Tennisvereniging Napoleon Pag. 1-5

Transcriptie

1 Tennisvereniging Napoleon Pag. 1-5 Notitie: Voorstel voor inrichting van de organisatie van Tennisvereniging Napoleon Van: Werkgroep Organisatie van Commissie Napoleon Versie: Concept 1.0 Datum: 20 mei 2013 Verspreiding: Jaap Deutekom Inleiding Al enkele jaren zijn de Horner Tennisclub (HTC) en Tennisvereniging Aldenghoor (TVA) in overleg over een mogelijke fusie tot één nieuwe gezamenlijke Tennisvereniging Napoleon (TVN). Met het unanieme besluit van de Gemeenteraad van Leudal op 15 november 2011 om een krediet voor de realisering van een nieuw, aan TVN te verhuren, Tennispark Galgenberg (TPG) beschikbaar te stellen, en de instemming van de algemene ledenvergaderingen van HTC op 24 november 2011 en TVA op 7 december 2011 met de vormgeving van de nieuwe vereniging TVN en de realisatie van het nieuwe park TPG, is het proces in een stroomversnelling terecht gekomen. Op 21 december 2011 is vervolgens het Werkbestuur Napoleon gevormd dat het fusieproces van TVN en de realisatie van TPG waar nodig zal begeleiden en coördineren, en ter zake noodzakelijke besluiten zal nemen. Ter ondersteuning van het Werkbestuur zijn twee Commissies opgericht: 1. de Commissie Napoleon voor ondersteuning en het doen van voorstellen aan het Werkbestuur met betrekking tot de integratie van HTC en TVA tot uiteindelijk de fusievereniging TVN; 2. de Commissie Galgenberg voor ondersteuning en het doen van voorstellen aan het Werkbestuur met betrekking tot de realisering van het Park en Clubgebouw. De Commissie Napoleon, die bestaat uit de Werkgroepen Organisatie, Contracten, Regels, Sponsoring en Financiën, dient haar adviezen wegens vertraging in de bestemmingsplanprocedure met een jaar vertraagd - uiterlijk in de loop van 2013 af te ronden in gerichte adviezen aan het Werkbestuur zodat de respectievelijke ledenvergaderingen van HTC en TVA vervolgens in het verdere verloop van 2013 de nodige laatste besluiten ter zake van de voorgenomen fusie kunnen nemen. De voorliggende notitie omvat het voorstel van de Werkgroep Organisatie. Opgave, uitgangspunt en voorwaardelijke overwegingen & vragen De opgave voor de Werkgroep Organisatie luidt om een voorstel te doen voor de inrichting van de toekomstige organisatie van Tennisvereniging Napoleon. Daarbij wordt uitgegaan van een (niet meegegeven) algemeen verenigingsdoel om voor inwoners en andere belangstellenden actief gelegenheid te bieden tot het beoefenen van de tennissport in recreatieve en competitieve sfeer waarbij daarnaast het sociale aspect een belangrijk verenigingsdoel vormt. Min of meer voorwaardelijk is vanuit het Werkbestuur en de Commissie Napoleon ter overweging en ter beantwoording meegegeven: 1. dat als er als startpunt van uit gegaan zou kunnen worden dat in beginsel (o.a. op het nieuwe park) het huidige aanbod van HTC en TVA, gebundeld en onderling afgestemd, ook in de nieuwe situatie bij TVN zou moeten kunnen plaatsvinden;

