SHL-LINK: AANKOPEN Via programma 210 worden de gegevens van aankoopdocumenten vanuit een bestand gelezen en boekhoudkundig verwerkt.

Transcriptie

1 SHL-LINK SHL-210/1 Programma: 210 Datum: 24/11/2010 SHL-LINK: Via programma 210 worden de gegevens van aankoopdocumenten vanuit een bestand gelezen en boekhoudkundig verwerkt. Een aantal controles worden uitgevoerd, bvb. op een geldige leveranciersrekening, correcte BTW-codes (zie verder: Controles). Het resultaat van de verwerking kan op het scherm of via een controlelijst geraadpleegd worden. Eventuele nieuwe of gewijzigde leveranciersrekeningen kunnen eveneens vanuit het invoerbestand in SHL worden aangemaakt of aangepast. WERKWIJZE Het gegevensbestand CnnnnLAK.TXT (nnnn is het dossiernummer) moet toegankelijk zijn. Het programma kan rechtstreeks of via jobverwerking uitgevoerd worden. Na de printerkeuze worden de gegevens van het tussenbestand gecontroleerd en boekhoudkundig verwerkt. De documentdatum bepaalt in welke lopende verwerkingsperiode geboekt wordt. Documenten met een datum vóór de begindatum van het huidig boekjaar of verder dan de einddatum van de tweede boekingsperiode worden niet opgenomen. Na de verwerking kan men de controlelijst raadplegen via het beeldscherm of via een controlelijst. Het controlebestand (CnnnnCAR) kan naar keuze worden verwijderd of bewaard. De niet-verwerkte gegevens blijven in het tussenbestand CnnnnLAK.TXT bewaard. UITGEVOERDE CONTROLES - Iedere code in het tussenbestand (BTW-code, deviezencode, rekeningcode, enz.) moet voorkomen in SHL - Alle bedragen in het tussenbestand worden eerst afgerond volgens de ingestelde afronding van de dossiermunt in SHL. Vervolgens wordt per document een debet-credit controle uitgevoerd: A = totaal document (record documentgegevens, 185) B = netto goederen-diensten (documentgegevens, 87) + netto kosten (documentgegevens, 101) + netto investeringen (documentgegegevens, 115) + bedrag vrijgesteld van BTW (documentgegevens, 143) - BTW intracom (documentgegevens, 157) - BTW medecontractant (documentgegevens, 171) + bedrag BTW (btw-records, 68 en 82) + bedrag niet-aftrekbare BTW bedrijf (btw-records, 96 en 110) + bedrag nietaftrekbare BTW privé (btw-records, 124 en 138) C = bedrag BTW (btw-records, 68 en 82) + bedrag niet-aftrekbare BTW bedrijf (btw-records, 96 en 110) + bedrag niet-aftrekbare BTW privé (btw-

2 SHL-210/2 SHL-LINK records, 124 en 138) - BTW intracom (documentgegevens, 157) - BTW medecontractant (documentgegevens, 171) + som alle tegenboekingen (tegenboekingen, 34) D = netto goederen-diensten (documentgegevens, 87) + netto kosten (documentgegevens, 101) + netto investeringen (documentgegevens, 115) - betalingskorting (documentgegevens, 129) E = de som van alle tegenboekingen (tegenboekingen, 34) + som nietaftrekbare BTW bedrijf alle tegenboekingen (tegenboekingen, 128) F = totaal BTW intracom (documentgegevens, 157) + totaal BTW medecontractant (documentgegevens, 171) G = bedrag BTW (btw-records, 68 en 82) + niet-aftrekbare BTW bedrijf (btwrecords, 96 en 110) + niet-aftrekbare BTW privé (btw-records, 124 en 138) + som niet-aftrekbare BTW bedrijf alle tegenboekingen (tegenboekingen, 128) Controles: A = B A = C B = C D = E F = G of F = 0 BESTANDSNAMEN GEGEVENSBESTAND Alle gegevens m.b.t. aankoopdocumenten en/of klantenrekeningen worden ondergebracht in een bestand met naam CnnnnLAK.TXT (nnnn is hierin te vervangen door het nummer van het SHL-dossier). CONTROLEBESTAND In het controlebestand CnnnnCAR.TXT (nnnn= het SHL-dossiernummer) worden de niet-geboekte verrichtingen aangeduid. RECORDS De records hebben een variabele lengte en zijn van elkaar gescheiden door middel van een CRLF. De volgorde van de records is van belang. Per aankoopdocument zijn er minstens 3 records vereist, elk aangeduid via een record-identifier: Record-identifier 1 Documentgegevens, zoals documentnummer, -datum, leveranciersrekening, totaalbedrag, enz. Record-identifier 2 BTW-gegevens van het document: BTW-code, belastbare basis, BTW, enz. Record-identifier 3 De imputatiegegevens: grootboekrekening, boekingswaarde,...

