2016 Jaarverslag. Unie van Vrijwilligers Haarlem e.o.

Transcriptie

1 2016 Jaarverslag Unie van Vrijwilligers Haarlem e.o.

2 Inhoud Voorwoord 3 Doelstelling 3 Beleid 3 Maatschappelijke bijdrage 3 Kernactiviteiten 4 UVV Haarlem in Financiële ontwikkelingen Kerncijfers algemeen 8 Kerncijfers per activiteit 9 Interne organisatie 10 Organogram 11 2

3 Voorwoord door: Lida Veen, voorzitter Het bestuur van de Unie van Vrijwilligers (UVV) Haarlem en omstreken heeft het genoegen u hierbij het jaarverslag 2016 aan te bieden was een druk UVV- jaar. Er werd een jubileum gevierd; er zijn enkele nieuwe ontwikkelingen in gang gezet (zoals in het Spaarne Gasthuis Spaarne Spa en het projectonderzoek Helpende Handen ) en er is verhuisd. U leest hierover meer in dit verslag. Wij danken onze partners, de Gemeente Haarlem, de Gemeente Haarlemmermeer, het Spaarne Gasthuis, de Bibliotheken Zuid-Kennemerland en Haarlemmermeer en de Stichting Instellingen Gehandicapten voor hun vertrouwen, de financiële ondersteuning en bovenal voor de prettige samenwerking. Beleid De UVV Haarlem e.o. voert met haar vrijwilligers een actief, op de maatschappelijke behoefte afgestemd beleid. In overeenstemming met onze doelstelling wordt het vrijwilligerswerk als aanvulling op de professionele hulpverlening verricht. Waar mogelijk richten we ons positief op een samenwerking met andere vrijwilligersorganisaties met een complementair karakter. Het beleidsplan is de basis voor het doen en denken op bestuurlijk en uitvoerend niveau. De kernpunten op hoofdlijnen zijn: Kwaliteitsbehoud door training en begeleiding van UVV-staf. Aansturing van vrijwilligers door UVV-middenkader op hoog kwaliteitsniveau houden. Uitbreiden activiteiten, waardoor kwetsbaarheid wordt gereduceerd. Goede relatie onderhouden met de subsidiërende gemeenten en contractpartners. Imago versterken en ruim inzetten op free publicity. Samenwerking met andere organisaties, waar nuttig en mogelijk. Maatschappelijke bijdrage Overzicht gewerkte uren door UVV-vrijwilligers (verschillende vrijwilligers werken op meerdere projecten) Totaal aantal vrijwilligers: 434 Totale inzet in 2016: uur Doelstelling Het veraangenamen van het leven van kwetsbare mensen in onze samenleving door het bevorderen en verlenen van hulp aan hen door vrijwilligers van de stichting. Flexibiliteit, kwaliteit en betrouwbaarheid zijn hierbij de voornaamste kenmerken. 3

4 Kernactiviteiten Tafeltje Dekje De UVV verzorgt al ruim 60 jaar maaltijden voor mensen die niet in staat zijn de maaltijd zelf te verzorgen. Iedereen binnen de gemeentegrenzen van Haarlem die van een krappe beurs leeft, kan hier gebruik van maken. De warme maaltijdvoorziening is erop gericht, dat ouderen, mindervaliden en andere hulpbehoevende personen zo lang mogelijk zelfstandig kunnen blijven wonen. Dankzij subsidie van de gemeente Haarlem lukt het om de kosten van de maaltijden laag te houden. Spaarne Gasthuis De vrijwilligers van de UVV zijn een klankbord voor de patiënten en bezoekers van het ziekenhuis. Zij verwelkomen de bezoekers en zorgen dat iedereen snel op de juiste plek komt. Zij serveren koffie en thee aan bezoekers van de poliklinieken, vervoeren patiënten, ondersteunen bezoekers en familie bij de Eerste Hulp en Intensive Care en helpen waar nodig patiënten bij het eten en verzorgen de bloemen. Bibliotheek aan Huis Voor iedereen die van boeken, muziek of films houdt, maar niet zelf naar de bibliotheek kan komen, is er de service Bibliotheek aan Huis van de Bibliotheken Zuid-Kennemerland en Haarlemmermeer. UVV-vrijwilligers brengen boeken, cd s en dvd s bij mensen thuis en halen ze drie weken later weer op. Hiervoor is alleen een basisabonnement op de bibliotheek nodig, de dienst zelf is gratis. Stichting Instellingen Gehandicapten (SIG) Vrijwilligers van de UVV helpen de SIG met de ondersteuning van hun winkeltjes in zorginstellingen. De winkeltjes worden bemand door mensen met een verstandelijke beperking. Zij worden daarin begeleid door een professional en onze vrijwilligers. 4

5 UVV HAARLEM IN 2016 ALGEMEEN Verhuizing: In augustus zijn we met het kantoor naar het pand aan Raaks 36 verhuisd, na 17 jaar aan de Zijlweg gevestigd te zijn geweest. Een enorme overgang want van groot, oud en wat gedateerd naar het compacte, lichte en moderne pand aan de Raaks. Met vereende krachten hebben de UVV-medewerkers de schouders eronder gezet, want er moest veel worden opgeruimd en uitgezocht. Veel historisch UVV-materiaal dat vanwege ruimtegebrek niet mee kon verhuizen, is ondergebracht bij het Noord-Hollands Archief waar deze documentatie enthousiast is ontvangen. In het Raakspand huizen we onder één dak met vrijwilligersorganisaties als Buuv, Roads, Tandem, Stichting Thuiszorg Gehandicapten en de Vrijwilligers Centrale. Dat maakt samenwerking makkelijker en toegankelijker. Alles bij elkaar zijn wij erg blij met deze move! ANBI-status Dit jaar hebben wij kunnen profiteren van onze AN- BI-status. Vrijwilligers die een uitkering hebben, mogen namelijk slechts vrijwilligerswerk doen bij organisaties die of een Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI) of een sociaal belang behartigende organisatie of een steunstichting (SBBI) zijn. (Regeling Vrijwilligerswerk WW, art. 2) Cursussen Voornamelijk door onverwachte omstandigheden hebben de cursussen in 2016 eenzelfde karakter gehad als de jaren ervoor. Dat wil zeggen dat er in het najaar een achttal cursussen gelijksoortig aan het jaar ervoor aan de vrijwilligers is aangeboden. Over het algemeen zijn deze goed bezocht én goed gewaardeerd. Toch hebben wij een zekere verzadigdheid geconstateerd in de interesse onder de vrijwilligers. Reden kan zijn dat een aantal jaren achtereen eenzelfde soort cursussen is aangeboden waardoor interesse logischerwijs afneemt. De evaluatie liet zien dat het tijd wordt een andere koers te gaan varen. Mede omdat de Vrijwilligersacademie ook cursussen organiseert die voor onze vrijwilligers toegankelijk zijn, gaat de aangeboden UVV-scholing in het nieuwe jaar een ander karakter krijgen. Statutenwijziging In het verslagjaar zijn de statuten geüpdatet. PROJECTEN SPAARNE GASTHUIS Fusie Ook 2016 stond voor het Spaarne Gasthuis nog in het teken van de fusie. De verschillende locaties specialiseerden zich verder op basis van high care of high volume. (High care: patiënten met een gecompliceerd ziektebeeld of zwaardere operatie, dus langere ligduur; high volume: patiënten met meer routineuze operaties, dus meer operaties en kortere ligduur). Dit bracht met zich mee dat er diverse keren tussen Hoofddorp en Haarlem verhuisd werd, met name wat betreft de verpleegafdelingen. Dit had ook gevolgen voor onze vrijwilligers die keuzes moesten maken. Sommigen verhuisden mee, anderen vonden een plekje op een andere afdeling of besloten dat dit een moment was om afscheid te nemen van het vrijwilligerswerk. De coördinatoren hebben dit steeds zo goed mogelijk proberen te begeleiden. De hal- en koffierondevrijwilligers zijn na de zomer voor de herkenbaarheid Spaarne Gasthuis shawls en stropdassen gaan dragen. Gastvrijheid Het streven naar de 4-sterren gastvrijheidsbeleving in het ziekenhuis werd verder uitgewerkt. Met name de gastvrouwen en gastheren in de centrale hal kregen hiermee te maken. Het ziekenhuis wil graag op alle locaties eenzelfde manier van ontvangst tot stand brengen. Er is gekeken hoe de vrijwilligers op een proactieve manier de bezoekers tegemoet kunnen treden. Alle halvrijwilligers krijgen hierin een scholing zodat deze werkwijze begin 2017 wordt omgezet in definitief beleid. Spaarne Spa Het project Spaarne Spa is in het voorjaar van start gegaan. Een groep vrijwilligers kon na een bijeenkomst en een aantal trainingen handmassages aan de patiënten gaan geven. Dit werd erg goed ontvangen en het project wordt zeker voortgezet, dan wel uitgebreid. Onderzoeksproject Na enkele aanloopproblemen is het onderzoek naar de haalbaarheid van het project De Helpende Hand van start gegaan. Het onderzoek richt zicht op de mogelijkheid om vrijwilligers in te zetten voor 5