2 Pag dat de voorkeur bestaat voor de inrichting van één bestuurlijk, qua omvang (al dan niet compact) nog te bediscussiëren orgaan (geen AB en DB) dat fungeert onder het hoogste orgaan, de Algemene Ledenvergadering (ALV); 3. dat bij de start van de nieuwe vereniging in ieder geval een Kernbestuur gevormd moet zijn waaraan, op een later of zo mogelijk gelijktijdig moment, te benaderen commissieleden gevraagd worden om tot het Bestuur toe te treden; 4. dat de daarmee samenhangende gewenste bevoegdheid voor het toekomstige Bestuur om Commissies in te stellen geregeld is, waarbij de voorkeur is uitgesproken dat een nog nader te bepalen aantal commissieleden zitting zal nemen in het Bestuur; 5. dat over de wijze waarop eventueel tot een uit maximaal drie personen bestaand Kernbestuur of toch direct tot een volledig Bestuur wordt gekomen alsmede wie daar mee belast gaan worden een uitspraak moet worden gedaan; 6. dat tevens een principe-uitspraak moet worden gedaan of toekomstige bestuursleden uit het staande ledenbestand moeten komen of dat ook bestuursleden van daarbuiten zijn toegestaan; 7. dat bepaald moet worden welke Commissies moeten worden ingericht en welke bestaande Commissies zonder meer kunnen worden samengevoegd; 8. dat vastgesteld dient te worden of het wenselijk en haalbaar is om de bestaande toernooien te handhaven, onder dezelfde naam of juist meer afgestemd op de nieuwe situatie, met daarbij meerdere toernooicommissies vanuit mogelijk engagement van leden of toch juist niet; 9. dat het tenslotte te ver zou voeren bij de werkzaamheden in dit blok een afgerond profiel voor TVN te schetsen, waarbij door de KNLTB de aanbeveling is gedaan om na de fusie een meerjaren toekomstvisie te ontwikkelen. Ad. 1 en 7) Huidig en toekomstig aanbod vertaald in commissies en activiteiten Beide onderliggende verenigingen HTC en TVA hebben vanuit de invulling van hun verenigingsdoelen, kortweg tennissen in een sociale omgeving, een decennialang ontwikkelde geschiedenis van daaraan gerelateerde activiteiten, waaraan steeds vanuit een aantal commissies invulling is en wordt gegeven. Vastgesteld wordt dan ook dat tussen de huidige en de toekomstige gewenste activiteiten en de staande commissies vanuit historisch ontwikkeld perspectief een sterke relatie bestaat. Daarmee is dan tevens de verwachting uitgesproken dat met een inventarisatie van huidige commissies en activiteiten en integratie daarvan in toekomstige commissies met bijbehorende activiteiten ten tijde van de start van de feitelijke fusie een redelijk dekkende structuur van activiteiten en commissies zal bestaan. In een fase daarna kunnen door het toekomstige bestuur dan in afstemming met de ALV de organisatorische puntjes op de i worden gezet. In de navolgende tabel wordt een overzicht (in willekeurige volgorde) gegeven van bestaande commissies en waar deze zich mee bezig houden (activiteiten) binnen HTC en TVA en hoe dat volgens de Werkgroep in de nieuwe vereniging TVN zou kunnen zijn en op welke huidige commissies in de toekomstige structuur kunnen worden samengevoegd. Nr Bestuur/Commissie HTC TVA TVN 1. Ledenwerf commissie (HTC 250,TVA 150) X 2. Kantine commissie: X X X - Inroostering - Coördinatie (periode gewijs) - Inkoop - Catering 3. Accommodatie commissie: X X (3+4+5) - Beheer en onderhoud park en clubhuis 4. Technische commissie: X X X (3+4+5)

3 Pag. 3-5 Nr Bestuur/Commissie HTC TVA TVN - Baanopmaak, KNLTB-competitie en toernooien - Trainingen 5. Recreatie commissie X X (3+4+5) - Organisatie interne competitie, play-in 6. Jeugdcommissie: X X X (6+6a) - Jeugdtrainingen, -toernooien en competitie - Sociale activiteiten 6.a Jeugdbestuur: X (6+6a) - Kantinedienst, feestjes (binding, sociaal) 7. Sponsorcommissie X X X 8. Commissie Molentoernooi X X (8+9) 9. Commissie Oojetoernooi X X (8+9) 10. Kascontrolecommissie (valt vanwege de controlefunctie voor en na de fusie onder de ALV) X X X Ad.2) Mogelijke (compacte) bestuursopzet Vanuit de wens om tot een zo compact mogelijk bestuur te komen waarbij echter tevens rekening wordt gehouden met een eerlijke, niet te omvangrijke werkverdeling en waarbij ook de aanstuurbaarheid van de gewenste activiteiten (vertegenwoordigd in commissies) wordt meegenomen stelt de werkgroep voor om bij start van TVN direct een compact bestuur samen te stellen. Dat startbestuur zal volgens de werkgroep kunnen bestaan uit een basisbestuur van drie personen die tevens enkele kleinere commissies in het bestuur vertegenwoordigen: - Voorzitter o Sponsorcommissie - Secretaris o Ledenadministratie o Ledenwervingscommissie - Penningmeester o Verantwoording aan Kascontrolecommissie. Dit basisbestuur wordt volgens de visie van de werkgroep aangevuld met enkele zware commissarissen/ bestuursleden die ieder ook weer enkele commissies in het bestuur vertegenwoordigen. De commissarissen/ bestuursleden zijn daardoor meer bestuurder dan uitvoerder: - Commissaris/ bestuurslid technische zaken: o Accommodatie commissie o Technische commissie o Recreatie commissie - Commissaris/ bestuurslid Kantinezaken: o Kantinecommissie o Inkoopcommissie - Commissaris/ bestuurslid Jeugdzaken: o Jeugdcommissie o Jeugdbestuur - Commissaris/ Bestuurslid externe Toernooien: o Commissie Molentoernooi o Commissie Oojeteornooi. Gezien het al jaren teruglopende ledenaantal beveelt de werkgroep aan om specifiek aandacht te besteden aan ledenwerving en daarvoor expliciet ruimte in het bestuur te creëren.

