Info-books. Toegepaste Informatica. Deel B4: Het rekenblad Excel Handel Secretariaat-talen. HA2d. Jos Gils Erik Goossens

Transcriptie

1 Info-books HA2d Toegepaste Informatica Handel Secretariaat-talen Deel B4: Het rekenblad Excel 2003 Jos Gils Erik Goossens

2

3 Woord vooraf Info-books geeft een reeks informaticahandboeken uit die opgesteld zijn voor leerlingen van alle onderwijsniveaus, zowel het middelbaar als het hoger onderwijs. Bovendien is er een specifiek boek voor leerkrachten voorzien. Enerzijds is er een reeks boeken die voornamelijk bestemd is voor de derde graad van het middelbaar onderwijs. Deze reeks is een vervolg op de reeks Informatica 3 en Informatica 4 die door de uitgeverij Pelckmans voor de tweede graad uitgegeven wordt. Anderzijds richt Info-books zich ook naar het hoger onderwijs. Bepaalde boeken uit de vorige reeks werden herwerkt, andere zijn zonder meer bruikbaar en meer gespecialiseerde werken voor de richting Toegepaste Informatica werden toegevoegd. Bij het samenstellen van een boek probeert Info-books systematisch van een probleemstelling te vertrekken. Pas daarna wordt het materiaal aangereikt om dat probleem op te lossen. Informatica is een middel om problemen op te lossen. Het is niet louter een opsomming van hardwarecomponenten en programmeringstechnieken. Een ander punt waar Info-books veel belang aan hecht is integratie. Leerstofonderdelen zijn geen eilandjes. Het is dan ook logisch dat door vrijwel de hele boekenreeks een rode draad loopt. Een klein bedrijf wordt voortdurend met nieuwe problemen geconfronteerd en lost die met behulp van de computer op. Het gaat hier om concrete problemen zoals een facturatie die tot in het detail uitgewerkt wordt. Als het nodig is worden rekenblad, databaseprogramma en tekstverwerking samengebracht om tot een oplossing te komen. Integreren doe je niet om het integreren zelf maar om een probleem op te lossen. Niettemin is elk boekdeel zelfstandig bruikbaar. Je hoeft je dus bijvoorbeeld geen zorgen te maken dat voorkennis van Word noodzakelijk is om PowerPoint of FrontPage te kunnen gebruiken In Info-books wordt op een praktische manier in één omgeving, Windows en meestal Microsoft Office, gewerkt. De opdrachten zijn gedeeltelijk in de hoofdstukken opgenomen, gedeeltelijk gegroepeerd op het einde ervan. Na elk hoofdstuk volgen een besluit en de leerdoelen of eindtermen ('Wat je moet kennen en kunnen:'). Het is niet de bedoeling dat alle opdrachten in de klas gemaakt worden. Dat hangt van de beschikbare tijd af. De auteurs 2006

4 De publicaties van Info-books werden samengesteld in een Windows XP-, en Internet Explorer 6.0- omgeving. Er werd gebruik gemaakt van Office 2002 (XP) en Office Van zodra een recentere versie in de omgeving of in het Officepakket de belangrijkste op de markt wordt, zullen de publicaties aangepast worden. De reeks Informatica voor het Secundair 0nderwijs (Toegepaste Informatica) bestaat uit de volgende boeken: Boekhouden-informatica, Informaticabeheer: BI1c Deel 1: Systeemsoftware, Netwerken, Internet en Hardware (Win XP) BI2cd Deel 2: Het rekenblad Excel (*) BI3cd Deel 3: Gegevensbeheer in Access (*) BI4ac Deel 4: Programmeren in Visual Basic for Applications (**) (a: DAO-objecten, c: ADO-objecten) BI5 Deel 5: Programmeren voor een bedrijfsecon. toepassing: de facturatie (**) Handel, Secretariaat-talen: HA1c Deel A: Systeembeheer, Netwerken en Internet (WinXP) HA2cd Deel B: Het rekenblad Excel (*) HA3cd Deel C: Gegevensbeheer in Access (*) HA40 Deel 40: Gegevensbeheer en algoritmen in Access Voor alle richtingen, zowel Secundair als Hoger Onderwijs werden uitgewerkt: AL6cd Deel 6: Tekstverwerking met Word (*) AL7cd Deel 7: Elektronisch presenteren met PowerPoint (*) AL8c Deel 8: Elektronisch publiceren: HTML (korte versie) en FrontPage (*) AL9cd Deel 9: Elektronisch publiceren: FrontPage (*) AL10 Deel 10: Elektronisch publiceren: HTML (uitgebreide versie) AL11cd Deel 11: Communicatie via Outlook 2002, 2003 AL12 Deel 12: JavaScript AL13 Deel 13: VBScript AL20 Deel 20: Algoritmen en programmeren in Access en Excel (Basis) Voor het Hoger Onderwijs biedt Info-books de volgende publicaties aan: HO31 Deel 31: Dubbel boekhouden HO33a Deel 33a: ERP met Navision, Basis en Financieel 1 HO33b Deel 33b: ERP met Navision, Financieel 2 HO34 Deel 34: Internetapplicaties HO36 Deel 36: JavaScript (uitgebreide versie) HO37 Deel 37: Programmeren in Java HO38ac Deel 38: Gegevensbeheer in Access (basis en uitbreiding) (*) HO39 Deel 39: Scripttalen HO40a,b Deel 40a,b: Programmeren in Java: AWT en SWING HO40c,d Deel 40c,d,e: Java voor het internet: Servlets, JSP, Persitentie en Threads (*) Deze boeken worden zowel in de versie 2002/XP [c] en 2003 [d] aangeboden. (**) Deze boeken zijn geschikt voor de versie 2002/XP en Inlichtingen kunt u ook bekomen op onze website: Jos Gils Boskant 26, 2970 Schilde Telefoon: jos.gils@telenet.be Erik Goossens Eekstraat 67, 9240 Zele Telefoon: erik.goossens@telenet.be 2006, Schilde Zele Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, digitale media, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de auteurs.

