die situatie over dezelfde verwerkingsperiode twee bestanden aangeleverd moeten worden. Door het toevoegen van de bron-id declaratieverwerkingssysteem aan de bestandsnaam kunnen declaraties over een gelijke verwerkingsperiode die uit een verschillende bron komen van elkaar onderscheiden worden. Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 18 / 28

19 De rerentienummers van het schadebestand hoeven niet uniek te zijn over het declaratieverwerkingssysteem heen, dit is optioneel. Als er aangeleverd gaat worden vanuit een nieuw declaratieverwerkingssysteem heen kan er weer gestart worden bij nummer 001. In de volgende figuur is weergegeven hoe de bestandsnaam en het voorlooprecord in deze situatie gevuld dienen te worden. Situatie: Een verzekeraar (uzovicode 8888) krijgt per 1 januari 2012 een nieuw declaratieverwerkingssysteem. Voor het declaratieverwerkingssyteem dat tot 2011 gebruikt is, is de bron-id A; voor het declaratieverwerkingssysteem dat tot 2012 gebruikt is, is de bron-id B. Een verzekeraar levert twee bestanden aan van declaraties die verwerkt zijn van 1 januari 2012 tot en met 8 januari Deze declaraties zijn deels verwerkt met het oude declaratieverwerkingssysteem (bron-id A) en deels met het nieuwe declaratieverwerkingssysteem (bron-id B). Bestand 1 bevat de declaraties die verwerkt zijn met het oude declaratieverwerkingssysteem (bron-id A) en bestand 2 bevat de declaraties die verwerkt zijn met het nieuwe declaratieverwerkingssysteem (bron-id B). Het bestand wordt gemaakt op 9 januari Het zijn twee aparte bestanden dus allebei de bestanden hebben een ander referentienummer. Voor de overzichtelijkheid heeft het veld referentienummer dit schadebestand in onderstaand voorbeeld 5 posities in plaats van 30. Bestand 1: bron-id A Bestandsnaam: 8888_ _ _ A_516_ASC UZOVIcode Dagtekening Begindatum Einddatum Referentienummer Bron-id indiener aanmaak verwerkingsperiode verwerkingsperiode dit schadebestand declaratieverwerkingssysteem A Bestand 2: bron-id B Bestandsnaam: 8888_ _ _ B_516_ASC UZOVIcode Dagtekening Begindatum Einddatum Referentienummer Bron-id indiener aanmaak verwerkingsperiode verwerkingsperiode dit schadebestand declaratieverwerkingssysteem Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 19 / 28

20 B Bulkboekingen De schadegegevens in Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg hebben betrekking op individuele verzekerden. Indien schade niet aan individuele verzekerden kan worden toegewezen dienen deze kosten niet in Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg te worden opgenomen Informatiebeveiliging De International Organization for Standardization (ISO) heeft in 2000 de NEN-ISO/IEC uitgebracht op basis van de Code voor informatiebeveiliging uit Een concept van de inmiddels te vernieuwen NEN- ISO/IEC en de Code for Informatiebeveiliging zijn gebruikt als basis voor de NEN 7510 (nl). De zorgverzekeraars hanteren de Code voor informatiebeveiliging als vertrekpunt. De NEN 7510 (nl) Medische informatica informatiebeveiliging in de zorg Algemeen van april 2004 is toegespitst op de technologie van de zorgverleners. De voorschriften voor informatiebeveiliging worden regelmatig vernieuwd, raadpleeg voor actuele voorschriften: De meeste EI-berichten hebben betrekking op financieel/administratieve gegevens. Dit document beschrijft de Aanleverspecificaties Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg, waarin met name de inhoudelijke aspecten van het elektronisch uitwisselen van berichten worden beschreven. Gezien de aard (gevoeligheid) van de te verzenden gegevens is het van belang dat aandacht wordt geschonken aan informatiebeveiliging. Bij de opzet van de aanleverspecificaties is rekening gehouden met de informatie die uitgewisseld mag worden. Dit heeft geresulteerd in de keuze van de in de aanleverspecificaties beschreven gegevens. Voor het vertrouwelijk en veilig verzenden van EI-berichten is het van belang dat de informatie aankomt bij de bedoelde persoon of organisatie, onderweg niet is veranderd of verminkt, en dat de zendende en ontvangende techniek gelijk zijn. Dit dient volgens de Code voor informatiebeveiliging op een passende wijze te worden geregeld. Hierbij spelen onderwerpen zoals: identificatie, authenticatie, versleuteling, PKI, logging, autorisatie et cetera. De aanleverspecificaties gaat niet verder op deze onderwerpen in. Betrokken organisaties dienen dit op een passende wijze te regelen Controle kwaliteit bestand Er wordt een technische controle conform de bedrijfs- en controleregels in het bij deze EI-standaard behorende RBC-document uitgevoerd door VECOZO. Op een technisch correct bestand zal Vektis vervolgens plausibiliteitcontroles uitvoeren. Tijdens de ontwikkeling van Schadelastinformatie Ziekenhuiszorg kunnen de technische controles ook door een zorgverzekeraar zelf worden uitgevoerd binnen Portes. Hiervoor heeft Vektis een webapplicatie beschikbaar die is te benaderen via Voor meer informatie over het gebruik van Portes kunt u op deze website de instructies benaderen. Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 20 / 28

