AGILE WORKPLACE MANAGEMENT. Voor een verbeterde productiviteit, lagere kosten en een betere gebruikservaring op de werkplek

Transcriptie

1 AGILE WORKPLACE MANAGEMENT Voor een verbeterde productiviteit, lagere kosten en een betere gebruikservaring op de werkplek

2 Met Agile Workplace Management: Beheert u het operationeel gebruik met een slimme integratie van sensoren Kunnen werkplekken, vergaderruimten of diensten direct worden gereserveerd Vindt u eenvoudig werkplekken, vergaderruimten en mensen Verhoogt u de beschikbaarheid van vergaderruimten met een geautomatiseerd no-show -beheer Kunt u de agenda s van mensen betrekken bij het beheer van vergaderruimten door de koppeling met Microsoft Outlook Een belangrijke taak van facility management is het ondersteunen van de kernactiviteiten met passende en flexibele werkplekconcepten. De werkstijlen van mensen veranderen: tegenwoordig werken mensen altijd en overal, waarbij hun activiteiten de basis vormen. Om talentvolle medewerkers aan te trekken en te behouden en de huidige generatie kenniswerkers te ondersteunen, hebt u moderne gebouwen, technologie en diensten nodig. Tegelijkertijd willen organisaties een zo kostenefficiënt mogelijke oplossing. Werkplekken zijn duur en alleen met een betrouwbaar werkplekbeheersysteem kunnen werkplekken en bijbehorende diensten optimaal worden gebruikt. Agile Workplace Management is een concept waarmee organisaties de dagelijkse dynamiek van flexibel werken, vergaderen en samenwerken realtime kunnen beheren en optimaliseren. Het integreren van technologie met gebruiksvriendelijke software op intuïtieve devices verhoogt de productiviteit, verlaagt de werkplekkosten en verbetert de gebruikservaring. Planon Universe omvat softwareoplossingen, integratietechnologie en best practices voor een succesvolle implementatie van Agile Workplace Management in elke organisatie. Stemt u de levering van diensten af op de dagelijkse behoefte Controleert u het gebruik en analyseert u de bezettingsgraad 2 AGILE WORKPLACE MANAGEMENT planonsoftware.com

3 BEHEER OPERATIONEEL GEBRUIK MET SLIMME SENSORINTEGRATIE Sensortechnologie speelt een steeds grotere rol in gebouwen. Zo worden sensoren gebruikt voor beveiliging, veiligheid, onderhoud en gebruiksbeheer. Planon Universe ondersteunt een gestandaardiseerde integratie met sensortechnologie. Zo kunnen sensoren op de werkplek en in vergaderruimten hun status doorgeven aan het systeem. Is een vergaderruimte of werkplek bijvoorbeeld wel echt in gebruik? Op basis van deze statusgegevens zijn de beschikbaarheid en bezettingsgraad van vergaderruimten en werkplekken realtime beschikbaar en exact bekend. Hierdoor kunnen medewerkers direct een beschikbare werkplek of vergaderruimte vinden en reserveren. Als een sensor detecteert dat een gereserveerde vergaderruimte of werkplek niet wordt gebruikt, kan deze de ruimte of werkplek onmiddellijk worden vrijgeven voor nieuwe reserveringen. Deze geautomatiseerde noshow - of early-leave -detectie zorgt voor een efficiënter gebruik van vergaderruimten en werkplekken. Daarnaast kunnen managers door de sensorintegratie ook historische gegevens analyseren en gebruikspatronen voorspellen op basis van gedetailleerde en betrouwbare gegevens. Sensorintegratie in Planon Universe omvat en ondersteunt: Universele sensorcommunicatie, waardoor organisaties kunnen werken met een grote verscheidenheid aan sensoren van verschillende leveranciers. Een gestandaardiseerde sensor-connector op basis van Planons integratietechnologie. Actief gebruik van sensorgegevens voor processen, zoals het reserveren van ruimten met leegstand- en wachttijden, no-show -beheer en grafische visualisaties. Vertalen van grote hoeveelheden sensorgegevens (big data) naar waardevolle managementinformatie. De aanpassing en toepassing van specifieke wat als -regels, tijdsbeperkingen, meldingen of workflows. Bijvoorbeeld wanneer er sprake is van van no-shows, onder- of overbezetting, of onverwachte situaties. Capaciteit overzicht Zo Ma Di Wo Do Vr Za Beschikbaar Bezet Niet in gebruik Gereserveerd Beheer operationeel gebruik planonsoftware.com AGILE WORKPLACE MANAGEMENT 3

