vast te stellen de

Transcriptie

1 Burgemeester en wethouders van de gemeente Delft, Regnr gelet op de artikelen 2 en 7 van de Archiefverordening van Delft 2012, Gescand archief datum besluiten & :b vast te stellen de Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen. (Besluit Informatiebeheer). Hoofdstuk 1 Begrippen Artikel 1.1 (Begrippen) In dit besluit wordt verstaan onder: a. de wet: De Archiefwet 1995, Stb. 1996, 366 en wetswijzigingen: Stb. 1997, 580; Stb. 2001, 131; Stb. 2001, 180 en Stb. 2004, 519. b. het besluit: Het Archiefbesluit 1995, Stb. 1995, 671 en zijn wijziging Stb. 1998, 266. c. de archiefverordening: Archiefverordening van Delft 2012, zijnde de in de artikelen 30 eerste lid, artikel 31 en artikel 32 tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van 24 mei d. archiefbewaarplaats: de in artikel 2 van de archiefverordening aangewezen locatie. e. archiefruimte: een ruimte bestemd of aangewezen voor bewaring van informatie. f. informatie: de in artikel 1, onder c van de wet bedoelde archiefbescheiden in papieren, digitale en/of andere vormen, die de gemeentelijke organen ontvangen of opmaken in het kader van hun werkprocessen, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. g. beheer van informatie: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen die nodig zijn om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. h. werkproces: een complex van activiteiten ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid uit hoofde waarvan informatie wordt ontvangen of opgemaakt. i. gemeentearchivaris: de volgens artikel 32 van de wet benoemde functionaris. j. directeur: de volgens artikel 102 gemeentewet aangestelde gemeentesecretaris of diens plaatsvervanger, de directeuren van de clusters en de hoofden van andere organisatorische eenheden die rechtstreeks door de gemeentesecrataris worden aangestuurd. k. proceseigenaar: de functionaris van de gemeente Delft verantwoordelijk voor een hem toegewezen werkproces, project of programma. l. beheerder: het hoofd van het vakteam waaraan het feitelijk beheer van informatie is opgedragen. m. informatiesysteem: het systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan procesgebonden informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en/of geraadpleegd. n. informatie structuurplan: een plan waarin is vastgelegd op welke wijze de toegankelijkheid van informatie is georganiseerd is ingedeeld en de informatie is gerangschikt. o. selectielijst: de lijst als bedoeld in artikel 5 van de wet. 1

2 Hoofdstuk 2 De archiefbewaarplaats Artikel 2.1 (aanwijzing archiefbewaarplaatsen) 1. De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats zijn de bewaarplaatsen, die zich bevinden: a. Oude Delft 169 te Delft (depotgebouw); b. Martinus Nijhofflaan 2 te Delft (Torenhove, 1 e verdieping); c. Hofdijk 651 te Rotterdam (Gemeentearchief Rotterdam). 2. In deze archiefbewaarplaatsen kunnen zich, naast overgebrachte documenten, ook geplaatste documenten met een afwijkend openbaarheidregime, zoals aangegeven in de door de gemeentearchivaris bijgehouden depotstaat bevinden. Artikel 2.2 (gemeentearchivaris) De gemeentearchivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten en documentaire verzamelingen. Artikel 2.3 (documentaire collectie) De gemeentearchivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats documenten en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel 2.4 (archiefonderzoek) 1. Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentearchivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. De gemeentearchivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd; 2. Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de gemeentearchivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De gemeentearchivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd; 3. De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Artikel 2.5 (bezoekersreglement) De gemeentearchivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de documenten en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld. Artikel 2.6 (verslag) De gemeentearchivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. 2

3 Hoofdstuk 3 Verantwoordelijkheden Artikel 3.1 (verantwoordelijkheid) De directeuren zijn verantwoordelijk voor het beheer van informatie betreffende de werkprocessen die onder hun verantwoordelijkheid vallen. Deze verantwoordelijkheid is gemandateerd aan de desbetreffende proceseigenaar. Artikel 3.2 (uitvoering) 1. Het feitelijk beheer van informatie wordt opgedragen aan de afdeling Informatie van het cluster Gemeentebrede Ondersteuning, team Advisering en Expertise 2. De uitvoerende werkzaamheden worden opgedragen aan de afdeling Basisondersteuning Informatie. 3. Het college van burgemeester en wethouders kan, met advies van de in lid 1 genoemde beheerder, en instemming van de gemeentearchivaris, als uitzondering op het eerste lid, een andere organisatorische eenheid aanwijzen die feitelijk beheer uitvoert. Artikel 3.3 (advisering) 1. De beheerder en de proceseigenaar stemmen met elkaar af op welke wijze het beheer van informatie plaatsvindt. 2. De beheerder wordt om advies gevraagd bij: a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een gemeentelijk orgaan of beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon; b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; c. verandering van de plaats van bewaring van archiefbescheiden; d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem. Hoofdstuk 4 Goede, geordende en toegankelijke staat Artikel 4.1 (algemeen) 1. Informatie wordt in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht en gehouden. 2. De beheerder stelt, in overleg met de proceseigenaren, een informatie structuurplan op. 3. Het informatie structuurplan bevat tenminste een overzicht van de bij de proceseigenaren in gebruik zijnde informatiesystemen en bevat de gegevens genoemd in artikel 9 Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden ( 23 februari 2002, nr. WJZJ2002J6839(8080) ). 4. De directeuren stellen, met instemming van de gemeentearchivaris, het informatie structuurplan vast. Artikel 4.2 (goede staat) 1. De directeuren dragen er zorg voor, dat de informatie op dusdanige wijze en met dusdanige materialen tot stand komt dat de materiële houdbaarheid ten minste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen. 3

4 2. De directeuren dragen er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, als bedoeld in de wet, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel 4.3 (geordende staat) De ordening van informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, die is vastgelegd in het informatie structuurplan. Artikel 4.4 (toegankelijke staat; registratie) 1. Uit het informatiesysteem blijkt te allen tijde, waar de informatie zich bevindt of wanneer deze is overgebracht, uitgeleend, vernietigd of vervreemd. 2. Van informatie wordt vastgelegd wanneer deze is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welk werkproces zij betrekking heeft, de samenhang met andere informatie, wat de status en het ontwikkelingsstadium van deze informatie is en wanneer, en aan wie, welk exemplaar is verzonden. 3. Van verzonden informatie wordt een minuut bewaard. 4. Van informatie worden kenmerken zodanig vastgelegd, dat deze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kan worden teruggevonden en binnen redelijke termijn leesbaar is. Artikel 4.5 (toegankelijke staat; toegang) 1. Iedere medewerker heeft toegang tot die informatie die voor de uitvoering van zijn werkprocessen nodig is. 2. Het college van B&W kan nadere regels stellen ten aanzien van de beveiliging van informatie. Artikel 4.6 (toegankelijke staat; selectie) 1. De beheerder draagt zorg voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van informatie voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften. 2. Vernietiging van informatie is slechts toegestaan bij en krachtens wet gegeven voorschriften. 3. Ingeval van selectie voor vernietiging wordt de informatie voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft. 4. Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in het in artikel 3.4 lid 1 genoemde informatiesysteem. Hoofdstuk 5 Procedures Artikel 5.1 (vervanging) 1. De beheerder kan een voorstel doen om informatie, die volgens de geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komt, te laten vervangen door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid van het Besluit. 2. De beheerder stelt een risicoanalyse op. 3. De proceseigenaar wordt in kennis gesteld van het voornemen tot vervanging van informatie die op zijn proces betrekking heeft. Hij kan binnen drie weken zijn op- en/of aanmerkingen kenbaar maken bij de beheerder. 4. Vervanging behoeft goedkeuring van de gemeentearchivaris. 5. De directeur geeft opdracht tot vervanging. 6. De beheerder draagt vervolgens zorg voor de daadwerkelijke vervanging en vernietiging van de vervangen informatie. 4