3 SHL-LINK SHL-210/3 De documentgegevens worden verzameld in één record, gevolgd door één of twee records voor de BTW-gegevens. De BTW-gegevens worden per TWEE codes gegroepeerd in één record. Omdat er in SHL vier verschillende BTWcodes per document kunnen voorkomen, zullen er één of twee BTW-records kunnen voorkomen. Na 1 of 2 BTW-records volgen de imputatiegegevens: één record per tegenboeking. Deze records volgen elkaar op via een lijnnummer dat start vanaf 3. Records voor het aanmaken of aanpassen van leveranciersrekeningen plaatst men uiteraard best vooraan in het bestand, hetzij vóór de documenten van de leverancier in kwestie. NUMERIEKE VELDEN De inhoud van numerieke velden wordt rechts aangesloten. Eventuele overblijvende posities worden opgevuld met nullen of spaties (Hex 20). Numerieke velden voor bedragen bevatten steeds twee decimalen. Deze bestemd voor hoeveelheden bevatten drie decimalen. Scheidingstekens (komma of punt) worden niet opgenomen. Het teken (- of +) bevindt zich steeds in de uiterst rechtse positie van het veld. De bedragen in dossiermunt worden tijdens de verwerking herberekend volgens de afrondingsgraad van de basismunt in SHL. Dit geldt echter niet voor de bedragen in vreemde munt. Voorbeelden van de notatie van numerieke velden : , ALFANUMERIEKE VELDEN De inhoud van alfanumerieke velden wordt links aangesloten. Eventuele overblijvende posities opvullen met spaties. DATUMVELDEN Datumvelden bevatten dag, maand en volledig jaartal in 10 posities, bijvoorbeeld: Het scheidingsteken tussen dag, maand en jaar is zonder belang. RECORD TYPES Record type 9 Aankoopdocumenten: documentrecords, BTW-records en imputatierecords. Recordtype 3 Records voor het aanmaken van een nieuwe leveranciersrekening of het aanpassen van een bestaande leveranciersrekening.

4 SHL-210/4 SHL-LINK Recordtype 44 Adresrecords voor het bewaren van optionele adresgegevens van een leveranciersrekening RECORDSTRUCTUUR De eerste twee kolommen in de beschrijving tonen respectievelijk de begin- en eindpositie van elk veld in het record. De derde kolom toont het vereiste dataformaat. Dit formaatgegeven begint met 9 voor een numeriek veld, X voor een alfanumeriek veld, of is dd.mm.jjjj voor een datumveld. Het getal tussen haakjes - bij numerieke of alfanumerieke velden - toont het aantal posities. Voorbeeld: 9(2) is een numerieke zone (rechts aangesloten) tot 2 cijfers; X(14) is een alfanumerieke zone (links aangesloten) tot 14 tekens. Tenslotte kan een numeriek formaat eindigen op +, hetgeen beduidt dat er een teken + of - in de laatste positie vereist is. Voorbeeld: 9(13)+ is een numeriek veld van 13 cijfers, eindigend met plus- of minteken. N.B. velden voor bedragen bevatten steeds 2 decimalen, deze voor hoeveelheden 3 decimalen. De boekingszijde van de bedragen wordt bepaald aan de hand van de documentsoort. Men hoeft dus geen negatieve bedragen in het bestand op te nemen, tenzij uitzonderlijke gevallen (bvb. factuur met negatief eindtotaal).

5 SHL-LINK SHL-210/5 DOCUMENTGEGEVENS 1 2 9(2) Linktype: (4) Nummer van het aankoopdagboek in SHL Record-identifier: (4) 0000 of spaties (7) Documentnummer (verschillend van 0) (5) of spaties X(10) Code centralisatierekening: dit is de met de leveranciersrekening overeenstemmende grootboekrekening, bvb Leveranciers. N.B. een lege zone wordt automatisch vervangen door de centralisatierekening vermeld bij de SHL leveranciersrekening (cfr. programma 102) Documentsoort X(14) Code van de SHL leveranciersrekening. N.B. deze rekening moet voorkomen in het SHL leveranciersbestand. Nieuwe leveranciersrekeningen kan men eventueel eerst aanmaken via een record met linktype dd.mm.jjjj Documentdatum. N.B. de documentdatum moet binnen het boekjaar en binnen één van beide lopende boekhoudperiodes vallen. Een blanco datumveld wordt automatisch vervangen door de in SHL gekozen verwerkingsdatum dd.mm.jjjj Vervaldatum. N.B. bij een lege zone wordt de vervaldatum automatisch berekend aan de hand van de betalingstermijn van de leveranciersrekening X(18) Referentie (optioneel) (13)+ Nettowaarde goederen-diensten (inclusief prorata niet-aftrekbare BTW bedrijf) NB:2 decimalen opnemen (13)+ Nettowaarde kosten (inclusief prorata niet-aftrekbare BTW bedrijf) (13)+ Nettowaarde investeringen (inclusief prorata niet-aftrekbare BTW bedrijf) (13)+ Betalingskorting (externe korting) (13)+ Vrijgesteld (13)+ BTW-bedrag intracom (13)+ BTW-bedrag medecontractant (13)+ Documenttotaal X(3)0 Deviezencode (optioneel) (13)+ Documenttotaal in deviezen (optioneel) (2) 00 of blanco (13)+ Bedrag interne korting (12) Gestructureerde mededeling X(10) Vervaldatum korting

