TNO rapport KvL/APRO/ / /vri/stn 2

Transcriptie

1 TNO Kwaliteit van Leven Arbeid Plarisavenue 151 Pstbus AS Hfddrp KvL/APRO/ / /vri/stn HR-scan Diversiteit Diversiteit in beeld T F Handleiding Datum Februari 2007 Auteurs Jyce van der Wlk Sjiera de Vries Alle rechten vrbehuden. Niets uit dit rapprt mag wrden vermenigvuldigd en/f penbaar gemaakt dr middel van druk, ftkpie, micrfilm f p welke andere wijze dan k, znder vrafgaande schriftelijke testemming van TNO. Indien dit rapprt in pdracht werd uitgebracht, wrdt vr de rechten en verplichtingen van pdrachtgever en pdrachtnemer verwezen naar de Algemene Vrwaarden vr Onderzeks- pdrachten aan TNO, dan wel de betreffende terzake tussen partijen geslten vereenkmst. Het ter inzage geven van het TNO-rapprt aan direct belanghebbenden is tegestaan TNO

2 TNO rapprt KvL/APRO/ / /vri/stn 2 Inhudspgave 1 Inleiding Prject He werkt diversiteit? Waarm een HR-scan diversiteit? Wie kan de methde uitveren? Wat is het del van de HR-scan Diversiteit? Inhud De negen HR-velden HR-strategie De beleidscyclus Bevindingen Aanpak Stap 1: Frmeren van prjectteam Stap 2: Infrmatie verzamelen Stap 3: Bevindingen Vervlg Ttale duur en tijdsbesteding... 9 A Checklist B Vrbeeldbrieven... 19

3 TNO rapprt KvL/APRO/ / /vri/stn 3 1 Inleiding Wilt u aan de slag met diversiteitsbeleid? Met de HR-scan Diversiteit brengt u in kaart he diversiteit in het huidige HR-beleid en praktijk aandacht krijgt. Maakt de rganisatie ptimaal gebruik van de diversiteit aan talenten, wensen en beheften van medewerkers? Welke nderdelen van uw beleid en praktijk bevrderen f belemmeren diversiteit? Deze handleiding vertelt he u binnen uw rganisatie het diversiteitsbeleid in beeld kunt brengen. Onder diversiteit verstaan wij alle aspecten waarp medewerkers van elkaar verschillen. Met diversiteitsbeleid bedelen wij (persneels)beleid dat gericht is p het bereiken van ptimale en duurzame inzetbaarheid en prductiviteit van alle medewerkers, rekening hudend met al hun verschillen én vereenkmsten. De HR-scan Diversiteit geeft een diagnse, een ft van de rganisatie. Deze mmentpname vrmt een ged uitgangspunt vr verdere activiteiten. Met de uitkmsten van de scan kan wrden vastgesteld welke aanpassingen van het HR-beleid ndig f wenselijk zijn. Z kunt u ptimaal gebruik maken van de diversiteit p de arbeidsmarkt en in het persneelsbestand van de rganisatie. In deze handleiding laten we zien he u zelf een diagnse kunt uitveren. U kunt dus in principe znder ndersteuning van TNO aan de slag kunt gaan. Maar natuurlijk kunt u k een berep den p de adviseur van TNO m u te ndersteunen. 1.1 Prject He werkt diversiteit? Deze handleiding is één van de prducten van het prject He werkt diversiteit? van het TNO nderzeksprgramma Ged Werkgeverschap. Dit prgramma is uitgeverd in het kader van de aan TNO tegewezen verheidsfinanciering p het terrein van het Ministerie van Sciale Zaken en Werkgelegenheid. Het prject He werkt diversiteit? bestnd uit verschillende nderdelen: Inventariseren van de bestaande kennis ver diversiteit en diversiteitsbeleid dr middel van literatuurstudie en interviews; Genereren van nieuwe kennis en pden van ervaring dr het verzamelen van praktijkervaring en het rganiseren van leernetwerken vr rganisaties en experts; Uitdragen van kennis en ervaring in artikelen, publicaties, lezingen en een website ( Het prject startte p 1 januari 2003 en liep tt eind december Meer infrmatie ver diversiteit, diversiteitsbeleid en het prject He werkt diversiteit? kunt u vinden p nze website. Daar vindt u k een aantal andere prducten van het prject. 1.2 Waarm een HR-scan diversiteit? De HR-scan Diversiteit is in te zetten bij vragen ver he het HR-beleid z kan wrden vrmgegeven dat het gericht kan mgaan met diversiteit. U kunt de scan bijvrbeeld inzetten als u antwrd zekt p de vlgende vragen: He kan ik diversiteit in mijn HR-beleid verweven? Ik de aan diversiteitbeleid maar zie (ng) geen effecten van dit beleid: he kan dit? He kunnen we diversiteitsbeleid meer brgen in de praktijk?

4 TNO rapprt KvL/APRO/ / /vri/stn 4 De scan kan u k helpen als u vragen heeft ver specifieke beleidsnderdelen, bijvrbeeld: Wat kan ik den met mijn pleidingsbeleid m diversiteit te stimuleren? 1.3 Wie kan de methde uitveren? Zals gezegd is deze handleiding bedeld m zelf aan de slag te gaan. Vr een succesvlle uitvering hebben wij de vlgende suggesties vr het prfiel van de mensen die de scan uitveren: Beschikken ver enige nderzekservaring en/f ver adviesvaardigheden; Kennis hebben van HR-beleid en affiniteit hebben met diversiteitsbeleid (f andersm); Enige afstand kunnen nemen van het beleid m fris en nafhankelijk te kunnen kijken; Tijd en energie hebben m het prject uit te veren (zie vr een glbale tijdsinvestering hfdstuk 3); Werkzaam in de rganisatie zelf f juist buiten de rganisatie. Tip: twee rganisaties nemen bij elkaar de scan af. Extra winstpunt is dat u bij elkaar een kijkje in de keuken neemt. Het is raadzaam de scan met twee persnen uit te veren; samen vrmt u het nderzeksteam. Twee weten, hren en zien meer dan één en u kunt samen verleggen ver uw bevindingen. Maak een heldere taakverdeling (zie elders vr activiteiten en een tijdsindicatie). U kunt de scan k dr TNO laten uitveren f TNO inschakelen m u te ndersteunen p nderdelen. Enkele vrbeelden van nderzeksteams wanneer u de scan zelf uitvert: Een nieuw aangestelde P&O-adviseur die verantwrdelijk is vr diversiteitsbeleid en een ft wil maken van de stand van zaken; samen met een cllega die al langer werkzaam is bij de rganisatie; Twee diversiteitsadviseurs van twee rganisaties die bij beide rganisaties de scan uitveren; Een P&O-adviseur en een manager, stagiaire (minimaal HBO-niveau), f OR-lid. 1.4 Wat is het del van de HR-scan Diversiteit? U kunt met de scan één f meerdere delen bereiken: Evalueren van het huidige HR-beleid en HR-praktijk vanuit het gpunt van diversiteit; Signaleren van verbetermgelijkheden; Bieden van aanknpingspunten vr plan van aanpak; Bewustwrding ver diversiteit. Veel succes en plezier met de uitvering!

5 TNO rapprt KvL/APRO/ / /vri/stn 5 2 Inhud 2.1 De negen HR-velden In de scan berdeelt u samen met de rganisatie he de rganisatie werk maakt van diversiteit p negen HR-velden: 1. Werving & Selectie; 2. Persneel & Planning; 3. Arbeidsvrwaarden & Belning; 4. Feedback & Berdeling; 5. Lpbaan & Mbiliteit; 6. Opleiding & Ontwikkeling; 7. ARBO, Verzuim & Re-integratie; 8. Taakinhud & Arbeidsrganisatie; 9. Leidinggeven. U kunt er vr kiezen m p bepaalde velden meer f minder (geen) accent leggen. De ervaring leert wel dat de methde het meest tt zijn recht kmt als u alle HR-velden minimaal p hfdlijnen drlpt. Z kunt u namelijk ged nderzeken f de verschillende velden (erg) ls van elkaar staan f dat er samenhang is in beleid tussen de velden (zie k: HR-strategie). 2.2 HR-strategie Wilt u weten he strategisch de rganisatie met diversiteitsbeleid bezig is? Dan is het essentieel aandacht te besteden aan de visie p diversiteit en de mate waarin deze dr alle medewerkers gedragen wrdt. Het is immers het vertrekpunt van waaruit u werkt en een ged gedragen visie bevrdert de uitvering en effectuering van het gekzen beleid. Daarnaast is het belangrijk te kijken naar de mate waarin de verschillende HRvelden met elkaar verbnden zijn. He is de samenhang tussen de verschillende HRvelden, wat is het he en waarm, de lgica van beleid? Immers, als iemand aangenmen wrdt (HR-veld: werving & selectie) zijn k de andere velden relevant: vrafgaand aan de werving is van belang dat men weet wat ndig is aan cmpetenties. Is hier zicht p (HR-veld: persneel & planning) en heeft deze persn die cmpetenties? Ok is relevant he graag de rganisatie deze specifieke cmpetenties wil hebben, wat ze er vr ver heeft m deze binnen te halen (HR-veld: arbeidsvrwaarden & belning). Bij diversiteit is van belang in heverre een rganisatie beargumenteerd nderscheid durft te maken, en de juiste instrumenten (van de verschillende velden) inzet. 2.3 De beleidscyclus U nderzekt elk (gekzen) HR-veld aan de hand van cncrete vrbeelden. Daarin vraagt u dr p de vlgende punten: wat het gefrmuleerde beleid is m.b.t. diversiteit (plan); he dit wrdt uitgeverd (d); welke effecten het heeft (check); he gezrgd wrdt vr verbeteringen en brging (act).

6 TNO rapprt KvL/APRO/ / /vri/stn Bevindingen Uw bevindingen zijn een ft van de actuele stand van zaken rnd diversiteitsbeleid. Als u een berdeling (bijvrbeeld ged/niet ged) wilt geven, is het belangrijk dat u zicht heeft p wat andere rganisaties p het gebied van diversiteitsbeleid den zdat u kunt vergelijken. Naar aanleiding van de bevindingen kan de rganisatie verbeteracties in gang zetten.

7 TNO rapprt KvL/APRO/ / /vri/stn 7 3 Aanpak De HR-scan Diversiteit kent een participatieve aanpak. Het nderzeksteam, in principe twee mensen (zie k de inleiding wie kan de methde uitveren ) vert de scan uit en betrekt diverse andere mensen uit de rganisatie. Zie bijlage B vr vrbeeldbrieven m mensen uit te ndigen. De aanpak vr de HR-scan bestaat uit drie stappen. 3.1 Stap 1: Frmeren van prjectteam Wie: Ter ndersteuning van uw nderzeksteam frmeert u een prjectteam met bij vrkeur representanten van de directie, leidinggevenden, HR, cmmunicatie, de OR en, indien aanwezig, een diversiteitscördinatr. He Startbijeenkmst van ngeveer 2 uur. Wat: Bepalen van del, werkwijze, tijdsinvestering (en dus k: persneelsksten) en verwachte resultaat van de HR-scan Diversiteit; Vergrten van draagvlak in de rganisatie. U stelt vast: he én p welk mment u laat weten dat er een prject HR-scan Diversiteit start en wat de reden is; welke cmmunicatiemiddelen hiervr geschikt zijn (denk aan werkverleg, nieuwsbrief, persneelsblad, mem). Keuze welke HR-velden wrden nderzcht p de mate waarin zij het ptimaal benutten van een diversiteit aan talenten bevrderen: alle negen HR-velden scannen f inzmen p enkele daarvan. In alle gevallen nderzekt u k de relevante verbanden tussen velden nderling en met de strategie en externe ntwikkelingen; Keuze f u k aandacht wilt besteden aan specifieke delgrepen en z ja aan welke (zals uderen/jngeren, lager/hgpgeleiden, vruwen, allchtnen). Resultaat: Plan van aanpak vr tepassing van de HR-scan Diversiteit in de betreffende rganisatie. 3.2 Stap 2: Infrmatie verzamelen De infrmatieverzameling det u aan de hand van een checklist (zie bijlage). Deze gebruikt u zwel bij de dcumentenanalyse als bij de interviews. a) In de dcumentenanalyse bekijkt u wat de rganisatie p papier heeft staan ver diversiteitsbeleid. Bekijk ged welke dcumenten relevant zijn vr de dcumentenstudie m een dcument-verlad te vrkmen. Denk k aan de intranetsite: wat is er he en vr wie beschikbaar? Mgelijke dcumenten: Uitdraai persneelsbestand naar delgrepen; Resultaten medewerkertevredenheidsnderzek; Persneelshandbek; HR-beleidsstukken en -prcedures (ntities ver bijvrbeeld diversiteitsbeleid, belningsbeleid, verzuimbeleid, berdelingsbeleid, werving & selectiebeleid, maar k frmat berdelingsfrmulier, frmat POPgesprekken, naslagwerken vr trainingen e.d.);

8 TNO rapprt KvL/APRO/ / /vri/stn 8 Sciaal jaarverslag; CAO. b) (greps-)interviews van ngeveer 1,5 uur met (vertegenwrdigers van) directie/hger management; lager management; medewerkers (evt. gesplitst naar primair en ndersteunend persneel (staf)); P&O; OR. Tips: De ideale grepsgrtte is 3 tt 6 persnen; Het is prettig m de interviews met z n tweeën te den: verdeel gespreksleiding en het maken van aantekeningen nderling; Vlgrde interviews: dr te beginnen met P&O ntvangt u veel infrmatie, waarp u in de andere interviews kunt drvragen. U kunt P&O k achteraf interviewen m de gaten aan infrmatie p te vullen: wat weet u ng niet, wat wilt u ng checken; Kies per interview welke HR-velden u specifiek met deze gesprekspartners wilt bespreken. De ervaring leert dat het nmgelijk is m alle 9 HRvelden plus de HR-strategie in een interview van 1,5 à 2 uur aan bd te laten kmen. In het grepsinterview met P&O kunt u bijvrbeeld ged spreken ver de HR-strategie, met de directie ver strategische persneelsplanning, met de medewerkers ver hun ervaringen met functinerings- en berdelingsgesprekken, met managers ver de wijze waarp zij leiding geven, met de OR ver de arbeidsvrwaarden e.d.. Resultaat a & b Kennis van en inzicht in de wijze waarp het HR-beleid en de praktijk binnen de rganisatie ruimte biedt aan en gebruik maakt van de diversiteit van werknemers. 3.3 Stap 3: Bevindingen Als u alle infrmatie heeft verzameld is het mment daar m de bevindingen p een rij te zetten. Dit kunt u als nderzeksteam gefaseerd aanpakken: ga eerst p zek naar de grte lijn, in het algemeen en per HR-veld; kijk vervlgens meer naar de details. In de checklist in de bijlage vindt u een vrbeeld van een verzicht waarin u uw bevindingen kunt nteren zdat u sneller een cnclusie kunt trekken. a) In een wrkshp van ngeveer 2,5 uur vr het prjectteam en eventuele anderen bespreekt u als nderzeksteam de resultaten van de HR-scan Diversiteit en frmuleert u met elkaar verbeterrichtingen. In de presentatie gaat het m de highlights, wat valt p, wat is herkenbaar en wat niet, wat is de rde draad en welke verbeterrichtingen zijn er. Mgelijke pzet (al dan niet gecmbineerd) Quiz : wat denk u dat de belangrijkste uitkmsten zijn p de verschillende velden? Pwerpint met highlights en verbeterrichtingen: algemeen en specifiek per veld.; Verbeterrichtingen: plenair bespreken f, als de grep grter is dan 10 persnen, in subgrepen bespreken en laten terugkppelen. Zrg dan dat

9 TNO rapprt KvL/APRO/ / /vri/stn 9 er per subgrep k iemand van het nderzeksteam bij aanwezig is, anders mist u de discussie; Visualisatie van de berdeling, bijvrbeeld met een taartdiagram in kleur (rd-ranje-gren) van de HR-velden. NB: de dit alleen als u een visuele, glbale berdeling wilt geven en licht deze mndeling te. mgeving Leidinggeven HR-strategie Werving & selectie Persneel & planning rganisatiestrategie rganisatiedelen Taakinhud & arbeidsrganisatie Arb-, verzuim- & reïntegratiebeleid HRM ttaal Opleiding & ntwikkeling Lpbaan & mbiliteit Arbeidsvrwaarden & belning Feedback & berdeling primair prces 3.4 Vervlg b) In de rapprtage die na de wrkshp vlgt kmen meer details aan de rde. In deze rapprtage staan de bevindingen en verbetervrstellen, in een dr u gewenste vrm. Mgelijke vrmen Pwerpintpresentatie, aangepast p basis van de uitkmsten van de wrkshp, vr bijvrbeeld MT f (deel van de rest van ) de rganisatie; Beschrijvend rapprt van ngeveer pagina s; Rapprt met meer kwantitatieve weergave: plussen (+) en minnen (-) vr de diverse aspecten per veld. Deze handleiding gaat in p het uitveren van de HR-scan Diversiteit. Het uitveren van deze scan levert u waarschijnlijk diverse verbeterpunten p waarmee de rganisatie verder kan. Laat u vr de verbeterpunten k inspireren dr gede vrbeelden van andere rganisaties. Op de site vindt u diverse vrbeelden. Het is aan te bevelen m een gedegen plan vr de uitvering van deze verbeteracties p te stellen. Het plan zu rekening meten huden met factren als bedrijfscultuur, beschikbaar budget, beschikbare tijd, lpende andere rganisatientwikkelingen enz. 3.5 Ttale duur en tijdsbesteding De ervaring leert dat vr het uitveren van de HR-scan Diversiteit een drlptijd van circa drie maanden ndig is. De bendigde tijd is afhankelijk van het aantal HRvelden dat de rganisatie wil scannen.

10 TNO rapprt KvL/APRO/ / /vri/stn 10 Indicatie vr tijdsinvestering a) Tijdsinvestering nderzeksteam: 2 persnen Activiteit Wie Tijd Vrbespreking met rganisatie, 2 persnen 4 uur (2 uur p.p.) incl. vrbereiding Startbijeenkmst 2 persnen 6 uur (3 uur p.p.) Dcumentenanalyse 1 persn 8 uur Interviews Organisatie en 1 persn 4 uur (5x) planning Uitvering en uitwerking 2 persnen 20 uur (4 uur per interview) Wrkshp, 2 persnen 24 uur (8 uur vrbereiding, 4 uur uitvering p.p.) Rapprtage 2 persnen 24 uur (12 uur p.p.) Prjectmanagement 1 persn 8 uur Ttaal 98 uur b) Tijdsinvestering verige betrkkenen uit de rganisatie Prjectteam, bij vrkeur samengesteld met directie, leidinggevende, HR, cmmunicatie-adviseur, evt. diversiteitscördinatr, OR; Te interviewen persnen (15-20). Activiteit Wie Schatting tijd Vrbespreking Cntactpersn 1 uur Startbijeenkmst Prjectteamleden 2 uur p.p. Aanleveren dcumenten t.b.v. Cntactpersn 2 uur dcumentenanalyse Interviews Organisatie en Cntactpersn 4 uur planning Uitvering Directie, leidinggevenden, HR, 1,5 uur p.p. medewerkers en OR Wrkshp Prjectteam 2,5 uur Prjectmanagement Cntactpersn 4 uur

11 TNO rapprt KvL/APRO/ / /vri/stn 11 A Checklist GEBRUIK Deze checklist gebruikt u als handvat vr de dcumentenanalyse (wat staat er p papier) en in de grepsinterviews m vragen te stellen ver het gepraktiseerd beleid en de effecten. In deze checklist staan per HR-veld de belangrijkste aandachtspunten p een rij. Onderzek via de 9 HR-velden: 1. Werving & Selectie; 2. Persneel & Planning; 3. Arbeidsvrwaarden & Belning; 4. Feedback & Berdeling; 5. Lpbaan & Mbiliteit; 6. Opleiding & Ontwikkeling; 7. ARBO, Verzuim & Re-integratie; 8. Taakinhud & Arbeidsrganisatie; 9. Leidinggeven. Ok brengt u in kaart he de verschillende aspecten p het gebied van diversiteit binnen de HR-velden p elkaar en p de verkepelende (HR)-strategie zijn afgestemd. Vlg de cyclus Plan-d-check-act Elk HR-veld wrdt nderzcht aan de hand van cncrete vrbeelden: wat is het gefrmuleerde beleid m.b.t. diversiteit (plan); he wrdt dit uitgeverd (d); welke effecten heeft het (check); he wrdt gezrgd vr verbetering en brging (act). Leg accent per interview In nderstaande lijst staan per HR-veld vragen gefrmuleerd die u kunt gebruiken bij het bekijken van de dcumenten en in de grepsinterviews. Stel niet aan iedereen dezelfde vragen, maar leg per interviewgrep accenten. Z ligt het vr de hand m bij medewerkers vral te vragen naar de praktijk en effecten en bij hger management vragen ver strategie te stellen. Z kunt u meestal tch (vrijwel) alle vragen aan bd laten kmen en een ft maken van de stand van zaken. Vrbeeld U heeft bijvrbeeld in een beleidstuk gelezen dat de rganisatie streefcijfers heeft vr allchtnen en vruwen. Mgelijke vragen aan hger management en P&O He zijn deze streefcijfers bepaald (plan); Wrden deze daadwerkelijk gehaald (d); Z ja, wat zijn vlgens u succesfactren (check); Z nee, heeft u een idee he dit kmt en wat det u m deze als ng te halen (act). Mgelijke vragen aan medewerkers: He divers is uw eigen team samengesteld (d)? Is er een verschil met 2 jaar geleden? (check)? Als het team diverser is samengesteld, wat gaat er dan anders?

12 TNO rapprt KvL/APRO/ / /vri/stn 12 De juiste vragen in de interviews 1. Stel pen vragen. Dat zijn vragen die met Wat, Wie, Wanneer f He beginnen. Een geslten vraag herkent u drdat de vraag begint met een werkwrd (wil je, heb je, ga je) en leidt tt een ja f nee znder dat u een echt antwrd hebt gekregen. Sms is het wel handig te beginnen met een geslten vraag (heeft u beleid?) m dan vervlgens met een pen vraag (he ziet dat beleid eruit?) meer infrmatie te verzamelen. 2. Vermijd vragen die beginnen met Waarm. Dit zijn vaak heel brede vragen, die in veel gevallen niet de infrmatie plevert waarnaar u p zek bent. Ok rept de vraag bij veel mensen een gevel van ter verantwrding gerepen wrden p ( leg jij maar eens aan ns uit waarm je dit z graag wil! ). 3. Cntrleer f u begrijpt wat de ander vertelt. Bijvrbeeld dr samen te vatten: Als ik het ged begrijp bedelt u. Een mie pstap m vervlgens dr te vragen en dieper p iets in te gaan. Ok aanmedigingen, zals knikjes, hummen, h-ja, stiltes, e.d. hebben dikwijls tt gevlg, dat de ander zelf dieper p de kwestie in gaat. Nteer uw bevindingen Het is belangrijk m wat u vindt in de dcumenten en wat u hrt in de interviews p een verzichtelijke manier te nteren. Per veld nteert u de belangrijkste uitkmsten uit de interviews en dcumenten. Z kunt u naderhand alle gegevens makkelijker p een rij zetten en cnclusies trekken. Uw ntities kunt u bijvrbeeld in een schema zetten, zals hiernder. Interviewgrep Hger management P&O Lager management Medewerkers Dcumenten Werving & selectie Persneel & Planning Opvallende punten Idem Idem idem Naam dcument en krte samenvatting Idem Idem Idem Idem Idem

13 TNO rapprt KvL/APRO/ / /vri/stn 13 DE VRAGEN Per HR-veld: van breed naar specifiek Begin per HR-veld met een brede en pen vraag, zals hiernder bijvrbeeld. Meestal kmt p deze brede vraag al direct een heel verhaal waar u p dr kunt vragen. In heverre besteedt de rganisatie bewust aandacht aan diversiteit p dit veld? Bijvrbeeld een regeling, beleid, uitvering? Wat werkt hierbij stimulerend f belemmerend? In heverre werkt de rganisatie planmatig: wrden plannen uitgeverd, geëvalueerd en bijgesteld (= plan-d-check-act)? Per HR-veld hebben we in deze checklist vragen pgenmen ver specifieke punten. Het zijn suggesties, u heft niet alle vragen dr te nemen. U kunt nadat u in een interview een HR-veld heeft drgenmen ng even checken f u punten heeft gemist die u ng wel graag zu willen vrleggen. HR-strategie Wat meten medewerkers kunnen, he meten ze werken? Wat staat hierver p papier en wat is de gepraktiseerde strategie? He past deze strategie bij de delen van de rganisatie? He past diversiteit in deze strategie? Denk aan kwaliteiten, cmpetenties, kwantiteit, imag/identiteit rganisatie. Wat gaat ged en waar liggen belemmeringen in de uitvering? He neemt de rganisatie diversiteit mee in relatie tt de (externe) mgeving? Denk aan arbeidsmarkt, prduct/dienstverlening, technlgie, wet- en regelgeving. Welk imag wil de rganisatie hebben p de arbeidsmarkt? M.a.w. he wil de rganisatie bekend staan als werkgever? He zijn de taken, bevegdheden en verantwrdelijkheden verdeeld p diversiteitsbeleid? Is er een specifieke taak en/f medewerker vr? Richt de rganisatie zich p specifieke grepen in het kader van diversiteitsbeleid (f zijn er plannen vr de tekmst)? Z ja, p welke en wat is hier de mtivatie vr? Werving & selectie Fcus Gezchte cmpetenties en talenten; Wervingskanalen; Selectiemethden. Vragen ver strategie Zijn er delstellingen (streefcijfers) vr specifieke grepen medewerkers? In heverre werkt de rganisatie aan haar werkgeversimag? Vragen ver beleid en praktijk Wrdt bij de werving gelet p specifieke cmpetenties / kenmerken die bepaalde grepen medewerkers (relatief vaker) bezitten en die ged aansluiten p de functie-eisen? (Bijv. het beheersen van de Markkaanse taal is een pré mdat de rganisatie meer klanten van Markkaanse afkmst krijgt / wil). Wrdt er bewust gewrven p deze kenmerken / cmpetenties? Wrdt er bewust gebruik gemaakt van een diversiteit aan wervingskanalen m een brede grep cq. bepaalde grepen te bereiken?