5 Hoofdstuk 2 Basistechnieken 2.1 Probleemstelling In elk programma moet je een aantal basistechnieken beheersen om er vlot mee te kunnen werken. Sommige van die basistechnieken kun je ook in tekstverwerking en gegevensbeheer terugvinden, andere zijn eigen aan een rekenblad. Deze basistechnieken zijn niet gebonden aan één bepaald type van rekenbladprogramma, ze zijn nagenoeg universeel bruikbaar. 2.2 Cellen selecteren Voordat je op een cel een opdracht uit kunt voeren moet je die cel selecteren. Dat doe je door even met de muiswijzer in die cel te klikken. Je kunt dezelfde opdracht ineens op meerdere cellen uitvoeren als je al die cellen selecteert. Opdrachten in verband met kopiëren, verplaatsen, opmaken, verwijderen, beveiligen worden meestal op een selectie van meerdere cellen toegepast. Cellen kun je op verschillende manieren in een werkblad selecteren onder andere zoals in deze figuur: het hele werkblad: - met de sneltoets CTRL+A; - klik op de knop ALLES SELECTEREN. de hele rij: - klik op het rijnummer; - je selecteert meerdere rijen door de muiswijzer over de verschillende rijnummers te slepen. de hele kolom: - klik op de kolomletter; - je selecteert meerdere kolommen door de muiswijzer over de verschillende kolomletters te slepen. een aaneengesloten rechthoek van cellen: - klik op de eerste cel, zet de muiswijzer in de laatste cel en klik met SHIFT+linkermuisknop om het hele gebied te selecteren; - sleep de muiswijzer diagonaal van de eerste naar de laatste cel. een aantal niet aan mekaar grenzende cellen - klik op de eerste cel en selecteer vervolgens de andere cellen met CTRL+linkermuisknop; - Op dezelfde wijze kun je meerdere afzonderlijke kolommen en/of rijen selecteren. 20 Rekenblad: Excel 2003 J. Gils E. Goossens

6 TIP Met de TAB-toets kun je de celaanwijzer in een selectie verplaatsen. TIP Met een eenvoudige klik buiten een selectie kun je de selectie ongedaan maken. Opdracht 1. Test in een leeg werkblad de verschillende selectiemogelijkheden even uit. Eventueel kun je het geselecteerde gebied met de knop OPVULKLEUR een andere kleur geven. 2.3 Kopiëren, knippen en plakken telkens Kopiëren kopieert de geselecteerde cellen naar het klembord, knippen verplaatst ze naar het klembord. Plakken plakt de inhoud van het klembord op de plaats van de geselecteerde cel. Kopiëren, knippen en plakken verloopt meestal in vier stappen: eerst de cellen selecteren; vervolgens het programma een seintje geven om die cellen naar het klembord te kopiëren of te verplaatsen; dan de celaanwijzer op de nieuwe locatie zetten, dat kan eventueel een ander werkblad of een andere map zijn; en ten slotte aan het programma een seintje geven dat er mag geplakt worden. Je kunt op verschillende manieren kopiëren, knippen en plakken. De meeste daarvan ken je al vanuit tekstverwerking. Eerst en vooral selecteer je de cel(len) die je wilt kopiëren en vervolgens kies je een van de verschillende kopieermogelijkheden. menubalk werkbalk muis sneltoets snelmenu vulgreep BEWERKEN, KOPIËREN of KNIPPEN, nieuwe locatie kiezen, BEWERKEN, PLAKKEN. knop KOPIËREN of KNIPPEN, nieuwe locatie kiezen, knop PLAKKEN. zet de muiswijzer onder de selectie, de muiswijzer verandert in een pijl, sleep de selectie met CTRL+linkermuisknop naar de nieuwe locatie om te kopiëren of gewoon met de linkermuisknop om te plakken. CTRL+C of CTRL+X nieuwe locatie kiezen, CTRL+V. blijf met de muiswijzer in de selectie staan, roep het snelmenu op met de rechtermuiskop, kies KOPIËREN of KNIPPEN, nieuwe locatie kiezen, kies PLAKKEN. Met de vulgreep kun je slechts naar naburige cellen kopiëren. Sleep de vulgreep met de linkermuisknop over de naburige cellen. J. Gils E. Goossens Rekenblad: Excel

7 TIP TIP TIP Als je één cel naar meerdere cellen wilt kopiëren, selecteer dan voor het plakken de cellen waar je overal een kopie wilt zetten. Je kunt de bovenstaande methodes onderling mengen: je kopieert bijvoorbeeld met een sneltoets CTRL+C en je plakt met de knop PLAKKEN. Wil je twee kolommen van plaats omwisselen, dan moet je eerst een lege kolom toevoegen en vervolgens de tweede kolom hierop plaatsen. Tijdens het kopiëren en verplaatsen door slepen verandert de muiswijzer van uitzicht. Ook de vulgreep heeft haar eigen symbool. De vulgreep verslepen is meestal de snelste manier om de celinhoud naar naburige cellen te kopiëren. Beweeg de muiswijzer naar de rechterbenedenhoek van de te kopiëren cel. De muiswijzer verandert in een klein kruis. Sleep dat kruis met de linkermuisknop naar beneden of naar rechts. Laat de muisknop los. Een heel werkblad kopieer je best door de bladtab met CTRL+linkermuisknop te slepen van de ene map naar de andere. Zorg dat allebei de mappen op het scherm zichtbaar zijn via de optie VENSTER, ALLE VENSTERS. Hierin kies je best de optie ALLE VENSTERS NAAST EL- KAAR. Door de bladtab met de linkermuisknop te slepen kun je een werkblad verplaatsen van de ene plaats naar de andere. Het is ook mogelijke om meerdere werkbladen als groep te verplaatsen. In dat geval selecteer je de gewenste werkbladen met een ingedrukte CTRL-toets. 22 Rekenblad: Excel 2003 J. Gils E. Goossens

