Beloningsbeleid DUPI Insurance Group B.V.

Transcriptie

1 Beloningsbeleid DUPI Insurance Group B.V.

2 Colofon Titel Beloningsbeleid DUPI Insurance Group B.V. Versie 3.0 Ingangsdatum 1 januari 2016 Geldig tot 1 januari 2017 Samengesteld door Laatste versie bewerkt door C. van Aggelen C. van Aggelen Bestandsnaam / locatie Beloningsbeleid DIG v 3.0 Locatie R:\Documenten\Directie\Personeelszaken\Belonings- beleid Eigenaar document Beheerder document Verspreiding Directie Staf Directie Management Medewerkers

3 Inhoud 1. Inleiding Doelstellingen Wetgeving en AFM Soorten beloning Vaststellen beloning Raad van Commissarissen Directie van DIG Directie aangesloten werkmaatschappijen Directie van de afdelingen... 6 De beloning van de directeuren van de afdelingen wordt door Directie DIG vastgesteld Medewerkers in loondienst Inhuurkrachten Salarisbeleid medewerkers in loondienst Inleiding Uitvoering Verhoging salaris Verlaging salaris Salarisbeleid inhuurkrachten Tantièmebeleid Gratificatiebeleid Evaluatie Ondertekening...17

4 Versiebeheer Versie Datum Status Omschrijving Auteur 0.1 November Concept Eerste opzet CvA Concept Aanpassingen CvA CvA Concept Inhoudelijke wijzigingen CvA Concept Concept Tekstuele en inhoudelijke CvA/BO wijzigingen Concept Inhoudelijke wijzigingen door M. CvA Steenkamp Concept Wijzigingen door CvA CvA Definitief Besproken en besloten in RvC Definitief Evaluatie, tekstuele en inhoudelijke aanpassing o.a. ivm Q&A AFM 16 oktober 2015 CvA/BO

5 1. Inleiding 1.1. Doelstellingen Het onderhavige Beloningsbeleid heeft als doelstellingen: Beheerste en consistente beloning en -ontwikkeling Voorkomen van onzorgvuldige klantbehandeling Voorkomen van ongewenste prikkels Bewaken juiste verhouding tussen vaste en variabele beloning Concurrerende arbeidsvoorwaarden en beloning bieden Het beloningsbeleid voor de DUPI Insurance Group, hierna DIG, wordt vastgesteld door Directie van de DUPI Insurance Group B.V., verder te noemen Directie DIG. Het is van toepassing op de beloning van directeuren van DIG, de directeuren van de aangesloten werkmaatschappijen, de directeuren van de afdelingen, de managers, medewerkers alsmede inhuurkrachten. De Manager Personeelszaken (Manager PZ) is verantwoordelijk voor het up to date houden en de juiste uitvoering van het beleid Wetgeving en AFM Bij het opstellen van het beloningsbeleid voor de bij DIG aangesloten bedrijven is rekening gehouden met de Wet beloningsbeleid financiële ondernemingen, welke op 7 februari 2015 van kracht is geworden en Besluit Beheerst Beloningsbeleid van het Ministerie van Financiën, dat op1 januari 2011 in werking is getreden. Tevens is bij het opstellen gekeken naar de interpretatie van Beheerst Beloningsbeleid door de AFM alsmede naar de scoresystematiek van de AFM ten aanzien van de inhoud en werking van beloningsbeleid. Bij het belonen van medewerkers wordt rekening gehouden met hun functie, functionele ervaring en functioneren. Aspecten die centraal staan bij de beoordeling zijn de vakbekwaamheid, kwaliteit van de dienstverlening (service en advisering) en klantbelang c.q. de zorgvuldige behandeling van klanten. Bij functies waarbij dagelijks contact met klanten is, bijvoorbeeld bij de functies van Underwriter, Underwriting Support, Broker, Client Executive en Broking Support, worden deze aspecten in het functioneren en de beoordeling daarvan zwaarder meegewogen. Maar ook bij de leidinggevenden als Directeur Underwriting en Directeur P&I worden genoemde aspecten zwaarder meegewogen Soorten beloning Binnen DIG onderscheiden wij vaste en variabele beloning componenten. De vaste beloning is niet afhankelijk van de resultaten van de verrichte werkzaamheden. De vaste beloning bestaat uit bruto maandsalaris, vakantietoeslag, vaste dertiende maand en premievrij