6 SHL-210/6 SHL-LINK BTW-GEGEVENS 1 2 9(2) Linktype: (4) Nummer van het SHL aankoopdagboek Record-identifier: (4) 0000 of spaties (7) Documentnummer (verschillend van 0) (5) 1 voor het eerste BTW-record, 2 voor het tweede BTW-record X(10) Spaties X(3) Eerste BTW-code in dit record NB: deze BTW-code moet bestaan in SHL (cfr. programma 109) X(3) Tweede BTW-code in dit record NB: deze BTW-code moet bestaan in SHL (cfr. programma 109) (13)+ Belastbaar bedrag voor de eerste BTW-code in dit record NB: 2 decimalen en tenzij uitzonderlijke gevallen - een positieve waarde opnemen (13)+ Belastbaar bedrag voor de tweede BTW-code in dit record NB: 2 decimalen en tenzij uitzonderlijke gevallen - een positieve waarde opnemen (13)+ Bedrag BTW voor de eerste BTW-code in dit record. NB: 2 decimalen en tenzij in uitzonderlijke gevallen een positieve waarde opnemen (13)+ Bedrag BTW voor de tweede BTW-code in dit record. NB: 2 decimalen en tenzij in uitzonderlijke gevallen een positieve waarde opnemen (13)+ Bedrag niet aftrekbare BTW bedrijf voor de eerste BTW-code in dit record, exclusief het gedeelte prorata (13)+ Bedrag niet aftrekbare BTW bedrijf voor de tweede BTW-code in dit record, exclusief het gedeelte prorata (13)+ Bedrag niet aftrekbare BTW privé voor de eerste BTW-code in dit record (13)+ Bedrag niet aftrekbare BTW privé voor de tweede BTW-code in dit record (9)13+ Nettowaarde goederen-diensten (incl. niet aftrekbare BTW) voor de eerste BTW-code in dit record (13)+ Nettowaarde goederen-diensten (incl. niet aftrekbare BTW) voor de tweede BTW-code in dit record (13)+ Nettowaarde kosten (incl. niet aftrekbare BTW) voor de eerste BTW-code in dit record (13)+ Nettowaarde kosten (incl. niet aftrekbare BTW) voor de tweede BTW-code in dit record (13)+ Nettowaarde investeringen (incl. niet aftrekbare BTW) voor de eerste BTW-code in dit record (13)+ Nettowaarde investeringen (incl. niet aftrekbare BTW) voor de tweede BTW-code in dit record De BTW-records waarin enkel BTW-codes voorkomen met alle bedragen gelijk aan nul worden geweigerd. Wanneer de deviezencode in het linkbestand overeenstemt met de dossiermunt, worden er geen vreemde muntwaarden opgenomen.

7 SHL-LINK SHL-210/7 IMPUTATIEGEGEVENS 1 2 9(2) Linktype: (4) Nummer van het SHL aankoopdagboek 7 7 9(1) Record-identifier: (4) 0000 of spaties (7) Documentnummer (verschillend van 0) (5) Volgnummer record. Vanaf drie en opgaand met 1 per tegenboeking X(10) Code tegenboekingsrekening, bvb Aankopen N.B. een lege zone of een onbestaande rekeningcode wordt automatisch vervangen door de tegenboekingsrekening van de SHL leveranciersrekening (cfr. programma 102) of door de standaardrekening Aankopen (cfr. programma 110). N.B. bij een analytisch dossier wordt een lege zone of een onbestaande rekeningcode automatisch vervangen door de aan de analytische rekening (zie posities ) toegewezen grootboekrekening (13)+ Bedrag van de boeking naar de tegenboekingsrekening, inclusief prorata niet-aftrekbare BTW bedrijf. N.B. Dit bedrag steeds positief opnemen, tenzij het werkelijk gaat om een boeking in min (bvb. toegestane handelskorting) X(3) Deviezencode (optioneel) N.B. deze code moet voorkomen in de SHL deviezentabel (13)+ Bedrag van de boeking in de hiervoor opgenomen deviezencode X(18) Omschrijving (optioneel) X(3) Eenheidscode (optioneel) bij hoeveelheidopvolging (13)+ Hoeveelheid (optioneel) N.B. 3 decimalen opnemen (5) Nullen of spaties X(10) Analytische plaats N.B. enkel bij een analytisch dossier X(10) Analytische soort N.B. enkel bij een analytisch dossier X(3) BTW-code tegenboeking (optioneel) (13)+ Bedrag van de geprorateerde niet aftrekbare BTW bedrijf 142 9(1) Aard van de verrichting: 2: goederen/diensten 3: kosten 4: investeringen (13)+ Bedrag van de geprorateerde niet aftrekbare BTW bedrijf in deviezen X(72) Algemene toelichting X(72) Analytische toelichting