8 Hieronder wordt getoond hoe je de bladtabs onderling van plaats verwisselt. Op die manier kun je de bladtabs alfabetisch rangschikken. 2.4 Plakken speciaal In feite worden er tijdens het kopiëren verschillende onderdelen samen gekopieerd. Een cel heeft namelijk een inhoud, dat kan een waarde of een formule zijn, en een opmaak. Het is mogelijk om een van die elementen afzonderlijk te kopiëren. Het is zelfs mogelijk om niet de formule te plakken, maar wel het resultaat van die formule! Nadat het te kopiëren gebied geselecteerd is krijg je toegang tot deze optie via: BEWERKEN, PLAKKEN SPECIAAL; het snelmenu en daarin de optie PLAKKEN SPECIAAL; wens je alleen maar de opmaak te kopiëren, dan kun je ook gebruik maken van de knop OPMAAK KOPIËREN. Hoe werkt de knop OPMAAK KOPIËREN? Selecteer het gebied waarvan je de opmaak wilt kopiëren. Klik op de knop OPMAAK KOPIËREN. Selecteer de cellen die een bepaalde opmaak moeten krijgen. TIP TIP Transponeren betekent dat de rijen met de kolommen verwisseld worden. Als je de opmaak naar niet aaneengrenzende cellen wilt kopiëren, dan moet je die cellen met CRTL+linkermuisknop selecteren. J. Gils E. Goossens Rekenblad: Excel

9 TIP De opmaak kun je wissen via BEWERKEN, WISSEN, OPMAAK. Wissen met de DEL-toets verwijdert alleen de inhoud, niet de opmaak. Opdracht 2. Bestelbonnen kopiëren Maak deze bestelbon na. a. Zet de juiste formule in D4 en kopieer die naar de cellen D5:D10. Zet de formule voor het eindtotaal in D12. b. Selecteer vervolgens alle cellen die in het vet moeten komen en zet die in het vet. c. Selecteer het gebied A1:D12 en kopieer het naar A14. Zijn de formules en de opmaak ook mee gekopieerd? d. Selecteer opnieuw het gebied A1:D12 en kopieer het zodanig dat de opmaak en niet de formules, maar wel het resultaat van de formules gekopieerd worden naar cel F1. Is dit in één stap mogelijk? e. Geef dit blad de naam BESTBON. 2.5 Breedte van kolommen en hoogte van rijen Meestal is de standaardbreedte van een kolom niet voldoende om de volledige inhoud van een cel te tonen, zeker niet bij tekst. De hoogte van de rijen is meestal voldoende, zolang je geen groter lettertype gebruikt. Er zijn drie manieren om de hoogte of breedte te wijzigen: via OPMAAK, RIJ of KOLOM; via het snelmenu als de muiswijzer op de rij- of kolomkop staat; via slepen of dubbelklikken met de linkermuisknop. Alleen de eerste twee methodes kun je toepassen op een selectie van rijen en kolommen. 24 Rekenblad: Excel 2003 J. Gils E. Goossens

10 Het is ook mogelijk de breedte en de hoogte door de inhoud van de cel te laten bepalen. Dan kies je meestal de optie AUTOAANPASSEN AAN SELECTIE of je dubbelklikt op de scheidingslijn tussen de kolom- of rijkoppen. Met behulp van de muisknoppen kun je vrij eenvoudig de breedte van een kolom en de hoogte van een rij wijzigen. Deze methode kun je maar op één kolom tegelijk toepassen. TIP Als je meerdere kolommen selecteert, en je wijzigt de breedte van één van de geselecteerde kolommen, dan zullen ook de andere geselecteerde kolommen even breed worden. Het volgende voorbeeld toont wat er gebeurt als de celinhoud niet in de cel past. Cel A1: Als een tekst langer is dan de breedte van de cel, dan loopt die tekst gewoon door in de volgende cel als die cel leeg is. Cel A5: Als de cel ernaast niet leeg is, dan wordt de tekst op het scherm afgebroken, maar hij wordt wel volledig in het rekenblad bewaard. Cel B2: Is een getal langer is dan de breedte van de cel, dan verschijnen in de cel speciale tekens, afhankelijk van het programma. Bij Excel is dat het spoorwegteken [#]. Opdracht 3. Eigenaardigheden bij het kopiëren Benodigde formules: SOM() GEMIDDELDE() MAX() MIN() AANTAL() J. Gils E. Goossens Rekenblad: Excel

11 De functie AANTAL() telt het aantal niet lege cellen van een gebied. De functie GEMIDDELDE() berekent het gemiddelde van de niet lege cellen met een numerieke waarde van een gebied. a. Neem het voorbeeld over en vul in B11, B12, B13 en B14 de gepaste formules in. Kopieer deze formules in eenmaal naar het gebied C11:E14. Vul ook de juiste formule in cel G5 in en kopieer deze formule in eenmaal naar het gebied G6:G9. De uitkomsten van de gemiddelden moeten 1 cijfer na de komma tonen. Selecteer de kolommen B, C, D, E, en F en zet daarvan de kolombreedte op 4. De breedte van kolom G is 6. De hoogte van rij 10 is 6. Dubbelklik op de scheidingslijn tussen de kolomkop A en B om de breedte van de eerste kolom passend te maken. Zet in eenmaal de gewenste cellen in het vet. b. Geef dit werkblad de naam TOETS. Kopieer het gebied A1:G14 met behulp van het snelmenu naar cel A1 van een werkblad in een nieuwe werkmap. Wat gebeurt er met de kolombreedtes? Zou er een mogelijkheid zijn om met PLAKKEN SPECIAAL ook de kolombreedtes mee te kopiëren? c. Selecteer het hele werkblad TOETS met de sneltoets CTRL+A. Ga naar een leeg werkblad in de nieuwe werkmap en plak vervolgens de inhoud van het klembord in cel A1. Wat gebeurt er nu met de kolombreedtes? d. Kopieer het werkblad TOETS naar de nieuwe werkmap door middel van slepen met CTRL+linkermuisknop. Is het resultaat bevredigend? Sluit de nieuwe werkmap af zonder ze te bewaren. 2.6 Wissen Er is duidelijk een onderscheid tussen een cel wissen en een cel uit het werkblad verwijderen. Bij wissen wordt meestal een onderscheid gemaakt tussen: de opmaak wissen; Dit geeft terug de standaard opmaak. de celinhoud wissen; De opmaak blijft behouden, maar de cel is leeg. alles wissen: opmaak en inhoud. Het resultaat is een lege cel met standaardopmaak. Wil je cellen wissen, dan moet je die cellen eerst selecteren. Er zijn een drietal mogelijkheden om te wissen: de DEL-toets: de meest eenvoudige methode als je alleen maar de inhoud wilt wissen; het snelmenu: de optie WISSEN (niet VERWIJDEREN!) wist ook alleen maar de inhoud; de menubalk BEWERKEN, WISSEN: met deze optie kun je kiezen tussen ALLES, OP- MAAK, INHOUD en OPMERKINGEN. 26 Rekenblad: Excel 2003 J. Gils E. Goossens

