Gedragscode. Belangenconflicten

Transcriptie

1 Gedragscode

2 Gedragscode Euronav is een actieve onderneming door haar Directie, kaderleden en werknemers. Deze gedragscode zorgt voor de nodige richtlijnen in verband met belangrijke gebieden waarbij het gedrag van personen als het gedrag van de onderneming ervaren wordt (Met u in dit document wordt dan ook elke werknemer directie- en kaderlid bedoeld). Bij het individuele gedrag waarop in deze richtlijnen gedoeld wordt, wordt er evenveel belang gehecht aan betrekkingen met collega s, als aan betrekkingen met klanten, leveranciers en overheidsinstanties. Als uitgangspunt dient daarbij gesteld dat Euronav zich altijd dient te profileren als een professionele, hoffelijke en verantwoordelijke organisatie. Deze richtlijnen zijn dan ook bedoeld als een aanvulling of verduidelijking van dat grondbeginsel en hierbij zullen de managers, raad van bestuur, advocaten en interne bedrijfsrevisoren altijd meer dan bereid zijn om personen of groepen die op zoek zouden zijn naar advies of die inbreuken op deze code zouden willen rapporteren, met raad en daad bij te staan. Belangenconflicten U dient elk mogelijk conflict tussen uw eigen belangen en de belangen van Euronav te vermijden, vooral uw contacten met leveranciers, klanten en andere derden en bij het behartigen van uw persoonlijke zaken, inclusief transacties die verband zouden houden met de effecten van de onderneming. U dient daarnaast ook een duidelijk onderscheid te maken tussen uw persoonlijke belangen en de belangen van de onderneming. Privébelangen of - relaties mogen de beslissingen die u in naam van de onderneming neemt, niet beïnvloeden. Alle eventuele belangenconflicten, ongeacht of het daarbij om een kwestie gaat waar uzelf bij betrokken bent of waar een ander directielid, werknemer of kaderlid bij betrokken is, dient u onmiddellijk te melden aan het departementshoofd of het Directiecomité. Als men uw aandacht op een belangenconflict zou vestigen of als u zichzelf van een dergelijk conflict bewust zou worden, moet u bij eventuele onregelmatigheden die er binnen de onderneming zouden blijken te bestaan, als departementshoofd of lid van het Directiecomité onmiddellijk de voorzitter van de controle commissie hiervan op de hoogte te brengen. Zakenrelaties met derden zullen uitsluitend door objectieve criteria beheerst worden. Zo zullen leveranciers uitsluitend op basis van hun prijs, kwaliteit, betrouwbaarheid, technologische norm, productgeschiktheid, het bestaan van een duurzame zakelijke band, ISO of ecologische auditcertificering en het bestaan van een kwaliteitsbeheersysteem geselecteerd worden. In geen geval zullen persoonlijke relaties bij de toekenning van contracten als bepalende factor meetellen. Advies of aanbevelingen die u zou geven, mogen niet ingegeven zijn door het vooruitzicht op enig materieel of immaterieel voordeel voor u of een andere director, officer of werknemer.

