Europese Aanbesteding Sanitaire artikelen t.b.v. de Gemeente Den Haag Nr. 2014/S

Transcriptie

1 Europese Aanbesteding Sanitaire artikelen t.b.v. de Gemeente Den Haag Nr. 2014/S Nota van Inlichtingen nr. 2 Kenmerk SSI Verzenddatum : 17 juni 2014 Bijlagen : BIJLAGE 6 Prijsopgave BDH-DSB-IDC versie BIJLAGE 6 Prijsopgave OCW versie BIJLAGE 6 Prijsopgave HGR versie Uiterste inleverdatum inschrijvingen: 24 juni 2014 om uur Inleveradres : IDC/Inkoop Spui 70 Den Haag NL Melden aan de receptiebalie in het Atrium Historie Nota s van Inlichtingen : NvI nr. 1 verscheen en bevatte vraag 1 t/m 76 Geachte heer, mevrouw, Van deelnemers aan het aanbestedingstraject heeft het Intern Dienstencentrum vragen ontvangen die hieronder zijn weergegeven samen met onze antwoorden. U dient dit document te beschouwen als een aanvulling op de al eerder verzonden informatie. Vraag 77 NvI 1 Vraag 8, 50, 51, 52 Meerdere inschrijvers hebben in de nota van inlichtingen vragen gesteld betreffende paragraaf manipulatief, beneden kostprijs en realistisch inschrijven. Uit het antwoord op de vragen is het ons nog steeds volstrekt onduidelijk hoe de gemeente Den Haag de prijzen objectief beoordeeld op: 1: Realistische prijzen, de kostprijs van een inschrijver kan lager zijn dan van andere inschrijvers 2: Prijzen onder kostprijs, inzicht in kostprijzen van inschrijvers is vrijwel onmogelijk door verschillende bedrijfsvoeringen, waardoor abnormaal ogende prijzen wel realistisch kunnen zijn. 3: Branche gebruikelijke prijzen, het is niet gebruikelijk inzicht te hebben in prijsstellingen van andere inschrijvers waardoor de prijzen van verschillende inschrijvers altijd van elkaar afwijken. Dit is afhankelijk van de opdracht, bedrijfsstrategie, aantallen, locatie ed. In de markt m.b.t. sanitaire voorzieningen is er niet één gebruikelijk prijsniveau. Wij verzoeken u dan ook om deze onderdelen te laten vervallen, gezien het niet mogelijk is voor de aanbestedende dienst om op deze onderdelen de inschrijvers objectief te beoordelen. Zo niet, verzoeken wij de aanbestedende dienst de volgende vragen te beantwoorden: Hoe beoordeelt u objectief of inschrijvers een realistische prijs hebben aangeboden? Hoe beoordeelt u objectief dat prijzen abnormaal zijn? Hoe beoordeelt u objectief dat prijzen onder de kostprijs aangeboden worden? De gemeente gaat niet in op uw voorstel. De gemeente kan bijvoorbeeld het vermoeden hebben dat sprake is van een manipulatieve of

2 irreële inschrijving als (bepaalde) prijzen abnormaal laag lijken te zijn en/of juist erg hoog. In dergelijke gevallen kan bij de gemeente de indruk ontstaan dat de prijzen zodanig opgegeven zijn met als doel om de gunningssystematiek te manipuleren of zodanig zijn opgegeven dat de gemeente twijfelt aan een goede nakoming van het contract. In dergelijke gevallen zal de gemeente de betreffende inschrijver in de gelegenheid stellen om zijn inschrijving/prijzen nader te onderbouwen Indien de gemeente meent dat er sprake is van abnormaal lage prijzen, dan zal zij de procedure volgen van artikel Aanbestedingswet, die hiervoor bedoeld is. De gemeente stelt niet als eis dat prijzen niet onder de kostprijs aangeboden mogen worden. Het aanbieden van prijzen onder de kostprijs kan echter wel een indicatie zijn dat er sprake is van abnormaal lage prijzen. Het is aan de betreffende inschrijver om op verzoek van de gemeente aan te tonen dat er geen sprake is van prijzen onder de kostprijs, dan wel om naar het oordeel van de gemeente afdoende te motiveren waarom de prijzen op het opgegeven niveau liggen, ook al liggen zij onder de kostprijs. Ook indien er volgens de gemeente sprake is van erg hoge prijzen, zal zij een verificatieprocedure als hiervoor bedoeld houden. Samengevat komt het er dus op neer in welke mate de prijzen afwijken en de reden hiervoor. De gemeente zal hierbij de lijn in de jurisprudentie hanteren. De gemeente wil hier nogmaals benadrukken dat de betreffende passage is opgenomen ter bescherming van de gemeente en niet ten behoeve van overige inschrijvers. Helaas zijn passages over manipulatieve/irreële inschrijvingen in de praktijk noodzakelijk gebleken. Voor het overige verwijst de gemeente naar de beantwoording van vraag 8, NvI 1. Vraag 78 NvI 1 Vraag 10, 22, 23, 64, 65 Meerdere inschrijvers stellen u de vraag om toe te staan dat er gebruik gemaakt wordt van meerdere universele sleutels per dispensersoort. Echter antwoord u negatief op deze vragen. U staat wel toe dat voorzieningen een ander soort slot hebben dan welke met een sleutel geopend dienen te worden, te weten een drukknop voor de luchtverfrissers en de zeep. (vraag 23,64). Uw eigen schoonmaakdienstverlener is niet bekend met het drukknop systeem waardoor er verwarring kan ontstaan bij het navullen. Op dit moment maakt uw eigen schoonmaakdienstverlener ook gebruik van meerdere universele sleutels waaraan geen hinder wordt ondervonden in de werkzaamheden. Daarbij is de eis disfunctioneel gezien bijvoorbeeld de luchtverfrisser geserviced wordt door de inschrijver zelf. Wij verzoeken de aanbestedende dienst de disproportionele eis te laten vervallen en het toe te staan dat er enkele(3) universele sleutels gebruikt worden. Zo niet, kunt u een nadere toelichting geven? Gelet op de informatie die de gemeente heeft en het bovenstaande, is besloten dat voor de zeepdispenser, de seatcleanerdispenser en de luchtverfrisser geldt dat een (verborgen) sluitsysteem voldoende is. Voor de toiletrolhouder en de handdoekautomaten (zowel papieren handdoekjes als textiele rollen) mogen maximaal twee verschillende sleutels worden gebruikt. Vraag 79 NvI Vraag 13 Voor zover ons bekend, gecontroleerd op de websites van inschrijvers, heeft geen enkele van bij de

3 schouw aanwezige partijen, partij A, partij B, partij C en partij D, een industriedispenser welke volledig in lijn is met de overige dispensers. Deze maken slechts een klein deel uit van de gehele opdracht, waardoor uitsluiting op een kleine afwijking disproportioneel is. Wij verzoeken u nogmaals om het toe te staan dat de specificaties van de dispenser voor de industriële zeep enigszins afwijkt, zodat u geen partijen uitsluit van deelname. Gaat u hiermee akkoord? Ja, de gemeente gaat ermee akkoord dat de dispenser voor industriële zeep enigszins afwijkt van de overige zeepdispensers. Ten behoeve van een juiste aanbieding worden daarom de prijzenbladen voor de drie percelen aangepast en zal een regel worden toegevoegd voor de industriële zeepdispenser. Met deze nota van inlichtingen worden nieuwe versies van de prijzenbladen voor perceel 1, 2 en 3 meegestuurd. Inschrijvers dienen deze nieuwe versies te gebruiken bij hun inschrijving. Vraag 80 NvI 1 Vraag 68 De eis antibacteriële is niet verenigbaar bij industriële zeep. Door de toepassing en de gebruiksomgeving heeft industriële zeep geen antibacteriële werking. Wel kan industriële