3.0. Herijking raadsinformatievoorziening WIL

Transcriptie

1 3.0. Herijking raadsinformatievoorziening WIL Inhoudsopgave 3.0. Herijking raadsinformatievoorziening WIL... 2 Raadsvoorstel herijking raadsinformatievoorziening Werk en Inkomen Lekstroom (WIL)... 3 Bijlage 1 vierde kwartaalrapportage 2016 Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) Bijlage 5: Verslag Raadsconferentie WIL van Bijlage 6: Raadsconferentie Houten 1 maart Bijlage 4: memo voorbereiding college bijpraatavond informatievoorziening WIL van 17 januari Bijlage 3: Raadsinformatievoorziening inzake WIL Afhandeling incidenten Bijlage 2 Integrale reactie op kanttekeningen commissie Verbonden Partijen... 45

2 3.0. Herijking raadsinformatievoorziening WIL

3 3.0. Herijking raadsinformatievoorziening WIL Raadsvoorstel herijking raadsinformatievoorziening Werk en Inkomen Lekstroom (WIL)

4 Raadsvoorstel Voorstelnummer: , H o u t e n, 14 maart 2017 Onderwerp: Herijking r a a d s i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g WIL Beslispunten: De raad voor te s t e l l e n : 1. Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) te v e r z o e k e n de raadsinformatievoorziening vanuit W I L opnieuw vorm te geven conform de bijlage, verdeeld in v e r a n t w o o r d i n g op strategische kernprestatieindicatoren (kpi's) en de operationele kpi's in een bijlage; 2. De k w a r t a a l r a p p o r t a g e s nieuwe stijl ter k e n n i s n a m e via het Bestuurlijk Informatie Systeem (BIS) te v e r s p r e i d e n ; 3. De informatie omtrent een incident met een z o g e n a a m d e incidentenbypass te laten lopen via de ambtelijk a c c o u n t h o u d e r W I L. Samenvatting Het afgelopen jaar heeft de g e m e e n t e r a a d van Houten s a m e n met Berenschot en W I L een proces doorlopen om te komen tot een herijking van de r a a d s i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g rondom de g e m e e n s c h a p p e l i j k e regeling Werk en Inkomen Lekstroom (WIL). Hierbij was het ook de bedoeling om een m e t h o d e te ontwikkelen die op andere v e r b o n d e n partijen toegepast kan w o r d e n. Er is g e k e k e n wat de minimale set aan informatie is w e l k e benodigd is om het goede politiekbestuurlijke gesprek te voeren op het juiste moment. W e l k e Kritische Prestatie Indicatoren (kpi's) heeft de raad nu echt nodig om haar kaderstellende en controlerende rol als v o l k s v e r t e g e n w o o r d i g e r goed te kunnen v e r v u l l e n. Over welke zaken moet het debat over WIL nou wel en niet gaan? Besloten w e r d om het proces van de informatievoorziening r o n d o m W I L onder de loep te nemen en te herijken. Bijgaand treft u het resultaat aan van dit gezamenlijk doorlopen proces van de herijkte informatievoorziening. Hierbij is aan te tekenen dat het een levend document is welke op onderdelen nog a a n g e v u l d zal worden maar wat ook zeker in de loop van de tijd gewijzigd zal worden als er doelstellingen wijzigen of w e t g e v i n g verandert. Aanleiding In 2016 zijn er onder begeleiding van dhr. H. van der W e r f f van Berenschot een aantal bijeenkomsten geweest waarbij de intergemeentelijke s a m e n w e r k i n g en de bijbehorende informatievoorziening onderwerp van gesprek w a r e n voor raadsleden, het college, a m b t e n a r e n en de griffie. De eerste bijeenkomst "Grip op intergemeentelijke s a m e n w e r k i n g " ging over de betrokkenheid en rolinvulling van de raad bij s a m e n w e r k i n g s t r a j e c t e n, g e m e e n s c h a p p e l i j k e regelingen en v e r b o n d e n partijen (zie bijlage 6). Tijdens de volgende bijeenkomst in juni werd ingegaan op de aspecten van de uitvoeringsprocessen van W I L als concreet voorbeeld van een v e r b o n d e n partij en de daarbij behorende informatievoorziening voor de raden van de v e r b o n d e n gemeenten (zie bijlage 5). R a a d s l e d e n gaven aan dat er het gevoel heerst dat de informatievoorziening voor de raad weliswaar recent verbeterd is maar nog niet voldoende aansluit op de rol en behoefte van de r a a d. Van belang is dat iedereen eerst het doel van de v e r b o n d e n partij, i.e. W I L scherp heeft. Hierbij wordt onderscheid g e m a a k t tussen vier belangrijke pijlers. Een o n d e r s c h e i d maken tussen strategische sturing, sturing op "going concern" en sturing op incidenten creëert duidelijkheid, ook in de benodigde i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g ; doelstellingen,strategie, goingconcern en i n c i d e n t e n. Alle pijlers zijn belangrijk binnen het uitvoeringsproces, M M P

5 2maar ze dragen niet op dezelfde manier bij aan het politieke debat. In de b i j e e n k o m s t in juni (bijlage 4) w e r d vastgesteld dat de taak van de r a a d, als v o l k s v e r t e g e n w o o r d i g e r, zich vooral op het strategische vlak bevindt. Door de grote behoefte aan informatie is de v e r a n t w o o r d i n g van WIL op kpi's in de vorm van k w a r t a a l r a p p o r t a g e s uit de kluiten g e w a s s e n. Om de behoefte aan informatie beter vorm te geven en overzichtelijk te houden is besloten tot een herijking van de r a a d s i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g. In overleg met W I L is de G e m e e n t e Houten gestart als pilotgemeente van de 5 L e k s t o o r m g e m e e n t e n Houten, V i a n e n, Ijsselstein, Lopik en N i e u w e g e i n om in s a m e n w e r k i n g met B e r e n s c h o t en W I L met de herijking van de r a a d s i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g met als resultaat een nieuwe v o r m g e v i n g. Deze nieuwe v o r m g e v i n g zal nu via het Dagelijks Bestuur van W I L voorgelegd w o r d e n aan de andere g e m e e n t e n. Ook zij zullen nog naar deze nieuwe vormgeving kijken en mogelijk nog a a n p a s s i n g e n en a a n v u l l i n g e n w e n s e n. Doel van dit voortel Door de r a a d s i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g van v e r b o n d e n partijen te o n d e r s c h e i d e n in v e r s c h i l l e n d e niveaus (doelstellingen, strategie, g o i n g c o n c e r n en incidenten) kan het politieke debat op strategisch niveau beter gevoerd w o r d e n waardoor de raad zijn kader stellende en controlerende rol beter kan u i t v o e r e n. Door de nieuwe v o r m g e v i n g is er een duidelijker onderscheid tussen het strategisch niveau en het operationele niveau. De taak van de raad bevindt zich met n a m e op het vlak van de strategische kpi's. Deze dienen het belang van de inwoners en m o e t e n bijdragen aan de lokale b e l e i d s d o e l s t e l l i n g e n. De indicatoren zijn g e k o p p e l d aan de doelstellingen van W I L w a a r d o o r ook het gewenste m a a t s c h a p p e l i j k e effect (uitkomsten) inzichtelijker is g e w o r d e n en de koppeling naar de lokale beleidsdoelstellingen makkelijker te leggen zijn. Argumenten per beslispunt 1.1. het is efficient voor WIL om voor alle gemeenten eenzelfde format voor de raadsinformatievoorziening te gebruiken; Het a f g e l o p e n jaar heeft de g e m e e n t e r a a d van Houten s a m e n met Berenschot en W I L een proces d o o r l o p e n om te komen tot een herijking van de r a a d s i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g rondom de g e m e e n s c h a p p e l i j k e regeling W e r k en I n k o m e n Lekstroom ( W I L ). De G e m e e n t e Houten heeft als pilotgemeente van de 5 L e k s t o o r m g e m e e n t e n Houten, V i a n e n, IJsselstein, Lopik en Nieuwegein in s a m e n w e r k i n g met Berenschot en W I L g e k e k e n naar een nieuwe v o r m g e v i n g van de r a a d s i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g. Doordat W I L voor 5 g e m e e n t e n werkt en elke g e m e e n t e n eigen f o c u s p u n t e n heeft, zijn op diverse terreinen nieuwe kpi's ontwikkeld. Door de wijze van a a n b i e d e n van informatie maar ook dat er kpi's van verschillende pijlers w e r d e n o p g e n o m e n groeide de k w a r t a a l r a p p o r t a g e uit naar een o m v a n g van ruim 37 blz. De informatievoorziening werd zo omvangrijk dat er eigenlijk hierdoor geen overzicht meer w a s. Om de behoefte aan informatie beter vorm te geven en overzichtelijk te houden is besloten tot een herijking van de raadsinformatievoorziening Door de duidelijkere onderscheiding tussen de strategische en operationele kpi's is de informatievoorziening beknopter en kan de raad zich beter focussen op haar taak; Om de informatievoorziening beter aan te laten sluiten op de rol en behoefte van de raad is het van belang een onderscheid te maken tussen de kpi's op strategisch niveau en die op operationeel ( g o i n g c o n c e r n ) n i v e a u. De aspecten van de u i t v o e r i n g s p r o c e s s e n van W I L en de daarbij b e h o r e n d e informatievoorziening voor de raden van de v e r b o n d e n g e m e e n t e n w e r d e n o n d e r s c h e i d e n in vier belangrijke pijlers:» De doelstellingen van W I L bedoelt: wat wil men nu eigenlijk bereiken met W I L?» Op basis van de gestelde doelen wordt een strategie ontwikkeld: de richting en het plan op hoofdlijnen van waaruit W I L haar doelen probeert te realiseren. Versie datum: :47:

6 Goingconcern gaat over de dagelijkse gang van zaken in de uitvoeringspraktijk: de bedrijfsvoering, en deze wordt a f g e s t e m d op de strategie. Incidenten zijn e e n m a l i g e ( o n w e n s e l i j k e ) gebeurtenissen die af en toe voortvloeien uit de going c o n c e r n. Alle pijlers zijn belangrijk binnen het u i t v o e r i n g s p r o c e s, maar ze dragen niet op dezelfde manier bij aan het politieke debat. In de bijeenkomst in juni werd v a s t g e s t e l d dat de taak van de raad, als v o l k s v e r t e g e n w o o r d i g e r, vooral op het strategische vlak bevindt. Daar horen vragen bij als: waar moet het naartoe? Stellen we wel de juiste d o e l e n? Wordt op hoofdlijnen het juiste n a g e s t r e e f d? De raad heeft veel minder van doen met de goingconcern en i n c i d e n t e n, die voornamelijk het terrein zijn van a c c o u n t h o u d e r s vanuit de v e r b o n d e n g e m e e n t e n en b e l e i d s m e d e w e r k e r s van W I L Bij de verschillende pijlers van het u i t v o e r i n g s p r o c e s horen ook verschillende soorten kpi's. In de huidige informatievoorziening (middels de kwartaalrapportages) w o r d t g e e n onderscheid gemaakt t u s s e n de v e r s c h i l l e n d e soorten KPIs en welke rol ze in het debat kunnen vervullen. In de v o o r g e s t e l d e herijkte voorziening gebeurt dit w e l. Alle kpi's en kerncijfers die in de afgelopen j a r e n zijn ontwikkeld en o p g e n o m e n in de k w a r t a a l r a p p o r t a g e zijn n a g e l o p e n De strategische kpi's zijn gekoppeld aan 11 doelstellingen zijn op de leidende principes van WIL en geven daarmee en koers; welke gebaseerd zicht op de hoofdlijn Die kpi's die van strategische aard zijn, zijn g e k o p p e l d aan een doelstelling. De doelstellingen zijn gebaseerd op de leidende principes van W I L. De o v e r g e b l e v e n kpi's/kerncijfers zijn geplaatst onder de o p e r a t i o n e l e indicatoren. Hierdoor is een goed o n d e r s c h e i d gemaakt tussen dat bereikt moet w o r d e n en hoe dit bereikt wordt. Om inzicht te hebben in wat bereikt moet w o r d e n is, kijk je naar de input (welke m i d d e l e n stop je erin) en de uitkomsten ( m a a t s c h a p p e l i j k effect). Uit implementatie cijfers en output kan afgelezen w o r d e n hoe de middelen (input) w o r d e n ingezet om de g e w e n s t e uitkomst (het maatschappelijk effect) te bereiken. Structurering informatievoorziening rondom WIL Strategie Going Concern Incidenten Incidenten r :;: r; 1.4. de kwartaalrapportage wordt beter leesbaar door het beter onderscheiden en clusteren van de indicatoren in deze nieuwe vormgeving. In de samenstelling van de nieuwe informatievoorziening zijn de strategische indicatoren o p g e n o m e n in het eerste deel van de kwartaalrapportage. In de Bijlage worden de operationele indicatoren o p g e n o m e n. Het idee is dat de bijlage met name van belang is voor het w e r k v e l d van de w e t h o u d e r en a c c o u n t h o u d e r / b e l e i d s a d v i s e u r. De c o m m i s s i e V e r b o n d e n Partijen kan met behulp van beide onderdelen goed inzicht krijgen in het g e h e e l. Versie datum: :47:

7 41.5. de vormgeving van de raadsinformatievoorziening draagt bij aan het project "sturen op regionale samenwerking" Dit traject heeft een relatie met het project sturen op regionale s a m e n w e r k i n g. In dit project wordt g e k e k e n naar de v o r m e n van sturing op s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d e n. V r a g e n die hierbij spelen zijn: Hoe houden we grip op s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d e n en hoe verenigen we de Houtense en de g e m e e n s c h a p p e l i j k e belangen in deze v e r b a n d e n? In het project "sturen op regionale s a m e n w e r k i n g " wordt s a m e n met de raad g e k e k e n naar de s t u r i n g s b e h o e f t e en de sturingsfilosofie en willen w e deze d a a r n a uitwerken in een duidelijke rolverdeling en afspraken over rolvervulling op de niveaus raad, college en o r g a n i s a t i e. De vormgeving van de i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g speelt hierbij een belangrijke rol en kan hieraan een bijdrage leveren het is wenselijk het proces van het delen van de informatie te vereenvoudigen en te versnellen; Tot nu toe werd de k w a r t a a l r a p p o r t a g e, vaak gezamenlijk met een ander stuk ter k e n n i s n a m e a a n g e b o d e n aan de r a a d. Er werd geen tot weinig nadere duiding g e g e v e n aan de rapportage o m d a t deze al zo v e e l o m v a t t e n d w a s. V o o r g e s t e l d wordt de strategische indicatorenset en de operationele indicatoren uit bijlage 1 ter beschikking te stellen aan de r a a d s l e d e n via BIS. Hierdoor treedt er veel minder vertraging op tussen het v a s t s t e l l e n van de kwartaalrapportage door W I L en het ter k e n n i s n a m e brengen hiervan aan de R a a d. Na publicatie kan de k w a r t a a l r a p p o r t a g e behandeld worden in de C o m m i s s i e V e r b o n d e n Partijen en, indien g e w e n s t, na behandeling in de c o m m i s s i e V e r b o n d e n Partijen door de raad te laten a g e n d e r e n bij een raadsvergadering in plaats van via een collegebrief aan te bieden aan de r a a d de raadsvergaderingen moeten gericht zijn op de strategische doelen en het debat moet niet worden vertroebeld met incidentele gebeurtenissen; Tijdens de bijeenkomsten is ook g e c o n s t a t e e r d dat er soms sprake is van i n c i d e n t e n. Dit zijn gebeurtenissen w a a r b i j door de betrokken burger(s) of andere partijen zoals v e r e n i g i n g e n of de media contact gezocht wordt met een of meerdere r a a d s l e d e n o m d a t men niet t e v r e d e n is met de uitvoering van het beleid rondom hun persoonlijke situatie. V a n z e l f s p r e k e n d heeft men dan de mogelijkheid een b e z w a a r s c h r i f t of klacht in te d i e n e n, waarvoor s t a n d a a r d a f h a n d e l i n g s p r o c e d u r e s b e s t a a n. In s o m m i g e gevallen is dit niet v o l d o e n d e en wordt de gebeurtenis opgepikt door een raadslid zelf als deze de behoefte voelt dieper in te gaan op een g e b e u r t e n i s. Een incident is een serieuzer probleem dan een klacht of bezwaar op zich. Het is dus belangrijk dat er specifiek op wordt g e r e a g e e r d. Incidenten gaan alleen (meestal) niet de g e h e l e raad of het gehele b e s l u i t v o r m i n g s p r o c e s a a n. Daarom zijn het incidenten, en geen structurele problemen in de uitvoering door W I L. Het voorstel is daarom om de afhandeling van incidenten niet te b e s p r e k e n in r a a d s v e r g a d e r i n g e n o m d a t die tijd te kostbaar is. Daarom is er een incidentenbypass bedacht. In a f w a c h t i n g van de pilot van de o m b u d s f u n c t i o n a r i s van het Sociaal Team wordt deze procedure v o o r a l s n o g o n d e r g e b r a c h t bij de a c c o u n t h o u d e r van W I L. Bij de evaluatie van de pilot zal g e k e k e n worden of het w e n s e l i j k is deze procedure bij een en dezelfde f u n c t i o n a r i s onder te brengen. De i n c i d e n t e n b y p a s s bestaat uit een rapport van het incident, waarin zijn o p g e n o m e n : a) een korte beschrijving van het incident, b) een beschrijving van de afhandeling van het incident door W I L en c) een reactie van een betrokken raadslid/raadsleden en indien g e w e n s t (door de burger) de burger op de a f h a n d e l i n g. Zie voor de uitgebreide toelichting van de procedure bijlage 3. Participatie De raadsleden en de c o m m i s s i e V e r b o n d e n Partijen meer specifiek zijn middels c o l l e g e bijpraatavonden b e t r o k k e n zijn geweest bij het gehele proces. A a n g e z i e n het verder een intern proces betreft is een advies van de A d v i e s r a a d Sociaal Domein niet nodig. Versie datum: :47:

8 5 Communicatie N.v.t. Financiën n.v.t. Kanttekeningen Geen Evaluatie Niet aan de orde, mogelijk dat W I L op termijn een evaluatie in gang zet. Voortgang De nieuwe v o r m g e v i n g zal via het Dagelijks Bestuur van W I L voorgelegd w o r d e n aan de andere g e m e e n t e n. Mogelijk volgen er nog aanpassingen en a a n v u l l i n g e n. Het is een d y n a m i s c h d o c u m e n t wat in de tijd zal wijzigen. Houten, 14 maart 2017 het college van b u r g e m e e s t e r en w e t h o u d e r s van de g e m e e n t e Houten de secretaris, de burgemeester, H.S. den Bieman W. M. de Jong M e e g e z o n d e n bijlagen bij dit voorstel Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage 1: Nieuwe 4 kwartaalrapportage W I L (Q4 2016) 2: Integrale reactie op kanttekeningen c o m m i s s i e Verbonden Partijen 3: Incidenten procedure 4: Memo bij praatavond informatievoorziening W I L 17 j a n :Verslag Raadsconferentie W I L : Raadsconferentie Houten 1 maart 2016 e Digitale bijlagen 1. Verantwoordelijke wethouder(s) 1 poho : DAL 2 : Nvt e e poho Zaaknummer A d v i e s c o m m i s s i e V e r b o n d e n Partijen 28 maart 2017:» De c o m m i s s i e is heel tevreden over de wijze w a a r o p de bijdragen van de c o m m i s s i e zijn verwerkt en adviseert positief over dit voorstel. Versie datum: :47:

9 Raadsbesluit Voorstelnummer: De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 14 maart 2017 nr. BWV gelezen en besluit; 1. Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) te verzoeken de raadsinformatievoorziening vanuit WIL opnieuw vorm te g e v e n conform de bijlage, verdeeld in v e r a n t w o o r d i n g op strategische kernprestatieindicatoren (kpi's) en de operationele kpi's in een bijlage; 2. De kwartaalrapportages nieuwe stijl ter k e n n i s n a m e via het Bestuurlijk Informatie S y s t e e m (BIS) te v e r s p r e i d e n ; 3. De informatie omtrent een incident met een z o g e n a a m d e incidentenbypass te laten lopen via de ambtelijk a c c o u n t h o u d e r W I L. Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 11 april De raad van de g e m e e n t e H o u t e n, de griffier, de voorzitter, ^ V W \ A 1 Ï ÏnT Zanen ; W. M. de Jong Versie datum: :47:

10 3.0. Herijking raadsinformatievoorziening WIL Bijlage 1 vierde kwartaalrapportage 2016 Werk en Inkomen Lekstroom (WIL)

