Het Bestuur heeft een beschrijving van de verschillende portefeuilles gemaakt en een taakverdeling vastgelegd in het bijgevoegde document.

Transcriptie

1 Nieuwsbrief nr. 1 s-gravenhage, 18 december 2008 Geachte medebewoner, Hierbij ontvangt u de eerste Nieuwsbrief van het nieuwe Bestuur van de Vereniging van Eigenaars van Résidence Witte Brug, dat op 22 september jl. door de Algemene Ledenvergadering is benoemd. Het is onze intentie u op deze wijze regelmatig op de hoogte te houden van ontwikkelingen omtrent ons wooncomplex. Wij willen u nog herinneren aan de Nieuwjaarsreceptie op 9 januari 2009 van 18:00 20:00 uur in de ruimte bij het zwembad, waarvoor u reeds een uitnodiging heeft ontvangen. Voorts plannen wij een Algemene Ledenvergadering voor 2 maart 2009; wij zullen u hierover spoedig nader berichten. De notulen van de vergadering van 22 september jl. zijn recentelijk door het Bestuur ontvangen en vragen om aanzienlijke redactie. U ontvangt rond de derde week van januari 2009 een kopie. Kerstbomen: tussen 2 en 7 januari 2009 heeft de gemeente Den Haag de actie St aat Netjes, waarbij waardepunten kunnen worden verdiend voor het inleveren van o.a. kerstbomen. Zie: In deze brief komt verder aan de orde: 1. Taakverdeling nieuw bestuur 2. Voortgang renovatie entrees 3. Verbouwen / verhuizen 4. Sleutelregime 5. Belangstellingregistratie voor uw betrokkenheid bij het beheer van ons wooncomplex 1. Taakverdeling nieuw bestuur Het Bestuur van de VvE bestaat uit 5 leden: de heer Gerard Rugers, Voorzitter de heer Piet Luinstra, plv. Voorzitter en Penningmeester de heer Roel Murris, bestuurslid Technische zaken mevrouw Marjon Margés, bestuurslid Projecten de heer Kees van Laarhoven, bestuurslid Algemeen Het Bestuur heeft een beschrijving van de verschillende portefeuilles gemaakt en een taakverdeling vastgelegd in het bijgevoegde document. Tijdens de Algemene Ledenvergadering van 22 september is o.a. de begroting voor 2009 vastgesteld. Afgesproken is de bijdragen voor 2009 gelijk te houden aan die van De voorschotten bedragen derhalve per kwartaal in 2009: 2 kamerappartement ( incl. parkeerplaats) 590,82 4/5 kamerappartement ( incl. parkeerplaats) 1.027,22 extra parkeerplaats 39,43 (deze kosten hebben alleen betrekking op eigenaren, die over een tweede parkeerplaats beschikken). 1

2 Vervaldata: 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober De termijnen dienen bij vooruitbetaling per de eerste werkdag van elk kwartaal betaald te worden. 2. Voortgang renovatie entrees Het Bestuur heeft inmiddels opdracht verstrekt aan SBC Aannemers uit Wateringen voor de renovatie van de entrees, die in februari en maart 2009 zal plaatsvinden. Het Bestuur heeft in overleg met de architecten, aannemer en E&TC adviseur - een taakstellend budget afgegeven, waarmee de toegankelijkheid én uitstraling van de entrees aan de normen van de tijd worden aangepast. In het bouwoverleg van 17 december jl. is de detailplanning besproken, die onderwerp van gesprek zal zijn tijdens de e.v. vergadering met de Klankbordgroep en huismeester, die wordt gepland op maandag 26 januari Verbouwing / verhuizing Het komt de laatste tijd regelmatig voor dat bewoners onze huismeester, de heer Bertram, niet op de hoogte stellen van een verbouwing of verhuizing, met als gevolg onnodige (extra) hinder en overlast voor medebewoners. Wij verzoeken u vriendelijk deze in het Huishoudelijk Reglement opgenomen regel op te volgen. 4. Sleutelregime Het komt voor dat het nuttig is dat de huismeester toegang heeft tot uw appartement als u er niet bent. Te denken valt aan situaties waarbij schade aan uw appartement of uw inboedel voorkomen of beperkt kan worden, bijv. bij wateroverlast veroorzaakt door uw buren. Een andere denkbare situatie is een noodzakelijke, maar onverwachte reparatie aan de standleidingen. Het zijn uitzonderlijke situaties, maar toch! Voor het goed en veilig bewaren van de voordeursleutels van de appartementen hanteert het Bestuur een gecodeerd systeem. Alléén de voorzitter, plv. voorzitter en huismeester hebben hier toegang toe. Als u dat nog niet gedaan heeft, verzoeken wij u een sleutel van uw voordeur aan de heer Bertram te overhandigen, zodat in uitzonderlijke situaties toegang tot uw appartement mogelijk is. Uiteraard is dit een verzoek van het bestuur, gedaan in het kader van ons aller belang. U bent hiertoe niet verplicht!! 4. Belangstellingregistratie voor uw betrokkenheid bij het beheer van ons wooncomplex Zoals u weet komt bij een goed beheer van een wooncomplex als het onze heel wat kijken. Daar komt bij dat wij de komende jaren, uiteraard met goedkeuring van de ALV en op grond van een gedegen financiële planning, veel energie willen stoppen in het -op een aantal punten- upgraden van ons complex. De aanpak van de entrees is hier een voorbeeld van. In 2005 heeft de ALV aangegeven dat we als bewoners zoveel mogelijk zelf doen, daarin ondersteund door een huismeester en een administratiekantoor. In dit licht doet het Bestuur een oproep aan u om uw betrokkenheid bij het beheer van ons wooncomplex concreet aan te geven. U treft hierbij een vragenlijst aan waarmee u uw belangstelling bij het bestuur kenbaar kunt maken. Het gaat om de volgende functies: 1. Lid van de Financiële Commissie Toelichting: het betreft het toezicht houden op het financiële beheer van de VvE. Voorzitter en Lid zijn resp. de heren Van der Veen en De Gier. 2. Deelnemer Klankbordgroep van mijn woontoren Toelichting: het Bestuur wil graag bij de voorbereiding van uitvoering van belangrijke projecten van onderhoud of vernieuwing tussentijds bewoners kunnen raadplegen. Het lijkt ons het beste dit per woontoren te organiseren, zoals reeds succesvol is gebeurd bij de bespreking van de entrees, in augustus Met vriendelijke groet en fijne Feestdagen toegewenst, Het Bestuur 2

3 BESTUURSTAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN Vereniging van Eigenaars (VvE) Résidence Witte Brug december 2008 Het Bestuur laat zich in haar beslissingen leiden door: - wetgeving van de overheid - Reglement van Splitsing, het Aanvullend Reglement en het Huishoudelijk Reglement, waarbij de geest van de tekst doorslaggevend is - beslissingen door de Algemene Ledenvergadering zijn genomen, al dan niet in het Huishoudelijk Reglement vastgelegd - het algemeen belang van de leden van de VvE - gelijke behandeling van alle leden van de VvE. De taken van het Bestuur zijn als volgt verdeeld: Voorzitter: aansturing huismeester op regulier beheer en onderhoud (exclusief zaken waarvoor andere bestuursleden inhoudelijk verantwoordelijk zijn), coördinator beleidsagenda en aangelegenheden in samenspraak met portefeuillehouders, inhoudelijke voorbereiding en afwikkeling Algemene Ledenvergaderingen (ALV), in- en extern aanspreekpunt, ontvangst inkomende post, 1 e handtekeningbevoegdheid namens de Vereniging, sleutelhouder Penningmeester (Administrateur) / plv. Voorzitter: aansturing administratiekantoor op financiële en fiscale aangelegenheden, afsluiten en bewaken van verzekeringscontracten, onderhouden van contacten met de Financiële Commissie, beheer verenigingsarchief, 2 e handtekeningbevoegdheid namens de Vereniging, sleutelhouder Bestuurslid Algemeen: procedurele voorbereiding, zorgdragen voor vastlegging en voortgangsbewaking ALV, bestuurlijk overleg (agenda/aktiepunten) en voorstellen doen t.b.v. beleidsagenda, algemeen juridische aangelegenheden, aansturing administratiekantoor op secretariële taken, bewaking langlopende contracten leveranciers, contacten met Madurodam Bestuurslid Projecten: aansturing en uitvoering van alle projecten in en rond het complex/ gebouw en gemeenschappelijke ruimten, contractbeheer en aansturing hovenier t.b.v. gemeenschappelijke tuinen, overige projecten die aan kwaliteit van wonen gerelateerd zijn; het Bestuurslid Projecten stelt op ad hoc basis bewonersgroepen samen voor beleid t.a.v. de tuinen, de esthetische voorzieningen en overige projecten Bestuurslid Technische Zaken: coördinatie van technische installaties en voorzieningen van het complex, opstellen meerjarenbegroting onderhoud technische installaties, beoordelen technische renovaties en voorstellen, sleutelhouder. Het Bestuur heeft een aantal taken gedelegeerd aan: - Administratiekantoor: financiële administratie (controleren, administreren, betalen van rekeningen, beheren van de verzekeringsportefeuille, jaarlijks actualiseren van de meerjarenbegroting, jaarlijks opstellen conceptbegroting, incl. overzichten per begrotingsonderdeel en bijbehorend liquiditeiten- en exploitatieoverzicht, signaleren van begrotingsoverschrijdingen (>10%), afdrachten aan de belastingdienst, utiliteitsbedrijven en gemeente Den Haag, reserves en afschrijvingen; behandelen achterstallige bijdragen (incl. aanmaningen, renteberekening, contacten met deurwaarder conform huishoudelijk reglement), contacten met notarissen, bijhouden van mutaties in ledenbestand en jaarlijkse actualisering van bewonersoverzichten, informatieverstrekking aan bewoners m.b.t. HR; voorbereiding en distributie van agenda en stukken ALV, incl. verslaglegging ledenvergaderingen 3

4 - Huismeester: operationele taken met betrekking tot de orde en netheid binnen en rond het complex, afvoeren van huisvuil, het beheer van technische installaties, de zorg voor het zwembad c.a. (dagelijkse controle zwemwater), vlaginstructie en begeleiding van leveranciers en onderhoudspartijen, assistentie bij verhuizingen, sleuteloverdracht nieuwe bewoners en - eventueel - assistentie verlenen aan individuele bewoners - Zwembadcommissaris: in overleg met het Bestuur opstellen en handhaven van gedragsregels m.b.t. gebruik van zwembad en sauna, algeheel toezicht op gebruik van zwembad en sauna, afdracht van sauna-opbrengst, controle op zwemwater bij afwezigheid van huismeester. De Financiële Commissie, bestaande uit 2 VvE-leden en 1 plv.lid, controleert de jaarrekening aan de hand van de kasstukken en bankafschriften, het functioneren van het administratiekantoor en het beleid t.a.v. onderhoud en investeringen aan de hand van de meerjarenbegroting van het Bestuur. Het Bestuur verkrijgt décharge van de Algemene Ledenvergadering na akkoord van de Financiële Commissie. Bestuurssamenstelling per 22 september 2008 FUNCTIE Contactgegevens Portefeuille en verantwoordelijkheden Voorzitter Mr. G. Rugers Apt. nr. 16 T: rugersvanleeuwen@zonnet.nl Algemene coördinatie van bestuur, beleid en uitvoering van besluiten van Bestuur en Ledenvergadering Penningmeester (Administrateur) / plv. Voorzitter P.A. Luinstra Bestuurslid Algemeen Drs. C. van Laarhoven Bestuurslid Projecten M.C. Margés-Jansen RM Bestuurslid Technische Zaken Dr. R. Murris Administratiekantoor Meeús A. de Zeeuw Huismeester G. Bertram Apt. nr. 24 T: piet.luinstra@planet.nl Apt. 42 T: M: ym.koot@planet.nl Apt. nr. 38A T: (privé) M: marjonmarges@hotmail.com Apt. nr. 26B T: r.murris@online.nl De Bruyn Kopstraat 9K Postbus DV RIJSWIJK T: T: g.bertram@planet.nl Financieel beheer en supervisie activiteiten administratiekantoor (financiële en fiscale aangelegenheden) Voortgangsbewaking van beleidsaangelegenheden; algemeen juridische aangelegenheden; beheer langlopende contracten; aansturing administratiekantoor (secretariële aangelegenheden) Initiëren en beheren van projectenportefeuille (tuinen, esthetische zaken gebouw, w.o. renovatieprojecten), meerjarenplanning Beheren van de technische installaties portefeuille, inclusief onderhoud, meerjarenplanning Operationele uitvoering van financieel/administratieve zaken van de Vereniging Operationele uitvoering van dagelijkse beheerswerkzaamheden van het complex 4

5 Vragenlijst Betreft: belangstellingregistratie betrokkenheid beheer wooncomplex Ik ben bereid: 1. zitting te nemen als lid in de Financiële Commissie 2. deel uit te maken van een Klankbordgroep waarin ik mijn toren vertegenwoordig Naam: Graag retour voor: 15 januari 2009 in de brievenbus van de VvE nr. 14c (1 e toren) 5