Nieuwsbrief 24 winter 2017

Transcriptie

1 Nieuwsbrief 24 winter 2017 Uitnodiging OlmenEs en de Verwanten en Vertegenwoordigers Vereniging (VVV) nodigen u uit voor een bijeenkomst op zondag 19 maart om in de Tilia. We houden een korte algemene ledenvergadering Rob de Breij praat u bij over een aantal OlmenEs zaken Er zijn presentaties van vrijetijd activiteiten van buiten en binnen OlmenEs Bewoners gaan voor ons dansen en zingen Voordat u huiswaarts keert sluiten we af met een broodjes en soep U moet zich, het liefste voor 5 maart, (met namen) opgeven via receptie@olmenes.nl Of bellen naar Van de voorzitter U heeft zich de afgelopen maanden met OlmenEs niet hoeven te vervelen. Je kon naar de Nieuwjaarsreceptie waar Rob de Breij het nieuwe jaarthema (SAMEN) bekend maakte en naar het afscheid van Janneke Doeksen. Maar je kon natuurlijk ook naar de startbijeenkomsten en de tussenbijeenkomsten van het huis en de werkplaats van jouw bewoner om mee te praten over de organisatieverandering. Als je daar geen tijd voor kon vrijmaken, kon je samen met de bewoners naar het Kerstspel, het Paradijsspel, of het Drie Koningen spel. Genoeg te doen dus en belangrijk genoeg! Naast deze bijzondere OlmenEs gebeurtenissen nemen veel bewoners elke week deel aan een sportieve of recreatieve activiteit. Clarette en Leon van de dansschool

2 Denk hierbij aan de culturele middag op woensdag met het bewonerskoor en de toneelspelers en de avondactiviteiten zoals de zwemclub, de glashobbyclub, de dansschool en de manege. manege RCA in Appelscha van Marcelle van Valkengoed waar bewoners paardrijden Op zondagmiddag 19 maart kunt u, na onze algemene ledenvergadering, nader kennis maken met deze activiteiten. Op de algemene ledenvergadering zelf zal het bestuur van de VVV en de cliëntenraad verantwoording afleggen. Dat verantwoording afleggen is voor u heel vervelend maar daar hebben we iets op gevonden. We hebben in deze nieuwsbrief de jaarverslagen van de cliëntenraad en de VVV opgenomen en als u die nu doorleest, kunnen we het formele deel van de vergadering (heel) kort houden. We zullen tijdens deze vergadering ook afscheid nemen van Gea Figaroa en Djoekie de Vries die aftreden als bestuurslid van de VVV. Zij zijn niet meer herkiesbaar. In 2018 zullen Joop Visser, Henk van den Berg en Eelco Galama aftreden als bestuurslid. Zij zijn dan ook niet meer herkiesbaar. Dit biedt u natuurlijk de kans om u ook eens kandidaat te stellen voor het bestuur van de VVV. Het is in deze tijd van organisatieverandering extra belangrijk dat we een sterke Verwanten en Vertegenwoordigers Vereniging houden met een actief bestuur. Als u twijfelt of u dit wilt doen, laat het ons weten. We nodigen u graag uit om deel te nemen aan een bestuursvergadering zodat u beter kunt beoordelen wat het werk inhoudt en of het iets voor u is. Peter Bes heeft een hobbyclub glasbewerking voor bewoners op OE

3 Afscheid van Janneke Doeksen Op donderdagmiddag 12 januari was het zo ver. Janneke Doeksen, hoofd personeelszaken van OlmenEs en vanaf de start betrokken bij OlmenEs, nam afscheid in verband met het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. In de Tilia was het een drukte van belang met bewoners, medewerkers en vrienden en kennissen van Janneke. Er waren natuurlijk warme toespraken, mooie cadeau s (ook van de VVV), en lekkere hapjes en drankjes voor iedereen. Ook werd Janneke toegezongen door het bewonerskoor, en speelden bewoners scenes uit Peer Gynt. Janneke, bedankt voor alles wat je voor OlmenEs hebt gedaan. We denken zeker te weten dat we je nog vaak zullen tegenkomen op OlmenEs.

4 Bijeenkomsten organisatieverandering Per 1 november is de nieuwe platte organisatie van OlmenEs van start gegaan. De zes clusterhoofden zijn benoemd, de managers en teamleaders zijn verdwenen. De medewerkers in de teams kunnen en moeten nu veel meer samen bepalen hoe zij hun werk inrichten en omgaan met de grotere verantwoordelijkheden en zelfstandigheid. Voor elk team en elk werkgebied zijn er een aantal bijeenkomsten gepland. Voor de startbijeenkomst worden alle vertegenwoordigers (ouders) van de betreffende bewoners uitgenodigd. Zelf heb ik de startbijeenkomst van het woonhuis de Larix, het werkgebied Terra en het team van de wakende wacht bijgewoond. De startbijeenkomsten verlopen volgens hetzelfde stramien: - uitleg van het doel van de bijeenkomst - deelnemers aan de bijeenkomst introduceren zichzelf - alle deelnemers schrijven op post-its zaken die beter kunnen en plakken die op de klaagmuur - alle deelnemers schrijven op post-its zaken waar men trots of tevreden over is en plakken die op de jubelmuur - alle deelnemers vullen een enquête in over de huidige situatie (een 0-meting). Op het einde van de bijeenkomst worden de vervolgbijeenkomsten gepland en wordt gevraagd wie er in het kernteam zitting wil nemen. Het kernteam werkt de verkregen informatie verder uit en bereidt de volgende bijeenkomst voor. Bij de bijeenkomsten waar ik bij was waren er geen bewoners aanwezig. Bij sommige huizen was dat wel het geval. Voor de Larix is wel afgesproken dat de bewoners ook de kans krijgen aan te geven wat ze graag verbeterd zouden zien. Startbijeenkomst Larix: de post-its worden beschreven