11 Uitwerking nieuwe kwartaalrapportage WIL 2016Q4 tbv gemeente Houten (Berenschot) VIERDE KWARTAALRAPPORTAGE 2016 Pagina 1 van 20

12 Uitwerking nieuwe kwartaalrapportage WIL 2016Q4 tbv gemeente Houten (Berenschot) Inhoudsopgave Blz. 1 Voorwoord 2 De twaalf doelstellingen 3 Enkele bijzonderheden van dit kwartaal per gemeente 4 De strategische indicatoren Doelstelling 1 Noodzakelijke uitkeringen worden tijdig, kostenbewust en doelmatig verstrekt KPI 1.1 Percentage volledige uitstroom uit de participatieuitkering naar zelfstandig beroep, bedrijf, regulier of gesubsidieerd werk [Uitkomst] KPI 1.2 Reden van uitstroom [Uitkomst] KPI 1.3 Aantal personen met een bijstandsuitkering per inwoners [Uitkomst] KPI 1.4 Gemiddelde prijs van uitkeringen [Uitkomst] KPI 1.5 Efficiencyratio BUIG [Input] KPI 1.6 Gemiddelde doorlooptijd aanvragen uitkering levensonderhoud [Output] KPI 1.7 Percentage afgehandelde aanvragen uitkeringen levensonderhoud met doorlooptijd < 4 weken en < 8 weken [Output] Doelstelling 2 Onrechtmatige uitkeringen worden niet verstrekt en indien verstrekt teruggevorderd KPI 2.1 Vorderingenratio ultimo jaar [Uitkomst] KPI 2.2 Aantal gegrond opgelegde boetes [Uitkomst] KPI 2.3 Aantal (gegrond) opgelegde maatregelen [Uitkomst] Doelstelling 3 Klanten worden eerlijk, duidelijk en positief benaderd KPI 3.1 Waardering van klanten m.b.t. duidelijkheid van communicatie [Uitkomst] KPI 3.2 Waardering van klanten t.a.v. rekening houden met wat zij kunnen en willen [Uitkomst] KPI 3.3 Waardering van de dienstverlening overall door klanten (bijstand, schuldhulpverlening, minima) [Uitkomst] KPI 3.4 Inzet op deskundigheidsbevordering [Input] Doelstelling 4 Er wordt waar nodig maatwerk geleverd in dienstverlening en uitvoering van sanctionering KPI 4.1 Waardering van klanten m.b.t. maatwerk in de dienstverlening [Uitkomst] KPI 4.2 Inzet op deskundigheidsbevordering [Input] Doelstelling 5 Zo veel mogelijk klanten participeren zo snel mogelijk via betaald of onbetaald werk KPI 5.1 Percentage volledige uitstroom uit de participatieuitkering naar zelfstandig beroep, bedrijf, regulier of gesubsidieerd werk [Uitkomst] KPI 5.2 Rendement reintegratieinspanningen (bespaarde uitkeringslast door volledige uitstroom naar werk) [Uitkomst] KPI 5.3 Gemiddeld percentage klanten dat parttime werkt [Uitkomst] KPI 5.4 Gemiddelde inkomsten uit parttimewerk [Uitkomst] KPI 5.5 Cumulatieve uitstroom afgelopen 12 maanden [Uitkomst] KPI 5.6 Uitkeringsduur van degenen die uitstromen naar werk of zelfstandig beroep [Uitkomst] Doelstelling 6 Middelen van WIL worden doelmatig en rechtmatig ingezet KPI 6.1 Herinstroom [Uitkomst] KPI 6.2 Verrekende inkomsten BUIG [Uitkomst] Doelstelling 7 De prioriteit ligt bij jongeren en kansrijke klanten KPI 7.1 Aantal klanten Participatiewet met specifieke weergave jongeren [Input] KPI 7.2 Instroompercentage jongeren [Input] KPI 7.3 Percentage werkloze jongeren (1622 jaar) [Uitkomst] Doelstelling 8 Relaties met werkgevers worden uitgebreid en bestaand relaties worden versterkt KPI 8.1 Waardering werkgevers (jaarlijks werkgeverstevredenheidsonderzoek) [Uitkomst] KPI 8.2 Aantal plaatsingen via werkgeversbenadering [Uitkomst] Doelstelling 9 WIL draagt bij aan het zoveel mogelijk terugdringen van de financiële aspecten van armoede die zelfstandige participatie in de weg staan en de maatschappelijke kosten die dit oplevert KPI 9.1 Percentage succesvolle schuldregelingen van het totale aantal [Uitkomst] Pagina 2 van 20

13 Uitwerking nieuwe kwartaalrapportage WIL 2016Q4 tbv gemeente Houten (Berenschot) Doelstelling 10 Samen met partners werkt WIL volgens een integrale aanpak KPI 10.1 Waardering inzet WIL (i.c. accountmanagers) binnen participatieteams (op basis van gezamenlijke evaluatie) [Uitkomst] KPI 10.2 Inzet van generalisten [Input] KPI 10.3 Inzet vanuit WIL binnen sociale teams [Input] KPI 10.4 Inzet vanuit WIL binnen participatieteams [Input] Doelstelling 11 WIL hanteert een verantwoorde, medewerkersvriendelijke bedrijfsvoering KPI 11.1 Begrotingsresultaat [Uitkomst] KPI 11.2 Waardering medewerkers [Uitkomst] KPI 11.3 Aantal klanten (inclusief schuldhulpverlening) [Input] KPI 11.4 Ziekteverzuim [Implementatie] De scores die aandacht vragen Bijlage 1 De operationele indicatoren KPI 1.8 Aantal openstaande aanvragen uitkering levensonderhoud [Output] KPI 2.4 Openstaande vorderingen [Output] KPI 2.5 Handhaving op fraude, waaronder aantal gestarte werkprocessen handhaving en strekking genomen besluiten [Implementatie] KPI 3.5 Bekendheid van klanten met beschikbare regelingen [Output] KPI 3.6 Aantal (gegronde) klachten per 100 klanten [Output] KPI 3.7 Aantal (gegronde) bezwaarschriften per 100 klanten [Output] KPI 3.8 Wachttijd schuldhulpverlening tot start proces (= workshop) [Output] KPI 3.9 Doorlooptijden aanvragen bijzondere regelingen [Output] KPI 3.10 Openstaande aanvragen bijzondere regelingen [Output] KPI 3.11 Bereikbaarheid van de dienstverlening door WIL (specifiek bereikbaarheid via telefoon) [Implementatie] KPI 5.7 Aantal banen per inwoners (Niet via WIL) [Input] KPI 5.8 Aantal lopende reintegratievoorzieningen per inwoners (niet via WIL) [Output] KPI 6.3 Preventiequote poort (meldingen met en zonder start werkproces) [Output] KPI 6.4 Preventiequote poort (gestarte werkprocessen die niet hebben geleid tot toekenning) [Output] KPI 6.5 Maatregelquote rechtmatigheid [Output] KPI 8.3 Aantal werkgevers waarmee WIL zaken doet (aantal warme contacten) [Implementatie] KPI 9.2 Gemiddelde doorlooptijd aanvragen bijzondere bijstand [Output] KPI 9.3 Percentage afgehandelde aanvragen bijzondere bijstand met doorlooptijd < 8 weken [Output] KPI 9.4 Gebruik van minimaregelingen (aan de hand van percentage bereik) [Output] KPI 9.5 Inzet schuldhulpverlening Bijlage 2 Aanvullende indicatoren KPI A.1 Netto arbeidsparticipatie (% werkzame beroepsbevolking) [ Uitkomst] KPI A.2 Vestigingen van bedrijven (per inwoners 1564 jaar) [Input] Pagina 3 van 20

14 Uitwerking nieuwe kwartaalrapportage WIL 2016Q4 tbv gemeente Houten (Berenschot) 1 Voorwoord Deze rapportage is een uitwerking van het herijkingsproces van de informatievoorziening van WIL. Met Berenschot is daarvoor een adviestraject doorlopen, in opdracht van de gemeente Houten. Na afstemming met een aantal raadsleden in Houten op januari 2017 is deze vervolgstap uitgewerkt. De rapportage is opgebouwd langs de lijn van 12 doelstellingen, die zijn afgeleid uit het Meerjarenbeleidsplan en de leidende principes van WIL. WIL onderscheid zich in de dienstverlening aan haar klanten op basis van acht leidende principes. We zorgen ervoor dat we onze klanten zo goed mogelijk uitrusten om stappen te zetten. We helpen door de juiste instrumenten aan te reiken en een afg route uit te stippelen. Standaard waar mogelijk; maatwerk waar nodig. Altijd gaan we voor de snelste route naar werk en participatie. We stemmen hierbij duidelijk de verwachtingen af: onze klanten moeten zélf gericht aan de slag. We denken in terme rendement en investeren in onze organisatie, middelen en onze klanten en verwachten hiervan resultaat. Onze inspanningen zijn niet vrijblijvend. Ook houden we steeds zicht op de financiële ruimte van WIL, waardoor we er kunnen zijn voor de mense écht nodig hebben. Het maakt ons trots dat we hieraan dagelijks werken met een oprecht, toegewijd en gedreven team dat samen het verschil wil maken. 2 De twaalf doelstellingen Afgeleid van de leidende principes en op basis van de programmabegroting zijn twaalf concrete doelstellingen geformuleerd. Daaraan zijn strategische indicatoren gekoppeld die per kwartaal aan de gemeenteraden worden verstrekt. De doelstellingen als volgt: Doelstelling 1 Noodzakelijke uitkeringen worden tijdig, kostenbewust en doelmatig verstrekt Doelstelling 2 Onrechtmatige uitkeringen worden niet verstrekt en indien verstrekt teruggevorderd Doelstelling 3 Klanten worden eerlijk, duidelijk en positief benaderd Doelstelling 4 Er wordt waar nodig maatwerk geleverd in dienstverlening en uitvoering van sanctionering Doelstelling 5 Zo veel mogelijk klanten participeren zo snel mogelijk via betaald of onbetaald werk Doelstelling 6 Middelen van WIL worden doelmatig en rechtmatig ingezet Doelstelling 7 De prioriteit ligt bij jongeren en kansrijke klanten Doelstelling 8 Relaties met werkgevers worden uitgebreid en bestaand relaties worden versterkt Doelstelling 9 WIL draagt bij aan het zoveel mogelijk terugdringen van de financiële aspecten van armoede die zelfstandige participatie in de weg staan en de maatschappelijke kosten die dit oplevert Doelstelling 10 Samen met partners werkt WIL volgens een integrale aanpak Doelstelling 11 WIL hanteert een verantwoorde, medewerkersvriendelijke bedrijfsvoering De strategische indicatoren in hoofdstuk 4 zijn bedoeld voor het eventuele raadsdebat. In de bijlage staat een aantal going concern indicatoren ter vergroting van het inzicht. 3 Enkele bijzonderheden van dit kwartaal per gemeente Houten Korte toelichting op de bijzonderheden IJsselstein Korte toelichting op de bijzonderheden voor IJsselstein Pagina 4 van 20

