Producten- en dienstencatalogus 2017 UBR BV&F

Transcriptie

1 Producten- en dienstencatalogus 2017 UBR BV&F

2 Van, voor en door de overheid. Dat is UBR. Als collega s kennen we de ontwikkelingen en zien we de trends op het gebied van bedrijfsvoering. Met het delen van onze kennis, kunde en capaciteit dragen wij bij aan een effectieve en efficiënte overheid. UBR laat de overheid beter presteren. Zo maken wij het verschil. UBR Ontwikkelbedrijf Doet verkenningen en begeleidt transities en innovaties op het terrein van bedrijfsvoering en personeelszorg. Ook de ontwikkeling van UBR IPKD (post- en koeriersdiensten) en UBR RBO (beveiliging) vindt hier plaats.

3 Inhoud 1 Toelichting Producten- en dienstencatalogus UBR Bv&F Bouwstenen Bouwstenen Financiële administratie Crediteurenadministratie Debiteurenadministratie en verkoopfacturatie Activa Registreren en verantwoorden Administratie algemeen Kleine kas Volledige codering inkoopfacturen Debiteurenbeheer Overeenkomstenadministratie Projectadministratie Bouwstenen Control Planning & Control Adviseur/Financial Controller Business Controller/Senior Business Controller Gebruikersrechten Exact en aanverwante applicaties Gebruik financiële applicaties 11 3 Maatwerk 12 4 Tarieven Tarieven m.b.t. de bouwstenen Tarieven m.b.t. maatwerk 14 5 Algemene gegevens 15 Bijlage 1 17 Voorwaarden voor dienstverlening door Bedrijfsvoering & Financiën (UBR Bv&F) Bijlage 2 20 Overzicht bereikbaarheid en diensten Functioneel Beheer (UBR Bv&F) Bijlage 3 22 Systeemlandschap Producten- en dienstencatalogus Bedrijfsvoering & Financiën

4 1 Toelichting Producten- en dienstencatalogus UBR Bv&F 2017 Deze Producten- en dienstencatalogus (PDC) is opgesteld door Bedrijfsvoering & Financiën (UBR Bv&F). UBR Bv&F ontzorgt uw baten-lasten-organisatie met een volledige ondersteuning en advies op het gebied van financiële administratie en projectadministratie. UBR Bv&F is onderdeel van Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR), Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Bouwstenen De PDC geeft inzicht in de verschillende producten en diensten die UBR Bv&F in 2017 voor u kan leveren. Daarbij bepaalt u zelf de samenstelling van het pakket door het kiezen van de voor u relevante bouwstenen. Voor de bouwstenen wordt onderscheid gemaakt tussen de bouwstenen: Een financiële administratie, gericht op automatisering en standaardisering zodat snel en efficiënt, betrouwbare informatie wordt geleverd. Projectadministratie, gericht op standaardisering en automatisering zodat snel en efficiënt betrouwbare informatie kan worden geleverd en direct kan worden gefactureerd. Control capaciteit: Ondersteuning en advies door Financial controllers (incl. P&C-advies) en (Sr.) Business controllers die uw bedrijf kennen en vanuit hun professionaliteit u kunnen ontzorgen. Per bouwsteen wordt een omschrijving gegeven van de belangrijkste werkzaamheden, de doorlooptijden en de normen. Op basis van de bouwstenen die u als klant kiest, wordt een totaalprijs bepaald voor het betreffende jaar. De volgende variabelen spelen daarbij een rol: Aantal inkoopfacturen; Aantal verkoopfacturen; Ervaringsgegevens voor de bepaling van capaciteitsinzet; Aanvullende wensen met betrekking tot advies en ondersteuning in uren in de vorm van maatwerk; Aantal en aard van gebruikers. De bouwstenen hebben betrekking op een product/dienst met een continue karakter. Het met u afgesproken pakket aan bouwstenen, de bijbehorende capaciteitsinzet en aantallen en aard van de gebruikers, worden vastgelegd in een dienstverleningsafspraak (DVA) voor het komende jaar. In deze DVA worden ook de afspraken omtrent pakketprijs, facturering, eindafrekening en rapportages opgenomen. Maatwerk Naast de verschillende bouwstenen kunt u UBR Bv&F ook inschakelen voor projectmatige activiteiten. Hiervoor zijn diverse vormen van maatwerk mogelijk. De afspraken omtrent maatwerk worden vastgelegd in een door u te ondertekenen maatwerkovereenkomst. De algemene voorwaarden voor de dienstverlening van UBR Bv&F, zijn als bijlage bij deze PDC gevoegd. 4 Producten- en dienstencatalogus Bedrijfsvoering & Financiën 2017

