B².DNA. Creëer maximale impact, rendement en beweging! Presentatievaardigheden. Strategische GedragsVerbetering.

Transcriptie

1 Creëer maximale impact, rendement en beweging!

2 Inleiding In de top tien van onze grootste angsten staat naast ziekte en bungyjumpen: Spreken in het Openbaar. Er zijn mensen die dat vreemd vinden en er helemaal geen moeite mee hebben om in het openbaar iets te zeggen; anderen krijgen er spontaan rode vlekken van in hun nek. Als je regelmatig voor een groep spreekt gaat het vaak al beter en zijn mensen in staat hun spanning te controleren en zelfs te gebruiken. Acteurs bijvoorbeeld, hebben die spanning juist vaak nodig om op het toneel optimaal te kunnen presteren en dat is bij sprekers voor een publiek niet anders. Er zijn tussen sprekers en acteurs wel meer overeenkomsten en zij kunnen daarom gebruik maken van dezelfde technieken: het gebruik van je stem, mimiek, hoe sta je er bij en welke bewegingen sluiten aan bij je woorden. In de training en in deze handout zullen we, naast een aantal andere vaardigheden, deze technieken behandelen, zodat je ze kan toepassen in de praktijk. We werken vanuit de volgende visie: Altijd meer IK meer IETS meer JOU Wij geloven dat elk communicatiemoment altijd meer IK, meer IETS en meer JOU kan gebruiken. Wij geloven dat iedereen meer IK, meer IETS en meer JOU kan gebruiken. Daarom werken wij intensief aan het maken van juist die vaak mentale omslag. En we geloven ook dat magische communicatie nooit een trucje is. Wat voor de één werkt, geldt niet per definitie ook voor de ander. En elk publiek is weer anders. Kortom, hoe kun je de magie zo vaak mogelijk creëren?! Tijdens de trainingssessie werken we constant vanuit de volgende focus: Creëer altijd beweging: wat wil jij dat je publiek doet/denkt aan het einde van jouw presentatie?!

3 Wat is een goede presentatie? Voorbeelden van hoe het niet moet heeft iedereen wel voorhanden: de spreker staat in het halfdonker letterlijk voor te lezen wat er allemaal op de slide geschreven staat, met de rug naar het publiek, zich niet bekommerend om de impact van de presentatie. Het publiek valt in slaap of haakt af. Vraag: wanneer raakte je geïnspireerd bij een presentatie en hoe kwam dat? 1. Effectieve communicatie Presenteren is een vorm van communicatie. Waar mensen bij elkaar zijn wordt gecommuniceerd en is het bijna onmogelijk om nìet te communiceren. Zwijgen of iemand vrolijk aankijken zijn ook vormen van communiceren. Een rood overhemd, tikken met je pen, armen over elkaar Alles wordt door de anderen waargenomen en direct beoordeeld. Waar het nu over gaat is: effectieve communicatie. Hoe zorg je ervoor dat jouw boodschap overkomt zoals jij het bedoelt, met het effect dat jij voor ogen hebt. Dat betekent dat je op een aantal facetten van de communicatie grip moet zien te krijgen. Wat en Hoe Over het algemeen vinden mensen, die spreken voor een publiek, de inhoud van hun woorden het belangrijkste. Je wilt je toehoorders van iets overtuigen, of ze iets leren en nieuwe inzichten verschaffen. Toch is de inhoud niet doorslaggevend. Verschillende onderzoekers schatten dat minstens 70% van de communicatie door middel van stemklank en lichaamstaal plaatsvindt. Het meest bekend is de theorie van de Amerikaanse psycholoog Mehrabian. Hij stelt dat wanneer het gaat om de geloofwaardigheid van de spreker 55% wordt bepaald door lichaamstaal, 38% door stemklank en intonatie en 7% door (inhoud van) woorden. A: Hallo Daan, had je een goede vakantie? D: Ja, geweldig. Vraag: had Daan een goede vakantie? Als Mehrabian gelijk heeft, dan wordt onze geloofwaardigheid als spreker voor maar liefst 93% bepaald door non-verbale communicatie en dus maar voor 7% door de inhoud. Als iemand zijn woorden tegenspreekt door middel van lichaamstaal, wordt de non-verbale boodschap bijna altijd als de meest ware opgevat. Het is namelijk heel moeilijk door middel van lichaamstaal te liegen. De meeste mensen zijn zich niet erg bewust van hun lichaamstaal. Als iemand niet de waarheid spreekt, of niet precies weet waar hij het over heeft, kunnen we door zijn gedrag het gevoel krijgen dat er iets niet klopt. We zijn dan het meest geneigd om op dit gevoel af te gaan en hem niet te geloven. Lichaamstaal heeft dus een grote betrouwbaarheidswaarde en is ook bij een presentatie een belangrijk element. Daarmee is niet gezegd dat de inhoud totaal onbelangrijk is. Het betekent dat, wil je jouw inhoud op een effectieve manier laten aankomen, je veel aandacht moet besteden aan hoe je iets zegt, hoe je erbij staat of hoe je erbij kijkt. En in tweede instantie hoe je middelen gebruikt die jouw woorden kracht bij moeten zetten, zoals beelden, of presentaties in Powerpoint of Keynote.

4 2. Voorbereiding Voor dat je je presentatie gaat houden bereid je je goed voor. Bedenk daarbij: Voor wie houd ik mijn presentatie? Wat is de doelgroep? Kan ik hen van te voren vragen naar hun verwachting? Zo nee, vraag het dan voordat je met je presentatie begint! Je laat zien dat je hun wensen serieus neemt en je toehoorders daadwerkelijk centraal stelt. Welke zaken spelen een rol: leeftijd, opleidingsniveau of kennis van mijn onderwerp? Hoeveel mensen worden er verwacht? Moet ik ze overtuigen of voorlichten? Wat zal hen interesseren en wat niet? Hoe kan ik verbinden los van de inhoud? Wat pakt hen? Ga ik met hen in gesprek, las ik tijd in voor vragen? Tip: Pas je manier van spreken en taalgebruik aan, aan je publiek. In welke context ben ik daar? Zijn er meer sprekers? Als ze over hetzelfde onderwerp praten, probeer dan overlapping te voorkomen. Moet (en wil) ik aangekondigd worden? Op welke wijze? Maak een presentatie waar duidelijk de hoofdlijnen in staan. Bedenk dat beeldmateriaal een hulpmiddel is en niet de drager van jouw presentatie, want dat ben je zelf. Zodra je alles in de grondverf hebt gezet kun je gaan oefenen. Voor de spiegel, of voor iemand die jou kan voorzien van tops en tips. Oefen de structuur van je presentatie en ook de toon die je gebruikt. Leer de sleutelzinnen desnoods uit je hoofd, zodat die er goed en natuurlijk uitkomen. Gebruik het papier of de bullets van je presentatie alleen als reminder en niet om alles voor te lezen. 3. Presentatie maken De inhoud Begin Midden Eind Ook al ben je goed bekend met jouw onderwerp, toch kan het een hele opgave zijn om er een helder en inspirerend verhaal van te maken. De bedoeling van elke presentatie moet zijn dat je mensen raakt met wat je zegt en laat zien. Elk verhaal heeft een Begin, een Midden en een Eind. Dit is de eenvoudigste structuur die je kunt aanhouden. Alvorens de inhoud van de structuur vast te leggen is het goed om eerst met jezelf te brainstormen. Deze brainstorm kun je vastleggen in een mindmap. Ga als volgt te werk: Benoem jouw onderwerp; Kies een invalshoek en verwoord de kern in één korte zin; Bedenk termen, associaties en zaken die met jouw onderwerp te maken hebben. Zet er nog geen rem op; Kies uit alles wat je hebt bedacht en hebt geschreven 5 kernwoorden; Denk na over Begin-Midden-Eind. Bedenk een aantrekkelijk Begin; een zin of een vraag die prikkelt; Maak van de 5 kernwoorden een inhoudelijk deel dat je in het Midden kan vertellen; Bedenk een uitsmijter voor het Eind die blijft hangen bij het publiek;

5 Kies hoe je het gaat vormgeven en welke uitstraling het moet hebben. Let bij de afronding op een logische indeling met heldere overgangen. Als jouw onderwerp gepaard gaat met veel jargon en technische uitleg, bedenk dan alvast hoe met welke woorden je dat brengt aan jouw toehoorders. Gebruik dus directe en eenvoudige taal die voor jouw doelgroep toegankelijk is. Laten we ervan uitgaan dat je je presentatie in ongeveer 20 minuten gaat doen. Dat is de tijd dat je mensen gemiddeld geconcentreerd aan jouw verhaal kan binden en je nog tijd overhoudt voor vragen of discussie. Hoe ga je deze 20 minuten invullen? Duurt het langer dan 20 minuten? Zorg dan voor interactiemomenten! Beelden Mensen onthouden informatie veel beter als ze niet alleen horen maar ook zien. De meeste sprekers kiezen daarom voor ondersteuning in de vorm van een Powerpoint- of Keynote presentatie. Vaak in een combinatie van tekst en beeld, zoals foto s, illustraties, film- of geluidsfragmenten. Je kunt je ook beperken tot alleen beeld en /of geluid. Kies je beelden in elk geval zorgvuldig en bedenk: soms is een enkel beeld sterker dan een hele tekst. Zoek dus beelden die mensen raken en persoonlijk zijn. Vermijd gebruik van standaardillustraties maar zoek bijv. op als er geen eigen materiaal voorhanden is. Tekst Als je tekst gebruikt, doe dat in een lettertype dat groot genoeg is: van minimaal 24pt tot ongeveer 34pt (voor een grote zaal). Gemiddeld zou je dus 30pt kunnen aanhouden. Zet de woorden of korte zinnen puntsgewijs onder elkaar en vermijd lange zinnen en te veel jargon. 4. Presentatie houden Stem en lichaamstaal Jouw authenticiteit is de kracht en ook het geheim van een geslaagde performance. Daarvoor moet je weten wie je bent: hoe kom ik over op een (neutraal) publiek en hoe wíl ik overkomen? Een regel daarbij is: De Ontvanger Bepaalt. Dat wil zeggen dat jouw toehoorders de waarde en geloofwaardigheid bepalen van jouw performance. Ook al bedoel je het misschien niet zo, als jij voor het publiek onzeker of arrogant overkomt zul je daar iets mee moeten doen. Tip: Breng je lichaamstaal in overeenstemming met je woorden en maak daarin keuzes. Stel je daarbij de vraag: wat is mijn kracht en wat is minder sterk? Er zijn dingen die je misschien niet bewust doet, zoals veel bewegen, om de 2 woorden..eh..zeggen etc. En sterke dingen zoals je gevoel voor humor, of een goede dictie. Als je deze dingen beheerst en dus bewust gaat aanwenden, kun je ook een keuze gaan maken in je repertoire aan verbale en non-verbale middelen. Bij een bepaald onderwerp hoort misschien een vlammend betoog, bij een ander juist een ingetogen manier. En als je de derde spreker op rij bent en de energie bij het publiek is weggezakt, zul je ook daar iets mee moeten doen. Tip: Blijf tijdens je presentatie in het Hier en NU. Hoe goed je je ook hebt voorbereid, je zult altijd moeten blijven openstaan voor wat er Hier en Nu aan de hand is. Het maakt je performance krachtiger als je kunt inspelen op de vragen van het publiek en sfeer in de

6 zaal. Hier en Nu betekent ook dat je jezelf kunt corrigeren. Hoe gebruik je je stem, hoe sta je erbij en hoe kijk je? Als je je bewust bent van je omgeving kun je jouw manier daaraan aanpassen. De stem C est le ton qui fait la musique. Aan iemands stemgeluid kunnen we vaak horen met wat voor persoonlijkheid we te maken hebben. Sommige stemmen vinden we vervelend, andere juist prettig. Wat is het dat we in het stemgeluid beoordelen? Gaat het om de toonhoogte waarop iemand zijn stemgeluid laat klinken, of om het volume? Of horen we spanning in het stemgeluid? Wees je allereerst bewust van jouw eigen stemgeluid. Hoe klinkt het en hoe komt het over bij de ander? Spreek je met een zwaar accent, articuleer je slecht? Heb je van nature een warme stem? Ben je van nature geneigd zacht te praten, zet je volumeknop dan iets harder als mensen aangeven jou slecht te verstaan. Plaats je zinnen naar de laatste rij van de zaal, zodat iedereen het goed kan verstaan. Als je twijfelt, vraag het gewoon aan jouw toehoorders. Als je zorgt voor voldoende afwisseling in toonhoogte, luidheid en tempo wordt je manier van spreken levendiger. Bepaalde sleutelzinnen of termen die belangrijk zijn in je betoog kun je op allerlei manieren uitspreken. Experimenteer eens voor jezelf met hoe je dat kan uitspreken; tot je een intonatie te pakken hebt, die goed voelt. C est le ton qui fait la musique! Lichaamstaal Bij een presentatie is het van belang om behalve je stem en intonatie, ook je lichaamstaal goed af te stemmen op de inhoud van je woorden. Onder lichaamstaal wordt verstaan: houding status mimiek gebaren de plaats timing Houding Het is goed om te weten wat jouw neutrale houding is, want dat kan je als vertrekpunt nemen. Ga recht en ontspannen staan, met je handen langs je lichaam. Kijk het publiek aan met een open blik. Voor wie moeite mee heeft met een neutrale houding volgt hier een aantal tips: je voeten onder je heupen en wijzen naar voren; gewicht is verdeeld over beide voeten; zet je knieën niet op slot; je rug is recht (kantel je bekken iets naar voren); je kin wijst iets naar beneden, terwijl je kijkt op ooghoogte of in de richting van je toehoorders. Van hieruit kun je alles doen wat nodig is: lopen, bewegen, stilstaan. Zolang dit bewuste en duidelijke bewegingen zijn is het een versterking van jouw woorden. Van sommige zaken zijn mensen zich niet bewust:

7 wippen, ijsberen en tics, die onzekerheid of nervositeit aangeven. Probeer deze zoveel mogelijk te beheersen en zet jezelf daarbij niet op slot. Status Je geloofwaardigheid van jou als spreker wordt voor een deel bepaald door je status. Hoeveel gewicht leg je in de schaal. Het is interessant om van jezelf te weten wanneer je status hoog of laag is. Het kan zijn dat je vooraf een hoge status hebt, doordat je een autoriteit bent op het gebied van jouw onderwerp. Tijdens de presentatie moet je die autoriteit natuurlijk ook uitstralen. Dat kan op vele manieren. De natuurkundige Stephen Hawking heeft tot 2008 presentaties gegeven vanuit zijn rolstoel, met behulp van een spraakcomputer. Op vele manieren wijkt zijn performance af van de meeste presentaties en toch heeft hij een hoge status. Zijn eigenheid, doorzettingsvermogen en kennis dwingen respect af en zijn daarin dus doorslaggevend. Als we kijken naar status in het algemeen, dan ervaren mensen een zelfverzekerde houding als hoge status en een onzekere als een lage status. Een hoge status is niet per definitie beter dan een lagere. Je kunt ervoor kiezen om een lagere status aan te nemen om je publiek beter te bereiken. Door bijvoorbeeld naast je toehoorders te gaan zitten, als een gelijke met hen te praten en ondertussen iets uit te leggen. Zolang het een keuze is kan het jouw performance versterken. Mimiek Wat kun je lezen op iemands gezicht? Dan hebben we het over gelaatsexpressie, oogcontact, de kijkrichting, maar ook over blozen, verbleken of transpireren. Met name oogcontact is als non-verbaal aspect van groot belang in 1 op 1 gesprekken. Bij een presentatie is hierbij de kijkrichting van belang. Soms sta je in het volle licht en zie je je publiek nauwelijks. Door in hun richting te kijken, voelt men zich toch direct aangesproken. Plaats je tekst, op een gecontroleerde manier, naar alle kanten waar het publiek zit. Gelaatsexpressie is de meest directe manier om gevoelens te vertalen, zoals blijdschap, verbazing of woede. Als het in overeenstemming is met jouw woorden kan het kracht uitstralen en je boodschap versterken. Emotie tonen kan belangrijk zijn. Het geeft je eigen betrokkenheid aan bij het onderwerp en het emotioneert ook de toehoorders. Gebaren Gebaren kunnen heel verschillende betekenissen hebben. Bepaalde gebaren horen bij het dagelijks verkeer (zwaaien als groet). Andere gebaren zijn wat onbepaald. Ze geven bijv. aan dat je het maar zo zo vindt, of juist fantastisch. Het kan jouw betoog verlevendigen en de mate van passie aangeven die je voor een bepaald onderwerp voelt. In die zin kan het je woorden kracht bijzetten en kun je op die manier de aandacht op jou gevangen houden. In bijv. Italië gebruiken ze over het algemeen meer armgebaren dan in Nederland, dus culturele achtergrond speelt hierin ook een grote rol.