5 Artikel 5.2 (vernietiging) 1. De beheerder stelt jaarlijks een concept verklaring van vernietiging op. Daarin is opgenomen een beschrijving van de informatie die voor vernietiging in aanmerking komt, als mede op basis van welk voorschrift bij of krachtens de wet selectie voor vernietiging plaatsvindt. 2. De proceseigenaar wordt in kennis gesteld van het voornemen tot vernietigen van informatie die op zijn proces betrekking heeft. Hij kan binnen drie weken zijn op- en/of aanmerkingen bij de beheerder kenbaar maken. 3. Vernietiging behoeft goedkeuring van de gemeentearchivaris. 4. De directeur geeft opdracht tot vernietiging. 5. De beheerder draagt vervolgens zorg voor daadwerkelijke vernietiging van de informatie. Hiervan wordt een proces verbaal gemaakt dat wordt gevoegd bij de verklaring. Artikel 5.3 (overbrenging) 1. Bij overbrenging van informatie als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het een informatiesysteem ontsloten informatie betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht. 2. De beheerder stelt, in overleg met de gemeentearchivaris, een concept verklaring van overbrenging op. Daarin is opgenomen een beschrijving van de informatie die voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats in aanmerking komt. 3. De proceseigenaar wordt op de hoogte gebracht van het voornemen tot overbrenging van informatie die op zijn werkproces betrekking heeft. Zij kunnen binnen drie weken zijn op- en/of aanmerkingen bij de beheerder kenbaar maken. 4. De directeur geeft opdracht tot overbrenging en tekent samen met de gemeentearchivaris het proces-verbaal van overbrenging. 5. De beheerder draagt vervolgens zorg voor daadwerkelijke overbrenging van de informatie. Hiervan wordt een proces verbaal gemaakt dat wordt gevoegd bij de verklaring. Artikel 5.4 (ter beschikking stelling) 1 De beheerder kan een voorstel doen om informatie ter beschikking te stellen. De beheerder stelt een concept verklaring op. Daarin is opgenomen de grond van de ter beschikking stelling en een beschrijving van de informatie die ter beschikking wordt gesteld. 2 De proceseigenaar wordt op de hoogte gebracht van het voornemen tot ter beschikking stelling van informatie die op zijn werkproces betrekking heeft. Hij kan binnen drie weken zijn op- en/of aanmerkingen bij de beheerder kenbaar maken. 3 Ter beschikking stelling behoeft goedkeuring van de gemeentearchivaris. 4 De directeur geeft opdracht tot de ter beschikking stelling. 5 De beheerder draagt vervolgens zorg voor daadwerkelijke ter beschikking stelling van de informatie. Hiervan wordt een proces verbaal gemaakt dat wordt gevoegd bij de verklaring. 6 De gemeentearchivaris ontvangt een afschrift van de verklaring tot beschikking stellen. 5

6 HOOFDSTUK 6 Slotbepalingen Artikel 6.1 Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het Besluit Informatiebeheer Delft 2011, van 22 november Artikel 6.2 Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer Delft Artikel 6.3 Het besluit treedt op 1 juni 2012 in werking. Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van Delft, 15 mei Burgemeester Secretaris mr. drs. G.A.A. Verkerk 6

7 Toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 bepaalt in artikel 27 dat overeenkomstig een door de Gemeenteraad vast te stellen verordening het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. In deze verordening, de Archietverordening gemeente Delft 2012, wordt het college van burgemeester en wethouders gevraagd nadere beheersregels te stellen. De aanpassing van de verordening brengt met zich mee dat het beheer van de archiefbewaarplaats, ingevolge van de aanpassing van de Archiefwet 1995 aan het duale gemeentebestuur, tot de competentie behoort van het college van B&W Dit besluit is niet van toepassing op de griffie omdat deze in het kader van het duale stelsel niet tot de competentie van het college behoort. Bij de reorganisatie in 2011 zijn de uitvoerende werkzaamheden op het gebied van informatiebeheer, in het bijzonder van post- en archiefzaken, samengebracht bij de afdeling Basisondersteuning Informatie van het Cluster Gemeentebrede Ondersteuning. De afdeling Informatie, team Advies en Expertise is belast met de advisering en het uitzetten van het informatiebeleid op het gebied van post en archiefzaken in de organisatie. In dit besluit wordt nadere invulling gegeven aan het beheer van archiefbescheiden voorzover deze nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Algemeen uitgangspunt van de Archiefwet 1995, waarvan dit besluit een afgeleide is, is dat archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en gehouden. Begin 2002 is op basis van het Archiefbesluit 1995 een drietal ministeriële regelingen in werking getreden die nadere invulling geven aan deze algemene norm. Er is geen organisatieverordening voor de gemeente Delft waarin het managementprincipe is neergelegd. In de notitie Het Delftse Organisatiemodel, een beschrijving van de status quo van de ambtelijke organisatie van de gemeente Delft anno 2005, is wel het principe van integraal management neergelegd. Belangrijk uitgangspunt van dit besluit is daarom dat de proceseigenaar, geheel volgens het integraal managementprincipe, verantwoordelijk is voor het proces en de daarbij in te zetten middelen (personeel, informatie, organisatie, financiën, automatisering en huisvesting). Informatie die in dit werkproces ontstaat, wordt ontvangen of opgemaakt, kan dienen voor de verantwoording van de uitvoering van het proces. De regeling is opgebouwd uit een vijftal hoofdstukken. In het eerste hoofdstuk worden de gebruikte begrippen uiteengezet. In het tweede hoofdstuk wordt de verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer neergelegd. Het derde hoofdstuk beschrijft op welke wijze de goede, geordende en toegankelijke staat wordt gewaarborgd. Enkele procedures rondom het informatiebeheer zijn beschreven in het vierde hoofdstuk. Het geheel wordt afgesloten met enkele slotbepalingen in hoofdstuk vijf waarin onder andere de in werking treding van dit besluit wordt aangegeven. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1.1 Onder f is gekozen voor het begrip informatie. Dit om te voorkomen dat onder archiefbescheiden louter fysieke, papieren documenten worden verstaan. Deze informatie wordt door onderdelen van de gemeentelijke organisatie ontvangen of opgemaakt naar aanleiding van het uitvoeren van haar werkprocessen. Onder deze regelingen vallen dus ook de (digitale) basisregistratiesystemen. Om de regeling niet afhankelijk te maken van een organisatiewijziging is ervoor gekozen de verantwoordelijkheid van informatiebeheer (net als het personeelsbeheer en het budgetbeheer) neer te leggen bij deze proceseigenaar. Dit past tevens bij het integraal managementprincipe zoals dat binnen de gemeentelijke organisatie wordt gehanteerd. De begrippen zijn afgestemd met de Archiefregeling (15 december 2009, nr. WJZ/ (8189)). Artikel 2.4 De wet draagt de gemeentearchivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de 7