5 Verschillen met voorgaande versie In 2017 zijn de bouwstenen van de administratie aangepast volgens onderstaand overzicht: Rekennormen van bestaande artikelen zijn op basis van voortschrijdend inzicht aangepast; Aparte rekennorm gemaakt voor DIGI-inkoop; Producten Intercompany en verplichtingen administratie zijn vervallen; Product Overeenkomsten administratie is nieuw in Binnen de bouwstenen van de Crediteurenadministratie is een apart artikel gemaakt voor DIGI-inkoop. Verwerking van de facturen vergt minder inzet en op deze manier kan het behaalde tijdsvoordeel ook financieel worden uitgedrukt. UBR Bv&F wil op deze manier een financiële stimulans geven aan het verder digitaliseren van het in- en verkoopproces. Voor functioneel beheer zijn de algemene contactgegevens en de dienstverlening opgenomen op het startscherm van Exact Synergy Enterprise onder de tab Support en Beheer. Inhoudelijk is in 2017 de afrekenmethode van de gebruikersrechten aangepast. De tarieven van de producten en diensten zijn in % verhoogd, conform centrale afspraak. Producten- en dienstencatalogus Bedrijfsvoering & Financiën

6 2 Bouwstenen 2.1 Bouwstenen Financiële administratie De bouwstenen die worden beschreven in dit hoofdstuk, richten zich op de verzorging van uw financiële administratie. De bouwstenen crediteurenadministratie en debiteurenadministratie worden altijd gecombineerd tot het volgende basispakket: Crediteurenadministratie. Debiteurenadministratie. Activa registreren en afschrijven. Registreren en afsluiten. Administratie algemeen. Voor het overige kunt u naar eigen behoefte kiezen of u bepaalde bouwstenen wel of niet wilt afnemen. Voor de tarieven verwijzen wij u naar hoofdstuk 4: Tarieven Crediteurenadministratie Doorlooptijd 1 DIGI-inkoop Coderen (optioneel) 1 werkdag Signaleren en adviseren m.b.t. facturen die blokkeren in de pijplijn tweewekelijks (o.a. bij leverancier) Scansys/IFR Inboeken inkoopfacturen 5 werkdagen Signaleren t.b.v. prestatieverklaarders en budgethouders i.v.m. openstaande facturen Verzorgen betaalbaarstelling en archivering Plaatsen van mandaten in het parafenregister Bijhouden stamgegevens crediteuren Aanleveren handmatige betalingen (spoed) voor uur 1 werkdag 3 werkdagen 1 werkdag 5 werkdagen 1 werkdag Beantwoorden van vragen leveranciers, uitzoeken aanmaningen en nabellen crediteuren Uitvoeren interne controles Rekennorm Aantal DIGI-inkoopfacturen Aantal inkoopfacturen 19 minuten inzet AM en 5 minuten inzet FM 23 minuten inzet AM en 6 minuten inzet FM 1 Indien van toepassing 6 Producten- en dienstencatalogus Bedrijfsvoering & Financiën 2017

7 2.1.2 Debiteurenadministratie en verkoopfacturatie Verwerken en verzenden verkoopfactuur, aangeleverd via Exact Synergy Enterprise Bijhouden stamgegevens debiteuren Doorlooptijd 5 werkdagen 5 werkdagen Beantwoorden van vragen van debiteuren Uitvoeren van interne controles Rekennorm Aantal losse verkoopfacturen (geen verzamelfacturen) 16 minuten inzet Administratief medewerker Activa Administreren van activa Uitvoeren van interne controles Rekennorm Administratief medewerker op basis van ervaring, bij elkaar gemiddeld 3 uur per jaar en Financieel medewerker op basis van ervaring per administratie Registreren en verantwoorden Registreren van budgetten en tarieven Uitvoeren van jaar- en periodeafsluitingen Uitvoeren van interne controles Rekennorm Aantal inkoop en verkoopfacturen Senior Financieel medewerker Doorlooptijd Oplevering conform afgesproken planning 4 minuten inzet FM op basis van ervaringsgegevens en in overleg met de afnemer Administratie algemeen Verwerken bankafschriften Aanvragen nieuwe banknummers, passen en verwerken mutaties Verzorgen betaalbatches Verzorgen vooraankondiging aan ministerie van Financiën bij limietoverschrijding Verwerken salarisadministratie Uitvoeren van overige mutaties grootboek Verzorgen verplichte rapportages Externe Inhuur en WKR Verzorgen analyses en rapportages en uitvoering controles conform Intern Controle plan Onderhouden en adviseren van en over de inrichting administratie Doorlooptijd 2 werkdagen 1 werkdag 5 werkdagen 3 werkdagen 8 werkdagen Producten- en dienstencatalogus Bedrijfsvoering & Financiën