8 Plaats Hieronder valt de afstand tussen de gesprekspartners. Over het algemeen is het zo: hoe groter de afstand, hoe onpersoonlijker de relatie. Je kunt hierin vier zones onderscheiden: 1. de intieme zone: iemand staat letterlijk dicht tegen je aan. Dit staan we over het algemeen maar bij enkelen toe; 2. de persoonlijke zone: er is ongeveer een halve armlengte afstand. Dit zijn over het algemeen de mensen met wie je goed kunt opschieten; 3. de sociale zone: tot een armlengte afstand. In deze zone spelen zich de meeste contacten af. Kijk maar naar de opstelling van balies, kassa s en de afstand die je hanteert ten opzichte van collega s en klanten; 4. de publieke zone: mensen die je niet kent. Er wordt voldoende afstand ingebouwd. In het algemeen bevinden we ons bij een presentatie in de publieke zone. Door je woorden of manier van spreken kun je de afstand tussen jou en het publiek toch verkleinen en een intieme sfeer creëren. Of door iemand uit het publiek rechtstreeks aan te spreken, want vaak voelen andere toehoorders zich daardoor ook aangesproken. Als het mogelijk en functioneel is kan je ook fysiek de afstand verkleinen door naar iemand toe te lopen. Timing Elke acteur en cabaretier weet dat timing een belangrijk wapen is om het publiek daar te krijgen waar hij of zij het hebben wil. Timing heeft te maken met de snelheid (of traagheid) waarmee je je tekst brengt en het gebruik van ingevulde stiltes. Bij een goede timing is het publiek heel actief betrokken. Voorbeeld: Je komt in je presentatie aan bij de kern van wat je wilt zeggen. Laat, voordat je een sleutelzin uitspreekt, even een stilte vallen, terwijl je het publiek aankijkt. Spreek de zin iets langzamer uit dan het tempo dat je daarvoor hebt aangenomen en het publiek begrijpt dat er iets belangrijks wordt verteld. Ook het tempo waarin je een woord of een zin uitspreekt is dan belangrijk. Je verhoogt je geloofwaardigheid als je dit op een natuurlijke manier kan doen. Sommige mensen voelen dit van nature aan; voor de meesten is de tip: oefen het en vraag feedback om je zelf te verbeteren.

9 Nog wat laatste algemene Tips Maak contact Voor het publiek (en voor jezelf) is een goede start van belang, want zo zet je de toon. Als je jezelf voorstelt, doe dat dan spontaan en los van het papier, wat je misschien in je handen hebt. Een ijsbreker of positieve opmerking naar het publiek of organisatie kan ook helpen. En, laat direct jezelf zien en verschuil je niet achter een façade! Wat zijn jouw unieke presentatievaardigheden? Iedereen heeft zijn eigen unieke talenten: humor, charisma, kennis, empathische uitstraling, hoge gunfactor, directheid, openheid, groot schakelvermogen etc. Wees je bewust van jouw eigenheid en zet deze optimaal in. Heb je valkuilen? Bedenk hoe je deze gaat voorkomen? Wat of wie gaat je geheugensteun zijn? Jij staat centraal, maar bent niet het belangrijkste! Ondanks dat jij een centrale rol neemt bij het presenteren, ben jij niet het belangrijkste. Je doet het voor je toehoorders, dus zet hen altijd centraal. Zowel in je voorbereiding, in je mentale voorbereiding als tijdens de daadwerkelijke presentatie. Klanten willen graag het gevoel belangrijk te zijn, dus maak ze dat dan ook door ze centraal te stellen. Aantekeningen Als geheugensteuntje is het goed als je van tevoren wat steekwoorden opschrijft, die je gebruikt tijdens de presentatie. Fouten maken mag! Een verspreking of een verkeerde slide zijn zaken die kunnen gebeuren. Accepteer dat het even fout gaat en corrigeer jezelf. Blijf in elk geval ontspannen en zie er de humor van in. Een fout kan zo ook juist een goede wending geven aan je presentatie. Neem de tijd Haal rustig adem, neem zo nu en dan een pauze in je verhaal, zodat het publiek op adem kan komen of eventueel kan reageren. Humor Humor kan een wapen zijn om zware onderwerpen wat te relativeren en om de aandacht op een positieve manier vast te houden. In de voorbereiding kun je al bekijken waar hiervoor kansen zijn. Spontane invallen kunnen zo mogelijk nog beter werken, dus probeer je hiervoor open te stellen. Feedback Als je iemand hebt die jou feedback kan geven na je presentatie, maak daar dan gebruik van. Hierdoor kun je jezelf steeds verbeteren.

10 Ga ervoor Je hebt jezelf goed voorbereid en je staat helemaal achter jouw onderwerp en presentatie. Laat je dus niet uit het veld slaan door kritische blikken en vragen vanuit het publiek, of dingen die je niet had verwacht. En we eindigen met waar we mee startten: Creëer altijd beweging: wat wil jij dat je publiek doet/denkt aan het einde van jouw presentatie?!