12 Opdracht 4. Cellen wissen a. Neem de gegevens van A1:B6 volledig over in een leeg werkblad. Cel B6 bevat een formule! Zet de waarden in kolom A in het vet. Geef B3, B4 en B6 de gepaste opmaak. b. Kopieer dit gebied naar D1, inhoud zowel als opmaak. c. Verwijder de opmaak van D1:E6. Verklaar het resultaat. d. Kopieer de opmaak van A1:B6 naar D1. Welke methode heb je gebruikt en voldoet het resultaat? e. Verwijder de inhoud, niet de opmaak, van D1:E6 en typ de gegevens van A1:B6 terug over in het gebied D1:E6. f. Wijzig de naam van dit blad in WISSEN. 2.7 Reeksen doorvoeren Reeksen met de vulgreep doorvoeren Soms zal het kopiëren met de vulgreep schijnbaar niet correct werken. Dit gebeurt als de te kopiëren cel een onderdeel is van een gekende reeks, bijvoorbeeld een datum, een dag van de week, een maand, een zelf gedefinieerde reeks In dat geval geeft de vulgreep de volgende elementen van de reeks. Welke reeksen (van woorden) gekend zijn kun je aflezen via EXTRA, OPTIES, AANGEPASTE LIJST. Standaard zie je alleen maar de dagen van de week en de maanden van het jaar. Wil je een nieuwe lijst toevoegen, typ die dan gewoon in het venster GEGEVENS IN LIJST in en klik vervolgens op de knop TOEVOEGEN. J. Gils E. Goossens Rekenblad: Excel

13 Opdracht 5. Een reeks ontwerpen met de woorden een tot en met tien a. Open een nieuwe werkmap en ga naar EXTRA, OPTIES, AANGEPASTE LIJST. b. Typ in het venster GEGEVENS IN LIJST de woorden een, twee,, tien. De woorden mogen onder mekaar of achter mekaar geschreven worden. Achter mekaar moeten ze door een komma gescheiden worden. c. Klik op de knop TOEVOEGEN. Test de reeks in een leeg werkblad. In cel A1 zet je drie, met de vulgreep vul je de cellen tot en met A15 op. Wat merk je? d. Selecteer opnieuw cel A1 en sleep de vulgreep tot cel L1. Wat merk je? (Deze werkmap hoef je niet te bewaren.) TIP De lijst kan ook rechtstreeks uit het werkblad geïmporteerd worden via het dialoogvenster LIJST IMPORTEREN UIT CELLEN. In dat venster geef je het cellenbereik van de lijst aan Via een dialoogvenster reeksen doorvoeren Reeksen doorvoeren kun je niet alleen met de vulgreep. Het is ook mogelijk bepaalde reeksen, zoals de dagen van de week, de maanden van het jaar, een reeks van getallen met hetzelfde interval, automatisch op het scherm te krijgen via BEWERKEN, DOORVOEREN, REEKS. 28 Rekenblad: Excel 2003 J. Gils E. Goossens

14 Opdracht 6. Reeksen doorvoeren a. Open een leeg werkblad en typ de drie eerste rijen over. Neem ook de waarden van A4 tot en met D4 over. Kopieer de inhoud van D4 naar E4, F4 en G4. Welke kopieermethode heb je gebruikt? b. Het is de bedoeling dat je de reeksen in de kolommen A tot en met G automatisch ontwikkelt. Selecteer cel A4 en breid de selectie uit tot A10. Kies het juiste onderdeel van de optie BEWERKEN, DOORVOEREN, REEKS uit de menubalk. Klik op LINEAIR of GETAL, neem als interval [1] en klik op OK. Welk interval neem je in kolom B? Welk interval neem je in kolom C? c. Tracht ook kolom C, D, E, F en G in te vullen. Merk je het verschil tussen kolom D en E? d. Bewaar het werkblad onder de naam REEKS. 2.8 Relatieve en absolute adressering Het verschil tussen een relatieve en een absolute adressering kun je vergelijken met de weg aan iemand wijzen. Je staat in een krantenwinkel in Wuustwezel en vraagt daar de weg naar bakkerij t Kramiekske. Je kunt dan twee soorten van antwoorden krijgen: deze straat ten einde, dan linksaf, en de tweede straat rechts het vijfde huis; Dit is een relatief adres. Het geeft een routebeschrijving aan. Sta je toevallig in een andere straat, dan verwijst deze uitspraak naar een ander huis en is deze routebeschrijving totaal fout. in de Korenstraat 7 te Wuustwezel. Dit is een absoluut adres. Waar je ook staat, het verwijst altijd naar hetzelfde punt. J. Gils E. Goossens Rekenblad: Excel

15 2.8.1 Relatieve adressering De celverwijzing [A2] in cel B5 is een relatief adres. In tegenstelling tot wat je zou denken, verwijst een relatief adres niet naar een vaste positie in het werkblad. Ze geeft eerder de afstand aan, in de zin van drie rijen hoger en één kolom naar links. Als je die uitspraak kopieert naar de cel D4, dan krijg je daar een verwijzing naar cel C1. Als je de inhoud van cel A2 verplaatst naar cel D5 dan verandert de verwijzing in cel B5 van [=A2] naar [=D5]. M.a.w. de verwijzing in cel B5 blijft de inhoud van cel A2 altijd volgen bij een verplaatsing Absolute adressering De celverwijzing [$A$2] in de cel B5 is een absoluut adres. Ze verwijst naar een vaste positie in het werkblad. Kopieer je deze verwijzing naar cel D4, dan blijft de verwijzing altijd wijzen naar cel A2. Als je de inhoud van cel A2 verplaatst naar cel D5 dan verandert de verwijzing in cel B5 van [=$A$2] naar [=$D$5]. Op dit vlak is er geen onderscheid tussen relatief en absoluut Gemengde adressering Een gemengde adressering bevat zowel een relatieve als een absolute verwijzing. $A2 De kolom is absoluut, verandert niet bij kopiëren, de rij is relatief, ze verwijst naar een afstand. A$2 De kolom is relatief en verwijst naar een afstand, de rij is absoluut en verandert niet bij kopiëren. TIP Als je een adres in een formule invoert, dan kun je met behulp van de functietoets F4 de dollartekens [$] toevoegen aan dat adres. 30 Rekenblad: Excel 2003 J. Gils E. Goossens

