plan van aanpak financieel beheer VWA

Transcriptie

1 plan van aanpak financieel beheer VWA Januari 2005 P.C. Pegels Drs. R. de Lange RC Drs. G.A.M. Willemsen

2 1. CONTEXT FINANCIEEL EN MATERIEELBEHEER VWA OPDRACHT EN DOELSTELLING RELATIES MET ANDERE PROJECTEN ORGANISATIE EN VERANTWOORDELIJKHEDEN AANPAK SAMENVATTING T EKENBLAD TABELLEN TOETSINGSKADER FINANCIEEL EN MATERIEELBEHEER INTERNE ORGANISATIE ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE BEGROTINGSBEHEER VERPLICHTINGENBEHEER BEHEER PERSONELE UITGAVEN BEHEER MATERIËLE UITGAVEN AANSTURING UITVOERENDE DIENSTEN BEHEER DOOR TE BEREKENEN ACTIVITEITEN, KOSTEN EN PRODUCTEN VOORSCHOTTENBEHEER VORDERINGENBEHEER BEHEER ONKOSTENDECLARATIES BETALINGSORGANISATIE MATERIEELBEHEER FINANCIËLE ADMINISTRATIE INFORMATIEBEVEILIGING VERANTWOORDING FINANCIËLE INFORMATIE KOSTPRIJSMODEL VERMOGENSBEHEER

3 1. CONTEXT FINANCIEEL EN MATERIEELBEHEER VWA Een ov erheidsorganisatie kan er voor kiezen een onderdeel van die organisatie tot een dienst die een batenlastenstelsel voert om te vormen. De belangrijkste redenen hiervoor zijn vergroting v an de doelmatigheid en kw antificering v an de bijdrage v an dat organisatieonderdeel aan de ov erkoepelende beleidsdoelstelling. Om de erkenning te krijgen van een dienst die een baten-lastenstelsel voert is het nodig een aantal analyses uit te v oeren, afspraken te maken, processen vast te leggen, producten vast te leggen en de administratie daarop in te richten. Dit is vastgelegd in de instellingeisen v an het Ministerie v an Financiën. De Voedsel en Waren Autoriteit (VWA) heeft de ambitie per 1 januari 2006 de bedoelde erkenning te v erkrijgen. Hiertoe is een projectorganisatie opgezet, bezet met VWA-ers. Verschillende w erkgroepen hebben aan de instellingeisen gewerkt; dit is vastgelegd in een aantal notities. Hieronder staat in overzicht welke notities beschikbaar zijn. Al deze notities zijn bedoeld v oor de betrokken partijen, bestaande uit secretaris-generaal (SG), directeuren-generaal (DG s), beleidsdirecties, DG VWA, VWA-managementteams en deels VWA-staf. Enige kennis van een baten-lastendienst w ordt daarmee bekend v erondersteld. Hiertoe is aan de VWA-betrokkenen een cursus gegeven door de Rijksacademie v oor Financiën en Economie in Alle notities betreffende de instellingseisen staan in het v olgende overzicht naast elkaar benoemd. Ook is er een managementsamenvatting beschikbaar. omgev ingsanalyse producten en diensten beschrijv ing processen kostprijsmodel kw aliteitsindicatoren p&c cyclus risicobeleid pv a openingsbalans PVA FINANCIEEL BEHEER pv a baten-lasten administratie pv a resultaatgericht besturen accountantsv erklaring Om de overgang naar een baten-lasten dienst te maken, moet het financieel beheer worden aangepast. Dit projectplan beschrijft de hiervoor uit te voeren activiteiten. Gezien het feit dat de verschillende VWA onderdelen reeds beschikken over een baten-lasten administratie 1 is dit plan met name gericht op de integratie en afstemming v an het bestaande financieel beheer ten behoev e v an de VWA Daarnaast zijn de maatregelen zoals die door de VWA onderdelen, mede op grond v an de accountantscontrole over 2003 en 2004 (baseline onderzoek), zijn opgesteld afzonderlijk in dit plan van aanpak opgenomen. Hierv oor zijn de v olgende documenten gebruikt: Audit actielijst 2004 en 2003 Algemene Rekenkamer t.a.v. LNV Audit actielijst 2003 Algemene Rekenkamer t.a.v. VWS Auditrapportages AD LNV 2003 en 2004 Auditrapportage AD VWS 2003 Het financieel beheer is primair gericht op rechtmatige besteding v an begrotingsgelden, de v olledigheid van de opbrengstv erantw oording en een betrouwbare v erantw oording ov er deze opbrengsten. Het financieel beheer w ordt ondersteund door v erschillende administratiev e systemen van de VWA/RVV, de VWA/Kv W en de VWA/CE, de procedures en w erkinstructies en de managementrapportages voor sturing en verantwoording van de verschillende processen. 1 een pva batenlasten administratie wordt verondersteld met dit pva financieel beheer te zijn gedekt. 3

4 Het toetsingskader financieel en materieel beheer v an het ministerie v an Landbouw, Natuur en Voedselkw aliteit is als uitgangspunt genomen v oor de behandeling van alle aspecten v an het beheer. Dit heeft geleid tot een sy stematische en controleerbare beoordeling van het financieel beheer binnen de VWA. Opgemerkt is dat het toetsingskader algemeen geschrev en is voor alle diensten van LNV en niet specifiek voor uitv oerende diensten die een baten-lasten stelsel voeren. Bepaalde aspecten uit het toetsingskader w orden daarom geïnterpreteerd naar de geest en niet naar de letter. De onderw erpen die voor de baten-lastendienst VWA v an toepassing zijn, w orden onderstaand per onderdeel aangestipt. De genoemde maatregelen gelden v oor alle drie de VWA-organisatieonderdelen, tenzij anders aangegev en. Alleen die onderdelen die aangepast of eventueel v erbeterd dienen te worden zijn opgenomen: het toetsingskader omvat dus meer aspecten dan hier behandeld w orden. In de contex t van de VWA geldt verder dat doordat alle drie organisatieonderdelen al de (tijdelijke) baten-lasten status hebben - veel zaken al in zekere zin geregeld zijn. Voor het merendeel van dit plan van aanpak geldt daarom dat de maatregel bestaat uit updaten, samenv oegen of omvormen naar LNV-standaard. Resumerend wordt per onderw erp, per aspect toegelicht w ie w anneer welke maatregel neemt. Voor een juiste beeldvorming v an de contex t is het van belang te realiseren dat er tw ee mogelijk risico s zijn die samenhangen met het financieel beheer. Ten eerste is dat het niet verkrijgen v an een goedkeurende accountantsv erklaring ov er In maart 2005 is dat bekend. Het risico w ordt als klein ingeschat, maar valt natuurlijk nooit uit te sluiten. Ten tw eede is dat het departementaal moratorium van toepassing verklaard kan worden indien het financieel beheer van overige baten-lasten diensten van LNV als onvoldoende w ordt aangemerkt. Dit ligt buiten de inv loedsfeer van de VWA, maar het is mogelijk van grote invloed op de organisatie. 1.1 Opdracht en doelstelling Onder opdrachtgev erschap van de directeur Bedrijfsv oering en Bestuursondersteuning (B&B) is er v ia de projectgroep baten-lasten v orming een werkgroep samengesteld die de v olgende opdracht gekregen: Draag zorg voor het voldoen aan de eisen v oor het financieel beheer VWA per 2006 en stel een plan van aanpak op w aarin w ordt beschreven hoe aan deze eisen v oldaan zal worden. De aanbevelingen uit de rapportages v an de auditdienst over het jaar 2003 en 2004 v erdienen daarbij bijzondere aandacht. De doelstelling v an het project is er voor zorg te dragen dat de VWA per 1 januari 2006 een ordelijk financieel beheer kan voeren, zonder kwantitatieve of kwalitatiev e tekortkomingen. Tevens dient het financieel beheer zodanig opgezet, gecommuniceerd en getest te worden dat het beheer de vorming v an een baten- lastendienst niet in de weg staat. 1.2 Relaties m et andere projecten Er loopt in 2005 een aantal horizontale projecten, projecten gericht op gebruik in de gefuseerde, toekomstige, organisatie. 4

