2017/HFB/OO/33052 het schoonmaken van kantoren en ramen in het gebouw aan de Grasmarkt 61, 1000 Brussel Opening 06/03/ 2017 om 09.

Transcriptie

1 2017/HFB/OO/33052 het schoonmaken van kantoren en ramen in het gebouw aan de Grasmarkt 61, 1000 Brussel Opening 06/03/ 2017 om uur

2 DISCLAIMER : de huidige slides zijn enkel een samenvatting van de voornaamste clausules van het bestek met referentie 2017/HFB/OO/33052 en zijn dus onvolledig deze slides zijn dus geen contractueel document deze slides hebben enkel tot doel de kandidaat-inschrijver te wijzen op de voornaamste elementen om te komen tot een regelmatige inschrijving

3 OVERZICHT: 1. Voorwerp van de opdracht 2. Aanbestedende overheid mandaterende overheid 3. Selectiecriteria 4. Gunningswijze 5. Gunningscriteria 6. Aandachtspunten bij inschrijving 7. Aandachtspunten na toewijzing 8. Vraag en antwoord

4 1. VOORWERP VAN DE OPDRACHT Titel: het schoonmaken van kantoren en ramen in het gebouw aan de Grasmarkt 61, 1000 Brussel CPV-classificatie Reiniging van woningen en gebouwen en glazenwassersdiensten Raamcontract: nee Duur van de overeenkomst: initiële looptijd 3 jaar, verlenging mogelijk met een periode tot 12 maanden.

5 2. AANBESTEDENDE EN MANDATERENDE OVERHEID Aanbestedende overheid : Vlaamse Overheid Mandaterende overheid : Vlaamse Overheid Bevoegdheid van de leidend ambtenaar : de technische en administratieve opvolging van de leveringen tot en met de oplevering; de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; het nazicht van de facturen en schuldvorderingen; het opstellen van de processen-verbaal; de opleveringen; cfr. 47 en 124 KB uitvoering.

6 3. SELECTIECRITERIA (1) De minimale vereisten qua financiële en economische draagkracht zijn: De inschrijver is verplicht om een verzekering aan te gaan (Burgerlijke aansprakelijkheid-uitbating en Burgerlijke aansprakelijkheid-na levering tot minimaal euro per schadegeval en minimaal euro per jaar). Beschikken over een positief eigen vermogen, berekend zoals voorgeschreven volgens de op de leverancier toepasselijke algemeen aanvaarde boekhoudkundige normen (GAAP). (1) Selectiecriteria zijn minima waaraan de inschrijver (en het voorwerp van de inschrijving) dient te voldoen

7 3. SELECTIECRITERIA (1) De inschrijver toont die aan door: Een kopie van de polis toe te voegen bij de offerte (Stuk 3a) De jaarrekeningen of de neergelegde jaarrekeningen, indien de wetgeving van het land van de inschrijver deze neerlegging voorschrijft. De Belgische inschrijver waarvan de jaarrekening kosteloos toegankelijk is, zal door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd. (stuk 3b) (1) Selectiecriteria zijn minima waaraan de inschrijver (en het voorwerp van de inschrijving) dient te voldoen

8 3. SELECTIECRITERIA (1) De minimale vereisten qua technische bekwaamheid zijn: De inschrijver bezit een kwaliteitsmanagementsysteem dat aan bepaalde minimumeisen voldoet. De inschrijver bezit een milieuzorgsysteem dat aan bepaalde minimumeisen voldoet. Gedurende de laatste drie afgelopen boekjaren moeten minimum drie contracten zijn uitgevoerd die gelijkwaardig zijn met deze overheidsopdracht. Onder gelijkwaardig wordt verstaan: de schoonmaak van kantoren en ramen in gebouwen van dezelfde aard of; prestaties die minstens gelijkwaardig zijn in aard en frequentie aan die in deze overheidsopdracht of; globale oppervlakten die minstens gelijk zijn aan die in deze overheidsopdracht. (1) Selectiecriteria zijn minima waaraan de inschrijver (en het voorwerp van de inschrijving) dient te voldoen

9 3. SELECTIECRITERIA (1) De inschrijver toont die aan door het voorleggen van: Een ISO 9001 of gelijkwaardig certificaat dat geldig is op het moment van de opening der offertes (Stuk 3c) Een ISO of EMAS- of gelijkwaardig certificaat dat geldig is op het moment van de opening der offertes (stuk 3d) Een referentielijst van de drie voornaamste opdrachten die hij gedurende de afgelopen drie boekjaren heeft verricht met vermelding van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren en de naam en telefoonnummer van een contactpersoon. Bij de referenties worden tevens attesten van goede uitvoering gevoegd. (Stuk 3e). (1) Selectiecriteria zijn minima waaraan de inschrijver (en het voorwerp van de inschrijving) dient te voldoen

10 4. GUNNINGSWIJZE De opdracht wordt gegund op basis van een open offerteaanvraag.

11 5. GUNNINGSCRITERIA Gunningscriteria zijn als volgt: Criterium 1: PRIJS (50 ptn) Wordt beoordeeld op basis van de in de inventaris opgegeven offerteprijs. Criterium 2: KWALITEIT (50 ptn) 1. Aantal te presteren werkuren & schoonmaakmethode voorgesteld door de inschrijver (20 ptn): 2. Kwaliteitswaarborg en controle (20 ptn) 3. Personeelsbeleid (10 ptn)

12 6. AANDACHTSPUNTEN VOOR EEN FORMEEL REGELMATIGE INSCHRIJVING Meest voorkomende fouten die leiden tot onregelmatigheid: Elektronisch indienen & digitale handtekening Volledigheid: Alle documenten! Vooral offerte EN inventaris Volledigheid van documenten RSZ status

13 Indienen van de offerte: Elektronisch Slechts 1 inschrijving per kandidaat Digitale handtekening Gemachtigd persoon!! (statuten, volmacht) Tijdig indienen! elektronisch : elk document krijgt een timestamp snelheid van opladen: uw eigen netwerk, het internet, de omvang van de documenten, Laad eerst de essentiële documenten op: offerteformulier inventaris documenten voor gunningscriteria & selectiecriteria andere documenten

14 Volledigheid: alle stukken dienen bij de inschrijving aanwezig te zijn om de offerte te kunnen beoordelen: offertes moeten administratief en technisch conform zijn de overheid beschikt over beperkte mogelijkheden om ontbrekende stukken op te vragen RSZ: de inschrijver dient in orde te zijn met de RSZverplichtingen Opening 9 maart 2017 kwartaalaangifte 3 e trimester 2016 Informatie RSZ wordt opgevraagd via Digiflow door de aanbestedende overheid

15 7. AANDACHTSPUNTEN NA TOEWIJZING Borgstelling: 5% totale offertebedrag dient tijdig te gebeuren: binnen de 30 kalenderdagen na sluiting vrijgegeven na definitieve oplevering clausules m.b.t. straffen en boetes Straffen zijn in overeenstemming met SLA prijsherziening Niet mogelijk tijdens het eerste jaar Nadien 1 herziening per jaar mogelijk Prijzen zijn steeds voor minstens 1 jaar geldig. Wijze van facturatie 1 factuur per maand Hoogfrequente taken (dagelijks t.e.m. maandelijks): per maand Andere taken: in de maand van uitvoering e-invoicing

16 E-invoicing De Vlaamse overheid schakelt over op e-invoicing, op termijn zullen er geen papieren of pdf-facturen meer ontvangen worden. Ook in deze opdracht wordt de mogelijkheid tot e-invoicing voorzien. Informatiepagina e-invoicing Detailinformatie voor leverancier (incl. data infosessies)

17 8. VRAGEN EN ANTWOORDEN 1. a. In rubriek 3 in de file rendementen (lijn 112) geeft u 765 beurten op voor de weekends en feestdagen in de inventaris spreekt u over 115 beurten. Dient dit ergens aangepast te worden? b. Bestand In te vullen rendementen voor de schoonmaak op weekend en feestdagen wordt een frequentie aangegeven van 765 (cel B112). In het bestand in te vullen inventaris wordt hier 115 benoemd. Echter betreft het aantal weekend- en feestdagen over 3 jaar ongeveer 345 dagen. Van welke frequentie kunnen wij uitgaan en kunt u dit zo nodig aanpassen in de bestanden?

18 c. In het bestek inventaris rubriek 3: schoonmaak bezoekcenter in het weekend en feestdagen aan 115 vh (vermoedelijke hoeveelheid) Hoe moeten dit geïnterpreteerd worden cfr het document rendement staat er bij rubriek 3 bezoekcenter (weekend + feestdagen) bij beurten 765 beurten???? (zie documenten inventaris en document rendement) Aangepast naar 345, zijnde 115 dagen per jaar vermenigvuldigd met 3 jaar. Verder wordt een opsplitsing gemaakt naar zaterdagen en zon- en feestdagen (zie tevens vraag 23).

19 2. a. In de excelle file rendementen op lijn 19 vraagt u een prijs voor de zes maandelijkse ruitenwas. Hier heeft u het totaal van de prestaties op 3 gezet, dat zou 6 moeten zijn vermoed ik. b. Bestand In te vullen rendementen glaswas zesmaandelijks worden 3 beurten vermeld en doorgerekend (cel B19). Dit aantal beurten staat echter gelijk aan de jaarlijkse beurten. Dient dit 6 te zijn, zoals aangegeven bij in te vullen inventaris? En zo ja, kunt u dit aanpassen in het bestand? Aangepast naar 6 beurten

20 3. U vraagt hier enkel een uurprijs, waar kan ik de kost van de hoogwerker vermelden?. De prijs van de hoogtewerker dient inbegrepen te zijn in de prijs per uur

21 4. Bij taken op afroep (lijn 27) vraagt u een prijs om de lino te polymeren, over hoeveel m² spreken we dan? Is dat het gans gebouw of een gedeelte? Taken op afroep kunnen zowel betrekking hebben op het ganse gebouw als op een gedeelte ervan. Deze taken zullen gevraagd worden indien bv. bijkomend polymeren van de lino nodig blijkt bovenop de taken met vaste frequentie.

22 5. Hetzelfde geldt voor (lijn 35) schoonmaak archief. Zijn dat alle archieven in het gans gebouw of bepaalde archieven? Een prijs per vierkante meter kunnen we hier niet vermelden. Idem. Er wordt gevraagd een prijs per vierkante meter te vermelden. Enkel bij de vaste taken kan een prijs worden opgegeven voor de volledige reiniging van het archief.

23 6. In rubriek 4 (lijn 163) vermeldt u 306 beurten voor de permanentie, in de inventaris voorziet u 765 beurten. Welke is nu het juiste aantal? Het juiste aantal is 765 aangezien de permanentatietaken dagelijkse taken zijn. Het rendementenbestand wordt overeenkomstig aangepast.

24 7. Wat verstaat u onder 100% duurzame overheidsopdrachten? Dit is een formulering die het streefdoel van de Vlaamse overheid vertaald. Afhankelijk van de opdracht wordt hiervoor een andere invulling voorzien. Voor de desbetreffende opdracht kan u aangeven hoe u de schoonmaak op een duurzame manier zal aanpakken. Bovendien wensen wij u te wijzen op de bepalingen onder DEEL III technische bepalingen, punt 3.3., f. waarin expliciet vermeld wordt dat deze schoonmaakmiddelen waarvoor de EUmilieukeur criteriasets heeft, moeten beantwoorden aan deze criteria.

25 8. Welke is de voorziene opstartdatum van het project? Wat is de deadline? De opdracht wordt zo kort mogelijk na de sluiting van de overeenkomst opgestart. Vermoedelijk zal de opdracht gesloten worden in april-mei.

26 9. Hoeveel mensen werken er in het gebouw? Er is een bezetting van 150 personen, maar het effectief aantal aanwezige personen is zeer variabel omwille van PTOW.

27 10. Hoeveel vuilnisbakjes dienen te worden schoongemaakt? Huidige situatie zijn 122 vuilnisbakjes, maar er dienen nog 3 verdiepingen verbouwd te worden. Na de verbouwingen zal het aantal vuilbakjes verminderen.

28 11. Over welke m² oppervlakte dient er zout gestrooid te worden bij vriesweer? gaanderij circa 100m 2 stoep kant Grasmarkt circa 37m 2.

29 12. Hoeveel koelkasten dienen te worden gereinigd, cfr kitchenettes? Hoeveel ijskasten dienen te worden schoongemaakt cfr kitchenettes? 15 koeltoestellen waarvan 2 met vriesvak.

30 13. a. Invullen inventaris, uren en rendementen: op welk meetstaat (hoeveel m²) dienen de berekeningen gemaakt worden? Moet worden rekening gehouden met m² in huidige situatie of toekomstige situatie? b. Moet er prijs gemaakt worden op de bestaande situatie of op de nieuwe situatie? c Geeft aan dat er verbouwingswerken gepland zijn in het gebouw, zoals wij ook hebben gezien tijdens ons plaatsbezoek. In het bestek weergeeft u de meetstaten van de huidige situatie en die van de toekomstige situatie. Wij baseren onze offerte op de huidige situatie. Is dit correct? Het afronden van de verbouwingswerken wordt voorzien begin april Bijgevolg dient prijs te worden opgegeven voor de toekomstige situatie.

31 14. Wat beschouwt u onder hoogfrequente taken? Dit zijn de dagelijkse t.e.m. maandelijkse taken.

32 15. Rubriek 3: hoeveel zaterdagen, zon en feestdagen worden er gewerkt? Elke zaterdag, zondag en feestdag. Met uitzondering van 25/12 en 01/01. In totaal betreft dit circa 115 beurten (dagen) per jaar (zie inventaris)

33 16. In de toekomstige meetstaat staan er lokalen in het rood: mag men ervan uit gaan dat deze lokalen niet moeten worden schoongemaakt! Houdt dit dan in dat de schoon te maken m² veranderen in : 2 de verdiep aan 106.9m² i.p.v m² 3 de verdiep aan m² i.p.v m² 4de verdiep aan m² i.p.v m² 5 de verdiep aan m² i.p.v. 550m² Wij optelling zitten we dan aan i.p.v m² ipv m² voor rubriek 1 en 581m² voor rubriek 2 > klopt dit? Moet hier dan nog rekening gehouden worden met een minimum aantal uren van 12? Het rood duidt de plaatsen aan waar er wijzigingen zijn. De totale oppervlakte van de nieuwe toestand moet bijgevolg in rekening genomen worden. Het minimum aantal uren is gebaseerd op de nieuwe situatie en hiermee moet dus rekening gehouden worden.

34 U geeft aan dat inschrijver een minimum van 12 uren per beurt dient voor te stellen voor wat betreft werkdagen zoals beschreven in rubriek 1 en 2. Zoals wij dit lezen, betreft het de uren inclusief periodieke werkzaamheden met een maximale frequentie van maandelijks. Is dit correct? Nee, dit betreft alle schoonmaaktaken excl. glaswas en permanentietaken. Bijgevolg zijn ook de periodieke taken met een zesmaandelijkse en jaarlijkse frequentie hierin inbegrepen.

35 18. Op welke tijdstip van de dag gebeurt de reiniging van het tapijt? Overdag, na 22u,..? Het tijdstip wordt in onderling overleg afgesproken rekening houdend met de o.a. de bezetting van vergaderzalen. De reiniging zal steeds overdag gebeuren en niet in avondschoonmaak.

36 Weergeeft de elementen die inbegrepen dienen te zijn bij de prijs. Hier wordt echter niets vermeld over plastic zakjes voor in de prullenbakken. Wordt verwacht dat de schoonmaakdienstverlener deze levert, of worden deze door u als opdrachtgever aangeschaft? De schoonmaakdienstverlener dient dit te leveren.

37 20. Zijn wij als opdrachtnemer verantwoordelijk voor het bestellen en op voorraad houden van de sanitaire artikelen zoals toiletpapier en handzeep? Deze worden door de opdrachtgever (aanbestedende overheid) voorzien.

38 Zijn de meetstaten ook in excel-formaat beschikbaar Indien gewenst, kunnen deze als beveiligde Excel aangeboden worden.

39 In deze paragraaf wordt aangegeven: De aanbestedende overheid wenst een permanente aanwezigheid van een medewerker tussen 7u30 en 16 u voor elke weekdag (uitgezonderd de periode tussen Kerstmis en Nieuwjaar) In het document in te vullen rendementen worden echter 306 beurten voor drie jaar uitgevraagd, oftewel 2 per week. Van welke frequentie kunnen wij uitgaan? En kunt u dit zo nodig aanpassen in het bestand? Dit werd aangepast naar 765 beurten.

40 23. Bestand In te vullen rendementen In cel D123 kan maar één uurtarief worden ingevuld voor wat betreft werkzaamheden in het weekend. Conform PC121 zijn wij verplicht toeslagen te betalen aan onze medewerkers: 25% op zaterdag, 100% op zon- en feestdagen. Hierdoor rekenen voor deze dagen ook met verschillende uurtarieven. Hoe dienen we hier mee om te gaan? Kunt u dit zo nodig aanpassen in het bestand? Dit werd aangepast en ontdubbeld.

41 24. Bestand In te vullen rendementen Bij Rubriek 4 dienen wij rendementen in te vullen. Echter vraagt u voor deze permanentietaken in het bestek een fulltime medewerker die flexibel kan worden ingezet, afgestemd op de bezetting van de genoemde ruimtes in het gebouw. Gezien het aantal uren vast staat en de werkzaamheden wisselen, kan hier geen vast rendement voor worden aangegeven. Kunnen wij deze cellen blanco laten? Voor wat betreft de permanentietaken dient geen rendement te worden ingevuld.

42 25. Bij 3.3. Werkorganisatie a. frequentie van uitvoering geeft u aan dat indien de uitvoeringsdag samenvalt met een verlofdag of een wettelijke feestdag de beurt moet worden ingehaald op een andere dag binnen dezelfde week. Echter, in het bestand In te vullen rendementen en het bestand in te vullen inventaris bij Rubriek 1, geeft u de frequentie aan van 765 per drie jaar oftewel 255 per jaar wat neerkomt op werkzaamheden op maandag t/m vrijdag exclusief weekend- en feestdagen. Hoe moeten wij dit interpreteren? Dit houdt in dat de op die dag voorziene taken nog steeds moeten worden uitgevoerd en de planning de verlof- en wettelijke feestdagen moet incalculeren.

43 26. Is er op dit moment een wasmachine op uw locatie beschikbaar waar wij als opdrachtnemer gebruik van kunnen maken? Ja en hiervan kan gebruik gemaakt worden.

44 BELANGRIJK Gebruik de aangepaste documenten voor de inventaris en rendementen bij het indienen van uw offerte! 33052_inventaris_aangepast.xls 33052_rendementen_beveiligd_aangepast.xlsx