16 Opdracht 7. Wisselkoersen Maak een kaartje waarop je snel de omzetting van EUR naar USD, CAD, NZD, AUD en GBP kunt zien. a. Neem de gegevens van de rijen 1 tot en met 6 letterlijk over. In kolom A begin je vanaf A7 met 5 en je vervolledigt de reeks tot 100 met een verhoging van 5. b. De kolommen hebben een breedte van 6 en rij 2 en 5 hebben een hoogte van 6. c. Zet in B7 de juiste formule en kopieer ze met de vulgreep naar beneden en naar rechts. Noteer de formule. d. Rond alle getallen af tot op twee cijfers na de komma. e. Bewaar ten slotte het werkblad onder de naam KOERS. 2.9 Verwijderen en invoegen Wat kun je zoal verwijderen en invoegen? cellen of een selectie van cellen; rijen en kolommen; werkbladen. TIP Er zijn nog andere zaken die je kunt invoegen. Het menu INVOEGEN geeft een overzicht van de opties. Een aantal van die opties worden later nog besproken. Je kunt invoegen en verwijderen via verschillende mogelijkheden: het menu INVOEGEN om zowel cellen, rijen, kolommen als werkbladen in te voegen; J. Gils E. Goossens Rekenblad: Excel

17 het menu BEWERKEN, VERWIJDEREN om zowel cellen, rijen als kolommen te verwijderen; het menu BEWERKEN, BLAD VERWIJDEREN om een werkblad te verwijderen; het snelmenu vanuit het werkblad om zowel cellen, rijen als kolommen in te voegen of te verwijderen; het snelmenu vanuit de kolom- of rijkoppen om kolommen en rijen in te voegen of te verwijderen; het snelmenu vanuit de bladtabs om werkbladen toe te voegen of te verwijderen. Opdracht 8. Kolommen en rijen verwijderen a. Voeg een nieuw werkblad toe aan de map OEFENXP en los het voorbeeld in een leeg werkblad op. Noem dit werkblad PUNTEN. Zorg dat de kolommen B, D en F even breed zijn. b. Voeg nogmaals een leeg werkblad toe en noem het DUBBEL. c. Kopieer de oefening naar dit werkblad DUBBEL. Zorg ervoor dat de breedte van de kolommen en rijen niet gewijzigd is. Welke kopieermethode heb je gebruikt? d. Verwijder in één enkele actie de kolommen B, D en F en verwijder in de volgende actie de rijen 4 en 9. Is er iets gewijzigd met de uitkomsten van de formules? e. Gebruik het snelmenu om een rij in te voegen voor rij 6. Voeg hier het vak Dactylo toe, het maximum van de punten is 20 en de leerling behaalde 17. Zorg dat de uitkomsten van de formules zich aanpassen. f. Voeg opnieuw lege kolommen en rijen toe zodat je opnieuw afscheiding krijgt zoals in het werkblad PUNTEN. g. Hernoem het blad PUNTEN2 en verwijder het vervolgens Kolommen of rijen verbergen De winkelier die de aankoopprijzen en de verkoopprijzen van zijn artikelen in een rekenblad verwerkt, wil niet dat de klant inzage krijgt in de kolommen inkoopprijs en winstmarge. Hij kan die kolommen verbergen. Verborgen kolommen worden niet afgedrukt op het scherm of via de printer. Verbergen is niet hetzelfde als verwijderen! 32 Rekenblad: Excel 2003 J. Gils E. Goossens

18 Een andere toepassing van verborgen kolommen is het gebruik van cellen waarin tijdelijke resultaten bewaard worden die best niet zichtbaar zijn voor de gebruiker en die ook niet afgedrukt mogen worden. Een toepassing daarvan zal besproken worden bij het ontwerpen van een factuur. Eerst en vooral selecteer je de kolommen of rijen die je wilt verbergen. Vervolgens roep je de verbergactie op via: het snelmenu, de optie VERBERGEN; de menuoptie OPMAAK, KOLOM of RIJ, VERBERGEN. In feite volstaat het hier de gewenste cellen te selecteren en vervolgens de juiste optie KOLOM of RIJ te kiezen. Vergis je dan ook niet! Er is nog een derde methode, namelijk de rijhoogte of de kolombreedte op 0 zetten. Dit kan door slepen met de linkermuisknop, met het snelmenu of via de optie OPMAAK. TIP Als je een hele rij selecteert en je kiest daarna voor OPMAAK, KOLOM, VERBERGEN, dan wordt het hele werkblad verborgen. Is dat logisch? Verborgen kolommen kun je op drie manieren zichtbaar maken: Selecteer de kolommen/rijen aan weerszijden van de verborgen kolommen/rijen en kies: het snelmenu, de optie ZICHTBAAR MAKEN; de menuoptie OPMAAK, KOLOM of RIJ, ZICHTBAAR MAKEN. Sleep met de linkermuisknop de kolommen of rijen terug te voorschijn. J. Gils E. Goossens Rekenblad: Excel