5 Dit plan v an aanpak heeft daar de volgende relaties mee: 1. Project kostprijsmodel: in het project kostprijsmodel wordt de basis gelegd voor de inrichting v an de financiële administratie. De in het project gedefinieerde kostensoorten, kostenplaatsen en kostendragers worden in de grootboekstructuur v an de financiële administratie v astgelegd; 2. Planning en control agentschap VWA: de in dit project gedefinieerde uitgangspunten inzake de planning- en controlcy clus vormt de basis voor de beschrijving van de Administratiev e Organisatie (AO)/Interne Controle (IC) en de inhoud en v orm van de managementrapportages; 3. Onderzoek financiële administratie; actiepunten toev oegen aan dit plan; 4. Onderzoek primaire systemen: gev olgen v oor koppelingen naar Financieel Administratief Pakket (FAP); 5. Inrichting regionale functie bedrijfsv oering: uniformering binnen de hele organisatie. De VWA is een reorganiserende fuserende organisatie in Dit betekent dat de coördinatie en organisatie van de uitv oering van dit plan van aanpak v oor uniform financieel beheer meer aandacht vraagt dan in een niet-fuserende reorganiserende w erkomgeving. 1.3 Organisatie en verantwoordelijkheden In de samenvatting in paragraaf 1.5 is per onderwerp aangegev en wat de belangrijkste zaken zijn, wie daarvoor v erantw oordelijk is en wanneer de maatregelen genomen moeten zijn. Belangrijkste spelers zijn de drie afdelingen Financiën, Planning en Control, en de afdeling Kwaliteit, Arbo en Milieu; ook het hoofd Personeel en Organisatie (P&O) is voor een aantal aspecten v erantw oordelijk. De verantw oordelijkheid voor het toezicht op de overall voortgang v an het pv a financieel beheer als onderdeel v an het traject baten-lasten v orming ligt bij de directeur Bedrijfsvoering & Bestuursondersteuning (B&B). De v erantw oordelijkheid voor de planning en de feitelijke coördinatie tussen de onderdelen v an het traject baten-lasten v orming ligt bij de projectleider van dat traject. De projectleiders v an meerdere grote organisatiev eranderingstrajecten nemen zitting in het zgn. projectenbureau. Afstemming, samenw erking en het stroomlijnen van de besluitv orming in deze afzonderlijke projecten wordt door dit bureau gegarandeerd. De verantwoordelijkheid voor het uitzetten v an de activiteiten uit dit plan van aanpak en de tijdige oplev ering van zaken ligt bij de projectleider van het baten-lasten traject in ov erleg met de aanleverende partijen, en dat zijn de in de tabellen genoemde (hoofden v an) afdelingen. Via deze verantw oordelijkheidslijnen wordt ook een communicatie- en opleidingstraject v erzorgd v oor de implementatie v an de maatregelen uit dit plan. De controle van de v oortgang door ex ternen is in handen v an de Auditdienst v an LNV. De auditdienst zal bij haar controles aandacht besteden aan de voortgang v an de acties die v oortkomen uit dit plan v an aanpak en hier aandacht aan besteden in haar rapporten. 1.4 Aanpak De achterliggende gedachte bij dit plan van aanpak is dat de tw ee werkmaatschappijen VWA/RVV, VWA/Kv W en de Centrale Eenheid w orden samengev oegd tot één organisatie, qua bestuur en beleid, wat betreft organisatie en huisvesting, qua werkwijze en het beheer. Het adagium voor het financiële beheer is daarmee harmonisatie, in de betekenis v an één samengaand geheel maken. Per onderwerp is nergens expliciet aangegev en dat harmonisatie de bedoeling is, veelal zijn de maatregelen operationeler en meer precies benoemd. 5

6 Uit dit plan v an aanpak v olgt een groot aantal actiepunten die in 2005 uitgev oerd w orden. De aard v an de actiepunten is deels eenmalig: één keer regelen, v oor langere tijd goed. Deze activ iteiten zullen v ia het zgn. projectenbureau w orden gecoördineerd. Er zijn ook actiepunten die na instelling een periodieke aandacht vragen op basis v an periodieke informatie. Deze w orden ondergebracht in de P&C format, op basis van de behoefte van het MT. Dit zal met name v an belang zijn v oor de interne informatiev oorziening van de VWA. 1.5 Sam envatting In deze paragraaf is per onderwerp een samenvatting w eergegev en v an de actiepunten die v oor 2005 uitgew erkt dienen te w orden. In de tabellen van hoofdstuk twee zijn dezelfde onderwerpen en actiepunten in het toetsingkader financieel en materieelbeheer geplaatst. Op de samenvatting v olgt het zgn. tekenblad, w aarmee de DG VWA, de directeur Financieel Economische Zaken en de directeur Departementale Auditdienst van de LNV hun akkoord geven op dit plan. Deze ondertekening geldt het plan met uitzondering van de tabellen v an hoofdstuk tw ee. Het v erschil tussen de samenvatting in deze paragraaf en de tabellen is dat in de samenvatting de belangrijkste actiepunten zijn opgenomen, terw ijl in de tabellen ook een inv entarisatie van reeds bestaande zaken beslaat. Aangezien de Auditdienst deze inv entarisatie en de beweringen die daarmee geïmpliceerd worden niet heeft getoetst, vallen de tabellen buiten de ondertekening. Een ondertekening zou immers een akkoord v erklaring op niet gecontroleerde zaken zijn, terwijl die zaken bij de controle ov er 2004 w eer aan de orde komen. Interne organisatie De beschrijv ingen v an functies, taken, v erantw oordelijkheden en bevoegdheden zijn aanw ezig, maar ze zijn niet uniform ingericht. Vanuit het Voorlopige Organisatie Besluit (VOB) en het daarop v olgende Organisatie Besluit (OB) v olgen de nieuwe functies en de daaraan gekoppelde taken, v erantwoordelijkheden en bevoegdheden. Inzake de delegatie v an taken, v erantw oordelijkheden en bevoegdheden geldt dat deze niet meer aan de laatste eisen v oldoen. Reden hierv an is o.a. de ov ergang v an het Ministerie van VWS naar het Ministerie v an LNV waardoor een nieuw e mandaatregeling opgesteld dient te w orden. In deze regeling wordt dan ook direct uitgegaan v an de nieuw e situatie per 1 januari De beschrijv ingen v an functies, taken, bev oegdheden en v erantw oordelijkheden per 1 januari 2006 zijn na formalisatie v an het VOB tot OB gereed. Voor het onderdeel mandateringsregeling dienen echter wel acties te worden ondernomen. Binnen de VWA zijn deze taken die bestaan uit het opstellen van een nieuw e mandaatregeling, het updaten v an de werkinstructies en het actualiseren van de handtekeningen- en parafenlijst belegd bij de afdelingen P&C v an de VWA/CE en de VWA/KvW. De planning is dat deze werkzaamheden uiterlijk aan het einde v an het eerste kw artaal 2005 gereed zijn. Administratieve organisatie De beschrijv ing v an de administratiev e organisatie is grotendeels aanw ezig, deze dient echter nog ge-update te w orden en waar nodig te w orden aangevuld. Verantw oordelijk v oor deze aanpassingen is het bureau Kwaliteit Arbo en Milieu (KAM) waar het project Administratie Organisatie (AO) is belegd. De planning is dat met deze acties gestart kan worden zodra de kwartiermakers 2 zijn benoemd, dat is in de tw eede helft v an maart Dit project is afgerond per 1 oktober kwartiermakers zijn functionarissen die de nieuwe afdelingen binnen de directie B&B vorm moeten geven. 6