8 Rekennorm Aantal inkoop en verkoopfacturen Senior Financieel medewerker 3 minuten inzet AM; 3,5 minuten inzet FM op basis van ervaringsgegevens en in overleg met afnemer Kleine kas Registreren kleine kas in de administratie Uitvoeren van interne controles Rekennorm Administratief medewerker Doorlooptijd 5 werkdagen 3 uur per kleine kas per jaar Volledige codering inkoopfacturen Verzorgen van de controle op de volledige codering van inkoopfacturen en zorgdragen voor eventuele correcties in Scansys/ IFR Doorlooptijd 4 werkdagen Rekennorm Aantal inkoopfacturen 3,5 minuten inzet FM per factuur Debiteurenbeheer Uitvoeren van schriftelijke rappellering debiteur na 30 dagen en na 45 dagen Uitvoeren van telefonisch contact met de debiteur indien schriftelijke rappellering geen effect heeft gehad. Gemaakte afspraken worden vastgelegd Overdragen van het dossier aan afdeling Control van de klant Verzorgen van een periodiek overzicht van de openstaande posten Opstellen escalatierapport tbv afdeling control Opstellen post oninbare debiteuren Doorlooptijd 2 keer per maand afsluiting T1, T2 en T3 Rekennorm Aantal verkoopfacturen 20 minuten inzet AM per factuur Overeenkomstenadministratie Werkzaamheden worden gedaan op aangeven van en in afstemming met de projectverantwoordelijke Controleren van de aangeleverde gegevens op juistheid Opstellen van de concept overeenkomst Monitoren en rappelleren (via mail en telefonisch) met betrekking tot tweezijdige ondertekening van de overeenkomst Opstellen periodieke rapportage Escaleren naar de projectverantwoordelijke indien nodig Doorlooptijd 3 werkdagen 17 werkdagen wekelijks 8 Producten- en dienstencatalogus Bedrijfsvoering & Financiën 2017

9 Rekennorm Projectadministratie ervaringsgegevens Projectadministratie Doorlooptijd Doorlooptijd NB.Werkzaamheden worden gedaan op aangeven van en in afstemming met de projectverantwoordelijke Controleren van de aangeleverde gegevens op juistheid Inrichten en muteren van de projectadministratie in Exact Synergy Enterprise (koppelen van documenten, medewerkers, artikelen, materialen en budgetten) Verzorgen maandrapportages en analyses op projectniveau Verzorgen factuurvoorstellen Afstemmen van openstaande posten met debiteurenbeheer Rekennorm Projectadministratie 3,5 uur inzet per actief project per jaar voor nieuwe aan te sluiten klanten op basis van ervaringsgegevens 2.2 Bouwstenen Control Planning & Control Adviseur/Financial Controller De Planning & Control Adviseur (P&C)/Financial Controller (FC) levert een bijdrage aan de integrale beheersing van de bedrijfsvoering van een klant door financieel advies en werkzaamheden in het kader van de planning en control-cyclus. Afhankelijk van het inhoudelijke niveau van de vraagstukken zal een medewerker met passende kennis en ervaring op S10 of S11 conform Functiegebouw Rijk worden ingezet. Uitvoeren van interne controle op juistheid/volledigheid van de omzet en kosten. Uitvoeren van diverse verbandcontroles en signaleren van risico s. Opstellen van maand-, 2-maandelijkse-, tertaal en jaarcijfers en het onderbouwen van de prognose in overleg met de lijn. Opstellen van balans- en winst en verliesrekening, conform geldende wet- en regelgeving inclusief dossiervorming. Opstellen van tijdige en betrouwbare management informatie (stuurinformatie en verantwoordingsinformatie). Uitvoeren van cijfermatige- en inhoudelijke analyse van actuele cijfers ten opzichte van de begroting en afgegeven prognose. Adviseren van het management van de betreffende klant op basis van de analyses. Controleren en optimaliseren van de administratieve organisatie. Signaleren, voorstellen en implementeren van proces- en systeemverbeteringen. Rekennorm Planning & Control Adviseur/Financial Controller Inzet op basis van ervaringsgegevens en gemaximeerd aantal uren per jaar. Producten- en dienstencatalogus Bedrijfsvoering & Financiën

10 Maatwerk De Planning & Control Adviseur/Financial Controller kan naar aanleiding van uitgebrachte adviezen ook worden ingezet voor het uitvoeren van onderzoeken of het opstellen en implementeren van verbetertrajecten (systeem- dan wel projectoptimalisatie). Voor deze extra inzet kan een aanvullende maatwerkofferte worden opgesteld Business Controller/senior Business Controller De Business Controller (BC)/senior Business Controller (sr BC) treedt op als adviseur en sparringpartner van het management van het organisatieonderdeel. Aandachtsgebieden in deze rol zijn onder meer het effectief- en efficiënt gebruik van informatiesystemen, procesoptimalisatie, risicomanagement en implementeren beheersmaatregels en coördineren en het verzorgen en ontwikkelen van rapportages en analyse hiervan. Afhankelijk van het inhoudelijke niveau van de vraagstukken zal een medewerker met passende kennis en ervaring op S12 of S13 conform Functiegebouw Rijk worden ingezet. Adviseren bij strategische beslissingen vanuit deelgebieden financiën, bedrijfsvoering, wettelijke kaders, planning & control, en risicomanagement; Beoordelen van voornemens en voorstellen op het betreffende beleidsgebied van de klant en toetst op samenhang van inhoudelijke doelstellingen en middeleninzet; Coachen en begeleiden van Adviseur Planning & Control, Financial Controller, bedrijfsvoeringsmedewerkers en eventuele projectmedewerkers in de gehele financiële keten. Focus is op uitvoering, prognosticeren en verwerven draagvlak; Communiceren, ondersteunen en voorzien van inhoudelijke informatie binnen de financiële keten van de klant over bedrijfsvoering-, control en procesbeheeraangelegenheden; Monitoren, analyseren en beheersen van de realisatie van het (bedrijfsvoering)beleid; Verzorgen van de managementinformatie als input voor managementrapportages. Kwaliteitsborging van de AO/processen en interne beheersing; Advies over en begeleiding van inzet derden (auditdienst) voor bedrijfsvoerings- en doelmatigheidsonderzoeken; Doorontwikkeling en doorvertaling van hogere centrale kaders en richtlijnen naar de klant ten behoeve van een rechtmatige, effectieve en efficiënte bedrijfsvoering en control; Coördinatie van decentrale auditprocessen en risico-analyses bij de klant; Periodiek overleg met de klant en deelname (adviesrol) aan het MT van de klant. Rekennorm Business Controller Inzet op basis van ervaringsgegevens en gemaximeerd aantal uren per jaar. Maatwerk De (senior) Business Controller is ook breed inzetbaar op het gebied van project- en programmamanagement en begeleiding van externe klanten bij het uitvoeren van projecten gericht op verbeteringen in de bedrijfsvoering, bedrijfsprocessen, risicomanagement, control en administratie (systeem- dan wel procesoptimalisatie). Voor deze extra inzet kan een aanvullende maatwerkofferte worden opgesteld. 10 Producten- en dienstencatalogus Bedrijfsvoering & Financiën 2017

11 2.3 Gebruikersrechten Exact en aanverwante applicaties Gebruik financiële applicaties De omschrijving van de werkzaamheden zijn opgenomen op de startpagina van Exact Synergy Enterprise onder Support en Beheer. Zie ook bijlage 2 voor een overzicht van de pagina. Generieke rapportages UBR Bv&F ontwikkelt en onderhoud voor haar afnemers generieke rapportages. Onder generieke rapportages worden die rapportages verstaan die voor meerdere afnemers van UBR Bv&F toepasbaar zijn. Jaarlijks wordt hiervoor een ontwikkelplan opgesteld binnen het afnemersoverleg en periodiek worden de ontwikkelingen binnen het Business Intelligence-team besproken. De ontwikkelkosten worden verrekend in de QlikView Licenties. Doorlooptijd De doorlooptijden zijn bij de specifieke werkzaamheden opgenomen Conform projectplan Exact Synergy Uren schrijven Exact Synergy Professional Denk aan - Projectverantwoordelijke - Lijnmanager - Uren schrijven voor derden Exact Inkomend Factuur Register (bij niet volledig gebruik DIGI-inkoop) Qlikview weergave rapporten Exact Globe kijkfunctie Licentie RostarCas Norm Vastgestelde All-in prijs per jaar per gebruiker. Aantal actieve gebruikers eind T2 vormt de basis van de DVA in het komende jaar. Eind T1, T2 en T3 wordt het aantal actieve gebruikers gemeten. Deze metingen worden gebruikt om de hieruit voortkomende financiële consequenties af te rekenen. Mochten er tussentijds uit het aantal gemeten meer- of minder gebruikers een afwijking blijken van 20% zullen de vastgelegde afspraken in de DVA nader worden bezien en/of bijgesteld. Licenties worden berekend op basis van aantal gebruikers, waarbij geldt dat de doorbelasting door Bv&F kostenneutraal is. Producten- en dienstencatalogus Bedrijfsvoering & Financiën

12 3 Maatwerk De medewerkers van UBR Bv&F kunnen worden ingezet voor specifiek maatwerk. Denk hierbij aan reorganiseren en optimaliseren van processen en systemen, inrichten van de administratie en ontwikkelen van klantspecifieke rapportages. De werkzaamheden kunnen een financieel- of administratief karakter hebben. Werkzaamheden op het gebied van functioneel beheer worden ook aangeboden, dit is ondermeer adviseren bij aankoop en inrichten en onderhouden van hard- en software. Tevens kunnen er trainingen aan (nieuw) personeel worden verzorgd. Inzet is afhankelijk van de vraag en zal in overleg met de opdrachtgever worden ingevuld. 12 Producten- en dienstencatalogus Bedrijfsvoering & Financiën 2017

13 4 Tarieven Tarieven m.b.t. de bouwstenen PDC nr. PDC Product/dienst Tarief in Eenheid Crediteurenadministratie AM 70,00 Per uur Crediteurenadministratie FM 78,00 Per uur Debiteurenadministratie AM 70,00 Per uur Activa AM 70,00 Per uur Activa FM 78,00 Per uur Registreren en verantwoorden FM 78,00 Per uur Registreren en verantwoorden sr FM 103,00 Per uur Bank AM 70,00 Per uur Administratie algemeen AM 70,00 Per uur Administratie algemeen FM 78,00 Per uur Administratie algemeen sr FM 103,00 Per uur Controle, analyse en rapportage sr FM 103,00 Per uur Kleine kas AM 70,00 Per uur Codeerder 2 FM 78,00 Per uur Debiteurenbeheer AM 70,00 Per uur Overeenkomstenadministratie PA 70,00 Per uur Projectadministratie beheer PA 70,00 Per uur Projectrapportages PA 70,00 Per uur Verzorgen factuurvoorstellen PA 70,00 Per uur Overeenkomstenadministratie 70,00 Per uur Registreren en verantwoorden P&C 92,00 Per uur Registreren en verantwoorden FC 103,00 Per uur Advies P&C 92,00 Per uur Advies FC 103,00 Per uur Registreren en verantwoorden BC 115,00 Per uur Registreren en verantwoorden sr BC 123,00 Per uur Advies BC 115,00 Per uur Advies sr BC 123,00 Per uur Inzet MT-lid UBR Bv&F schaal ,00 Per uur Inzet MT-lid UBR Bv&F schaal ,00 Per uur Inzet MT-lid UBR Bv&F schaal ,00 Per uur Exact Synergy Enterprise Tijd 256,00 Per gebruikersrecht per jaar Exact Synergy Enterprise Professional * 1.845,00 Per gebruikersrecht per jaar Exact Synergy Enterprise IFR 769,00 Per gebruikersrecht per jaar Weergave rapporten Qlikview 1.281,00 Per gebruikersrecht per jaar Kijkfunctie Exact Globe 2.973,00 Per gebruikersrecht per jaar Licentie RostarCas 3.000,00 Per gebruiker per jaar Producten- en dienstencatalogus Bedrijfsvoering & Financiën

14 4.2 Tarieven m.b.t. maatwerk PDC nr. PDC Product / dienst Tarief in Eenheid ICT advies 103,00 Per uur ICT Functioneel Beheer 78,00 Per uur Projectmatige inzet Gerelateerd aan functieniveau Per uur * Het gebruikersrecht Exact Synergy Enterprise Professional bevat het gebruikersrecht Tijd en IFR en wordt derhalve voor de desbetreffende medewerker niet apart in rekening gebracht. Voor het overige worden kosten die UBR Bv&F maakt voor klantspecifieke wensen, één op één doorberekend, met een handelingsfee van 5%. Daaronder valt onder andere het gebruik van klantspecifiek maatwerk en klantspecifieke applicaties. In alle gevallen ontvangt u vooraf een gespecificeerde offerte. 14 Producten- en dienstencatalogus Bedrijfsvoering & Financiën 2017

15 5 Algemene gegevens Contactgegevens Functie Naam Telefoon Algemeen Manager UBR Bv&F Robin Eijpe Managementassistent Gina Jones Managementassistent Désirée Kaanders Bouwstenen Financiële administratie Manager Uitvoering Agith Maas Hoofd Debiteuren- en Michel Snoeren Projectadministratie Hoofd Crediteuren-administratie Dennis Soet Bouwstenen Control Manager Control Robin Eijpe Exact en Qlikview Manager ICT en bedrijfsvoering Rob Pöiesz Adressen Bezoekadres Rijkskantoor Beatrixpark Wilhelmina van Pruisenweg AN Den Haag Denk aan uw legitimatiebewijs; voor bezoekers van rijksgebouwen geldt dat zij zich moeten kunnen legitimeren. Postadres Ministerie van BZK Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk, UBR Bv&F Postbus EA Den Haag Factuuradres Ministerie van BZK/UBR/XX T.a.v. Afdeling Financiële administratie UBR Postbus GV Den Haag Financiële administratie Telefonisch bereikbaar op werkdagen van 9.00 tot uur. Debiteurenbeheer Mailadres: Telefoonnummer Producten- en dienstencatalogus Bedrijfsvoering & Financiën

16 Crediteurenbeheer Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk: FM Haaglanden: postbus.ubr SSC-ICT: RSO: Telefoonnummer Projectadministratie Mailadres: Functioneel beheer/ ICT advies Telefonisch bereikbaar op werkdagen van 8.00 tot uur Support: Beheerpagina Exact Synergy Telefoonnummer Producten- en dienstencatalogus Bedrijfsvoering & Financiën 2017

17 Bijlage 1 Voorwaarden voor dienstverlening door Bedrijfsvoering & Financiën (UBR Bv&F) 1 ALGEMEEN In deze Voorwaarden voor dienstverlening wordt verstaan onder: a. Opdrachtgever: de wederpartij die een opdracht geeft. b. Opdrachtnemer: UBR Bv&F, die een opdracht uitvoert. 2 TOEPASSELIJKHEID 2.1 De relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer worden niet beheerst door de algemene contractregels van het Burgerlijk Wetboek of ARVODI, omdat beiden deel uitmaken van dezelfde rechtspersoon (de Staat der Nederlanden). Mocht dat niet het geval zijn, dan worden er maatwerkafspraken gemaakt. 2.2 Opdrachtgever en opdrachtnemer werken op basis van zakelijke afspraken. Om die reden gelden deze voorwaarden voor dienstverlening die, behoudens expliciet overeengekomen afwijking, op elke opdracht van toepassing zijn. Deze voorwaarden zijn bedoeld om duidelijkheid te scheppen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer vóór, tijdens en na de uitvoering van de opdracht. 3 TOTSTANDKOMING VAN DE OVEREENKOMST 3.1 De overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer komt tot stand op het moment dat de door UBR Bv&F en opdrachtgever ondertekende (model) opdrachtbevestiging of offerte door UBR Bv&F retour is ontvangen. De bevestiging wordt geacht de overeenkomst juist en volledig weer te geven. 3.2 De overeenkomst wordt aangegaan voor een bepaalde tijd, tenzij uit de (model) opdrachtbevestiging of offerte blijkt dat de overeenkomst voor onbepaalde tijd is aangegaan. 3.3 Indien de (model) opdrachtbevestiging of offerte niet op enigerlei wijze door opdrachtgever wordt bevestigd en UBR Bv&F toch tot uitvoering van de opdracht overgaat met schriftelijke instemming van de opdrachtgever, dan zal de inhoud van de offerte als tussen partijen overeengekomen gelden. 4 VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE OPDRACHTGEVER 4.1 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de toetsing van de opdrachtverlening aan alle voor hem geldende interne besluitvorming en het verkrijgen van alle noodzakelijke toestemmingen voor de opdrachtverstrekking aan UBR Bv&F. 4.2 Opdrachtgever zorgt er voor dat alle informatie en/of materialen, die UBR Bv&F voor het verrichten van de opdracht nodig hebben, tijdig in de gewenste vorm en op de gewenste wijze in ons bezit komen. 4.3 Opdrachtgever zorgt er voor UBR Bv&F direct te informeren over feiten en omstandigheden die in verband met de uitvoering van de opdracht van belang kunnen zijn. 4.4 Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan UBR Bv&F ter beschikking gestelde informatie en/of materialen. 4.5 Extra kosten die voortvloeien uit vertraging in de uitvoering van de opdracht en die ontstaan door het niet, niet tijdig of niet behoorlijk ter beschikking stellen van de verlangde informatie en/of materialen zijn voor rekening van opdrachtgever. 5 UITVOERING VAN DE OPDRACHT 5.1 UBR Bv&F bepaalt de wijze waarop en door welke persoon de verleende opdracht uitgevoerd wordt, maar neemt daarbij de door opdrachtgever kenbaar gemaakte wensen zoveel mogelijk in acht. 5.2 UBR Bv&F is verplicht tot geheimhouding tegenover derden. Producten- en dienstencatalogus Bedrijfsvoering & Financiën

18 6 KOSTEN EN DECLARATIE 6.1 Opdrachtgever zal aan opdrachtnemer de werkelijk door hem gemaakte kosten en uren vergoeden, tenzij in de overeenkomst een vaste prijs of een combinatie van werkelijk gemaakte uren en vaste prijs is overeengekomen. 6.2 Op de declaratie rust geen BTW verplichting tenzij anders vermeldt. 6.3 In de tarieven van UBR Bv&F zijn secretariaatskosten, reis- en verblijfskosten (binnen de regio Den Haag), telefoon-, fax- en materiaalkosten en de kosten van beeld- en tekstverwerking inbegrepen. 6.4 De tarieven worden vastgesteld door onze eigenaar (DGVBR) en kunnen op 1 januari wijzigen. 6.5 Kosten ten behoeve van de opdracht met betrekking tot huur locatie(s), verblijf en reiskosten buiten de agglomeratie Den Haag, komen voor rekening van de opdrachtgever en worden separaat in rekening gebracht. 6.6 Nadat de overeenkomst tot stand is gekomen brengt UBR Bv&F kosten in rekening in geval van annulering door opdrachtgever: tot aan de annulering verrichte werkzaamheden worden vergoed, alsmede de kosten van eventuele improductiviteit ( leegloop ) veroorzaakt door de initiële opdrachtverlening en latere annulering. 6.7 Zoals te doen gebruikelijk is de reistijd woon-werkverkeer naar Den Haag (standplaats UBR Bv&F) voor rekening van de medewerkers van UBR Bv&F. Alle overige reistijd voor opdrachtgever wordt tot werktijd gerekend. 6.8 De declaratie van UBR Bv&F wordt naar keuze van UBR Bv&F per kwartaal of na volbrenging van de werkzaamheden aan opdrachtgever in rekening gebracht, tenzij opdrachtgever en UBR Bv&F hierover andere afspraken hebben gemaakt. 7 BETALING 7.1 Betaling door opdrachtgever dient te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum. 7.2 Indien opdrachtgever niet binnen de onder 7.1 genoemde termijn heeft betaald, is UBR Bv&F gerechtigd, vanaf de vervaldag de wettelijke rente in rekening te brengen tot op de datum van voldoening van het gehele verschuldigde bedrag. 8 LEVERINGSTERMIJN 8.1 Indien de opdrachtgever voor de uitvoering van de opdracht benodigde informatie en/of materialen ter beschikking dient te stellen, dan gaat de termijn waarbinnen de werkzaamheden dienen te worden afgerond niet eerder in dan nadat de informatie en/of materialen geheel ter beschikking van UBR Bv&F zijn. 8.2 Termijnen waarbinnen de werkzaamheden dienen te zijn afgerond, zijn te beschouwen als een fatale termijn als dit uitdrukkelijk is overeengekomen. 9 TUSSENTIJDSE OPZEGGING DOOR OPDRACHTGEVER 9.1 Opdrachtgever kan de opdracht tussentijds opzeggen indien de opdrachtuitvoering conform de bevestigde aanbieding (en eventuele aanvullende opdrachtspecificaties) op grond van gewichtige redenen niet meer kan plaatshebben. Opzegging dient gemotiveerd en schriftelijk aan UBR Bv&F bekend gemaakt te worden. 9.2 Het in 9.1 vermelde laat onverlet dat de opdrachtgever op elk moment gehouden wordt aan eventuele algemene afspraken die gelden tussen UBR Bv&F en de opdrachtgever. 18 Producten- en dienstencatalogus Bedrijfsvoering & Financiën 2017

19 10 BEËINDIGING DOOR UBR Bv&F 10.1 UBR Bv&F kan de opdracht opzeggen wegens gewichtige redenen, indien opdrachtgever niet voldoet aan een van haar verplichtingen, indien er sprake is van overmacht aan de zijde van UBR Bv&F en/of voltooiing van de opdracht in redelijkheid niet van UBR Bv&F kan worden gevergd Ingeval van tussentijdse opzegging geldt wat is vermeld in 6 en 7 onverkort UBR Bv&F zal de voorlopige resultaten van de werkzaamheden van het tot dan toe verrichte werk ter beschikking stellen aan opdrachtgever. Voor zover dit kosten met zich mee brengt, komen deze voor ekening van opdrachtgever Het in 10.1 t/m 10.3 vermelde laat onverlet dat UBR Bv&F op elk moment gehouden wordt aan eventuele algemene afspraken die gelden tussen UBR Bv&F en de opdrachtgever. 11 AANSPRAKELIJKHEID UBR Bv&F zal haar werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij de zorgvuldigheid in acht nemen die van de betrokken professionele medewerker van UBR Bv&F kan worden verwacht. Indien opdrachtnemer niet aan de (in de vorige zin genoemde) norm voldoet en er daardoor schade ontstaat voor opdrachtgever, is opdrachtnemer hiervoor aansprakelijk tot de maximale waarde van de opdracht. Indien schade ontstaat doordat de opdrachtgever onjuiste of onvolledige informatie en/of materialen heeft verstrekt, is opdrachtnemer niet aansprakelijk voor de daarvoor ontstane schade. 12 GESCHILLEN Als door of naar aanleiding van de opdracht een geschil ontstaat tussen opdrachtgever en UBR Bv&F, dan zullen zij trachten dit in overleg op te lossen. Hiertoe wordt ook de mogelijkheid gerekend van de hiërarchieke weg. 13 STRIJDIGHEID MET OPDRACHTBEVESTIGING Als deze Voorwaarden voor dienstverlening en de opdrachtbevestiging onderling strijdige onderdelen bevatten, geldt dat wat in de opdrachtbevestiging is opgenomen. Producten- en dienstencatalogus Bedrijfsvoering & Financiën

20 Bijlage 2 Overzicht bereikbaarheid en diensten Functioneel Beheer (UBR Bv&F) (Bron: Startpagina tab Support en Beheer Exact Synergy Enterprise) 2.1 Bereikbaarheid en openingstijden FB UBR is bereikbaar: 1. via Exact Synergie 2. per telefoon op telefoonnummer Functioneel Beheer BV&F is op werkdagen geopend van 8.00 uur tot uur. Werkdagen zijn alle kalenderdagen, behoudens weekends, algemeen erkende feestdagen en voor personeel van UBR verplichte vrije dagen, te weten: 1. Nieuwjaarsdag 2. Koningsdag 3. Tweede paasdag 4. Bevrijdingsdag 5 mei 5. Hemelsvaartdag 6. Tweede pinksterdag 7. Kerstdagen 2.2 Ondersteunde systemen Exact Synergie Enterprise Exact Globe Qlikview Scansys Orbis RostarCas 2.3 Serviceniveaus 1e lijn Meldingen Functioneel Beheer UBR Indicator Norm Wie Bezetting tijdens Bezetting 1e lijn/beheerverzoeken Maandag t/m vrijdag FB BV&F kantooruren uur Reactietijd In behandeling nemen 4 uur FB BV&F Afhandeltijd* Bezetting 1e lijn/beheerverzoeken 8 uur doorlooptijd FB BV&F *1e lijn meldingen zijn binnen 8 uur afgehandeld of doorgezet naar de 2e lijn 2e lijn Meldingen Functioneel Beheer UBR Indicator Norm Wie Reactietijd Vanaf binnenkomst verzoek tot aan de Afhankelijk van de inhoud FB BV&F terugmelding melding Afhandeltijd Vanaf hierboven genoemde melding tot de gereedmelding Afhankelijk van de inhoud melding FB BV&F 20 Producten- en dienstencatalogus Bedrijfsvoering & Financiën 2017

21 Wijzigingsverzoeken Indicator Norm Wie Reactietijd Vanaf binnenkomst verzoek tot aan Afhankelijk van de inhoud FB BV&F de terugmelding melding Afhandeltijd Vanaf hierboven genoemde melding tot de gereedmelding Afhankelijk van de inhoud melding FB BV&F 2.4 Releasekalender Exact FB BV&F heeft verscillende releases voor 2016 gepland Hoge Release - Update van Exact Synergie Enterprise, Exact Globe, Qlikview, Orbis en RostarCas. Lage Release - Wijzigingen of nieuwe functionaliteiten van door FB ondersteunde systemen, waarbij de inzet van SSC ICT niet benodigd is en FB BV&F dit zelfstandig of met behulp van leverencier kan doorvoeren. 2.5 Overlegstructuren Gebruikersoverleg BI Team Producten- en dienstencatalogus Bedrijfsvoering & Financiën

22 Bijlage 3 Systeemlandschap (...) UBR oktober 2014 SSC-ICT jan jan FMH jan Doc-Direkt jan RSO jan Inkoop HIS Inkoopadvies BV IV Project admin. Uitvoering Verkoop admin. Deb. beheer Cred. beheer Planning & control Control Financial control Business control Concern Control Funct. beheer DigiInkoop HIS Support Wijzigingenbeheer Functioneel beheer Exact Function. beheer Leveranc. manag. Contractbeheer Applicatiebeheer Inkoop DigiInkoop Systemen UBR BV&F Scansys MRS Qlikview SQL Proj. PMA RS admin. Exact Enterprise Front-end Tijd VPA IFR Orbis Exact Globe Back-end Crediteuren Debiteuren Betalingen & Ontvangsten ING Koppelingen DigiInkoop FEZ > FDC RostarCas RBO DigiInkoop Logius Regas EC O&P Koeriers.com IPKD Bankkop. ING PMA HIS DigiVerk. IPKD SQLRS BV&F RostarCas RSO Scansys BV&F Netive EC O&P ICT Exact e.a. VCD Exact e.a. SSC-ICT DigiInkoop Logius 22 Producten- en dienstencatalogus Bedrijfsvoering & Financiën 2017

23

24 Bezoekadres Rijkskantoor Beatrixpark Wilhelmina van Pruisenweg an Den Haag Postadres Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk Bedrijfsvoering & Financiën Postbus ea Den Haag