3 Het aankoopbeleid van de onderneming schrijft voor dat er minstens twee offertes voor elke aankoop aangevraagd moeten worden en dat er met tenminste twee leveranciers moet worden samengewerkt, behalve wanneer dat een kwaliteitsrisico of een aanzienlijke meerkost inhoud(t). U zult noch direct, noch indirect enig persoonlijk voordeel vragen, aanvaarden, aanbieden of toekennen in verband met de activiteiten van de onderneming in het bijzonder bij de onderhandeling, toekenning of uitvoering van een contract ongeacht of de andere partij bij de transactie een individu, een onderneming of een overheidsinstantie is. Aan binnen- of buitenlandse ambtenaren zullen geen persoonlijke gunsten aangeboden of verleend worden in het kader van directe, indirecte, voorbije, huidige of toekomstige ondernemingsactiviteiten. Dit verbod geldt voor elk soort van aanzienlijk geschenk of andere incentive, met uitzondering van relatiegeschenken die als gebruikelijk ervaren worden. Ook al zou de transactie met de betreffende partner ook goedgekeurd zijn zonder dat een dergelijk voordeel toegekend werd en ook al zou de transactie in kwestie ondertussen al toegekend of afgesproken zijn, dan nog blijft dit verbod onverminderd van kracht. Mocht u ooit zelf een dergelijk voorstel krijgen, dient u dat onmiddellijk aan het hoofd van uw departement of aan een lid van het Directiecomité of het hoofd van de controle commissie te melden. De vaststelling van dergelijk gedrag bij anderen kan nooit gebruikt worden om uw eigen inbreuken op onderhavige code te rechtvaardigen. U mag geen gebruik maken van de eigendommen van de onderneming (zoals apparatuur, goederen, voertuigen, kantoorbenodigdheden, documenten, bestanden, dataopslagmedia) of de diensten van werknemers van de onderneming voor persoonlijke doeleinden aanwenden zonder dat u hiervoor de uitdrukkelijke toestemming van het hoofd van uw departement gekregen hebt. Eigendommen van de onderneming mogen de bedrijfsgebouwen en -terreinen niet verlaten voor niet-werkgerelateerde doeleinden, zonder de uitdrukkelijke toestemming van het hoofd van uw departement of van een lid van het Directiecomité of het hoofd van de controle comissie. Data, programma's of documenten mogen niet zonder toestemming voor niet-werkgerelateerde doeleinden gekopieerd of vanuit de bedrijfsgebouwen en -terreinen meegenomen worden. De persoonlijke betrokkenheid van haar werknemers in clubs, politieke partijen of andere sociale of politieke instellingen is iets waar Euronav zeker niet tegen gekant is, op voorwaarde echter dat deze betrokkenheid geen negatieve gevolgen heeft voor de manier waarop de werknemers in kwestie zich van hun taken binnen de onderneming in overeenstemming met hun arbeidscontracten kwijten. Dat neemt echter niet weg dat u bij het formuleren van uw persoonlijke mening in het openbaar, uw functies binnen de onderneming niet mag vermelden. Als u tijdens of na de beëindiging van uw tewerkstelling of functie binnen de onderneming vertrouwelijke informatie over de onderneming en haar natuur zou doorgeven of deze informatie voor eigen doeleinden zou gebruiken, zonder dat u daarvoor de nodige bevoegdheid heeft, zal ook dit als belangenconflict beschouwd worden. Wanneer u tijdens of na de beëindiging van uw tewerkstelling of functie binnen de onderneming en zonder de nodige bevoegdheid terzake iemand informatie van vertrouwelijke aard over de onderneming en haar natuur ter beschikking zou stellen of dergelijke informatie voor eigen doeleinden zou gebruiken, zal ook dit als een belangenconflict voor u beschouwd worden.