19 Opdracht 9. Vertaaloefening Het is de bedoeling dat je in kolom B de vertaling zet van het overeenkomstige woord uit kolom A. Als de vertaling juist is moet in kolom C het woordje Goed verschijnen, in het andere geval het woordje Fout. Kolom E is verborgen. a. Open een nieuw werkblad en neem de inhoud van kolom A en E volledig over. b. Vul ook B5 en C5 in en pas de opmaak aan. c. In cel C6 komt een formule die test of het woord dat je intikt in cel B6 identiek is aan het woord dat in cel E6 zit. Vervolgens kopieer je die formule naar C7:C12. Deze test gebeurt met de ALS()-functie. =ALS(voorwaarde ; wat als de voorwaarde waar is ; wat als de voorwaarde fout is) d. =ALS(B6=E6 ; Goed ; Fout ) Als de inhoud van B6 gelijk is aan die van E6, dan komt in C6 de boodschap Goed, anders de boodschap Fout. Nu is het zo dat wanneer je in B6 nog niets ingetikt hebt, B6 verschillend zal zijn van E6 en dan zul je de boodschap Fout krijgen. Dat is uiteraard niet de bedoeling. Daarom moet je een geneste ALS() gebruiken: =ALS(B6= ; ; ALS(B6=E6; Goed ; Fout ) ) Als in B6 niets staat (= ), zet dan in C6 ook niets. Kijk in het andere geval of de inhoud van B6 gelijk is aan E6 en zet in dat geval in C6 de boodschap Goed, anders de boodschap Fout. e. Verberg de kolom E zodat de antwoorden niet meer zichtbaar zijn. f. Noem het blad ten slotte VERTAAL. ALS(logische-test;waarde-als-waar;waarde-als-onwaar) Met ALS kun je conditionele tests uitvoeren op waarden en formules. Deze functie geeft een bepaalde waarde als een voorwaarde die je opgegeven hebt resulteert in WAAR en een andere waarde als die voorwaarde resulteert in ONWAAR. logische-test: is een waarde of expressie die WAAR of ONWAAR kan zijn. waarde-als-waar: is de waarde die wordt verkregen als logische-test WAAR is. Als logische-test WAAR is en waarde-als-waar weggelaten is, dan gebeurt er niets. Waarde-als-waar kan een andere formule zijn. waarde-als-onwaar: is de waarde die wordt verkregen als logische-test ONWAAR is. Als de logische-test ONWAAR is en waarde-als-onwaar is weggelaten, dan gebeurt er niets. Waarde-als-onwaar kan een andere formule zijn. 34 Rekenblad: Excel 2003 J. Gils E. Goossens

20 10. Uitbreiding Vertaaloefening De gebruiker krijgt de mogelijkheid om zijn naam in te tikken, bijvoorbeeld Sofie. Als het antwoord goed is verschijnt er Goed Sofie! in het andere geval Fout Sofie!. Tevens verschijnt de score onderaan de oefening. a. De tekst Goed Sofie! plaatsen Wijzig de printopdracht in de formule van cel C6 als volgt: "Goed "& $B$3&"! ". Daardoor verschijnt de tekst Goed, dan de inhoud van B3 en vervolgens de tekst "! ". Doe hetzelfde met de foutboodschap. Kopieer deze cel naar het hele bereik C7:C12. b. De score berekenen Zet in cel F6 de volgende voorwaarde: Als in B5 niets staat, doe dan niets. In het andere geval: als het ingevoerde woord in B6 gelijk is aan de oplossing in E6, zet dan het cijfer 1 in F6, in het andere geval het cijfer 0. Kopieer deze formule naar het hele bereik F7:F12. c. Bereken het aantal punten in F14 en het aantal oefeningen in F15. De functie SOM() telt alle getalwaarden in een bereik op, de functie AANTAL() het aantal niet-lege cellen in een bereik. d. De score afdrukken Als het aantal toetsen groter is dan nul, druk dan de score af. e. De eindbeoordeling afdrukken Als het aantal toetsen groter is dan nul, druk dan de beoordeling af. Als minstens de helft of meer van de oefeningen juist zijn, druk Geslaagd!, in het andere geval Onvoldoende. f. Verberg de kolommen E en F. g. Vul hieronder de volgende formules in: C6 formule Goed Sofie! B14 formule score B15 formule beoordeling J. Gils E. Goossens Rekenblad: Excel

21 2.11 Het werkblad beveiligen Dikwijls is het nuttig dat de gebruiker de inhoud van bepaalde cellen niet kan wijzigen. Dit geldt ZEKER voor alle cellen die formules bevatten. Immers, als je iets in een cel waarin een formule zit intikt, dan ben je die formule kwijt! Neem als voorbeeld het werkblad VERTAAL. De gebruiker mag alleen maar in de cellen B4 tot en met B10 een waarde intikken; van de andere cellen moet hij afblijven! Beveiligen gebeurt in twee stappen: eerst moet je via OPMAAK, CELEIGENSCHAPPEN, BESCHERMING aanduiden welke cellen je blokkeren wilt, m.a.w. welke cellen in aanmerking komen om te beveiligen; Als er slechts een beperkt aantal cellen niet beveiligd mogen zijn, selecteer je best het hele werkblad, zet voor alle cellen de blokkering aan en selecteer vervolgens door middel van CTRL+linkermuisknop de cellen die niet geblokkeerd mogen worden en zet hiervan de blokkering af. vervolgens moet je de beveiliging activeren via EXTRA, BEVEILIGING, BLAD BEVEILI- GEN. TIP Gebruik in de klas liefst geen wachtwoord om de cellen te beveiligen want dan kan de leerkracht geen wijzigingen meer aanbrengen in je werkblad! 36 Rekenblad: Excel 2003 J. Gils E. Goossens

22 Opdracht 11. Beveilig het werkblad VERTAAL zodanig dat alleen de cellen B4:B10 gewijzigd kunnen worden Wachtwoordbeveiliging in Excel In Excel kun je een wachtwoord instellen voor het bewerken en opslaan van een werkmap. Alleen wie het wachtwoord kent krijgt dan toegang tot de werkmap. Opdracht 12. Een werkmap met een wachtwoord beveiligen a. Open een nieuwe werkmap, kopieer hierin het werkblad VERTAAL uit de werkmap OEFENXP. b. Kies BESTAND, OPSLAAN ALS, EXTRA, ALGEMENE OPTIES. Je kunt twee wachtwoorden ingeven: één om het bestand te kunnen openen en één om schrijfbevoegdheid toe te staan. Typ het wachtwoord nogmaals en klik op OK. Bij wachtwoorden wordt onderscheid gemaakt tussen kleine letters en hoofdletters. Typ het wachtwoord precies zoals de gebruikers dit moeten invoeren, met inbegrip van hoofdletters en kleine letters. c. Klik ten slotte op OPSLAAN om de map te bewaren: noem ze VEILIG.XLS. Klik indien nodig op JA om de bestaande werkmap te vervangen door de geopende werkmap. d. Sluit de map en test de werking van de wachtwoorden door de map opnieuw te openen. Eerst wordt het wachtwoord gevraagd om het bestand te kunnen openen. J. Gils E. Goossens Rekenblad: Excel

23 Vervolgens wordt het wachtwoord voor schrijfbevoegdheid gevraagd. Klik op ALLEEN-LEZEN als je geen schrijfbevoegdheid hebt Werkbladen groeperen Probleemstelling Om het loon van de arbeiders te berekenen worden het aantal gewerkte uren en het aantal overuren per week in een werkblad genoteerd. Daarom moeten er vijf identieke werkbladen ontworpen worden, één voor elke week. De weekgegevens moeten automatisch in een maandoverzicht opgeteld worden: ook dat werkblad moet ontworpen worden. Probleemanalyse De werkbladen WEEK1, WEEK2, WEEK3, WEEK4 EN WEEK5 zijn bijna volledig identiek: alleen de inhoud van cel B3 verschilt. De namen van de werknemers worden in het werkblad MAAND ingetikt en via formules in de werkbladen WEEK1, getoond. Werkbladen met dezelfde inhoud en structuur, zoals Week1, kunnen als groep ontworpen worden. Opdracht 13. Het werkblad MAAND en de werkbladen WEEK1, WEEK2 als groep ontwerpen a. Open een nieuwe werkmap en bewaar ze als WEDDEXP.XLS. b. Voeg vijf nieuwe werkbladen toe en noem ze WEEK1,, WEEK5. c. Selecteer de werkbladen WEEK1,, WEEK5 als groep en ontwerp het werkblad WEEK1. Laat het bereik B7:D15 voorlopig leeg. TIP Hou de controletoets ingedrukt en klik met de linkermuisknop op de bladtabs van de werkbladen die je als groep wilt bewerken. 38 Rekenblad: Excel 2003 J. Gils E. Goossens

24 d. Maak de selectie ongedaan door even op een niet geselecteerde bladtab te klikken. Selecteer één na één de werkbladen WEEK1,, WEEK5 en pas het weeknummer aan. Je merkt dat de inhoud van de werkbladen WEEK1, WEEK2, volledig dezelfde is. e. Kopieer het bereik B7:D15 van WEEK1 naar dezelfde plaats in een nieuw werkblad. Noem dit werkblad MAAND. Zet in kolom B de namen van de werknemers en in kolom C en D de gepaste formules om de resultaten van WEEK1,, WEEK5 op te tellen. Vervolledig het ontwerp van dit werkblad. f. Selecteer cel C3 en voeg via INVOEGEN, OPMERKING een opmerking aan deze cel toe. g. Selecteer nogmaals de werkbladen WEEK1, WEEK2, als groep en zet in kolom B de gepaste formules om de namen van de werknemers in het werkblad MAAND af te lezen. h. Maak de selectie ongedaan door even op een andere bladtab te klikken. i. Test de werking van de verschillende werkbladen. TIP TIP Via een aangepaste notatie jjjj-mm-dd krijg je de datum volgens de BIN-normen. De notatie mmmm toont van een datum de volledige naam van de maand Sjablonen en standaardwerkbladen Het is mogelijk om een werkmap als een sjabloon op te slaan. In dit geval zou het handig zijn om een sjabloon van het werkblad WEEK1 te maken, dan hoef je de inhoud van dit werkblad niet altijd naar een nieuw werkblad te kopiëren. Sjabloonbestanden (*.XLT) worden standaard in de map \APPLICATION DA- TA\MICROSOFT\SJABLONEN bewaard. Het zijn deze sjablonen die op tabblad ALGEMEEN van het dialoogvenster NIEUW (opdracht in menu BESTAND) weergegeven worden. In Windows ME zul je de sjablonen terugvinden onder: C:\ WINDOWS\PROFILES\GEBRUIKERSNAAM\APPLICATION DATA\... In Windows XP vind je ze terug onder: C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\GEBRUIKERSNAAM\APPLICATION DATA\... Ingebouwde sjablonen worden op het tabblad WERKBLADMODELLEN vermeld. Ze worden bewaard in de map C:\PROGRAM FILES\MICROSOFT OFFICE\TEMPLATES\1043 J. Gils E. Goossens Rekenblad: Excel

25 Als je aangepaste sjablonen op een afzonderlijk tabblad wilt groeperen, sla de sjablonen dan in een submap van de map SJABLONEN op, bijvoorbeeld MIJN SJABLONEN. Elk Microsoft Excel-werkmapbestand (.xls) dat je in de map SJABLONEN of in een van de submappen daarvan opslaat, werkt eveneens als een sjabloon. Opdracht 14. Een sjabloonbestand van het werkblad WEEK1 maken a. Open een nieuwe werkmap en kopieer hierin het werkblad WEEK1 en noem het WEEK. Verwijder de inhoud van de cellen C7:D15. Verwijder de overige lege werkbladen uit deze map. b. Kies BESTAND, OPSLAAN ALS. Vul als bestandsnaam Week in en kies om het als SJABLOON op te slaan. Automatisch wordt de inhoud van de map SJABLONEN getoond. Maak hierin een nieuwe map, de map EXCEL, en bewaar het sjabloon hierin. c. Open de map WEDDEXP.XLS en voeg een nieuw werkblad toe op basis van het sjabloon WEEK.XLT. Voldoet het resultaat? 40 Rekenblad: Excel 2003 J. Gils E. Goossens

