SWORN TRANSLATION BEEDIGDE VERTALING

Transcriptie

1 SWORN TRANSLATION BEEDIGDE VERTALING 1, the undersigned, Julia Harvey, sworn in by the District Court in Groningen as a translator of English and Dutch and registered with the Bureau Ivy under no. 2252, hereby certifi) that the attached document is a full and true translation of the original text seen by me, a copy of which has been enclosed Hierbij verklaar ik, Julia Harvey, door de Arrondissementsrechtbank te Groningen beedigd als vertaler Engels en Nederlands en geregistreerd bij het Bureau btv onder nr. 2252, dat het bijgevoegde document een volledige en getrouwe vertaling is van de door mil geziene oorspronkelijke tekst, waarvan een kopie is hijgevoegd. Groningen, 15 november 2010

2 0

3 provinde groningen GENERAL PURCHASING TERMS AND CONDITIONS FOR SERVICE Article 1. Definitions In these Purchasing Terms and Conditions for Services, the terms and expressions used below shall be defined as follows: Province: the Province of Groningen, the Netherlands, the user of these General Terms and Conditions Contractor: the counterparty to the Province Parties: the Contractor and the Province Agreement: the agreements recorded in writing between the Province and the Contractor concerning the delivery of Services Services: work to be performed by the Contractor for the Province based on the Agreement concluded between them Performance: the execution of the contractual obligations. Article 2. Applicability 2.1. These General Terms and Conditions shall apply to all invitations to make an offer, offers, contracts and Agreements by the Province, as well as offers by the Contractor regarding the provision of Services, including follow-up contracts by the Contractor for the Province If there is a conflict between what has separately beer agreed on in writing between the Parties and these Terms and Conditions, the separate provisions agreed on shall prevail The Contractor's general terms and conditions shall expressly not apply If, with respect to any Agreement, the Contractor's general terms and conditions nevertheless apply, the Province's General Terms and Conditions shall prevail in the event of a conflict If any provision of these General Terms and Conditions is invalid or declared void, the other provisions shall remain in full force. The Parties shall consult with each other in that case in order to agree on new provisions to replace the invalid or voided provisions, with the purpose and effect of these provisions being taking into account as much as possible. 2,6, The Province wishes to utilize the BIBOB Act in the tendering procedure and in granting the contract. The BIBOB Act is intended to prevent the government from possibly facilitating criminal activities through tendering procedures or the granting of government contracts as referred to m this Act. The Province may seek advice from the BIBOB Agency concerning those government contracts relating to a sector designated by BIBOB Decree: before a decision is taken on awarding such a government contract if the Province has stipulated by agreement that the Agreement shall be rescinded if briefly stated advice given by the BIBOB Agency provides cause to do so (iii) with respect to a 'sub-contractor', solely with an eye to its acceptance as such, if the Province has stated as a condition (in the specifications) that 'sub-contractors' shall not be engaged without the Province's permission and, in connection with this condition, has reserved the right to seek advice from tine BIBOB Agency. The advice which the BIBOB Agency furnishes based on the results of its investigation shall support the Province in its own substantive assessment as to whether or not to grant a government contract to the party concerned, rescind an Agreement concerning a government contract, or grant permission or not for a certain 'sub-contractor' to be engaged. Province of Groningen / Facllitaire Zaken / May 2005 / General PurchasIng Terms and Conditions for Services / Chamber of Commerce, 9 March 2006, No. 3654

4 Upon request, the Province shall provide additional information regarding application of the BIBOB Act. lf application of this Act provides cause for the Province to seek advice from the BIBOB Agency, the period that the offer is valid shall be extended by at most eight weeks. Article 3. Period of validity of the offer and formation of the Agreement 3.1. An offer by the Contractor shall be irrevocable for a period of ninety (90) days after the Province has received this, unless the Province s invitation to make an offer states a different period. In the case of tenders, the period shall commence on the date the tender closes The Agreement shall be formed through the Province s acceptance of a written offer by the Contractor by means of a written order. If the contract is sent after the period referred to in Article 3.1 ends or the contract deviates from the offer in more than minor respects, the Agreement shall be formed in accordance with the contract, unless the Contractor rejects the contract in writing within fourteen (14) days of its date If the Contractor has not made an offer, the Agreement shall be formed through the Contractor s written acceptance of a written contract by the Province within fourteen (14) days of its date by sending an identical confirmation of the contract. This confirmation must be received by the Province within the aforementioned period of fourteen (14) days The Province may cancel the contract described in Article 3.3 until the Contractor has accepted the order The Contractor shall remain responsible for the costs ensuing from drawing up and issuing the requested quote. Article 4. Modifications 4.1. The Province may ask the Contractor in writing at any time to modify the scope and/or nature of the Services to be delivered If, in the Contractor s judgment, a modification will have consequences for the agreed fixed price and/or time of delivery of the Services, it must, before carrying out the modification, inform the Province of this in writing as soon as possible, but in any event no later than ten (10) business days after notice of the desired modification. lf, in the Province s judgment, these consequences for the price and/or delivery period are unacceptable, the Province may withdraw the modification request Modifications shall only be effective if they have been agreed on in writing. Article 5. Contract variations 5.1. If, because of additional needs or changed views on the Province s part or because of a change in the relevant regulations, the obligations assumed by the counterparty shall demonstrably be increased or expanded, this shall be considered contract extras Contract extras shall be compensated, if and insofar as the additional work and/or changed views and/or regulations were unforeseeable when the Agreement was entered into. Province of Groningen / Facilhaire Zaken / May 2005 / General Purchasing Terms and Conditions for Services / Chamber of Commerce, 9 March 2006, No. 3654

5 provincie groningen 5.3. If, because of changed views on the Province's part or because of a change in the t $Va. n1o C regulations, the obligations assumed by the counterparty shall demonstrably be lightene reduced, this shall be considered 'contract reductions'. 5.4 Contract reductions shall be set off, if and insofar as the changed views and/or regulations were unforeseeable when the Agreement was entered into The provisions in Article 4 shall apply by analogy to the contract extras to be performed or the contract reductions to be set off. Article 6. Personnel and materials 6.1. The Contractor shall render the Performance described in the Agreement for the Province. The Contractor shall indicate which employees shall be utilized by it in good time. The personnel utilized by the Contractor to implement the Agreement must satisfy the special requirements stated by the Province and, in the absence thereof, the general requirements of competence and expertise. The Contractors 'personnel' shall also include third parties procured by the Contractor to implement the Agreement Before furnishing a contract to the Contractor, the Province may require the Contractor to obtain approval from it for the employees to be utilized to implement the Agreement. Signing of the document setting forth the contract concerned shall constitute acceptance. For such acceptance, the CVs of the persons concerned must, if desired, be made available. The Province may, by means of one or more preliminary interviews, assess whether the persons designated by the Contractor are suitable for performing the work to be assigned. The Province shall not have to pay any costs in this regard If, during the term of the Agreement, it turns out that an employee utilized by the Contractor is not performing satisfactorily or not in accordance with the Province's expectations, the Province may demand that the employee concerned be replaced. If the Contractor is unable to offer, within a reasonable period, employees who are acceptable to the Province and the Province therefore justifiably fears that what has been agreed on will not be fulfilled by the Contractor within the stated period, the Province may terminate the contract, without any right to compensation arising for the Contractor The Contractor shall require its employees to comply with the obligations which the Contractor has under this Agreement. The Contractor hereby warrants that the employees responsible for the Services shall be selected with great care and that their combined expertise, experience and familiarity with the Province's organization shall be optimal If and insofar as the persons utilized by the Contractor perform their work at the Province's offices, they shall be subject to the internal rules adopted by the Province for that office/building, 6.6. The Province shall be entitled to inspect and test any materials or equipment to be used by the Contractor to perform the Agreement and to establish the identity of the personnel engaged by the Contractor to perform the Agreement. Article 7. Continuity of the personnel utilized 7.1. If an employee utilized by the Contractor becomes ill and it car be assumed that this illness will last longer than ten (10) business days, or if an employee utilized is absent because of other circumstances caused by a circumstance not desired by the Province, this employee shall, at the Province's request, be replaced immediately. In such situations, Province of Groningen / Faciiitaire Zaken / May 2005 / General Purchasing Terms and Conditions for Services / Chamber Commerce, 9 March 2006, No, 3654 of

6 replacement of the employee shall occur entirely at the Contractor s expense and risk, with, for instance, the Contractor having to pay for the costs of recruitment and new induction training. In all instances, the Province must approve the replacement The employees utilized by the Contractor may only be replaced or withdrawn early in consultation with the Province. Any ensuing costs, including for recruitment or new induction training, shall be paid by the Contractor. Article 8. Training The Contractor hereby undertakes to train the Province s employees at the Province s request. Agreements regarding, for example, the substance and didactics of the course, the quality of the teachers and the course materials, the course location, and the requirements to be stated in this respect, as well as auxiliary materials (computers/peripheral equipment) to be used, shall be recorded in writing. Article 9. Transfer of rights and obligations 9.1. The Contractor may only transfer rights and/or obligations under the Agreement to a third party with the Province s prior written permission The Contractor may only use the services of third parties, either as subcontractors or as temporarily hired personnel, to perform its obligations under the Agreement with the Province s prior written permission. The Province shall not deny this permission without reasonable grounds. `Third parties shall not include subsidiaries in which the Contractor has more than a 70% participating interest 9.3. The Province may attach conditions to the permission referred to in Article 9.2. Any costs, including extra costs, related to a transfer shall be paid by the Contractor The permission granted by the Province shall not affect the Contractor s responsibility and liability for fulfilling the obligations it has pursuant to the Agreement and the obligations it has as an employer pursuant to the tax and social security laws. The Contractor shall indemnify the Province against any liability or damage suffered in this respect 9.5. The Province may at any time transfer the rights and obligations under this Agreement to a third party affiliated with it in a group. Article 10. Price and price adjustments The prices shall be exclusive of VAT and shall include any costs in connection with fulfilment of the Contractor s obligations, including in any event the price of the Services to be provided, travel and accommodation expenses, office and secretarial costs, and the costs of necessary equipment and materials The prices shall be fixed, unless the Agreement indicates the circumstances which may result in a price adjustment, as well as the manner in which the adjustment shall occur Unless otherwise agreed in writing, the price shall always be stated in euros. Province of Groningen / Facilitaire Zaken / May 2005 / General Purchasing Terms and Conditions for Services / Chamber of Commerce, 9 March 2006, No. 3654

7 Article 11. Invoicing and payment vertale ( The Province shall pay the invoice, inclusive of VAT, within thirty (30) days after receiving the invoice. The Province s records shall be conclusive in this regard. unless the Contractor can prove otherwise. invoices shall not become due and payable until the Services and Performance have been rendered Unless a payment schedule has been agreed on in the Agreement, the Contractor shall send the invoice after the Services have been provided and approved. 11,3. The Province may suspend payment if the Services and/or Performance have not been/shall not be carried out as agreed lf, in the Province s judgment, it is appropriate for the Province to make payments to the Contractor before the Contractor has fully carried out the Services and/or Performance, the Contractor shall furnish proper security to the Province beforehand The Province may reduce the amount of the invoice by amounts which the Contractor, or a company which is part of the same group as it, owes the Province Payment by the Province shall not in any way constitute a waiver of rights or claims If the Province exceeds any payment period or the Province does not pay any invoice based on the presumed substantive incorrectness of this invoice or on the defectiveness of the Performance invoiced, this shall not entitle the Contractor to suspend or terminate its Performance. If the Province wrongly does not pay or pays late, the Contractor shall, after a proper notice of default, be entitled to default interest equal to the current statutory interest. Compound interest may not be claimed Two copies of the invoices must be sent to: Province of Groningen P.O. Box AP Groningen, indicating the reference number of the contract letter and the contact person mentioned in this letter. Article 12. Time of the Services The Contractor shall provide the Services on the agreed date or within the periods indicated in the Agreement. If a period has been agreed on, this shall commence on the date that the Contractor accepted the contract If, while the contract is being performed, it becomes apparent that circumstances will impede or threaten to impede proper performance, or one of the Parties has serious doubts about the qualitative result which can reasonably be expected, this party must immediately inform the other party of this in writing If the provisions in Article 12.2 are applicable, the Province and the Contractor shall consult with each other as soon as possible The Contractor must provide immediate written notice to the Province if delivery periods threaten to be exceeded. This shall not affect any consequences arising under the Agreement or statutory provisions because these periods have been exceeded. Province of Groningen / Eacilitaire Zaken / May 2005 / General Purchasing Terms and Conditions for Services / Chamber of Commerce. 9 March 2006, No. 3654

8 12.5. If the Contractor wishes in any way to fulfil its obligations in an accelerated manner, written permission must be obtained from the Province. If the obligations are fulfilled in accelerated fashion, payment shall nevertheless be made as if the original periods had been adhered to The Province may postpone delivery of the Services for a reasonable period. Article 13. Breaches of obligations If one of the Parties does not, does not in good time or does not properly fulfil obligations under the Agreement or, on the other hand, breaches one or more of its obligations, the other party shall furnish it with a notice of default, unless fulfilment of the obligation concerned is already permanently impossible, or a deadline has been agreed on, in which case the breaching party shall immediately be in default. The notice of default shall be provided in writing, with the breaching party being given a reasonable period to still fulfil its obligations. This period shall represent a strict deadline The Province may claim statutory interest for the period in which the Contractor is in default The statutory interest on amounts which the Province has paid in advance, to be calculated over the default period, shall be set off against invoices still to be paid. If full payment has already been made, the Contractor shall immediately reimburse the Province for this interest. Article 14. Non-imputable breaches (Force majeure) In the event of a situation of force rnajeure, execution of the Agreement shall be suspended in whole or in part for the duration of the force majeure period, without the Parties being obliged to pay each other any compensation in this respect The Parties may only invoke force majeure against each other if the party in question provides written notice of such invocation of force majeure to the other party as soon as possible, but in any event no later than the time it should have rendered Performance, while also furnishing supporting documents If a party is permanently unable to perform its obligations because of a force majeure situation, or if the force majeure period has lasted longer than thirty (30) days or will last at least thirty (30) days, the other party may rescind the Agreement immediately by registered letter, without court intervention and without any right to compensation arising Force majeure on the Contractor s part shall not in any event include personnel shortages, strikes, breaches of contract by third parties engaged by the Contractor, breakdowns in auxiliary materials, or liquidity or solvency problems for the Contractor. Article 15. Warranties The Contractor hereby warrants that: a. the Performance to be rendered by or on behalf of it shall satisfy the conditions and specifications set forth in the Agreement and that this shall be carried out at the agreed time b. the Performance to be rendered by or on behalf of it shall be carried out in a competent manner without interruption 6 Province of Groningen / Facilitaire Zaken / May 2005 / General Purchasing Terms and Conditions for Services / Chamber of Commerce, 9 March 2006, No. 3654

9 provincie groningen () IIlig IIIF" e. if the Performance to be rendered also includes the delivery of items, these items'shaill64 of good quality and design, produced from proper materials, and free of construction, manufacturing and design defects and defects in materials d. for the duration of an Agreement, its personnel and the third parties engaged by it shall meet and continue to meet the agreed qualifications concerning training, expertise and experience e. the Performance may be used for the purpose that the Province has indicated to the Contractor f. at the time of delivery, the Performance shall be in compliance with applicable mandatory legal provisions g. the Province shall obtain any permits necessary for the Performance to be used, unless issuance of these permits depends on the Province's actions Article 13.1 shall apply by analogy to non-conformance or incomplete conformance of the Services provided, If the Province notifies the Contractor that it has discovered defects, the Contractor shall, immediately after such notice, arrange for repair of the defects at no cost, in order to fulfil its warranty obligations If items are damaged and/or lost, the Contractor must, at the Province's request, replace the items with items of at least the same quality, The Province's request must be treated with the highest priority, Article 16. Liability A party breaching its obligations shall be liable to the other party for compensation of the damage, both direct and indirect, suffered or to be suffered by the other party, without prejudice to its other rights, including the right to rescind the Agreement The Contractor shall be liable for the loss of and damage to the Province's and its personnel's equipment and property, insofar as the loss or damage results from negligence and/or wrongful acts by the Contractor or persons utilized by the Contractor. 16,3. The Contractor shall indemnify the Province against any financial consequences from claims by third parties (including provincial employees, servants or agents of the Province, or others for which the Province could be liable, to be regarded as third parties in this connection, too) bearing any connection to the fuffilment of its obligations ensuing from the Agreement. The Contractor shall immediately inform the Province in writing of such claims. This indemnification shall likewise pertain to any costs which the Province must incur to defend itself against such claims The Contractor has taken out adequate insurance and shap maintain the following insurance during the term of the Agreement: a. third-party liability insurance and b. professional liability insurance At the Province's request, the Contractor must allow it to inspect the relevant insurance policies and furnish proof of payment of the premiums The Contractor hereby assigns to the Province any cla ms regarding insurance benefits based on the aforementioned insurance The benefits from the aforementioned shall be paid to the Province. Province of Groningen / FaciltIaire Zaken / May 2005 / General Purchasing Terms and Conditions for Services / Chamber of Commerce, 9 March 2006, No, 3654

10 Article 17. Ownership and risk The ownership of and risk for the Performance shall pass from the Contractor to the Province in the event of: a. Services: at the time the Services performed are approved by means of a document signed by the Province b. items, such as samples, trial shipments and sample materials: at the time the Province takes receipt of them c. rights: at the time a deed is signed by both the Contractor and the Province The Contractor may use any information, materials or documents furnished by the Province, but only in connection with the Agreement If the Province provides the Contractor the information, materials or documents referred to in Article 17.2 in order for the Contractor to fulfil its obligations, these shall remain the Province s property, even if they are adapted or processed by the Contractor. The Contractor shall keep these items separate from objects belonging to itself or third parties and shall mark them as the Province s property If the Contractor has obtained the information, materials or documents referred to in Article 17.2 from the Province and/or adapted or processed these, the Contractor shall, at the Province s request, return them within a reasonable period The Contractor shall be liable for damage to or loss of the information, materials and documents referred to in Article 17.2, and, where appropriate, the Contractor shall indemnify the Province against claims by third parties In the event the Performance is returned or not accepted by the Province, the ownership of and risk for it shall pass back to the Contractor, as from the time the Performance leaves the site of delivery. The Contractor shall pay the costs of return. Article 18. Penalty If Performance in conformance with the Agreement is not rendered at the agreed location within the agreed period, the Contractor shall, without a demand notice or other prior declaration, owe the Province an immediately due and payable penalty of 0.1% of the price of the Services concerned, plus turnover tax, for each day that the breach continues, up to a maximum of 10%. If delivery has become permanently impossible, the full penalty shall be owed immediately The Province shall be entitled to the penalty, without prejudice to any other rights or claims, including: a. its claim for specific performance of the obligation to deliver Performance which is in conformance with the Agreement b. its right to compensation The penalty shall be set off against the amounts owed by the Province, regardless of whether the claims for payment of these have been transferred to a third party If the Contractor does not fulfil its obligations towards the Province referred to in Articles 17 and 22, the Contractor shall owe an immediately due and payable penalty of EUR 500 per incident. 8 Province of Groningen / Facilitaire Zaken / May 2005 / General Purchasing Terms and Conditions for Services / Chamber of Commerce, 9 March 2006, No. 3654

11 provincie groningen Article 19. Intellectual and industrial property rights verta\o The Contractor hereby warrants that the Services provided by it shall not infringe any patent rights, trademark rights, design rights, copyrights or other rights of third parties The Contractor shall indemnify the Province against the financial consequences of any third-party claims on account of any alleged or actual infringement of the rights referred to in Article 19.1 and shall compensate the Province for any damage resuiting from any infringement Insofar as the Services provided or the ensuing products are subject to an intellectual property right or other right, the Contractor shall ensure that the Province acquires the right of use, without any additional costs being incurred for the Province, except for the agreed cost price. This right of use shall also include the exclusive right to adapt, reproduce and publish the results of the Services and/or the final report Any intellectual or industrial property rights or other ownership rights which could be exercised by the Contractor itself concerning products specifically developed for the Province must in principle be transferred to the Province, without any additional costs being incurred for the Province, except for the agreed price for the Services. Insofar as, for purposes of acquiring these rights, formal requirements are set for the transfer, the Contractor must, at the Province's request, cooperate in this transfer If and insofar as the design for the Performance to be delivered has been furnished by the Province, the Province shall indemnify the Contractor against any claims by third parties on account of infringement of their intellectual or industrial property rights, provided the challenged actions fall within the limits of the use for which the Performance was delivered. Article 20. Progress reports The Contractor must, in accordance with the agreements to be made in this regard, periodically report to the Province on the progress of the Performance to be delivered by it. Article 21. Taxes and social security contributions 21,1. The Contractor shall be responsible for fulfilling its obligations under the tax and social security laws. If the Province requests this, the Contractor must sufficiently demonstrate that it has arranged for the payment of the turnover and payroll taxes owed, as well as the social security contributions The Province may, without being obliged to pay any compensation to the Contractor, terminate the Agreement immediately without court intervention if the Contractor and/or third parties engaged by it bear blame for the failure to pay turnover taxes, payroll taxes and social security contributions in good time, without prejudice to any further rights of the Province, including the right to compensation. 21,3. Notwithstanding the provisions set out above, the Province shall be entitled at all times to withhold the amounts in sociai security contributions and payroll taxes, including national insurance contributions, from the contract price and to pay these amounts on the Contractor's behalf directly to the relevant industrial insurance board or the Tax and Customs Administration In the situations referred to in Article 21.3, the payments shall discharge the Province from liability against the Contractor, insofar as these amounts are concerned. 9 Province of Groningen / Facilitaire Zaken / May 2005 / General Purchasing Terms and CondiOons for Services / Chamber of Commerce, 9 March 2006, No. 3654

12 Article 22. Confidentiality and prohibition on disclosure The Contractor must treat as confidential, and maintain the secrecy of, any information or data obtained directly or indirectly. The Contractor shall not disclose this information or data and/or furnish it to third parties without the Province s prior written permission. This obligation shall not only apply during the term of the Agreement, but afterwards as well, without any limitation If the provisions in Article 22.1 are breached, the Contractor shall forfeit an immediately due and payable penalty of EUR 5,000 to the Province per breach, without any notice of default being required and without prejudice to the Province s rights to specific performance and/or compensation. Article 23. Amendment of the Terms and Conditions The Province may amend these Terms and Conditions. These amendments shall take effect on the announced effective date The Province shall immediately send the amended Terms and Conditions to the counterparty If no effective date has been announced, the amendments shall take effect with respect to the counterparty once it has been notified of the amendments, unless the counterparty has informed the Province in writing within fourteen (14) days of the effective date or notice referred to in this Article that it will not accept the amendments If such notice has been given by the counterparty, the current Terms and Conditions shall remain applicable to Agreements already concluded; these General Terms and Conditions shall no longer be deemed applicable to new Agreements to be entered into. The Province may declare that its amended General Terms and Conditions shall apply to new Agreements. Article 24. Order, safety and the environment The Contractor and its employees, as well as third parties engaged by it, must comply with any statutory safety, health and environmental provisions Any operating instructions and safety, health or environmental regulations on the Province s part must also be followed. Article 25. Rescission The Province may unilaterally rescind the Agreement in whole or in part, without a notice of default, without court intervention and without prejudice to any other rights, in the following cases: a. the Contractor s liquidation, or a petition for this b. a suspension of payments, or a petition for this C. cessation of the business operations d. revocation of any permits e. attachment of business property (or a portion thereof) or items intended for the execution of the Agreement f. winding-up, acquisition or a similar situation for the Contractor s business g. the permanent inability to fulfil the obligations under the Agreement. Province of Groningen / Facilitaire Zaken / May 2005 / General Purchasing Terms and Conditions for Services / Chamber of Commerce, 9 March 2006, No. 3654

13 25.2. Based on the BIBOB Act, the Province hereby reserves the right to seek rescission o Agreement if, after the contract is awarded, it becomes aware of facts or circumstances related to the counterparty s business or person which, if these had been known before the contract was granted, would have provided reason not to award the contract Without prejudice to any other rights, the Province may rescind the Agreement in whole or in part if the Contractor, or one of its subordinates or representatives, has offered or provided, or will offer or provide, any benefit to a person who is part of the Province, or to one of its subordinates or representatives The Agreement shall be rescinded through a registered letter or writ to the Contractor If the Province rescinds the Agreement, the risk regarding the Performance shall pass from the Province to the Contractor from the date on which the Agreement is rescinded by the Province Termination or rescission of this Agreement shall not discharge the Parties from their current obligations under the Agreement, including in any event: confidentiality, liability, intellectual property and transfer obligations if the Agreement is rescinded by the Province pursuant to the provisions in Articles 14.2 and 25.1, the Province may continue using the results of the Services and work performed by the Contractor. If the Province deems this desirabie, it may also seek surrender of the products, of whatever nature, developed by the Contractor in connection with the Agreement, and demand any other data necessary to use and/or complete the Services to be carried out by the Contractor. lf, this appears possible after consultation with the Contractor, the Province may demand from the Contractor that it complete its work in such a manner that it will be possible for another party to continue the work. Article 26, Cooperation The Parties shall keep each other informed of organizat onal and personal developments and/or changes within their organizations which are relevant to performance of the Agreement. Article 27. Disputes Disputes between the Parties, including those only regarded as such by one of the Parties, shall be resolved as much as possibie in consultation If the Parties cannot resolve the dispute, the dispute shall be settled by the competent court. Article 28. Applicable law Dutch law shall solely appy to the Agreement which includes these General Terms and Conditions, as well as the preceding pre-contractual phase. Article 29. Legal costs If judgment is rendered against the Contractor compietely or for the most part in a final and binding judicial decision regarding the execution of the Agreement to which these Terms and Conditions apply, the Contractor shall owe the Province the legal and other costs actually incurred by the Province in all instances, except insofar as the Contractor proves that these costs are unreasonably high. Province of Groningen / Facilitaire Zaken / May 2005 / General Purchasing Terms and Conditions for Services / Chamber of Commerce 9 March 2006, No. 3654

14 /

15 =IV provincie groningen 11111r ALGEMENE INKOOPVIDORWAARDEN DIENSTEN Artikel 1. Definities In deze inkoopvoorwaarden diensten worden de hierna gebruikte begrippen en uitdrukkingen als volgt gedefinieerd: Provincie: de provincie Groningen, gebruiker van deze algemene voorwaarden; Opdrachtnenner: de wederpartij van De provincie; Partijen: Opdrachtnemer en Provincie; Overeenkomst: de schriftelijk vastgelegde afspraken tussen Provincie en Opdrachtnemer betreffende de levering van Diensten; Diensten: door Opdrachtnemer ten behoeve van Provincie te verrichten werkzaamheden op basis van de tussen hen gesloten Overeenkomst.; Prestaties: het uitvoeren van de contractuele verpiichtingen. Artikel 2. Toepasselijkheid 2,1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle uitnodigingen tot het doen van een aanbod, aanbiedingen, opdrachten en overeenkomsten van Provincie, evenals aanbiedingen van Opdrachtnemer, met betrekking tot het verlenen van Diensten, inclusief vervolgopdrachten door Opdrachtnemer ten behoeve van Provincie Ingeval van strijdigheid tussen hetgeen afzonderlijk tussen Partijen schriftelijk is overeengekomen en onderhavige voorwaarden prevaleert hetgeen afzonderlijk is overeengekomen Toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van Opdrachtnemer wordt uitdrukkehjk van de hand gewezen Indien terzake van enige overeenkomst toch algemene voorwaarden van Opdrachtnemer van toepassing zijn, zuilen, ingeval van strijdigheid, de algemene voorwaarden van Provincie prevaleren Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. In dat geval treden partijen in overleg teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en strekking van deze bepalingen in acht worden genomen Provincie wenst bij de aanbestedingsprocedure / opdrachtveriening gebruik te kunnen maken van de Wet Bevordering integriteitbedordelingen door het Openbaar Bestuur (hierna: Wet BIBOB). De Wet BIBOB beoogt onder meer te voorkomen dat door aanbesteding / opdrachtverlening van overheidsopdrachten als bedoeid in de Wet BIBOB, de overheid mogelijk criminele activiteiten faciliteert. Provincie kan aan het Bureau BIBOB inzake deze overheidsopdracht(en), die zie(t)(n) op een bij Besluit BIBOB aangewezen sector om advies vragen. (i) voordat een beslissing wordt genomen inzake de gunning van een dergelijke overheidsopdracht; (ii) in het geval Provincie bij overeenkomst heeft bedongen dat de overeenkomst ontbonden wordt, indien -kort gezegd- een BIBOB-advies daartoe aanleiding geeft; en (iii) ten aanzien van een onderaannemer, uitsluitend met het oog op diens acceptatie als zodanig, indien Provincie [in het bestek] als voorwaarde heeft gesteld dat onderaannemer(s) niet zonder toestemming van Provincie wordt (worden) 1 Provincie Groningen / Facthtaire Zaken / me12005 / Algemene Inkoopvoomaarden Diensien / KvIC 9 moan 2006, nr. 3654

16 0 gecontracteerd en in het kader van die voorwaarde zich het recht heeft voorbehouden aan Bureau BIBOB advies te vragen. Het advies dat Bureau B1BOB op basis van de uitkomst van haar onderzoek zal uitbrengen geeft De provincie ondersteuning bij haar eigen inhoudelijke afweging om een overheidsopdracht wel of niet aan een betrokkene te gunnen dan wel een overeenkomst inzake een overheidsopdracht te ontbinden, dan wel al dan niet toestemming te verlenen dat een bepaalde onderaannemer kan worden ingeschakeld. Provincie zal op verzoek nadere informatie orntrent de toepassing van de Wet BIBOB verschaffen. Indien toepassing van deze wet Provincie aanleiding geeft advies in te winnen bij het bureau BIBOB, kan de gestanddoeningstermijn worden verlengd met een periode van maximaal acht weken. Artikel 3. Geldigheid aanbod en totstandkoming overeenkomst 3.1. Een aanbod van Opdrachtnemer is onherroepelijk gedurende een termijn van 90 (negentig) dagen nadat het Provincie heeft bereikt, tenzij de uitnodiging van Provincie tot het doen van een aanbod een afwijkende termijn inhoudt. Ingeval van een inschrijving vangt de terrnijn aan op de deg waarop de inschrijving sluit De Overeenkomst komt tot stand doordat Provincie een schriftelijk aanbod van Opdrachtnemer door middel van een schriftelijke order aanvaardt. Wordt de opdracht na afloop van de in lid 1 bedoelde termijn verzonden of wijkt de opdracht op meer dan ondergeschikte punten af van het aanbod, dan komt de Overeenkomst overeenkomstig de opdracht tot stand tenzij Opdrachtnerner de opdracht binnen 14 (veertien) dagen na hear dagtekening schriftelijk verwerpt Indien Opdrachtnemer geen aanbod heeft gedaan, komt de Overeenkomst tot stand doordat Opdrachtnemer een schriftelijke opdracht van Provincie binnen 14 (veertien) dagen na haar dagtekening schriftelijk aanvaardt door toezending van een gelijkluidende opdrachtbevestiging. Deze opdrachtbevestiging dient Provincie bereikt te hebben binnen de voornoernde termijn van 14 (veertien) dagen Provincie is gerechtigd om de opdracht als omschreven in lid 3 te annuleren tot het moment waarop Opdrachtnemer de order heeft aanvaard De kosten voortvloeiend ult het opstellen en uitbrengen van de gevraagde offerte blijven voor rekening van Opdrachtnemer. Artikel 4. Wijzigingen 4.1. Provincie is te alien tijde bevoegd Opdrachtnemer schriftelijk te verzoeken de omvang en/of de hoedanigheid van de te leveren Diensten te wijzigen Indien een wijziging naar het oordeel van Opdrachtnemer gevolgen heeft voor de overeengekomen vaste prijs en/of het tijdstip van de levering van de Dienst, is hij verplicht, alvorens aan de wijziging gevolg te geven Provincie hierorntrent zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 10 (tien) werkdagen na kennisgeving van de veriangde wijziging, schriftelijk te inforrneren. Indien deze gevolgen voor de prijs en/of levertijd, naar het oordeel van De provincie, niet aanvaardbaar zijn, is Provincie gerechtigd het verzoek tot wijziging in te trekken. Provincie Groningen / Facilitaire Zaken / mei2005 / Algemene Inkoopvoormarden Diens-len / KvK 9 moan 2006, an 3654

17 Wijzigingen zijn uitsluitend van kracht indien zij schriftelijk zijn overeengekomen. Artikel 5. Meer- en minderwerk 5.1. Van meerwerk is sprake indien door aanvullende wensen of gewijzigde inzichten van Provincie dan wel door wijziging van relevante regelgeving, de verplichtingen die de wederpartij op zich heeft genomen aantoonbaar worden verzwaard dan wel uitgebreid Meerwerk komt voor vergoeding in aanmerking indien en voorzover de aanvullende werkzaamheden en/of gewijzigde inzichten en/of regelgeving bij het sluiten van de Overeenkomst onvoorzienbaar waren Van minderwerk is sprake indien door gewijzigde inzichten van Provincie of door wijziging van relevante regelgeving de verplichtingen die de wederpartij op zich heeft genomen aantoonbaar worden verlicht dan wel verminderd Minderwerk komt voor verrekening in aanmerking indien en voorzover de gewijzigde inzichten en/of regelgeving bij het sluiten van de overeenkomst onvoorzienbaar waren Ten aanzien van te verrichten meerwerk of te verrekenen minderwerk is het bepaalde in artikel 4 van overeenkomstige toepassing. Artikei 6. Personeel en materiaal 6.1. Opdrachtnemer zal voor Provincie de Prestaties uitvoeren als omschreven in de Overeenkomst. Opdrachtnemer zal tijdig aangeven welke medewerker(s) door hem zullen worden ingezet. Door Opdrachtnemer bij de uitvoering van de Overeenkomst ingeschakeld personeel dient te voldoen aan de door Provincie gestelde bijzondere eisen en bij afwezigheid daarvan aan de algemene eisen van vakbekwaamheid en deskundigheid. Onder personeel van Opdrachtnemer wordt mede verstaan derden die door Opdrachtnemer bij de uitvoering van de Overeenkomst zijn betrokken Provincie heeft het recht Opdrachtnemer voor de uitvoering van de Overeenkomst in te zetten medewerkers aan een goedkeuring te onderwerpen voardat een opdracht aan Opdrachtnemer wordt verstrekt. Acceptatie zal plaatsvinden door ondertekening van het document waarin de betreffende opdracht is vastgelegd. Voor acceptatie dient desgewenst het curriculum vitae van de betrokken personen beschikbaar te zijn. Provincie heeft het recht om door middel van ben of meer voorgesprekken te beoordelen of de door Opdrachtnemer aangewezen personen geschikt warden geacht voor het uitvoeren van de op te dragen werkzaamheden. Hieraan zijn voor Provincie geen kosten verbonden Indien gedurende de Iooptijd van de Overeenkomst blijkt dat een door Opdrachtnemer ingezette medewerker niet near tevredenheid c.q. niet conform de verwachting van Provincie functioneert, dan heeft Provincie het recht vervanging van de betrokken medewerker te veriangen. Indien Opdrachtnemer niet binnen redelijke terrnijn in staat is die medewerker(s) aan te bieden die voor Provincie acceptabel is (zijn) en daardoor de vrees gerechtvaardigd is dat hetgeen overeengekomen is, niet binnen de gestelde termijn door Opdrachtnemer zal warden nagekomen, dan is Provincie gerechtigd de opdracht te beeindigen zonder dat hieruit enig recht op schadevergoeding voor Opdrachtnemer zal voortvloeien Opdrachtnemer zal zijn medewerkers verbinden aan de verplichtingen die Opdrachtnemer heeft onder deze Overeenkomst. Opdrachtnemer staat er voor in dat de selectie van de met de Diensten belaste medewerkers met grote zorgvuldigheid geschiedt en een Provincie Groningen / Facilitaire Zaken / me12005 / Algemene Inkoopvoonvaarden Diensien / KvK 9 moan 2006, nr. 3654

18 optimum bereikt voor wat betreft het samengaan van expertise, ervaring en bekendheid met de organisatie van Provincie Indien en voor zover door Opdrachtnemer ingezette personen hun werkzaamheden ten kantore van Provincie verrichten, zijn zij onderworpen aan de door Provincie voor dat kantoor/gebouw vastgestelde huisregels. 6.6 Provincie heeft de bevoegdheid tot inspectie en keuring van alle door Opdrachtnemer bij uitvoering van de overeenkomst te gebruiken materialen en equipement en tot identificatie van het personeel dat door Opdrachtnemer bij uitvoering van de Overeenkomst wordt betrokken. Artikel 7. Continditeit ingezet personeel 7.1. Bij ziekte van een door Opdrachtnemer ingezette medewerker, waarvan aangenomen kan worden dat deze [anger dan 10 (ten) werkdagen kan duren en ingeval van afwezigheid van een ingezette medewerker door andere omstandigheden waarvan de oorzaak ligt in een door Provincie niet gewenste omstandigheid, zal deze op eerste verzoek van Provincie terstond worden vervangen. In dergelijk situaties komt vervanging volledig voor rekening en risico van Opdrachtnerner waaronder begrepen de kosten van werving en opnieuw inwerken. In alle gevallen geschiedt vervanging sfechts na goedkeuring door Provincie Tussentijdse vervanging of terugtrekking van door Opdrachtnemer ingezette medewerkers kan alleen in overleg met Provincie plaatsvinden. De eventueel daaruit voortvloeiende kosten, onder andere het werven en opnieuw inwerken, zijn voor rekening van Opdrachtnemer. Artikel 8. OpIeidingen Opdrachtnemer verplicht zich om op verzoek van Provincie medewerkers van Provincie een opleiding te geven. Afspraken met betrekking tot onder meer inhoud en didactiek van de cursus, kwaliteit van de docenten en het cursus materiaal, cursus locatie en daaraan te stellen eisen, evenals te gebruiken hulpmiddelen (computers/randapparatuur) worden schriftelijk vastgelegd. Artikel 9. Overdracht van rechten en verplichtingen 9.1. Opdrachtnemer kan rechten en/of verplichtingen uit hoofde van de Overeenkornst slechts met voorafgaande schriftelijke toestemming van Provincie overdragen aan een derde Opdrachtnemer kan voor de uitvoering van zijn verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst slechts met voorafgaande schriftelijke toestemming van Provincie gebruik maken van diensten van derden, hetzij in onderaanneming, hetzij door tijdelijke inhuur van personeel. Provincie zal deze toestemming niet zonder redelijke gronden onthouden. Onder derden wordt niet verstaan dochtermaatschappijen waarin Opdrachtnemer voor meer dan 70% deelneemt Provincie is bevoegd om aan de toestemming als bedoeld in artikel 9.2. voorwaarden te verbinden. Eventuele kosten, waaronder begrepen extra kosten, van een overdracht komen voor rekening van Opdrachtnemer De door Provincie verleende toestemming laat onverlet de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor de nakoming van de krachtens de Overeenkomst op hem rustende verplichtingen en de krachtens de belasting- en sociale Provincie Groningen / Facilitaire Zaken / mei2005 / Algenrene Inkoopvcrorwaarden Diensten / KvK 9 mart 2006, nr, 3654

19 cd, verzekeringswetgeving op hem als werkgever rustende verplichtingen. Opdrachtnemer vrijwaart Provincie voor aansprakelijkheden en geleden schade te dier zake Provincie is te alien tijde gerechtigd de rechten en verplichtingen uit deze Overeenkomst over te dragen aan een aan hem in concern verband gelieerde derde. Artikel 10. Prijs en prijsherziening De prijzen zijn exclusief BTIN en omvatten alle kosten in verband met de nakoming van de verplichting van Opdrachtnemer, waaronder in ieder geval worden begrepen de prijs van de te verlenen Diensten, reis-en verblijfkosten, kantoor-en secretariaatskosten en de kosten van benodigde uitrustingen en materialen De prijzen zijn vast, tenzij de Overeenkomst de omstandigheden vermeldt die tot prijsaanpassing kunnen leiden, evenals de wijze waarop de aanpassing plaatsvindt De prijs iuidt altijd in Euro s, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Artikel 11. Facturering en betaling Betaling van de factuur door Provincie inclusief BT1N, zal plaatsvinden binnen 30 (dertig) dagen na ontvangst van de factuur. De administratie van Provincie geldt in dezen als maatgevend, tenzij Opdrachtnemer het tegendeel kan bewijzen. Facturen zijn pas na het verrichten van de Diensten en Prestaties opeisbaar Verzending van de factuur door Opdrachtnemer zal plaatsvinden na het plaatsvinden en de en goedkeuring van de Diensten, tenzij een betalingsschema is afgesproken in de Overeenkomst Provincie is gerechtigd de betaling op te schorten indien de Diensten en/of Prestaties niet zijn/worden uitgevoerd als overeengekomen Indien het wenselijk is naar het oordeel van Provincie dat zij betalingen verricht aan Opdrachtnemer voordat Opdrachtnemer de Diensten en/of Prestaties volledig heeft uitgevoerd, zal Opdrachtnemer vooraf aan Provincie een deugdelijke zekerheid ter hand stellen Provincie heeft het recht het bedrag van de factuur te verminderen met bedragen, die Opdrachtnemer, den wel een tot haar concern behorende onderneming, is verschuldigd aan Provincie Betaling door Provincie houdt op geen enkele wijze afstand van rechten en vorderingen in Overschrijding van enige betalingstermijn door Provincie of niet-betaling door Provincie van enige factuur op grond van vermoedde inhoudelijke onjuistheid van die factuur of van ondeugdelijkheid van de gefactureerde prestatie, geeft Opdrachtnemer niet het recht zijn Prestaties op te schorten, dan wel te beeindigen. Indien De provincie ten onrechte niet of te laat betaalt, heeft Opdrachtnemer, na deugdelijke ingebrekestelling, het recht op een vertragingsrente ter hoogte van de geldende wettelijke rente. Rente op rente kan niet worden gevorderd. Provincie Groningen / Facilitaire Zaken hnei2005 / Algentene Inkoopvoormarden Diensien / KvK 9 =Jan 2006, nr. 3654

20 c) De facturen dienen in 2-voud te warden gezonden aan: Provincie Groningen, Postbus 610, 9700 AP Groningen met vermelding van nurnmer van de opdrachtbrief en de in de opdrachtbrief genoemde contactpersoon. Artikel 12. Tijdstip van dienstverlening Opdrachtnemer verleent de Dienst op het overeengekomen tijdstip of binnen de in de Overeenkomst aangegeven termijn(en). lndien een termijn is overeengekomen, vangt deze aan op de datum waarop Opdrachtnemer de opdracht heeft aanvaard Indien tijdens de uitvoering van de opdracht blijkt dat omstandigheden een behoorlijke uitvoering belemmeren of dreigen te belemmeren clan wel bij een van de Partijen gerede twijfel rijst aan het in redelijkheid te verwachten kwalitatieve resultaat, is deze partij verplicht de wederpartij hiervan onverwijld schriftelijk in kennis te stellen Indien het in lid 2 gestelde van toepassing is, zal zo snel mogelijk overleg plaatsvinden tussen Provincie en Opdrachtnemer Opdrachtnemer dient dreigende levertijdsoverschrijdingen onverwijld schriftelijk bekend te maken aan Provincie. Dit laat onverlet de eventuele gevolgen van deze overschrijding als gevolg van de Overeenkornst of wettelijke bepalingen Indien Opdrachtnemer op enigerlei wijze vervroegd wenst na te komen, is daarvoor de schriftelijke instemming van Provincie vereist. Indien vervroegd wordt nagekomen, zal betaling echter plaatsvinden alsof de oorspronkelijke termijn(en) word(en) aangehouden Provincie heeft gedurende een redelijke termijn het recht de levering van de Dienst uit te stellen. Artikel 13. Tekortkoming in de nakoming van verplichtingen Ingeval een der Partijen verplichtingen uit de Overeenkomst niet, niet tijdig of niet deugdelijk nakomt dan wel aan de andere kant tekort schiet in de nakoming van één of meer van zijn verplichting(en), zal de andere partij hem in gebreke stellen, tenzij de nakoming van de betreffende verplichting al blijvend onmogelijk is, of een uiterlijke datum is afgesproken, in welk geval de nalatige partij onmiddellijk in verzuim is. De ingebrekestelling zal schriftelijk geschieden waarbij aan de nalatige partij een redelijke termijn zal warden gegund am alsnog zijn verplichtingen na te komen. Deze termijn heeft het karakter van een fatale termijn Provincie heeft aanspraak op de wettelijke rente over de periode dat Opdrachtnemer in verzuim is De wettelijke rente over bedragen die Provincie vooruit heeft betaald, te berekenen over de periode van verzuim, worden verrekend met nog te betalen facturen. Ingeval volledige betaling al heeft plaatsgevonden, zal Opdrachtnemer deze rente onverwijld aan Provincie vergoeden. Artikel 14. Niet toerekenbare tekortkoming (Overmacht) Ingeval van overmacht wordt de nakorning van de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk opgeschort voor de duur van de overmachtperiode, zonder dat Partijen over en weer tot Provinck Groningen / Facilitaire Zaken / mei2005 / AIgemene Inkoopvoonvaarden Diensten / KvK 9 maar12006, nr. 3654