21 Burgerservicenummer De Wet gebruik Burgerservicenummer in de zorg (Wbsn-z) is per 1 juni 2008 in werking getreden. Na 1 juni 2008 is er een invoeringsperiode van 1 jaar geweest. Vanaf 1 juni 2009 moet 2 het BSN gebruikt worden. De verplichting om het BSN te gebruiken geldt voor alle zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars en AWBZ-verzekeraars. Zij moeten het BSN gebruiken bij het onderling uitwisselen van gegevens over patiënten of cliënten. De belangrijkste uitgangspunten voor het gebruik van het BSN in EI-standaarden zijn: Het BSN wordt in alle EI-standaarden ingevoerd, inclusief alle bestaande (oude) standaarden. Het BSN wordt mandatory. Dit omdat er van wordt uitgegaan dat alle personen die zorg kunnen ontvangen over een BSN beschikken. Zo zullen buitenlanders die in Nederland verzekerd worden waarschijnlijk een BSN of een Registratienummer voor niet ingezetenen (RNI) ontvangen. Het BSN wordt de belangrijkste verzekerde-identificatiesleutel in EI-standaarden. Andere bestaande verzekerde-identificaties blijven relevant zolang niet alle gebruikers van EI-standaarden het BSN in hun administratie opgenomen hebben (overgangsperiode). De verzekerde-identificatienummers krijgen een vaste volgorde in de EI-standaarden over alle EI-standaarden heen. Dit sluit aan bij de wens van gebruikers om records in de verschillende EI-standaarden zoveel mogelijk te uniformeren (generiek format). Verzekerde-identificatienummers die in een bepaalde EI-standaard niet nodig zijn worden hierin niet opgenomen. NB: in bijzondere omstandigheden kan van bovenstaande uitgangspunten afgeweken worden. Een voorwaarde voor de toepassing in de EI-berichten is dat de zender en ontvanger over het BSN van de verzekerde mogen beschikken. In deze EI-standaard is het volgende gekozen: Burgerservicenummer (BSN), verzekerdenummer, uzovicode risicodrager en uzovicode volmacht zijn de sleutel. Het BSN moet verplicht gevuld worden als het BSN bekend is in de polisadministratie van de zorgverzekeraar. Als de zorgverzekeraar constateert dat de verzekerde geen BSN (of RNI) of sofinummer heeft, dan vullen met een dummywaarde van negens (9x9). Zie het document Invulinstructie Het aanleveren van mutaties Mutaties kunnen op twee manieren aangeleverd worden: 1. Door heraanlevering van bestanden 2. Door het aanleveren van correcties op basis van de debet-credit systematiek 2 Er is een hele kleine populatie die blijvend geen BSN heeft, maar toch verzekerd is. Hiervoor geldt de verplichting tot gebruik van het BSN niet. Zie voor verdere informatie de Invulinstructie. Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 21 / 28