14 TNO rapprt KvL/APRO/ / /vri/stn 14 Wrdt bij selectie-eisen/functieprfiel gelet p (geen) uitsluiting van bepaalde grepen dr te hge functie/nndige eisen f dr wijze van frmulering? Indien de rganisatie werkt met externe bureaus, stelt de rganisatie eisen aan de diversiteit in de aangereikte shrt-list van kandidaten? Wrdt gezrgd vr z bjectief en accuraat mgelijke berdeling? (Bijv. de selectie-interviews wrden gekenmerkt dr structuur en dr meerdere, getrainde interviewers die verantwrde interviewmethdes gebruiken.) Zijn assessments en sllicitatievragen sekse-/leeftijd-/natinaliteit etc.-neutraal? Is de selectiecmmissie divers samengesteld? Is er een intrductieprgramma vr medewerkers? (Een intrductieprgramma kan gunstig zijn vr nieuwe medewerkers die niet van nature de mres van een rganisatie begrijpen) Hebben nieuwe medewerkers een mentr? Z ja, he wrden mentren geselecteerd / tegewezen? (Het kan bijvrbeeld ged werken m een arbeidsgehandicapte nieuwe medewerker te laten cachen dr een andere arbeidsgehandicapten. Ltgenten begrijpen de situatie van de nieuwe cllega vaak beter én weten he het is m bijvrbeeld als arbeidsgehandicapte bij dat specifieke bedrijf te werken) Vragen ver effecten Slaagt de rganisatie erin geschikte medewerkers aan te nemen en ngeschikte af te wijzen, en tegelijkertijd de delen vr werving & selectie m.b.t. het binnenhalen van een diversiteit aan persneel te halen? Klpt het gewenste werkgeversimag van de rganisatie met het beeld dat sllicitanten van de rganisatie hebben? Persneel en planning Fcus (Meer-)jaarplannen; Inzicht, visie en scenari s p (gewenste) pbuw persneelsbestand (evt. per unit f afdeling). Vragen ver strategie, beleid en praktijk Is het duidelijk welke verschillende cmpetenties / talenten van persneel ndig zijn m de rganisatiedelen te halen? Zijn deze k aanwezig binnen het huidige persneelsbestand? Prbeert de rganisatie de match tussen bendigde aantallen, talenten / cmpetenties en aanwezige aantallen, talenten en cmpetenties p de arbeidsmarkt te vrspellen p zwel krte als lange termijn? Slaagt zij hierin? Bijvrbeeld wrden vergrijzingtrends in kaart gebracht? Zijn er jaarplannen en meerjarenplannen ver het verwerven/behuden/ntslaan van persneel waarbij rekening wrdt gehuden met de gewenste diversiteit aan persneel? Streeft de rganisatie naar hmgene f hetergene teamsamenstellingen? Vragen ver effecten Heeft uw persneelsbestand de gewenste diversiteit? Nu en in de tekmst? Weerspiegelt het de maatschappij / afzetmarkt? Benut uw rganisatie de diversiteit aan zittend persneel ten vlle? Is er ver- resp. ndervertegenwrdiging van specifieke grepen medewerkers? Is er vldende instrm van persneel? Ok van specifieke delgrepen?

15 TNO rapprt KvL/APRO/ / /vri/stn 15 Is de nvrziene/gewenste uitstrm beperkt? Ok als wrdt ingezmd p bepaalde delgrepen? Arbeidsvrwaarden en belning Fcus: Cllectieve individuele mgelijkheden, p maat (à la carte) Specifieke regelingen Bekendheid met en (creatieve) tepassing van regelingen Vragen ver beleid en praktijk He (grt) is de ruimte vr werkgever en direct leidinggevende m medewerkers vr hun specifieke talenten flexibel te belnen? (Bijv. via bnussen, gratificaties) Wrden medewerkers belnd vr hun specifieke talenten (die sms juist iets anders zijn dan / aanvullend zijn p de talenten die ndig zijn vr een standaard functie-uitefening) f vr hun functiezwaarte? He wrden arbeidsvrwaarden afgestemd p beheften van verschillende typen medewerkers? (Denk aan regelingen vr het cmbineren van arbeid en zrg) Vragen ver effecten Maakt de rganisatie bij belning gewenst nderscheid tussen de diverse talenten van medewerkers? Waardeert het belningssysteem een diversiteit aan talenten? (Dus beln je niet alleen mannelijk mach-gedrag, maar k de stille harde werker die niet zelf m pslag vraagt); Zijn er negatieve bij-effecten, zals waargenmen nrechtvaardigheid bij bijvrbeeld de belning van part timers, allchtnen, vruwen? Of, meer bjectief, zijn er kengetallen ver ngelijke belning tussen grepen met dezelfde functie? Feedback en berdeling Fcus: Feedback geven en krijgen; peridiciteit; relatie tt diversiteit; (Open) cmmunicatie ver inzetbaarheid; Wederkerigheid tussen leidinggevende en medewerker; Aanwezigheid/duidelijkheid/helderheid criteria vr functineren; Tepassing van berdelingsgesprekken; Gerichte acties/afspraken en nakmen hiervan. Vragen ver beleid en praktijk Berdelings-/functineringssystematiek: is er ruimte vr medewerkers m zich uit te spreken ver de mate waarin zij zich gewaardeerd velen in de rganisatie? Wrden alle medewerkers berdeeld p hun resultaten en aanwijsbaar gedrag en z ja, he? Geeft de leidinggevende aan alle medewerkers feedback? Ok tussentijds? He gaat de rganisatie m met mensen die niet ged functineren? Is het mgaan met diversiteit en halen van afspraken hierver (bijvrbeeld streefcijfers) een nderdeel bij berdeling?

16 TNO rapprt KvL/APRO/ / /vri/stn 16 Vragen ver effecten Wat is bekend ver klachten van medewerkers? Weten alle medewerkers wat zij wel en niet ged den binnen hun werk? Is er een pen cultuur waarin iedereen feedback durft te geven en te ntvangen? Waaruit blijkt dit? Lpbaan en mbiliteit Fcus: Afstemming tussen wensen en behefte rganisatie en medewerker; nu en in tekmst; Beelden en visie p inzetbaarheid en veranderingen in relatie tt diversiteit; Bekendheid en tepassing van lpbaanmgelijkheden in relatie tt diversiteit. Vragen ver beleid en praktijk Heeft de rganisatie lpbaanpaden mschreven en is dit vr alle functies f vral vr hgere functies? Krijgen alle medewerkers peridiek een POP- f lpbaangesprek waarin de lpbaan van de medewerker aan de rde kmt? Zijn er dead-end -functies? Kmt mbiliteit vr p alle niveaus en binnen alle grepen medewerkers f springen er bepaalde functies uit? He kmt prmtie tt stand? (Op grnd van prestaties?) Vragen ver effecten He is de samenstelling van het management? (Diverse grep medewerker, niet alleen mannen, veertigers etc.); Wat zijn redenen vr uitstrm (exitgesprekken)? He lang werkt iemand gemiddeld in de zelfde functie en he is dat per functiegrep? Opleiding en ntwikkeling Fcus: In relatie tt diversiteit: kansen m te greien, leren, te ntwikkelen. Vragen ver beleid en praktijk Krijgen alle medewerkers evenveel kansen m zich te ntwikkelen? Waaruit blijkt dit? Is er binnen het pleidingsbeleid ruimte m p verschillende manieren te leren (p de werkplek, trainingen, training, caching, EVC etc.)? He wrden alle grepen medewerkers gestimuleerd m na te denken ver hun ntwikkeling p de middellange termijn? Bespreekt de rganisatie pleiding & ntwikkeling k expliciet met medewerkers die daar niet zelf m vragen? Zijn er specifieke mgelijkheden (wrkshps, trainingen) m beter m te leren gaan met diversiteit?

17 TNO rapprt KvL/APRO/ / /vri/stn 17 Vragen ver effecten He is de investering (in tijd en geld) in ntwikkeling en pleiding vr alle medewerkers/grepen in de rganisatie; Wrden gefrmuleerde delen van pleiding en ntwikkeling k daadwerkelijk bereikt vr elke grep medewerkers? Kennen alle medewerkers hun ntwikkelpunten vr het kmend jaar? Arb, verzuim en re-integratie Fcus: Regelingen mbt. preventie, herstel, re-integratie; Srt klachten, diversiteitsgerelateerd? Sciale veiligheid, werkklimaat, beleid ngewenste mgangsvrmen. Vragen ver beleid en praktijk He zijn de cultuur en de mgangsvrmen in de rganisatie? Zijn er instelbare werkplekken zdat zij kunnen wrden aangepast aan de persnlijke vrkeur en eigenschappen van de medewerker? Weet de rganisatie waarm mensen verzuimen en is hier een patrn in relatie tt diversiteit? Heeft de rganisatie hier acties aan verbnden? Zrgt de rganisatie dat er geen grijs verzuim ndig is dr het ntbreken van (verlf-)faciliteiten? (bijvrbeeld ziekmelding vanwege een ziek kind f suikerfeest); Zrgt het re-integratiebeleid ervr dat medewerkers makkelijk kunnen reintegreren, zndig p andere afdelingen? Is bekend wat de specifieke verzuimbeleving is van bepaalde grepen medewerkers? (bijv. allchtnen van Mediterrane afkmst rapprteren bij psychische klachten vaak alleen fysieke prblemen). Vragen ver effecten Zijn er grepen medewerkers die een pvallend hg ziekteverzuim hebben waar geen lgische verklaring (als leeftijd, srt werk e.d.) vr is? Is de grep medewerkers die uitvalt met werkgerelateerde klachten divers van aard? Verrzaken het werkklimaat f de rganisatiecultuur verzuim f vertrek? Taakinhud en arbeidsrganisatie Fcus: Takenpakket; Verantwrdelijkheid in relatie tt individuele wensen; Rsters; Onderlinge cmmunicatie (werkverleg); Inspraak. Vragen beleid en praktijk Wrdt er bij rerganisaties gelet p specifieke grepen medewerkers? Is de infrmatievrziening afgestemd p de verschillende grepen in de rganisatie? (bijv. vertalingen vr medewerkers die de Nederlandse taal niet machtig zijn, f een afwisseling tussen mndelinge en geschreven cmmunicatie, tijdstippen waarp vrlichting wrdt gegeven bijv. niet s chtends vreg wanneer medewerkers kinderen naar schl brengen);