15 Uitwerking nieuwe kwartaalrapportage WIL 2016Q4 tbv gemeente Houten (Berenschot) Lopik Korte toelichting op de bijzonderheden voor Lopik Nieuwegein Korte toelichting op de bijzonderheden voor Nieuwegein Vianen Korte toelichting op de bijzonderheden voor Vianen Pagina 5 van 20

16 Uitwerking nieuwe kwartaalrapportage WIL 2016Q4 tbv gemeente Houten (Berenschot) 4 De strategische indicatoren Doelstelling 1 Noodzakelijke uitkeringen worden tijdig, kostenbewust en doelmatig verstrekt KPI 1.1 Percentage volledige uitstroom uit de participatieuitkering naar zelfstandig beroep, bedrijf, regulier of gesubsidieerd werk [Uitkomst] Gemiddeld percentage beëindiging uitkering vanwege werk Referentie Doelstelling WIL Benchmarkwaarde WIL Benchmarkwaarde grootteklasse Benchmarkwaarde regio deelnemers Percentage ,0% 36,9% 34,2% 43,6% Vergelijking doel Vergelijking benchmark Uitstroomreden Aantal uitgestroomd De hoge waarde van de regio wordt veroorzaakt door Fermwerk met 54,0%. Dat geef vertekend beeld door het ongewogen gemiddelde Bron: Divosa benchmark KPI 1.2 Reden van uitstroom [Uitkomst] Waarvan naar Werk of zelfstandig beroep/bedrijf Wijziging gezinssituatie/leefvorm Andere inkomsten Verhuizingen Geen inlichtingen verstrekt Vrijwillige beëindiging Bereiken leeftijdsgrens (65 jaar) Overige redenen Aantal % 30,23% 12,74% 20,42% 19,11% 8,80% 1,92% 3,34% 3,44% 100,00% Aantal % 38,03% 15,25% 12,29% 16,63% 8,79% 2,12% 3,92% 2,97% 100,00% 846 Aantal % ,12% ,78% 89 10,52% ,15% 62 7,33% 27 3,19% 37 4,37% 30 3,55% ,00% Bron: GWS4All KPI 1.3 Aantal personen met een bijstandsuitkering per inwoners [Uitkomst] Deze informatie komt niet van WIL, maar is voor gemeenten beschikbaar via KPI 1.4 Gemiddelde prijs van uitkeringen [Uitkomst] 12 maands voortschrijdend gemiddelde van de netto uitkering per huishouden Gemeente / Referentie Houten IJsselstein Lopik Nieuwegein Vianen WIL gemiddeld Grootteklasse Deelnemers regio Bedrag x 1 Rapportage Rapportage Rapportage Rapportage Q Q22016 Q32016 Q Bron: Divosa benchmark Pagina 6 van 20

17 Uitwerking nieuwe kwartaalrapportage WIL 2016Q4 tbv gemeente Houten (Berenschot) KPI 1.5 Efficiencyratio BUIG [Input] Deze KPI geeft het aantal klanten BUIG per fte weer (is onderdeel van de benchmark) Gemeente / Referentie WIL Gemiddelde van de grootteklasse Gemiddelde van de regio deelnemers Aantal fte x 1 Rapportage Rapportage Rapportage Rapportage Vergelijking Q Q22016 Q32016 Q42016 benchmark 32,1 30,9 31,3 31,7 35,0 25,9 29,6 31,4 27,8 28,3 28,6 27,9 Bron: Divosa benchmark KPI 1.6 Gemiddelde doorlooptijd aanvragen uitkering levensonderhoud [Output] Aantal dagen Regeling / Referentie 2015 (Q4) Levensonderhoud Participatiewet IOAW IOAZ BBZ Benchmarkwaarde grootteklasse Benchmarkwaarde regio Benchmarkwaarde alle deelnemers Vergelijking benchmark Benchmarkwaarden WIL (en veel andere gemeenten) zijn niet beschikbaar door andere inrichting GWS4All Bron: GWS4All en Divosa benchmark KPI 1.7 Percentage afgehandelde aanvragen uitkeringen levensonderhoud met doorlooptijd < 4 weken en < 8 weken [Output] Afhandelingspercentages Selectie / Regeling < 4 weken < 8 weken Doelstelling WIL 84,0% Realisatie WIL ,7% Resultaten Divosa benchmark November 2016 WIL 90,4% Grootteklasse 84,8% Regio 74,5% Alle deelnemers 82,7% Vergelijking doel De gemiddelde bruto doorlooptijd van alle aanvragen in 2016 was bij WIL 20,2 dagen 100,0% 98,3% 6,4% 12,1% 20,7% 14,9% Bron: Divosa benchmark Doelstelling 2 Onrechtmatige uitkeringen worden niet verstrekt en indien verstrekt teruggevorderd KPI 2.1 Vorderingenratio ultimo jaar [Uitkomst] Procenten Percentage vorderingen BUIG waarop wordt afgelost Referentie Doelstelling WIL Realisatie WIL Benchmark grootteklasse Benchmark regio Benchmark alle deelnemers Q Q22016 Q32016 Gemiddelde van de benchmark 29,6 31,3 25,8 23,0 25,2 23,9 23,5 24,2 24,8 n.b. n.b. 24,8 Q42016 Vergelijking doel 28,2 24,4 24,5 26,5 Bron: Divosa benchmark Pagina 7 van 20

18 Uitwerking nieuwe kwartaalrapportage WIL 2016Q4 tbv gemeente Houten (Berenschot) Gemiddelde ontvangsten t.o.v. uitgaven BUIG laatste 12 maanden Referentie Q Realisatie WIL Benchmark grootteklasse Benchmark regio Benchmark alle deelnemers Q22016 n.b. n.b. n.b. n.b. Q32016 n.b. n.b. n.b. n.b. Procenten Vergelijking benchmark Q ,1 2,0 2,2 1,8 2,1 1,9 2,0 1,8 Bron: Divosa benchmark KPI 2.2 Aantal gegrond opgelegde boetes [Uitkomst] Deze KPI moet nog worden ontwikkeld KPI 2.3 Aantal (gegrond) opgelegde maatregelen [Uitkomst] Een maatregel kan aan de klant worden opgedragen als deze tekortschietend besef van verantwoordelijkheid toont. De maatregel (tijdelijke aanpassing van de uitkering) wordt afgestemd op de ernst van de gedraging, de mate van verwijtbaarheid en d specifieke omstandigheden. Gegrond opgelegde maatregelen Gemeente Houten IJsselstein Lopik Nieuwegein Vianen WIL Bedrag Aantal Bedrag Aantal Bedrag Aantal Bron: GWS4All Doelstelling 3 Klanten worden eerlijk, duidelijk en positief benaderd KPI 3.1 Waardering van klanten m.b.t. duidelijkheid van communicatie [Uitkomst] op waardering duidelijkheid communicatie Regeling / afdeling Participatiewet Bijzondere regelingen Schuldhulpverlening Bron: Klanttevredenheidsonderzoek 20xx 20xx 20xx KPI 3.2 Waardering van klanten t.a.v. rekening houden met wat zij kunnen en willen [Uitkomst] op rekening houden met mogelijkheden klant Regeling / afdeling Participatiewet Bijzondere regelingen Schuldhulpverlening 20xx 20xx 20xx Bron: Klanttevredenheidsonderzoek KPI 3.3 Waardering van de dienstverlening overall door klanten (bijstand, schuldhulpverlening, minima) [Uitkomst] op waardering dienstverlening overall Regeling / afdeling Participatiewet Bijzondere regelingen Schuldhulpverlening 20xx 20xx 20xx Bron: Klanttevredenheidsonderzoek Pagina 8 van 20

19 Uitwerking nieuwe kwartaalrapportage WIL 2016Q4 tbv gemeente Houten (Berenschot) KPI 3.4 Inzet op deskundigheidsbevordering [Input] Deze conceptindicator uit de kaderbrief 2017 moet nog nader worden uitgewerkt Kosten van opleiding, vorming en training. Component Q Type kosten Bedrag Type kosten Bedrag Q22016 Bedrag Bedrag Q32016 Bedrag Bedrag Bedrag x 1 Q42016 Bedrag Bedrag Bron: Key2Financiën Doelstelling 4 Er wordt waar nodig maatwerk geleverd in dienstverlening en uitvoering van sanctionering KPI 4.1 Waardering van klanten m.b.t. maatwerk in de dienstverlening [Uitkomst] op waardering maatwerk dienstverlening Regeling / afdeling Participatiewet Bijzondere regelingen Schuldhulpverlening 20xx 20xx 20xx Bron: Klanttevredenheidsonderzoek KPI 4.2 Inzet op deskundigheidsbevordering [Input] Zie KPI 3.4 hiervoor Doelstelling 5 Zo veel mogelijk klanten participeren zo snel mogelijk via betaald of onbetaald werk KPI 5.1 Percentage volledige uitstroom uit de participatieuitkering naar zelfstandig beroep, bedrijf, regulier of gesubsidieerd werk [Uitkomst] Dit is dezelfde indicator als KPI 1.1 Cumulatieve uitstroompercentages naar werk e.d. Referentie Doelstelling WIL Benchmarkwaarde WIL Benchmarkwaarde grootteklasse Benchmarkwaarde regio deelnemers Cumulatieve uitstroom WILgemeenten Percentage ,0% 36,9% 34,2% 43,6% Vergelijking doel Vergelijking benchmark Gemeente Houten IJsselstein Lopik Nieuwegein Vianen Bron: Divosa benchmark Percentage ,3% 42,7% 42,6% 33,8% 39,7% Bron: Divosa benchmark N.B. Binnen de benchmark wordt het volume op een andere wijze berekend dan door WIL. De gepresenteerde cijfers zijn daarom vooral interessant voor onderlinge vergelijking. KPI 5.2 Rendement reintegratieinspanningen (bespaarde uitkeringslast door volledige uitstroom naar werk) [Uitkomst] De bespaarde uitkeringslast geeft een indicatie van het rendement van de reintegratieactiviteiten. De definitie is: de bespaarde uitkeringslast betreft de niet betaalde uitkeringslasten gedurende een bepaalde periode, doordat de klant via de inzet van (re integratie)instrumenten op een andere wijze in zijn inkomsten kan voorzien. Rendement reintegratiemiddelen Component Doelstelling rendement t.o.v. budget Beschikbaar budget Aantal uitstroom werk, niet gesubsidieerd Prijs uitkering gedurende 18 maanden Bespaarde uitkeringslast (uitstroom x prijs) Werkelijk rendement in % Percentage % % Percentage 2016 Vergelijking doel 110% % Bron: GWS4All en Key2Financiën Pagina 9 van 20