4 RESERVEER DIRECT EEN WERKPLEK, VERGADERRUIMTE OF DIENST De operationele dynamiek neemt in alle bedrijfstakken toe. Waar, wanneer en hoe mensen werken varieert per dag en soms zelfs per uur. Planon Universe levert de technologie waarmee medewerkers direct een werkplek of vergaderruimte kunnen reserveren. Gewoon via hun smartphone, reserveringszuil, kiosk en touchscreen-apparaten. Hiermee worden de beschikbare werkplekken en vergaderruimten en het gebruik realtime gevisualiseerd. Door dit te combineren in één geïntegreerd platform stijgt de productiviteit, neemt de kostenefficiëntie toe en ontstaat een optimale gebruikservaring van de werkplek. Ter ondersteuning van dit aspect van Agile Workplace Management omvat en ondersteunt Planon Universe het volgende: Het gebruik van smartphones met Planon Apps voor het reserveren van een vergaderruimte en het inchecken bij een werkplek door een QR-code te scannen of een RFID-tag aan te raken. Een standaard connector voor het koppelen van Planon Universe aan touchscreen-kiosken die het gebruik realtime visualiseren en waarmee gebruikers eenvoudig een werkplek of vergaderruimte kunnen reserveren. Een standaard connector voor reserveringszuilen bij de ingang van elke vergaderruimte, waarmee gebruikers snel een vrije ruimte kunnen reserveren. De mogelijkheid voor medewerkers om in te checken bij een ruimte door hun ID-kaart te scannen. Volledige integratie met gerelateerde functionaliteiten in Planon Universe, voor een optimale onderlinge afstemming met processen als reserveringen, annuleringen, terugboekingen, serviceplanning en -levering. VIND EENVOUDIG WERKPLEKKEN, VERGADERRUIMTEN EN COLLEGA S Waar, wanneer en hoe mensen werken is de afgelopen jaren sterk veranderd. Het is dan ook van groot belang dat medewerkers gemakkelijk een beschikbare werkplek, een lege vergaderruimte en collega s kunnen vinden. Ze verliezen geen kostbare tijd en beschikken altijd over realtime informatie rondom de beschikbaarheid. Bovendien wijst Planon Universe bezoekers de weg naar een specifieke vergaderruimte aan de hand van grafische plattegronden en een duidelijke markering van de betreffende locatie. Ter ondersteuning van dit aspect van Agile Workplace Management omvat Planon Universe het volgende: Het gebruik van smartphones met intuïtieve Planon Apps voor het vinden en visualiseren van alle beschikbare werkplekken en vergaderruimten op grafische dashboards of de betreffende CAD-plattegronden. Direct reserveren van een beschikbare werkplek of vergaderruimte met Planon Apps. Weergeven van de beschikbaarheid van een specifieke vergaderruimte met Planon Apps. Het gebruik van Planon Apps voor het vinden van collega s en het visualiseren van hun actuele locatie en werkplek. Het gebruik van intuïtieve touchscreenkiosken voor het vinden, visualiseren en direct reserveren van een vrije werkruimte, beschikbare vergaderruimte of voor het vinden van een collega met een grafische wegwijzer naar de betreffende locatie. Early-leave en No-Show Early-leave en No-Show 8, 7,5 7, 6,5 6, 5,5 5, 4,5 4, 3,5 3, 2,5 2, 1,5 1,,5, Zo Ma Di Wo Do Vr Za Early-leave No-Show 4 AGILE WORKPLACE MANAGEMENT planonsoftware.com