26 Besluit Je kunt werkbladen, rijen, kolommen en cellen kopiëren, wissen en verplaatsen. Daartoe moet altijd eerst een bereik geselecteerd worden. De inhoud van een cel kan onafhankelijk van de opmaak gewist worden en omgekeerd. Bij het kopiëren en verplaatsen van cellen kan een celverwijzing in een formule plots veranderen. Dergelijke celverwijzingen noemt men relatieve adressen: het zijn adressen die verwijzen naar een afstand in het werkblad. De absolute adressen verwijzen naar een vaste positie in het werkblad en worden niet door kopiëren of verplaatsen beïnvloed. Een speciaal geval van kopiëren is het doorvoeren van reeksen. De handigste manier om dat te doen is meestal de vulgreep. Je kunt ook je eigen reeksen ontwerpen. Werkbladen, kolommen, rijen of cellen kunnen ook ingevoegd of verwijderd worden. Ook hierdoor kan de adressering veranderen. Voor onbevoegde kijkers kunnen rijen en kolommen verborgen worden. Uiteindelijk is er nog de mogelijkheid dat de gebruiker de inhoud van de cellen niet meer kan wijzigen, m.a.w. dat de celinhoud beveiligd kan worden. Beveiligen gebeurt altijd in twee fasen. Eerst moet de eigenschap BLOKKEREN ingesteld worden voor de cellen die in aanmerking komen voor beveiliging en vervolgens moet de beveiliging geactiveerd worden. In Excel kun je een werkmap met een wachtwoord beveiligen. Wat je moet kennen en kunnen: vlot de inhoud van een reeks cellen verplaatsen of kopiëren; het verschil tussen relatieve en absolute adressering inzien, in functie van kopiëren en verplaatsen; cellen wissen, zowel wat de inhoud als wat de opmaak betreft; werkbladen, rijen, kolommen en cellen invoegen en verwijderen; snel reeksen ontwerpen en eigen reeksen definiëren; de functies ALS(), AANTAL() en SOM() zinvol toepassen; rijen, kolommen en cellen verbergen; bepaalde cellen in een werkblad beveiligen; een werkmap met een wachtwoord beveiligen; werkbladen groeperen; een werkblad als een sjabloon bewaren. Opdrachten 15. Is er een verschil tussen een cel wissen en een cel verwijderen? 16. Verklaar het verschil tussen de inhoud van een cel kopiëren en de inhoud van een cel verplaatsen. 17. Vergelijk een drietal mogelijkheden om een cel te kopiëren en te verplaatsen. 18. Verklaar het verschil tussen een relatieve en een absolute adressering met behulp van een voorbeeld. J. Gils E. Goossens Rekenblad: Excel

27 19. Hoe moet je een werkblad beveiligen zodanig dat je maar een beperkt aantal cellen kunt wijzigen? 20. De jaarlijkse vlaaienactie a. Open een nieuw werkblad en neem de gegevens van kolom A, de gegevens in het gebied B3:D10 en F3 en de prijs per vlaai in B18 volledig over. De breedte van kolom A is 13, de kolommen B, C, D en F zijn 9 en kolom E is 1,43 breed. De hoogte van rij 11 en rij 13 is 8,25. Geef de tekst dezelfde opmaak als in het voorbeeld. b. Zet in F5 een formule om het totale aantal rijstvlaaien te berekenen en kopieer deze formule naar F6:F12. Verwijder de formule in F11. Noteer het resultaat van de formule in cel F12. c. Zet in B12 een formule om het totale aantal vlaaien te berekenen die in Wezel verkocht zijn. Kopieer deze formule naar C12:F12. Verwijder de formule in cel E12. Is het resultaat in F12 nog altijd hetzelfde als in opdracht b? d. Bereken de laagste, hoogste en gemiddelde waarde in het gebied B14:D16. e. Kopieer het gebied A1:F16 zodanig naar cel H1 dat de kolombreedtes automatisch mee gekopieerd worden. Hoe lukt je dat? f. Wis de titel in H1, de inhoud van I5:K10. De formules in de overige cellen moeten blijven staan. g. Zet in I5 een formule die de waarde berekent van de 486 rijstvlaaien die in Wezel verkocht zijn. Verwijs naar cel B18 waar de prijs van één vlaai staat. Deze formule moet zodanig samengesteld worden dat je ze kunt kopiëren naar I6:I10. Vervolgens moet je het hele gebied I5:I10 kopiëren naar J5:K10. h. Pas de getalopmaak van kolom M aan zodat de valutanotatie getoond wordt. i. Beveilig het werkblad zodanig dat je alleen nog in het gebied B5:D10 en B18 een wijziging kunt aanbrengen. j. Geef dit werkblad als naam VLAAI. k. Selecteer het gebied H3:M10 en kopieer het naar het klembord. Open een nieuw werkblad, selecteer cel A5 en kies BEWERKEN, PLAKKEN SPECIAAL. Vink in het dialoogvenster de optie TRANSPONEREN aan en klik op OK. Is het resultaat wat je verwachtte? TIP Als je transponeert naar een nieuw werkblad moet je Waarden transponeren, anders krijg je een foutmelding die zegt dat bepaalde verwijzingen niet gevonden zijn: #VERW!$B18 in C6. 42 Rekenblad: Excel 2003 J. Gils E. Goossens

28 21. De verkoopcijfers van de firma Jong & Dorst a. Neem de gegevens van het voorbeeld over. b. Bereken per woonplaats het totale verkoopcijfer en het procentuele aandeel in de totale verkoop. Bereken per artikel het totale verkoopcijfer en het procentuele aandeel in de totale verkoop. c. Zet in cel F5 de juiste formule en kopieer die naar F6:F9. d. De formule van B11 kun je ook kopiëren naar C11:F11. e. Zorg dat je ook de formule in G5 kunt kopiëren naar G6:G9. Hetzelfde geldt voor de formule in B12 die gekopieerd moet worden naar C12:E12. f. Pas de opmaak aan en noem dit werkblad VERKOOP. g. Open een nieuwe werkmap en kopieer het werkblad VERKOOP naar deze nieuwe map door middel van slepen met de linkermuisknop. Daardoor zit er in die nieuwe map nu ook een werkblad met de naam VERKOOP. (Deze nieuwe map moet op het einde van de oefening niet bewaard worden.) h. Verander de naam van dit gekopieerde werkblad in TEST. i. Experimenteer nu even met het werkblad TEST. Verwijder de kolom C. Geven de overgebleven formules nog altijd het juiste resultaat? Voeg een lege kolom toe tussen de kolommen A en B. Kopieer de inhoud van kolom C van het werkblad VERKOOP naar die nieuwe kolom C van TEST. Verwissel de kolommen D en E van plaats zonder dat de gegevens verloren gaan. Hoe los je dit probleem op? Verplaats rij 11 en 12 en zet ze tussen rij 3 en rij 4. Hoe ga je tewerk? Werken de formules nog? j. Ga terug naar het werkblad VERKOOP en beveilig ten slotte het werkblad zodat je alleen maar de gegevens van B5:E9 kunt wijzigen. J. Gils E. Goossens Rekenblad: Excel