20 Uitwerking nieuwe kwartaalrapportage WIL 2016Q4 tbv gemeente Houten (Berenschot) KPI 5.3 Gemiddeld percentage klanten dat parttime werkt [Uitkomst] Trendpercentage parttime werkenden Referentie WIL Grootteklasse Regionaal Trendpercentages afgelopen 12 maanden Vergelijking benchmark 2016Q1 2016Q2 2016Q3 2016Q4 8% 8% 7,3% 7,5% 9% 9% 9,0% 9,0% 9% 10% 9,4% 8,6% Bron: Divosa benchmark KPI 5.4 Gemiddelde inkomsten uit parttimewerk [Uitkomst] Gemiddelde inkomsten parttime werkenden Gemiddelde inkomsten parttime werkenden (Trend afgelopen 12 maanden) Referentie WIL Grootteklasse Regionaal 2016Q Q Q Q Vergelijking benchmark Bron: Divosa benchmark KPI 5.5 Cumulatieve uitstroom afgelopen 12 maanden [Uitkomst] Trendpercentages cumulatieve uitstroom (totaal) Cumulatieve uitstroom Gemeente (Trend 12 maanden) Aantal Percentage Houten ,3% IJsselstein ,7% Lopik 49 42,6% Nieuwegein ,8% Vianen ,7% Nieuw n.a.v. Commissie Verbonden Partijen Het cumulatieve percentage is uitgedrukt als percentage van het volume algemene bijstand van 12 maanden geleden. Voor het volume hanteert de benchmark een afwijkende definitie (betaling i.p.v. het recht). Bron: Divosa benchmark KPI 5.6 Uitkeringsduur van degenen die uitstromen naar werk of zelfstandig beroep [Uitkomst] Nieuw n.a.v. Commissie Verbonden Partijen Uitkeringsduur tot aan moment van uitstroom naar werk e.d. Uitkeringsduur van degenen die zijn uitgestroomd naar (ongesubsidieerd) werk of zelfstandig beroep of bedrijf Gemeente < 1 kw 12 kw 23 kw 34 kw 11,5 jr 1,52 jr 23 jr 35 jr 510 jr Houten IJsselstein Lopik Nieuwegein Vianen Bron: GWS4All Pagina 10 van 20 > 10 jr

21 Uitwerking nieuwe kwartaalrapportage WIL 2016Q4 tbv gemeente Houten (Berenschot) Doelstelling 6 Middelen van WIL worden doelmatig en rechtmatig ingezet KPI 6.1 Herinstroom [Uitkomst] De herinstroom geeft een indicatie van de duurzaamheid van de gerealiseerde uitstroom Gemiddeld percentage herinstroom binnen de afgelopen 6 resp. 12 maanden Periode 2016Q1 2016Q2 2016Q3 Herinstroom na 6 mnd 12 mnd 6mnd 12 mnd 6 mnd 12 mnd Doelstelling WIL WIL ligt 3% onder het landelijk gemiddelde Realisatie WIL n.b. 14,8% 8,5% 13,8% 8,7% 13,8% Grootteklasse n.b. 17,4% 11,5% 18,7% 10,2% 17,7% Regionaal n.b. 13,4% 5,0% 10,4% 5,8% 10,8% Alle deelnemers n.b. 14,7% 8,0% 14,3% 7,6% 13,5% 6 mnd 2016Q4 12 mnd 9,1% 10,1% 4,7% 7,5% Vergelijking benchmark 14,0% 19,0% 9,3% 13,2% Bron: Divosa benchmark KPI 6.2 Verrekende inkomsten BUIG [Uitkomst] Dit jaar werden tot de peildatum de volgende bedragen verrekend met de uitgaven BUIG. Het saldo van uitgaven en inkomsten komt ten laste van het BUIGbudget. Het Ministerie van SZW houdt bij de budgetbepaling rekening met een landelijk macrobedrag aan inkomsten. De interne doelstelling voor WIL is 2,5%. Met de uitkering verrekende inkomsten Component Doelstelling WIL Uitgaven BUIG t/m deze periode Verrekende inkomsten idem Percentage verrekende inkomsten Houten ,99% IJsselstein ,04% Lopik ,43% Nieuwegein ,06% Vianen ,72% Bedrag x 1 Vergelijking doelstelling 2,50% ,46% Bron: Key2Financiën Doelstelling 7 De prioriteit ligt bij jongeren en kansrijke klanten KPI 7.1 Aantal klanten Participatiewet met specifieke weergave jongeren [Input] Aantal bijstandshuishoudens dat ten laste komt van het BUIGbudget per het einde van de genoemde periode volume BUIG Q12016 Q22016 Q32016 Q42016 Houten IJsselstein Lopik Nieuwegein Vianen Bron: GWS4All Samenstelling bestand per gemeente (inclusief BBZ) op de peildatum, verdeeld naar leeftijd en geslacht: Jonger dan 27 jr 27 jr en ouder Bestand naar leeftijd en geslacht Man Vrouw % v. totaal Man Vrouw Aantal jongeren afhankelijk van een uitkering < 9% Doelstelling WIL Houten ,2% IJsselstein ,0% Lopik 7 4 9,2% Nieuwegein ,6% Vianen ,7% % v. totaal 82,8% 89,0% 90,8% 90,4% 90,3% Vergelijking doelstelling Door de instroom van veel jonge taakstellers is de doelstelling buiten bereik geraakt. Die doelste dateert van voor de grote toestroom van gehuisveste taakstellers. Bron: GWS4All Pagina 11 van 20

22 Uitwerking nieuwe kwartaalrapportage WIL 2016Q4 tbv gemeente Houten (Berenschot) KPI 7.2 Instroompercentage jongeren [Input] Instroompercentage jongeren Selectie Doelstelling WIL Totale instroom (aantal huishoudens) Waarvan < 27 jaar Instroompercentage jongeren 2015 Vergelijking doel % ,6% 23% ,9% Onder de taakstellers bevinden zich veel jongeren. Die instroom heeft een verhogend effect op het percentage jongeren. Bron: GWS4All KPI 7.3 Percentage werkloze jongeren (1622 jaar) [Uitkomst] Deze informatie komt niet van WIL, maar is voor gemeenten beschikbaar via Doelstelling 8 Relaties met werkgevers worden uitgebreid en bestaand relaties worden versterkt KPI 8.1 Waardering werkgevers (jaarlijks werkgeverstevredenheidsonderzoek) [Uitkomst] Waarderingscijfers werkgevers Jaar op waardering door werkgevers 20xx 20xx 20xx Bron: Werkgeverstevredenheidsonderzoek KPI 8.2 Aantal plaatsingen via werkgeversbenadering [Uitkomst] Plaatsingen werkgeversbenadering Type plaatsing Actieplan jeugdwerkloosheid BBL Arbeidsovereenkomst Garantiebaan SROI Uitzendbureaus beursvloer WEP met baanintentie Idem zonder Van WEP naar hoger Vrijwilligersplek Participatieplaats Q1 2016Q Q Q Vergelijking doel Bron: Registratie WGSP Doelstelling 9 WIL draagt bij aan het zoveel mogelijk terugdringen van de financiële aspecten van armoede die zelfstandige participatie in de weg staan en de maatschappelijke kosten die dit oplevert KPI 9.1 Percentage succesvolle schuldregelingen van het totale aantal [Uitkomst] Beëindigde dossiers schuldhulpverlening Mate van succes Succesvol Niet succesvol Overig (overleden, verhuisd, eigen verzoek) Bron: Key2Schuldhulpverlening Slagingspercentages schuldhulpverlening % 38% 16% Product/dienst Saneringskredieten Schuldbemiddelingen Wettelijke schuldregeling WSNP % 39% 64% Bron: Key2Schuldhulpverlening Pagina 12 van 20 85% 43% 81%

23 Uitwerking nieuwe kwartaalrapportage WIL 2016Q4 tbv gemeente Houten (Berenschot) Doelstelling 10 Samen met partners werkt WIL volgens een integrale aanpak KPI 10.1 Waardering inzet WIL (i.c. accountmanagers) binnen participatieteams (op basis van gezamenlijke evaluatie) [Uitkomst] Waarderingscijfers inzet WIL Jaar op waardering inzet WIL binnen participatieteams 20xx 20xx 20xx Bron: KPI 10.2 Inzet van generalisten [Input] Waarderingscijfers inzet generalisten Inzet generalisten Houten IJsselstein Lopik Nieuwegein Vianen 2016 Aantal uren of aantal fte Dit is een conceptindicator uit de Kaderbrief 2017 (moet nog worden uitgewerkt) Aantal uren of frequentie Dit is een conceptindicator uit de Kaderbrief 2017 (moet nog worden uitgewerkt) Bron: KPI 10.3 Inzet vanuit WIL binnen sociale teams [Input] Waarderingscijfers inzet sociale teams Inzet binnen sociale teams Houten IJsselstein Lopik Nieuwegein Vianen Bron: 2016 KPI 10.4 Inzet vanuit WIL binnen participatieteams [Input] Waarderingscijfers inzet participatieteams Inzet binnen participatieteams Houten IJsselstein Lopik Nieuwegein Vianen 2016 Aantal uren of frequentie Dit is een conceptindicator uit de Kaderbrief 2017 (moet nog worden uitgewerkt) Bron: Doelstelling 11 WIL hanteert een verantwoorde, medewerkersvriendelijke bedrijfsvoering KPI 11.1 Begrotingsresultaat [Uitkomst] Deze indicator eventueel nog uitwerken. Is eigenlijk onderdeel van de budgetrapportage. KPI 11.2 Waardering medewerkers [Uitkomst] Waarderingscijfers medewerkers Jaar op waardering door de medewerkers 20xx 20xx 20xx Bron: Medewerkerstevredenheidsonderzoek Pagina 13 van 20