6 pensioen. Daarnaast kunnen medewerkers met een bepaalde functie in aanmerking komen voor een autokostenvergoeding, een auto en telefoon van de zaak. De variabele beloning is het deel van de beloning dat geen vaste beloning is. Deze bestaat uit tantième en gratificatie. Het beloningsbeleid bestaat uit een salaris-, tantième- en gratificatiebeleid. Het is onder meer erop gericht een beheerste, consistente en voor iedere medewerker begrijpelijk beloningsbeleid te realiseren en blijvend te voldoen aan wet- en regelgeving Vaststellen beloning Raad van Commissarissen De beloning van de Raad van Commissarissen wordt vastgesteld door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders Directie DIG De beloning van de Directie DIG wordt vastgesteld door Raad van Commissarissen Directie aangesloten werkmaatschappijen De beloning van de Directie van de aangesloten werkmaatschappijen wordt vastgesteld door de Directie DIG Directie van de afdelingen De beloning van de directeuren van de afdelingen wordt door Directie DIG vastgesteld Medewerkers in loondienst De beloning van de medewerkers wordt vastgesteld door de Directie DIG op voorstel van management en of directie van de aangesloten werkmaatschappijen Inhuurkrachten De beloning van de inhuurkrachten, welke via een bureau zijn gedetacheerd, wordt vastgesteld in overleg met het desbetreffende bureau. De beloning van inhuurkrachten, welke rechtstreeks een contract met een van de aangesloten bedrijven hebben, wordt door Directie DIG bepaald.

7 2. Salarisbeleid medewerkers in loondienst 2.1. Inleiding Aan het einde van elk kalenderjaar bepaalt de Directie DIG of er budget beschikbaar is voor een salarisaanpassing van medewerkers, die in dienst zijn van de aangesloten werkmaatschappijen. Directie DIG stelt hiervoor een bepaald bedrag beschikbaar aan de directeuren van de aangesloten werkmaatschappijen. In overleg met de directeuren van de afdelingen wordt dit verdeeld over de werkmaatschappijen, de afdelingen en uiteindelijk de medewerkers Uitvoering Bij het bepalen van een salarisaanpassing wordt het 4-ogen principe toegepast. De volgende stappen worden doorlopen bij het vaststellen van het salaris aan het einde van elk kalenderjaar: 1. De Directie DIG bepaalt het totale beschikbare budget 2. Binnen dit budget stelt directie en of management de eventuele verhogingen voor 3. Voorstellen worden aan Manager Personeelszaken voorgelegd en door hem getoetst 4. Vervolgens gaan de individuele voorstellen naar Directie DIG 5. Directie DIG beoordeelt, vraagt eventueel om toelichting en of aanpassing 6. Directie DIG stelt individuele aanpassingen vast 7. Salarisaanpassing wordt gecommuniceerd aan Manager PZ en vastgelegd in een persoonlijke brief 8. Medewerkers worden persoonlijk in een gesprek geïnformeerd en krijgen salarisbrief overhandigd De voorgestelde salarisaanpassingen zullen door de Manager PZ worden getoetst aan de hand van de hieronder opgesomde criteria. Indien bij directie, management en of medewerker verschil van inzicht bestaat over de uitvoering van het salarisbeleid, zullen zij dit bij de Manager PZ kenbaar kunnen maken. De Manager PZ kan na afstemming met betrokkenen en Directie DIG een advies geven.

8 2.3. Verhoging salaris De leidinggevende van de medewerker stelt de verhoging van het salaris voor. Of een individuele medewerker in aanmerking komt voor een salarisverhoging wordt door directie en manager PZ getoetst aan de hand van de volgende criteria: 1. Functie en functieniveau 2. Prestatie 3. Beoordeling 4. Opleiding en ontwikkeling (vakbekwaamheid, benodigde diploma s) 5. Huidig salaris 6. Salarisruimte functie 7. Beschikbaar budget 8. Duur dienstverband of contract 9. Wettelijke bepalingen (bijvoorbeeld. minimumloon, leeftijd etc..) 10. Bijzondere omstandigheden (b.v. langdurig verlof) Een medewerker, die werkt op een bepaald functieniveau en die bijvoorbeeld een zeer goede beoordeling heeft, zal een hoger bedrag aan verhoging kunnen worden toegekend, dan een medewerker, die in dezelfde functie lager scoort. Een medewerker die een onvoldoende beoordeling krijgt, zal niet in aanmerking komen voor een salarisverhoging, tenzij wettelijke bepalingen dit eisen. Hetzelfde geldt voor de scores op ontwikkeling wanneer een medewerker bijvoorbeeld een goede progressieve ontwikkeling doormaakt (afgesproken diploma s zijn gehaald), zal dit een gunstig effect kunnen hebben op zijn salarisverhoging. Een minder goede ontwikkeling zou kunnen leiden tot een matiging van de salarisverhoging. De betrokken directeur of manager kan besluiten om geen wijziging in het salaris voor te stellen.