5 EEN BETERE BESCHIKBAARHEID VAN VERGADERRUIMTEN MET GEAUTOMATISEERD NO-SHOW -BEHEER In het traditionele werkplekbeheer worden vergaderruimten gereserveerd om de beschikbaarheid te garanderen en dubbele boekingen te voorkomen. In de praktijk staan veel gereserveerde ruimten echter leeg, ook al is hun reservering geregistreerd. Vergaderingen worden zonder bericht geannuleerd, deelnemers komen niet opdagen of vergaderingen duren maar twintig minuten in plaats van de geplande twee uur. Door deze no-shows en early-leaves worden vergaderruimten en de bijbehorende diensten veel minder effectief gebruikt en blokkeren ze de beschikbaarheid voor andere mensen. Planon Universe ondersteunt een volledig geautomatiseerde no-show - en early-leave -detectie, inclusief het beheer van geannuleerde reserveringen. Dit verbetert het gebruik van vergaderruimten. Ter ondersteuning van dit aspect van Agile Workplace Management omvat Planon Universe het volgende: Realtime verbinding met sensoren in vergaderruimten die de actuele bezetting doorgeven aan Planon Universe. Geautomatiseerde vergelijking van de geregistreerde en de daadwerkelijke status voor het detecteren van no-shows, earlyleaves of gebruik van vergaderruimten zonder reservering. In het geval van een no-show of earlyleave kan de vergaderruimte direct weer beschikbaar worden gemaakt voor andere reserveringen. Configureren en aanpassen van de wat als -regels en tijdsbeperkingen in het geval van no-shows of early-leaves. Bij gebruik van vergaderruimten zonder reservering kunt u de ruimte reserveren ter voorkoming van dubbele boekingen. Volledige integratie met alle componenten van Planon Universe. Dit zorgt voor een optimale onderlinge afstemming met processen als annuleringen van diensten, terugboekingen, no-show -analyses en vergelijkingen tussen reserveringen en daadwerkelijk gebruik. Bezettingsmatrix 12: Uur 1: Uur 2: Uur 3: Uur 4: Uur 5: Uur 6: Uur 7: Uur 8: Uur 9: Uur 1: Uur 11: Uur 12: Uur 13: Uur 14: Uur 15: Uur 16: Uur 17: Uur 18: Uur 19: Uur 2: Uur 21: Uur 22: Uur 23: Uur Zondag Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Zaterdag Inzicht in bezettingsgraad planonsoftware.com AGILE WORKPLACE MANAGEMENT 5

6 INTEGRATIE MET MICROSOFT OUTLOOK Veel organisaties gebruiken Microsoft Outlook voor het beheren van de agenda s en de beschikbaarheid van medewerkers. Bij het beheren van vergaderingen zijn de datum en het tijdstip van de vergadering afhankelijk van de beschikbaarheid van deelnemers. Het vinden en selecteren van een geschikte vergaderruimte ondersteunt deze procedure. Planon Universe bevat een geautomatiseerde koppeling met Microsoft Outlook, zodat de agenda s van de deelnemers kunnen worden vergeleken met de beschikbaarheid van vergaderruimten in Planon Universe. Deze integratie is gebaseerd op Microsoft Exchange, zodat alle medewerkers er op elk platform of apparaat eenvoudig en veilig gebruik van kunnen maken via Microsoft Outlook. Planon Connect for Outlook doet het volgende: Gebruikt Microsoft Outlook voor het plannen van vergaderingen aan de hand van de agenda s van de deelnemers en zoekt automatisch naar beschikbare vergaderruimten. Als de tijd of de duur van een vergadering wordt gewijzigd in Microsoft Outlook wordt de beschikbaarheid van de betreffende vergaderruimte automatisch gecontroleerd in Planon Universe en worden wijzigingen gesynchroniseerd. Stelt een vergaderruimte direct beschikbaar in Planon Universe als een vergadering wordt geannuleerd in Microsoft Outlook Ondersteunt de planning van vergaderingen in meerdere tijdzones. Biedt een eenvoudige implementatie op alle Microsoft-platforms dankzij de technische integratie met Microsoft Exchange, waaronder Outlook Web Access en Outlook Mobile. STEM DE LEVERING VAN DIENSTEN AF OP DE DAGELIJKSE DYNAMIEK Agile Workplace Management heeft ook invloed op diensten die gerelateerd zijn aan de werkplekken en vergaderruimten. Hiertoe behoren diensten voor medewerkers en bezoekers (zoals catering en hospitality), maar ook operationele diensten (zoals schoonmaak en onderhoud) die de kwaliteit van de ruimten garanderen. Planon Universe bevat technologie en functionaliteiten die beide diensten ondersteunen. Zo kunnen medewerkers eenvoudig diensten aanvragen en servicemanagers de operationele levering van deze diensten plannen en bewaken. Ter ondersteuning van dit aspect van Agile Workplace Management omvat Planon Universe het volgende: Het gebruik van smartphones met Planon Apps voor het aanvragen van diensten. De webgebaseerde Planon Self- Service-portal met relevante informatie, eenvoudige toegang tot diensten en reserveringen, pre-registratie van bezoekers en informatie over de status van aanvragen. Standaardisatie van diensten en bijbehorende workflows zorgen voor een naadloze communicatie, planning en levering door integratie van de volledige keten. Geautomatiseerde annulering, verlaging of verhoging van diensten in geval van no-shows, early-leaves of een langere duur van vergaderingen. Beheer van Service Level Agreements en controle van de dienstlevering door medewerkers of externe dienstverleners. 6 AGILE WORKPLACE MANAGEMENT planonsoftware.com

7 MONITOR HET GEBRUIK EN ANALYSEER DE BEZETTINGSGRAAD Planon Universe bevat standaard rapporten en dashboards om de beschikbaarheid en gebruik van vergaderruimten en werkplekken te verbeteren. Heeft u minder of meer vergaderruimten nodig? Welke werkplekken worden het meest gebruikt? Hoeveel no-shows zijn er? Wat is de gemiddelde bezettingsgraad? Wat zijn de piekuren en -dagen? Wat zijn de kosten per afdeling? Planon Universe geeft u de informatie die u nodig heeft, gebaseerd op de realiteit, om deze vragen te beantwoorden. Bovendien kunt u de toekomstige bezettingsgraad voorspellen en uw werkpleken vastgoedstrategie op basis hiervan aanpassen. Planon Universe bevat een groot aantal analyse- en rapportagemogelijkheden. Daardoor kunt u: Grafische bezettingsanalyses voor vergaderruimten maken met het aantal reserveringen, de gereserveerde tijd en het aantal mensen. No-shows analyseren per afdeling, aanvrager, periode of vergaderruimte. Kosten en doorbelastingsrapportages maken. Toekomstige behoefte aan vergaderruimten en werkplekken voorspellen door het piekgebruik te analyseren. De kwaliteit van de dienstverlening bewaken aan de hand van prestatieanalyses. Reservering en bezetting van vergaderruimtes Monitor het gebruik en analyseer de bezettingsgraad planonsoftware.com AGILE WORKPLACE MANAGEMENT 7

8 planonsoftware.com Met meer dan dertig jaar ervaring in het FMIS-domein is Planon een internationale, marktleidende softwareleverancier die organisaties ondersteunt die streven naar optimalisatie van werkplekken, vastgoed en bijbehorende dienstverlening. Planon levert innovatieve softwareoplossingen, bewezen best practices en professionele ondersteuning die bijdragen aan het verhogen van productiviteit en kostenefficiency. Planon s geïntegreerde, toekomstbestendige oplossingen leveren betrouwbare managementinformatie. Meer dan 2. klanten profiteren van Planon s innovatieve oplossingen, ondersteund door een wereldwijd netwerk van eigen kantoren. Planon wordt al jaren achtereen door Gartner een toonaangevend, onafhankelijk technologie onderzoeksbureau gepositioneerd in het Leaderkwadrant van haar Magic Quadrant voor IWMS (Integrated Workplace Management System). Meer leren over Planon s FMIS-oplossing? Bezoek dan planonsoftware.com of volg ons op Twitter INTERNATIONAAL Tel.: info-int@planonsoftware.com DUITSLAND Tel.: info-de@planonsoftware.com INDIA Tel.: info-in@planonsoftware.com SINGAPORE Tel.: info-sg@planonsoftware.com BELGIË Tel.: info-be@planonsoftware.com FRANKRIJK Tel.: info-fr@planonsoftware.com NEDERLAND Tel.: info-nl@planonsoftware.com VERENIGD KONINKRIJK Tel.: info-uk@planonsoftware.com CANADA Tel.: info-ca@planonsoftware.com HONGKONG Tel.: info-hk@planonsoftware.com OOSTENRIJK Tel.: info-at@planonsoftware.com VERENIGDE STATEN Tel.: info-us@planonsoftware.com