22 Bij de heraanlevering van bestanden spelen de velden begin- en einddatum verwerkingsperiode en verwerkingsdatum een centrale rol. Bij de correctie op basis van de debet-credit systematiek spelen de velden identificatie prestatierecord en identificatie gerelateerd debet prestatierecord een centrale rol. Op beide methoden wordt in deze paragraaf ingegaan Heraanlevering van (deel)bestanden De mogelijkheid bestaat om een eerder aangeleverd bestand (deels) te vervangen. In geval van heraanlevering zal Vektis alle records van dezelfde verwerkingsdatum die eerder zijn aangeleverd op nonactief zetten en zullen de heraangeleverde records met dezelfde verwerkingsdatum als de actieve records gezien worden. Dit betekent dat de heraanlevering alle records van de verwerkingsdatum moet bevatten die opgenomen moeten worden als actieve records en niet alleen die records die gemuteerd zijn. Aandachtspunten bij heraanlevering van bestanden 1) Gelaagd aanleveren Een heraanlevering dient dezelfde uozviselectie (risicodrager en volmacht) te bevatten als het bestand / de bestanden dat / die (deels) vervangen wordt / worden. Als in een heraanlevering minder risicodragers of volmachten opgenomen worden, zal dit als een verwijdering worden opgevat. Dit wordt toegelicht met een voorbeeld. Situatie 1 laat zien hoe de heraanlevering wordt verwerkt als dezelfde uzoviselectie aangeleverd wordt en situatie 2 als niet dezelfde uzoviselectie wordt aangeleverd. Situatie 1: de heraanlevering bevat dezelfde uzoviselectie De verwerking van de gegevens verloopt via de centrale verwerkingseenheid van CZ (9964). Er wordt op 6 februari 2012 een aanlevering gedaan voor de maand januari waarin alle drie de risicodragers (0104, 0201 en 7119) zijn opgenomen. Vervolgens wordt er op 19 februari 2012 een heraanlevering gedaan voor de maand januari waarin ook alle drie de risicodragers zijn opgenomen datum aanmaak 0108 Begindatum verwerkings periode 0109 Einddatum verwerkingsperio de 0110 Referentienummer dit schadebestand 0106 Uzovinummer indiener 0204 uzovinummer risicodrager , 0201 en , 0201 en 7119 Alle records van de uzovi's 0104, 0201 en 7119 met aanmaakdatum worden afgesloten en worden 'vervangen' door de records van de uzovi's 0104, 0201 en 7119 met aanmaakdatum Situatie 2: de heraanlevering bevat niet dezelfde uzoviselectie De verwerking van de gegevens verloopt via de centrale verwerkingseenheid van CZ (9964). Er wordt op 6 februari 2012 een aanlevering gedaan voor de maand januari waarin alle drie de risicodragers (0104, 0201 en 7119) zijn opgenomen. Vervolgens wordt er op 19 februari 2012 een heraanlevering gedaan voor de maand januari waarin alleen risicodrager 7119 opgenomen wordt datum 0108 Begindatum 0109 Einddatum verwerkingsperio 0110 Referentienummer 0106 Uzovinummer 0204 uzovinummer risicodrager Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 22 / 28

