1. Inleiding Rollen Melder Communicatieverantwoordelijke Evacuatieverantwoordelijke... 3

Transcriptie

1 Procedure Intern noodplan Gemeentebestuur Knokke-Heist Inhoud 1. Inleiding Rollen Melder Communicatieverantwoordelijke Evacuatieverantwoordelijke Evacuatiesteward Interventieverantwoordelijke Eerste hulpverlener Materiaalverantwoordelijke EHBO Middelen Waarschuwing, alarmering en melding Compartimentering Brandbestrijding Rook- en warmteafvoer Evacuatieplannen Noodplanteam Interventiedossier EHBO-koffer en -lokaal Werkwijze Waarschuwing, alarmering, melding Oproep en begeleiding hulpdiensten Interne communicatie Noodplanteam Externe communicatie Noodplanteam Eerste hulp Nazorg Evacuatieoefeningen Opleiding en informatie Bijlagen

2 1. Inleiding Documenten met betrekking tot het intern noodplan bestaan op twee niveaus: 1. Deze procedure intern noodplan beschrijft de algemene organisatie, taken en communicatielijnen van het noodplanteam voor alle personeelsleden en gebouwen waar zij tewerkgesteld zijn van het gemeentebestuur Knokke-Heist. Deze procedure wordt omgezet in de praktijk aan de hand van praktisch hanteerbare instructies en hulpdocumenten, zoals: actiefiches met de rol van elke persoon binnen het noodplanteam, een lijst met nuttige contactgegevens. 2. Afhankelijk van de omvang en de specificiteit van een bepaalde locatie, kan gekozen worden om specifieke instructies verder uit te werken, eigen aan de locatie waarvoor ze zijn bedoeld. Deze zijn gebaseerd op de procedure intern noodplan en de algemene actiefiches. Andere documenten die deel uitmaken van het intern noodplan en specifiek zijn aan elke locatie: evacuatieplannen interventiedossier brandweer handleidingen en instructies behorende tot de brandmeldcentrales, brandbestrijdingsmiddelen of gerelateerde installaties. Bovenstaande documenten worden verder in deze procedure toegelicht. 2. Rollen 2.1. Melder Ieder gebouw dat een continue bezetting heeft tijdens de kantooruren of daarbuiten, dient te beschikken over een centraal (nood-) nummer waarop onregelmatigheden of calamiteiten kunnen gemeld worden. Afhankelijk hiervan, zal de melder (bij voorkeur eerst) contact opnemen met een medewerker of meldcentrale van het gemeentebestuur, dan wel rechtstreeks met het hulpcentrum 112. De instructies daartoe worden in elk gebouw op voldoende wijze geafficheerd door middel van de richtlijnen Wat doen in geval van nood?. De melding kan echter ook elektronisch gebeuren: door middel van brand- of gasdetectie of het indrukken van een meldknop Communicatieverantwoordelijke De rol van communicatieverantwoordelijke is van toepassing in de gebouwen die beschikken over een centrale onthaalfunctie (stadhuis, cultuurcentrum, museum enz.). De melder van een calamiteit zal doorgaans met deze persoon het eerste contact hebben. De rol van communicatieverantwoordelijke is cruciaal in de beginfase: na registratie en (door)melding van de situatie, dienen immers de verschillende rollen binnen het noodplanteam te worden aangeduid door deze persoon. Het noodplanmateriaal wordt klaargezet (zie verder). In gebouwen waar geen centraal onthaal aanwezig is, worden de taken van de communicatieverantwoordelijke verdeeld onder evacuatie- en interventieverantwoordelijke. Persmededelingen behoren niet tot het takenpakket. Wel communiceert deze persoon verder intern volgens noodzaak: verwittigen college, directie, communicatiedienst (persmededelingen), enz. De specifieke acties van de communicatieverantwoordelijke zijn opgesomd in de actiefiche rol communicatieverantwoordelijke in een noodsituatie. 2

3 2.3. Evacuatieverantwoordelijke De specifieke acties van de evacuatieverantwoordelijke zijn opgesomd in de actiefiche rol evacuatieverantwoordelijke in een noodsituatie. In gebouwen zonder centraal onthaal dienen de aanwezige medewerkers voldoende op de hoogte te zijn om deze rol spontaan, dan wel op vraag van een collega, op te nemen Evacuatiesteward Al naargelang de omvang van een gebouw worden evacuatiestewards ingezet. Bij kleinere gebouwen kan de evacuatieverantwoordelijke de taken zelf opnemen. Er kunnen meerdere evacuatiestewards zijn per gebouw, bijvoorbeeld per verdiep/vleugel. Taken kunnen ook per verdiep/vleugel verdeeld worden: bijvoorbeeld burelen en gemene delen. Evacuatiestewards onder de medewerkers kunnen nominatief bepaald worden, mits een cascadesysteem zodat andere collega s de rol opnemen bij afwezigheid. Evacuatiestewards kunnen ook bezoekers zijn. Bijvoorbeeld: de trainer van een basketbalteam die aangeeft bij de evacuatieverantwoordelijke dat zijn volledige team het sportcentrum heeft verlaten. Bij uitbreiding kan eenieder die informatie kan geven over de aan- of afwezigheid van personen in een bepaald lokaal of vleugel van het gebouw, aanzien worden als een evacuatiesteward. Belangrijk is dat al deze informatie wordt gecentraliseerd bij de evacuatieverantwoordelijke. De specifieke acties van de evacuatiestewards zijn opgesomd in de actiefiche rol evacuatiestewards in een noodsituatie Interventieverantwoordelijke De specifieke acties van de interventieverantwoordelijke zijn opgesomd in de actiefiche rol interventieverantwoordelijke in een noodsituatie. Deze medewerkers hebben ook een belangrijke rol in het aspect (brand)preventie bij hun dagelijkse taken. Attent zijn voor mogelijke (brand)risico s die ontstaan, het vrijhouden van vluchtwegen en consequent melden van defecten, zijn daar enkele voorbeelden van Eerste hulpverlener Een eerste hulpverlener kan kleine wonden onmiddellijk verzorgen; ernstige verwondingen kunnen onder controle worden gehouden tot gespecialiseerde hulp opdaagt. Snelle eerste hulp kan bijdragen tot een kortere verzorgings- en genezingstijd. Ook meegenomen is dat opgeleide hulpverleners oog hebben voor preventie en veiligheid. Zij helpen niet alleen bij ongevallen, zij helpen ook ongevallen voorkomen. Per gebouw is bepaald wie eerste hulpverlener is: de telefoonlijst van het intern noodplan bevat een lijst met contactgegevens per locatie. Het aantal vereiste eerste hulpverleners per gebouw is vastgelegd door middel van een risicoanalyse. De eerste hulpverleners volgen allen een gelijke basisopleiding en jaarlijkse bijscholing. De specifieke acties van de eerste hulpverlener bij een dringende interventie zijn opgesomd in de actiefiche rol eerste hulpverlener in een noodsituatie Materiaalverantwoordelijke EHBO Per afdeling of gebouw staat een materiaalverantwoordelijke in voor de periodieke controle en aanvulling van de inhoud van de EHBO-koffers en -lokalen. Daarbij wordt de lijst van minimale beschikbare middelen gebruikt als uitgangspunt: standaardisatie in het gamma is belangrijk, onder andere voor de gemeenschappelijke opleidings- en bijscholingsmomenten. De minimuminhoud en locatie van de EHBO-koffers wordt vastgelegd door middel van een risicoanalyse. 3

4 3. Middelen 3.1. Waarschuwing, alarmering en melding Hierbij enkel definities zoals voorzien in de wetgeving en concrete voorbeelden van mogelijke toepassing: 1. Waarschuwing Definitie: informatie over de ontdekking van een noodsituatie doorgegeven aan de personen die deel uitmaken van het personeel van de werkgever die specifiek daartoe zijn aangeduid. Voorbeeld: berichtgeving van een brandmeldcentrale naar GSM toestel zaalwachter (interventieverantwoordelijke). 2. Alarmering Definitie: bevel aan de gebruikers van één of meerdere compartimenten om te evacueren. Voorbeeld: een communicatieverantwoordelijke (onthaalmedewerker) drukt de evacuatieknop in om het volledige gebouw te ontruimen. 3. Melding Definitie: informeren van de openbare hulpdiensten over de noodsituatie. Voorbeeld: een communicatieverantwoordelijke (onthaalmedewerker) verwittigt de 112 nadat brand werd vastgesteld. Per gebouw wordt bepaald op welke manier de waarschuwing, alarmering en melding wordt uitgevoerd, rekening houdende met de rollen in het noodplanteam, de aanwezige voorzieningen en bezetting van het gebouw Compartimentering De brandcompartimentering wordt aangeduid op de evacuatieplannen en in het interventiedossier. De instandhouding ervan is cruciaal om uitbreiding van brand te voorkomen en (minder mobiele) personen tijdelijk in veiligheid te brengen. Defecten aan zelfsluitende deuren of niet afgewerkte kabeldoorvoeren bijvoorbeeld, dienen te worden gemeld en hersteld Brandbestrijding Per gebouw wordt een inventaris bijgehouden van de aanwezige brandbestrijdingsmiddelen, in hoofdzaak snelblustoestellen en (axiale) brandhaspels. Ze worden jaarlijks gecontroleerd door een externe firma op hun goede werking en voorzien van een vervaldagmarkering Rook- en warmteafvoer De rook- en warmteafvoer (RWA) wordt, indien aanwezig, aangeduid op de evacuatieplannen en in het interventiedossier. Defecten dienen te worden gemeld en hersteld Evacuatieplannen Ieder gebouw dient te beschikken over evacuatieplannen aan de toegang en op elke verdieping. De plannen worden toegevoegd aan het interventiedossier en zijn ook digitaal beschikbaar in het documentbeheersysteem. 4

5 3.6. Noodplanteam Nabij de hoofdtoegang of in het centraal onthaal staat een duidelijk gemarkeerde box met minimaal volgende inhoud voor het noodplanteam: - fluohesje voor elk lid van het noodplanteam (optioneel voor evacuatiestewards) - schrijfplank met pen voor de evacuatieverantwoordelijke - kerndocumenten intern noodplan zoals actiefiches, telefoonlijst, - interventiedossier (brandweer) voor de interventieverantwoordelijke. Optioneel kan de box aangevuld worden met bijvoorbeeld: - een loper die toegang verleent tot alle lokalen voor de interventieverantwoordelijke - een megafoon voor de evacuatieverantwoordelijke - een zaklamp Interventiedossier Een interventiedossier wordt opgemaakt ten behoeve van de brandweer en bevat alle nuttige informatie voor evacuatie en (tweede) interventie. Het dossier ligt nabij de toegang van het gebouw en wordt door de interventieverantwoordelijke overhandigd aan de eerst aankomende interventieploeg van de openbare hulpdiensten. Het dossier wordt na opmaak of aanpassing overgemaakt aan de brandweerzone EHBO-koffer en -lokaal De locaties en minimale inhoud van de EHBO-koffers en lokalen werd vastgelegd doormiddel van een risicoanalyse. Doorgaans dient in elk gebouw ter hoogte van het onthaal een EHBO-koffer aanwezig te zijn. Afhankelijk van de activiteiten in het gebouw kunnen ze ook op andere strategische locaties voorzien zijn (zie risicoanalyse). Per afdeling of gebouw staat een materiaalverantwoordelijke EHBO in voor de periodieke controle en aanvulling van de inhoud van de EHBO-koffers en -lokalen. Bijkomend is ieder EHBO lokaal uitgerust met een lijst met contactgegevens voor gespecialiseerde hulp. De eerste hulpverlener staat in voor de oppervlakkige reiniging van het lokaal na gebruik en verwittigt de materiaalverantwoordelijke voor het aanvullen van de verbruikte materialen. 5

6 4. Werkwijze 4.1. Waarschuwing, alarmering, melding Nadat de communicatieverantwoordelijke een noodoproep heeft ontvangen (telefonisch of elektronisch), zijn er twee mogelijkheden: - de communicatieverantwoordelijke geeft alarm indien er gevaar is voor de aanwezigen in het gebouw. De noodplanteamleden zijn op die manier ook automatisch verwittigd om tot actie over te gaan. De verschillende rollen binnen het intern noodplan worden vervolgens door de communicatieverantwoordelijke toegekend aan de aankomende personeelsleden. OF - de communicatieverantwoordelijke belt de nodige personen, vb. eerste hulpverlener en interventieverantwoordelijke in geval van een medische interventie Oproep en begeleiding hulpdiensten Het verwittigen van externe hulp via het nummer 112 gebeurt bij voorkeur door de communicatieverantwoordelijke. De eerste hulpverlener kan dit ook, vermits de 1/1 informatieoverdracht een belangrijke meerwaarde kan zijn bij medische tussenkomst. LET OP! Haak niet in voordat het gesprek volledig beëindigd is! Wie melding doet bij de 112 moet met volgende rekening houden: - Alle beschikbare informatie betreffende de noodoproep wordt meegegeven, voorafgaand met vermelding van het correct adres en een exacte locatie van de calamiteit. - Belangrijk is eventuele gevaren voor de hulpdiensten vooraf mee te geven: explosiegevaar, lekkende gevaarlijke producten, - Het aanduiden van een interventieverantwoordelijke voor begeleiding van de hulpdiensten. In afwachting van de komst van de hulpdiensten controleert deze de vrije doorgang (openen slagbomen, verzinkbare paaltjes, ). De belangrijkste taak van de interventieverantwoordelijke is: - Het begeleiden van de hulpdiensten van bij het benaderen van het gebouw/terrein tot de plaats van het ongeval of de calamiteit. - De hulpdiensten gedurende de volledige periode dat ze zich op het gemeentelijk terrein bevinden, permanent wijzen op de gevaren die er zijn of zouden kunnen ontstaan. - Permanent ter beschikking staan van de hulpdiensten om vragen te kunnen beantwoorden of informatie door te geven. Zoals beschreven in de actiefiches neemt de interventieverantwoordelijke zijn noodzakelijk materiaal (minimum fluovest en interventiedossier) mee alvorens naar de opvangplaats van de hulpdiensten te gaan. Tijdens de interventie van de hulpdiensten blijft de interventieverantwoordelijke in de onmiddellijke omgeving van de bevelhebber van de hulpdiensten zodat hij steeds aanspreekbaar is of zelf de hulpdiensten kan bijsturen indien nodig. De interventieverantwoordelijke blijft steeds buiten de gevarenzone. Info verkregen van de evacuatieverantwoordelijke betreffende ontbrekende personen wordt doorgegeven aan de aanwezige brandweerbevelhebber Interne communicatie Noodplanteam De communicatie binnen het noodplanteam verloopt hoofdzakelijk mondeling en via GSM. De lijst met nuttige contactgegevens stelt de communicatieverantwoordelijke in staat om de nodige personen te verwittigen, afhankelijk van de aard en omvang van de calamiteit: hulpverlener, bevoegde schepen, gemeentesecretaris, betrokken directeur, diensthoofd, milieuambtenaar, preventieadviseur, etc. De oproep van externe hulpdiensten en/of het geven van een evacuatiesignaal geven aanleiding tot het opstarten van de onderlinge communicatie in het kader van het intern noodplan. 6

7 4.4. Externe communicatie Noodplanteam In de nabijheid van de calamiteit (weliswaar buiten de gevarenzone) is de communicatie tussen interventieverantwoordelijke gemeentebestuur en de bevelvoerder van de hulpdiensten cruciaal. De bevelhebber van de brandweer is te herkennen aan de zwarte (onderofficier) of rode (officier) schouderstukken (zie foto). Wanneer de calamiteit een dergelijke omvang aanneemt welke de brandweer noodzaakt een operationele commandopost (CP-OPS, zie foto) op te richten van waaruit de interventies gestuurd worden, stelt de interventieverantwoordelijke zich hier op. In dat geval is het voertuig dat de CP-OPS huisvest herkenbaar aan de gele vlag met opschrift CP-OPS en groen flitslicht op het dak. De leden die hiervan deel uitmaken hebben fluovesten met blokmotief aan met kleur en opschrift volgens de discipline die ze coördineren (vb. DIR CP-OPS, Directeur CPOPS; DIR BW, Directeur brandweer; DIR MED, Directeur Medisch; DIR POL, Directeur politie; enz.). Het noodplanteam gemeentebestuur is herkenbaar voor de hulpdiensten aan de fluorescerende vest met opschrift. Bij een grootschalige calamiteit kan op initiatief van de brandweer of politie het gemeentelijk coördinatiecomité worden opgestart. De organisatie daarvan valt buiten de toepassing van het intern noodplan. Enkel een interventieverantwoordelijke van het gemeentebestuur blijft bij de CP-OPS beschikbaar, indien nodig of wenselijk voor de hulpdiensten. Meldingen aan toezichthoudende overheden worden gedaan op initiatief van of in overleg met de gemeentesecretaris, betrokken directeur, milieuambtenaar, preventieadviseur, ambtenaar noodplanning. Perscontacten en -mededelingen worden enkel gedaan op initiatief van de communicatieambtenaar Eerste hulp Bij elke nood aan EHBO materiaal: 1. wordt de hulp van een eerste hulpverlener ingeroepen, 2. wordt een meldingsformulier overgemaakt aan de hiërarchie van het slachtoffer en de interne dienst preventie en bescherming. De eerste hulpverlener zorgt bij verwittiging van de hulpcentrale 112 steeds voor begeleiding van de hulpdiensten (interventieverantwoordelijke) van bij de toegang van het gebouw/terrein, tot de locatie van het slachtoffer (zie ook hoger, Oproep en begeleiding hulpdiensten ). Indien van toepassing wordt ook het onthaal verwittigd. Elke hulpverlening wordt geregistreerd. Hiertoe wordt het formulier Melding arbeidsongeval : - ter beschikking gelegd in de EHBO-koffers en -lokalen. - ingevuld door de eerste hulpverlener en overhandigd aan de hiërarchie van het slachtoffer en de preventieadviseur. - nagekeken door de interne preventiedienst, die ze ingeeft in een bestand en bewaart. Deze registratie is uiterst belangrijk en heeft als doel: - een ongevallenverslag of een omstandig verslag te kunnen opmaken, dat opgestuurd wordt naar de bevoegde instanties (verzekering en eventueel Toezicht Welzijn op het Werk); 7

8 - een laattijdig aangegeven arbeidsongeval bij de verzekeringsmaatschappij alsnog te kunnen laten aanvaarden. EHBO-verzorgingen kunnen evolueren waardoor dokterstussenkomst nodig wordt en waarbij arbeidsongeschiktheid kan ontstaan. Het is altijd moeilijk dergelijke verzorgingen nog aan te geven aan de verzekeringsmaatschappij, zonder voorafgaande kennisgeving aan de werkgever. - deze gegevens worden door de interne preventiedienst gebruikt voor statistische analyses. Hieruit worden mogelijke lessen getrokken die tot het nemen van preventiemaatregelen of meer diepgaande risicoanalyses kunnen leiden. Indien beroep gedaan wordt op een dokters- of ziekenhuisconsultatie wordt met het slachtoffer een bundel Welke stappen te ondernemen na een arbeidsongeval meegegeven, t.a.v. het slachtoffer en de behandelende geneesheer. Deze bundels zijn beschikbaar bij iedere dienst en op het intranet en dienen zo vlug als mogelijk ingevuld te worden terugbezorgd aan de preventieadviseur Nazorg Na de schadebeperking stelt zich onmiddellijk de vraag hoe het verder moet. De directie van de getroffen dienst, de gebouwverantwoordelijke en directie technisch uitvoerende dienst overleggen en nemen eerste acties betreffende: - continuïteit van de dienstverlening: alternatieve locatie of bestaande locatie tijdelijk aanpassen totdat schade is hersteld. - te nemen maatregelen met betrekking tot schoonmaak, herstellingen, normalisering van detectiecentrales en veiligheidsvoorzieningen, etc. - communicatie tijdelijke maatregelen naar de betrokken medewerkers en bezoekers (bevolking). Volgens noodzaak wordt een apart draaiboek opgesteld voor gebouwen met continue werking en specifieke behoeften. Voor de psychosociale opvang kan, voor wat het eigen personeel betreft, beroep worden gedaan op de externe dienst preventie en bescherming op werk, waar de psychosociale preventieadviseurs groeps- of individuele gesprekken kunnen begeleiden in het kader van de dienstverlening schokkende gebeurtenissen Evacuatieoefeningen In ieder gebouw (zeker deze met permanente bezetting tijdens de kantooruren en/of daarbuiten) wordt jaarlijks een reële evacuatieoefening gehouden. De directeurs en diensthoofden zien er op toe dat de organisatie van deze oefening plaatsvindt. Ondersteuning kan hiervoor gevraagd worden van andere diensten (IDPBW, brandweer, ). De evaluatie van dergelijke oefening wordt in een verslag neergeschreven en overgemaakt aan de IDPBW ter kennisgeving. Dit met het oog op ervaringsuitwisseling, aanvulling van het brandpreventiedossier en eventuele bijsturing van de procedure intern noodplan gemeentebestuur. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van de template oefening intern noodplan. 8

9 5. Opleiding en informatie 5.1. Medewerkers gemeentebestuur Iedere nieuwe medewerker of medewerker die van functie of gebouw verandert, ontvangt op de eerste werkdag de nodige informatie met betrekking tot veiligheidsvoorzieningen, eerste hulp, vluchtwegen, evacuatie, etc. De procedure mentorschap staat hiervoor garant. Ook tijdens de terugkomsessie (onthaalsessie) wordt aandacht besteed aan dit onderwerp. Daarnaast zijn specifieke opleidingsmomenten voorzien voor: 1. (mogelijke) leden van het noodplanteam Doormiddel van een infomoment of ronde tafeloefening kunnen medewerkers tijdens een teamoverleg worden bewust gemaakt van hun rol binnen het intern noodplan, of kunnen de noodzakelijke acties verder geoefend worden. De leidinggevende neemt initiatief om hiervoor op regelmatige tijdstippen aandacht aan te besteden en kan hiervoor beroep doen op anderen (vb. preventieadviseur). 2. Eerste hulpverleners De eerste hulpverleners volgen allen een gelijke basisopleiding (15u) en jaarlijkse bijscholing (4u). Er worden verschillende opleidingsdata aangeboden. Eerste hulpverleners worden op vrijwillige basis aangesteld, met uitzondering op de zaalwachters (cultuur en sport), waar deze rol onlosmakelijk is verbonden aan de functie. Wie als vrijwillig eerste hulpverlener niet (langer) wil deelnemen aan de jaarlijkse bijscholing kan niet langer als eerste hulpverlener ingeschakeld worden. 3. Interventieverantwoordelijken Mogelijke interventieverantwoordelijken krijgen een opleiding brandpreventie en interventie (5- jaarlijkse herhalingscyclus) met als kerndoel: - het kunnen inschatten van brandrisico s, - het kunnen inschatten van de mogelijkheid tot eerste interventie, - het uitvoeren van een eerste interventie. Gerelateerde vaardigheden zoals correcte verwittiging van de hulpdiensten, evacuatie en begeleiding van de hulpdiensten komen ook aan bod Bezoekers Bezoekers vinden in ieder gebouw de toepasselijke richtlijnen Wat doen in geval van nood?. De instructies daartoe worden in elk gebouw op voldoende wijze geafficheerd. Doormiddel van de evacuatieplannen en aanwezige veiligheidssignalisatie worden de vluchtwegen in elk gebouw aangeduid Aannemers De leidend ambtenaar geeft alle nodige informatie mee met betrekking tot mogelijke risico s, hetzij in het bestek, hetzij tijdens een voorafgaande start(werk)vergadering. De aannemer houdt op zijn beurt hiermee rekening in de risicoanalyse van de werken. Aannemers vinden de algemene richtlijnen bij noodsituaties terug in het Algemeen veiligheids-, gezondheids- en milieureglement voor derden bij de uitvoering van opdrachten voor Gemeentebestuur Knokke-Heist. Specifieke richtlijnen ingeval van nood worden overlopen tijdens de startwerkvergadering (indien van toepassing) of kunnen ter plaatse nagekeken worden op gelijke wijze als de bezoekers (zie hoger). Meer info zie ook richtlijnen werken met derden. 9

10 6. Bijlagen Actiefiche - rol evacuatieverantwoordelijke Actiefiche - rol evacuatiesteward Actiefiche - rol interventieverantwoordelijke Actiefiche - rol eerste hulpverlener Actiefiche - rol communicatieverantwoordelijke Lijst nuttige contactgegevens intern noodplan Gemeentebestuur Knokke-Heist Veiligheidsinstructiekaart Blussen van een begin van brand Template oefening intern noodplan 10