8 cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de gemeentearchivaris. Artikel 2.5 De wet verschaft een ieder het recht van of uit documenten, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de gemeentearchivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten. Artikel 2.6 Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal. Artikel 3.1 De gemeente Delft beschikt niet over een organisatieverordening. Maar in de notitie Het Delftse Organisatiemodel, een beschrijving van de status quo van de ambtelijke organisatie van de gemeente Delft anno 2005, is opgenomen dat de clusters onder dagelijkse leiding en verantwoordelijkheid staan van de clusterdirecteur. De directeuren zijn eindverantwoordelijk voor de informatie die wordt ontvangen en/of opgemaakt in verband met de uitvoering van de werkprocessen. Artikel 3.2 Na de reorganisatie van 2000 zijn de feitelijke werkzaamheden rondom het archiefbeheer van de gemeente Delft ondergebracht bij het vakteam DIV (cluster Facilitair), dat inmiddels ondergebracht is bij het cluster Gemeentebrede ondersteuning. Daarop is momenteel nog één uitzondering namelijk: het beheer van de cliëntdossiers, dat inmiddels is ondergebracht bij het cluster Klant Contact Centrum, team Beheer 1. Artikel 3.3 Aangezien informatie de neerslag is van de werkprocessen is het belangrijk deze twee elementen op elkaar af te stemmen. Onderlinge afstemming tussen beheerder en proceseigenaar is tevens van belang om te voorkomen dat achterstand op het gebied van bijvoorbeeld selectie en vernietiging van informatie wordt opgelopen. In het tweede lid wordt een adviserende rol van de beheerder vastgelegd. Volgens de archiefverordening dient overigens ook de gemeentearchivaris een advies te geven voor wat betreft de hier genoemde voornemens. Artikel 4.1 Algemeen Uitgangspunt van de Archiefwetgeving is dat overheidsorganen hun archieven in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren. Artikel 4.2 In de (ministeriele) Regeling, bouw en inrichting archiefruimten en bewaarplaatsen (6 september 2001/WJZ/2001/34059 (8081)) zijn nadere regels neergelegd om de kwaliteit van informatiedragers te waarborgen. Deze regels spelen een rol bij de bouw en instandhouding van archiefruimten. Daarnaast is er een Regeling 'duurzaamheid archiefbescheiden (6 september 2001/WJZ/2001/16474(8079)). Daarin zijn eisen gesteld aan de aanschaf van papier, toner en balpennen (lid 2) die nodig zijn voor het vervaardigen van voor blijvende bewaring in aanmerking komende informatie. De verantwoordelijkheid voor naleving van deze regelingen wordt in dit artikel bij de directeuren gelegd. Artikel 4.3 Ordening van informatie dient volgens lid 2 op een doeltreffende wijze te gebeuren, waarbij lid 1, het in geordende en toegankelijke staat houden, als voorwaarde dient. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat op termijn te vernietigen informatie op fysieke dragers zoals papier op volgnummer wordt opgeborgen terwijl het documentair managementsysteem de toegang is tot deze informatie. Voor (fysiek) over te brengen informatie zal ordening in overleg met de toekomstige bewaarder, het gemeentearchief, geschieden. Dit zal vooralsnog geschieden via zaaksgewijze ordening. De basis voor de structuur van informatie is het informatie structuurplan (ook wel Documentair Structuurplan genoemd) Artikel 4.4 8