8 SHL-210/8 SHL-LINK LEVERANCIERSGEGEVENS 1 2 9(2) Linktype: (5) Nullen of spaties 8 21 X(14) Code van de leveranciersrekening X(15) spaties X(4) Bedrijfsvorm X(30) Naam X(25) Straat, nummer X(7) Postcode X(20) Woonplaats X(3) Landcode N.B. de landcode moet voorkomen in de SHL landentabel X(3) Deviezencode (optioneel) N.B. de code moet voorkomen in de SHL deviezentabel Taalcode: 1 Nederlands, 2 Frans, 3 Engels, 4 Duits N.B. een blanco of ongeldige taalcode wordt automatisch vervangen door de taalcode van het dossier (cfr. programma 111) BTW-regime: 0 BTW-plichtig, (1 egalisatie), 2 vrijgesteld, 3 export, 4 intracom, 5 particulier, 6 medecontractant X(18) BTW-nummer N.B. Er wordt een controle uitgevoerd in combinatie met de landcode. Zie ook de documentatie bij programma SHL-102. Belgische BTW-nummers: 9 cijfers zonder punten X(3) Betalingswijze Deze code moet voorkomen in de SHL-tabel van de betalingwijzen (5) Betalingstermijn: de drie cijfers links bepalen de termijn in dagen, de twee cijfers rechts de aanvangsdatum (zie ook programma SHL-101) Voorbeelden dagen factuurdatum 0099 einde maand de dag van de maand X(22) Banknummer (cfr. programma SHL-102). Belgische rekeningnummers: 12 cijfers zonder liggende streepjes X(10) Code van de centralisatie-grootboekrekening. Deze rekening moet voorkomen in het SHL rekeningenplan. Een blanco code, een onbestaande of extracomptabele grootboekrekening wordt automatisch vervangen door de standaardrekening Leveranciers (cfr. programma SHL-110) X(10) Code van de tegenboekingsrekening. Deze rekening moet voorkomen in het SHL rekeningenplan. Een blanco code, een onbestaande of extracomptabele grootboekrekening wordt automatisch vervangen door de standaardrekening Aankopen (cfr. Programma SHL-110). N.B. voor een analytisch dossier kan men dit veld met de code van een analytische plaats invullen X(10) Voor een analytisch dossier kan men in dit veld de code van een analytische soort invullen Aard van de tegenboeking: 0 grootboekrekening, 1 analytische rekening X(12) Referentie (optioneel) X(20) RPR X(44) IBAN X(11) BIC

9 SHL-LINK SHL-210/9 ADRESGEGEVENS LEVERANCIERS 1 2 9(2) Linktype: (6) Nullen X(14) Code van de leveranciersrekening N.B. de leveranciersrekening moet voorkomen in SHL (5) Nullen X(40) Adreslijn X(40) Adreslijn X(40) Adreslijn X(40) Adreslijn X(40) Adreslijn X(40) Adreslijn 6

10 SHL-210/10 SHL-LINK HET CONTROLEBESTAND CnnnnCAR.TXT (nnnn: het dossiernummer) : Het controlebestand bevat gegevens over de geweigerde dokumenten en is als volgt opgebouwd: 1 2 9(2) Recordtype: 3 (leveranciersgegevens), 9 (aankoopdocumenten), 44 (adresgegevens) 3 6 9(4) Nummer aankoopdagboek (recordtypes 9) Record-identifier (recordtypes 3) 8 9 9(2) Toestandscode (verschillend van nul): 1:dit document bestaat reeds 2:onbestaande BTW-code 3:onbestaande leverancier 4:ongeldige deviezencode 5:ongeldige documentdatum (vóór boekjaar of na lopende periodes) 6:ongeldig aankoopdagboek 7:ongeldige analytische rekening 22 foutieve ventilatie G/K/I (7) Documentnummer X(14) Leverancierscode