5 Verslag Verwantenavond Zondag 23 oktober 2016 OlmenEs i.s.m. de Verwanten en Vertegenwoordigers Vereniging Onderwerpen De culturele middag Doorbelasting kosten aan bewoner Voorkeur ouders / verwanten voor middagbijeenkomsten of avondbijeenkomsten Joop Visser, voorzitter van de VVV, opent de bijeenkomst ( 50 pers.) en geeft het woord aan Leny, Siepie, Meindert en René van de werkgroep cultuur De culturele woensdagmiddag Na een kort stukje film van de toneelvoorstelling Sterke Wanja begint Leny te vertellen dat de werkgroep cultuur zich heeft bezig gehouden met een herindeling van culturele activiteiten voor bewoners. De werkgroep bestond uit Leny, twee werkleiders, twee vrijwilligers en individuele begeleiders. Zij legt ons uit waarom er gekozen is om op de woensdagmiddag een culturele middag te organiseren van uur tot uur voor koorleden en de toneelgroep. Een middag samen iets presteren, ontmoeten en ontspannen, sociaal therapie. Het aantal deelnemende bewoners voor het koor is gegroeid naar 38 en met de toneelspelers erbij gaat het om ongeveer de helft van alle bewoners van OlmenEs. Wanneer bewoners op verschillende tijden het werk verlaten of terugkeren geeft dat veel onrust bij de groep werkers laat Meindert weten. Terugkerende bewoners kunnen vaak moeilijk omschakelen en komen niet meer tot productie. Concentreer je de grote cultuuractiviteiten op één middag dan voorkom je voor een deel het komen en gaan van bewoners tijdens het werk en het geeft meer efficiëntie in de begeleiding. Enkele werkplaatsen kunnen worden samengevoegd. De overige bewoners krijgen meer rust en begeleiding op de werkplaats. Bij het koor gaat het niet alleen om zingen maar ook om luisteren. Er zijn ook bewoners die alleen luisteren. Naast koorzang en luisterliedjes kan er solo worden gezongen, wordt er ingegaan op verzoekjes en worden instrumenten zoals de lier en piano bespeeld. Muziekbegrippen; hard en zacht, klank, melodie, harmonie en stilte komen aan bod. Siepie geeft aan dat er ruimte is voor je eigen

6 inbreng, je eigen geluid. Bewoners vragen ; mag ik.. en geven aan aangesproken te willen worden op wat ze kunnen of willen proberen. René; dat is sociaal therapie, laten zien wat je kan. Met als ultieme doel, de uitvoering Een stuk spelen en eerst in kleine stukjes opvoeren voordat de echte grote uitvoering plaatsvindt Naast deze middag blijft het cultuur aanbod op andere tijden voor individuele bewoners bestaan. Vragen van verwanten: Hoe kom je aan de deelnemers? Veel bewoners vragen of ze mee mogen doen. De lijst met alle bewoners is doorgenomen en de PBers zijn betrokken geweest bij de selectie. Op de Salix en Betula draait een eigen cultuurprogramma voor de bewoners die daar verblijven met o.a. schilderles Sociaal therapie is niet alleen toneel en koor?; Nee, vele activiteiten vallen eronder zoals sport, paardrijden, zwemmen en natuurlijk het werk. Wanneer worden ouders geïnformeerd? Het programma start op 26 oktober. Info kan het beste worden verkregen bij of via de PBer. Winter weekend op OlmenEs Sneeuw, netjes schoongemaakte wegen, een taxi, een paar bewoners Kosten doorbelasten aan bewoners Rob vertelt dat OE heeft onderzocht of de kosten die worden doorbelast aan de bewoners nog wel kloppen. ( laatste check was in 2009) Budgetten krimpen en OE moet de kosten die niet onder de WLZ vallen doorberekenen aan de bewoners. Zorg en verblijf worden vergoed door de WLZ. Daar vallen ook de basisbehoeften eten, drinken en slapen onder, maar zelfverzorgingsproducten weer niet. Een werkgroep bestaande uit medewerkers van de financiële administratie, woonhuizen en een CR lid is met een advies gekomen wat is overgenomen. Dat advies kunnen verwanten opvragen via receptie@olmenes.nl. De belangrijkste aanpassingen in de doorbelasting zijn: Vervoer ( gebruik van de busjes van OlmenEs) geeft een hoge kostenpost. Voor alle medisch gerelateerde ritten betaalt OE, maar voor recreatieve ritten moeten bewoners gaan betalen. Het is echter te lastig en daardoor te duur om voor elke rit en elke bewoner de kosten te administreren. Daarom is besloten om het solidariteitsprincipe toe te passen en bij alle bewoners 15 euro per maand in rekening te brengen voor het recreatieve vervoer.

7 Zelfzorg producten bijvoorbeeld doucheschuim, moeten door of voor de bewoner worden aangeschaft. Wat hier precies onder valt heeft OE u ondertussen laten weten. Bijdragen die te laag zijn: begeleiding bij activiteiten en kosten van de financiële administratie. Nog niet doorgevoerde verhoging ; administratiekosten.( per juli 2017) Vragen: Kan bijzondere bijstand worden aangevraagd als de bewoner niet uitkomt met zijn uitkering? Dat zou in principe moeten kunnen. Neem hierover contact op met het WMO loket van de gemeente Ooststellingwerf. Denk in dit verband ook aan het belang van een goede belastingaangifte waarbij dubbel voordeel behaald kan worden; minder belasting betalen en minder hoge eigen bijdrage WLZ. De kosten die door de administratie worden doorberekend variëren van 0 tot 27,50 euro per maand en zijn afhankelijk van de hoeveelheid werk wat de administratie moet verrichten voor een bewoner. Die hoeveelheid werk hangt onder andere af van het aantal vrijetijdsactiviteiten van de bewoner. Uitwerking daarvan vindt u in het boekje 'voor wie zijn de kosten van januari 2017 Middagbijeenkomsten en / of avondbijeenkomsten. Op het eind van de bijeenkomst hebben de aanwezige vertegenwoordigers gediscussieerd en gestemd over het beste tijdstip voor deze bijeenkomsten. Conclusie is, na een kort maar duidelijk pleidooi van Kyra, dat we geen middagbijeenkomsten willen in een bezoekweekend omdat op dat tijdstip een culturele activiteit gepland staat. Bewoners gaan altijd voor! Middagbijeenkomsten en avondbijeenkomsten daarom altijd worden georganiseerd op een terugbreng zondag. Voor komend jaar is gekozen voor een middag in maart en een avond in september. Data staan in de jaarplanning die u van OE ontvangt en op de site In maart zal op de bijeenkomst ook gevraagd worden naar de voorkeur van de aanwezigen en kunnen degenen die op een avond niet kunnen of willen komen, van zich laten horen. Joop sluit de avond voor uur af en bedankt alle medewerkers van OE voor hun inbreng. De sneeuw is alweer van de zonnepanelen van de Ginkgo afgegleden zodat de zon z n werk kan doen; elektriciteit opwekken