9 De eerste twee leden van dit artikel zijn ongeveer gelijkluidend aan artikel 4 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, met dien verstande dat ze door opname in deze regeling ook geldig zijn voor op termijn te vernietigen informatie. Deze uitbreiding is nodig om ook die informatie goed toegankelijk te houden en bijvoorbeeld in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur (verantwoording) of bedrijfsvoering snel te kunnen terugvinden en beschikbaar te stellen. In het derde tot en met vijfde lid is opgenomen hoe deze administratie wordt uitgevoerd. Het documentair managementsysteem dat door de beheerder wordt onderhouden, is de toegang tot de informatie. Lid 3 is zodanig opgesteld dat het in samenwerking met de beheerder ook mogelijk is de metadata in een ander informatiesysteem vast te leggen. Artikel 4.5 Dit artikel geeft aan welke medewerkers toegang hebben tot informatie. Dit beperkt zich in principe tot die informatie die onontbeerlijk is voor het uitvoeren van het werkproces waar de medewerker bij betrokken is. Artikel 2:5 lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht bepaalt overigens een bepaalde geheimhoudingsplicht voor betrokkenen bij de uitvoering van de taak van de gemeente. Hoofdstuk 5 In de artikelen 5.1 tot en met 5.5 wordt ingegaan op de te volgen procedure voor respectievelijk de beheersactiviteiten vervanging, selectie, vernietiging, overbrenging en ter beschikkingstelling. De directeur krijgt de bevoegdheid deze namens het college uit te voeren. Het stramien van deze procedures is steeds hetzelfde. De beheerder bereidt voor en voert na opdracht van de directeur uit. Alvorens de directeur opdracht geeft tot een bovengenoemde beheersactiviteit is de gemeentearchivaris om goedkeuring gevraagd en zijn de proceseigenaren in de gelegenheid gesteld hun aan- en opmerkingen te geven. Artikel 5.1 Het vervangen van informatie kent een tweetal juridische aspecten. Naast het archiefrechtelijke aspect is er een bewijsrechtelijke kant. Kernvraag daarbij is of een rechter de vervangen informatie accepteert als bewijs. Om dat te kunnen inschatten dient bij een voornemen tot vervangen een zogenaamde risico-analyse gemaakt te worden waarin wordt beschreven welke (bedrijfs)risico's er door vervanging worden genomen. Artikel 5.2 Vernietigen van informatie is sinds de invoering van de Archiefwet 1996 een plicht geworden maar mag slechts bij een bij of krachtens wet gegeven voorschrift. Dit is in de meeste gevallen de zogenaamde lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende nó 1850 van 1983 voor informatie van voor 1 januari 1996 en de binnenkort door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen vast te stellen 'selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen' voor informatie van na 1 januari 1996, maar kan ook volgen uit een ander (bijzonder) wettelijk voorschrift. Vanuit het oogpunt van bedrijfsvoering is het goed te streven naar een jaarlijkse vernietigingsronde voor alle werkprocessen. Daarvoor is echter wel een korte procedure nodig. Ook moet worden voorkomen dat er dure inhaalslagen voor het bewerken van archieven nodig zijn. Artikel 5.1 Het vervangen van informatie kent een tweetal juridische aspecten. Naast het archiefrechtelijke aspect is er een bewijsrechtelijke kant. Kernvraag daarbij is of een rechter de vervangen informatie accepteert als bewijs. Om dat te kunnen inschatten dient bij een voornemen tot vervangen een zogenaamde risico-analyse gemaakt te worden waarin wordt beschreven welke (bedrijfs)risico s er door vervanging worden genomen. Artikel 5.3 Bij overbrenging gaat de verantwoordelijkheid van het beheer van de directeur over op de gemeentearchivaris. Daarom geven beiden opdracht tot overbrenging. Artikel 5.4 Ter beschikking stelling komt voor bijvoorbeeld een herindeling of bij het verzelfstandigen van taken van de gemeente zoals bijvoorbeeld regionalisering Brandweer en verzelfstandiging Primair Onderwijs. De informatie blijft dan eigendom van de gemeente maar de nieuwe organisatie die de taken op zich neemt zal veelal deze informatie nodig hebben om hun taak te kunnen uitvoeren. 9