24 Uitwerking nieuwe kwartaalrapportage WIL 2016Q4 tbv gemeente Houten (Berenschot) KPI 11.3 Aantal klanten (inclusief schuldhulpverlening) [Input] Hier is een overlap met KPI 7.1 (aantal bijstandshuishoudens) Deze KPI moet nog worden uitgewerkt en gepreciseerd. De definitie van de klant is erg belangrijk in dit verband. Bij SHV zou het ook om dossiers of trajecten kunnen gaan. En bij de Pwet kan het ook trajecten van de partners betreffen. KPI 11.4 Ziekteverzuim [Implementatie] Ziekteverzuimcijfers Referentie Doelstelling WIL 2016 Realisatie WIL 2016 Resultaten benchmark 2016Q3 WIL Grootteklasse Regio Alle deelnemers Verzuim percentage WIL Vergelijking doel 5,50% 5,87% 5,4% 6,0% 7,0% 5,9% Het verzuim is in het vierde kwartaal van 2016 vrij sterk opgelopen. In dat kwartaal kwam het boven 7% uit. Daarom staat de indicator op rood. Bron: Verzuimadministratie WIL De scores die aandacht vragen Hier worden de rode smileys uit de volgende pagina s opgenomen. Ze zijn onderdeel van de operationele informatie, maar worden hier ook vermeld ten behoeve van het inzicht en het debat. In dit kwartaal is dat op geen van de KPI's van toepassing Pagina 14 van 20

25 Uitwerking nieuwe kwartaalrapportage WIL 2016Q4 tbv gemeente Houten (Berenschot) Bijlage 1 De operationele indicatoren KPI 1.8 Aantal openstaande aanvragen uitkering levensonderhoud [Output] Openstaande aanvragen aan het eind van het kwartaal Regeling Levensonderhoud Participatiewet IOAW Aantal weken openstaand (netto aantal dagen) 0 4 weken 48 weken > 8 weken Aantal % Aantal % Aantal % 72 93,5% 5 6,5% 6 100,0% 77 6 IOAZ BBZ 1 100,0% 1 6 7,1% 84 Lopik Nieuwegein Vianen BBZ krediet 78 92,9% Bron: GWS4All KPI 2.4 Openstaande vorderingen [Output] Opeenstaand bedrag vorderingen Type vordering Houten BBZ Geldlening Leenbijstand Terugvordering Overig Bron: GWS4All IJsselstein Bedrag x KPI 2.5 Handhaving op fraude, waaronder aantal gestarte werkprocessen handhaving en strekking genomen besluiten [Implementatie] Onderzoeken handhaving Type werkproces Aanvraag intensieve controle Bijzonder controleur Fraudesignalen Signalen handhaving Aantal werkprocessen Bron: GWS4All Besluiten handhaving Strekking van het genomen besluit Geen aanpassing Mutatie Geen aanvraag Beëindiging of afwijzing (incl. terugvordering) Controle starten of voortzetten Bron: GWS4All KPI 3.5 Bekendheid van klanten met beschikbare regelingen [Output] Waarderingscijfers bekendheid met regelingen Bekendheid van klanten met regelingen KTO op bekendheid regelingen bij klanten 20xx 20xx 20xx Bron: Klantevredenheidsonderzoek Pagina 15 van 20 Aantal besluiten

26 Uitwerking nieuwe kwartaalrapportage WIL 2016Q4 tbv gemeente Houten (Berenschot) KPI 3.6 Aantal (gegronde) klachten per 100 klanten [Output] Onderstaand overzicht komt uit de huidige kwartaalrapportage. Dat is niet het aantal gegronde klachten t.o.v. het aantal klanten maar t.o.v. het totaal aantal klachten. Aantal klachten 2016 Uitkomst klachtafhandeling Aantal 2016 Doelstelling WIL voor percentage gegrond Afgehandelde klachten Waarvan gegrond Waarvan gedeeltelijk gegrond Percentage Vergelijking doel 10% 100% 0% 4,6% Bron: GW4All KPI 3.7 Aantal (gegronde) bezwaarschriften per 100 klanten [Output] Uitkomst afhandeling bezwaarschriften Referentie 2016Q2 Benchmark WIL Benchmark Grootteklasse Benchmark Alle deelnemers Bezwaarschriften Inkomensondersteuning (Doelstelling is 1 op 250 besluiten) Vergelijking doel (Q3) 2016Q3 0,8 0,4 0,3 0,7 0,5 0.6 Regionale benchmarkgegevens zijn in het geheel niet aangeleverd. Het totaal aantal waarden in de benchmark is beperkt (22) 1 op > 400 Bron: GWS4All en Divosa benchmark KPI 3.8 Wachttijd schuldhulpverlening tot start proces (= workshop) [Output] Dit is het aantal dagen tussen de dag van aanmelding en de feitelijke datum waarop aan de workshop is deelgenomen ofwel de klant de gelegenheid daartoe had. In crisissituaties is de wachttijd beperkt tot enkele dagen Wachttijd schuldhulpverlening Jaar Maand Mrt Wachttijd n.b Jun 2016 Sep 25 Dec 17 Mrt 27 Jun 24 Sep 17 Dec Bron: Key2Schuldhulpverlening KPI 3.9 Doorlooptijden aanvragen bijzondere regelingen [Output] Op verzoek van Afhandelingsduur aanvragen bijzondere regelingen Netto aantal dagen Termijn waarop dit kwartaal de beslissing is genomen Regeling / voorziening 04 weken 58 weken > 8 weken Aantal % Aantal % Aantal % Bijzondere bijstand ,4% 57 14,7% ,9% Indirecte schoolkosten 5 8,2% 13 21,3% 43 70,5% Kinderopvang 11 44,0% 6 24,0% 8 32,0% Nieuwegein Stadspas 43 91,5% 2 4,3% 2 4,3% Woonkostentoeslag 7 100,0% en percentage ,7% 78 14,7% ,6% Aantal dit jaar ontvangen aanvragen bijzondere regelingen Regeling / voorziening Houten IJsselstein Bijzondere bijstand Indirecte schoolkosten 42 2 Kinderopvang Maatsch. Participatie Nieuwegein Stadspas Woonkostentoeslag Bron: GWS4All Bron: GWS4All Pagina 16 van Lopik Nieuwegein V

27 Uitwerking nieuwe kwartaalrapportage WIL 2016Q4 tbv gemeente Houten (Berenschot) KPI 3.10 Openstaande aanvragen bijzondere regelingen [Output] Openstaande aanvragen aan het eind van het kwartaal Regeling / voorziening 0 4 wk Aantal Bijzondere bijstand Indirecte schoolkosten Kinderopvang Nieuwegein Stadspas Woonkostentoeslag Aantal weken openstaand (netto aantal dagen) 48 wk > 8 wk % Aantal % Aantal 55,1% 61 25,1% 48 40,5% 6 16,2% 16 89,5% 2 10,5% 100,0% 33,3% 2 66,7% 55,4% 71 23,4% 64 % 19,8% 43,2% ,1% Bron: GWS4All KPI 3.11 Bereikbaarheid van de dienstverlening door WIL (specifiek bereikbaarheid via telefoon) [Implementatie] Prestaties bereikbaarheid KSV Normtijden en percentages Doelstelling WIL Gesprek tot stand (incl. meldtekst) Realisatie WIL Wachttijd 2015 Uitval % 2015 Wachttijd 2016 Uitval % seconden 111 seconden 20% 19% 60 seconden 51 seconden 20% 8% Vergelijking doel Bron: KPI 5.7 Aantal banen per inwoners (Niet via WIL) [Input] Deze informatie komt niet van WIL, maar is voor gemeenten beschikbaar via KPI 5.8 Aantal lopende reintegratievoorzieningen per inwoners (niet via WIL) [Output] Deze informatie komt niet van WIL, maar is voor gemeenten beschikbaar via KPI 6.3 Preventiequote poort (meldingen met en zonder start werkproces) [Output] Aantal klanten dat zich heeft gemeld, maar waarvoor na de melding geen proces Poort en Schouw is gestart. Aantal meldingen P&S zonder start werkproces Gemeente Aantal meldingen 2014 Houten IJsselstein Lopik Nieuwegein Vianen Q Q3 Q Q Bron: GWS4All Aantal meldingen P&S met start werkproces Gemeente Houten IJsselstein Lopik Nieuwegein Vianen Aantal meldingen wv < 27 jaar Q1 Q Q Q Bron: GWS4All Pagina 17 van wv < 27 jaar

28 Uitwerking nieuwe kwartaalrapportage WIL 2016Q4 tbv gemeente Houten (Berenschot) KPI 6.4 Preventiequote poort (gestarte werkprocessen die niet hebben geleid tot toekenning) [Output] Aantal besluiten binnen het poort en schouwproces dat niet tot een aanvraag levensonderhoud heeft geleid Gemeente wv < 27 jaar wv < 27 jaar Houten IJsselstein Lopik Nieuwegein Vianen Aantal besluiten 2016 Q1 Q Q Q wv < 27 jaar Bron: GWS4All KPI 6.5 Maatregelquote rechtmatigheid [Output] Maatregelquote Verminderingen als % van gemiddelde volume BUIG Doelstelling WIL Gemiddelde benchmark Resultaten Divosa benchmark November 2016 WIL 1,3% Grootteklasse 5,1% Regio 1,6% Alle deelnemers 2,6% Referentie Vergelijking doel Bron: Divosa benchmark KPI 8.3 Aantal werkgevers waarmee WIL zaken doet (aantal warme contacten) [Implementatie] Dit is een conceptindicator uit de Kaderbrief Deze KPI moet nog worden uitgewerkt KPI 9.2 Gemiddelde doorlooptijd aanvragen bijzondere bijstand [Output] Deze KPI moet nog worden uitgewerkt. De benchmark levert hiervoor geen informatie op. Er is een relatie met KPI 3.9 KPI 9.3 Percentage afgehandelde aanvragen bijzondere bijstand met doorlooptijd < 8 weken [Output] De respons op deze KPI komt overeen met die op KPI 3.9 KPI 9.4 Gebruik van minimaregelingen (aan de hand van percentage bereik) [Output] Bereikpercentages collectieve zorgverzekering Inkomens Omvang Gemeente grens doelgroep Houten 120% IJsselstein 125% Lopik 110% 460 Nieuwegein 130% Vianen 110% Q1 35% 34% 23% 33% 30% 2016Q2 36% 35% 23% 33% 31% 2016Q3 38% 35% 24% 33% 31% 2016Q4 41% 36% 24% 34% 31% Omdat de nieuwste Minimascan van Stimulansz geen duidelijkheid meer geeft voor de doelgroep, zijn dit erg lastige KPI s geworden. Het CBS rondt cijfers af en op gemeenteniveau is geen informatie meer beschikbaar. Bron: GWS4All Over het minimabeleid in bredere zin is geen rapportage meer beschikbaar. Het ontbreken van die gegevens heeft te maken met wijzigingen in de betaaldata die van invloed zijn op deze rapportage. Taakstellers worden per week betaald en andere klanten per maand. Het rapport is gebouwd op 12 maanden en niet op 52 perioden. Die combinatie op dit moment niet in een overzicht te verwerken. Pagina 18 van 20

