Galvano Leveranciersportal Handleiding voor de functionaliteiten voor leveranciers op de website van Galvano Groothandel BV

Transcriptie

1 Galvano Leveranciersportal Handleiding voor de functionaliteiten voor leveranciers op de website van Galvano Groothandel BV Auteur: Ron Kessels, manager E-business Datum: vrijdag 15 oktober 2010 Versie: 1.3

2 Inhoudsopgave Galvano Leveranciersportal 1 Gebruikers en bevoegdheden Inloggen Nieuwe gebruikers Gebruikersinstellingen (bevoegdheden) Functionaliteiten Artikelen zoeken Opvragen artikelinformatie Artikelgegevens fabrikant Afzetgegevens Bestellingen opvragen en bevestigen Inhoud bestelling Bestelling bevestigen Stel een vraag Nieuwsbericht invoeren After Sales Reclamatie overzicht Registreren van een opvolging Leveranciersinformatie Mijn Berichten Mijn downloads Contact...20 R.M.J. Kessels Pagina 2 Printdatum:

3 1 Gebruikers en bevoegdheden Deze handleiding beschrijft de onderdelen van de Galvano website die bedoeld zijn voor leveranciers. Het document is bedoeld als naslagwerk voor eerste vragen. Als algemene opmerking geldt dat de website beschikbaar is in drie talen: Nederlands, Engels en Duits. 1.1 Inloggen Galvano maakt één inlogcode aan per leverancier. Deze inlogcode, beschikbaar voor de zogenaamde administrator bij de leverancier, krijgt een aantal bevoegdheden toegewezen van Galvano. De administrator kan met behulp van deze inlogcode zelf meerdere inlogcodes aanmaken voor zijn collega s. Het is verstandig dat de administrator meerdere inlogcodes aanmaakt, zodat ook verschillende niveaus in bevoegdheden aan leverancierszijde geborgd zijn Nieuwe gebruikers De administrator is bevoegd om nieuwe gebruikers aan te maken en om bevoegdheden toe te kennen aan gebruikers. Daarvoor gaat de gebruiker naar Mijn Galvano > Onderhoud gebruikers. Daar verschijnt een overzicht van de huidige inlogcodes van de leverancier. Op deze pagina kunt u: Met de knop (rechtsboven) een nieuwe gebruiker aanmaken. Met het icoon een gebruiker verwijderen. Door op een gebruikersnaam te klikken de instellingen van de betreffende gebruiker wijzigen (zie volgende paragraaf). R.M.J. Kessels Pagina 3 Printdatum:

4 1.1.2 Gebruikersinstellingen (bevoegdheden) Galvano Leveranciersportal Rechts op dit scherm staan de bevoegdheden van een gebruiker opgesomd. Galvano kent bevoegdheden toe aan een leverancier. Vervolgens kan de administrator deze bevoegdheden weer toekennen aan gebruikers. Wanneer Galvano een bevoegdheid niet toekent aan een leverancier, dan zal de leverancier deze in dit scherm niet zien en dus ook niet kunnen toekennen aan een gebruiker. We kennen momenteel de volgende bevoegdheden: Actief: geeft aan of de gebruiker mag inloggen. Administrator: geeft aan of de gebruiker inlogcodes mag aanmaken en bevoegdheden mag wijzigen. Artikelinformatie: toon extra artikelgegevens fabrikant: bij de artikelinformatie komt een extra tabblad zichtbaar met artikelinformatie fabrikant. Hierop staan o.a. aantallen per colli, slag en pallet en levertijden en prijsinformatie. Artikelinformatie: toon vraag- en afzetinformatie: bij artikelinformatie komt een extra tabblad zichtbaar met vraag- en afzetinformatie van het betreffende artikel per maand. Bestellingen opvragen: de gebruiker kan de door Galvano geplaatste bestellingen opvragen. Bestellingen opvragen: mag leverweek en prijs bevestigen: de gebruiker mag van een bestelling de leverweken en bij verzamelnummers de prijs bevestigen. Bestellingen opvragen: toon commissiegegevens: de gebruiker mag per bestelregel zien voor welke klant (korte naam + plaats) Galvano de artikelen bestelt. Bestellingen opvragen: toon regelwaarde: de gebruiker mag de netto stukprijs zien die Galvano verwacht op de factuur bij de betreffende bestelregel. Nieuwsberichten invoeren: de gebruiker mag nieuwsberichten indienen voor publicatie op de Galvano website. Bovenstaande rechten zijn alleen zichtbaar voor de leverancier als Galvano deze toegekend heeft. Niet alle rechten worden aan alle leveranciers toegekend. R.M.J. Kessels Pagina 4 Printdatum:

5 2 Functionaliteiten De volgende Functionaliteiten zijn voor leveranciers beschikbaar op de Galvano website: Artikelen zoeken; Bestellingen opvragen en bevestigen; Nieuwsberichten invoeren; Mijn Galvano. Deze onderdelen worden hieronder beschreven. 2.1 Artikelen zoeken Standaard mogen leveranciers alleen hun eigen assortiment inzien. Dat wil zeggen, alleen de artikelen die Galvano bij de betreffende leverancier koopt. Ook private label artikelen zijn niet zichtbaar voor de leverancier. Bij wijze van grote uitzondering is het mogelijk om een leverancier toegang te geven tot het volledige assortiment van Galvano. In dat geval zijn ook de private label artikelen zichtbaar. Voor het zoeken en opvragen van artikelinformatie zijn voor de leverancier dezelfde opties beschikbaar als voor klanten: Vrij zoeken op artikelomschrijving; Zoeken via de catalogusboom; Uitgebreid zoeken Opvragen artikelinformatie De leverancier ziet dezelfde artikelgegevens als een klant: R.M.J. Kessels Pagina 5 Printdatum:

6 Daarnaast verschijnen (alleen bij de eigen artikelen) een tweetal extra tabbladen, te weten: Artikelgegevens fabrikant; Afzetgegevens Artikelgegevens fabrikant Onder dit tabblad, dat alleen zichtbaar is bij de eigen artikelen én als de gebruiker bevoegd is om dit tabblad op te vragen, worden extra artikelgegevens t.b.v. de fabrikant getoond: De volgende gegevens worden getoond: Lijstprijs: de lijstprijs leverancier (zonder eenheid, want die is niet bekend). Netto inkoopprijs Galvano: de inkoopprijs zoals Galvano die op de factuur verwacht. Aantal per colli: indien bekend. Aantal per slag: indien bekend. Aantal per pallet: indien bekend. Levertijd af fabriek: de levertijd van de leverancier. Levertijd Galvano indien niet voorradig: is de levertijd van de leverancier + de doorlooptijd bij Galvano en een veiligheidsmarge. R.M.J. Kessels Pagina 6 Printdatum:

7 2.1.3 Afzetgegevens Op dit tabblad worden de vraag- en afzetgegevens getoond. Dit tabblad is alleen zichtbaar bij de eigen artikelen én als de gebruiker het recht heeft om dit tabblad op te vragen. Op dit tabblad wordt per maand de vraag, de totale (toonzaal)afzet en de prognose getoond van dit artikel. Tevens wordt rechtsboven additionele afzetinformatie getoond. Indien gewenst kan de gebruiker een PDF aanvragen van deze pagina. R.M.J. Kessels Pagina 7 Printdatum:

8 2.2 Bestellingen opvragen en bevestigen Gebruikers die bevoegd zijn om bestellingen op te vragen kunnen de door Galvano geplaatste bestellingen inzien op de website: De gebruiker kan eventueel filteren op zijn eigen referentie (bijv. ordernummer fabrikant), het Galvano bestelnummer, eventueel op crediteur en op status. Vervolgens worden de bestellingen getoond die aan de zoekcriteria voldoen. Per bestelling worden de relevante gegevens getoond. Indien de bestelling nog niet bevestigd is en volgens de bevestigingstermijn al bevestigd had moeten zijn, dan is het woord Nee in de kolom Bevestigd rood gemarkeerd. Wanneer artikelen van de bestelling reeds geleverd hadden moeten zijn volgens de bevestiging van de leverancier, maar nog niet door Galvano ontvangen zijn, dan is de status rood gemarkeerd. Door op het Bestelnummer te klikken kan de bestelling ingezien worden. R.M.J. Kessels Pagina 8 Printdatum:

9 2.2.1 Inhoud bestelling Er worden diverse gegevens van de bestelling getoond, waaronder de besteltekst van de bestelling en de besteltekst op de order. Indien sprake is van een toonzaalbestelling staat dat rechtsboven in het rood aangegeven. Wanneer sprake is van een rechtstreekse levering, dan wordt dat bij Toelichting aangegeven. Per bestelregel worden diverse gegevens getoond. Afhankelijk van de bevoegdheden van de gebruiker worden de laatste twee kolommen wel/niet weergegeven: Netto/st.: alleen als de gebruiker over de bevoegdheid Bestellingen opvragen: toon regelwaarde beschikt. Commissie: alleen als de gebruiker over de bevoegdheid Bestellingen opvragen: toon commissiegegevens beschikt. Rechtsboven staan twee iconen: met dit icoon kan de gebruiker de bestelling (her)bevestigen. Dit icoon wordt alleen weergegeven als de gebruiker beschikt over de bevoegdheid Bestellingen opvragen: mag leverweek en prijs bevestigen. met dit icoon kan de gebruiker een vraag stellen over de bestelling. Deze vraag wordt naar de Galvano voorraadbeheerder g d. R.M.J. Kessels Pagina 9 Printdatum:

10 2.2.2 Bestelling bevestigen Hieronder een schermafdruk van de wijze waarop een bestelling bevestigd dient te worden: Voor het bevestigen van een bestelling dient een aantal velden ingevuld te worden: Uw referentie: de referentie van de bestelling bij de leverancier, bijvboorbeeld het ordernummer van de leverancier. Contactpersoon: de naam van degene die de bestelling bevestigt. Vervolgens kan worden aangegeven in welke week de artikelen geleverd worden. Dit kan op drie manieren: Door in de kolomkop achter Bevestigde week op het kalender-icoon te klikken kan de bestelling in één keer voor een bepaalde week bevestigd worden. Door op regelniveau op het kalender icoon te klikken wordt alleen de regel voor die week bevestigd. Als de leverweek nog niet bekend is kan een vinkje gezet worden in het selectievakje vóór de week. Daarmee wordt aangegeven dat de leverweek nog niet bekend is. Onderaan kan de gebruiker nog een opmerking meegeven voor de Galvano voorraadbeheerder. Bijvoorbeeld als aantallen niet kloppen of als er iets bijzonders is met de levering. Wanneer de bevestigde leverweek de gevraagde leverweek overschrijdt, dan wordt verplicht een toelichting gevraagd aan de gebruiker, t.b.v. het Galvano orderbegeleidingssysteem. Deze opmerking wordt naar de Galvano voorraadbeheerder g d. R.M.J. Kessels Pagina 10 Printdatum:

11 2.2.3 Stel een vraag De gebruiker kan een vraag stellen over een bestelling. Daartoe dient onderstaand formulier ingevuld te worden: De gebruiker dient verplicht zijn contactgegegevens in te vullen en een vinkje te zetten bij de voorwaarde dat hij zich realiseert dat Galvano 1 werkdag nodig heeft om het bericht te beantwoorden. R.M.J. Kessels Pagina 11 Printdatum:

12 2.3 Nieuwsbericht invoeren We bieden leveranciers ook de mogelijkheid om nieuwsberichten aan te leveren voor publicatie op de Galvano website. Daarvoor dient onderstaand formulier ingevuld te worden. Let wel: deze optie is alleen beschikbaar als de gebruiker beschikt over de bevoegdheid Nieuwsberichten invoeren : Aangeleverde nieuwsberichten worden eerst door Galvano beoordeeld alvorens deze geplaatst worden op de website. Op de site staat een korte handleiding ten behoeve van het invoeren van nieuwsberichten. R.M.J. Kessels Pagina 12 Printdatum:

13 2.4 After Sales Het doel van de After Sales pagina is een heldere informatievoorziening naar klanten en leveranciers met betrekking tot reclamaties. Deze paragraaf zal uiteenzetten hoe dit nieuwe gedeelte van de website werkt Reclamatie overzicht U kunt alle reclamaties die via Galvano bij uw bedrijf lopen inzien door in het linkermenu van de Galvano website te kiezen voor Aftersales (pijl 1) en daarna voor Overzicht reclamaties. 1 2 U opent dan de onderstaande pagina. Deze pagina biedt u een totaaloverzicht van de reclamaties die bij u lopen. In dit overzicht kunt u naar een specifieke reclamatie zoeken door gebruik te maken van de filtercriteria (groene kader). Zo kunt u zoeken op referentie, op het reclamatienummer, op het originele ordernummer, of op het artikelnummer waar de reclamatie betrekking op heeft. Daarnaast kunt u ook filteren op de categorie waaronder een reclamatie valt. Wij onderscheiden hierbij de volgende categorieën: (1) Openstaand (2) Afgehandeld en (3) Alle. Als u de reclamatie waarnaar u zocht heeft gevonden kunt u deze openen door te dubbelklikken op het reclamatienummer, zoals pijl 1 aangeeft. U wordt dan doorverwezen naar de detailpagina van de betreffende reclamatie. Als de status van een reclamatie rood is, zoals pijl 2 aangeeft, dan wachten wij op een reactie van u! 1 2 Deze pagina ziet eruit als onderstaand voorbeeld en presenteert alle informatie met betrekking tot de reclamatie. Bovenin deze pagina vindt u de basisgegevens van de reclamatie (pijl 1). Hier staat welke partijen bij de reclamatie betrokken zijn, de aanmaakdatum van de reclamatie, het order en factuurnummer waar de reclamatie betrekking op heeft etc. R.M.J. Kessels Pagina 13 Printdatum:

14 Vervolgens worden de artikelen opgesomd waar de reclamatie betrekking op heeft (pijl 2). Bij sommige reclamaties zal een bijlage toegevoegd zijn in de vorm van een document of afbeelding. Als u op de knop klikt kunt u deze bijlage bekijken. Als u een vraag wilt stellen over de reclamatie kunt u dit doen door te klikken op. U opent dan een formulier waarin u een kunt samenstellen gericht aan Galvano. Deze wordt dan door Galvano binnen 24 uur in behandeling genomen. De meest belangrijke velden op deze pagina zijn de onderste velden (zie groene kader). Deze velden zijn een soort logboek dat inzicht verschaft in de voortgang die gemaakt wordt met betrekking tot de afhandeling. Zo blijft iedereen - klant, Leverancier en Galvano - op de hoogte van wat er speelt, en wat de status van de reclamatie is. U als leverancier speelt een belangrijke rol in het verschaffen van deze informatie. U kunt namelijk ook opvolgingen toevoegen aan dit logboek. Dit doet u door te klikken op. Subparagraaf zet uiteen hoe u een opvolging kunt registreren/toevoegen. 1 2 R.M.J. Kessels Pagina 14 Printdatum:

15 2.4.2 Registreren van een opvolging Nadat u in het bovenstaande scherm op heeft geklikt opent u onderstaand formulier. In dit formulier staan bovenin de basisgegevens van het serviceverzoek (groene kader). In het veld Opvolging kunt u uw opvolging registreren. U start met aan te geven hoe opgevolgd zal gaan worden door dit aan te vinken in het keuze menu bij Wijze opvolging (pijl 1). U heeft hier de keuze uit de volgende opvolgingswijzen: Servicedienst brengt bezoek; Artikel herleveren; Artikel retour; Afwijzing; Opgelost; Extra info registreren. In het veld Toelichting (pijl 2) kunt u een korte toelichting meegegeven aan de opvolging. Deze wordt straks ook getoond in het logboek. In het veld Bijlage (pijl 3) kunt u een bijlage toevoegen aan uw opvolging. Dit kunnen zowel documenten als afbeeldingen zijn. U besluit ten slotte met het invullen van uw contactgegevens en te klikken op U krijgt dan de onderstaande melding. Zoals te lezen wordt de opvolging binnen 24 uur aan het logboek van het serviceverzoek toegevoegd. R.M.J. Kessels Pagina 15 Printdatum:

16 2.5 Leveranciersinformatie De pagina leveranciersinformatie biedt u een compleet overzicht van uw leveranciersgegevens zoals Galvano deze van u geregistreerd heeft. Op deze pagina vindt u belangrijke informatie met betrekking tot uw contactgegevens, uw contactpersonen bij Galvano en lopende afspraken. Daarnaast kunt u hier controleren of zaken correct vastgelegd in ons informatiesysteem. Als u deze informatie wilt inzien dient u in het linkermenu van de website te kiezen voor "Mijn Galvano" en daarna voor "leveranciersinformatie" zoals de pijlen in de onderstaande afbeelding illustreren. 1 2 U opent nu de onderstaande pagina. Als u meerdere leveranciersnummers heeft kunt u met het keuzemenu het leveranciersnummer opzoeken waarvan u de gegevens wilt inzien, zoals geïllustreerd door pijl 1. Vervolgens krijgt u de contactgegevens (pijl 2), uw contactpersonen bij Galvano (pijl 3) en afspraken (pijl 4) te zien welke Galvano voor uw leveranciersnummer geregistreerd heeft. Onder de kop Algemene contactgegevens vindt u uw contactinformatie terug zoals Galvano deze van u geregistreerd heeft. Onder de kop "Afspraken" vindt u belangrijke informatie terug met betrekking tot betalen, bestellen, leveren en elektronisch zakendoen R.M.J. Kessels Pagina 16 Printdatum:

17 2.6 Mijn Berichten De pagina mijn Berichten biedt u een overzicht van alle berichttypen die Galvano u toezendt, zoals bijvoorbeeld serviceverzoeken en creditnota s. U kunt op deze pagina aangeven via welk communicatiemiddel u bepaalde berichttypen wenst te ontvangen. Zo kunt u per berichttype aangeven hoe u het bij voorkeur wenst te ontvangen. Niet iedereen kan wijzigingen aanbrengen in deze instellingen: u kunt alleen wijzigingen aanbrengen in de communicatie-instellingen als u hier bevoegd voor bent. U vindt de pagina onder het menu-item Mijn Galvano (pijl 1) waarna u kiest voor Mijn Berichten (pijl 2). 1 2 U opent dan de onderstaande pagina. Als u meerdere leveranciersnummers heeft bij Galvano kunt u in het keuzemenu bij pijl 1 het gewenste leveranciersnummer selecteren. U krijgt dan de communicatie-instellingen te zien die onder dit nummer hangen (zie groene kader). In de kolom Berichttype vindt u een overzicht van de berichttypen die u met enige regelmaat ontvangt van Galvano. In de kolom Verzendwijze wordt per berichttype het communicatiemiddel vermeld dat gebruikt wordt om u de berichten te doen toekomen. We onderscheiden hierbij drie communicatiemiddelen: (1) , (2) Fax en (3) Post. Als er in deze kolom Geen staat, wil dit zeggen dat u het berichttype niet ontvangt. De kolom Naar geeft aan naar welk adres, postadres of faxnummer het bericht gestuurd wordt. Ten slotte staat er in de kolom Ter attentie van: de naam van de persoon binnen uw organisatie aan wie het betreffende berichttype verzonden wordt. Als een bepaald berichttype dik gedrukt is wil dit zeggen dat u voor dit berichttype de communicatie-instellingen kunt wijzigen. U kunt de communicatie-instellingen wijzigen door te klikken op het berichttype, zoals aangegeven door pijl U opent dan onderstaand scherm. In dit scherm kunt u uw communicatie-instellingen wijzigen. U doet dit door in het keuzemenu bij "Verzendwijze" één van de communicatiemiddelen te selecteren (zie pijl 1). Zoals eerder aangegeven heeft u de keuze uit Fax, of Post. Als u geen communicatie wenst te ontvangen selecteert u "Geen". Let wel: Niet altijd zijn alle communicatietypen mogelijk, sommige documenten kunnen bijvoorbeeld alleen per fax of per verzonden worden. R.M.J. Kessels Pagina 17 Printdatum:

18 In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat u selecteert. Er verschijnen in dit geval vier velden. Drie van deze velden zijn voor het invoeren van de adressen waar de berichten van dit type naartoe gestuurd dienen te worden. Alleen het veld adres 1" is verplicht, de overig zijn optioneel. In het veld "Ter attentie van:" kunt u de naam invoeren van de persoon binnen uw organisatie die de berichten dient te ontvangen. U slaat deze nieuwe instellingen op door te klikken op. R.M.J. Kessels Pagina 18 Printdatum:

19 2.7 Mijn downloads Onder Mijn Galvano Mijn downloads worden diverse documenten en bestanden beschikbaar gesteld voor onze leveranciers: Enkele voorbeelden van downloads die beschikbaar komen zijn: Artikelbestanden: de mogelijkheid om een artikelbestand (in CSV-formaat) te downloaden met alle artikelen die Galvano van de leverancier heeft opgenomen in haar assortiment, eventueel aangevuld met vraag- en afzetgegevens. Deze optie zal alleen beschikbaar komen voor leveranciers waarmee Galvano deze informatie wil delen. Algemene downloads: hier zijn diverse procedurebeschrijvingen terug te vinden voor leveranciers. Denk daarbij aan een beschrijving voor het aanleveren van artikelbestanden, afbeeldingen en/of prijsmutaties. Drivers: ook kunnen hier de setups voor Galop en de Galvano Toolbar worden gedownload, indien de leverancier de bevoegdheid heeft om daarvan gebruik te maken. R.M.J. Kessels Pagina 19 Printdatum:

20 3 Contact Deze handleiding beantwoordt de eerste vragen met betrekking tot het gebruik van het leveranciersportal op Met praktische problemen met betrekking tot het gebruik van het Galvano leveranciersportal kunt u zich richten tot Galvano s ICT helpdesk, bereikbaar onder telefoonnummer , of via op helpdesk@galvano.nl. Vragen met betrekking tot rechten en bevoegdheden, of suggesties met betrekking tot de uitbreiding van functionaliteiten kunt u voorleggen aan Galvano s inkoopmanagement. R.M.J. Kessels Pagina 20 Printdatum: