Onderwerp: verslag training incidentmanagement sociaal domein. Geachte leden van de gemeenteraad,

Transcriptie

1 Semen!eying 0 41 Gemeente Delft bezoekadres: Stationsplein BV Delft IBAN NL21 BNGH t.n.v. gemeente Delft Retouradres Postbus 78, 2600 ME Delft Aan de eden van de gemeenteraad Behandeld door Marja Valstar Telefoon mvalstar@delft.n1 Internet Telefoon VERZONDEN 18 EB. Datum Ons kenmerk Uw brief van Uw kenmerk Bijlage ja Onderwerp: verslag training incidentmanagement sociaal domein Geachte leden van de gemeenteraad, Op 16 december 2015 heeft de training incidentmanagement sociaal domein plaatsgevonden. Doel van de training was het oefenen en omgaan met de incidenten in het sociaal domein, om zo meer zicht te krijgen op de verschillende rollen en verantwoordelijkheden bij de incidenten en calamiteiten en het calamiteitenprotocol sociaal domein Delft. Van de bijeenkomst is een verslag opgesteld. Dit verslag treft u als bijlage aan. Op basis van de trainingsdag is besloten dat het calamiteitenprotocol sociaal domein Delft gaat worden aangepast. Het aangepaste calamiteitenprocotol zult u ter informatie ontvangen. Wij gaan ervanuit u hiermee voldoende te hebben geinformeerd. Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Delft /3VA.A,burgemeester mr. drs. G.A.A. Verkerk,secretaris drs. T.W. Andriessen Is.

2 h VERSLAG TRAINING INCIDENTMANAGEMENT SOCIAAL DOMEIN - RAAD AAN: Deelnemers oefening calamiteitenprotocol sociaal domein, op 16 december 2015 te Delft DATUM: 16 januari 2015 VAN: Guido von Grumbkow en Pauline van t Zelfde (WagenaarHoes) PAGINA S: 4 Op woensdagavond 16 december 2015 werd voor de raadsleden in het gemeentehuis van Delft een oefening gehouden over het calamiteitenprotocol van het sociaal domein. Het Ministerie van BZK biedt, in afstemming met de VNG, wethoudersvereniging en NGB, een aantal gemeenten de kans om door middel van een training te voorzien in de behoefte aan een inhoudelijke verdieping op het thema incidentmanagement in het sociaal domein. De gemeente Delft heeft zich daarvoor aangemeld en die aanmelding is gehonoreerd. De inhoudelijke voorbereiding en begeleiding van de bijeenkomst werd verzorgd door WagenaarHoes. Doel van de bijeenkomst was om de gemeenteraad te laten oefenen met het omgaan met incidenten in het sociaal domein (en de impact daarvan in de samenleving), om zo meer zicht te krijgen op de verschillende rollen en verantwoordelijkheden bij incidenten en calamiteiten in het sociaal domein en het desbetreffende calamiteitenprotocol. OPZET VAN DE BIJEENKOMST 1. Welkom door burgemeester De bijeenkomst werd geopend door burgemeester, de heer Bas Verkerk. Hij heette iedereen van harte welkom en lichtte het doel van de bijeenkomst toe. Naast de deelnemende raadsleden en de burgemeester, waren vanuit het college mevrouw Aletta Hekker (wethouder jeugd) en de heer Raimond de Prez (wethouder zorg) aanwezig. Vanuit de ambtelijke organisatie namen de manager Toegang, hoofd Sociaal team, hoofd team Jeugd, hoofd team Wmo, de programmeur Zorg, de programmeur Veiligheid en de procesmanager Innovatie sociaal domein aan de bijeenkomst deel. 2. Korte introductie calamiteitenprotocol en casuïstiek Na de opening werd door Edith van den Berg (manager Toegang) en Sytske Rinsma (procesmanager Innovatie sociaal domein) een korte introductie gegeven over het calamiteitenprotocol en de mogelijke casuïstiek binnen het sociaal domein. 3. Simulatie casus Brand bij voorziening ambulante jeugdhulp Vervolgens werd gestart met een simulatie. Pauline van t Zelfde (WagenaarHoes) verzorgde een introductie op het werken met simulaties. Ze benadrukte dat de simulatie gericht was op het leren van zowel de werking van een proces of systeem (in dit geval het VERSLAG TRAINING INCIDENTMANAGEMENT SOCIAAL DOMEIN PAGINA 1 VAN 4

3 omgaan met calamiteiten) als de reactie van actoren op bepaalde gebeurtenissen. In een simulatie kan gezamenlijk worden geoefend met het oplossen van problemen voordat deze werkelijkheid zijn. Het maakt het mogelijk om op metaniveau te reflecteren en te leren. Na de introductie werden de deelnemers verdeeld in zes fictieve raadsfracties. Elke raadsfractie ontving een algemene situatiebeschrijving en per fractie aanvullende specifieke informatie. Met elkaar vormden de deelnemers de gemeenteraad van de fictieve gemeente Lagemeer, een gemeente met ongeveer inwoners. In de simulatie werd een raadsbijeenkomst nagespeeld, waarbij sprake was van een beeldvormend overleg, waarin de fictieve raadsfracties met elkaar discussieerden over een melding van een calamiteit die de week daarvoor had plaatsgevonden. Het beeldvormend overleg had als doel om als raad onderling vragen en standpunten over dit agendapunt uit te wisselen, vooruitlopend op de gebruikelijke raadsbehandeling met portefeuillehouder in commissie en raad. Algemene situatieschets In de algemene situatieschets werd aangegeven dat het dinsdag 19 januari was. De gemeenteraad van gemeente Lagemeer was in vergadering. Bij de raadsstukken zat een melding van een calamiteit die de week daarvoor had plaatsgevonden, met de volgende informatie: Op dinsdag 12 januari is er brand uitgebroken bij groepsjeugdhulp Cooling Down. De brandweer was snel ter plekke. Alle 8 aanwezige kinderen zijn snel in veiligheid gebracht. Er was een aantal gewonden (lichte brandwonden, een gebroken enkel en een gebroken pols) en veel materiële schade. Verder was een deel van de naastgelegen dagverzorgingscentrum voor ouderen ontruimd wegens de rookontwikkeling. Er bleek sprake te zijn van brandstichting door één van de aanwezige kinderen. Buurtbewoners hadden de brandweer zien arriveren en de ontruiming van zowel de ambulante jeugdopvang als een deel van de dagopvang voor ouderen gezien. Ze hadden foto s gemaakt en geappt, en allerlei verhalen verspreidden zich razendsnel. Uit berichten in de media kwam het volgende naar voren: Op het moment dat de brand uitbrak was er slechts één begeleider op de locatie aanwezig en die was niet in de groep aanwezig maar zat in het kantoortje te bellen. Contractueel is de instelling verplicht altijd twee begeleiders aanwezig te laten zijn bij de kinderen Er was maar één begeleider aanwezig, omdat de andere begeleider plotseling ziek naar huis was gegaan. Die ene begeleider was aan het bellen om te zorgen dat de vervanging van de zieke meteen geregeld zou worden De brand is veroorzaakt door een kind dat ook thuis al tot tweemaal toe door onvoorzichtigheid een klein brandje had veroorzaakt. Het sociaal team was hiervan op de hoogte maar deze informatie is nooit terecht gekomen bij de ambulante jeugdopvang VERSLAG TRAINING INCIDENTMANAGEMENT SOCIAAL DOMEIN PAGINA 2 VAN 4

