rv 117 Bestuursdienst BSD/ RIS _141125

Transcriptie

1 rv 117 Bestuursdienst BSD/ RIS _ Voorstel van het college inzake vaststellen Verordening rechtspositie wethouders 2015 Inleiding Naar aanleiding van wijzigingen in het Rechtspositiebesluit wethouders en het Besluit harmonisering en modernisering rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers heeft de VNG de Modelverordening rechtspositie van de wethouders, raads- en commissieleden aangepast. In het Rechtspositiebesluit wethouders is een aantal artikelen opgenomen cq gewijzigd, waardoor bepaalde voorzieningen nu direct geregeld zijn. Deze voorzieningen hoeven niet meer bij een afzonderlijke verordening te worden vastgesteld. Algemeen In de verordening zijn bepalingen opgenomen over de rechtspositie van de wethouders. De grondslag hiervoor is te vinden in de Gemeentewet en het Rechtspositiebesluit wethouders. In deze wetten en nadere regelgeving zijn alle voor de rechtspositie van belang zijnde onderwerpen geregeld. Voor een beperkt aantal voorzieningen geldt dat de gemeente de vrijheid heeft om deze voorzieningen bij verordening te regelen. Buiten voornoemde verordening, regeling en besluit, genieten wethouders als zodanig geen inkomsten, in welke vorm dan ook, ten laste van de gemeente. Evenals voorheen volgt de gemeente Den Haag ook nu in grote lijnen de modelverordening van de VNG. Ten opzichte van de vorige gemeentelijke verordening zijn de volgende artikelen beperkt gewijzigd: 1 (Begripsomschrijvingen): De begripsomschrijving van een mobiele telefoon is vervallen. 2 (Reiskosten woon-werkverkeer): Dit artikel is tekstueel aangepast aan de Modelverordening. Toegevoegd is dat er maximaal twee keer per dag recht bestaat op een enkele reisvergoeding woon-werkverkeer. 3 (Zakelijke reiskosten): Dit artikel is tekstueel aangepast aan de Modelverordening. Voor reizen naar het buitenland is nu een apart artikel opgenomen. 4 (Dienstauto): De dienstauto is niet meer beschikbaar zonder chauffeur. 5 (Buitenlandse dienstreizen): Geen toestemming is vereist voor een reis naar Brussel zonder overnachting, voorheen was er geen toestemming vereist voor een reis naar een Europese instelling. 6 (Computer en internetverbinding): Tekstueel aangepast aan de Modelverordening. Verwijderd is dat het college het model voor de bruikleenovereenkomst vast moet stellen. 7 (Communicatieapparatuur): Tekstueel aangepast aan de Modelverordening. Verwijderd is dat het college het model voor de bruikleenovereenkomst vast moet stellen. 11 (Betaling vaste vergoedingen), 12 (Rechtstreekse facturering bij de gemeente), 13 (Declaratie van vooruit betaalde kosten): Deze artikelen zijn voor een groot deel overgenomen uit de Modelverordening, met enkele aanpassingen gebaseerd op de huidige uitvoering en interne procedures. De inlevertermijn voor declaraties algemeen, de afrekening voorschot en inleveren bewijsstukken bij buitenlandse dienstreizen is gewijzigd in één maand. 15 (Inwerkingtreding): 1 januari 2015 en 16 (Citeertitel) wordt raadsvoorstellen

2 Artikel 10 (Werkkostenregeling) is toegevoegd. De artikelen 2 (Onkostenvergoeding), 5 (Cursus, congres, seminar of symposium), 9 (Fietsvergoeding), 15 (Gebruik Creditcard) uit de oude verordening komen niet terug in deze verordening. De artikelen 2 en 5 uit de vorige verordening zijn nu in het Rechtspositiebesluit wethouders geregeld. Het college kan nadere regels stellen inzake vergoeding van Cursus, congres seminar of symposium. De fietsvergoeding is een fiscale faciliteit waarvan politieke ambtsdragers gebruik kunnen maken, zolang zij geen werkgeversbijdrage ontvangen. Zij volgen de cafetariaregeling van de