4 Pag. 4-5 Ad. 3, 4 en 5) Vorming startbestuur inclusief commissarissen/ bestuursleden De werkgroep is van mening dat: - Het bestuur bij start van de vereniging volledig samengesteld dient te zijn om continuïteit in de nieuwe vereniging te waarborgen; - De onderverdeling van subcommissies vanuit continuïteitsoverwegingen aan het nieuwe bestuur wordt meegegeven, maar dat het nieuwe bestuur de vrijheid moet hebben daar zelf nader en/of anders invulling aan te geven; - Het bestuur niet verplicht uit een oneven aantal bestuursleden behoeft te bestaan omdat het immers toch een gezelligheidsvereniging betreft en daarmee staken van stemmen, c.q. ergens niet uitkomen wijst op een voor een gezelligheidsvereniging ongewenste situatie die om een andere oplossing onder regie van de ALV vraagt. Met betrekking tot de wijze van vorming van het startbestuur beveelt de werkgroep aan: - om voornamelijk vanuit continuïteitsoverwegingen van het lastige overgangsproces en het draagvlak vanuit de oude verenigingen het startbestuur voor de periode van één jaar te laten bestaan uit drie personen van het basisbestuur (voorzitter, secretaris, penningmeester) van de huidige besturen van HTC en TVA, waarbij deze drie personen niet uit allen één van de beide verenigingen afkomstig mogen zijn en deze personen tevens in de nieuwe vereniging de drie basisfuncties gaan bezetten; - hierbij in overweging te nemen de omvang van de huidige onderliggende verenigingen HTC en TVA; - dit basis startbestuur aan te vullen met de voorgestelde commissarissen/ bestuursleden die mogen bestaan uit zittende bestuursleden, commissieleden of uit nieuwe kandidaten; - dit alles op voorstel van het huidige overgangsbestuur in het najaar van 2013 door de beide huidige ALV s te laten beslissen; - na één jaar de drie basisbestuurders verplicht te laten aftreden waarbij ze wel verkiesbaar mogen zijn; - de andere dan de drie basisbestuurders (en onafhankelijk daarvan) na dat aanloopjaar de eerste formele bestuursverkiezing in de nieuwe verenigingsstructuur te laten organiseren. Ad. 6) Bestuursleden vanuit de vereniging of ook van daarbuiten toegestaan De werkgroep is van mening dat bestuurders van de nieuwe vereniging een binding met de vereniging moeten hebben. Dit mag ook bestaan uit een aantoonbaar ruime binding in het verleden. Ad. 8) Hoe om te gaan met huidige toernooien in toekomstige vereniging De werkgroep is van mening dat de externe toernooien (Molentoernooi en Oojetoernooi) het visitekaartje van de huidige verenigingen en daarmee ook van de toekomstige vereniging zijn en dat deze dus mede gelet op het wervende karakter vooralsnog gecontinueerd moeten worden. De werkgroep adviseert dan ook om hiervoor een aparte commissaris/ bestuurslid in het bestuur op te nemen en deze persoon de beide huidige toernooicommissies aan te laten sturen. Na verloop van tijd kan dan bezien worden hoe deze aanpak in de nieuwe vereniging voort te zetten of te wijzigen. Ad. 9) Mate van afgerondheid organisatorisch profiel alsmede slotadvies De werkgroep constateert dat de huidige structuren van de beide verenigingen zijn ontstaan vanuit decennialange ontwikkeling van de beoogde sportieve en sociale doelstellingen en dat die in beide onderliggende verenigingen in essentie niet veel van elkaar verschillen en zonder al te veel problemen in de nieuwe vereniging zijn samen te voegen. Dit constaterende adviseert de werkgroep dan ook tot slot om gelet op de continuïteit nu tot een verregaande concrete structuur te komen en over enkele jaren te evalueren of aanpassing van die structuur alsnog zinvol en noodzakelijk is.

5 Pag. 5-5 Bijlage 1: Contactgegevens TVN werkgroep Organisatie John Overdevest - Adres: St. Ursulaweg 16, 0000 AA NUNHEM - Telefoon: riano@xs4all.nl Vincent Jansen: - Adres: Frankeven 25, 6085 DB HORN - Telefoon: of v.jansen@planet.nl Jaap Deutekom: - Adres: Roggelseweg 25, 6081 CR HAELEN - Telefoon: of jrdeutekom@hotmail.com / j.deutekom@vodafonevast.nl