9 2.4. Verlaging salaris De betrokken directeur of manager van de medewerker kan bij demotie een voorstel tot verlaging van het salaris indienen. Het verlagen van het salaris zal met redenen omkleed moeten worden voorgelegd aan Directie DIG en Manager PZ. Of een individuele medewerker in aanmerking komt voor een verlaging wordt door Directie DIG en Manager PZ mede getoetst aan de hand van de dezelfde criteria als genoemd onder 2.3.

10 3. Salarisbeleid inhuurkrachten Het salaris c.q. de vergoeding van de inhuurkrachten (uitzendkrachten, gedetacheerden, consultants) wordt in overleg met het desbetreffende bureau of inhuurkracht vastgesteld. Aanpassing naar boven of naar beneden zal mede getoetst worden aan de hand van de onder 2.3. genoemde criteria.

11 4. Tantièmebeleid 4.1. Inleiding Het tantièmebeleid is vastgesteld door Directie DIG. De Manager PZ is verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van het beleid Begrippen Bonusplafond Het gemiddelde van de verhouding tussen de vaste en variabele beloningen van alle medewerkers zal niet meer dan 20% bedragen. Verder is de variabele beloning van de medewerker gemaximeerd tot 100% van zijn eigen vaste salaris. Resultaat Directie bepaalt mede aan de hand van de resultaten van de aangesloten bedrijven of er aanleiding is voor het uitkeren van tantième. Tantième Tantième is naast salaris, een variabele beloning voor de medewerker, die mede gebaseerd is op het resultaat. Tantième is geen recht. Na vaststelling van de resultaten, wordt het beschikbare bedrag voor tantième vastgesteld. De hoogte van de individuele tantièmes wordt uiteindelijk vastgesteld door Directie DIG. Voorwaarden Om in aanmerking te komen voor tantième dient de medewerker op het moment van het vaststellen van het resultaat een contract voor onbepaalde tijd te hebben en minimaal 1 jaar in dienst te zijn van DIG of van een van de aangesloten werkmaatschappijen. Directie DIG heeft de mogelijkheid om van deze voorwaarden af te wijken. Prestatie De hoogte van de tantième is mede gekoppeld aan de prestatie van de individuele medewerker. Tantième is een beloning instrument, waarmee het presteren van medewerkers positief beïnvloed kan worden. Of de individuele medewerker in aanmerking komt voor tantième is ter beoordeling van zijn/haar directeur of manager Procedure In het bepalen van het toekennen en de hoogte van tantième wordt het 4-ogen principe toegepast. 1. De Raad van Commissarissen bepaalt het beschikbare bedrag;

12 2. Binnen dit bedrag stellen directie en management van de aangesloten bedrijven de tantième per individuele medewerker voor op basis van de onder 4.4. genoemde criteria; 3. Deze voorstellen worden aan Manager PZ voorgelegd en getoetst aan de hand van de hierna genoemde criteria; 4. Vervolgens gaan de individuele voorstellen naar Directie DIG; 5. Directie DIG beoordeelt de hoogte, vraagt eventueel om toelichting en of aanpassing; 6. Directie DIG toetst de individuele tantièmes mede op basis van de onder 4.4. genoemde criteria en stelt de tantième vast; 7. Goedgekeurde tantièmes worden gecommuniceerd aan de Manager PZ en vastgelegd in een persoonlijke brief aan medewerker; 8. Medewerkers worden in een persoonlijk gesprek geïnformeerd en krijgen tantièmebrief overhandigd Criteria Alle medewerkers binnen DIG kunnen in aanmerking komen voor een variabele beloning. Bij het bepalen van het bedrag aan tantième worden financiële en niet financiële criteria gehanteerd. Directie DIG kan op enig moment besluiten om de toegekende variabele beloning terug te vorderen of te matigen. De volgende criteria zijn van belang: 1. Bonusplafond 2. Resultaat 3. Hoogte beschikbare bedrag 4. Functie 5. (Verhouding met) overige variabele beloning en vaste beloning w.o. salaris 6. Prestatie (rekening houden met beoordeling) 7. Opleiding en ontwikkeling (vakbekwaamheid, benodigde diploma s) Ad. 3 De functie en het functieniveau van een medewerker zijn mede bepalend voor de hoogte van de tantième. Ad. 4 De hoogte van het bruto maandsalaris is tevens een factor, die meeweegt in het vaststellen van de hoogte van de tantième, teneinde de verhouding tussen vaste en variabele beloning in evenwicht te houden. Ad. 5 De prestatie c.q. het functioneren van de medewerker in het jaar, waarop het resultaat betrekking heeft, is eveneens een factor voor het bepalen van de hoogte. Medewerker dient minimaal een voldoende beoordeling te hebben gekregen. Integer gedrag en klantgericht handelen vormen belangrijke factoren bij het bepalen van de prestatie. Kwaliteit van het werk, waaronder nauwkeurigheid zijn eveneens bepalend voor de weging van de prestatie. Daarnaast wordt ook de prestatie in het daarop volgende half jaar meegewogen. Indien

