Toegevoegde waarde van probleemsignalerende audits

Transcriptie

1 Toegevoegde waarde van probleemsignalerende audits Kritieke succesfactoren voor het realiseren van toegevoegde waarde met probleemsignalerende audits drs. E. van Minnen s-gravenhage, augustus 2004 Erasmus Universiteit Rotterdam Economische Faculteit EURAC BV Sectie Internal/Operational Auditing

2 Toegevoegde waarde van probleemsignalerende audits Kritieke succesfactoren voor het realiseren van toegevoegde waarde met probleemsignalerende audits II

3 Voorwoord Dit referaat markeert de afronding van de postdoctorale opleiding Internal/Operational Auditing aan de Erasmus Universiteit Rotterdam. Deze opleiding beschouw ik als een waardevolle kopstudie als vervolg op mijn doctoraalopleiding Bestuurs- en Organisatiewetenschap. De colleges op de vrijdagen vormden altijd een welkome afsluiting van de werkweek. Het studeren in de avonduren en in de weekenden, naast mijn werk en mijn privé-leven, viel niet altijd mee. Het succesvol afronden van een tentamen gaf me vervolgens weer veel voldoening en kracht om door te gaan. Bij deze bedank ik iedereen die mij tijdens de studie moreel en inhoudelijk heeft gesteund. In het bijzonder bedank ik mijn ouders, Conny en mijn vrienden Guido, Jeroen en Ramon en Angelique. Ten slotte bedank ik in het bijzonder mijn collega Jo Bisschops voor de inhoudelijke feedback en adviezen die ik van hem heb mogen ontvangen, mijn collega Jan Droogsma voor zijn ondersteuning bij de voorbereiding van het tentamen Financiële Sturing en Beheersing en mijn afstudeerbegeleider Jan Otten voor zijn kritische en deskundige begeleiding. Erik van Minnen s-gravenhage, 25 augustus 2004 III

4 Inhoudsopgave Samenvatting... V 1. Inleiding Aanleiding Afbakening onderwerp Doelstelling Centrale vraagstelling Onderzoeksvragen Onderzoeksstrategie Definitie kernbegrippen Leeswijzer Concept-referentiemodel voor realiseren toegevoegde waarde Inleiding Vooronderzoek Veldwerk Rapportage Praktijktoets concept-referentiemodel voor realiseren toegevoegde waarde Inleiding Vooronderzoek Veldwerk Rapportage Kritieke succesfactoren voor realiseren toegevoegde waarde volgens opdrachtgever Inleiding Vooronderzoek Veldwerk Rapportage Conclusie: definitief referentiemodel voor realiseren toegevoegde waarde Inleiding Vooronderzoek Veldwerk Rapportage Slotconclusie...31 Literatuurlijst...32 Bijlage 1: Lijst van geïnterviewde personen...33 Bijlage 2: Concept-referentiemodel voor realiseren toegevoegde waarde...34 Bijlage 3: Aangevuld concept-referentiemodel voor realiseren toegevoegde waarde...35 Bijlage 4: Definitief referentiemodel voor realiseren toegevoegde waarde...37 Bijlage 5: Kritieke succesfactoren volgens de auditors...39 Bijlage 6: Kritieke succesfactoren volgens de opdrachtgevers...41 Bijlage 7: Vragenlijst voor interview auditor...42 Bijlage 8: Vragenlijst voor interview opdrachtgever...43 IV