gemeente. Vervalt de gemeentelijke cafetariaregeling, dan geldt dit ook voor politieke ambtsdragers. Het college heeft eerder besloten dat wethouders geen gebruik kunnen maken van een gemeentelijke creditcard. Toelichting per artikel Artikel 2: Reiskosten woon-werkverkeer Voor wethouders is in artikel 2 een belastingvrije vergoeding voor het woon-werkverkeer geregeld overeenkomstig de bepalingen bij en krachtens het Rechtspositiebesluit wethouders en de Regeling rechtspositie wethouders. Bij gebruik van de eigen personenauto bedraagt de vergoeding 0,15 euro (2014) per afgelegde kilometer. Artikel 3: Zakelijke reiskosten In de Regeling rechtspositie wethouders zijn de vergoedingen voor reis- en verblijfkosten geregeld in artikel 4. Ingevolge artikel 4 van de Regeling rechtspositie wethouders worden vergoed: de zakelijke reiskosten voor het gebruik van het openbaar vervoer; bij gebruik van de eigen auto een bedrag van 0,28 euro per afgelegde kilometer; de noodzakelijke en redelijkerwijs gemaakte werkelijke verblijfkosten. Op grond van artikel 1, lid 4 van de Regeling rechtspositie wethouders, worden onder openbaarvervoer ook de veerpont of veerboot gerekend. Tol- en parkeerkosten worden niet genoemd in de regeling en mogen daarom op grond van artikel 44, lid 3 van de gemeentewet niet worden vergoed. Verblijfkosten zijn zakelijk gebruikte maaltijden en kosten voor overnachting en geen parkeerkosten. Artikel 4: Dienstauto Dit artikel bepaalt dat de dienstauto voor het woon-werkverkeer kan worden gebruikt, voor reizen ten behoeve van de gemeente en voor het reizen ten behoeve van nevenfuncties die de wethouder vervult uit hoofde van zijn ambt. In lid 2 is bepaald dat het kort inlassen van activiteiten zoals bezoek, het wegbrengen dan wel afzetten van personen dan wel het doen van een boodschap is toegestaan, als dit efficiënt en doelmatig is met betrekking tot de beschikbaarheid en de inzetbaarheid van de wethouder voor de gemeente. De dienstauto is verder niet beschikbaar voor privégebruik. Artikel 5: Buitenlandse dienstreis Dit artikel regelt dat de in redelijkheid gemaakte noodzakelijke reis- en verblijfkosten worden vergoed. De tarieven in het voor het rijkspersoneel geldende Reisbesluit buitenland zijn daarbij richtsnoer. Voor buitenlandse dienstreizen zijn in de Gedragscode voor het college nadere gedragsregels vastgesteld. Daarbij gaat het om expliciete besluitvorming in het college over buitenlandse reizen en over uitnodigingen daartoe op kosten van derden. Daarnaast gaat het bijvoorbeeld ook om de rekening en verantwoording achteraf, zowel inhoudelijk als financieel. raadsvoorstellen

3 Voor een reis in het gemeentelijk belang buiten Nederland, niet zijnde een reis naar Brussel zonder overnachting, is vooraf toestemming van het college vereist. De gemeenteraad kan aan deze toestemming voorwaarden verbinden. Deze zijn vastgelegd in de voornoemde Gedragscode voor het college. Vooraf wordt in het college o.a. gemeld: de reisbestemming, de aard (bijv. q.q. nevenfunctie), duur, het doel met de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap, geraamde kosten, de organisator van de reis en een publicatietekst voor het reisregister. Alle buitenlandse dienstreizen, ook die naar Brussel zonder overnachting, worden geregistreerd in het digitale reisregister. Onder een buitenlandse dienstreis valt ook een reis naar de landen van het Koninkrijk in de Caraïben en de BES-eilanden. Het is toegestaan bij vliegreizen met een duur langer dan ongeveer twee en een half uur businessclass te vliegen. Indien de duur korter is dan ongeveer twee en een half uur, wordt economyclass gevlogen. In plaats van