13 medewerker in de betrokken periode door bijvoorbeeld verlof of arbeidsongeschiktheid langdurig afwezig is geweest, wordt dat meegewogen in de beslissing t.a.v. wel/niet tantième alsmede de hoogte van de tantième. Bijzonder hoge inzet, realisatie duurzame klantrelatie en grote klanttevredenheid, bijzondere prestaties en activiteiten, deelname aan projecten e.d. niet altijd direct gerelateerd aan de functie worden eveneens meegenomen in het oordeel. Ad. 6 Opleiding zoals het behalen van Wft vakdiploma s en de ontwikkeling van de medewerker in zijn/haar functioneren worden meegewogen in het bepalen of en wat de hoogte van het bedrag zou moeten worden. Indien door de medewerker progressie is gemaakt in zijn/haar functioneren ten opzichte van het vorig jaar heeft dat een positief effect op de hoogte van het bedrag Uitkering Na vaststelling van het beschikbare bedrag bepaalt Directie DIG wanneer de tantième wordt uitgekeerd.

14 5. Gratificatiebeleid 5.1. Inleiding Binnen DIG zijn twee soorten gratificaties mogelijk. Gratificatie vanwege langdurig dienstverband of vanwege uitzonderlijke prestatie Langdurig dienstverband Voor zover en voor zolang de fiscale wet- en regelgeving dit toelaten, ontvangt de werknemer een netto gratificatie ter gelegenheid van zijn 12½-, 25- en 40-jarig dienstverband zoals hierna vermeld. - Bij een dienstverband van 12½ jaar wordt een nettobedrag uitgekeerd ter grootte van een half bruto maandsalaris. - Bij een dienstverband van 25 jaar wordt een nettobedrag uitgekeerd ter grootte van één bruto maandsalaris. - Bij een dienstverband van 40 jaar wordt een nettobedrag uitgekeerd ter grootte van twee bruto maandsalarissen Uitzonderlijke prestatie In het bepalen van toekennen van een gratificatie bij een uitzonderlijke prestatie wordt het 4- ogen principe toegepast. Directie DIG kan besluiten om aan een individuele directeur van een aangesloten werkmaatschappij, directeur van afdeling, manager of aan medewerker een extra beloning uit te keren. Dit laatste kan ook op voorstel van directie en of management. Deze extra beloning betreft een bruto bedrag ineens, ook wel gratificatie genoemd, welke dus kan worden uitgekeerd naast tantième Voorwaarden De betrokken directeur, manager of medewerker heeft een uitzonderlijke prestatie geleverd voor zijn/haar afdeling of voor het bedrijf. Directie DIG en of betrokken directeur en of manager draagt directeur en of de medewerker voor een gratificatie voor en onderbouwt de voordracht. Directie DIG neemt vervolgens hierover een besluit.

15 Criteria De volgende criteria zijn van belang bij het bepalen of en zo ja welk bedrag de individuele medewerker aan gratificatie ontvangt: 1. Functie. 2. Bonusplafond. 3. (Verhouding met) overige variabele beloning en vaste beloning w.o. salaris. 4. Uitzonderlijke prestatie, zie toelichting hierna. Ad 4 Uitzonderlijke prestatie: 1. Klanttevredenheid vergroot. 2. Buitengewone inzet getoond. 3. Idee gelanceerd voor verbetering van bv proces of kostenbesparing gerealiseerd. 4. Belangrijk project gerealiseerd (b.v. performance verbeterd richting klant) Uitkering Directie DIG bepaalt het moment van uitkeren.

16 6. Evaluatie Ieder jaar vindt toetsing van dit document plaats in opdracht van Directie DIG. Indien nodig wordt het beleid aangepast.

17 7. Ondertekening Rotterdam, 28 december 2015 DUPI Insurance Group B.V. De heer M. Steenkamp A. Cornel B. Ouwens Voorzitter Directie Directeur Directeur