T R A I N I N G Syllabus Verslaggeving Harald Van Beeck

Transcriptie

1 T R A I N I N G Syllabus Verslaggeving Harald Van Beeck

2 Van onze verslaggever ter plaatse Jij bent aangesteld als verslaggever van de vergadering. Je vindt het niet de leukste opdracht uit je takenpakket, maar je wil het toch tot een goed einde brengen. Een goed verslag is een nuttig instrument voor de vlotte werking van de organisatie waarvoor jij actief bent: Het kan dienen als geheugensteun. Het geeft informatie aan wie de vergadering niet kon bijwonen. Het geeft duidelijk aan wat er is afgesproken en het kan geraadpleegd worden voor opvolging. Een werkgroep kan verder werken op wat er in het verslag staat. Het bevat de bewijzen waaraan later kan gerefereerd worden. Het kan gearchiveerd worden.

3 Vergaderen Het doel van de vergadering bepaalt grotendeels hoe je verslag eruit gaat zien. We kunnen in grote lijnen drie vormen onderscheiden: 1. informatie uitwisselen: Tijdens de vergadering wordt informatie gegeven en worden vragen van de aanwezigen beantwoord. In je verslag staan de verschillende vragen vermeld met daaronder telkens het gegeven antwoord. Je neemt de vraag- en antwoorddialoog over in je verslag. Vb: Een school organiseert een informatieavond voor ouders; een onderneming licht zijn medewerkers in over een nieuw project; het gemeentebestuur informeert de inwoners over op til staande wijzigingen in de verkeerssituatie van hun stad; 2. probleem oplossen: In deze vergadering vinden we 3 hoofdbestanddelen informatief: De voorzitter licht het probleem toe en schetst de situatie. discussie: De aanwezigen doen voorstellen en geven argumenten. Voor- en nadelen worden besproken. afrondingsfase: Conclusies worden genomen, besluiten gevormd en afspraken gemaakt. 3. besluitvorming: Dit is gewoonlijk de laatste in een reeks van vergaderingen over hetzelfde thema. Het kan dezelfde structuur bevatten als de vergadering in punt 2. Het informatieve gedeelte blijft weg. Er is een korte discussiefase en het accent ligt op de afrondingsfase waarin het uiteindelijke besluit wordt bepaald.

4 De ideale notulist (m/v) is best geen volslagen buitenstaander. wordt best betrokken bij het opstellen van de agenda en de opmaak van de uitnodiging voor de vergadering. maakt een goede voorbereiding. heeft een exemplaar van het vorige verslag bij zich en liefst ook van de andere verslagen van vergaderingen over hetzelfde onderwerp. weet hoeveel en welke mensen aanwezig zullen zijn en wie zich verontschuldigd heeft. zorgt voor voldoende zitplaatsen, schrijfmateriaal, documentatie, kijkt na of technische apparatuur naar behoren functioneert. gaat zitten op een plaats met een goed zicht op elke deelnemer aan de vergadering, liefst naast de voorzitter. informeert zich over de te bespreken onderwerpen. weet wanneer (en of) er koffie, thee en water geserveerd wordt.

5 Welk type verslag wordt er verwacht? uitgebreid Zoals het woord het zelf zegt, bevat dit verslag zowat alles wat er besproken is. Vaak gebeurt dit door op letterlijke wijze weer te geven wat de verschillende deelnemers hebben aangebracht. Deze vorm van verslaggeving is erg tijdrovend en komt niet zo vaak voor. Hij is vooral handig in bijvoorbeeld conflictsituaties waar het belangrijk is om haast woordelijk te vermelden wat beide partijen gezegd hebben. Ook bij bijeenkomsten als een parlementsvergadering is deze vorm van verslag aangewezen. Hieronder vind je een voorbeeld van zo n uitgebreid verslag. Notulen van de vergadering van projectgroep `Administratieve Organisatie in kaart, gehouden op 24 juni 1999 te Delft Aanwezig: de heren Abels (vz.), Alberts, Brandenburg (verslag), De Wit Afwezig: mevrouw Van Kruining (m.k.), de heer Roozendaal (m.k.) 1 OPENING De voorzitter opent de vergadering om 9.30 uur en heet alle aanwezigen welkom. 2 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN 16 JUNI 1999 De notulen van de vergadering van 16 juni jl. worden goedgekeurd onder wijziging van: - pag. 1, regel 10, `de commissie houdt zich niet bezig met de administratie van de afdeling Catering, moet worden: `de commissie houdt zich voorlopig niet bezig met - pag. 3, regel 7: `Roozendaal informeert., moet worden: `Van Woeren informeert 3 INGEKOMEN STUKKEN Ingekomen is: - een uitnodiging voor de vergadering van de stuurgroep `De administratieve organisatie op 30 juni a.s., om 9.30 uur; - een verslag van de bijeenkomst van de commissie `De RO rookvrij op 28 mei jl. 4 MEDEDELINGEN De voorzitter deelt mee dat zich drie vrijwilligers hebben aangemeld voor het verzorgen van de voorlichtingsavond aan administrateurs op 30 juni a.s. 5 VOORTZETTING VAN HET SCHRIFTELIJK VASTLEGGEN VAN DE ADMINSTRATIEVE PROCEDURES Ter discussie staat de vraag of het schriftelijk vastleggen van alle administratieve procedures moet worden voortgezet. In de praktijk zijn namelijk twee problemen naar voren gekomen: - het vastleggen is veel tijdrovender dan in februari 99 is ingeschat (ca. 14 uur per procedure); - de nieuwe administrateurs maken tijdens hun inwerkperiode nauwelijks gebruik van de beschrijvingen die er tot nu toe zijn gemaakt, terwijl dit één van de doelen van vastlegging was. Alberts stelt dat het te vroeg is om het experiment te stoppen. Het vastleggen van de procedures zal sneller gaan wanneer de administrateurs er meer ervaring in hebben gekregen. Daarnaast meldt hij dat het vastleggen niet alleen bedoeld is als hulpmiddel voor het inwerken van nieuwe administrateurs, maar ook uniformiteit moet opleveren in de procedures die op de verschillende afdelingen worden gevolgd. Dit doel kan niet worden bereikt als het experiment niet wordt voortgezet. De voorzitter sluit zich hierbij aan. Brandenburg betwijfelt of het realistisch is om uniformiteit in alle procedures na te streven. Hij vreest dat de verschillende afdelingen niet bereid zijn hun administratieve procedures te wijzigen, uitsluitend omdat ze niet uniform zijn aan die van andere afdelingen. Het lijkt hem bovendien problematisch vast te stellen welke afdeling zich moet aanpassen en welke afdeling als standaard gaat fungeren.

6 Alberts weerlegt dit. Hij meldt dat hij nu al heeft ervaren dat de beschrijving soms aan het licht brengt dat procedures nodeloos omslachtig zijn. Hij stelt dat elke afdeling bereid zal zijn ingewikkelde procedures te vereenvoudigen, wanneer blijkt dat op andere afdelingen eenvoudiger procedures voldoen. De Wit ziet hierbij toch complicaties. Hij vermoedt dat het lang niet altijd duidelijk is welke procedure de voorkeur heeft. Daarom stelt hij voor een deskundige van buitenaf in te schakelen die in twijfelgevallen een uitspraak doet. Alberts stemt in met dit voorstel. Hij stelt voor om in navolging van de bibliotheekbeheerseenheid voor de gehele operatie heao-studenten in te schakelen die in de laatste fase van hun studie zitten. Deze kunnen onder begeleiding van een docent assisteren bij het in kaart brengen van de processen en tevens adviseren over de keuzes die moeten worden gemaakt. Dit heeft als bijkomend voordeel dat de administrateurs niet zoveel tijd hoeven te investeren in het schriftelijk vastleggen. Hij biedt aan om contact op te nemen met de Hogeschool voor Economische Studies in Delft om de mogelijkheid te bespreken. Alle vergaderleden sluiten zich aan bij dit voorstel. BESLUIT: Het schriftelijk vastleggen van de administratieve procedures wordt voortgezet. Om de administrateurs te ontlasten zullen er heao-afstudeerders worden aangetrokken die ervaring hebben in bedrijfsadministratieve processen. AFSPRAKEN: Alberts benadert de HES te Delft met het verzoek om ca. tien studenten te leveren met bedrijfseconomie als afstudeerrichting die in projectvorm willen afstuderen. De voorzitter licht alle administrateurs in zodra de HES te Delft positief heeft gereageerd en nodigt hen in dat geval uit voor de eerstvolgende vergadering. 6 W.V.T.T.K. - 7 RONDVRAAG De Wit informeert naar de voortgang van het informatiseringsproject. Hierover blijkt geen nieuwe informatie bekend te zijn. 8 SLUITING De voorzitter sluit de vergadering om uur. De volgende vergadering zal plaatsvinden op maandag 7 augustus a.s., om 9.00 uur, in de blauwe vergaderzaal. (bron: M.van der Molen-Willebrands, Fontys Lerarenopleiding Sittard, oktober 2000) beknopt Een beknopt verslag laat details en citaten achterwege. Vaak worden enkel de belangrijkste argumenten van een discussie vermeld en vooral de uitkomst en de aandachtspunten. Verder bouwend op het voorbeeld van het uitgebreide verslag, zie je hier een voorbeeld van een beknopte versie (fragment): 5 VOORTZETTING VAN HET SCHRIFTELIJK VASTLEGGEN VAN DE ADMINSTRATIEVE PROCEDURES Ter discussie staat de vraag of het schriftelijk vastleggen van alle administratieve procedures moet worden voortgezet. In de praktijk zijn namelijk twee problemen naar voren gekomen: - het vastleggen is veel tijdrovender dan in februari 99 is ingeschat (ca. 14 uur per procedure); - de nieuwe administrateurs maken tijdens hun inwerkperiode nauwelijks gebruik van de beschrijvingen die er tot nu toe zijn gemaakt, terwijl dit één van de doelen van vastlegging was.

7 De volgende argumenten voor voortzetting worden aangevoerd: - wanneer de administrateurs ervaring hebben in het vastleggen, zal dit minder tijdrovend worden; - het streven naar uniformiteit in de verschillende administratieve procedures kan doorgang vinden. Daarbij worden de volgende bedenkingen naar voren gebracht: - zijn de afdelingen wel bereid hun procedures aan te passen op verzoek van een andere afdeling? - hoe wordt bepaald welke procedure als standaard gaat fungeren? Als oplossing wordt voorgesteld: - het aantrekken van externe deskundigen, die de administrateurs assisteren en advies uitbrengen aan de diverse afdelingen. Besluit Het schriftelijk vastleggen van de administratieve procedures wordt voortgezet. Om de administrateurs te ontlasten zullen er heao-afstudeerders worden aangetrokken die ervaring hebben in bedrijfsadministratieve processen. Afspraken Alberts benadert de HES te Delft met het verzoek om ca. tien studenten te leveren met bedrijfseconomie als afstudeerrichting die onder begeleiding van een docent het project willen uitvoeren. De voorzitter licht alle administrateurs in zodra de HES te Delft positief heeft gereageerd en nodigt hen in dat geval uit voor de eerstvolgende vergadering. (bron: M.van der Molen-Willebrands, Fontys Lerarenopleiding Sittard, oktober 2000) besluitenlijst Dit is de meest beknopte versie van een verslag. Het bevat enkel de besluiten van een vergadering en niet de discussies die gevoerd werden om tot die besluiten te komen. Deze vorm wordt het vaakst gebruikt in vergadergroepen die regelmatig met elkaar overleggen. Hij moet altijd de volgende elementen bevatten: de datum van de vergadering wat de te ondernemen actie precies inhoudt wie de actie zal uitvoeren tegen wanneer de actie uitgevoerd moet zijn De kracht van deze vorm van verslag is dat hij kort en overzichtelijk is. Vaak wordt een besluitenlijst ook nog toegevoegd aan een beknopt verslag. Zo n verslag kan er erg schematisch uitzien:

8 (bron: M.van der Molen-Willebrands, Fontys Lerarenopleiding Sittard, oktober 2000)

9 Luisteren Leer gericht te luisteren naar de structuur van de spreker. Zo kun je de essentiële onderdelen makkelijk scheiden van de minder belangrijke. Let hierbij op het gebruik van signaal- of verbindingswoorden: opsommende: ten eerste, ten tweede, verder, bovendien, ook, vervolgens; tegenstellende: maar, echter, niettemin, daarentegen, toch, van de andere kant; vergelijkende: evenals, evenzeer, eveneens, op dezelfde wijze; verklarende: daarom, daar, omdat, aangezien, namelijk, want, immers; oorzakelijke: daardoor, waardoor, doordat, zodat, als gevolg van, zodoende, te danken/wijten aan; concluderende/samenvattende: dus, daarom, hieruit volgt, kortom, samengevat, dan ook, al met al, op grond van het voorgaande.

10 Handige tips Kies een plaats van waaruit je iedere spreker kan zien, liefst naast de voorzitter. Als je geen laptop gebruikt, is een A4-notitieblok handig om aantekeningen te maken. Maak op voorhand een lijst met aanwezigen. Je hoeft dan enkel hun naam aan te vinken of ze te vermelden als afwezig/verontschuldigd. Achter hun naam zet je de afkorting die je daarna in je verslag gaat gebruiken om naar hen te verwijzen. Vb: Conny DESMET (CD), Eric ALBRECHT (EA), Elodie ADAMS (EAD), François DUHART (FD), Maak op voorhand een document aan met daarin de agendapunten. Als je met papier werkt, kan je één A4-blad voorzien per agendapunt. Je kan werken met een 3-kolommenblad zoals dit voorbeeld:

11 Beland je in een pro- en contradiscussie, dan kan je je blad in twee kolommen opdelen waarin je de argumenten voor en tegen afzonderlijk van elkaar noteert. Ontwikkel je eigen stenografie. Kies afkortingen, symbolen, verwijswoorden, die duidelijk zijn voor jou en die je achteraf zonder moeite kan omzetten naar volle tekst. Vraag om verduidelijking als je niet helemaal zeker bent van wat je precies moet noteren. Vraag gerust aan de voorzitter of hij wil parafraseren wat er in het verslag moet komen. Vraag de spreker of uw samenvatting van zijn woorden de correcte is. Als een deskundige wordt uitgenodigd, kan je hem/haar vragen een samenvatting van zijn uiteenzetting te bezorgen. Gebruik in je verslag liefst geen telegramstijl. Doe je dit toch, zorg dan voor duidelijkheid in de constructie. Zorg ook voor een duidelijke lay-out. Maak het verslag zo snel mogelijk na de vergadering af. Dan zit alle informatie nog fris in je geheugen en is het gekribbel op je aantekeningenblad nog makkelijk leesbaar. Lees je verslag na op taalfouten. Laat je verslag nalezen door de voorzitter en vraag om zijn/haar goedkeuring. Zorg voor een snelle verspreiding.

12 Inhoud Je kan kiezen voor een chronologische of een thematische aanpak. chronologisch: thematisch: In de hoofding plaats je volgende informatie: welke vergadering: omschrijf kort het thema de datum de plaats het begin- en einduur de aanwezigen (en eventueel afwezigen) Daarna behandel je de verschillende agendapunten. Dat zijn de rubrieken van je tekst. Komen er gaandeweg nog punten bij, dan bewaar je die tot het einde van je verslag. Niet elke interventie van elke deelnemer moet opgenomen worden in je tekst. Het sleutelbegrip is hier relevantie. Toets op elk moment of het argument relevant is voor het behandelde onderwerp. Herhalingen en voorbeelden kan je dus al bij voorbaat uit je tekst schrappen. Vermeld de belangrijke argumenten en verwoord ze op neutrale wijze. Gebruik daarbij neutrale woorden. Vermijd dus wendingen als deze: FC beweert van niets op de hoogte te zijn. Neutraler is: FC meldt ons hier niet van op de hoogte te zijn. Je kan gebruik maken van deze wendingen: FC vermeldt, EA is van mening dat, Als je niet houdt van formules als JJ zegt dat of merkt Mevrouw X op, dan kan je kiezen om de uitspraak te formuleren en de spreker met zijn/haar afkorting tussen haakjes te vermelden: Het niet tijdig klaar zijn van het drukwerk kan de verdere planning in de war sturen (JJ). De uitspraak is geen letterlijk citaat, maar een parafrase in jouw eigen woorden. Daarom zijn dus geen aanhalingstekens nodig. Als de conclusie van een discussie je niet helemaal duidelijk is, vraag je gewoon of de voorzitter ze even duidelijk wil herformuleren voor het verslag. Let op met opmerkingen van vertrouwelijke aard. Vaak meldt de spreker zelf wel of hij/zij al dan niet wil dat ze in het verslag worden opgenomen. Afhankelijk van de gekozen vorm voeg je een besluitenlijst toe (zie voorbeeld).

13 Actieplan In een ideale wereld heb of maak je voldoende tijd vrij om deze verschillende stappen te doorlopen om een zo efficiënt mogelijk verslag te maken: 1. Lees liefst zo snel mogelijk na de vergadering- je aantekeningen door en vul ze eventueel aan. Je kan bijkomende informatie vragen door deelnemers nog even te contacteren. Orden je aantekeningen. 2. Beoordeel de genoteerde gegevens op relevantie en selecteer de informatie eruit die je wil verwerken in je verslag. 3. Beslis over de opmaak van je verslag. Kies je voor een thematische of een chronologische aanpak? 4. Formuleer je tekst. Zet spreektaal om naar schrijftaal. Schrijf alles in de tegenwoordige tijd. Gebruik de indirecte rede als je argumenten wil toewijzen aan bepaalde sprekers. 5. Lees je tekst na! Controleer hem op inhoud. Zijn alle nodige gegevens aanwezig? Is hij logisch opgesteld? Heb je lezergericht geschreven? Wees ook aandachtig voor taalfouten. Een tikfout wordt je snel vergeven. Een dtfout daarentegen Kijk tenslotte ook de vormgeving na. Is die overzichtelijk genoeg?

14 Tijdbesparende maatregelen Om het zowel voor jezelf als voor de lezer aangenamer te maken, is het belangrijk dat je taalgebruik en schrijfstijl zo leesbaar mogelijk zijn. Je hoeft daarom geen roman te maken van je verslag, maar je kan er wel voor zorgen dat je heldere taal gebruikt, zonder daarom in al te grote familiariteit of formaliteit te hervallen. Vermijd vanzelfsprekendheden: De voorzitter stelt voor het volgende agendapunt te behandelen. De voorzitter stelt voor een kleine ronde te houden zodat een ieder zijn zegje te doen en dat we daarna over het voorstel beslissen. De vergadering is nog druk in discussie als de klok van elf uur slaat en de voorzitter een einde maakt aan de discussie. Na afronding van punt 3 besluit men over te gaan tot behandeling van punt 4. Al deze zinnen hoeven niet geherfomuleerd te worden. Ze kunnen gewoon uit je verslag weggelaten worden. In elke vergadering wordt wel een tour de table gehouden om de mening van elke deelnemer te kennen. Dat hoef je niet expliciet meer te vermelden. Wees zo objectief mogelijk: Neem niet het taalgebruik van de spreker over, maar gebruik je eigen woorden. Vermijd negatieve formuleringen en probeer positieve wendingen te gebruiken. Zo kan je bijvoorbeeld eerder vermelden wat iemand belooft te zullen doen, dan wat hij/zij heeft nagelaten te doen. Wees ook op je hoede voor suggestieve opmerkingen: Na enige aarzeling wijst Karel erop dat... Met grote moeite gaat Ine akkoord met de afspraak... Geërgerd reageert Linda op de vraag van... Voor de zoveelste keer vraagt de voorzitter aan de groep... Hierna volgen nog een aantal tips en oefeningen die je kunnen helpen om je taal minder zwaar te maken.

15 Register Bekijk welke relatie je hebt met de lezers van je verslag. De toon van een tekst aan je teamleden verschilt van de toon die je gebruikt voor klanten, de tegenpartij in een conflict, het directiecomité, enz. Welke toon je kiest, kan je zelf beslissen. Zorg er wel voor dat je hem consequent aanhoudt. Spring voorzichtig om met synoniemen. Ze vertonen vaak een verschil in moeilijkheidsgraad, gevoelswaarde, en register. formeel neutraal informeel vulgair dame vrouw vrouwtje wijf voertuig wagen auto karretje zich hoeden voor oppassen voor uit je doppen kijken grootvader opa grootpapa oudje mond snater bakkes Kies synoniemen voor deze woorden: notuleren behoeftig rijden gemeente rustig zingen rijk vreten

16 Oefening Maak minder formeel Een tweede nefaste factor van de verdwijning van het regenwoud zijn de geïmporteerde gewassen die de oorspronkelijke begroeiing verdringen. Personeelsleden die recent aangeworven werden, bezitten nog niet de nodige kennis met betrekking tot de telecommunicatiesector. De organisatie spitst zich toe op de invoering van de lokale taal in het educatief systeem. Maak formeler In Scandinavië denken ze allemaal dat het aanzien van een predikant gedaald is omdat er nu ook meer vrouwen predikant zijn. Er is daar zo te zien dus meer emancipatie in de Kerk. Maar dat vinden ze daar dus niet allemaal even goed. Er moet ook een tweede dokter kijken of alles wel goed verlopen is. En dan moet ook nog een politiedokter alles controleren. Maar niemand kan een dokter dwingen, want euthanasie mag niet. We komen uw installatie volgende week doen. Dinsdag. In de voormiddag. En we hebben ook iemand nodig die daar moet zijn om ons binnen te laten.

17 Welkom in de 21 ste eeuw! Er wordt verwacht dat je verslag neutraal is en dat het zeker niet bol staat van de veronderstellingen en van jouw eigen mening. Dat hoeft echter niet te betekenen dat je je tekst moet opstellen in een soort van ambtenarentaal die erg zwaarwichtig klinkt en alvast niet bevorderlijk is voor een vlotte leesbaarheid. Heel wat woorden en wendingen zijn intussen zo oubollig geworden en in onbruik geraakt. Je vervangt ze best door een modernere maar daarom niet minder neutrale variant. Oefening Maak volgende zinnen hedendaagser Tot onze spijt kunnen we u niet meer inlichtingen geven aangaande nieuwe fietspaden. Onze vergadering zal om 20u aanvangen. Alvorens u binnentreedt, bent u gehouden de grond te kussen. Behoudens de punten 7 en 14 lijkt het verslag mij in orde. Het rapport bevat twaalf bijlagen benevens twee bijlagen. Daar er niemand kwam opdagen, werd de vergadering afgelast. Destijds stonden er hier nog geen huizen. Dienaangaande kunnen wij u onze volledige medewerking garanderen. Hij kuste haar voeten, doch zij wees hem trots de achterdeur. Dat lag geenszins in onze bedoeling. Heden zijn de rentevoeten met een half punt gedaald. Gelieve het door u gevraagde rapport in bijlage te vinden. Ik laat u hierbij de gevraagde informatie geworden. Ofschoon iedereen het pand verlaten had, bleef ze vastberaden zitten. Wij zijn te allen tijde bereid u logistieke steun te verlenen. Teneinde onze doelstellingen te kunnen realiseren, zullen we onze planning moeten herzien. Dientengevolge mogen we niet voorbarig ingrijpen. In dit schrijven krijgt u alle nodige informatie nopens uw bouwaanvraag.

18 Geef concrete informatie Vermijd vage aanduidingen zoals zo snel mogelijk, nogal wat, zelden, zo nu en dan, soms, af en toe, regelmatig, heel wat, diverse, een groot deel, aanzienlijk, doorgaans, gewoonlijk, Als je specifieke informatie kan geven, maak dan zoveel mogelijk concreet. bv. Ik verzoek u uw commentaar op de brief op korte termijn te bezorgen. Veel concreter wordt dit: Ik verzoek u uw commentaar op de brief voor 4 juni te bezorgen. bv. De kosten stegen aanzienlijk. Veel concreter wordt dit: De kosten stegen tot euro per maand. Vermijd vage voorzetseluitdrukkingen als met betrekking tot en het populaire naar toe 1. Vervang ze door enkelvoudige voorzetsels. 1 Leestip:Paulien Cornelisse, Taal is zeg maar echt mijn ding, uitgeverij Contact, Amsterdam/Antwerpen, 2010

19 Verwijzigingen Weet de lezer waaraan ik refereer? Verwijswoorden vervangen woorden die eerder in de tekst zijn voorgekomen en zorgen voor een vlottere leesbaarheid. Het moet duidelijk zijn waarnaar de woorden verwijzen. Dit kan soms wel eens fout lopen: 1. Het verwijswoord verwijst naar een begrip dat niet in de tekst genoemd wordt. Misschien zijn ze verdwaald en kunnen ze het aan niemand vragen. Het hongerprobleem heeft een enorme omvang gekregen. Daartoe zullen dan ook extra inspanningen moeten geleverd worden. 2. Het verwijswoord kan naar meer dan één woord verwijzen. De directeur liet zijn adjunct weten dat hij zijn reputatie zou schaden als hij de brief niet zou beantwoorden. 3. De afstand tussen het verwijswoord en het woord waarnaar het verwijst is te groot. In veel westerse landen houden de centrale bank en de overheid zich met vergelijkbare zaken bezig. Beide zijn ze verantwoordelijk voor een economisch gezonde maatschappij. Voor beide is het creëren van gunstige omstandigheden voor een groei van de werkgelegenheid een belangrijk doel. De eerste zorgt voor gunstige omstandigheden door een gelijkmatig prijspeil in stand te houden. De tweede streeft vaak naar verbetering van de koopkracht. 4. De verwijzing is grammaticaal verkeerd. Omdat dit nog niet bestaat in deze sector en er vraag naar is, zal Unizo in september met een nieuwe opleiding beginnen, met name dat van call-taker.

20 Oefening Te koop: modieuze jas voor heer, die gegarandeerd geen water doorlaat. Volgens Watzlawick heeft communicatie een inhoudelijke kant, de feitelijke boodschap. Daarnaast heeft het een relationele kant, die gevoelens uitdrukt. Wij zijn van mening dat de mening van de andere leden moet worden gepeild voordat de mening van de buitenstaanders wordt gevraagd. Pulp Fiction van de Amerikaanse topregisseur Quentin Tarantino won terecht de Gouden Palm. Het biedt twee en een half uur uitbundige cinema zoals je zelden gezien zult hebben. De huur van studentenkamers in Rotterdam is de laatste jaren zo gestegen dat het voor de meeste mensen niet meer te betalen is. Het oude echtpaar moet weg uit hun huis waarin het 20 jaar gewoond heeft. Het is logisch dat het instituut zo snel mogelijk onder het decreet wil vallen. Vanaf oktober start het instituut met een nieuwe opleiding, muziektherapie. Aangezien het instituut voor deze opleiding geen financiële middelen vraagt, zullen maar tien studenten toegang krijgen tot deze opleiding.

21 Parafrase, pleonasme en tautologie Schrijf compact. Werk overbodige uitleg weg. pleonasme ongeveer een tiental aanwezige bezoekers iets tot later uitstellen een mogelijke kans of gelegenheid kans op een eventuele fout ten slotte eindigen vooraf waarschuwen zich uitsluitend beperken tot een evaluatie achteraf plannen voor de toekomst nader toelichten nieuwe aanwinsten bestaande problemen achterstallige schuld tautologie zoals bijvoorbeeld vermoedelijk wellicht nogal vrij maar echter daarom dan ook vandaar dan ook zodra onmiddellijk vooraleer eerst tot onze spijt helaas nog eens opnieuw want immers onder andere enzovoort Oefening Hij drukte de wens uit een offerte te willen ontvangen. Ik ben niet in staat u te kunnen helpen. Ongeveer een tiental dagen geleden heb ik u die mail gestuurd. De mogelijkheid bestaat nog steeds dat er een storing kan gebeuren. De vermoedelijke oorzaak van het ongeval was wellicht drugsgebruik. We zien ons genoodzaakt uw aanvraag te moeten weigeren. Ze hebben dan wel de lotto gewonnen, maar ze hebben er echter niet het geluk door gevonden.

22 Stopwoorden, uitgeholde woorden Vermijd woorden als aspect, factor, functie, aard, fenomeen, terugkoppelen, oppakken, Voorbeeld: problemen van technische aard technische problemen het aspect van de brandveiligheid de brandveiligheid Het product heeft een vochtwerende functie. Het product weert vocht. Oefening een voorbeeldfunctie vervullen De bevoorradingssituatie in dat gebied is dramatisch. het aspect van de diversiteit binnen de geïntegreerde politie Dat voorstel is waanzin. Het is namelijk een feit dat een dergelijke aanpak onze competitiviteit zou ruïneren. Wat de literaire vertaler natuurlijk niet uit het oog mag verliezen is het feit dat zijn vertaling uiteindelijk moet lezen als zeg maar een oorspronkelijk in fraai Nederlands geschreven tekst. Een vorm van discriminatie steekt de kop op binnen het bedrijf.

23 Vage voorzetseluitdrukkingen Voorzetseluitdrukkingen klinken gewichtiger, maar kunnen even goed vervangen worden door enkelvoudige voorzetsels. met betrekking tot over, voor ten aanzien van over, op, voor, aan, tegen, met behulp van met, door in verband met met, wegens, volgens ten behoeve van voor met het oog op om te op het gebied van op, in, van, voor, over in het kader van bij, binnen, in, voor, om door middel van door, via, met naar toe aan, voor, onder invloed van door ten gevolge van door ten opzichte van over, tegenover, tegen ter gelegenheid bij, wegens van uit het oogpunt om te van van de kant van van Oefening De nieuwe wet is van toepassing ten aanzien van migranten. Wij hebben te maken met prijsschommelingen op het gebied van grondstoffen. De regering wil nieuwe banen scheppen door middel van bezuinigingen in de sociale zekerheid. We organiseren een nieuwe vergadering, speciaal ten behoeve van het organiseren van de tentoonstelling. Wilt u ons informatie toesturen met betrekking tot de nieuwe dienstregeling? Ten aanzien van het verzoek van mevrouw Verbiest moeten we opmerken dat dit volgende week vrijdag voor de raadkamer komt.

24 Modale werkwoorden en bijwoorden Zou u ons misschien kunnen laten weten wanneer u eventueel kunt komen? Werkwoorden als kunnen, mogen, willen en moeten, en bijwoorden als wellicht, misschien, eventueel en waarschijnlijk geven de houding weer van de schrijver tegenover de boodschap. Je kan ze gebruiken om je boodschap genuanceerder te maken. Overdrijf echter niet. Als je te voorzichtig te werk gaat, voelt je lezer zich onvoldoende aangesproken. Vooral als je hem oproept om iets te doen, kan de juiste toon van belang zijn. vb. U zou eventueel kunnen proberen uw medewerkers af en toe een complimentje te geven. wordt: Geef uw medewerkers af en toe een complimentje. Oefening Ik wil u graag verzoeken nog voor dinsdag bij mij langs te willen komen. Ik denk dat het nuttig zou kunnen zijn die maatregel nog even te willen uitstellen. De voorzitter beklemtoont dat eventuele besluiten een adviserend karakter hebben. De voorstellen die geformuleerd zouden worden, kunnen evenwel door de gemeenteraad gebruikt worden als basis om op verder te bouwen.

25 Omslachtige werkwoordelijke uitdrukkingen Het wordt tijd dat we onze plannen tot uitvoering brengen. Vermijd omslachtige werkwoordelijke uitdrukkingen. Ze maken je tekst zwaarder, waardoor hij aan directheid inboet. Voorbeelden: aan een onderzoek onderzoeken onderwerpen in overweging nemen overwegen ten uitvoer brengen uitvoeren naar een eindpunt voeren beëindigen in beschouwing nemen beschouwen in rekening brengen verrekenen tot ontwikkeling brengen ontwikkelen stimulerend werken stimuleren adviserend optreden adviseren een lonend effect hebben lonen risicobeperkend werken het risico beperken vertragend werken vertragen bevorderend zijn bevorderen Oefening Het nieuwe beleid leidde tot een stijging van de basisprijzen. De oeverloze discussies waren beslist niet bevorderlijk voor het bereiken van een goede afloop van de bijeenkomst. De beschadigde tunnel dient aan een grondig onderzoek onderworpen te worden vooraleer met het plaatsen van de elektrische bedrading gestart kan worden. De algemene vergadering treedt adviserend op naar de raad van bestuur toe. Als we alle mogelijke oorzaken in overweging moeten nemen, zou dat vertragend kunnen werken op de besluitvorming.

26 DUIDELIJKE INFORMATIE: oefeningen Maak volgende zinnen korter en directer U kunt uw zaak bij de commissie nader komen toelichten. Voorwaarde is wel dat uw verzoek voor 1 november binnen moet zijn. Leerkrachten met een weinig expressieve manier van lesgeven vertonen in bepaalde opzichten een onaangepaste vorm van gedrag. De probleemanalyse is een essentiële factor in de besluitvorming van een vergadering. Ondanks het feit dat ze geïnterpelleerd werden, bleven een aantal vraagstellingen in verband met de verantwoordelijkheid van de drie genoemde politici onbeantwoord. In situaties waarin zich gevoelens van medelijden ontwikkelen van de verpleegster naar de patiënt toe, is een stuk afstandelijkheid op zijn plaats. Onder dankzegging voor uw uitnodiging verblijven wij, met de meeste hoogachting, Mevrouw Verbiest hield een gedegen uiteenzetting in verband met feedback die met het oog op het sensibiliseren van minder gemotiveerde medewerkers toch wel enige relevantie bezat. De situatie is zo dat onze toeleveranciers er moeite mee hebben zich aan de met ons overeengekomen termijnen te houden. We willen, dacht ik, ergens wel een stuk medemenselijkheid naar de doelgroep toe brengen om die mensen in staat te stellen hun eigen inbreng te hebben in het inspelen op en doorspelen van informatie.

27 ANNEX: Enkele taaloefeningen T KOFSCHIP Kies de juiste werkwoordsvorm Om in aanmerking te komen voor de premie beantwoord / beantwoordt / beantwoort u de vragen op het formulier dat is bijgevoegd / bijgevoegt. Omdat de lokalen op onze oude site te klein geworden zijn, verhuisd / verhuisdt / verhuist onze firma begin januari naar een opgehoogd / opgehoogt terrein buiten de stad. Als we verhuisd / verhuisdt / verhuist zijn, zal het oude pand vernieuwd / vernieuwt en geverfd / geverft worden. Als trouwe klant word / wordt u vriendelijk uitgenodigd / uitgenodigt op de plechtige opening van onze nieuwe kantoren. Onze firma betaald / betaalt facturen steeds binnen een termijn van 30 dagen. Een evaluatierapport van je vooruitgang word / wordt je eerstdaags toegestuurd / toegestuurt. Omdat het contract afgelopen was, verwachte / verwachtte de manager geen feedback meer te ontvangen. Houd / Houdt / Hout deze goed bij. Morgen beantwoord / beantwoordt / beantwoort je hem als eerste. Ik heb alle gegevens per ongeluk gedelete / gedeleted / gedeletet. Nochtans had ik elk document zorgvuldig gesaved / gesavet. Maureen heeft de klant ge- d / ge- d / ge- t. Lolsmurf heeft de smurfen gisteren een explosief cadeau gesmurfd / gesmurft. Henk download / downloadt / loadt down zoveel dat hij regelmatig op smallband gezet word / wordt / wort. Hij heeft zijn site gisteren nog geüpdate / upgedatet / geüpdatet / ge-update / geüpdated. Na de installatie overhandigd / overhandigdt / overhandigt de installateur de codes. Het huis brande / brandde / brand volledig uit.

28 Tangconstructies Deze constructies zijn eigen aan het Nederlands. Ze zijn niet fout, maar ze maken je tekst nodeloos moeilijk. bv. Ze hebben ons, hoewel we het meerdere keren met aandrang hebben gevraagd, nog steeds geen bericht gestuurd. Oefening De tot nu toe zonder gevolg gebleven nota verdient een spoedbehandeling. Heb je het bericht over die twee misdadigers die gisteren uit de gevangenis van Leuven ontsnapt zijn gehoord? Het filiaal, wanneer dat eenmaal geopend is, zal zich uitsluitend bezighouden met verzekeringen. De roddelpers schreef dat, nu prinses D. met rokkenjager B.C. gezien werd, de minirok weer snel zou oprukken. Ze is uit Poperinge, een rustig, landelijk dorp in de Westhoek, afkomstig. De kleine boeren, die bij uitstek te maken hebben met het mestprobleem en die financieel het kwetsbaarst zijn, protesteren met klem tegen het nieuwe voorstel van de milieuminister. De door uw firma in het vorige kwartaal eenzijdig doorgevoerde prijsverhoging verontrust ons buitengewoon.

29 De correcte spelling van (nieuwe) leenwoorden accountmanager all-inpakket back-upbestand businessclass chief executive officer deleten hij deletet deletete gedeletet Dow-Jonesindex download hij downloadt downloadde gedownload electronic data processing en hij t de ge- d faxen hij faxt faxte gefaxt feedback gsm gsm's humanresourcesafdeling knowhow lay-out leasen hij leaset leasete/leasede geleaset/geleased no-nonsensepolitiek non-profit online plug-in public relations officer saven hij savet savede gesaved sms sms'je sms'en hij sms't sms'te ge-sms't stand-by technical sales assistant updaten hij updatet updatet geüpdatet upgrade hij upgradet upgradede geüpgraded up-to-date voic TIP: Een volledige spellinggids vind je in het Groene Boekje.

30 <naam vergadergroep> Presentielijst Datum: Nr. Naam: Handtekening:

31 Bibliografie Coillie, Jan van, Klare taal. Efficiënt leren schrijven. Leuven, Davidsfonds/Literair, 2006 Permentier, Ludo, De Standaard Stijlboek. Roesselare, Roularta books, 2003 van Belle, Hilde en Reynders, Anne, Functioneel en strategisch schrijven, Adviezen en oefeningen op tekstniveau. Leuven / Voorburg, Acco, 2004 Verrept, Stijn en Janssen,Theo, Tweeluik Schriftelijke communicatie, I Strategisch corresponderen. Houten / Diegem, Bohn Stafleu Van Loghum, 1991 von Meyenfeldt, Fokkelien, Informatief Communiceren. Den Haag, Academic Service, 2007