4 Ethisch beleid Bij het verrichten van uw werk dient u alle geldende wettelijke bepalingen na te leven. Bij het verrichten van uw werk dient u de nodige integriteit aan de dag te leggen. Lokale gebruiken, tradities en gewoonten verschillen van plaats tot plaats en hoewel dit erkend dient te worden, is eerlijkheid in geen enkele cultuur onderhevig aan kritiek. Een gegronde reputatie als iemand die gewetensvol handelt, vergt heel wat tijd om op te bouwen, maar kan snel verspeeld worden. Euronav hecht niet alleen belang aan het boeken van resultaten, maar ook aan de manier waarop dat gebeurt. U moet collega s bovendien ook informeren over alles waar u mee bezig bent. U dient elke transactie zorgvuldig in uw boeken en aantekeningen bij te houden en u dient eerlijk en behulpzaam te zijn ten opzichte van interne en externe bedrijfsrevisoren. Daarnaast wordt van u ook verwacht dat u vermoede inbreuken op wetten of Euronav-richtlijnen aan het management van de onderneming, het Audit Comité of aan beide meldt. Euronav verwacht van de ganse organisatie dat ze zich aan haar integriteitsnormen houdt en (ze) zal geen directie, kaderleden of werknemers dulden, die resultaten boeken door wetten met de voeten te treden of die gewetenloos (te) handelen. Euronav zal elke werknemer die een kans of gelegenheid niet te baat neemt, die hem of haar er anders toe gebracht zou hebben om bepaalde ethische normen op te offeren, blijven ondersteunen en verwacht hetzelfde van elke werknemer, kader- en directielid van de groep. Even belangrijk is dat de directie, kaderleden en werknemers op elk niveau eerlijkheid en de naleving van Euronav-richtlijnen, boekhoudkundige regels en controles verwacht. Het is immers alleen door eerlijk en correct te handelen te handelen dat we het volle potentieel van ons managementsysteem zullen kunnen aanwenden. Sociaal gedrag U moet beseffen dat uw gedrag gevolgen heeft voor Euronav en haar reputatie. Euronav verwacht van u dan ook dat u vriendelijk, objectief en eerlijk bent in uw interactie met collega s en derden. U mag anderen niet oneerlijk benadelen, bevoordelen, lastig vallen of uitstoten omwille van hun ras, huidskleur, nationaliteit, afkomst, geloofsovertuiging, geslacht, seksuele geaardheid, leeftijd, fysieke kenmerken of uiterlijk. U hebt recht op bescherming tegen pesterijen en u hebt de plicht om ook anderen het gevoel te geven dat ze gevrijwaard worden van pesterijen, ongeacht of u uw eigen gedrag normaal of aanvaardbaar acht en of de gepeste persoon al dan niet de kans heeft om de pesterijen te vermijden.

5 U hebt het recht om met uw collega s samen te werken in een sfeer van veiligheid, comfort en vertrouwen. Communicatie is de basis van elk besluitvormingsproces. U moet dan ook alles in het werk stellen om zoveel mogelijk bij te dragen van uw eigen expertise en de expertise waaruit u van elders in de onderneming kunt putten. Om een project succesvol te maken, dient er heel wat werk verricht te worden, zowel in teamverband, als door u persoonlijk. Veiligheid van bestanden en archiefstukken De documenten en dataopslagmedia die op de werkvloer gebruikt worden, mogen niet in handen van onbevoegden terechtkomen. Het is dan ook uw taak om over hun veiligheid te waken. Zo moet u computergegevens beveiligen door gebruik te maken van paswoorden en deze regelmatig te veranderen en mag u alleen voor werkgerelateerde doeleinden kopieën van ondernemingsdocumenten of computerbestanden maken. U hebt niet het recht om uzelf toegang te verschaffen tot informatie die geen verband houdt met uw eigen werkterrein of verantwoordelijkheid. U mag berichten die voor anderen bestemd zijn, evenmin lezen, tenzij u hiervoor werkgerelateerde redenen zou hebben. U dient alle documenten en bestanden (inclusief elektronische bestanden) op een dergelijke manier bij te houden dat u ze op om het even welk ogenblik aan een collega kunt delegeren. Alle belangrijke informatie dient daarbij naar behoren opgetekend te zijn. Daarom dient u bestanden ook op een volledige, ordelijke en onmiddellijk begrijpelijke manier bij te houden. Samenwerken met de autoriteiten en tegelijkertijd onze rechten verdedigen Euronav zal er altijd naar streven om open en behulpzaam te zijn in al haar contacten met de autoriteiten en overheidsinstanties. In al haar contacten met de autoriteiten en overheidsinstanties zal Euronav er altijd naar streven om behulpzaam en open te zijn. Dat neemt echter niet weg dat het actieterrein van deze instanties zijn beperkingen kent en dat ze zich aan bepaalde procedures en regels dienen te houden. Daarom is het zo dat er niet altijd onmiddellijk of soms zelfs gewoon niet op vragen en verzoeken van dergelijke instanties gereageerd dient te worden. Het inwinnen van juridisch advies of het zich beroepen op het recht om niets te zeggen, is geen schuldbekentenis en is ook niet ongepast of onethisch. Buiten de normale gang van zaken mag informatie dan ook alleen gegeven en mogen documenten alleen aan overheidsinstanties overhandigd worden na raadpleging van het juridische departement. Daarom is het ook uw plicht om het juridische departement zo snel mogelijk op de hoogte te brengen van elk eventueel verzoek om informatie of elke vraag buiten de normale gang van zaken om.