23 aanmaak verwerkings periode de dit schadebestand indiener , 0201 en Alle records van de uzovi's 0104, 0201 en 7119 met aanmaakdatum worden afgesloten en alleen de records van uzovinummer 7119 worden vervangen door de records met aanmaakdatum De records met aanmaakdatum met uzovinummer 0104 en 0201 worden afgesloten maar niet vervangen. NB: Als een verzekeraar in de aanleveringen niet altijd dezelfde uzoviselectie opneemt, dient de heraanlevering dezelfde periode te bestrijken als het bestand dat vervangen moet worden. Dit is van belang voor de verwerking van de gegevens door Vektis. 2) Tijdstip van heraanlevering In verband met de verwerking van de gegevens kunnen heraanleveringen op basis van plausibliteit of voortschrijdend inzicht pas plaatsvinden als de verzekeraar van Vektis een ontvangstbevestiging heeft gekregen van het bestand dat vervangen dient te worden. Doordat de aanlevering via VECOZO verloopt heeft Vektis er geen zicht op of zij de bestanden in de juiste volgorde ontvangt. Dit geldt niet voor technische uitval op basis van een retourbestand Mutatie op basis van debet-credit systematiek De mogelijkheid bestaat om een eerder aangeleverd debetrecord te corrigeren. Bij correcties dient gebruik gemaakt te worden van de debet-creditsystematiek en niet van het aanpassen van debet-records. De velden identificatie prestatierecord en identificatie voorgaand gerelateerd debet prestatierecord spelen een centrale rol bij de verwerking van de correcties. De waarde van het veld identificatie prestatierecord is uniek, niet alleen op bestansniveau, maar ook over bestanden heen. Dat betekent dat de waarde van het veld identificatie maar éénmaal mag worden aangeleverd aan Vektis (via VECOZO), tenzij het om een heraanlevering van een bestand gaat. Indien er na het aanleveren van een correctie op een eerder aangeleverd debetrecord een nieuw debetrecord wordt aangeleverd, mag dit debetrecord niet met dezelfde waarde identificatie prestatierecord worden aangeleverd. Dit record heeft namelijk geen relatie met de voorgaande records die op dezelfde prestatie betrekking hebben. In de volgende tabel is een aangegeven hoe een correctie aangeleverd dient te worden. Situatie 1: correctie via debet-credit systematiek Een zorgverzekeraar die maandelijks een schadebestand aanlevert, heeft in de maand januari een debetrecord aangeleverd waarbij het veld zorgproductcode niet juist gevuld blijkt te zijn. Om dit te corrigeren levert hij in het maandbestand van februari een creditrecord aan en een nieuw debetrecord met juiste zorgproductcode. De zorgverzekeraar levert het debet record, het credit record en het nieuwe Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 23 / 28

24 debetrecord aan met een andere waarde identificatie prestatierecord. Voor de overzichtelijkheid zijn de velden identificatie prestatierecord en identificatie gerelateerd prestatierecord weergegeven met een lengte van 5 posities ipv 30 posities Begindatum verwerkingspe 0109 Einddatum verwerkingsperiode 0411 Zorgproduct -code 0446 Identificatie prestatie Identificatie gerelateerd 0440 Indicatie debet/credit riode Record debet prestatierecord A D A C B D In bovenstaand voorbeeld vormen de records met identificatie prestatierecord en een koppel. Belangrijk is dat bij aanlevering conform de debet-credit systematiek het nieuwe debetrecord aangeleverd wordt met een andere waarde identificatie prestatierecord dan het originele debetrecord. Het originele debetrecord heeft de waarde in het veld identificatie prestatierecord en het nieuwe debetrecord heeft de waarde Als er een nieuw debetrecord wordt aangeleverd dat geen unieke waarde heeft voor het veld identificatie prestatierecord, dan wordt het record betreft niet gezien worden als een vervanging. Stel dat beide debetrecords in bovenstaand voorbeeld met dezelfde identificatie prestatierecord aangeleverd worden (00001) dan blijven er twee records over. Als er een creditrecord wordt aangeleverd moet het veld identificatie gerelateerd debet record gevuld worden en moeten alle velden waarbij de indicatie debet/credit opgevraagd worden, met een c (van credit) gevuld worden. Met betrekking tot crediteren geldt dat als er eenmaal een creditering is aangeleverd deze creditering altijd van kracht blijft. Dit betekent dat als er opnieuw een record aangeleverd wordt met dezelfde waarde voor het veld identificatie prestatierecord dit record gecrediteerd zal worden ongeacht de verwerkingsdatum. Ook al is dit record in een latere aanlevering opgenomen Overige bijzonderheden debet en creditrecords In tegenstelling tot in de EI-standaarden, kunnen debet- en creditrecords die betrekking hebben op dezelfde prestatie in de Q-standaarden, wel in één aanleverbestand zijn opgenomen. Ze dienen echter wel altijd een unieke waarde in het veld identificatie prestatierecord te hebben. Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 24 / 28