5 Samenvatting Het onderwerp van dit referaat is toegevoegde waarde van probleemsignalerende audits. De aanleiding voor de keuze van dit onderwerp is mijn observatie dat in de auditwereld veel aandacht is voor het adequaat uitvoeren van een audit, maar relatief weinig aandacht voor de toegevoegde waarde daarvan. Uiteindelijk is het natuurlijk de toegevoegde waarde van de audit die telt voor de opdrachtgever. Dit roept de vraag op wat nu precies de kritieke succesfactoren in het auditproces zijn om deze toegevoegde waarde te realiseren. Door in het auditproces invulling te geven aan deze kritieke succesfactoren (KSF en) kan de auditor mogelijk toegevoegde waarde leveren en de kans verkleinen dat het auditrapport in de beruchte onderste lade van het bureau van de opdrachtgever belandt. Dit resulteert in de volgende centrale vraagstelling van het onderzoek dat ten behoeve van dit referaat is uitgevoerd bij vier ministeries: Wat zijn de kritieke succesfactoren in het auditproces van een probleemsignalerende audit voor het realiseren van toegevoegde waarde voor de opdrachtgever? Onder een probleemsignalerende audit wordt verstaan: Een audit die antwoord geeft op de traditionele auditvraag of in een bepaald proces of organisatie-onderdeel voldoende waarborgen zijn getroffen om de geplande doelstellingen te realiseren. In dit referaat wordt de volgende definitie van toegevoegde waarde van een probleemsignalerende audit voor de opdrachtgever gehanteerd: Het verkrijgen van kennis over mogelijkheden tot verbetering van de sturing en beheersing van een bepaald proces of organisatie-onderdeel op grond van: 1. het geven van adviezen in de vorm van de in het referentiemodel benoemde auditvariabelen en beoordelingscriteria en 2. het verschaffen van zekerheid over de omvang van het betreffende beheersprobleem. Bijlage 4 bevat het volledige definitieve referentiemodel met de KSF en voor het realiseren van toegevoegde met een probleemsignalerende audit voor de opdrachtgever. Hieronder zijn per auditfase (vooronderzoek, veldwerk en rapportage) drie KSF en benoemd die in het bijzonder van belang zijn voor het realiseren van deze toegevoegde waarde: In het vooronderzoek is ten eerste het realiseren van een heldere opdrachtformulering en centrale vraagstelling/doelstelling van de audit een KSF. De doelstelling moet aansluiten op de kennisbehoefte van de opdrachtgever. Om tot een heldere doelstelling te komen is het van belang dat de auditor één of meerdere gesprekken met de opdrachtgever heeft. In deze gesprekken moet de auditor goed doorvragen om tot de juiste doelstelling te komen. De auditor moet een goede sparringpartner voor de opdrachtgever zijn. Een tweede KSF is het opstellen van een kwalitatief hoogwaardig referentiemodel ( soll -model) dat de adviezen aan de opdrachtgever bevat in de vorm van de benoemde auditvariabelen en beoordelingscriteria. Hierbij is het van belang dat de auditor gebruik maakt van standaarden en best-practices. Indien deze niet voorhanden zijn kan de auditor een literatuurstudie doen en deskundigen interviewen. Ten derde is een KSF in het vooronderzoek het effectief gebruik maken van adviesgespreksvaardigheden bij het bespreken van het referentiemodel met de opdrachtgever. Hiermee wordt een door de opdrachtgever gedragen referentiemodel gerealiseerd. Hierbij is het van belang dat de auditor de adviezen in het referentiemodel richting de opdrachtgever expliciteert. Het geven van adviezen aan de opdrachtgever in de vorm van de in het referentiemodel benoemde auditvariabelen en beoordelingscriteria is een onderdeel van het realiseren van toegevoegde waarde voor de opdrachtgever (zie bovenstaande definitie van toegevoegde waarde). In het veldwerk is ten eerste het beschikken over uitstekende onderzoeksvaardigheden een KSF. Kennis van onderzoeksmethodologie en het opdoen van praktijkervaring is van belang om te komen tot uitstekende onderzoeksvaardigheden. Om te komen tot goede oordeelsvorming is het van belang dat de auditor goed kan schakelen tussen de soll -situatie uit het referentiemodel en de ist -situatie. Een tweede KSF is het zorgen voor een goede, gestructureerde vastlegging van de verkregen informatie. Een gestructureerde vastlegging van de informatie uit interviews, bestudeerde documenten, een eventueel gehouden enquête enzovoort is van belang voor een gedegen analyse en rapportage. Ten derde is een KSF in het veldwerk het aan het einde van het veldwerk afstemmen van de conceptbevindingen met de audittees. Dit kan bijvoorbeeld door een klankbordgroepsessie te organiseren. Het V