29 Uitwerking nieuwe kwartaalrapportage WIL 2016Q4 tbv gemeente Houten (Berenschot) KPI 9.5 Inzet schuldhulpverlening Kerncijfers schuldhulpverlening Product / dienst Ingezette saneringskredieten Ingezette schuldbemiddelingen Wettelijke schuldregeling WSNP Gemiddelde schuldhoogte Gemiddeld aantal schuldeisers Bron: Key2Schuldhulpverlening Pagina 19 van 20

30 Uitwerking nieuwe kwartaalrapportage WIL 2016Q4 tbv gemeente Houten (Berenschot) Bijlage 2 Aanvullende indicatoren KPI A.1 Netto arbeidsparticipatie (% werkzame beroepsbevolking) [ Uitkomst] Deze informatie komt niet van WIL, maar is voor gemeenten beschikbaar via KPI A.2 Vestigingen van bedrijven (per inwoners 1564 jaar) [Input] Deze informatie komt niet van WIL, maar is voor gemeenten beschikbaar via Pagina 20 van 20

31 3.0. Herijking raadsinformatievoorziening WIL Bijlage 5: Verslag Raadsconferentie WIL van

32 Verslag Raadsconferentie WIL Op 28 juni jl. heeft er een Raadsconferentie plaatsgevonden die in het teken stond van de WIL. Voor deze avond waren naast alle raadsleden ook de griffie, het college, het managementteam en een aantal ambtenaren uit het Sociale Domen uitgenodigd. Deze raadsconferentie volgt op een eerdere raadsconferentie (die plaats vond op 1 maart jl.) die ging over de betrokkenheid en rolinvulling van de raad bij samenwerkingstrajecten, gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen. Deze raadsconferentie, die specifiek ging over de WIL, had een tweedelige opzet: eerst is de huidige situatie besproken waarna vervolgens vooruit is gekeken: hoe nu verder? Context Gestart is met het delen van beelden over de huidige situatie. Waarom werd juist deze samenwerking door de raad als zo belangrijk ervaren dat het in vergelijking met andere GR s zoveel aandacht krijgt en vraagt? De raadsleden geven aan het een belangrijk onderwerp te vinden omdat het gaat om kwetsbare inwoners van Houten. Het wordt als één van de belangrijkste samenwerkingen gezien. Daarbij wordt er een bepaalde afstand ervaren waardoor de raad het gevoel heeft minder grip te hebben. Daarnaast heerst het gevoel dat de informatievoorziening voor de raad weliswaar recent verbeterd is maar nog niet voldoende aansluit op de rol en behoefte van de raad. De wethouder heeft vervolgens nogmaals kort de context en ontwikkelingen omtrent de WIL uiteengezet. Doelen, actoren en betrokkenheid gemeenteraad Bij het opstellen van de doelen en actoren werd duidelijk dat het doel bij de raadsleden van de WIL niet helder is. Is het enkel een uitvoeringsorganisatie of draagt het op zich zelf ook bij in de publieke waarden? Daarom is de eerste vervolgstap gezamenlijk het doel van de WIL scherp krijgen. De focus voor de wethouder moet volgens de raadsleden liggen bij het creëren van publieke waarde en het behalen van de vastgestelde doelen. Vertrouwen van de raad in de wethouder op dit vlak is van belang. Verduidelijking van wie welke rol heeft is belangrijk. Wie heeft welke rol en wat verwachten we van elkaar (kaderstellen, controleren, aanspreken, informeren?) Gestreefd wordt naar een situatie waarin er sprake is van een structureel vertrouwen dat het geven van kaders voldoende is voor het behalen van de vastgestelde doelen. 3 vormen van sturing WIL en de bijbehorende informatievoorziening Een onderscheid maken tussen strategische sturing, sturing op going concern en sturing op incidenten creëert duidelijkheid, ook in de benodigde informatievoorziening. 1. Borging van incidenten/bijzondere situaties: Als raad zijnde wil je niet focussen op incidenten. Er moet vertrouwen zijn dat eventuele incidenten worden opgepakt. Door middel van een periodiek overzicht krijgt de raad inzicht in incidenten en kan de raad bepalen of er meer aan de hand is. Dit zou kunnen door binnen de organisatie iemand aan te stellen die alle incidenten binnenkrijgt en behandelt, een soort

33 bypass. Bijvoorbeeld in de vorm van een zogenoemde Cindy (voorbeeld Maastricht) of zoals in Houten een Inez. Zij kan incidenten oppakken (oplossingen bieden voor burgers) en de raadsleden infomeren wanneer er een toename is van incidenten of melden indien er structurele aan de orde lijken te zijn. Er is dus behoefte aan periodieke informatie over incidenten en daarnaast aan een bypass die waarschuwt wanneer incidenten vaker voor komen. Dan is een ingreep nodig, en maakt de oplossing vanaf dat moment deel uit van het going concern. 2. Going Concern niveau: Wanneer alles verloopt binnen de opgestelde kaders hoeft de raad hier minder op te focussen. Het is van belang dat de raad aan de voorkant goede doelen en bijbehorende indicatoren vaststelt. Aan de hand van deze indicatoren kan ook de benodigde informatie worden bepaald en gegeven. Door hierin scherpte aan te brengen kan informatie specifieker en tijdiger worden verstrekt. 3. Strategisch niveau: Op dit onderwerp wil de raad meer invloed hebben. Zoals eerder gezegd op de raadsconferentie van 1 maart moet hierbij de ruimte worden genomen om als raad en college hier van gedachten over te wisselen om zo de raad in positie te brengen haar kaderstellende rol invulling te geven. Het strategisch niveau is verbonden aan de doelen en heeft een sterk beleidsmatige insteek. Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van raad, griffie en college om dit te agenderen en er dient op gespreide momenten in het jaar over gesproken te worden. De benodigde informatie ter ondersteuning aan beeld en oordeelsvorming kan worden opgehaald door bijvoorbeeld benchmarks, rekenkameronderzoeken, best practices en werkbezoeken.

34 Voorwaarden informatievoorziening: Er gelden een aantal voorwaarden voor de benodigde informatie. Bij het vaststellen van beleid en het maken van strategische keuzes moeten als eerste doelen worden vastgesteld. Vervolgens kan per doel bepaald worden waar de beïnvloeding van Houten en de Houtense raad uit bestaat en welke indicatoren daar bij passen. Deze indicatoren vormen de basis voor de rapportages going concern. Voor de strategische sturing an sich (zitten we op de goede koers?) dienen er van te voren een aantal parameters vastgesteld te worden: welke cijfers zijn gewenst en met welke frequentie wil de raad deze ontvangen? Zo zou een landelijke benchmark bijvoorbeeld maar één keer in de twee jaar nodig zijn, terwijl cijfers van andere gemeenten één keer paar jaar gewenst zijn. Voor de going concern zaken wordt in de strategiefase de informatiebehoefte op basis van doelen en bijbehorende indicatoren vastgesteld. De raad wil hierbij steeds streven naar een hoogwaardige (toegesneden op Houten) én minimale set van informatie. De commissie verbonden partijen krijgt een uitgebreidere set. De andere raadsleden kunnen desgewenst vanuit belangstelling wel beschikken over alle andere informatie. De adviescommissie van deze avond, bestaande uit Jan de Jong en René Speksnijder, concludeerde een aantal aandachtspunten. Allereerst is het van belang dat er een gedeelde visie op het doel van de Wil wordt vastgesteld. Het model van Moore over publieke waarden is altijd het uitgangspunt. Daarnaast moet er aandacht worden gegeven aan de indicatoren. Zo wordt er gefocust op wat belangrijk is. Verder is het van belang op strategisch niveau WIL te plotten op het model van de 3Dtransities/ andere beleidsterreinen. Vervolgstappen Voor een goed gesprek tussen gemeenteraad en bestuur is het van belang dat er duidelijkheid ontstaat waarop de raad invloed heeft. Het onderscheid tussen incidenten, going concern en strategische zaken helpt hierbij. Daarnaast moet er respect zijn voor ieders rol hierin. Verder moet de gevraagde informatie afgestemd zijn op het niveau. Niet iedereen hoeft alles te weten (maar het moet wel transparant en beschikbaar zijn), bijvoorbeeld de Commissie Verbonden partijen krijgt uitgebreide info via kwartaalrapportages, Raad krijgt highlights en de info is vergelijkbaar (in tijd, andere gemeenten, landelijk). Op basis van deze raadsbijeenkomst wordt er een concreet voorstel uitgewerkt, waarin is opgenomen: Wat zijn de doelen van de gemeenteraad met de WIL? Waar gaat de gemeente Houten over en wil zij op sturen? Welke indicatoren horen daarbij? Hoe ziet in basis een nieuwe informatievoorziening er uit?

35 Hoe gaan wij om met incidenten en hoe wordt daarover gerapporteerd? Hoe ziet een bypass er uit om incidenten weg te houden bij de raad en tegelijkertijd de raad in positie te houden om de ontwikkeling van incidenten te blijven volgen? Hoe en wanneer agenderen we de strategisch koers van Houten in het kader van het sociaal domein? Welke informatie is daar ondersteunend voor nodig? In september/ oktober wordt de uitwerking geagendeerd in de gemeenteraad. Nadat Berenschot, de betrokken ambtenaren en de wethouder hieraan hebben gewerkt wordt er een terugkoppeling georganiseerd. De gemeenteraad geeft mee dat een dergelijke terugkoppeling niet louter op papier moet plaatsvinden, maar bij voorkeur in bijvoorbeeld een klankbord groep of bijpraat avond.