25 Bij correctie door middel van creditrecords moet er een één op één relatie zijn tussen de te corrigeren records (de originele records) en de correctie records. Als er een aanlevering heeft plaats gevonden op recordniveau kan niet volstaan worden met een cumulatieve creditboeking en omgekeerd. Anders kunnen niet alle records tegengeboekt worden. Wel is het zo dat als er een nieuw debet record voor deze prestatie(s) aangeleverd wordt, dit van een ander niveau mag zijn dan de debetrecords die eerder voor deze prestatie zijn aangeleverd. In onderstaande figuur is een voorbeeld gegeven van een correct aangeleverde debet-creditboeking. Situatie 2: correctieboekingen op gelijk niveau aanleveren Een zorgverzekeraar die maandelijks een schadebestand aanlevert, heeft in de maand januari 2 debetrecords aangeleverd van 2 dezelfde prestaties die op één dag hebben plaatsgevonden en die onderscheidend zijn op basis van de waarde in het veld identificatie prestatierecord. Van deze records blijkt de zorgproductcode niet juist gevuld te zijn, dit had B moeten zijn in plaats van A. Om dit te corrigeren levert hij in het maandbestand van februari twee creditrecords aan en nieuwe debetrecords met juiste zorgproductcode. Voor de overzichtelijkheid zijn de velden identificatie prestatierecord en identificatie gerelateerd prestatierecord weergegeven met een lengte van 5 posities ipv 30 posities Begindatum verwerkingsperi 0109 Einddatum verwerkingsperi 0411 Zorgproductcode 0445 Identificatie prestatie Identificatie gerelateerd debet 0440 Indicatie debet/credit ode ode Record prestatierecord A D A D A C A C B D B D NB: creditrecords dienen van hetzelfde niveau te zijn als de debetrecords om te kunnen worden tegengeboekt Buitenlandverzekerden Binnen de informatiesystemen van Vektis wordt geen informatie vastgelegd over personen die geen basisverzekering hebben bij een Nederlandse zorgverzekeraar. Personen die in het buitenland wonen en op grond van werk in Nederland verzekerd zijn voor ZvW en AWBZ worden meegenomen, als het gaat om zorg die in Nederland is ontvangen. Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 25 / 28

26 Personen die in Nederland wonen, in het buitenland werken en uit dien hoofde aldaar verzekerd zijn, worden niet meegenomen. Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 26 / 28

27 6. Bijlagen 6.1. Afkortingen Afkorting/ begrip BER BSN EI ISA PORTES NZa PKI RBC RNI STB WESP Betekenis Berichtspecificatie Burgerservicenummer Externe integratie Informatiesysteem AWBZ PORtaal voor Testberichten Externe-integratieStandaarden Nederlandse Zorgautoriteit Public Key Infrastructure Registratie Bedrijfs- en controleregels Registratie niet ingezetene Standaardbeschrijving WEbapplicatie StandaardisatieProducten Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 27 / 28

28 6.2. Mutatieoverzicht Dit overzicht is ten behoeve van correctief onderhoud bij uitbrengen van een nieuwe (sub)versie van de EI-standaard en voor het aanbrengen van correcties en verduidelijkingen in dit document. Versie 1.0, versiedatum Paragraaf Naam paragraaf Mutatie Standaardbeschrijving AANLEVERSPECIFICATIES SCHADELASTINFORMATIE ZIEKENHUISZORG 28 / 28