6 afstemmen van de concept-bevindingen is van belang om na te gaan of de audittees zich in de bevindingen herkennen. Als dit niet het geval is kan dit aanleiding zijn om de bevindingen bij te stellen. De voorwaarde hiervoor is wel dat de audittees eventuele onjuistheden met evidence kunnen aantonen. In de rapportagefase is ten eerste het beantwoorden van de centrale vraag van de probleemsignalerende audit een KSF. Met het beantwoorden van de centrale auditvraag, of in een bepaald proces of organisatie-onderdeel voldoende waarborgen zijn getroffen om de geplande doelstellingen te realiseren, verschaft de auditor zekerheid aan de opdrachtgever over de omvang van het betreffende beheersprobleem. Dit is een onderdeel van het realiseren van toegevoegde waarde voor de opdrachtgever (zie bovenstaande definitie van toegevoegde waarde). Een tweede KSF is het in het auditrapport opnemen van eventuele aanbevelingen voor verbetering. Deze aanbevelingen hebben het karakter van een herhaling van de norm waarop de ist -situatie afwijkt van de soll - situatie. Naast deze aanbevelingen als opfrisser hebben de geïnterviewde opdrachtgevers behoefte aan diepgaandere aanbevelingen waarin aangegeven wordt hoe de norm gehaald kan worden. In een probleemsignalerende audit is dit echter methodologisch niet verantwoord. Ten derde is een KSF in de rapportagefase overtuigingskracht bij het presenteren van het concept-rapport aan de opdrachtgever om ervoor te zorgen dat de inhoud helder en inspirerend overkomt. De auditor wil met het auditrapport naast het verschaffen van zekerheid over de omvang van een beheersprobleem input leveren voor verbeteringen. Naast het adviseren aan de voorkant en het eventueel opnemen van aanbevelingen in het auditrapport is het daarvoor van belang dat de auditor het concept-rapport met overtuiging presenteert aan de opdrachtgever. VI

7 1. Inleiding 1.1 Aanleiding De aanleiding voor de keuze van het onderwerp toegevoegde waarde van probleemsignalerende audits is mijn observatie dat in de auditwereld veel aandacht is voor het adequaat uitvoeren van een audit, maar relatief weinig aandacht voor de toegevoegde waarde daarvan. Uiteindelijk is het natuurlijk de toegevoegde waarde van de audit die telt voor de opdrachtgever. Het begrip toegevoegde waarde wordt in de literatuur over auditing vaak gehanteerd. Hieruit kan worden afgeleid dat het realiseren van toegevoegde waarde door auditors van belang wordt geacht. Hieronder volgen twee voorbeelden uit de auditliteratuur waarin het begrip toegevoegde waarde wordt genoemd: Voorbeeld 1: Het Institute of Internal Auditors (IIA) hanteert de volgende definitie van Internal Auditing: Internal auditing is an independent, objective assurance and consulting activity designed to add value and improve an organization s operations. It helps an organization accomplish its objectives by bringing a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control and governance processes. (Gleim, 2001: p. 2). (Cursivering door EvM). Het IIA Nederland geeft op haar internetsite de volgende vertaling van deze definitie: Internal Auditing is een onafhankelijke, objectieve assurance (geven van zekerheid) en consulting (geven van advies) activiteit met de bedoeling waarde toe te voegen aan en verbetering te brengen in de operaties van een organisatie. Internal Auditing helpt een organisatie om haar doelen te verwezenlijken door een methodische, ordelijke benadering om de effectiviteit van risicomanagement, controle en beheersingsprocessen te evalueren en verbeteren. ( (Cursivering door EvM). Wat opvalt is dat in deze definitie wordt gesproken over het toevoegen van waarde ( to add value ). Voorbeeld 2: Voor de inrichting van Departementale Auditdiensten bij de ministeries is door het Ministerie van Financiën en het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties het Kwaliteitsplan Auditfunctie Rijksoverheid opgesteld (verder: het Kwaliteitsplan). In de managementsamenvatting van het Kwaliteitsplan (2001, p. 5) is de volgende passage opgenomen: De audit-functie bij het Rijk zal moeten toegroeien naar een multidisciplinaire functie, die is gericht op het leveren van toegevoegde waarde aan het departementale management. (Cursivering door EvM). Bovenstaande twee voorbeelden roepen de vraag op wat nu precies de kritieke succesfactoren (KSF en) in het auditproces zijn om deze toegevoegde waarde te realiseren. Door in het auditproces invulling te geven aan deze KSF en kan de auditor mogelijk toegevoegde waarde leveren en de kans verkleinen dat het auditrapport in de beruchte onderste lade van het bureau van de opdrachtgever belandt. 1.2 Afbakening onderwerp Het onderwerp van het referaat - toegevoegde waarde van probleemsignalerende audits is als volgt afgebakend: Toegevoegde waarde van probleemsignalerende operational audits gericht op de bedrijfsvoering uitgevoerd door Departementale Auditdiensten op verzoek van het decentrale management. Bij deze afbakening ben ik uitgegaan van de uitgangspunten voor de auditfunctie die in het Kwaliteitsplan zijn geformuleerd. De reden hiervan is dat het Kwaliteitsplan voor de ministeries kaderstellend is. Copyright: Alle rechten zijn voorbehouden aan de auteur(s) van dit document en Auditing.nl 7