businessclass kan de wethouder ook er voor kiezen om een class tussen businessclass en economy class te reizen. Dit is een aanzienlijke kostenbesparing ten opzichte van businessclass. Indien direct aansluitend aan de reis een druk programma volgt, kan overwogen worden om toch businessclass te vliegen. Dit wordt vooraf door de betrokken bestuurder gemeld in het college. Miles die, met de Frequent Flyer Card, opgespaard worden op dienstreizen mogen niet worden aangewend voor privé-cadeaus zoals vouchers, gratis tickets of vakantiereizen. Van de bij de Frequent Flyer Card behorende faciliteiten mag op dienstreizen wel gebruik gemaakt worden. Artikel 6: Computer incl. internetvoorziening Naast de faciliteiten op de werkplek wordt voor de uitoefening van het ambt van wethouder op aanvraag een tablet met een faciliteit voor internetverbinding in bruikleen ter beschikbaar gesteld. In overeenstemming met de huidige verordening en eerder gemaakte afspraken met de gemeentelijke dienst Intern Dienstencentrum (IDC), wordt een tablet alleen voor zakelijk gebruik ter beschikking gesteld. Dit mede uit beheersoverwegingen door het IDC, Cluster Automatisering. Tot op heden geldt, dat de fiscale waardering van de tablet en de daarbij behorende internetverbinding op nihil wordt gesteld, wanneer de tablet ter beschikking wordt gesteld aan de wethouder en hij deze geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt en het gebruik minimaal 90% zakelijk is. De werkplek in deze is de werkplek op het stadhuis. Door de tablet ook op het stadhuis (naast het gebruik elders) te gebruiken komt deze voorziening niet ten laste van de vrije ruimte. Hetzelfde geldt voor de internetverbinding die in de tablet zit, deze valt ook in de nihil waardering. Momenteel is het wetsvoorstel Belastingplan 2015 in behandeling bij de Tweede Kamer. In het Belastingplan 2015 wordt de hiervoor omschreven behandeling gewijzigd. Voor onder meer computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur wordt het noodzakelijkheidscriterium ingevoerd. Dit criterium kent als uitgangspunt dat hetgeen een werkgever in het kader van zijn bedrijfsvoering aan voorzieningen redelijkerwijs noodzakelijk acht, aan de werknemer kan worden vergoed of verstrekt zonder fiscaal rekening te hoeven houden met het privévoordeel van de werknemer. Het 90%-criterium komt daarmee te vervallen. Het vergoeden of verstrekken heeft dan geen loonbelastingconsequenties. Naar verwachting treedt de wet op 1 januari 2015 in werking. In de bruikleenovereenkomst is onder andere geregeld dat op de tablet geen software door de wethouder mag worden geïnstalleerd. De ter beschikking gestelde tablets beschikken over een voorziening voor een internetverbinding. De kosten daarvan komen ten laste van de gemeente. Om die reden is het niet opportuun om de aanleg- en abonnementskosten van een eigen internetvoorziening te vergoeden. In verband met de hoge kosten dient in het buitenland gebruik te worden gemaakt van de internetvoorziening van het hotel en dient dataroaming te worden uitgezet. Met bijbehorende apparatuur wordt niet een printer bedoeld. In verband met paperless office wordt deze niet verstrekt. raadsvoorstellen