18 TNO rapprt KvL/APRO/ / /vri/stn 18 Biedt de rganisatie faciliteiten waardr er geen nndige (vaak fysieke) belemmeringen in functies zijn vr specifieke grepen? Is in deeltijd werken ged mgelijk, k znder negatieve gevlgen vr de lpbaankansen? Krijgen medewerkers de gelegenheid m binnen hun functie-inhud accenten te leggen, al naar gelang hun capaciteiten? Vragen ver effecten He is de verdeling fulltimers parttimers (en delgrepen)? He flexibel is de rganisatie; wat zijn regelmgelijkheden (denk aan uren, vrije dagen, (thuis-) werkplekken)? Kunnen alle grepen medewerkers zich ntwikkelen binnen hun functie? Is de rganisatie bereid m (in individuele gevallen, binnen kaders) functies e/ teamsamenstelling aan te passen aan de cmpetenties van medewerkers als dat de inzetbaarheid van medewerkers vergrt? Leiding geven Fcus: (Gewenste) leiderschapstijl; Aandeel leidinggevende in HR (specifiek p diversiteit); Regelmgelijkheden leidinggevende; Vragen beleid en praktijk Kunnen leidinggevenden mgaan met diversiteit? Kunnen leidinggevenden hun stijl aanpassen aan de persn? Zijn leidinggevenden in staat m alle grepen medewerkers aan te sturen? Wrden leidinggevenden getraind in het mgaan met een divers persneelsbestand? Grijpen leidinggevenden in bij pesten en discriminatie? Zijn leidinggevenden van mening dat alle grepen medewerkers een gelijke prductiviteit leveren? Kunnen leidinggevenden het grepsprces in gede banen leiden? Vragen ver effecten Is het aantal cnflicten tussen leidinggevende en medewerkers beperkt? Beperken cnflicten tussen leidinggevenden en medewerkers zich tt een bepaalde grep medewerkers? Zijn er verschillen in de tevredenheid met hun leidinggevende tussen specifieke grepen medewerkers? Velen medewerkers zich veilig en gewaardeerd? Zijn er gedeelde rganisatiewaarden en waarden mtrent de mgang met elkaar?

19 TNO rapprt KvL/APRO/ / /vri/stn 19 B Vrbeeldbrieven Uitndiging startbijeenkmst aan leden prjectteam Onderwerp: Startbijeenkmst prject Diversiteit in Beeld Beste mensen, Graag ndig ik jullie uit vr de startbijeenkmst van het prject Diversiteit in Beeld p [datum en tijd]. Deze bijeenkmst vindt plaat in [lcatie]. Del van deze bijeenkmst is m kennis te maken en met elkaar del en aanpak te bespreken. Ik stel de vlgende agendapunten vr: 1. Kennismaking met prjectteam 2. Del, werkwijze en verwachte resultaat van het prject Diversiteit in Beeld 3. Plan van aanpak a. Wat: keuze van de HR-velden; b. Wie: te interviewen mensen (directie, leidinggevenden, HR, medewerkers, OR); c. Wanneer: planning activiteiten. 4. Verdere vervlgafspraken prjectteam Vr de vlledigheid stuur ik ng even een krte beschrijving van de inhud en activiteiten mee. Als er vraf al vragen f pmerkingen zijn, laat het mij even weten. Graag tt [datum]! Met vriendelijke gret,

20 TNO rapprt KvL/APRO/ / /vri/stn 20 Uitndiging aan deelnemers grepsinterviews Aan: namen deelnemers grepsinterview Onderwerp: interview Diversiteit in beeld Beste mensen, Op hebben wij met u een interview in het kader van het prject Diversiteit in Beeld. Het interview vindt plaats in.. en duurt van.. tt.. Naar schatting duurt het interview ngeveer anderhalf uur. Het achterliggende idee bij het prject Diversiteit in Beeld is m ns HR-beleid (persneelsbeleid) te analyseren vanuit de vlgende vraag: welke nderdelen van dit beleid (en van de HR-praktijk) bevrderen f belemmeren diversiteit? Met de uitkmsten van het prject kunnen we vervlgens vaststellen welke aanpassingen van het HR-beleid ndig f wenselijk zijn m ptimaal gebruik te kunnen maken van de diversiteit p de arbeidsmarkt en in ns persneelsbestand. We huden grepsinterviews met mensen uit directie, hger/lager management, P&O en medewerkers. Ok u willen we graag spreken. Centraal in het interview staat he u de uitvering van het diversiteitsbeleid in de praktijk ervaart. Ik hp u hiermee vldende geïnfrmeerd te hebben. Mcht u ng vragen hebben, dan kunt u terecht bij [ naam] via [ ]f [telefn]. Met vriendelijke gret,. Uitndiging wrkshp aan leden prjectteam Onderwerp: Wrkshp Diversiteit in Beeld Beste mensen, Graag ndig ik jullie uit vr de wrkshp in het kader van het prject Diversiteit in Beeld. De wrkshp is van [tijd] p [datum] en vindt plaats in [lcatie]. Del: Resultaten van de HR-scan bespreken en met elkaar verbeterrichtingen frmuleren. In de presentatie gaat het m de highlights, wat valt p, in de rapprtage die ng vlgt kmen meer details aan de rde. Agenda Presentatie resultaten Reacties p de resultaten: herkenbaar, wat is de grte lijn, wat zijn pvallende zaken en welke zijn de leerpunten? Verbeterrichtingen Graag tt ziens p Met vriendelijke gret