BESTEK _1 : ICT PROJECTLEIDER MS DYNAMICS AX 2012

Transcriptie

1 BESTEK _1 : ICT PROJECTLEIDER MS DYNAMICS AX Algemene Directie ICT afdeling Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening CVBA 26 juli 2013

2 Inhoud 1 Algemene bepalingen Aanbestedende overheid Beschrijving van de opdracht Wijze van gunnen Toepasselijke wettelijke bepalingen en documenten Lijst afwijkingen Algemene Uitvoeringsregels Administratieve bepalingen Offerte Indiening en opening van de offertes Vorm en inhoud kandidaatstelling en offerte Identificatie van onderaannemers Verbintenistermijn Bij te voegen documenten Prijs Prijsvaststelling Prijsopgave Prijsherziening Modaliteiten Percelen Varianten Opties Selectie Toegangsrecht Kwalitatieve selectiecriteria Beroep op de draagkracht van andere entiteiten Gunningscriteria Bepalingen m.b.t. de uitvoering van de opdracht Algemene uitvoeringsbepalingen Uitvoeringstermijn Dienstverleningsplaats Leidend ambtenaar Borgtocht verzekering Vervanging van de consultant Bestek _1 : ICT Projectleider MS DYNAmics AX 2012

3 3.2 Betalingen Wijze waarop de prijs wordt betaald Verificatietermijn Betalingstermijn Vertrouwelijkheid Rechtsvorderingen Taalgebruik Technische bepalingen: omschrijving van de opdracht Bijlagen Bestek _1 : ICT Projectleider MS DYNAmics AX 2012

4 1 Algemene bepalingen 1.1 Aanbestedende overheid CVBA Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening / De Watergroep (hierna: De Watergroep) Centrale Directie Vooruitgangstraat BRUSSEL tel (02) fax (02) Beschrijving van de opdracht Vanaf september 2013 start De Watergroep met het Horizon project, met name de implementatie van de ERP- oplossing gebaseerd op Microsoft Dynamics AX2012, ter ondersteuning van de financiële processen, de processen van aankoop, logistiek, projectbeheer en assetmanagement. Voor dit project Horizon zoekt De Watergroep een ICT senior consultant voor de invulling van de volgende behoeften: Microsoft Dynamics Axapta 2012 expert inzake de financiële, aankoop-, logistieke, project accounting processen en asset management; ICT Projectleider voor het Horizon project ter ondersteuning van de interne business projectleider. De Watergroep schat de opdracht in op 220 werkdagen. 1.3 Wijze van gunnen Deze opdracht wordt geplaatst via een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking. 1.4 Toepasselijke wettelijke bepalingen en documenten Volgende wetgeving is van toepassing: De wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen; Het Koninklijk besluit van 16 juli 2012 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten speciale sectoren, en latere wijzigingen; Het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels (AUR) van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen; De Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen; 1.5 Lijst afwijkingen Algemene Uitvoeringsregels Niet van toepassing 4 Bestek _1 : ICT Projectleider MS DYNAmics AX 2012

5 2 Administratieve bepalingen 2.1 Offerte INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES De offertes dienen bezorgd te worden uiterlijk op 27/08/2013 om uur. Deze dienen geadresseerd te worden aan: De Watergroep Afdeling informatica T.a.v. Annik Smolderen Vooruitgangstraat Brussel BELGIË De offerte wordt geschoven in een definitief gesloten omslag waarop zijn vermeld: de uiterste datum voor indiening van de offerte; de verwijzing naar het besteknummer en de opdracht. Bij inzending per post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag geschoven in een tweede gesloten omslag met de opgave van het adres dat in het bestek is aangegeven en met de vermelding Neptunus Horizon projectleider: offerte. Van de inschrijvers wordt verondersteld dat zij het risico kennen van de gekozen methode van verzending. De Watergroep neemt geen verantwoordelijkheid voor vertragingen die door om het even welke leveringsdienst zijn veroorzaakt. De afstempeldatum geldt niet als vervangdatum voor het daadwerkelijke ontvangstbewijs. Te late offertes zullen niet aanvaard worden. Evenmin zal er bijkomende tijd verleend worden aan om het even welke inschrijver. Het gebruik van een koerierdienst geschiedt volledig op verantwoordelijkheid van de inschrijver. De Watergroep aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid indien een door een koerierdienst afgegeven offerte niet tijdig op de opening aankomt. De inschrijver dient zijn offerte in 2 exemplaren in: één gehandtekend origineel dat de vermelding "ORIGINEEL" moet dragen, én 1 digitale kopij op CD of USB-stick die alle bestanden bevat behoorlijk ingevuld en ondertekend, met de vermelding titel van het bestek. Na het verstrijken van de uiterste datum voor het indienen van de offertes worden deze in gesloten zitting geopend. Op basis van de selectiecriteria worden de kandidaten geselecteerd voor al dan niet deelname aan de onderhandelingsprocedure. De Watergroep behoudt zich het recht om niet tot onderhandeling over te gaan. 5 Bestek _1 : ICT Projectleider MS DYNAmics AX 2012

6 2.1.2 VORM EN INHOUD KANDIDAATSTELLING EN OFFERTE De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte moet invullen op het bij het bestek behorende inschrijvingsformulier. (zie bijlage 1) Op elke offerte of inventaris die op een ander document is opgemaakt, moet de inschrijver bovenaan ieder document de volgende verklaring vermelden: "Ik, ondergetekende..., verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens volstrekt overeenstemmen met de vermeldingen van het bij het bestek behorende formulier en neem daarvoor de volledige verantwoordelijkheid op." Alle bescheiden en nota s die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedagtekend en ondertekend (parafering volstaat niet) onder de vermelding: "Opgemaakt door ondergetekende om gevoegd te worden bij zijn offerte van heden". De offerte en alle aanvullende stukken dienen in het Nederlands te worden opgesteld. De offerte wordt ondertekend door de inschrijver of diens gemachtigde. In dit laatste geval wordt duidelijk vermeld wie de opdrachtgever is. De gemachtigden verwijzen minstens naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin deze machtiging werd gepubliceerd. De offerte is slechts volledig als alle antwoorden, documenten en bijlagen die in dit bestek worden gevraagd, door de inschrijver zijn bijgevoegd IDENTIFICATIE VAN ONDERAANNEMERS De inschrijver dient in zijn inschrijvingsformulier aan te geven voor welk gedeelte van de opdracht hij de intentie heeft om aan derden in onderaanneming te geven. Tevens dient de inschrijver de identiteit van de in te schakelen onderaannemers te specificeren. De inschrijver kan in geen geval om het even welk deel van de prestaties uitbesteden aan een of meer partijen en/of personen zonder het schriftelijk akkoord van De Watergroep VERBINTENISTERMIJN De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte, gedurende een termijn van 90 kalenderdagen BIJ TE VOEGEN DOCUMENTEN Om het overzicht op het ingediende dossier te behouden, dient het dossier verplicht volgens de hieronder opgegeven volgorde te worden aangeleverd. ingevuld en ondertekend inschrijvingsformulier; voor gemachtigde: kopie van het Belgisch Staatsblad waarin de machtiging werd gepubliceerd; documenten kwalitatieve selectie uittreksel strafregister attest belastingen attest BTW; de kandidaat dient een verklaring op eer bij te voegen dat hij geen geschillen handende heeft met opdrachtgevers binnen de water- en gassector binnen België. 6 Bestek _1 : ICT Projectleider MS DYNAmics AX 2012

7 documenten ter staving van de technische bekwaamheid, telkens onder de vorm van een toelichtende nota. documenten ter staving van de financiële - economische draagkracht een passende bankverklaring : Daaronder wordt verstaan een verklaring van de bank over de toestand van de inschrijver ten opzichte van de bijzondere eisen van de opdracht, waarbij de bank verklaart dat de cliënt de financiële capaciteit heeft om dergelijke contracten uit te voeren. certificaat Microsoft Certified Technology Specialist MCTS (finance, trade & logistics) of gelijkwaardig certificaat van de kandidaat die wordt voorgesteld; certificaat Microsoft Certified Trainer (MCT) of gelijkwaardig certificaat van de kandidaat die wordt voorgesteld. de offerte zelf; aangevuld met het cv van de voorgestelde kandidaat met aanvullende duiding over de kennis en ervaring in de vermelde domeinen (zie gunningscriteria). 2.2 Prijs PRIJSVASTSTELLING De opdracht is een opdracht tegen globale prijs. De inschrijvers geven een prijs op voor een volledige werkdag. Een werkdag telt 8 uren PRIJSOPGAVE De inschrijvers geven de eenheidsprijs (dagprijs, werkdag 8u) op in euro, exclusief BTW. Deze eenheidsprijs is all-in (incl. verblijfs-en verplaatsingskosten) PRIJSHERZIENING Aangezien het onmogelijk is om een prijsherzieningsformule samen te stellen gesteund op objectieve en controleerbare parameters wordt op deze opdracht geïndexeerd aan de hand van de Agoria index. Er kan slechts één prijsherziening per jaar worden toegepast (bij elke verjaardag van de sluiting van de opdracht). De aanvangsindex is de Agoria loonindex die van kracht is de maand voorafgaand aan de sluiting van de opdracht. De nieuwe index is de index van toepassing in de maand die voorafgaat aan de verjaardag van de sluiting 7 Bestek _1 : ICT Projectleider MS DYNAmics AX 2012

8 2.3 Modaliteiten PERCELEN De opdracht is niet verdeeld in percelen VARIANTEN Het voorstellen van afzonderlijke offertes met vrije varianten is NIET toegestaan OPTIES Het indienen van vrije opties is toegestaan. Het bod van de opties wordt afzonderlijke vermeld in de offerte. De inschrijver geeft steeds duidelijk aan dat het om opties gaat. 2.4 Selectie TOEGANGSRECHT Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver op erewoord zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 66 van het KB Voor de Belgische inschrijver vraagt De Watergroep het RSZ-attest en het attest van niet-faling op via elektronische weg. De Watergroep kan vragen aan de betrokken inschrijver, via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, om haar de inlichtingen en de overige documenten te verstrekken die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA Zijn financiële en economische draagkracht toont de inschrijver aan door het voorleggen van een passende bankverklaring (een verklaring van de bank over de toestand van de inschrijver ten opzichte van de bijzondere eisen van de opdracht, waarbij de bank verklaart dat de cliënt de financiële capaciteit heeft om dergelijke contracten uit te voeren) die de financiële degelijkheid van de inschrijver bevestigt voor de goede uitvoering van de opdracht; Minimale vereisten op vlak van technische bekwaamheid: De inschrijver dient te beschikken over een certificaat Microsoft Certified Technology Specialist MCTS (finance, trade & logistics) ) én over een certificaat Microsoft Certified Trainer (MCT) bij toekenning van de aanbesteding.of gelijkwaardige certificaten BEROEP OP DE DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN Indien de inschrijver een beroep heeft gedaan op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten in het kader van de kwalitatieve selectie, vermeldt hij voor welk gedeelte van de opdracht hij de intentie heeft om in onderaanneming te geven aan deze onderaannemers of entiteiten. 8 Bestek _1 : ICT Projectleider MS DYNAmics AX 2012

9 2.5 Gunningscriteria De aanbestedende overheid gunt de opdracht aan de inschrijver met de economisch meest voordelige regelmatige offerte. De beoordeling van de offertes gebeurt op basis van de onderstaande gunningcriteria: 1. Prijs (30%): wordt bepaald op de op te geven eenheidsprijs voor een werkdag (dagprijs, excl. BTW, all-in prijs omvat tevens reis- en verblijfkosten); (werkdag = 8u; ) Quoteringswijze: In dalende volgorde vanaf de laagste offerte naar de hoogste, te beginnen met 30 punten voor de laagst regelmatige offerte en verhoudingsgewijze afdalend volgens volgende formule: 30 x bedrag van de laagste regelmatige offerte bedrag van de betrokken offerte 2. Kwaliteit/Expertise (70%): wordt beoordeeld op o.m. : a. de expertise van de voorgestelde medewerker(s) van de inschrijver met gelijkaardige ERP-implementatietrajecten op Microsoft Dynamics Axapta, en meer specifiek voor de domeinen finance, projectaccounting, asset management, trade en logistics; b. gehanteerde projectmethodologie en aanpak van complexe projecten; De kennis en ervaring van de seniorconsultant wordt aangetoond door opgave van curriculum Vitae, aangevuld met specifieke duiding van de kennis en ervaring in de diverse domeinen: projectmanagement; business analyse; boekhouding, facturatie, fixed assets, thesaurie en budgetting, Project Accounting en warehouse management; de implementatie van deze domeinen in Microsoft Dynamics AX ; change management; Microsoft Dynamics Axapta 2012; Training; scrum, of andere agile ontwikkelingsmethoden; BPMN; ITIL. De Watergroep kan, met het oog op de evaluatie van de offerte in kader van dit gunningscriterium, de door de inschrijver voorgestelde consultant interviewen. 9 Bestek _1 : ICT Projectleider MS DYNAmics AX 2012

10 3 Bepalingen m.b.t. de uitvoering van de opdracht 3.1 Algemene uitvoeringsbepalingen UITVOERINGSTERMIJN De opdracht start onmiddellijk na de sluiting ervan en bedraagt 220 werkdagen. De opdracht kan eventueel verlengd worden voor telkens een periode van maximaal 80 werkdagen en dat maximaal twee keer. De verlenging zal uiterlijk 20 werkdagen voor het einde van de voorziene einddatum van de opdracht worden meegedeeld. De opdrachtnemer kan deze verlenging niet weigeren. Op basis van art b) van de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten behoudt De Watergroep zich het recht voor om nieuwe soortgelijke diensten via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking te gunnen aan de dienstverlener die de eerste opdracht toegewezen kreeg DIENSTVERLENINGSPLAATS De dienstverlening zal in de kantoren van De Watergroep uitgevoerd worden LEIDEND AMBTENAAR De leidende ambtenaar die instaat voor controle en toezicht op de uitvoering is Bert De Winter, Directeur van de afdeling informatica. De leidende ambtenaar kan zich laten vertegenwoordigen door een afgevaardigde. Contactpersonen: Dienst informatica : Bert De Winter: gsm bert.de.winter@dewatergroep.be Annik Smolderen: gsm annik.smolderen@dewatergroep.be BORGTOCHT In toepassing van art AUR (KB van ) wordt de borgtocht voor huidige opdracht vastgelegd op 5 %, berekend op het totale opdrachtbedrag, exclusief BTW. De borgstelling dient te gebeuren binnen de 30 kalenderdagen volgend op de dag van sluiting van de opdracht. De borgstelling dient te gebeuren overeenkomstig één van de wijzen voorzien in art. 26 en 27 AUR (KB van ), meer bepaald: 10 Bestek _1 : ICT Projectleider MS DYNAmics AX 2012

11 1 in speciën; 2 in publieke fondsen; 3 in de vorm van een gezamenlijke borgtocht; 4 via een waarborg, toegestaan door een kredietstelling of een verzekeringsinstelling die voldoet aan de desbetreffende wetgeving. Het bewijs van borgstelling dient te worden bezorgd aan De Watergroep. Vertraging bij het stellen van de borgtocht geeft aanleiding tot het toepassen van de sancties van art. 29 AUR (KB van ). De borgtocht wordt vrijgegeven na de volledige uitvoering van de volledige opdracht VERZEKERING De opdrachtnemer is verplicht verzekeringen af te sluiten die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. De polis moet afgesloten worden vanaf de aanvang tot einde der diensten. Binnen de 30 kalenderdagen na de sluiting van de opdracht legt de inschrijver de bescheiden voor waaruit blijkt dat de inschrijver de nodige verzekeringen heeft afgesloten. De opdrachtnemer zal, op eerste verzoek van De Watergroep de regelmatige betaling van de premies aantonen. Het zal aan De Watergroep steeds toegelaten zijn in naam en voor rekening van de inschrijver de tekortkomingen aan de verbintenissen van de verzekeringsnemer goed te maken. De verzekering doet geen afbreuk aan de verplichtingen van de inschrijver VERVANGING VAN DE CONSULTANT De consultant die bij de aanvang van de opdracht werd ingezet kan worden vervangen door een andere consultant onder volgende voorwaarden: - De opdrachtnemer dient een andere consultant voor te stellen 45 kalenderdagen voor het vertrek van de oorspronkelijke ingezette consultant. - De voorgestelde vervangende consultant is gelijkwaardig aan de oorspronkelijke ingezette consultant - De Watergroep heeft het recht om de voorgestelde vervangende consultant te interviewen. - De Watergroep heeft het recht om de voorgestelde vervangende consultant te interviewen. De Watergroep beslist binnen de 15 kalenderdagen of zij de voorgestelde consultant al dan niet aanvaardt. Wordt de voorgestelde vervangende consultant niet aanvaard door De Watergroep dan zal de opdrachtnemer binnen de 10 kalenderdagen na de niet-aanvaarding een nieuwe vervangende consultant voorstellen. 11 Bestek _1 : ICT Projectleider MS DYNAmics AX 2012

12 3.2 Betalingen WIJZE WAAROP DE PRIJS WORDT BETAALD Die diensten worden betaald door maandelijkse betalingen in mindering VERIFICATIETERMIJN De Watergroep beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen. De opdrachtnemer dient samen met elke factuur een gedetailleerde prestatiestaat (timesheet) in die een overzicht biedt van de gefactureerde prestaties. Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen worden gefactureerd. De facturen worden maandelijks in 1 exemplaar ingediend bij De Watergroep Centrale Directie Brussel - Vooruitgangstraat 189 in 1030 Brussel BETALINGSTERMIJN Voor zover de ingediende factuur wordt goedgekeurd, geschiedt de betaling binnen de 30 (dertig) kalenderdagen vanaf het verstrijken van bovenvermelde verificatietermijn. 3.3 Vertrouwelijkheid De inschrijver en De Watergroep verbinden er zich uitdrukkelijk toe alle zakengeheimen te bewaren en vertrouwelijke aangelegenheden waarvan zij ten gevolge van de gunning of de uitvoering van de opdracht kennis kunnen hebben, geheim te houden. De inschrijver zal zijn eventuele onderaannemers dezelfde verplichtingen opleggen. De inschrijver en De Watergroep zullen alleen vertrouwelijke informatie aan die personen bekend maken, die rechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht. Beide partijen staan ervoor in dat bedoelde personen op de hoogte zijn van deze verplichtingen m.b.t. de geheimhouding en dat ze die ook nakomen. 3.4 Rechtsvorderingen In geval van betwisting voortvloeiend uit deze opdracht verbinden beide partijen zich ertoe alles in het werk te stellen om het geschil in der minne te regelen. Bij blijvende onenigheid zullen enkel de Nederlandstalige kamers van de rechtbanken van Brussel bevoegd zijn. De overeenkomst (incl. geschillen m.b.t. borgtocht) wordt beheerst door het Belgisch recht. 3.5 Taalgebruik De offerte en alle aanvullende stukken dienen in het Nederlands te worden opgesteld. De uitvoering van de opdracht gebeurt in het Nederlands. 12 Bestek _1 : ICT Projectleider MS DYNAmics AX 2012

13 4 Technische bepalingen: omschrijving van de opdracht Vanaf september 2013 start De Watergroep met het Horizon project, met name de implementatie van de ERP- oplossing gebaseerd op Microsoft Dynamics AX2012, ter ondersteuning van de financiële processen, de processen van aankoop, logistiek, projectbeheer en assetmanagement. Voor dit project Horizon zoekt De Watergroep een ICT senior consultant voor de invulling van de volgende behoeften: - Microsoft Dynamics Axapta 2012 expert inzake de financiële, aankoop-, logistieke, project accounting processen en asset management. - ICT Projectleider voor het Horizon project ter ondersteuning van de interne business projectleider; De MSDAX2012 expert is verantwoordelijk voor : Het uittekenen van de meest optimale bedrijfsprocessen voor de Watergroep, maximaal gealigneerd op de standaardfunctionaliteit van MSDAX2012 in samenwerking met de multidisciplinaire werkgroepen; dit vereist een gedegen kennis op het vlak van business analyse maar ook van Microsoft Dynamics 2012 zelf en in het bijzonder van de modules Finance, Trade & Logistics en Project Management; Het adviseren en valideren van de door de implementator aangeboden oplossingen, mbt standaardfunctionaliteit vs. maatwerk; De kritische beoordeling (technisch, financieel) van de door de implementator voorgestelde changes; De ICT projectleider Horizon is verantwoordelijk voor : Het aansturen en coördineren van meerdere werkgroepen en een multidisciplinair projectteam; de alignering en afstemming van het Horizonproject op de business vereisten binnen de gedefinieerde scope van het project, en dit samen met de implementator; Het opstellen van het projectplan in samenwerking met de implementator en het interne projectteam; Het bewaken van de voortgang van het project en het anticiperen op verstoringen, dit binnen de voorgestelde budget-, tijd- en kwaliteitsvereisten; De begeleiding van de blauwdrukfase: organisatie, voorbereiding en aansturen van de workshops; analyseren van de bedrijfsprocessen en formuleren van de functionele noden, dit in samenwerking met de verschillende werkgroepen en externe implementator; De validatie van de testscenario s en dataconversiecriteria; De inplanning en uitvoering van de acceptatietesten, dit in samenwerking met de testcoördinator; Het actief uitvoeren van het risico- en issuemanagement; 13 Bestek _1 : ICT Projectleider MS DYNAmics AX 2012

14 Het opstellen van het communicatieplan en matrix, in samenspraak met de business projectleider; De regelmatige voortgangsrapportage aan de stuurgroep en stakeholders; De formele oplevering van de projectdeliverables; Werkt samen, coacht en ondersteunt de change manager en zijn team teneinde de organisatie voor te bereiden op de uitrol van de ERP-oplossing; Werkt samen met de trainingsverantwoordelijke aan het opstellen van het trainingsplan, capteert de behoeften aan training van de eindgebruikers en vertaalt deze, in samenwerking met de implementator, naar een trainingsprogramma; De overdracht van de projectmode naar de operationele fase; De projectevaluatie en het opstellen van de lessons learned; 14 Bestek _1 : ICT Projectleider MS DYNAmics AX 2012

15 5 Bijlagen - Bijlage 1 : Inschrijvingsformulier 15 Bestek _1 : ICT Projectleider MS DYNAmics AX 2012