4 Artikel 7: Communicatieapparatuur Op de bezoldiging van de wethouder die communicatieapparatuur mede gebruikt voor privédoeleinden wordt voor dit privégebruik een door het college bepaald bedrag ingehouden. Met communicatieapparatuur wordt bedoeld mobiele telefoon, smartphone o.i.d. In verband met de hoge kosten dient in het buitenland gebruik te worden gemaakt van de internetvoorziening van het hotel en dient dataroaming te worden uitgezet. Artikel 8: Reis- pensionkosten en verhuiskosten bij benoeming Ook personen van buiten de gemeenteraad kunnen tot wethouder worden benoemd. Dat kunnen ook personen zijn die niet in de gemeente zelf wonen. Die zijn op grond van de Gemeentewet verplicht om te gaan wonen in de gemeente waar zij wethouder zijn geworden. In artikel 8 is geregeld dat zij bij verhuizing naar de gemeente in aanmerking komen voor een verhuiskostenvergoeding en eventueel voor vergoeding van reis- en pensionkosten in afwachting van de verhuizing. Artikel 9: Outplacement Dit artikel regelt een outplacementvoorziening en is uitsluitend van kracht op voormalig wethouders die afgetreden zijn vóór 27 april Voor voormalig wethouders die afgetreden zijn op of na 27 april 2010 en voor de huidige en toekomstige wethouders is de sollicitatieplicht en outplacement geregeld in de APPA en het Besluit sollicitatieplicht APPA voor gewezen politieke ambtsdragers. Artikel 10: Werkkostenregeling In verband met de werkkostenregeling moet een aantal netto-vergoedingen en verstrekkingen aangewezen worden als eindheffingsbestanddeel. Anders worden deze door de belastingdienst als individueel loon gezien en moet hierover belasting worden ingehouden. Ook de vergoedingen en verstrekkingen die door de belastingdienst gezien worden als gerichte vrijstelling of voor nihil waardering in aanmerking komen, moeten in eerste instantie wel aangewezen worden. In een later stadium wordt dan (in de financiële administratie) aangegeven dat dit gerichte vrijstellingen of nihil waarderingen betreft. Artikelen 11 t/m 13: De procedure van declaratie In deze artikelen worden de betaling van vaste vergoedingen, declaraties en de rechtstreekse facturering bij de gemeente geregeld. De artikelen 12 en 13 zijn aangepast aan de praktijk en de thans geldende procedures. Bij buitenlandse dienstreizen wordt gebruik gemaakt van de formulieren Aanmeldingsformulier buitenlandse dienstreizen alsmede het Aanvraagformulier bevoorschotting daggeldvergoeding en het Aanmeldingsformulier afrekening daggeldvergoeding en het Declaratieformulier daggeldvergoeding van het IDC, die gelden voor gemeenteambtenaren. Artikel 15: Inwerkingtreding De inwerkingtreding is 1 januari Artikel 16: Citeertitel De formulering is gewijzigd in raadsvoorstellen

5 Besluitvorming: Op grond van vorenstaande stelt het college de raad voor het volgende besluit te nemen: De raad van de gemeente Den Haag, gezien het voorstel van het college van 11 november 2014 gelet op het Rechtspositiebesluit wethouders, gelet op de artikelen 44, tweede en derde lid en 147 van de Gemeentewet en de artikelen 22, eerste lid, 23, eerste lid, 27a, vijfde lid, van het Rechtspositiebesluit wethouders, Besluit: Vast te stellen de volgende verordening: Verordening Rechtspositie wethouders 2015 Hoofdstuk I Begripsomschrijvingen Artikel 1 In deze verordening wordt verstaan onder: a. Rechtspositiebesluit wethouders: het Koninklijk Besluit van 22 maart 1994, Stb. 243; b. Regeling rechtspositie wethouders: de ministeriële regeling van 20 februari 2004, Stcrt. 41 als bedoeld in artikel 23 van het Rechtspositiebesluit wethouders; c. Gedragscode voor het college: Gedragscode voor het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Den Haag 2012; d. gemeentesecretaris: de secretaris, bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet. Hoofdstuk II Voorzieningen voor wethouders Artikel 2 Reiskosten woon-werkverkeer 1. Wethouders hebben recht op een vergoeding van de kosten voor woon-werkverkeer, overeenkomstig het bepaalde in artikel 3 van de Regeling rechtspositie wethouders. 2. Er bestaat maximaal twee keer per dag recht op een enkele reis vergoeding woon-werkverkeer. 3. De reiskosten als bedoeld in het eerste lid worden alleen vergoed als deze gedeclareerd worden overeenkomstig de bepalingen in deze verordening. raadsvoorstellen