7 Verplichtingenbeheer Op dit moment wordt bij zow el de VWA/CE als de VWA/Kv Whet financiële pakket FAP geïntroduceerd en geïmplementeerd. Dit pakket wordt al bij de VWA/RVV gebruikt voor onder andere de registratie en het beheer van de v erplichtingen. De werkzaamheden voor dit plan van aanpak bestaan uit het samenv oegen van de v erschillende w erkwijzen en uniformeren in het nieuw e financiële pakket. Concreet betekent dit dat de VWA met de Purchase Order Procedure-module v an het financiële pakket zal gaan werken. Planning is dat deze werkzaamheden in het eerste halfjaar v an 2005 zijn uitgev oerd. Hierv oor is een project onder ex terne leiding opgestart, aangestuurd v ia de afdeling P&C VWA/Kv W. Beheer personele uitgaven Het beheer v an de personele uitgav en is nu op verschillende wijzen samengesteld. Bij de verschillende onderdelen v an de VWA is het beheer w el vastgelegd maar niet onderling uitw isselbaar. De w erkzaamheden op dit gebied zullen dan ook bestaan uit het samenvoegen, aanv ullen van de bestaande procedures conform het beleid van LNV middels de P-v erificatie procedure. Ook zal het aanv ragen van dienstreizen specifieke aandacht krijgen. De planning om de w erkzaamheden afgerond te hebben ligt in het eerste halfjaar van 2005, de verantw oordelijkheid daarv oor ligt bij het hoofd P&O VWA. Beheer m ateriële uitgaven Bij alle onderdelen van de VWA is dit beheer aanwezig en beschreven in de div erse procedures. Deze sluiten niet op elkaar aan of zijn (nog) niet conform de eisen en wensen v an LNV. Actiepunten zijn om de aanwezige procedures op elkaar af te stemmen en op een lijn met LNV te brengen. Deze acties w orden uitgezet v ia het projectenbureau en dienen in het eerste halfjaar van 2005 afgerond te zijn. De verantw oordelijke hiervoor is de projectleider baten-lasten v orming. Aansturing uitvoerende diensten Eigenaarrelatie: v oor de aansturing van de VWA in 2006 wordt het eigenaarsconv enant tussen SG LNV en DG VWA en het v igerende risicobeleid geactualiseerd. Het conv enant wordt aan het einde v an het proefdraai-jaar (2005) gew ijzigd, het risicobeleid wordt aangev uld v oor 1 maart Opdrachtgev errelatie: de aansturing v anuit de opdrachtgevers loopt v ia het Management Control Systeem (MCS) v an het ministerie v an LNV. Dit houdt in dat middels het op te stellen jaarplan VWA 2006 en de onderliggende managementafspraken en regelingsafspraken afspraken worden gemaakt over de te lev eren producten en diensten en de daaraan verbonden kosten. Periodiek wordt ov er de uitv oering v an deze afspraken gerapporteerd. De eisen v anuit het MCS v an het ministerie v an LNV w orden opgenomen in het MCS van de VWA De v erantw oordelijkheid voor het opnemen van de eisen ligt bij het projectenbureau, i.c. de projectleider baten-lasten v orming en dient in het eerste halfjaar v an 2005 klaar te zijn. Beheer door te berekenen activiteiten, kosten en producten Hiermee w orden interne en ex terne doorberekeningen bedoeld. Er zijn al procedures beschikbaar om de relatie tussen de verwachte en werkelijke ontv angsten te bepalen, echter dienen deze nog te worden geformuleerd tot een concernbrede aanpak. De v erantw oordelijkheid hierv oor ligt bij het projectenbureau; het beheer dient in het eerste halfjaar v an 2005 vastgelegd te zijn. Voorschottenbeheer Er zijn al procedures beschikbaar inzake het v oorschotbeheer, echter dienen deze nog te worden geformuleerd tot een concernbrede aanpak. De verantw oordelijkheid hiervoor ligt bij het projectenbureau en dient in het eerste halfjaar v an 2005 klaar te zijn. 7