36 3.0. Herijking raadsinformatievoorziening WIL Bijlage 6: Raadsconferentie Houten 1 maart 2016

37 Raadsconferentie Houten 1 maart 2016 Grip op intergemeentelijke samenwerking Op dinsdag 1 maart heeft er een raadsconferentie plaatsgevonden rond het thema Grip op intergemeentelijke samenwerking. Op deze avond werden vanuit de gemeente Houten zowel de raad, het college, de ambtenaren als de griffie vertegenwoordigd. Allereerst is er door Berenschot dieper ingegaan op het verschijnsel van intergemeentelijke samenwerking, de heer van den Heuvel heeft de regionale positie van Houten besproken en de heer De Jong is geïnterviewd over zijn bevindingen in de commissie verbonden partijen. Dit is gedurende de avond afgewisseld met interactieve momenten waar naar aanleiding van stellingen is gediscussieerd over de huidige situatie in Houten. De avond is afgesloten met een debat, gevoerd door de deelnemers. Uit de deelnemers is ook een adviescommissie samengesteld welke een aantal adviezen heeft geconcludeerd uit het gevoerde debat. Debatspel en Adviescommissie: De deelnemers werden in twee teams ingedeeld; voor óf tegen de stelling. Naar aanleiding van de volgende stelling heeft er een energiek debat plaatsgevonden: De totstandkoming en de uitvoering van samenwerking: De sterspelers van Houten (ambtenaren, college, griffie en gemeenteraad) hebben een goede manier gevonden om met elkaar kaderstelling, planvorming, controle en bijsturing vorm te geven. De voorargumenten richtten zich voornamelijk op het uitgaan van eigen kracht; elkaar dus informeren en betrekken. Gemeente Houten heeft vaak een proactieve en leidende rol, dit is goed. Daarnaast heeft de commissie verbonden partijen haar taken voortvarend opgepakt. De raad is kaderstellend en krijgt veel inzage over voortgang en mogelijkheden om het gesprek daarover aan te gaan. Kritiekpunten (bijvoorbeeld op de WIL) zijn een mogelijkheid om te leren voor de toekomst. Er kwamen in het debat natuurlijk ook verschillende tegenargumenten aan bod. Allereerst kwam ter sprake dat de rol van de gemeenteraad vaak als ongemakkelijk wordt ervaren. De voorbereiding op een samenwerking wordt vaak niet goed georganiseerd waardoor na in werkingstelling de rollen niet duidelijk zijn. Heldere doelen bepalen bij de kaderstelling en rapporteren over resultaten gekoppeld aan de doelen kunnen beter uit de verf komen. Bovendien ontstaat er een lappendeken aan regelingen. De optelsom van al deze gemeenschappelijke regelingen creëren onduidelijkheid en dit maakt het proces stroperig. Het gesloten huwelijk wordt niet goed voorbereid en we kunnen gedurende het traject het niet meer bijsturen. De wethouder heeft een dubbele pet op: bestuurder (wethouder) van Houten én bestuurslid van de GR. Afsluitend werd de vraag gesteld in hoeverre dit onderwerp leeft bij de bevolking, aangezien de tribunes vaak leeg zijn.

38 Aanbevelingen: Dit debat werd afgesloten in een aantal aanbevelingen, gegeven door de adviescommissie. Deze adviescommissie is op de avond samengesteld en bestond uit een vertegenwoordiger vanuit het college, twee vanuit de raad en één namens de ambtenaren. Er heerst over het algemeen een positief beeld over hoe de gemeente Houten momenteel omgaat met intergemeentelijke samenwerkingen, maar dat er op essentiële punten ruimte is voor verbetering. De volgende aanbevelingen sluiten hierop aan. 1. We moeten ons als gemeente Houten bewust zijn van wat we hebben bereikt en hier zuinig op zijn. Houten wordt gezien als een actieve samenwerkingspartner. En we werken op basis van een duidelijke regionale positiebepaling en in het belang van onze inwoners met verschillende partijen samen. Wanneer iets niet naar tevredenheid verloopt moet de wil om het huwelijk aan te gaan niet direct ter discussie staan, maar moet er een gezamenlijke bereidheid zijn om ieders rol in de samenwerking kritisch te beschouwen en te verbeteren. 2. De inhoud (dus het waarom, waarvoor en voor wie) moet niet uit het oog worden verloren. Dit betekent dus minder focus op de procedure en meer op de inhoud; welke voordelen beoogden we met de samenwerking te bereiken en slagen we daarin? Welke bijdragen verwachten we aan onze lokale beleidsdoelstellingen? 3. Er moeten echter ook goede afspraken worden gemaakt over het proces. Bijvoorbeeld over de vorm van rapportage, wie op welk moment op het dashboard mee kijkt en hierover rapporteert. De instelling en werking van commissie Verbonden partijen zien we in dit opzicht als een stap in de goede richting. Deze moet de komende tijd worden doorontwikkeld. 4. Samenwerken kan niet zonder concessies, maar de samenwerking moet wel een toegevoegde waarde opleveren. Op dit punt zou het zinvol zijn dat raad en college aan de voorkant meer investeren in het gesprek om de lokale belangen en regionale belangen onderling af te wegen en te zoeken naar verbindingen tussen lokale en regionale opgaven.

39 3.0. Herijking raadsinformatievoorziening WIL Bijlage 4: memo voorbereiding college bijpraatavond informatievoorziening WIL van 17 januari 2017

40 Herijking raadsinformatievoorziening rondom WIL Memo ter voorbereiding op collegebijpraatavond 17 januari 2017 Inleiding In juni 2016 reflecteerde de gemeenteraad van Houten gedurende een collegebijpraatavond onder leiding van Hans van der Werff (Berenschot) op de raadsinformatievoorziening rondom gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom (WIL). In groepjes ging men in op de centrale vraag: welke minimale set aan informatie is nodig om het goede politiekbestuurlijke gesprek te voeren, op het juiste moment? Daarbij kwamen ook vragen aan bod als: welke Kritische Prestatie Indicatoren (KPIs) hebben we als raad nu echt nodig om onze rol als volksvertegenwoordiger goed te kunnen vervullen? Wat is onze rol in dit geval precies? Over welke zaken moet het debat over WIL nou wel en niet gaan? Besloten werd om het proces van de informatievoorziening rondom WIL onder de loep te nemen en te herijken. Hiermee zijn de Gemeente Houten en Berenschot samen met WIL aan de slag gegaan. De bijpraatavond van aankomende 17 januari 2017 zal in het teken staan van deze herijkte informatievoorziening. Gezamenlijk zal worden gereflecteerd op de voortgang van het proces en de voorgestelde aanpassingen en we zullen het gesprek aangaan over de beoogde gevolgen daarvan. In deze memo beschrijven we kort welke stappen werden genomen sinds juni, en welke zaken besproken zullen worden tijdens de bijpraatavond. Informatie: doelen, strategie, goingconcern en incidenten Tijdens de bijeenkomst in juni werd ingegaan op de aspecten van de uitvoeringsprocessen van WIL en de daarbij behorende informatievoorziening voor de raden van de verbonden gemeenten. Hierbij werd onderscheid gemaakt tussen vier belangrijke pijlers. Met doelen worden de doelstellingen van WIL bedoelt: wat wil men nu eigenlijk bereiken met WIL? Op basis van de gestelde doelen wordt een strategie ontwikkeld: de richting en het plan op hoofdlijnen van waaruit WIL haar doelen probeert te realiseren. Goingconcern gaat over de dagelijkse gang van zaken in de uitvoeringspraktijk: de bedrijfsvoering, en deze wordt afgestemd op de strategie. Incidenten zijn eenmalige (onwenselijke) gebeurtenissen die af en toe voortvloeien uit de going concern. Alle pijlers zijn belangrijk binnen het uitvoeringsproces, maar ze dragen niet op dezelfde manier bij aan het politieke debat. In de bijeenkomst in juni werd vastgesteld dat de taak van de raad, als volksvertegenwoordiger, vooral op het strategische vlak bevindt. Daar horen vragen bij als: waar moet het naartoe? Stellen we wel de juiste doelen? Wordt op hoofdlijnen het juiste nagestreefd? De raad heeft veel minder van doen met de goingconcern en incidenten, die voornamelijk het terrein zijn van accounthouders vanuit de verbonden gemeenten en beleidsmedewerkers van WIL.

41 KPIs: inputs, implementatie, outputs en uitkomsten Bij de verschillende pijlers van het uitvoeringsproces horen ook verschillende soorten KPI s. In de huidige informatievoorziening (middels de kwartaalrapportages) wordt geen onderscheid gemaakt tussen de verschillende soorten KPI s en welke rol ze in het debat kunnen vervullen. In de voorgestelde herijkte voorziening gebeurt dit wel. In de onderstaande figuur is dit weergegeven. Inputs zijn de noodzakelijke middelen die moeten worden ingezet om doelen te bereiken, zoals financiering en formatie. Implementatie betreft de activiteiten die worden uitgevoerd als onderdeel van het uitvoeringsproces, zoals het begeleiden van klanten en handhavingsactiviteiten. Outputs zijn de producten die deze activiteiten opleveren, zoals op tijd betaalde uitkeringen. Uitkomsten vormen het eindresultaat van het uitvoeringsproces voor de klanten van WIL, zoals uitstroom vanuit de uitkering richting participatie. Zoals de figuur aangeeft bieden KPI s die betrekking hebben op Inputs en Uitkomsten strategische informatie, en gaan KPI s met betrekking tot Implementatie en Outputs over going concern. Omdat incidenten slechts incidenteel voorkomen, worden hier geen KPI s over verzameld. Herijking informatievoorziening Gedurende vorige bijeenkomsten ontstond enthousiasme vanuit de raad om de politieke debatten over WIL meer te laten gaan over strategische aspecten en minder over going concern en incidentele gebeurtenissen, en de informatievoorziening aan de raad hier ook op af te stemmen. In de herijkte informatievoorziening is hiermee rekening gehouden. Tijdens de bijpraatavond op 17 januari zullen we hier gezamenlijk naar kijken en zal specifiek worden ingegaan op de samenstelling van de nieuwe informatievoorziening en de logica volgens welke deze tot stand is gekomen. We gaan oefenen met de KPI s aan de hand van de derde kwartaalrapportage WIL en doen we een voorstel voor de omgang met incidenten zodat er vertrouwen is dat ze op de juiste manier worden opgepakt en het debat gefocust kan blijven.