zeep PH neutraal zijn. Wij verzoeken u daarom de eis antibacterieel voor de industriële zeep te laten vervallen. Gaat u hiermee akkoord? Ja, de gemeente gaat hiermee akkoord. Vraag 81 NvI 1 Vraag 15,19,72,73 U geeft aan dat de aanbestedende dienst de afmetingen betreffende de afvalbakken handhaaft tbv. de beperkte ruimte op sommige locaties. Wij begrijpen dat u de afvalbakken passend wilt hebben in de ruimtes echter heeft bijvoorbeeld de hoogte van de afvalbak weinig tot geen invloed op de beperkte ruimte. Wij verzoeken de aanbestedende dienst hierom de afmetingeisen voor de afvalbakken te laten vervallen. De gemeente gaat hier niet mee akkoord en handhaaft de eisen voor wat betreft de afmetingen van de afvalbak. Vraag 82 NvI 1 Vraag 15 Eis 85-88: Grote afvalbakken hebben veelal een inhoud van 50 liter en kleine afvalbakken een inhoud van 20 liter. Wij hebben een afvalbak met halfopen deksel ontwikkeld in lijn de overige apparatuur met een inhoud van 35 liter zodat deze zeer breed inzetbaar is, er geen verschillende afmetingen nodig zijn waardoor de totale uitstraling van alle sanitaire ruimtes optimaal is. De afmetingen van deze afvalbak betreffen 67,4 cm h, 44,2 cm b en 24,8 d. Gaat de aanbestedende dienst akkoord met deze afwijking? Nee, de gemeente gaat hier niet mee akkoord en handhaaft de eisen voor wat betreft de afmetingen van de afvalbak. Vraag 83 NVI 1 vraag & antwoord 10/23 U geeft aan dat er slechts één sleutel gebruikt mag worden voor de dispensers. Wij hebben echter zelf geen handdoekautomaten met katoenen rollen. Die kopen we graag voor u in, maar het gevolg is dat dan, alleen voor de handdoekautomaat, we een andere sleutel hebben dan voor de rest van ons aangeboden assortiment. Om een geldige aanbieding te kunnen doen, vragen we u vriendelijk dit toe te staan. Zie het antwoord op vraag 78. Voor alle duidelijkheid wil de gemeente nog benadrukken dat de eis v.w.b. de handdoekrollen 100% textiel betreft.

4 Vraag 84 NVI 1 vraag & antwoord 13 U geeft aan dat elke voorkomende zeep in dezelfde automaat moet passen. Indien u met industriële zeep de gekende korreltjes zeep bedoelt, kan géén enkele leverancier hieraan voldoen. Wij willen u daarom vragen uw eis voor eenzelfde automaat wat betreft de industriële zeep te laten vallen. Zie het antwoord op vraag 79. Vraag 85 NVI 1 vraag & antwoord 43 Paragraaf x Indien we in aanmerking komen voor meerdere percelen, nemen we het dan correct aan dat we één opstelling kunnen leveren met de dispensers uit alle 2 of 3 percelen erop? Of moeten het echt 3 aparte opstellingen zijn die ook op verschillende locaties geleverd moeten worden? De gemeente gaat ervan uit dat de inschrijver die voor een specifiek perceel voor gunning in aanmerking komt, ook voor dat specifieke perceel een proefopstelling installeert, per perceel wordt een locatie aangewezen waar de proefopstelling gerealiseerd moet worden. Vraag 86 N.a.v. antwoord 8 Wanneer is er wat betreft de Gemeente sprake van een `vermoeden` van irreële of manipulatieve offerte? Zie het antwoord op vraag 77. Vraag 87 N.a.v. antwoord 8 Wanneer is er wat betreft de Gemeente sprake van realistische prijzen? Zie het antwoord op vraag 77. Vraag 88 N.a.v. antwoord 8 Hoe bepaalt de Gemeente in vergelijking van de verschillende inschrijvers, de significante verschillen als de Gemeente de kostprijs niet kent? Zie het antwoord op vraag 77. Vraag 89 N.a.v. antwoord 10 Wellicht ten overvloede, maar in vraag 10 refereert men naar eis 36, terwijl het eis 37 betreft. Kunt u bevestigen dat u eis 37 bedoelt? Ja, correct u kunt ervan uitgaan dat de vragensteller bij vraag 10 op eis 37 doelt, al houdt e.e.a. natuurlijk tevens verband met eis 36. Vraag 90 N.a.v. antwoord 13 U blijft bij handhaving van eis 68, dat vier verschillende zeepsoorten in dezelfde geoffreerde automaat dienen te passen. Er zijn geen leveranciers op de markt, die aan deze eis kunnen voldoen. Deze verschillende zeepsoorten hebben elk hun eigen dispenser met afwijkende inhoudsmaten. Dit om de herkenbaarheid voor de gebruiker te verhogen en t.b.v. het gebruikersgemak voor de schoonmaakdienst; zij weten op die manier direct welke vulling in welke dispenser geplaatst dient te worden. Bovendien zijn de verschillende dispensers voorzien van een ander soort binnenwerk. Dit heeft te maken met de viscositeit van de zeepsoorten. Hoe hoger de viscositeit, hoe langzamer de vloeistof (in dit geval) zeep stroomt. Het plaatsen van verschillende vullingen in een en dezelfde dispenser zou verstoppingen veroorzaken in het binnenwerk en leiden tot het kapot gaan van de dispenser.

5 Wij vragen nogmaals om deze eis bij te stellen naar een onderverdeling in: Zeepschuimdispenser/foamdispenser (hierin past zowel fresh foam als sensitive foam): inhoud 500 ml of 1 liter Hair & body wash dispenser: inhoud ca. 350 ml Industriële zeepdispenser: inhoud 2 liter Desinfecterende of antibacteriële zeepdispenser: inhoud 500 ml Kunt u hiermee akkoord gaan? Nee, de gemeente gaat er niet mee akkoord om per zeep soort een verschillende dispenser uit te vragen. Wel wordt het mogelijk om een enigszins afwijkende dispenser aan te bieden voor de industriële zeep. Zie tevens het antwoord op vragen 79 en 84. Vraag 91 N.a.v. antwoord 13 Er van uitgaande dat u met vraag 90 akkoord gaat en inschrijvers de mogelijkheid geeft 4 verschillende zeepdispensers aan te bieden, vragen wij u hierop de prijzenbladen aan te passen. Kunt u de prijzenbladen aanpassen? Zie het antwoord op vragen 79, 84 en 90. Vraag 92 N.a.v. antwoord 32 Kunt u bevestigen dat alle 3 de percelen worden beoordeeld en gehonoreerd met maximaal 1000 punten voor kwaliteit en maximaal 1000 punten voor prijs per perceel? Ja, dit is correct, zoals ook staat vermeld in paragraaf 4.3 van aanbestedingsleidraad. Vraag 93 N.a.v. antwoord 42 U geeft aan geen proces verbaal te zullen verstrekken. Volgens de aanbestedingswet bent u hiertoe verplicht. Wij verzoeken dan ook nogmaals om een proces verbaal te verstrekken waarin alle inschrijvende partijen worden weergegeven. Kunt u dit bevestigen? Nee, in tegenstelling tot wat u aangeeft is de gemeente als aanbestedende dienst niet verplicht om na opening van de inschrijvingen een proces-verbaal van opening aan alle inschrijvers te verstrekken. Het antwoord op vraag 42 blijft gehandhaafd. Vraag 94 N.a.v. antwoord 43 Volledigheidshalve vragen wij u of per perceel een ruimte ter beschikking wordt gesteld waar alle aangeboden artikelen inclusief supplies geïnstalleerd dienen te worden? Zo ja, zijn dit speciaal daarvoor beschikbaar gestelde ruimtes of zijn dit bestaande sanitaire ruimtes? Zie tevens het antwoord op vraag 85, per perceel wordt een locatie aangewezen waarop in een bestaande sanitaire ruimte de proefopstelling dient te worden gerealiseerd door de voor gunning in aanmerking komen leverancier. Bij deze proefopstelling moeten de in het betreffende perceel - gevraagde middelen moeten worden ingezet. Vraag 95 N.a.v. antwoord 47 Uit ervaring blijkt dat bij beoordeling o.b.v. consensus, beoordelingen "dicht" bij elkaar komen te liggen; dit wordt versterkt doordat er geen tussenliggende % ( ) worden gescoord; hierdoor zal het relatieve aandeel van de prijsbeoordeling versterkt worden; teneinde de doelstelling van de aanbestedende dienst (50/50) te onderbouwen adviseren wij u, nogmaals, een verhouding 40% prijs en 60% kwaliteit. Gaat u hiermee akkoord? Indien nee, kunt u dan motiveren hoe u de doelstelling tracht te halen? Nee, niet akkoord. De gemeente deelt uw ervaring niet en handhaaft het antwoord op vraag 47 en

6 hetgeen is aangegeven bij vraag 44. Vraag 96 N.a.v. antwoord 61 U geeft aan dat een dispenser een voornamelijk witte uitstraling moet hebben. U geeft aan geen percentages te benoemen. Hiermee wordt de eis multi interpretabel. Om iedereen gelijke informatie te geven, verzoeken wij nogmaals om een afwijkingspercentage te noemen. Kunt u dit percentage weergeven? Nee, een percentage wordt niet weergegeven en eis 34 blijft gehandhaafd. Overigens hebben alle inschrijvers hiermee gelijke informatie. Vraag 97 N.a.v. antwoord 67 U geeft aan dat ook voor wat betreft de dames hygiëne- en incontinentiecontainers afbeeldingen van de verbruiksartikelen dienen worden toegevoegd. Kunt u nader toelichten waarvan u precies afbeeldingen wenst? De gemeente kan zich voorstellen dat het antwoord op vraag 67 als verwarrend kan worden ervaren: Eis 67 is op de dameshygiëne- en incontinentiecontainers niet van toepassing, omdat deze niet behoren tot de verbruiksartikelen, waar eis 47 over gaat, maar tot de automaten/dispensers. Vraag 98 N.a.v. antwoord 68 Een industriële zeep heeft normaliter als bestanddeel een lichte scrub en heeft GEEN antibacteriële werking. Uiteraard is het overgrote deel van de industriële zeep een reguliere zeepsoort. Echter het doel van de industriële zeep is dat deze extra reinigt, juist bij sterk vervuilde handen. Deze wordt dan ook vaak gebruikt in productie omgevingen. Daarom vragen wij u of onze aanname juist is dat uw antwoord wellicht een vergissing is en u een zeepsoort bedoelt met een licht schurende werking en niet perse antibacterieel is? Zie het antwoord op vraag 80. Vraag 99 N.a.v. antwoord 70 Kunt u een percentage aangeven voor wat betreft het grootste deel van de sanitaire ruimtes waarin behoefte is aan een capaciteit van twee rollen naast elkaar? Nee, zoals vermeld is in het antwoord op vraag 70 zijn de exacte gegevens helaas niet beschikbaar, ook is het voor de gemeente niet mogelijk om een percentage aan te geven. Vraag 100 N.a.v. antwoord 70 Is onze aanname juist dat dit alleen perceel 1, het stadhuis betreft? Nee, dit antwoord ziet op alle percelen, niet alleen op perceel 1 (waar het Stadhuis slechts een onderdeel van uitmaakt, perceel 1 is breder dan alleen het Stadhuis). Vraag 101 N.a.v. fout in bijlage 6, perceel 1 In tabblad totaaloverzicht locaties IDC2 geven de formules foutmeldingen in kolom BE. Graag ontvangen wij een correcte bijlage. U heeft gelijk, excuus voor dit ongemak. Met deze nota van inlichtingen wordt een nieuwe versie van het prijzenblad voor perceel 1 (en percelen 2 en 3, zie tevens het antwoord op vraag 79) meegestuurd. Inschrijvers dienen deze nieuwe versies te gebruiken bij hun inschrijving.

7 Met vriendelijke groet, Mw. L. Willegers IDC/Inkoop