8 Vorderingenbeheer Voor de div erse onderdelen v an het v orderingenbeheer geldt dat deze aanwezig zijn, maar deze dienen VWA breed gemaakt en geïmplementeerd te w orden. Deze meeste onderdelen zullen w orden opgelost v ia de implementatie van FAP bij zow el de VWA/CE als de VWA/KvW. Afronding is gepland in het eerste halfjaar v an Beheer onkostendeclaraties Bij alle onderdelen van de VWA zijn procedures hierv oor aanw ezig. Probleem is echter dat er bij de VWA/RVV met een ander systeem w ordt gewerkt dan bij de overige onderdelen. Dit systeem zal niet bij de andere onderdelen ingevoerd w orden. Procedures zullen dus aangepast en waar mogelijk samengev oegd moeten w orden. Uiteraard zullen de meer gedetailleerde werkinstructies v erschillen in verband met het gebruik v an de v erschillende systemen. Ook hierv oor ligt de verantw oordelijkheid bij het projectenbureau en ligt de planning v an de afronding in het eerste halfjaar v an Betalingsorganisatie Er zijn procedures aanwezig voor het uitvoeren van betalingen. Deze dienen samengev oegd te worden, deels zaldat plaatsv inden door de implementatie v an FAP en deels zullen deze aangepast moeten worden. Het aan te passen gedeelte betreft bijv oorbeeld de regionale betalingsbevoegdheid die nog niet in de hele organisatie is doorgev oerd. De autorisaties v oor dergelijke functies worden beschreven in een VWA breed project v oor de procesbeschrijvingen. Afronding eerste halfjaar v an Verantw oordelijkheid hierv oor ligt bij de centrale F, P&C afdeling. Materieelbeheer Een risicoanalyse op materieelbeheer is niet uitgevoerd, echter er zijn wel procedures v oor dat beheer aanw ezig. Deze dienen nog wel aangevuld en samengev oegd te worden. De verantw oordelijkheid hierv oor ligt bij F, P&C, gecoördineerd door het projectenbureau. Ze dienen in het eerste halfjaar 2005 afgerond te zijn. Financiële administratie De procedures voor het administreren van v erplichtingen, betalingen en ontv angsten zijn bij alle onderdelen van de VWA aanw ezig, maar nog niet gelijk aan elkaar. Deels wordt dat v eroorzaakt door v erschillende werkwijzen en deels door v erschillende systemen. De VWA/CE en VWA/Kv W gaan in begin 2005 over naar hetzelfde financiële pakket als de VWA/RVV. Gezien de werking v an dit pakket zullen de procedures hierop afgestemd moeten worden. Aanpassing en samenvoeging van de huidige procedures verloopt v ia het projectenbureau in het eerste halfjaar v an Inform atiebeveiliging Er dienen nog meer procedures v oor informatiebeveiliging volgens het Algemeen Kader Informatiebev eiliging (AKI) te w orden opgesteld. Dit dient projectmatig te w orden opgepakt door de centrale ICT afdeling. De werkzaamheden zullen per project w orden opgelev erd en de planning ligt daarv oor in zow el 2005 als Verantwoording financiële informatie Gezien de verschillende werkwijzen tussen de w erkmaatschappijen en de historische contex t zijn er grote verschillen aanwezig. Het samenvoegen van deze procedures zal een lang, intensief en moeizaam proces zijn. Een aansturing middels het projectenbureau (met een sterke lijn richting F, P&C) is noodzakelijk. Planning is om deze zaken per 1 januari 2006 afgerond te hebben. 8

9 Vermogensbeheer Er zijn geen formele procedures opgesteld om conform de wegw ijzers v an het Ministerie v an Financiën te w erken. Er w ordt in de praktijk wel conform deze richtlijnen gew erkt. Acties zullen dus bestaan uit het opschrijv en v an de huidige w erkwijzen en afstemmen met de richtlijnen. Dit zal v ia het projectenbureau lopen en in het eerste halfjaar v an 2005 afgerond zijn. 9

10

11 2. TABELLEN TOETSINGSKADER FINANCIEEL EN MATERIEELBEHEER 2.1 Interne organisatie Beheersdoelstelling Een interne organisatie w aarbij functies, taken, bevoegdheden en v erantw oordelijkheden zodanig zijn opgezet dat de bedrijfsv oering adequaat is en leidt tot rechtmatige uitbetaling en ontv angsten m.b.t. de begrotingen v an LNV en DGF en betrouw bare informatiev oorziening daarover. OMSCHRIJVING TOELICHTING MAATREGEL VERANT WOORDELIJKE PLANNING 1. Functies, taken, bevoegdheden en verantw oordelijkheden van de directie of dienst zijn georganiseerd volgens het instellingsbesluit (van P&O). Aanw ez ig m aar niet uniform Samenv oegen Volgt uit VOB Voor oktober Het MT heeft een besluit genomen over delegatie v an verantw oordelijkheden, taken en bev oegdheden vastgelegd in een: een actueel mandaatbesluit van de minister actuele functiebeschrijvingen een actuele bevoegdhedenmatrix een actuele handtekeningen- en parafenlijst per functionaris w erkinstructies Kv W: aanw ezig maar v erouderd CE: afwezig RVV: aanwezig maar v erouderd; w erkinstructies aanwezig Opstellen actueel mandaatregel, actualiseren handtekeningenen parafenlijst; Werkinstructies moeten geupdate- en geharmoniseerd F, P&C CE Werkinstructies zijn belegd XX Mandaatregeling z.s.m. maar zeker v oor 31/3/2005; w erkinstructies XX De tijdige realisatie v an het onderwerp mandaatregeling is het belangrijkst. Inhoudelijk is in deze paragraaf het onderwerp taken, verantw oordelijkheden en bev oegdheden materieel. Het is de v raag of het punt Voor de uitv oering v an controles ter plaatse op naleving regelingsv oorw aarden w ordt gebruik gem aak t v an een (v an de autorisatie) onafhankelijke instantie (bijv. AID) v an toepassing is. 11

12 De scheiding tussen het autoriseren, uitvoeren en administreren v an betalingen is een essentiële v oorziening voor een betrouwbare ov erheidsorganisatie. Er is een scheiding tussen de autoriserende en de betalende en registrerende functie. Indien de autoriserende functie direct de grenzen bepaalt van wat er wordt betaald, dan is er geen risico: tussen het laatste fiat en de feitelijke betaling kunnen geen betalingen w orden toegev oegd. XX Zeer belangrijk: is dit w aar! voortgang baselineonderzoek VWA/KvW De AD heeft aanbev elingen gedaan ter verbetering v an de beschrijving van taken, bevoegdheden en verantw oordelijkheden. De bestaande beschrijvingen blijven v ooralsnog gehandhaafd. In het kader v an de reorganisatie worden deze in 2005 opnieuw beschrev en voor de gehele VWA. De gesignaleerde risico s ten aanzien v an de interne beheersing v anwege het vertrek van een begrotingsmedew erker zijn opgelost door het aantrekken v an een nieuwe medewerker. 12

13 2.2 Adm inistratieve Organisatie Beheersdoelstelling is het op doeltreffende en doelmatige wijze verschaffen van duidelijkheid over de opzet v an de bestaande beheers- en controlemaatregelen inzake financieel, materieel beheer, informatiebev eiliging en de totstandkoming van VBTB-prestatiegegev ens. OMSCHRIJVING TOELICHTING MAATREGEL VERANT WOORDELIJKE PLANNING 9. De administratiev e organisatie is toegankelijk vastgelegd en up to date met daarin minimaal: de onderhoudsprocedure v oor de AO zelf, werkinstructies, checklists de ov erdrachtsprocedure aan belanghebbenden interne organisatie begrotingsbeheer v erplichtingenbeheer (subsidiebeheer) beheer personele uitgaven beheer materiële uitgav en (aansturing uitvoerende diensten) beheer door te berekenen activ iteiten, kosten en producten v oorschottenbeheer v orderingenbeheer beheer onkostendeclaraties betalingsorganisatie Grotendeels aanw ezig Update en aanv ulling op ov erdrachtsproc edure, v erplichtingenbe heer en doorberekening (SLA) Project AO beschrijv ingen v an bureau KAM Na benoeming kwartiermakers 13

14 In deze paragraaf is het aspect beheer door te berekenen activ iteiten, kosten en producten het belangrijkst vanwege het kostprijsmodel en de vorming v an shared serv ice zowel binnen de VWA als daarbuiten. Voortgang baselineonderzoek Het niet opv olgen van aanbeveling van de AD over 2003 inzake de beschrijv ing v an de AO deze aanbeveling kw alificeerde de Algemene Rekenkamer als een onv olkomenheid. Daar waar de AO-beschrijv ingen verbetering behoefden zijn deze aangepast. Bij de verschillende onderdelen v an het financieel en materieel beheer komen deze zaken aan de orde. 14

15 2.3 Begrotingsbeheer Beheersdoelstelling is een juiste, volledige en geautoriseerde directiebegroting. Deze paragraaf dient in een baten-lasten dienst te worden gezien als de financiën, planning en control kant van het jaarplan. De toepassing v an de VBTB-principes bijhet opstellen v an het jaarplan 2006 v erdient aandacht, te meer daar de opdrachtgev ers daar grote belangstelling v oor tonen. Dat betekent expliciet niet de opname v an effectmeting of outcome hierin. Voortgang baselineonderzoek Geen opmerkingen. 15

16 2.4 Verplichtingenbeheer Beheersdoelstelling is het v olledig, tijdig, juist, rechtmatig en geautoriseerd toestaan v an verplichtingen, -betalingen en eindafrekeningen. OMSCHRIJVING TOELICHTING MAATREGEL VERANTWOOR DELIJKE PLANNING 27. Het MT heeft procedures v astgesteld v oor het toestaan v an betalingen op financiële regelingen, welke v oldoet aan de volgende voorwaarden: de autoriserende functie (betalingen toestaan) beschikt ov er een lijst met alle door het MT vastgestelde geprogrammeerde of administratiev e controles op de aanv raag de autorisatie v an de aanv raag (betalingen toestaan) w ordt door tw ee onafhankelijke functionarissen uitgev oerd toestemming tot betaling (v erplichting aangaan of afrekenen) w ordt gegev en nadat alle controles op de aanvraag zijn uitgev oerd de toestemming/verplichting wordt gegeven in ov ereenstemming met de Mandaatbeschikking van de Minister er is een procedure v oor de controle op de juistheid, volledigheid en geautoriseerd zijn van verplichtinggegev ens, inclusief de begrotingscodering daarv an, via datacommunicatiekanalen aan de afdeling FZ (belast met het uitv oeren v an betalingen) openstaande verplichtingen worden op afzonderlijke balansrekeningen die deel uitmaken van de LNV of DGF-boekhouding geregistreerd. Het totaal v an de verlichtingenrekening sluit aan op de specificatie van die v erplichtingen in de onderliggende administratie afw ikkeling van (tussentijdse) verplichtingen v indt binnen de vastgestelde termijn plaats (maximaal 2 jaar of toestemming directeur FEZ) Voor alle drie onderdelen aanw ezig; De boekhouding is uiteraard de VWA boekhouding samenv oegen Via projectenbureau Voor 1/7/5 16

17 De uiterste datum v oor de afw ikkeling van de verplichtingen wordt geregistreerd op zodanige w ijze dat de betrokken verplichtingen kunnen w orden geïdentificeerd en geanalyseerd Voortgang baselineonderzoek VWA/KvW Niet voor alle vaste v oorschotten aan medew erkers is vastgesteld of dit juist is. Aan het eind v an elk kalenderjaar moeten medew erkers een saldobevestiging van de openstaande v ordering ondertekenen. Hiermee is dit punt opgelost. De AD constateerde dat de v erplichtingenadministratie niet uniform is. Door de implementatie van FAP wordt dit probleem opgelost. 17

18 2.5 Beheer personele uitgaven De beheersdoelstelling is de volledige, tijdige, juiste, rechtmatige en geautoriseerde v erwerking (door P&O en RCC) van mutaties in het personeelsbestand. OMSCHRIJVING TOELICHTING MAATREGEL VERANTWOORDELIJKE PLANNING 31. Bij aanstelling, wijzigingen in de aanstelling, ontslag, ziekte en verlof v an personeel w orden de voorschriften van de Directeur P&O toegepast. Ja Samenv oegen cf. LNV Hoofd P&O 1/7/5 32. De controles in het kader v an het toestaan van (mutaties in) salarisbetalingen (autorisatie) zijn verwerkt in een checklist en is goedgekeurd door het management. Toestemming tot het toestaan v an (mutaties in) salarisbetalingen wordt gegev en nadat alle controles zijn uitgev oerd. Autorisatie (v an aanstelling, wijzigingen in aanstelling, ziekte en ontslag) v indt plaats conform de P-Mandaatbeschikking van de Minister De procedures voorzien in een periodieke uitv oering van een aanw ezigheidscontrole. Ja, in AOP Samenv oegen en mogelijke aanv ulling cf. LNV Hoofd P&O 1/7/5 Voor dit onderw erp is het volgen van het v igerende LNV P&O beleid het belangrijkst. Voortgang baselineonderzoek VWA/KvW De AD heeft geconstateerd dat de juistheid en v olledigheid v an de conv ersie van de salarisadministratie v an VWS naar LNV onv oldoende heeft plaatsgev onden. Uit de interne controle bij de kw artaalv erantw oording zijn geen onv olkomenheden geconstateerd. Punt is dus opgelost. De AD constateert dat de regio niet de juiste informatie krijgen om allee doorbelaste salarisbestanddelen te controleren. De regio s ontv angen iedere maand hardcopy informatie op basis waarv an de controle kan plaatsvinden. Hetzelfde geldt v oor informatie over ziektev erzuim uit PeRCC. Ook deze informatie w ordt centraal door P&C in kaart gebracht en gecommuniceerd naar de regio s. 18

19 De bij LNV gehanteerde P-verificatie procedure is bij de VWA/KVW nog niet in gebruik, vanwegen het ontbreken van de daarvoor benodigde informatie. De salariskosten dienen daarom te worden gecontroleerd m.b.v. de bij LNV gehanteerde P-verifcatie procedure. Verantwoordelijk is het hoofd P&O, oplevering voor 1 juli

20 2.6 Beheer m ateriële uitgaven Beheersdoelstelling is het v olledig, tijdig, juist, rechtmatig, doelmatig en geautoriseerd toestaan van verbintenissen/betalingen inzake apparaatuitgav en. OMSCHRIJVING TOELICHTING MAATREGEL VERANTWOORD ELIJKE PLANNING 36. Het MT heeft de procedures v astgesteld v oor inkoop en aanbesteding ov ereenstemming met het LNV-inkoopbeleid. Deze procedure voorziet ten minste in: het opv ragen v an meerdere offertes bij ov ereenkomsten met w aarde v an ten minste gebruikmaking v an het contractenregistratiepakket Contracto van de directie IFA (v oor ov ereenkomsten met een w aarde van ten minste of een meerjarige beheerslast) gebruikmaking v an bestaande, v ia de Directie IFA, v astgestelde departementbrede raamov ereenkomsten toepassing van Europese aanbestedingregels tijdige melding v an v oorgenomen Europese aanbestedingen en gunningen (via de directie IFA) aan het Bureau voor Officiële Publicaties de aanw ezigheid v an een contractcoördinator die het beheer voert ov er de contracten Aanw ezig, maar niet cf. LNV Ja VWA/KvW maakt gebruik van een door de Raad v an Accreditatie geaccrediteerde zelf gebouw de contractregistratie sy steem Ja Ja Aanpassen aan standaard LNV Op één lijn brengen contracten RVV, KVW en CE (procedureel en de contracten sec) Via projectenbureau 1/7/5 39. Er is actuele informatie beschikbaar over de doorlooptijd van ontv angen facturen en de registratie van factuurbetalingen in de financiële administratie. Ja Opnemen in genoemde F,P&C cyclus P&C 1/7/5 20