6 Artikel 3 Zakelijke reiskosten 1. Wethouders hebben recht op een vergoeding voor reis- en verblijfkosten voor reizen gemaakt voor de uitoefening van het ambt, overeenkomstig het bepaalde in artikel 4 van de Regeling rechtspositie wethouders. 2. De reiskosten en verblijfkosten als bedoeld in het eerste lid worden alleen vergoed als deze gedeclareerd worden overeenkomstig de bepalingen in deze verordening. Artikel 4 Dienstauto 1. Wethouders kunnen voor reizen ten behoeve van de gemeente gebruik maken van een dienstauto met chauffeur. Onder dienstauto wordt voor de toepassing van dit artikel mede verstaan een door de gemeente ingehuurde auto. 2. De dienstauto met chauffeur kan door de wethouders ook worden gebruikt voor het woon-werkverkeer en voor reizen ten behoeve van nevenfuncties die de wethouders vervullen uit hoofde van het ambt. Indien het efficiënt en doelmatig is met betrekking tot de beschikbaarheid en de doelmatigheid van de wethouder, is het kort inlassen van bepaalde activiteiten toegestaan. 3. Als de wethouders gebruikmaken van een dienstauto dan hebben zij voor die reizen geen recht op een tegemoetkoming voor de reiskosten. 4. Als de wethouders voor reizen ten behoeve van in het tweede lid bedoelde nevenfuncties gebruikmaken van de dienstauto en daarvoor een vergoeding van reiskosten ontvangen wordt die vergoeding in de gemeentelijke kas gestort. Artikel 5 Buitenlandse dienstreis 1. Als de wethouders in het gemeentelijk belang een reis buiten Nederland maken worden de in redelijkheid gemaakte noodzakelijke reis- en verblijfkosten vergoed. 2. Voor een reis in het gemeentelijk belang buiten Nederland, niet zijnde een reis naar Brussel zonder overnachting, is vooraf toestemming van het college vereist. De gemeenteraad kan aan deze toestemming voorwaarden verbinden. 3. Het is toegestaan bij vliegreizen met een duur langer dan ongeveer twee en een half uur businessclass te vliegen. Ingeval de duur korter is dan ongeveer twee en een half uur, wordt economyclass gevlogen. 4. De wethouder die het voornemen heeft een buitenlandse dienstreis te maken, meldt dit voornemen (onder andere reisbestemming- en doel) vooraf in de collegevergadering, conform de regels die zijn vastgelegd in de Gedragscode voor het college. Artikel 6 Computer en internetverbinding De wethouders aan wie een computer, bijbehorende apparatuur, software en faciliteit voor internetverbinding in bruikleen ter beschikking wordt gesteld, die door hen geheel of nagenoeg geheel zakelijk dienen te worden gebruikt, tekenen hiervoor een bruikleenovereenkomst met de gemeente.. raadsvoorstellen

7 Artikel 7 Communicatieapparatuur 1. De wethouders aan wie communicatieapparatuur in bruikleen ter beschikking wordt gesteld tekenen hiervoor een bruikleenovereenkomst met de gemeente. 2. Op de bezoldiging van de wethouders die de communicatieapparatuur mede gebruiken voor privédoeleinden wordt voor dit privégebruik een nader door het college te bepalen bedrag ingehouden. Artikel 8 Reis- en pensionkosten en verhuiskosten bij benoeming De wethouders die bij benoeming nog niet over woonruimte in de gemeente beschikken hebben ten laste van de gemeente aanspraak op vergoeding van: a. reis- en pensionkosten overeenkomstig het bepaalde in artikel 1 van de Regeling rechtspositie wethouders, en; b. verhuiskosten in verband met de benoeming als wethouder overeenkomstig het bepaalde in artikel 2 van de Regeling rechtspositie wethouders. Artikel 9 Outplacement 1. In dit artikel wordt verstaan onder: a. belanghebbende: degene die opgehouden is wethouder te zijn vóór 27 april 2010 en in het genot is van een uitkering op grond van artikel 131 tot en met 136 van de Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers; b. outplacementbureau: bureau of organisatie bij voorkeur aangesloten bij een brancheorganisatie voor outplacement en loopbaanbegeleiding. 