4 Aanvullende informatie Naast de algemene situatieschets hadden verschillende fracties aanvullende informatie over een incident van een jongen (die bekend was bij jeugdzorg), die eerder deze week op straat in elkaar was gezakt. Over dit incident had het college van B&W geen melding gedaan aan de gemeenteraad. Eerst kregen de verschillende fracties de gelegenheid om met elkaar zich voor te bereiden op de raadsvergadering. Daarna werd plenair onder leiding van de burgemeester Verkerk de raadsbijeenkomst gehouden. 4. Reflectie, leerpunten en handelingsperspectief Na afloop van de simulatie werd gereflecteerd op wat er in de fictieve raadsbijeenkomst was gebeurd en wat daarbij de leerpunten waren. Hieronder zijn de belangrijkste punten opgenomen: - Men kwam tot het besef dat in de gesimuleerde raadsbijeenkomst de berichten die in de media waren verschenen, voor waar waren aangenomen. Men besefte dat het belangrijk was om eerst meer objectieve informatie te krijgen, voordat men hierover met elkaar in debat gaat. - Ook vond men het belangrijk om eerst te (laten) achterhalen of er daadwerkelijk sprake is van een incident of van een structurele fout / omissie. - Men kwam tot de conclusie dat er in de gesimuleerde raadsbijeenkomst sprake was van het ontbreken van sociale hygiëne. Dat wil zeggen: de raadsleden verleiden elkaar om te spreken over onderwerpen/zaken die beter niet besproken zouden moeten worden omdat dit voor betrokkenen schadelijk kan zijn of zo kan worden ervaren (schending privacy). 5. Opbrengst van de training van college en ambtelijke organisatie Als volgende agendapunt stond de opbrengst van de training van college en ambtelijke organisatie met betrekking tot het calamiteitenprotocol op het programma. Deze training was s middags gehouden en Falco Bentvelsen (STIP) was vanuit de raad als toehoorder daarbij aanwezig. Hij gaf een terugkoppeling van zijn ervaringen en observaties van die middag. Hij was te spreken over hoe de simulatie s middags was verlopen en gaf complimenten aan de deelnemers van de ambtelijke organisatie. Hij gaf aan dat je als raad bij een incident of calamiteit (zeker als die uitgebreid in de media komt) wat wil doen. Maar hij benadrukte de noodzaak om feiten te controleren, een risicoregelreflex te voorkomen en de privacy van de betrokkenen waar nodig te waarborgen. De raad gaat niet over uitvoering. Daar is de ambtelijke organisatie goed voor toegerust. Ook door de manager Toegang werd een terugkoppeling over de training van die middag gegeven. Zij benoemde de volgende punten: Communicatie bij een incident / calamiteit zou altijd via de gemeente moeten lopen en niet via een instelling. Niet alle instellingen zijn gewend om met media om te gaan. Het is belangrijk om losse flodders te voorkomen. Laat je als gemeente niet verleiden om op alles wat er in de media wordt gemeld, te reageren. Het is beter te wachten op de uitkomsten van het onderzoek van de inspectie. Zo n onderzoek is extern / gezaghebbend en transparant. VERSLAG TRAINING INCIDENTMANAGEMENT SOCIAAL DOMEIN PAGINA 3 VAN 4

5 Als een melding bij een bestuurder binnen komt, dan is het belangrijk dat hij / zij checkt of deze informatie ook bij het management Toegang bekend is. Er moet meer aandacht zijn voor nazorg. Het gaat hier om zowel de nazorg van betrokkenen als de evaluatie van het proces. 6. Vraaggesprek management Toegang Daarna kregen de raadsleden de gelegenheid om in gesprek te gaan met de aanwezige betrokken ambtenaren. De verschillende ambtenaren beantwoorden in een aparte ruimte de vragen van de raadsleden. 7. Conclusies en vervolgafspraken Aan het eind van de bijeenkomst zijn de volgende conclusies getrokken en vervolgafspraken gemaakt: Als er sprake is van een incident of calamiteit, dan pakken de media daarvan op wat ze op wil pakken. En dat kan nogal ongenuanceerd zijn. De vraag is hoe de raad in zo n geval het best kan optreden. Opgemerkt wordt dat het belangrijk is om het incident niet groter te moeten maken dan het is. Je moet je als raadslid niet laten verleiden om (zonder voldoende objectieve informatie) uitspraken over zo n incident in de media te doen. Wellicht kan worden overwogen om bij sommige incidenten eigen mediacontacten actief in te zetten om meer objectieve, genuanceerde informatie te verstrekken. Wel wordt daarbij opgemerkt dat als er nog een onderzoek naar het incident loopt, er tussentijds geen reactie aan de media moet worden gegeven. Voorgesteld wordt dat er na een incident of calamiteit binnen drie dagen een onderzoek moet zijn uitgevoerd. De manager Toegang geeft aan dat het niet realistisch en haalbaar is om in drie dagen zo n onderzoek te doen. Het is belangrijk om bij een incident of calamiteit snel te achterhalen wie waar verantwoordelijk voor is en wat de rol van de gemeente daarbij is (Is er een relatie tussen de betrokken instelling c.q. personen en de gemeente Delft). Cruciaal is om te voorkomen dat er informatie wordt gedeeld waarmee privacy geschonden wordt. Je moet je hierbij telkens afvragen welke informatie je als gemeente wel of niet kan communiceren, aan wie en wanneer. Verder bestaat het gevaar bij het verstrekken van informatie dat het zwarte pieten begint. Driebergen, 16 januari 2016 Guido von Grumbkow en Pauline van t Zelfde Bijlage: Presentatie WagenaarHoes VERSLAG TRAINING INCIDENTMANAGEMENT SOCIAAL DOMEIN PAGINA 4 VAN 4