21 Het belangrijkste onderw erp in deze paragraaf betreft het inkoopbeleid. Niet alleen omdat het niet conform het LNV beleid is, maar met name doordat de huidige regeling klaarblijkelijk toestaat dat niet-geautoriseerde personen zaken bestellen. Hierbij w ordt opgemerkt dat het systeem Contracto geen verplichting is, wel is het van belang een goed en betrouw baar systeem te hanteren. Voortgang baselineonderzoek VWA/KvW De opmerkingen ten aanzien van het herzien v an de inkoopprocedure w orden in 2005 meegenomen op het moment dat de procedures v an de VWA/Kv W en de VWA/RVV in elkaar worden geschoven daarbij rekening houdend met de implementatie v an FAP. Naar aanleiding van de opmerkingen t.a.v. regeling Auto buitendienst is de procedure excessenrapportage beschreven. Het contractenregister is in december 2004 gereedgekomen en zal continu worden geactualiseerd Ten aanzien van het huisvestingsbeheer is nu sprake van een up-to-date standenregister dat actueel w ordt gehouden. 21

22 2.7 Aansturing uitvoerende diensten Beheersdoelstelling is een adequate aansturing van uitv oerende diensten/organisaties door opdrachtgevers w aardoor de kw aliteit en kw antiteit v an de beleidsuitv oering en de informatie daarover voldoende zeker w orden gesteld. Aansturing v an uitv oerende diensten is voor de VWA niet aan de orde. Dit hele artikel wordt gelezen als de gecontracteerde v erhouding tussen de directeurgeneraal en de directeuren Uitv oering (1), Toezichtsbeleid en Communicatie (2), het bureau Risicobeoordeling (3) en Bedrijfsv oering (4). Ook is het van toepassing op de gecontracteerde verhouding tussen de directeur Uitv oering en de vijf regiodirecteuren. OMSCHRIJVING TOELICHTING MAATREGEL VERANTWOORD ELIJKE PLANNING 42. Het MT heeft de afspraken met uitv oerende diensten geformaliseerd en geautoriseerd (conform de nota TRCBBR/2004/174). Deze management- /regelingsafspraken v oorzien ten minste in afspraken over: w ederzijdse v erantw oordelijkheden en bevoegdheden de v erw achte kwaliteit van de beleidsuitv oering (bijvoorbeeld via een goedgekeurd controlememorandum per regeling 3.6, erkend Europees betaalorgaan, ISO-certificering etc.) aanlev ering, vorm, inhoud en frequentie van informatiev oorziening over de beleidsuitv oering (aansluiting op begrotingscyclus) [afspraken over te ondernemen acties bij calamiteiten (aanvraagniveau ligt onv erwacht anders, capaciteitsproblemen bij de uitv oerende dienst, etc)] NVT jaarlijkse informatie over de (aandachtspunten in) kw aliteit van de beleidsuitv oering NVT inv ulling onafhankelijk financieel en technisch toezicht op de kw aliteit v an de beleidsuitv oering (bijvoorbeeld via inzet accountantsv erklaring of andere technische deskundigheid) NVT de financiering van de beleidsuitvoering de periodieke evaluatie v an de afspraak Ja, voor zov er v an toepassing Samenv oegen van w erkzaamheden v oor LNV en VWS in één document per regio Via projectenbureau (F,P&C) 1/7/5 22

23 44. Er is een functionaris die is belast met de aansturing v an de uitv oerende dienst(en). De taakinhoud van deze functionaris bevat minimaal de v olgende elementen: opstellen management- en regelingafspraak en/ of Service Lev el Agreement (SLA) inv ulling toezicht op een adequate inventarisatie v an risico s in de rechtmatige uitv oering van LNV-regelingen, v aststelling beheersmaatregelen en bijbehorende uitvoeringskosten inv ulling toezicht op de blijvende aansluiting v an de informatiev oorziening op de begrotingscyclus inv ulling toezicht op de naleving van afspraken Ja, in VOB benoemd als concern control Volgt uit VOB Per 1/1/6 Het belangrijkste onderw erp uit deze paragraaf betreft de samenvoeging en opschoningen v an bestaande contracten tussen centraal en decentraal. Voortgang baselineonderzoek VWA/RVV DE OPMERKINGEN TEN AANZIEN VAN HET VERBETEREN VAN DE FINANCIAL CONTROL OP UITVOERING REGELINGSAFSPRAKEN HEBBEN GELEID TOT AANPASSINGEN VAN DE ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE. HIERMEE IS DIT PUNT OPGELOST. VWA/KvW Bij kleine inspecties bestaat de mogelijkheid dat onderzoekers de v ragenlijsten inv ullen zonder dat de bedrijv en daadw erkelijk zijn bezocht. In de afspraken centraal-decentraal zou daarover iets kunnen worden opgenomen. Bijv oorbeeld aanv ullende controles van de inspectielijsten met reisdeclaratie, tev ens v erbandlegging met de kilometerstand v an de dienstauto s en het regelmatig wisselen v an de inspectieteams. Daarnaast zou overwogen kunnen w orden, door in dit gev al de VWA/Kv W, om steekproefsgew ijs de bedrijven te benaderen of inspectie heeft plaatsgev onden. 23

24 2.8 Beheer door te berekenen activiteiten, kosten en producten Beheersdoelstelling is het zeker stellen van volledige, tijdige, juiste, rechtmatige en geautoriseerde facturering van door te berekenen activ iteiten, kosten en/of producten. Deze paragraaf is geïnterpreteerd als debiteurenbeheer, intern en extern. OMSCHRIJVING TOELICHTING MAATREGEL VERANTWOORDELIJKE PLANNING 47. Het MT heeft procedures vastgelegd welke voorzien in een aansluiting tussen de primaire registratie v an de te v erwachten ontv angsten met de daadwerkelijk ontvangen bedragen. Ja (VWA/RVV). De VWA/Kv W bepaalt jaarlijks of de te ontv angen vergoedingen ook daadw erkelijk ontv angen zijn. Dit geschiedt extracomptabel Tot concernbrede aanpak herformuleren Via projectenbureau 1/1/6 24

25 48. Het MT heeft procedures vastgesteld procedures ten behoeve van de v olledige, juiste en tijdige facturering w elke ten minste v oorzien in: een primaire registratie, gebaseerd op een van de facturering functioneel gescheiden vastlegging van activ iteiten w aaruit facturering tot stand komt een periodieke beoordeling (door een v an de facturering onafhankelijke functionaris) of facturering v olledig heeft plaatsgev onden; middels afstemming v an facturering in de financiële administratie met de primaire registratie Vaststelling v an factuurbedragen met in achtneming v an de geldende tarieven Controles op de nalev ing v an de wet- en regelgev ing bij de te factureren bedragen (door een van de facturering onafhankelijke functionaris) Goedkeuring van de facturen overeenkomstig het mandaatbesluit (autorisatie) Beheer v an doorlooptijden (tijdigheid facturering) Ja (VWA/RVV) J a, v oor VWA/Kv W: De volledigheid v an de Certsis facturering is onderdeel v an het draaiboek kwartaal afsluiting binnen de VWA/Kv W Tot concernbrede aanpak herformuleren Via projectenbureau 1/1/6 De procedures inzake debiteurenbeheer zijn essentieel voor de continuïteit v an de VWA. Het is in het bijzonder belangrijk dat het debiteurenbeheer aansluit op de categorieën v a de opbrengsten. Dit met het oog op de noodzaak de v olledigheid v an de opbrengsten te kunnen aantonen. Voortgang baselineonderzoek VWA/KvW Bij de v erbandscontrole van de opbrengst certificaten w ordt niet in alle gevallen gemotiv eerd w aarom niet alle certificaten tot een opbrengst leiden. In 2005 zullen bij dergelijke certificaten een v erklaring in het dossier bijgevoegd worden. Kleine inspecties kunnen verantwoord w orden zonder dat daar daadw erkelijk w erkzaamheden tegenov er staan. De AD kwalificeert het financiële risico als beperkt. Er zijn diverse maatregelen in de regio s die dit risico beperken. Met name wordt hier gesteund op de controles door de teamleiders aan de hand v an projectinformatie. Is gezien belang en mogelijkheden voldoende. 25

26 VWA/RVV De aanbev elingen ten aanzien van het v erbeteren v an de facturering van de analy ses van LRVV is opgepakt door middel van een project w aarbij automatisch gefactureerd wordt op basis van uitgev oerde analyses. Tevens zijn de procedures v oor de facturering aangepast. Het project is afgerond. De AD heeft aangegeven dat het systeem v an tijdverantw oording en facturering in opzet accoord is. In het tw eede halfjaar v an 2004 heeft de AD v astgesteld dat de werking v an het systeem ook accoord is. Het in eerste instantie niet opv olgen van de aanbevelingen van de AD ov er 2003 is door de Algemene Rekenkamer gekw alificeerd als een onv olkomenheid De Auditdienst heeft een onderzoek gedaan naar de werking v an Fatijdec/Fafak /FAP. Hier is nog geen rapport voor beschikbaar. 26

27 2.9 Voorschottenbeheer Beheersdoelstelling is het juist, volledig en tijdig administreren en beheren v an ten laste v an de LNV of DGF begroting betaalde v oorschotten. In deze paragraaf is v oorschottenbeheer geïnterpreteerd als v oorschotten v anuit de opdrachtgev ers voor in het jaarplan vastgelegde activ iteiten. Het betreft hierin niet de reguliere w erkzaamheden, maar de out-of-pocket kosten v oor uitbesteed onderzoek. OMSCHRIJVING TOELICHTING MAATREGEL VERANTWOORD ELIJKE PLANNING 51. Het MT heeft procedures vastgelegd welke voorzien in een rechtmatige uitbetaling en afw ikkeling van voorschotten, inclusief de daaraan te stellen zekerheden, zoals vastgelegd in de richtlijn v oorschottenbeheer van FEZ (TRCFEZ/2004/1746 v an 28 mei 2004) De procedures voorzien ten minste in: pas opdracht tot betaling v an v oorschotten w ordt gegev en als aan alle v oorwaarden is voldaan indien zekerheid v anuit een risicoanalyse is v ereist; betaling pas plaatsvindt nadat een geldige zekerheid is ontv angen de v ooruitbetaalde bedragen w orden op afzonderlijke balansrekeningen die deel uitmaken van de LNV of DGF-boekhouding geregistreerd. Het totaal v an de v oorschotrekening sluit aan op de specificatie v an die voorschotten in de onderliggende administratie de v ooruitbetaalde bedragen en alle v erdere relevante details worden geregistreerd op de correcte (voorschotten)rekening De uiterste datum v oor de afw ikkeling van de voorschotten wordt geregistreerd op zodanige w ijze dat de betrokken voorschotten kunnen w orden geïdentificeerd en geanalyseerd afw ikkeling van voorschotten v indt binnen de vastgestelde termijn plaats (max imaal 2 jaar of toestemming directeur FEZ) bij de afw ikkeling v an v ooruitbetaalde bedragen w orden dezelfde controles N iet aanw ez ig; de boekhouding is de concernboekhoudi ng v an de VWA Ja, voorschotten w orden tev ens intracomptabel v astgelegd (VWA/RVV) VWA/Kv W:Voorsc hotten worden pas v erstrekt na goedkeuring door leidinggev enden. Jaarlijks w ordt er door de div erse betrokken medewerkers een document Opstellen Via projectenbureau (F,P&C en BuR) 1/7/5 27

28 uitgev oerd als bij betaalbaarstellingen. ondertekend w aarop de stand v an de v oorschotten v ermeld staat Het is v an belang dat de genoemde procedure z.s.m. wordt opgesteld en v an start gaat. Voortgang baselineonderzoek Aan medew erkers w orden soms(langlopende) vaste voorschotten v erstrekt. Niet in alle gev allen is de omv ang en de juistheid van deze post duidelijk. In de geharmoniseerde procedures zou opgenomen moeten w orden dat bijv oorbeeld periodiek saldobev estigingen naar de medewerkers ter bev estiging v an openstaande vorderingen worden gestuurd of een andere controle maatregel. 28

29 2.10 Vorderingenbeheer Beheersdoelstelling is het juist, volledig en tijdig administreren en beheren v an ten gunste v an de LNV of DGF begroting ingestelde v orderingen. OMSCHRIJVING TOELICHTING MAATREGEL VERANTWOORD ELIJKE PLANNING Er is een functionaris belast de debiteurenadministratie, die uit hoofde v an controle technische functiescheiding, niet is belast met de autorisatie van aanv ragen v oor betaling, registratie en/ of autorisatie v an buiteninv orderingstellingen. In de debiteurenadministratie w ordt een onderscheid gemaakt naar: Bedragen die binnen een redelijke termijn zullen w orden ontvangen Bedragen w aarvoor een juridische procedure loopt Bedragen die waarschijnlijk niet zullen worden teruggekregen (invordering onmogelijk) Ja (VWA/RVV) Ja (Kv W) maakt onderdeel uit v an de kw artaal rapportage. Ja, via statuscodes (VWA/RVV) VWA breed maken VWA breed maken Via projectenbureau Via projectenbureau 1/7/2005 1/7/ De afdeling Financiële Zaken stemt regelmatig de stand van de debiteurenadministratie af met de gegev ens in de operationele systemen. Ja, na elke factureringsbatch VWA breed maken Via projectenbureau 1/7/ De incassoactiv iteiten v inden plaats op basis van een periodieke ouderdomsanalyse. Het MT neemt een besluit tot ov erdracht v an incasso van vorderingen aan de directeur FEZ. Het MT neemt een besluit tot aanv ragen v oor goedkeuring (v oorlopig) buiten invorderingstelling bij de directeur FEZ. Ja (VWA/RVV) Ja, zie afboekingsproced ures debiteuren VWA/RVV VWA breed maken VWA breed maken Via projectenbureau Via projectenbureua 1/7/2005 1/7/

30 Valt thans niet betrouwbaar iets over te zeggen, moet w orden ingev uld door RVV. Bij het baseline onderzoek is alleen discussie geweest ov er de overgedragen debiteuren in het kader van de openingsbalans. Voortgang baselineonderzoek VW A/R VV De specificatie v an de rekening debiteuren sluit per 30 april (2004) niet aan op het grootboeksaldo. Er is onv oldoende zicht op de inbaarheid v an de individuele posten en dubieuze v orderingen w orden niet tijdig v oor afboeking v oorgedragen. Inmiddels w ordt elke maand een aansluiting gemaakt. Periodiek worden de dubieuze v orderingen beoordeeld. De VWA/RVV heeft bij de agentschapv orming een groot bedrag aan debiteuren aan de FEZ overgedragen. De v oor deze debiteuren door de VWA/RVV ontv angen bedragen zijn inmiddels door de VWA/RVV betaald aan FEZ. VWA Intern w ordt bij de opbrengst certificaten een v erbandscontrole uitgevoerd. Niet in alle gev allen w ordt gemotiv eerd waarom v oorgenummerde certificaten niet tot een opbrengst hebben geleid. In de geharmoniseerde procedures opnemen dat er een v erklaring in de betrokken dossiers moet w orden opgenomen waarin door een bev oegd persoon verklaard w ordt waarom uitgegev en certificaten niet als opbrengst zijn v erantw oord. 30

31 2.11 Beheer onkostendeclaraties Beheersdoelstelling is het v olledig, tijdig, juist, rechtmatig en geautoriseerd toekennen v an betalingen op reisdeclaraties. OMSCHRIJVING TOELICHTING MAATREGEL VERANTWOORD ELIJKE PLANNING 61. De door het MT vastgestelde procedures v oorzien minimaal in de volgende beheershandelingen: Ondertekening declaratie door betrokkene Beoordeling (materiële controle) en accordering declaratie door directe chef. Deze controle richt zich op o.a. doelstelling, prestatie gelev erd (bijv. conform activ iteitenplanning/-v erantw oording), doelmatig, noodzakelijk, conform beschikking/machtiging) Interne (formele) controle, gericht op o.a.: o vergoeding conform voorschriften directeur P&O o tijdigheid o vereiste bescheiden/bew ijzen aanwezig o voorkomen van dubbele declaraties o autorisatie (betalingen toestaan) conform mandaatbesluit Aanw ezig. VWAKVW/CE, is beschreven in AOF en zijn formulieren beschikbaar VWARVV v ia controletoren Fatijdec Samenv oegen Via projectenbureau 1/10/5 Voortgang baselineonderzoek Geen opmerkingen. 31

32 2.12 Betalingsorganisatie Beheersdoelstelling is het uitvoeren van volledige, tijdige en juiste betalingen o.b.v. de geautoriseerde opdrachten. OMSCHRIJVING TOELICHTING MAATREGEL VERANTWOORD ELIJKE PLANNING 64. Het MT heeft procedures vastgesteld voor het uitv oeren van betalingen, welke v oldoet aan de volgende voorw aarden: er bestaat een bew akingssysteem die de tijdige, juiste, en volledige betaling v an door budgethouders geautoriseerde betaalbaarstellingen bew aakt (autorisatieregister) de controles uit te voeren voor betaling (autorisatie, codering) zijn v astgelegd betaalopdrachten (betalingen uitvoeren) worden door tw ee functionarissen hoog in de organisatie ondertekend er is een procedure v oor v erzending van betalingen v ia een betaalmedium er is een procedure v oor de controle op de juistheid, volledigheid en geautoriseerd zijn van de betaalgegev ens aan banken v ia datacommunicatiekanalen er zijn maatregelen getroffen ter v oorkoming van dubbele betalingen er is een interne controle op de tijdigheid, juistheid, volledigheid en autorisatie v an uitgev oerde betaalopdrachten Aanw ezig Samenv oegen Via projectenbureau (F,P&C) 1/7/5 Voortgang baselineonderzoek Duidelijk toekennen v an bev oegdheden in relatie tot de betaalorganisatie en de financiële systemen is noodzakelijk. Daarbij moet rekening gehouden worden met controle-technische functiescheiding in relatie tot risico s. In ieder geval moeten de bevoegdheid tot muteren stambestand crediteuren en de transactiev erw erking gescheiden worden. De procedure moet ook v oorzien in een regelmatige actualisatie van het overzicht met toegangsrechten. 32

33 2.13 Materieelbeheer De beheersdoelstellingen zijn: een adequate zorg voor niet-geldelijke zaken vanaf het moment van ontvangst tot aan het moment van afstoting. Gedurende deze periode zijn de beheersmaatregelen afgestemd op de aard, de waarde en de geografische plaats de te beheren zaken. toereikende aandacht v oor de continuïteit v an de bedrijfsvoering, de duurzaamheid van de zaken en de mate v an decentralisatie. het juist, volledig en tijdig administreren en beheren v an w aardevolle goederen. OMSCHRIJVING TOELICHTING MAATREGEL VERANTWOORD ELIJKE PLANNING 67. Het MT heeft op basis van een eenv oudige risicoanalyse een beslissing genomen ov er de procedures materieel beheer die gebaseerd is op de v olgende overwegingen: De continuïteit van de bedrijfsvoering; De w aarde/ duurzaamheid v an de goederen/zaken; De mate v an centralisatie v an de organisatie. Er is geen v astgelegde risico-analyse; procedures zijn er wel Samenv oegen Via projectenbureau (F,P&C) 1/7/5 68. De door het MT v astgestelde procedures materieel beheer v oorzien ten minste in: een (van de financiële functie) onafhankelijke en controleerbare v astlegging v an mutaties goederen/zaken in een inv entarisadministratie, welke is ingericht per locatie het v oorkomen v an v erlies (kw aliteit en kwantiteit) de aanw ijzing van een centrale v oorraadbeheerder Een periodieke interne controle op de aanwezigheid en het beheer v an goederen/ zaken Een periodieke interne controle op de rechtmatigheid v an afmutaties in de inv entarisadminstratie Een periodiek interne controle op de aansluiting met de financiële Aanw ezig maar onv olledig Voorraadbeheer is binnen de VWA/KvW niet v an toepassing. Materieelbeheer is v erantwoordelijk v oor een gedegen materieel beheer Samenv oegen en aanv ullen Via projectenbureau (F,P&C) 1/7/5 33