6 uis patiënten die uit het Spaarne Gasthuis ontslagen worden en geen eerste opvang thuis hebben. Onderzocht wordt op welke wijze de communicatie hierover met het ziekenhuis moet verlopen, met welke externe partijen samenwerking noodzakelijk is, over welke kennis en vaardigheden de in te zetten vrijwilligers moeten beschikken en welke verantwoordelijkheden bij het ziekenhuis, de UVV en de vrijwilliger neergelegd kunnen worden. Doel van project De Helpende Hand is te bereiken dat patiënten niet onnodig lang in het ziekenhuis verblijven omdat er thuis geen opvang is. Het onderzoek zal in de eerste helft van 2017 worden afgerond. Bij een positieve uitkomst, wordt in de tweede helft van 2017 een pilot gestart. TAFELTJE DEKJE Jubileum 2016 was voor Tafeltje Dekje een bijzonder jaar. De maaltijdservice van de UVV vierde haar 60-jarig jubileum. In november hebben alle cliënten en ook de vrijwilligers van TD een jubileum gebakje ontvangen. Het eerste gebakje werd uitgereikt aan een trouwe cliënt door wethouder en locoburgemeester Joyce Langenacker. De pers heeft veel aandacht gegeven aan dit jubileumfeest met onder andere een groot interview met onze voorzitter en directeur in het Haarlems Dagblad en diverse plaatsingen van het persbericht in de lokale weekbladen. Daling Helaas loopt het aantal TD-cliënten iets terug. Deze tendens van de laatste paar jaar heeft een aantal oorzaken: mensen vallen soms buiten de gestelde inkomensnorm door aanvulling van het inkomen met pensioenen, de groei van het aantal maaltijden dat in buurthuizen wordt geserveerd en het aanbod in supermarkten wordt groter. Maar nog steeds is er geen andere organisatie in Haarlem die waar nodig de tafel dekt, het vlees aansnijdt en tijd heeft voor een praatje. Signalering De signaleringsfunctie van de vrijwilligers is en blijft erg belangrijk. In het verslagjaar zijn meer dan 32 signaleringen door onze vrijwilligers gedaan. Dit resulteerde soms in waarschuwen contactpersoon, contact met wijkcentra of huisarts en in het ergste geval de politie inschakelen omdat er vermoedens waren dat een cliënt onwel in huis lag. In twee gevallen was de cliënt zelfs overleden. Dit bevestigt nog meer hoe belangrijk deze signaleringsfunctie is. Verschuiving Wij merken een verschuiving in ons cliëntenbestand. Voorheen was 99 procent van het bestand ouderen. Nu ligt dat iets lager. We leven in een zelfredzame samenleving en dat houdt in dat mensen met verslavingen en psychische problemen ook bij ons aankloppen. BIBLIOTHEEK AAN HUIS Zuid Kennemerland Het valt op dat de meeste nieuwe klanten over Bibliotheek Aan Huis (BaH) horen via mond tot mondreclame. We proberen de dienst meer bekendheid te geven door folders te verspreiden. In juli zijn, in samenwerking met Zorgbalans, meer dan 500 folders verspreid over 52 buurtteams. Bovendien helpen ook de medewerkers van de bibliotheek mee. Als mensen hun abonnement willen opzeggen omdat ze niet meer naar de bibliotheek kunnen, worden ze attent gemaakt op de service Bibliotheek aan Huis. Een onderzoek om cliënten naar de Bibliotheek Zuid- Kennemerland te begeleiden, heeft geen positief resultaat opgeleverd. Haarlemmermeer BaH heeft in de Haarlemmermeer al jaren een -in verhouding- kleine lezerskring. Er is nu weer enige hoop omdat in het 4e kwartaal 2016 een medewerkster van de bibliotheek expliciet is belast met onder meer het werven van nieuwe lezers voor de Bibliotheek aan Huis-service. SIG De in 2014 gestarte samenwerking met SIG Haarlem blijft op een laag niveau. In overleg met het management wordt bezien of en hoe de samenwerking verder gestalte kan krijgen. IN MEMORIAM Op 24 januari is dhr. P.M. (Peter) Prinsen, overleden. Hij was rijder bij Tafeltje Dekje. In augustus is dhr. R. (Roy) Essenberg, overleden. Hij was vrijwilliger in het Spaarne Gasthuis Haarlem Zuid bij de PAAZ. 6

7 Financiële ontwikkelingen 2016 door: Ger de Barbanson, penningmeester 2016 Vertoont het navolgende financiële beeld: Het aantal Tafeltje Dekje-maaltijden blijft een daling vertonen (zie elders). Daardoor vallen zowel de opbrengst alsook bijbehorende directe kosten lager uit. Aanpassing van de bezorgroutes is dringend noodzakelijk om deze kosten binnen de dekking te houden. De huisvestingskosten zijn boven begroting als gevolg van de eenmalige extra kosten voor de verhuizing naar het nieuwe kantoorpand Raaks 36-4 te Haarlem. In de komende jaren resulteert het in een belangrijke structurele reductie van de huisvestingskosten. Op deze wijze spelen wij al in op de vermindering van onze subsidie-inkomsten in de komende jaren. We sluiten het boekjaar per saldo met een bescheiden resultaat af door incidenteel lagere personele kosten. Daarbinnen is de volledige donatie voor het 5-jarig jubileum mogelijk. De jaarrekening 2016 op hoofdlijnen: Bedragen * 1,00 Realisatie 2016 Begroting 2016 Tafeltje Dekje maaltijdverzorging (excl. organisatiekosten): Opbrengst maaltijden incl. subsidiebijdrage: Directe kosten maaltijden incl. distributiekosten: UVV Algemeen Opbrengsten Ontvangen subsidies gemeenten en vergoeding Spaarne Gasthuis Overig (incl. vrijwillige bijdrage De Pijlen) Totaal Kosten (incl. Tafeltje Dekje organisatie) Personele kosten Huisvestingskosten Afschrijvingen VA Organisatiekosten Overige kosten(o.a. donatie jubileum) Besparingsdoelstelling Totaal UVV Totaal Ontvangen rente en bijzondere posten Netto resultaat PS: Deze opstelling is op basis van de voorlopige cijfers, welke nog in behandeling zijn met onze accountants. 7

8 Kerncijfers per ALGEMEEN Totaal aantal vrijwilligers 434 aantal vrouw 333 aantal man 101 Leeftijdsopbouw van de vrijwilligers Man Man Vrouw Vrouw t/m 29 jr jr jr. 70 jr en ouder t/m 29 jr jr jr. 70 jr en ouder Aantal nieuwe aanmeldingen 141 Aantal vertrokken vrijwilligers 105 Hoe hebben nieuwe vrijwilligers UVV gevonden? Internet Ziekenhuis Vrijwilligers Centrale Familie/Kennis krant Anders Waarom zijn vrijwilligers gestopt? familieomstandigheden werk/studie gezondheid geen voldoening leeftijdsgrens niet gestart na inwerken afdeling niet tevreden

9 PER ACTIVITEIT Spaarne Gasthuis Aantal werkplekken (sommige vrijwilligers werken op diverse werkplekken) Haarlem Noord en Zuid Hoofddorp Verpleegafdelingen 25 Verpleegafdelingen 55 Koffie op de poli's 28 Koffie op de poli's 20 Centrale hal 38 Centrale hal 20 Activiteitenbegeleiding 2 Activiteitentherapie 8 Patiëntenvervoer 10 Dagbehandeling 10 Spoedeisende Hulp 8 Spoedeisende Hulp 14 Dienst Geestelijke verzorging 11 Dienst Geestelijke verzorging 12 Intensive Care Unit 7 Voeding 23 Geriatrie 10 Muziek 5 PAAZ 7 Administratie 1 Postkamer 2 Plantverzorging 3 Handmassage 9 Dagbehandeling 9 Endoscopie 5 Totaal aantal werkplekken Tafeltje Dekje Aantal cliënten op Aantal vrijwilligers op Uitgezette maaltijden over het hele jaar Aantal maaltijden gemiddeld per dag 100 Aantal nieuwe cliënten 93 Aantal opzeggingen 117 Redenen voor opzegging: Overleden Verhuisd Weer zelf koken Eten niet lekker Financieel na 3 mnd def.gestopt Diversen Bibliotheek aan huis Aantal boekenselecteurs 4 Aantal vrijwilligers Haarlem 15 Aantal cliënten Haarlem 60 Aantal vrijwilligers Heemstede 5 Aantal cliënten Heemstede 11 Aantal vrijwilligers Haarlemmermeer 10 Aantal cliënten Haarlemmermeer 23 9

10 Interne organisatie De Stichting Unie Van Vrijwilligers Haarlem e.o. is een zelfstandige organisatie aangesloten bij de Unie Van Vrijwilligers Nederland. Het bestuur bestaat uit vrijwilligers en is verantwoordelijk voor het beleid en de wijze waarop dit door de organisatie wordt uitgevoerd. Daarnaast zorgt een parttime directeur met een aantal parttime medewerkers voor de continuïteit van UVV kernactiviteiten en de administratieve ondersteuning. Mutaties: Bestuurslid Betty Buur heeft eind van het jaar afscheid genomen als algemeen bestuurslid. Lex Knip startte begin 2016 als aspirant bestuurslid en is per 1 september 2016 definitief toegetreden als algemeen bestuurslid. Eind van het jaar begon Marc van Wees als aspirant bestuurslid. Medewerkers per Aileen Croll Joke van Blanken Jet Winkel Hennie van Bakel-Geertsema Lieke Smorenburg Laura Dekker Marjolein Appelman Bestuursleden per Lida Veen Hetty van Lunenburg Ger de Barbanson Betty Buur Antoinette Mouthaan Theo Plasschaert Lex Knip Marc van Wees Functie directeur administratief medewerker coördinator Tafeltje Dekje medewerker Tafeltje Dekje medewerker Tafeltje Dekje coördinator UVV-vrijwilligers Spaarne Gasthuis Hoofddorp coördinator UVV-vrijwilligers Spaarne Gasthuis Haarlem zuid en noord Functie voorzitter secretaris penningmeester algemeen bestuurslid algemeen bestuurslid algemeen bestuurslid algemeen bestuurslid aspirant bestuurslid Projectleiders per Vera Ogden Boekenselectie Haarlem/Heemstede Jos Schelfhout BaH Haarlem Karin Seuntjens BaH Heemstede Hans Blokker BaH Haarlemmermeer (tot ) Joke van Stegeren BaH Haarlemmermeer (vanaf ) 10

11 Organogram Bestuur (vrijwilligers) Directeur Administratief medewerker Coördinator Tafeltje Dekje en administratief medewerkers Coördinatoren Spaarne Gasthuis SIG Contactpersonen Spaarne Gasthuis (vrijwilligers) Projectleiders Bibliotheek aan Huis (vrijwilligers) Vrijwilligers Tafeltje Dekje Vrijwilligers Spaarne Gasthuis Vrijwilligers Bibliotheek aan Huis 11

12 UVV Haarlem e.o. Raaks VA Haarlem facebook.com/uvvhaarlemeo