6 Handhaving en discipline Euronav zal u alle nodige informatiebronnen en het advies van haar juridische departement ter beschikking stellen om inbreuken op wetten te vermijden en ook als u door de autoriteiten onrechtvaardig behandeld zou worden, zullen we voor de nodige bescherming zorgen. Inbreuken op wetten zullen echter niet geduld worden. Zo zullen dergelijke inbreuken in een berisping, vorderingen van schadevergoeding, beëindiging van tewerkstelling of verlies van functie kunnen resulteren. Als u er niet zeker van bent of er al dan niet een overtreding begaan werd, dient u het advies van het juridische departement in te winnen. Ook klachten, suggesties voor verbeteringen of meldingen van veronderstelde inbreuken op wetten dienen aan dit departement gericht te worden. Het volstaat niet om simpelweg nota te nemen van onderhavige gedragscode. Er wordt van u verwacht dat u uw gedrag in het licht van voormelde normen verifieert en dat u nagaat op welke punten het eventueel beter kan. U dient het terrein waarvoor u verantwoordelijk bent, zo te organiseren dat inbreuken op wetten altijd waargenomen en meldingen van dergelijke inbreuken altijd ontvangen kunnen worden. Dat neemt echter niet weg dat u ook het initiatief dient te nemen om de activiteiten van de medewerkers onder u regelmatig op te volgen en om actief met hen te communiceren. Daarbij hebt u zowel de plicht om informatie te verschaffen als om informatie in te winnen. Deze principes dienen altijd een actief onderdeel van de bedrijfscultuur van Euronav te vormen. Hun naleving dient daarbij gebaseerd te zijn op de noodzakelijke aandacht voor de wettelijke beperkingen van de eigen acties van werknemers en een bereidheid om deze acties te laten beoordelen in het licht van juridische normen. Euronav Aandelen Euronav is verheugd over het feit dat verschillende directieleden, officers en werknemers ervoor geopteerd hebben om eigen middelen in de effecten van Euronav te investeren. Dat neemt echter niet weg dat, om ervoor te zorgen dat alle wettelijke bepalingen in verband met handel met voorkennis gerespecteerd zouden worden, degenen die in het bezit zouden zijn van wezenlijke informatie die nog niet openbaar gemaakt werd in verband met Euronav of de contractuele partijen waarmee de onderneming zaken doet, zich volledig dienen te onthouden van elke eventuele aankoop of verkoop van effecten van Euronav of de onderneming in kwestie. Mocht u overwegen om aandelen te kopen of te verkopen op basis van niet openbaar gemaakte informatie waarover u zou beschikken door uw functie bij Euronav, dient u ervan uit te gaan dat deze informatie als wezenlijke informatie geldt. Bovendien is het ook zo dat niet alleen transacties van uzelf, uw familie of naaste medewerkers voor problemen kunnen zorgen, maar ook de verkoop of aankoop door anderen die relevante informatie van u kregen. Als onderdeel

7 van uw plicht om Euronav-informatie vertrouwelijk te houden, mag u familie of naaste medewerkers geen advies geven over het kopen of verkopen van Euronav-aandelen. We willen u dan ook waarschuwen voor het feit dat elke beslissing die u zelf of leden van uw familie of naaste medewerkers namen om effecten te kopen of te verkopen, door anderen verkeerd begrepen kan worden en dat u altijd bereid dient te zijn om uw transacties in Euronaveffecten toe te lichten. Directie, kaderleden, belangrijke aandeelhouders en eventueel ook senior managementspersoneel van dochterondernemingen, zijn onderworpen aan tal van rapporterings- en handel met voorkennis -voorschriften. Iedereen voor wie dergelijke voorschriften zouden gelden, wordt op het hart gedrukt om deze kwesties, evenals overwogen transacties in verband met effecten en transacties in verband met aandelenopties, met het juridische departement van Euronav te bespreken, en dient zich aan de Euronav Dealing Code te houden, die online op de volgende website geraadpleegd kan worden: