CHECKLIST BOUWPROJECT JEUGDLOKAAL

Transcriptie

1 Chirojeugd-Vlaanderen vzw CHECKLIST BOUWPROJECT JEUGDLOKAAL op basis van de ervaringen van Chiro Bornem Voor Na Foto s: Chiro Zele Inhoud 1. Locatie 2. Gebouwen 3. Zekerheid 4. Financiering 5. Organisatie 6. Informatie en netwerk 7. Interessante contactgegevens p. 1 van 9

2 1) Locatie Waar komen de jeugdlokalen? - Een betaalbaar terrein (eigenlijk gratis, vermits waarschijnlijk alle geld naar het lokaal zelf zal moeten gaan)! Dit wil waarschijnlijk zeggen dat het terrein van gemeente, parochie, abdij, OCMW,... zou moeten komen. - Een voldoende groot terrein, met genoeg speelruimte. - Een terrein dat afgesloten is van de straat, of rustig gelegen is (veiligheid). - Mag er op dit terrein gebouwd worden, m.a.w. is het bouwzone? Indien niet, dan kan de gemeente de bestemming evt. wel wijzigen met een R.U.P. (ruimtelijk uitvoeringsplan), maar dat is een zware en lange procedure! - Is er mogelijkheid om de lokalen niet te dicht tegen de buren te voorzien (overlast voorkomen / beperken)? - Is er riolering aanwezig? Indien ja : waar ligt die (niet te ver van het gebouw)? Indien nee : kan en wil de gemeente die voorzien? - Zijn er nutsvoorzieningen (gas, electriciteit, water) op redelijke afstand? Kunnen Pidpa en Iverlek die tot aan het gebouw doortrekken, of moet de vereniging of de gemeente hier werken voor uitvoeren, en wat kost dat? - Is er een of meer vlotte toegang(en) tot het terrein? - Wordt het terrein gedeeld met andere verenigingen? Indien ja : is er genoeg ruimte? Zeker goede afspraken maken, en de informatie over het bouwproject laten doorstromen. - Is er parkeerruimte op het terrein / in de buurt, en kunnen ouders hun kinderen op een veilige manier brengen en halen? - Is er zekerheid over het gebruik van het terrein op lange termijn (bvb. 50 jaar) via een erfpacht, recht van opstal e.d. (zie ook 3. zekerheid)? Is de eigenaar van het terrein hiertoe bereid? Evt. nagaan bij een notaris. 2) Gebouwen - Geschikte, voldoende ruime, veilige lokalen (die gerust sober mogen zijn). - Brainstormen met de leidingsploeg en anderen (ouders, oud-leiding,...) om tot een inventaris te komen : welke lokalen zijn er nodig, hoeveel, hoe groot? Belangrijk om voldoende tijd voor uit te trekken om over na te denken / discussiëren. - Bvb. spellokalen, vergaderruimte, keuken, sanitair, bergruimte, andere? - Van bij de start contact nemen met een geschikte architect (die bij voorkeur reeds jeugdlokalen gerealiseerd heeft of uit een jeugdvereniging komt) : hij heeft waarschijnlijk zinnige ideeën / opmerkingen over de inventaris van de lokalen, de verdere uitwerking, de materialen en nog veel meer. - Daarna kan hij een eerste ruw plan uitwerken, rekening houdend met de bouwvoorschriften (dienst ruimtelijke ordening van de gemeente) en de veiligheidsvoorschriften (brandweer). En ook een eerste ruwe kostenraming. Dan het ontwerp verder bespreken en financiel (zie ook 4. financiel) afchecken tot p. 2 van 9

3 er een definitief en betaalbaar plan is dat aan de noden voldoet (dit duurt een tijd!). Veel hangt ook af van de keuze van materialen en wat er zelf kan gedaan worden. Bvb. o welke stenen (snelbouw, betonblokken, y-tong,...) o klassieke dakconstructie of dakplaten o welke dakbedekking (metaal, pannen,...) o hoe verwarmen (cv, gasradiatoren,...) o isoleren of niet, en waar (vloer, muren, dak) o deuren/ramen in hout/alu/pvc o vloertegels of gepolierde beton o... - Uiteindelijk is er dan een definitief plan, waarover consensus is + een uitgewerkte kostenraming (voorzie minstens 10% reserve). Dan kan de bouwaanvraag gebeuren. - Op basis van de plannen + lastenboek + meetstaat van de architect : offertes beginnen vragen, contacten leggen, evt. een veiligheidscoördinator zoeken,... - Idee : een kleine brochure maken met de voorstelling van de groep + het bouwproject om mee af te geven en korting/sponsoring te vragen. - Proberen aan goed recuperatiemateriaal te raken (van afbraken bvb.) : sanitair, verwarming, etc. - Funderingen kunnen in eigen beheer gerealiseerd worden (als je iemand kent die wilt komen graven - en iemand met een kraan is ook handig). - Een mogelijkheid is een betrouwbare aannemer te zoeken die tegen (redelijke) uurprijs wil werken. Indien er in de zomer gebouwd wordt, dan kan er veel geholpen worden ("de metser dienen" : mortel maken, stenen aandragen,voegen, allerhande karweien) en kunnen de loonkosten op die manier beperkt worden! - Mogelijke zaken om zelf te doen (indien er mensen bij zijn die dat al eens gedaan hebben) : hulp bij het leggen van dakplaten, dakpannen leggen, electriciteit, sanitair, verwarming, vloeren, voegen, schilderen, terras leggen... - Zo goed mogelijk plannen dat alles vlot op mekaar aansluit en er weinig tijd verloren gaat. Tijdig de mensen verwittigen (zowel medewerkers als professionelen). - Vergeet niet om tijdig een brandverzekering af te sluiten. 3) Zekerheid Voor een groot project waar veel geld, moeite en tijd in kruipt, is het absoluut nodig dat er zekerheid is op lange termijn! - Normaal is de eigenaar van de grond ook eigenaar van alles wat er op staat! Daarvan kan afgeweken worden door specifieke contracten : Erfpacht : in dit geval neemt de erfpachter alle rechten en plichten over van de eigenaar voor een bepaalde termijn (kan tot 99 jaar gaan) Recht van opstal : het recht om een eigen gebouw op te richten op grond van een andere eigenaar voor een bepaalde termijn (kan tot 50 jaar gaan) Dit is absoluut nodig wanneer het terrein geen eigen bezit is; anders kan je de gebouwen waar zoveel tijd, geld en moeite in gekropen is, weer kwijt raken (zonder vergoeding)!! - Zelf eigenaar van een gebouw worden kan, als V.Z.W. Wie geen VZW is en eigenaar wil worden, moet dus een VZW oprichten. Daar komen wat formaliteiten bij kijken, maar het is niet overdreven : bij de oprichting van de VZW statuten maken en publiceren in het Staatsblad p. 3 van 9

4 jaarlijks minstens 1 raad van bestuur en 1 algemene vergadering houden jaarlijks een begroting maken voor het volgend jaar een beperkte boekhouding voeren (kan gerust manueel) - Als een organisatie zoals bvb. de parochie geld wil schenken, maak daar dan best ineens een overeenkomst van. Als er dan plots iemand wegvalt of van idee verandert, dan blijft de ondertekende overeenkomst wel geldig en voorkom je problemen! - Als een van de geldschieters het geld niet zomaar wil schenken, is er nog steeds de mogelijkheid om samen (bvb. met parochie) eigenaar van een gebouw te worden. Let in dat geval goed op : de juiste eigendomsverdeling (spaargeld, subsidies, sponsoring, lening en eigen werk laten meetellen voor de berekening van het deel van de jeugdvereniging) dat de mede-eigenaar zijn deel van de kosten draagt (ook achteraf, bvb. bij grote herstellingen) dat je contractueel het exclusief gebruik van de gebouwen voor de jeugdvereniging vastlegt - Als dat allemaal niet kan, dan is het misschien mogelijk dat een partner (gemeente, parochie) het bouwproject op zich neemt en dat je, in ruil voor werk en deelname in de kosten, een langlopend gebruikscontract kan afsluiten. In dat geval zeker goed het exclusief gebruik en de zekerheid voor lange termijn garanderen. 4) Financiering Genoeg geld vinden voor degelijke lokalen, zonder de groep te overbelasten. - Wat is de raming? Is alles inbegrepen (evt. zelf ook extra posten vermelden en er een realistisch bedrag op plakken)? Best ook een reserve voorzien, bvb. 10% bovenop de totale raming. - Een budget samenstellen met : eigen spaargeld, en geld uit acties (voorzichtig ramen) subsidies van de gemeente (50% van de facturen tot een totaalsubsidie van = Bef / 40,3399) parochie : wat willen en kunnen zij bijleggen? Sinds kort is er ook een parochiefederatie van alle parochies van de gemeente Bornem. Misschien kan er op dat niveau iets, wanneer het niet lukt met de parochie zelf? sponsoring : in geld, materialen, kortingen, vervoer,... evt. een beperkte lening? Zeker opletten dat de afbetaling draagbaar blijft voor de groep!! Evt. renteloos bij parochie, gemeente, particulieren? - Indien het budget écht onvoldoende is voor de plannen, dan moeten de plannen misschien herbekeken worden, in samenspraak met de architect : kan er evt. gefaseerd gewerkt worden (gespreid over meerdere jaren)? kan een deel van de oude gebouwen toch nog gebruikt worden, bvb. als opslagruimte voor materiaal, zodat de nieuwe gebouwen minder groot moeten zijn? kunnen er evt. (tijdelijk) chalets e.d. mee verhuisd worden, om de kosten te beperken? p. 4 van 9

5 - De kosten beperken en onder controle houden tijdens de bouw!! Door eigen werk, door ouders / oudleiding in "den bouw" aan te spreken. Genoeg offertes vragen om een goede keuze te maken (en niet te veel te betalen). - Om de kosten goed te kunnen opvolgen is het nuttig dat iemand de boekhouding on-line bijhoudt, zodat je op ieder moment een overzicht van alle uitgaven en inkomsten hebt. Ook een vergelijking (bvb. in excel) tussen ramingen en reeële uitgaven is handig! - Indien de kosten toch uit de hand lopen : ofwel extra budget zoeken, ofwel keuzes maken en evt. zaken schrappen / uitstellen. - Goed bijhouden van offertes, facturen, contracten e.d.! 5) Organisatie Een bouwproject is een grote onderneming voor een jeugdvereniging! Het komt ook naast al het andere (werk, studies, gewone activiteiten van de jeugdvereniging,...). Het inschakelen van ouders en oud-leiding, en hun bouwexpertise, is nodig om de jeugdvereniging niet te overbelasten. - Om eigenaar van een gebouw te worden, is er een VZW nodig (zie ook 3. zekerheid). Ook hier kunnen ouders en oud-leiding bij betrokken worden. Zorg we ldat je de zaak zelf in handen houdt. - Om het bouwproject voor te bereiden (vooraf) en uit te voeren heb je best een soort "comité" dat dit wil trekken (en om het werk te kunnen verdelen) : contacten met gemeente, parochie, architect, aannemer,... ontwikkelen en opvolgen van de plannen offertes vragen, vergelijken, selecteren en bestellingen plaatsen het werk plannen (professionelen, vrijwilligers, materiaal) sponsoring - Binnen dit comité misschien best iemand die voorbereidt, een overzicht houdt, checkt of er niets vergeten wordt, herinnert aan wat moet gebeuren, enz. Het is misschien ook makkelijker voor mensen van buitenaf, die dan ineens een vast aanspreekpunt hebben? - Alles goed bespreken met de leidingsploeg, zodat iedereen mee is, betrokken blijft en op dezelfde golflengte zit! - Tegen de uitvoeringsfase proberen om zoveel mogelijk medewerkers warm te maken om te komen helpen. Dan kan er ook afgewisseld worden. Vergeet zeker niet de medewerkers te verzekeren tegen ongevallen! - Zorgen voor een goede communicatie (verslagen, site met foto 's en info,...) en reclame (krantenartikkels). - Zaken op papier zetten! voor jezelf : verslagen en overzichten, zodat er niet (te veel) vergeten wordt voor communicatie als zekerheid (overeenkomsten, contracten, afspraken op papier) - Zorgen voor een goede samenwerking met de gemeente, parochie... - Genoeg tijd nemen voor het bouwproject, voor een goede ploeggeest zorgen en mensen bedanken. - Beseffen dat het een groot project is, dat er veel tijd in kruipt en dat er ook wel eens moeilijke momenten zullen komen, maar moeilijk gaat ook! p. 5 van 9

6 6) Informatie en netwerk Waar vind ik nog info? 1. Algemeen lokalen - Brochure Recepten voor Chirolokalen: biedt een overzicht van tips en aandachtspunten voor je lokaal, en handige doorverwijzingen naar websites, publicaties en organisaties. - Lokalenmap: geeft heel wat (technische) informatie over vzw, overeenkomsten, veiligheid en attesten, bouwgegevens, inkomsten en uitgaven. Zie ook lokalen@chiro.be 2. Lokalenbeleid - Het gemeentelijk jeugdbeleidsplan: Vraag het jeugdbeleidsplan op bij de gemeentelijke jeugddienst en vraag mondeling aan de jeugdconsulent welke mogelijkheden er zijn. - Brochure Alles in huis hebben voor een goed jeugdlokalenbeleid: praktijkverhalen en ideeën voor een duurzaam en doordacht gemeentelijk jeugdlokalenbeleid. - site van de Vereniging Vlaamse jeugddiensten en consulenten. 3. Vzw - Brochure VerZameld Werk: Alles over vzw s op maat van Chirogroepen. - site van het Vlaams Studie- en Documentatiecentrum voor vzw s. - juridisch@chiro.be 4. Bouwproces - Brochure Het Bouwproces: zet alles wat bij een bouwproces komt kijken op een rijtje. - Checklist Chiro Bornem: geeft een praktische checklist bij een bouwproject. - Brochures Groene vibes in de keet: Stappenplan voor verbouwingen en stappenplan voor nieuwbouw van duurzame jeugdwerkinfrastructuur. - site van Livios nv voor info over het bouwproces - duurzaam (ver)bouwen 5. Overeenkomsten - Brochure Den Deal: Een overzicht van lokaalovereenkomsten, met antwoorden op je vragen over bijhorende rechten en plichten. - juridisch@chiro.be 6. Bouwmaterialen - Brochure De Steenworp: Suggesties voor bouwmaterialen, van de ruwbouw over technieken tot de afwerking. 7. Geld - Brochure De Geldslag: Handen vol ideeën voor fondsenwerving Centrum voor jeugdtoerisme biedt ondersteuning bij het verhuren van je lokalen. 8. Brandveiligheidsbeleid - Brandveiligheidspakket Brandveiligheid in uw jeugdbeleid : Informatief pakket met allerlei tips om het thema brandveiligheid in je gemeente aan te kaarten. Je vindt in het pakket ook een stappenplan om een goed brandveiligheidsbeleid te realiseren en verschillende goede voorbeelden. - Brochure De Waterpas: meetinstrument voor jeugdlokalen. p. 6 van 9

7 Je kan deze brochures, checklisten en informatiepakketten gratis aanvragen op of downloaden op Wie kan ik nog aanspreken? - Een goede architect : voor creativiteit, goede raad i.v.m. ruimtelijke ordening, plannen, gebouwen, materialen,... - De Jeugddienst, voor van alles en nog veel meer. - Het gemeentebestuur, via schepen voor jeugd. - Dienst ruimtelijke ordening: voor bouwvoorschriften, e.d. - Mensen met kennis van zaken bij ouders, oud-leiding, sympathisanten. Netwerktips - Denk niet dat je er alleen voor staat! En denk niet dat je het als Chirogroep alleen aan kan. Ga actief op zoek naar steun in je omgeving (ouders, oud-leiding, parochie, kerkfabriek, gemeente, gewest, verbond, Locomotief, commissie jeugdbeleid). - Ga na wie binnen de leidingsploeg, oud-leiding of ouders het best geplaatst is om je lokalendossier op te volgen. - Leer de ondersteuning van mogelijke partners kennen. Ga langs bij de gemeentelijke jeugddienst, de parochie of de kerkfabriek om te horen wat zij voor jou kunnen doen. - Investeer in de gemeente en de parochie. Als jouw groep een actief lid is van de parochieraad en de jeugdraad, zal het duidelijker zijn wat zij voor jou kunnen doen. En zullen zij sneller geneigd zijn om jullie te helpen. - Kaart je lokalenprobleem aan in de jeugdraad of bij de opmaak van het volgende jeugdbeleidsplan (JBP). De opmaak van het JBP, dat de gemeente om de drie jaar opstelt, is dé kans om middelen te vragen voor jeugdlokalen. Op dat moment plant de gemeente namelijk de verdeling van haar middelen voor jeugdbeleid. - Soigneer je ouders en oud-leiding. Gebruik hun contacten en competenties. Je hebt soms meer verzamelde krachten dan je denkt. - Bestel gratis de Locomotiefbrochures op lokalen@chiro.be. - Surf naar voor heel wat achtergrondinfo over jeugdwerklokalen. Bouwprojecttips 1. Eigendom: Lokalen zijn automatisch eigendom van de eigenaar van de grond, tenzij dit expliciet wordt opgenomen in een overeenkomst (in een recht van opstal). 2. Overeenkomst: Erfpachtovereenkomsten zijn de meest voordelige overeenkomsten voor Chirogroepen, die een sterk netwerk hebben en kiezen voor een vzw verbonden aan de groep. Groepen, die een minder sterk netwerk hebben, kiezen beter voor een gebruiksovereenkomst. Deze overeenkomst geldt maar voor korte termijn, maar geeft veel minder administratieve verplichtingen. 3. Vzw: We raden aan om een vzw op te richten als een groep zelf gebouwen wil aankopen of bouwen en dus een groot eigen vermogen moet beheren. Ook bij het afsluiten van een contract met een zeker risico of een lange termijn (bv. koopovereenkomst of een recht van erfpacht) is een vzw-structuur aangewezen. 4. Zonering: Vraag als groep eerst het stedenbouwkundig uittreksel op bij het gemeentebestuur om te weten in welke zone je lokaal gelegen is. Als het lokaal correct gezoneerd is, kan je beginnnen denken aan (ver)bouwingen. Vergeet de stedenbouwkundige vergunning niet aan te vragen bij de gemeente! 5. Brandverzekering: De Chiroverzekering dekt geen brand in je eigen lokalen (wel in lokalen waar je bvb. op weekend of op bivak gaat). Chirogroepen moeten dus zelf een brandverzekering afsluiten. 6. Brandveiligheid: De brandweer mag geen lokalen sluiten. Zij geven -na een officieel bezoek- advies aan de burgemeester. Die bepaalt of een lokaal gesloten wordt. Je kan een officieus bezoek vragen aan de brandweer, maar dat organiseer je best samen met de jeugdraad. Probeer zelf in te schatten of de brandweer hiervoor benaderbaar is. Bekijk het jeugdbeleidsplan ook eens om te kijken of er geen subsidies zijn om je lokalen brandveiliger te maken. 7. Brandpreventie: Laat jaarlijks de elektriciteit en de gas- en verwarmingsinstallaties keuren door een erkend keuringsorgaan. p. 7 van 9

8 8 Bouwproject: Ga na welke ondersteuning de gemeente biedt in haar jeugdbeleidsplan rond jeugdwerkinfrastructuur. Tip: Chirojeugd Vlaanderen vzw mag fiscaal aftrekbare giften ontvangen. Je kan als Chirogroep dit aanvragen en de giften voor je bouwproject fiscaal aftrekbaar maken. Zie 9. Lening: Het Centrum voor Jeugdtoerisme (CJT) biedt financiële ondersteuning aan groepen, die in hun lokalen jeugdbivakken willen boeken, in de vorm van een renteloze lening. 10. Lokalenverhuur: Zet als groep de voor- en nadelen van het verhuren van je lokalen goed op een rijtje. Het is niet zomaar een gemakkelijke manier om aan geld te komen, het heeft ook een invloed op de werking avn je groep. Geloof in de Chiro!! De Chirostructuur kan meer voor je groep betekenen, dan je misschien denkt. - Contacteer je regionaal secretariaat of spreek iemand van het gewest/verbond aan om te horen welke ondersteuning de Chiro biedt op het vlak van lokalen. - Ook de aanspreekpunten van het nationaal secretariaat kunnen je verder helpen. Aarzel niet om ons te contacteren. - Problemen met je lokalen? lokalen@chiro.be. - Vragen over de jeugdraad? jeugdbeleid@chiro.be. - Meer weten over verzekeringen? verzekeringen@chiro.be. - Je lokalen verhuren? bivak@chiro.be. - Een juridisch probleem? juridisch@chiro.be. VEEL SUCCES en DOORZETTEN!!! p. 8 van 9

9 7. Interessante contactgegevens Nationaal Chirosecretariaat Chirojeugd-Vlaanderen v.z.w. Kipdorp 30, 2000 Antwerpen tel of Verbond Limburg Vaartstraat 14, 3500 Hasselt Regio Vlaams-Brabant (verbonden Brussel, Leuven) Kolenmarkt 85, 1000 Brussel tel Locomotief en Vlaamse Jeugdraad Vereniging Vlaamse Jeugddiensten en - consulenten (VVJ) 03/ info@vvj.be Provinciale jeugddienst Limburg jeugd@limburg.be Provinciale jeugddienst Vlaams-Brabant jeugddienst@vlaamsbrabant.be Regio Antwerpen (verbonden Antwerpen, Mechelen, Kempen) Kipdorp 30, 2000 Antwerpen RegioANT@chiro.be Regio Oost-Vlaanderen (verbonden Roeland, Reinaert, Heuvelland) Hoefslagstraatje 1, 9000 Gent RegioOVL@chiro.be Verbond West-Vlaanderen Delaerestraat 16, 8800 Roeselare RegioWVL@chiro.be Centrum voor Jeugdtoerisme (CJT) info@cjt.be Steunpunt jeugd info@steunpuntjeugd.be Provinciale jeugddienst Antwerpen jeugd@admin.provant.be Provinciale jeugddienst Oost-Vlaanderen 09/ info@oost-vlaanderen.be Provinciale jeugddienst West-Vlaanderen 050/ jeugd@west-vlaanderen.be p. 9 van 9