8 JAARVERSLAG 2016 BEWONERSCLIENTENRAAD OLMENES De Bewonerscliëntenraad (BCR) bestaat uit de volgende bewoners: Huibert Goedhart (voorzitter), Hilde Hegeman, Suzanne Hoekstra, Cameron Luhrman, Johan de Vries en Martijn Zijlstra. Coach: Willem Roem In deze periode zijn er 6 vergaderingen geweest. Daarin zijn de volgende onderwerpen aan de orde geweest: 1. Wisseling lid Bewonerscliëntenraad In de plaats van Josine de Jong is Martijn Zijlstra (Ginkgo) het nieuwe lid van de BCR geworden. 2. Crisisdienst en crisissituaties Anke van Helden, orthopedagoog, heeft op uitnodiging van de BCR, vertelt wat een crisis is en hoe daarmee wordt omgegaan. De BCR vindt het belangrijk dat er bij een crisis een aparte ruimte is waar iemand zich veilig voelt en dat er duidelijkheid en betrouwbaarheid is. 3. Totaalcommunicatie (gebaren, liplezen, mimiek, kijken en lichaamstaal) Helen Nel is ook te gast geweest bij de BCR om te vertellen over totaalcommunicatie. Zij laat bij de dagopening iedere week een ander gebaar zien, dat elke dag wordt herhaald. Zo kan iedereen leren communiceren met mensen die niet kunnen praten. 4. Fotowedstrijd De BCR heeft het initiatief genomen om een fotowedstrijd te organiseren. Bewoners en medewerkers kunnen foto s van OlmenEs maken. Een jury heeft in december een keuze gemaakt. De winnende foto, die gemaakt is door Roy Melching, is gebruikt voor de kerstkaart. 5. Doelmatigheidsonderzoek Rob de Breij heeft uitleg gegeven. De BCR is bezorgd dat medewerkers door de veranderingen ziek kunnen worden. Rob de Breij heeft de BCR gerust gesteld dat medewerkers goed begeleid zullen worden tijdens het proces. De BCR is, met twee leden van de CR, aanwezig geweest bij de sollicitatiegesprekken met kandidaat clusterhoofden. 6. Zelfzorgproducten De BCR wil graag goed geïnformeerd worden over deze producten om een verantwoorde keuze te kunnen maken. Rob de Breij geeft drie mogelijkheden aan, vrij geven (zelf kiezen wat en waar je koopt), solidariteitsprincipe (voor iedereen wordt hetzelfde gekocht en berekend) of kopen in de winkel van OlmenEs. De PB-ers doen een inventarisatie bij bewoners en ouders. 7. Vervoer Dit onderwerp is diverse keren ter sprake geweest en uitgebreid door Rob de Breij toegelicht. De BCR heeft ingestemd met het solidariteitsprincipe. Hierbij is geen kostenverhogende administratie nodig en kunnen alle bewoners gebruik maken van de busjes en auto s tegen een vast, laag tarief per maand van 15 euro. Het plan van de BCR is om er bewust mee om te gaan. 8. Boodschappen doen op OlmenEs Er is een proef met een kleine groep gestart om boodschappen te doen op OlmenEs. 9. Voeding Door de menucommissie is een enquête gehouden over het warme eten. Iedere dag kon men op de woonhuizen direct na het eten op een formulier de beoordeling aangeven ter informatie voor de keuken. De bewoners willen straks in de winkel tegen inkoopsprijs biologische groenten kopen, maar vinden het jammer dat de keuze beperkt is. De winkel geeft nu een nieuwsbrief uit waarin staat welke producten te koop zijn en gaat in onderhandeling met leveranciers over betere voorwaarden. De menucommissie heet voortaan voedingscommissie. 10. Nachtzorg De proef met een nieuwe vorm van nachtzorg is gestart en duurt een half jaar. In verband met vrijheidsbeperking zijn de camera s uit de gangen verwijderd.

9 11. Veranderd straatbeeld Auto s kunnen niet meer via de achteringang op het terrein komen. De Lindelaan is aangepast zodat daar geen auto s meer geparkeerd kunnen worden. Auto s moeten naar de parkeerplaatsen; hiermee is het terrein autoluw gemaakt. Als er sprake is van invaliditeit o.i.d.mogen auto s voor korte tijd bij de woonhuizen staan. 12. Werkdruk Sommige bewoners ervaren een zodanige werkdruk op hun werkplaats dat ze er gestrest door raken. Daarom wordt er volgend voorjaar een nieuwe enquête onder bewoners op de werkplaatsen gehouden om de tevredenheid en de werkdruk te meten. De BCR heeft dit samen met Michel de Jonge, kwaliteitsmedewerker, opgepakt en heeft zijn eigen vragen over werkdruk alvast op papier gezet om in te kunnen brengen in het komende onderzoek. Bewoners die niet kunnen praten kunnen samen met de pb-er de enquête invullen. 13. Diversen De BCR vindt het belangrijk dat wandelaars, fietsers en rolstoelers in het donker goed zichtbaar zijn en pleiten daarom voor o.a. reflecterende hesjes en/of goede verlichting. Alle bewoners van OlmenEs zijn via de W.A.-verzekering van OlmenEs overal verzekerd voor wettelijke aansprakelijkheid. JAARVERSLAG 2016 CLIENTENRAAD OLMENES De cliëntenraad (CR) bestaat uit Gerben Oswald (voorzitter), Tjibbe-Jan Borger, Ans Engwerda, Gerrit van Heijkop, Kyra Reijngoud, Lenie Rumpff, Joop Visser In deze periode zijn er 6 vergaderingen geweest. Daarin zijn de volgende onderwerpen aan de orde geweest: 1. Organisatieveranderingen/doelmatigheidsonderzoek De organisatieverandering is ingegaan per 1 november. De MT-laag en de functie van teamleider zijn per die datum komen te vervallen. Er zijn 6 clusterhoofden benoemd, waarvan 4 uit eigen gelederen en 2 extern. Twee leden van de CR zijn betrokken geweest bij deze sollicitatiegesprekken. Zowel de woonhuizen als de werkplaatsen vallen onder de verantwoordelijkheid van de clusterhoofden. De technische dienst, personeelszaken en de financiële administratie vallen onder de directie. Voor het begeleiden van de teams zijn drie teamcoaches aangesteld, waarvan één externe. Met bureau Berenschot is overleg over het budget per cluster. 2. Ziekteverzuim Het ziekteverzuim op OlmenEs is ruim onder het landelijke gemiddelde. 3. Wasserij Naar aanleiding van een onderzoek naar de mogelijkheden en capaciteit van de wasserij is de uitkomst dat de kleding van bewoners deels in de woonhuizen wordt gewassen en de rest van de kleding in de wasserij. Het beddengoed wordt extern door Rentex gewassen. 4. Evaluatie zomersluiting werkplaatsen Op twee na zijn alle werkplaatsen in de zomervakantie twee weken dicht. In de derde vakantieweek bestaat de mogelijkheid voor bewoners, die dat willen of daarvoor geïndiceerd zijn, om in nog enkele werkplaatsen te gaan werken. De CR gaat akkoord met deze nieuwe regeling voor de zomervakantie. 5. Beleid crisisopvang OlmenEs is een plan van aanpak crisisbeleid aan het opgestellen, dat eind 2017 geïmplementeerd moet zijn. OlmenEs heeft nu één tijdelijke noodopvang en twee structurele voorzieningen (appartementen). Deze plaatsen zijn nu al bezet. Voor een echt crisisgeval is er op OlmenEs geen ruimte. Aan 7 collega antroposofische zorgaanbieders is gevraagd hoe het crisisbeleid bij hen geregeld is en of zij er behoefte aan hebben dat er een gezamenlijk bovenregionaal beleid met opvangplekken ontwikkeld word. Het is bij crises van groot belang om vroegtijdige signalen te onderkennen en daarmee een echte crisis te voorkomen.

10 6. Zorgproces De zorgplannen zijn actueel en ondertekend. Voor bijna alle bewoners heeft een zorgplanbespreking plaats gevonden. Vanaf 1 november is een orthopedagoog bij de zorgplanbespreking aanwezig. 7. Domotica/nachtzorg De proef is gestart in vier woonhuizen, is inmiddels afgerond en wordt OlmenEs-breed ingevoerd. Hiervoor wordt een implementatietraject uitgezet. De twee wakende wachten zitten op een centrale post met apparatuur in de Prunus. Op iedere bewonerskamer kan een detectiekastje aangebracht worden, indien geïndiceerd. In verband met privacywetgeving zijn geen camera s op de gangen toegestaan. De slaapdiensten zijn overal aanwezig. 8. Projectvoorstel culturele middag Vanaf september worden alle culturele activiteiten overdag op de woensdagmiddag geconcentreerd. Hiermee wordt voorkomen dat een aantal werkplaatsen op verschillende dagdelen half bezet is en het werkritme voor de bewoners teveel wordt verstoord. Het gevolg voor de bewoners is dat zij per jaar een keuze voor één activiteit dienen te maken. 9. Budget keuken en voeding De vraag is aan de orde geweest of het budget voor voeding/keuken OlmenEs-breed voldoende is om passend te zijn in de antroposofische visie op voeding. Dit wordt verder uitgezocht. 10. Zorgkantoor en gemeente Ooststellingwerf Olmenes is in 2016 gestart met 3 nieuwe zorgprojecten om in aanmerking te komen voor toekenning van extra gelden. Dat zijn de projecten Crisisbeleid, Totaalcommunicatie en het nieuwe organisatiemodel van Olmenes. Daarover is een vervolggesprek met het Zorgkantoor geweest. Dit is positief verlopen. Deze projecten lopen in 2017 nog door. Met de gemeente Ooststellingwerf is er positief contact geweest over de WMO en de GGZcliënten. 11. Jaarrekening/directieverslag 2015 De CR heeft een positief advies uitgebracht over de jaarrekening/jaarverslag Kaderbrief en begroting 2017 De CR heeft ingestemd met de kaderbrief en de begroting Rapportage commissie doorbelasting Vervoerskosten: de CR is akkoord met de verhoging van de vervoerskosten op basis van het solidariteitsprincipe, omdat dit het voordeligst en het minst bewerkelijk is. Elke bewoner betaalt voor het vervoer 15 euro per maand met ingang van 1 januari 2017 en kan daarmee onbeperkt gebruik maken van de auto s/bussen van OlmenEs, ook voor recreatieve doeleinden. Administratiekosten: deze gaan per juli 2017 omhoog afhankelijk van de mate van gebruik van deze dienst. De CR heeft hiermee ingestemd. (zie hiervoor ook het boekje : Voor wie zijn de kosten) Cultuurkosten: het bedrag van wordt niet verhoogd. 14. Diversen In 2016 heeft de CR een gesprek gehad met de voorzitter van de Raad van Toezicht over de invulling van toekomstige vacatures bij de RvT, de samenstelling van de RvT en de samenwerking tussen de CR en de bestuurder. De CR heeft alleen een adviserende stem bij de invulling van hun eigen kandidaat in de RvT. RvT heeft het veranderingsproces binnen OlmenEs met zorg en aandacht gevolgd en vindt dat OlmenEs op de goede weg is. De voorzitter van de RvT zou graag tweemaal per jaar een ontmoeting willen met een delegatie van de CR, de OR en de RvT. Gerrit van Heijkop Secretaris Cliëntenraad Januari 2017

11 Bas Galama Topprestaties voor onze toppers! Door Eelco Galama Op zaterdag 29 oktober 2016 zijn we weer met een bus vol deelnemers naar Heerenveen gereisd om mee te doen aan de Special Olympics Allemaal enthousiaste deelnemers die er echt zin in hadden. Onder begeleiding van de coaches van it Plomke is het een leuk evenement geworden. Het begon met allerlei bobo s die de opening regelden, maar het mooist was het dweilorkest, want toen ging bijna het dak eraf van plezier en allerlei meezingers. Voor het Frysk Folkslied ging iedereen in de houding staan en de hand op het hart. Toch een leuke traditie om het Fryske volkslied te zingen bij zo n bijzonder sport evenement. Alleen Griet Wiersma kon de stemming nog verbeteren tijdens de lunchpauze. Bij de opening waren dit keer ook deelnemers van de voetbal Special Olympics, Olympische spreuk: Ik ga voor de overwinning. Maar door mijn inzet ben ik al winnaar! dit jaar voor het eerst samen met de zwemwedstrijden. Een volle bak dus. En iedereen moest natuurlijk de Olympische spreuk uitspreken. Bas Galama Zoals gebruikelijk waren er veel sportclubs uit het gehele noorden: Aktivo, DoDaDo, it Plomke (dit keer zonder Bas Galama), Samen onderweg, Spelend Sporten, Dol fijn, Phihezo, De Brug, DWS, Flotar en Trebokama. Spetterend zoals al die 200 deelnemers hun uiterste best hebben gedaan. s Ochtends waren de kwalificatiewedstrijden en voorselecties en na de lunch waren de echte wedstrijden. Het ging er hard om toe! En dat met aanmoedigingen van Martinus Bergsma en Atze Lubach. Helaas waren ze dit jaar voor het laatst, want volgend jaar gaat Bob Velthuis de presentaties overnemen. Ook Bob is al jaren betrokken bij dit evenement. Zoals ook al vele jaren ervoor waren er de zwemmers uit Olmenes, zoals Sietse, Ytje Miedema, Marjolein van het Hof en Bas Galama. Zij hebben hun uiterste best gedaan en werden door alle andere deelnemers van t Plomke en andere verenigingen aangemoedigd. Na afloop gingen ze tevreden met lintjes en medailles naar huis en natuurlijk de bekende oorkonde voor deelname aan deze Special Olympics in Heerenveen. Hopelijk zijn er volgend jaar nog meer deelnemers van it Plompke en Olmenes. Ytje Miedema Marjolein in gesprek met de scheidsrechter

12 t Plompke deelnemers De samenstelling van het bestuur: Voorzitter Joop Visser (vader Jantien), Djoekie de Vries (moeder Guus), Constance Römgens webmaster (moeder Floor), Eelco Galama penningmeester (vader Bas), Gea Figaroa ( moeder Daniel), Henk van den Berg secretaris ( vader Alex). Klaasje Herder is gestopt. In 2016 is onverwacht Koop Daniëls, de eerste directeur van OlmenEs overleden. Leden van het VVV bestuur waren namens de ouders aanwezig bij het laatste afscheid van Koop en de ter aarde bestelling op de natuurbegraafplaats van OlmenEs. In 2016 vergaderen we 5 maal. De voorbereiding van een verwantenmiddag en avond en de organisatieveranderingen hebben dit jaar de meeste aandacht gekregen. CR( Cliëntenraad) leden hebben deel genomen aan een paar vergaderingen van de VVV. Zo werden informatie, aandachtspunten en meningen uitgewisseld. De VVV streeft naar verdere samenwerking met de CR. Ook bestuurder Rob de Breij heeft enkele keren deelgenomen aan de vergadering vanwege ingrijpende ontwikkelingen rond de organisatieverandering en ter voorbereiding van verwantenbijeenkomsten. De verwantenavond en - middag in het najaar van 2016 zijn goed bezocht. Onderwerpen die aan bod kwamen: Visio en audio ( zien en horen) voor VG, organisatieverandering, de culturele middag voor bewoners, kosten doorberekening aan bewoners. Voor 2017 is afgesproken een middag en een avond te organiseren en op de middag te vragen naar de voorkeur van de aanwezigen voor de middag of avond. ( Dat is op de laatste avond ook aan de aanwezigen gevraagd) Het bestuur van de VVV heeft van Rob de Breij een toelichting gekregen op de plannen voor een verandering van de organisatie van OlmenEs. Het bestuur heeft de leden een samenvatting gestuurd van de plannen en de leden uitgenodigd om te reageren op die plannen. De ontvangen reacties zijn aan de cliëntenraad en aan Rob de Breij voorgelegd. Een meerderheid van het bestuur van de VVV steunde in grote lijnen de plannen.

13 De organisatieverandering heeft voor een aantal personeelsleden grote gevolgen gehad. Een aantal van hen is vertrokken. De VVV heeft haar zorgen hierover geuit aan Rob de Breij. Namens de VVV hebben enkele bestuursleden persoonlijk afscheid genomen van Gert Bosma, onze manager zorg. Overige onderwerpen die o.a. besproken zijn; Alle onderwerpen die in de CR (cliëntenraad) aan bod komen Ziektekostenverzekering voor bewoners van OlmenEs Verkeersmaatregelen op het terrein Bewoners die geen bezoek krijgen en geen persoonlijke aandacht van iemand buiten OE. Totale communicatie; hoe kunnen ouders de gebarentaal leren Kosten doorberekenen aan bewoners De VVV heeft zich ook in 2016 ingezet voor de groepsvakanties van OlmenEs. Zo heeft de VVV de groepsvakanties ondersteund uit eigen kas met een subsidie 800 en heeft een subsidie van 300,- verworven bij de stichting Voorzieningen OlmenEs en nog eens 300,- bij de stichting Vrienden van OlmenEs. Van het Fonds Verstandelijk Gehandicapten hebben we, na een uitvoerige rapportage, in ,- ontvangen. Voor wie bijeenkomsten mist maakt de VVV verslagen die terug te vinden zijn in de nieuwsbrief. De Nieuwsbrief van de VVV is het afgelopen jaar twee maal verschenen. Alle nieuwsbrieven kunt u nalezen op Henk van den Berg, secretaris VVV OE De laatste spruiten staan nog op het land

14 Financieel verslag 2016 Hieronder staat het overzicht van de ontvangsten en uitgaven. Financieel overzicht 2016 Ontvangsten Uitgaven Saldo lopende en spaarrek. 1/ , , , ,50 Nieuwsbrief 0,00 102,95 102,95 122,95 Contributies 500, ,10 885, ,01 Admin/Bestuur 103,11 59,20 97,91 275,04 rente spaarrekening 9,01 15,07 23,24 30,97 Bankkosten 112,01 99,78 101,81 99, , ,00 - Fonds Verstandelijk Gehand. Vrijwilligersavond - 0, ,34 Afscheid Merlijn Trouw ,60 0,00 Gastspreker ouderavond febr/sept ,50 129,80 250,00 0,00 Subsidie bewonersvakantie , ,00 Land.Ouderbond Heil Pedag. Inst NL ,00 0,00 220,00 Subtotaal uitgaven lopende jaar 2.765, ,73 603, ,98 Eindsaldo 31 dec , , , ,50 totaal 5.345, , , , , , , ,48 Toelichting posten 2016: Contributies: In 2016 zijn er 500 aan contributies geïnd, deels betalingen nog voor 2015 en grotendeels betalingen voor 2016 en enkele voor Ook zijn er een aantal nevenleden, zoals broers en zusters van bewoners. Voor 2016 zijn er nog velen die nog geen contributie betaald hadden. Zij zijn op oudejaars/nieuwjaarsdag 16/17 per hieraan herinnerd, met tevens het verzoek om contributie voor 2017 te voldoen. In januari 2017 worden er dan ook veel contributies ontvangen. Fonds Verstandelijk gehandicapten (FVG), heeft ons (of VVV OE) in 2016 een subsidie verleent van ten behoeve van de groepsvakantie van de bewoners. Deze subsidie is daarna direct doorgestuurd (overgeboekt) naar een speciale rekening waarmee de kosten van de zomervakanties van alle bewoners worden betaald. Daarnaast heeft de VVV 300 subsidie gegeven en 500 garantstelling gegeven en betaald voor de 2016 bewoners vakantie. Deze garantie door Olmenes naar 2017 doorgeschoven. Nieuwsbrief Deze wordt per verstuurd en deels in hardcopy, voor die ouders/verzorgers die daar om gevraagd hebben. De kosten zijn drukkosten, cartridges, en portokosten. Echter is de declaratie pas in jan 2017 binnengekomen en worden ten laste van 2017 geboekt.

15 Administratiekosten/bestuur Dit zijn kosten gemaakt voor representatiekosten (kadobonnen, kadootjes) van het bestuur; Bankkosten zijn de kosten voor het hebben van een bankrekening bij de ING. Deze zijn tamelijk fors voor zo n klein aantal betalingen. Subsidies: hieronder vallen de subsidie van het FVG ad en garantstelling van de VVV OE die aan de vakantiekampen zijn besteed. Diversen De oudervereniging is ook lid van de Landelijke Ouderbond Heil Pedagogisch Instituut Nederland, waarvoor 1 per betalend lid betaald. In 2016 hebben er maar een beperkt aantal leden betaald. Inhaalslag is te verwachten in Op 1 jan 2016 is 9,01 aan rente ontvangen op de spaarrekening voor het boekjaar 2016; op 1/1/2017 is 4,12 rente ontvangen over 2016 en deze wordt komend boekjaar 2017 bij de ontvangsten geboekt. De banksaldo s: Banksaldo lopende rekening 1 jan ,29 839,25 877, ,38 Ontvangsten 1.193, ,01 885, ,00 Uitgaven (met storting op spaarrek.2012) 1.932, ,98 603, , ,62 Eindsaldo lop. Rek. 31 dec 839,25 877, , ,38 751,76 Eindsaldo Spaarrekening 31 dec 2.000, , , , ,54 Eindsaldo lop.rek. + spaarrek. 31 dec , , , , ,30 Beginsaldo lop.rek. + spaarrek. 1 jan , , , , ,91 Vermogensmutatie 261,21-181,00 304, Uit bovenstaande blijkt dat het vermogen in totaal is afgenomen in Deze afname komt vooral doordat er in 2016 geen verzoek tot betaling is gedaan door de penningmeester en daardoor een achterstand is ontstaan. Deze achterstand wordt grotendeels in januari 2017 ingehaald. Hett vermogen is per eind december ,30, waarvan 1.828,54 op de spaarrekening staat en op de lopende rekening. De spaarrekening is ieder moment opvraagbaar en geeft zeer weinig rente. Leeuwarden, 4 januari 2017, Eelco Galama, Penningmeester

16 Verslag Verwantenavond 6 maart 2016 Organisatie; OlmenEs en Verwanten en Vertegenwoordigers Vereniging. De verwantenavond begon met de Algemene Ledenvergadering 2016 van de VVV. A.h.v. de agenda die verspreid was via de nieuwsbrief werden alle punten vlot afgehandeld De notulen hiervan zijn als volgt: 1 opening door voorzitter Joop Visser 2 Ingekomen stukken; geen 3 Notulen ALV van 2 febr worden goedgekeurd 4 Er zijn geen vragen over jaarverslagen CR en VVV 5 Eelco Galama geeft een toelichting op het financieel verslag. Uit de ontvangsten blijkt dat ongeveer twee derde van de verwanten van bewoners betalend lid is van de VVV en dus een derde geen contributie betaald. Ook meldt hij dat er afgelopen boekjaar is gewonnen met een projectvoorstel ter ondersteuning van verbeterde communicatie met en tussen niet sprekende bewoners. Deze financiële middelen komen niet in de boekhouding van de VVV, maar kunnen door OlmenEs gedeclareerd worden bij de Friesland Zorgverzekeraar (de organisatie die de prijs ter beschikking heeft gesteld). De logopediste Helen Nel van OlmenEs voert het project uit en heeft intussen de nodige hulpmiddelen aangeschaft te ondersteuning van de communicatie. Ook is er een App Laat hen spreken ontwikkeld die nu gebruikt kan worden door bewoners met ondersteuning van de logopediste. De App is gratis te downloaden in de Apple App Store en is een handleiding op de website ter beschikking gesteld. Eelco licht verder toe dat het project een onderdeel is van een van de drie speerpunten van OlmenEs beleid op het gebied van totale communicatie. Zo wordt er dagelijks bij de dagopening ook een nieuw handgebaar geoefend met alle bewoners en begeleiders zo meldt Gert Bosma. 6 Verslag kascommissie: na controle is alles goed bevonden. De penningmeester bedankt de heer Fraterman en mevrouw Fokkinga die de kascommissie vormden. De nieuwe kascommissie voor 2016 bestaat uit; dhr. Fraterman en dhr. Tange. 7 Klaasje Herder treedt af als bestuurslid van de VVV vanwege drukke privé omstandigheden. Er heeft zich geen kandidaat voor de VVV gemeld. In de CR treden Joop Visser, Gerben Oswald, Gerrit van Heijkop en Lenie Rumpff af. Zij stellen zich allemaal weer verkiesbaar voor de volgende 2 jaar. Er hebben zich geen kandidaten gemeld voor de CR, zodat de CR in ongewijzigde samenstelling verder gaat. In de komende jaren hebben we nieuwe mensen nodig voor de VVV en de CR. Niet alleen ouders maar ook broers en zussen e.a. wettelijk vertegenwoordigers die de zorg voor de bewoner van OlmenEs hebben overgenomen kunnen zich als kandidaat aanmelden. 8 Rondvraag Mevr. Fokkinga heeft de VVV laten weten dat er fouten zijn gemaakt bij het CAK in de berekening van de eigen bijdrage Wlz. Daarop heeft de VVV onderzoek gedaan en de volgende informatie doorgegeven via de mail:

17 Eigen bijdrage Wlz : Het CAK heeft voor een aantal bewoners op OlmenEs voor dit jaar een te hoge eigen bijdrage vastgesteld. Het is onduidelijk of het CAK deze fout automatisch gaat herstellen. Het is raadzaam om als wettelijk vertegenwoordiger de hoogte van de eigen bijdrage na te kijken en bij twijfel eventueel actie te ondernemen door contact op te nemen met het CAK of deskundige hulp in te roepen. Joop Visser sluit de ALV. Rob de Breij, bestuurder, komt aan het woord en gaat in op een vraag over de Stichting Voorzieningen. Deze ontvangt giften en donaties en zal jaarlijks verantwoording af gaan leggen. Voor de eerste keer op de volgende Verwantenavond. Er ligt o.a. een aanvraag van de glaswerkplaats. Er bestaat ook nog de Stichting Vrienden van OE. Het plan is om deze met de Stichting Voorzieningen in toekomst te laten samengaan. Rob gaat verder met het noemen van de drie speerpunten voor de komende tijd 1 Crisisbeleid voor de opvang van de individuele bewoner die in grote problemen is. 2 Totale communicatie voor alle bewoners. 3 Personele maatregelen n.a.v. het doelmatigheidsonderzoek Doelmatigheidsonderzoek Vanwege een nieuwe bezuinigingsronde in 2017 heeft OlmenEs een projectgroep laten onderzoeken waar doelmatiger gewerkt kan worden. Als uitgangspunt is ervoor gekozen om de handen aan het bed, de directe begeleiding, daarbij zoveel mogelijk te ontzien maar ook een grotere verantwoordelijkheid bij begeleiders te leggen. De projectgroep heeft een advies uitgebracht aan de directie die daarover nog besluiten moet nemen. Het advies doelmatigheidsonderzoek kunt u opvragen bij de receptie; receptie@olmenes.nl OlmenEs is volwassen geworden en uit de pioniers- en groeifase. De volgende fase wordt delegeerfase genoemd en vraagt om meer inbreng van de werknemers en minder hiërarchie. Initiatieven van werknemers en zelfstandiger opereren vanuit de woonhuizen zullen worden gewaardeerd en gestimuleerd. Een aantal functies komen te vervallen. In mei moet de CR advies uitbrengen over de voorgenomen maatregelen. Gert Bosma, manager wonen, neemt het woord en geeft aan dat ouders en bewoners binnenkort worden ingelicht over de nachtzorg. Er komt een proef met een centrale nachtwacht maar alle slaapwachten blijven tijdens de proef aanwezig. Zo kan er altijd een beroep gedaan worden op iemand die in het woonhuis is. Crisisbeleid heeft als doel sneller en beter kunnen reageren op een crisissituatie met een bewoner. Hier wordt ook de samenwerking met andere instellingen gezocht. Totale communicatie voor alle bewoners. Het is de bedoeling dat iedereen op OE straks gebarentaal kan gebruiken. Om verwanten en vertegenwoordigers hierin mee te laten doen is het verzoek gedaan het gebaar van de week de site van de VVV te zetten. Het bestuur van de VVV zal overleggen hoe zij mee kan helpen de gebarentaal bij verwanten onder de aandacht te brengen.

18 Zien en horen, Visio en audio We gaan verder met een presentatie van Marnix Strawicki van het bedrijf Pento, audiologisch centrum Friesland en Kitty Bloeming van het bedrijf Visio. Deze bedrijven onderzoeken en verbeteren indien mogelijk problemen met het gehoor en het gezichtsvermogen. Gehoor- en zichtproblemen komen bij bewoners veel vaker voor dan bij niet verstandelijk beperkten. Het ouderdomsproces van mensen met een beperking begint vaak eerder met bijkomende klachten zoals verminderd zicht en gehoor. De bewoner geeft meestal niet aan dat hij/zij moeite heeft met zicht of gehoor en vaak worden problemen door naasten niet herkend. Er kunnen atypische signalen zijn van zintuigelijke beperking waardoor er een verkeerde interpretatie van gedrag gemaakt kan worden. De bedrijven kunnen onderzoeken (screenen) wat er aan de hand is en hebben ervaring met onze doelgroep. De medische dienst van OlmenEs werkt samen met de bedrijven Pento (experts in horen spreken en verstaan) en Visio ( visuele screening en advisering bij mensen met een verstandelijke beperking) Problemen kunnen mogelijk verholpen worden of er kan rekening gehouden worden in de begeleiding met de bijkomende handicap. Wanneer groepsbegeleiders of ouders/ verwanten en vertegenwoordigers een reden zien voor onderzoek kunnen zij daarvoor, in overleg, een aanvraag doen bij de medische dienst van OlmenEs. Houdt u er rekening mee dat u bij visueel onderzoek( visuele screening) de volledige eigen bijdrage zorgverzekering van 385,- betaalt en bij audio onderzoek een groot deel van deze eigen bijdrage. Overweegt u beide onderzoeken, doe dat dan in hetzelfde jaar, dat kost u dan maar éénmalig de eigen bijdrage. Agenda Algemene ledenvergadering VVV OE op 19 maart Opening en vaststelling van de agenda 2. Ingekomen stukken 3. Notulen / verslag Algemene Ledenvergadering 6 maart Jaarverslag 2016 VVV OlmenEs 5. Financieel Jaarverslag 2016 VVV OlmenEs 6. Verslag van de Kascommissie, dhr. Fraterman en dhr. Tange 7. Benoeming nieuwe Kascommissie 8. Jaarverslag Cliëntenraad 9. Aftreden VVV bestuursleden Gea Figaroa en Djoekie de Vries 10. Nieuwe bestuursleden Verwanten en Vertegenwoordigers Vereniging 11. Rondvraag de laagbouw van de Prunus

19 Wilt u actief mee gaan doen in de CR of de VVV? In de samenwerkingsovereenkomst van de CR (cliëntenraad) met OlmenEs staat dat de leden van de raad om de twee jaar voor tenminste de helft aftreden. Omdat dat in 2016 is gebeurd, hoeven we in 2017 geen actie te ondernemen. Alle huidige leden willen lid blijven. Bestuur Verwanten en Vertegenwoordigers Vereniging OlmenEs ( VVV OE) Djoekie de Vries en Gea Figaroa gaan het bestuur na een periode van 2x 3 jaar verlaten. Er hebben zich enkele kandidaten gemeld voor het bestuur, maar meer nieuwe bestuursleden zijn van harte welkom. Volgend jaar heeft de VVV behoefte aan een nieuwe voorzitter, secretaris en penningmeester. Wilt u lid worden van de Cliëntenraad of het bestuur van de VVV, meldt u zich dan voor 5 maart 2017 aan bij de secretaris van de VVV door een mail te sturen naar hwvdberg1@outlook.com Dora Wijnja ( foto), moeder van Arjen die woont in de Aesculus en Anton Hoekstra, zoon Nick werkt op de transportgroep, hebben zich aangemeld als kandidaat bestuurslid van de verwanten en v vereniging Contributie Beste verwanten van bewoners van OlmenEs, Als penningmeester is het voor mij altijd een klus om de contributie ad 10 per jaar te innen van de 130 bewoners. Daarom het verzoek aan een ieder die de contributie voor 2016 of 2017 nog niet heeft betaald, dit binnenkort alsnog te doen, door 10 over te maken op bankrekening NL94 INGB t.n.v. Oudervereniging Olmenes, Nieuw Rapenburg 39, 8935BG Leeuwarden. Wellicht is het een idee om deze betaling jaarlijks te agenderen in uw telebankieren indien u daar de mogelijkheid toe hebt. Anders gewoon aan het begin van het jaar overmaken. Alvast bedankt voor de medewerking. Met vriendelijke groet, Eelco Galama, penningmeester Vertegenwoordigers en Verwantenvereniging (VVV) OlmenEs p/a Nieuw Rapenburg BG Leeuwarden tel of e.galama@upcmail.nl Colofon Deze Nieuwsbrief wordt uitgegeven door de Verwanten en Vertegenwoordigers Vereniging De inhoud van deze nieuwsbrief is verzorgd door Gerrit van Heijkop ( secretaris van de CR), Joop Visser, Eelco Galama en Henk van den Berg Voor meer informatie kijk op Voor reacties, stuur een mail naar hwvdberg1@outlook.com