3. Kwalificatieprofiel voor de informatie- coördinator

Transcriptie

1 3. Kwalificatieprofiel voor de informatie- coördinator In het project GROOTER worden onder andere opleidingskaders ontwikkeld voor drie functiegerichte opleidin- gen voor Bevolkingszorg. Een functie waarbij een functiegerichte opleiding wordt aanbevolen is informatieco- ordinator. Aan de basis van een opleidingskader ligt een kwalificatieprofiel van de betreffende functie. Dit hoofdstuk beschrijft het kwalificatieprofiel voor de informatiecoördinator Positionering van de functie De informatiecoördinator is lid van de taakorganisatie Informatie, kan worden ingezet voor het GBT/RBT, het team Bevolkingszorg of de sectie Bevolkingszorg en is verantwoordelijk voor de inhoudelijke informatieverwer- king. De informatiecoördinator: ontvangt functionele leiding van de voorzitter van het team waarbinnen hij werkzaam is en hiërarchi- sche leiding van de teamleider back office 1 ; stemt de inhoud van de werkzaamheden af met de voorzitter van het team en de resultaten van de werkzaamheden met de teamleider back office Profielkenmerken Kerntaken De informatiecoördinator heeft de volgende kerntaken: 1. Inwinnen/ontvangen, analyseren en verwerken van informatie uit de betrokken taakorganisa- ties/teams, t.b.v. de monodisciplinaire crisisorganisatie in de multidisciplinaire omgeving. 2. De beschikbare en relevante informatie delen / beschikbaar stellen, op grond van kennis van alle teams en alle taken, via LCMS 2. Uitwerking kerntaken 1. Inwinnen/ontvangen, analyseren en verwerken van informatie uit de betrokken taakorganisa- ties/teams, t.b.v. de monodisciplinaire crisisorganisatie in de multidisciplinaire omgeving Werkzaamheden De informatiecoördinator: Stelt (in overleg met de leidinggevende) de informatiebehoefte vast, op grond van het beeld van het in- cident. Wint de informatie in / ontvangt de informatie, bijvoorbeeld mondeling, telefonisch of vanuit LCMS, en borgt dit. Analyseert de informatie: beoordeelt op volledigheid ten opzichte van de gewenste informatie, vali- deert zo mogelijk, duidt m.b.t. relevantie, legt verbanden, et cetera. Verwerkt de mono en / of multidisciplinaire relevante informatie van taakorganisatie(s)/team(s): vat samen en/of vertaalt de informatie naar de mono dan wel de multidisciplinaire crisisorganisatie. 1 De back office Informatie is het informatieknooppunt van het team Bevolkingszorg. 2 LCMS = landelijk crisismanagementsysteem 1

2 2. De beschikbare en relevante informatie delen / beschikbaar stellen, op grond van kennis van alle teams en alle taken, via LCMS Werkzaamheden De informatiecoördinator: Voert de aangeleverde en beschikbare data kort en bondig in in LCMS. 2

3 Informatiecoördinator Profiel kwaliteiten en kerntaken Relatie kwaliteiten kerntaken Voor de informatiecoördinator worden de volgende kwaliteiten van belang geacht om succesvol in de genoemde taken te kunnen functioneren (zie bijlage 3 voor een toelichting op de kwaliteiten met de mogelijke beoordelingscriteria): Kwal. Kerntaken 1. Inwinnen/ ontvangen en analyseren informatie 2. Delen / beschikbaar stellen infor- matie Acc Ana Besl Comm Coörd Daad Ger. op sam Met leid Met pol.bst inz Onaf Overt Refl Str. best De met blauw aangegeven kwaliteiten worden het meest relevant voor deze functie geacht. Dit betreft niet per definitie kwaliteiten die bij alle kerntaken een rol spelen. Het betreft de kwaliteiten die het meest typerend zijn voor deze functie en/of cruciaal zijn bij het uitvoeren van (een deel van) de kerntaken. Meest relevante kwaliteiten (met prioriteitsvolgorde): 1. Analytisch 2. Accuraat 3. Gericht op samenwerking 4. Stressbestendig 5. Onafhankelijk Analytisch Systematisch onderzoeken (en alloceren/toewijzen) van problemen en vragen. Ontleden van relevante infor- matie, achtergronden en structuren. Verbanden leggen tussen gegevens en overzien van relaties tussen oor- zaak en gevolg. De informatiecoördinator: Maakt onderscheid tussen feitelijke informatie en aannames Maakt onderscheid tussen relevante en irrelevante informatie Legt verbanden op basis van beschikbare informatie Verzamelt en raadpleegt informatie Werkt systematisch Geeft informatiestromen duidelijk en gestructureerd weer Bedenkt in algemene zin welke informatie nodig is Accuraat Zorgvuldig en stipt handelen, gericht op het voorkómen van fouten. De informatiecoördinator: Gebruikt de geldende procedures, regels, afspraken / toetst het werk daaraan Levert correct en volledig werk af 3

4 Werkt ook onder druk kwaliteitsgericht, nauwgezet en gedegen Gericht op samenwerken Actief inzetten voor een gezamenlijk resultaat en een gemeenschappelijk belang. De informatiecoördinator: Benut de kennis en ervaring van alle disciplines die aanwezig zijn Werkt actief vanuit verschillende belangen aan het behalen van het gemeenschappelijke doel Vraagt en biedt onafhankelijk advies/hulp Beschikt over inlevingsvermogen in partners of bestuurders Vertrouwt op de professionaliteit van anderen en laat verantwoordelijkheden liggen waar zij horen Betrekt/ondersteunt de andere teamleden bij (de voorbereiding van) besluiten en acties Wisselt van invloedstijl richting anderen, met het oog op de te realiseren doelen Stressbestendig Kalm en zelfverzekerd reageren in lastige situaties. Goede prestaties blijven leveren onder druk, bij tegenslag of tegenstand. Om kunnen gaan met weerstanden. De informatiecoördinator: Handelt in lastige situaties rustig en relativerend, ondanks onzekerheid en moeilijke omstan digheden Geeft eigen fysieke en mentale grenzen aan Vermindert druk door overzicht te creëren Blijft onder druk/tegenslag/tegenstand geconcentreerd en goede prestaties leveren Geeft bij (tijds)druk voorrang aan de juiste zaken Laat zich niet meeslepen door emotie Onafhankelijk Zelfstandig en zelfbewust werken. Om kunnen gaan met eisen, veranderingen en hindernissen. Eigen stand punten innemen en verdedigen. De informatiecoördinator: Toont vertrouwen in eigen kunnen Vraagt op het juiste moment feedback en hulp 4

5 Keuzes en dilemma s Informatiecoördinator Keuzes Taakafbakening: waar gaat de informatiecoördinator over en wat behoort tot de taken van anderen? Maakt een keuze in het bepalen van welke informatie wel of niet relevant is en het moment waarop het relevant is. Dilemma s Beperkte/tegenstrijdige informatie: - Volledigheid van informatie versus bondigheid van informatie. - Volledigheid van informatie versus snelheid van informatie verschaffen. - Bij beperkte/tegenstrijdige informatie kun je de informatie niet goed duiden. - Stel je privacygevoelige informatie wel of niet beschikbaar? Moeten improviseren: - Moeten werken in een werkomgeving met andere of onvolledige facili teiten. - Hoe te handelen als de apparatuur of het systeem uitvalt / niet werkt? - Waar vind je de informatie, bv. kaartmateriaal, postcodegebieden, ver- gunningen, passagierslijsten, ladinggegevens, indien dit niet in de prepa- ratie is voorbereid? Hoe breng je, bij een grote hoeveelheid informatie, prioriteiten aan in het werk? Hoe formuleer je de informatie, rekening houdend met tegengestelde belangen, zienswijzen et cetera? NB. Bovenstaande opsommingen omvatten een selectie van de meest voorkomende keuzes en dilemma s, maar zijn niet uitputtend. Vakbekwaamheid De vakbekwaamheid wordt geborgd door middel van opleiden, examineren, bijscholen, trainen en oefenen. Onderstaand wordt bij vakbekwaam aangegeven, wat het wenselijke basisniveau is voor de inzetbaarheid in de functie. In het kader van vakbekwaam worden kan die vakbekwaamheid worden opgedaan; in het kader van vakbekwaam blijven kan die vakbekwaamheid worden onderhouden. De producten van de projecten GROOT en GROOTER schetsen kaders voor het opdoen en onderhouden van de vakbekwaamheid; de invulling ervan is een regionale verantwoordelijkheid. Vakbekwaam Het wenselijke basisniveau voor de inzetbaarheid in de functie van informatiecoördinator is als volgt: Algemene kennis en vaardigheden: HBO werk en denkniveau Kunnen werken in een complexe en hectische omgeving, waarin meerdere disciplines actief zijn Analytisch denker met een pragmatische inslag Functionele kennis en vaardigheden: Kennis van en inzicht in de multidisciplinaire (regionale) crisisorganisatie Kennis van en inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de stafsectie Bevol- kingszorg en de taakorganisaties 5

6 Kennis van en inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van brandweer, politie en GHOR en de overige partners in (en buiten) de crisisbeheersing, en de procesafhankelijke afspra- ken Kennis van de gecoördineerde regionale incidentbestrijdingsprocedure (GRIP) Kennis van privacywetgeving Beschikken over de in het profiel aangegeven competenties. Hierbij worden competenties aangeduid als: de genoemde kerntaken kunnen uitvoeren met de daarvoor benodigde kwaliteiten en uitgaande van de aangegeven context, mede aan de hand van de voor de functie specifieke keuzes en dilemma s Affiniteit en ervaring met informatiesystemen en informatieverwerking Kunnen improviseren Ervaring met het werken onder crisisomstandigheden Vakbekwaam worden De informatiecoördinator kan in een traject van opleiden, examineren, bijscholen, trainen en oefenen werken aan de ontwikkeling van bovenvermeld wenselijk basisniveau (voor inzetbaarheid in de functie). Vanuit GROOT/GROOTER worden daartoe de volgende opleidingen aanbevolen: Basisopleiding Bevolkingszorg, doelgroep leidinggevenden/sleutelfunctionarissen Procesopleiding Informatiemanagement Functiegerichte opleiding Informatiecoördinator Evt. verdiepende/themagerichte opleiding(en) Daarnaast kan het wenselijke basisniveau (mede) ontwikkeld worden vanuit andere relevante trajecten van opleiden, examineren, bijscholen, trainen en oefenen. Ook EVC s (eerder verworven competenties) kunnen bijdragen aan het wenselijke basisniveau. Vakbekwaam blijven De informatiecoördinator blijft vanuit zijn reguliere functie en op basis van bijscholing, training en oefening bovenstaande kennis en vaardigheden en de in dit profiel aangegeven competenties bezitten. De informatiecoördinator voldoet daarbij minimaal aan de verplichtingen die in het kader van de Wet veilig- heidsregio s en het regionaal vastgestelde opleidings, trainings en oefenbeleid worden gesteld. Vakbekwaam blijven is zowel een werknemers als werkgeversverantwoordelijkheid. 6