2. Het college besluit op aanvraag omtrent de toekenning van outplacementfaciliteiten. De kosten van de outplacementfaciliteiten komen voor rekening van de gemeente. Het college sluit daartoe een schriftelijke overeenkomst met het outplacementbureau. Eventuele reis-, verblijf- en verwervingskosten komen voor rekening van belanghebbende. 3. De outplacementfaciliteiten worden toegekend voor de periode van ten hoogste één jaar. 4. In de gevallen waarin dit artikel niet of niet in redelijkheid voorziet is het college bevoegd een voorziening te treffen. Artikel 10 Werkkostenregeling Gezien de Wet op de loonbelasting 1964 wijst de gemeente als eindheffingsbestanddeel als bedoeld in artikel 31, eerste lid, onderdeel f, van die wet aan de vergoedingen en verstrekkingen als bedoeld in artikel 28a van het Rechtspositiebesluit wethouders voorzover deze vergoedingen en verstrekkingen plaatsvinden. Hoofdstuk III De procedure van declaratie Artikel 11 Betaling vaste vergoedingen De bezoldiging voor wethouders op grond van het Rechtspositiebesluit wethouders, de onkostenvergoeding en declaraties geschiedt maandelijks of in maandelijkse termijnen als er sprake is van een vergoeding op jaarbasis tenzij het Rechtspositiebesluit wethouders of de Regeling rechtspositie wethouders anders bepalen. raadsvoorstellen

8 Artikel 12 Rechtstreekse facturering bij de gemeente 1. Wethouders dragen ten behoeve van het vergoeden van kosten zorg voor rechtstreekse toezending van de factuur aan de gemeente. 2. Verantwoording van de kosten door de wethouder vindt plaats door de functionaliteit van de gemaakte kosten te vermelden op de originele factuur. 3. Betaling van de factuur ten laste van de gemeente vindt plaats als voldaan wordt aan de bepalingen in deze verordening. 4. De factuur wordt ter goedkeuring ingediend bij de gemeentesecretaris of een daartoe aangewezen ambtenaar. Artikel 13 Declaratie van vooruit betaalde kosten 1. De declaratie van de kosten die uit eigen middelen vooruit zijn betaald vindt plaats door de betreffende bon voorzien van toelichting binnen één maand na de betaling ter goedkeuring in te dienen bij de gemeentesecretaris of een daartoe aangewezen ambtenaar. 2.Voor vergoeding van kosten bij buitenlandse dienstreizen wordt gebruik gemaakt van formulieren die gelden voor gemeenteambtenaren. Bij het invullen worden de bij de formulieren geldende voorschriften gevolgd. Het formulier voor de afrekening van een verstrekt voorschot (daggeldvergoeding) of het declaratieformulier daggeldvergoeding wordt binnen één maand na afloop van de buitenlandse dienstreis, volledig ingevuld en ondertekend door de wethouder en ter goedkeuring ingediend bij de gemeentesecretaris of een daartoe aangewezen ambtenaar, onder bijvoeging van de bewijsstukken. Hoofdstuk Vl Citeertitel en inwerkingtreding Artikel 14 Intrekking oude regeling De Verordening rechtspositie wethouders 2012 wordt ingetrokken met ingang van de dag waarop deze verordening in werking treedt. Artikel 15 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari Artikel 16 Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening rechtspositie wethouders Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 27 november 2014 de griffier de voorzitter raadsvoorstellen