8 Hieronder volgt een nadere toelichting op de afbakening van het onderwerp aan de hand van de volgende vier onderdelen: 1. probleemsignalerende operational audits; 2. gericht op de bedrijfsvoering; 3. uitgevoerd door Departementale Auditdiensten en 4. op verzoek van het decentrale management. Ad. 1: Het onderzoek richt zich op operational audits. Dit betekent dat andere auditvormen, zoals de financial audit en de EDP-audit, buiten beschouwing blijven. De reden voor deze afbakening is dat de postdoctorale opleiding Internal/Operational Auditing zich eveneens richt op operational audits. Binnen de categorie van operational audits richt het onderzoek zich op probleemsignalerende audits. Voor deze afbakening is gekozen omdat dit type operational audit bij de praktijktoets naar verwachting de meeste herkenning en daarmee de meeste informatie zal opleveren. De probleemsignalerende audit is namelijk een klassieke audit die antwoord geeft op de meest traditionele auditvraag in hoeverre er sprake is van een beheersprobleem. Bovendien zijn er een aantal ministeries die in de praktijk expliciet ervaring hebben opgedaan met het uitvoeren van probleemsignalerende audits (zie Ad. 3). Ad. 2: Het onderzoek richt zich op probleemsignalerende audits gericht op de bedrijfsvoering 1. Beleidsevaluatieonderzoeken vallen buiten de scope van het onderzoek. In het Kwaliteitsplan (2001, p. 14) wordt de volgende definitie van bedrijfsvoering gegeven die door de Tweede Kamer is goedgekeurd: Bedrijfsvoering is de sturing en beheersing van bedrijfsprocessen binnen een ministerie om de gestelde doelstellingen te kunnen realiseren. Het betreft sturing en beheersing van zowel de primaire processen als van de processen die hiervoor faciliterend zijn (de zogenaamde ondersteunende processen). Ad. 3: Het onderzoek richt zich op probleemsignalerende audits die zijn uitgevoerd door Departementale Auditdiensten. Dit betekent dat het onderzoek zich niet richt op audits die zijn uitgevoerd door andere onderdelen van de ministeries, zoals bijvoorbeeld de controlfunctie. Het onderzoek is uitgevoerd bij de Departementale Auditdiensten van de volgende vier ministeries: 1. het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK); 2. het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW); 3. het Ministerie van Verkeer en Waterstaat (V&W) en 4. het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu (VROM). Ad. 4: Het onderzoek richt zich op probleemsignalerende audits die op verzoek van het decentrale management zijn uitgevoerd. In het Kwaliteitsplan (2001, p. 16) wordt dit het overige management genoemd. Dit betekent dat het onderzoek zich niet richt op audits die op verzoek van het hoogste management (Minister, SG en Bestuursraad) zijn uitgevoerd. De onderdelen 1 (probleemsignalerende operational audits), 2 (gericht op de bedrijfsvoering) en 3 (uitgevoerd door Departementale Auditdiensten), van de afbakening van het onderwerp van het referaat, zijn in het onderzoek gerealiseerd. Ten aanzien van het vierde onderdeel (op verzoek van het decentrale management) bleek dat bij drie van de vier ministeries geen probleemsignalerende audits op verzoek van het decentrale management waren uitgevoerd. Wel waren er probleemsignalerende audits uitgevoerd op verzoek en in opdracht van het hoogste management. Bij de betreffende ministeries zijn deze audits als uitgangspunt genomen. Het feit dat het geen audits op verzoek van het decentrale management betroffen neemt niet weg dat de uitvoering van de audits gericht was op het realiseren van toegevoegde waarde voor de opdrachtgever. 1 Het Kwaliteitsplan (2001, p. 12, voetnoot 2) onderscheidt daarnaast onderzoeken naar de beleidsvoering. Dit zijn de onderzoeken naar de kwaliteit van de beleidsinformatie c.q. de (ordelijke en controleerbare) totstandkomingsprocessen van de informatie over beleid en de onderzoeken naar de naleving van de van toepassing zijnde regelgeving, zoals de Regeling Prestatiegegevens en evaluatieonderzoek. Vervolgens stelt het Kwaliteitsplan dat de beleidsvoering binnen de bedrijfsvoering valt indien bedrijfsvoering ruim wordt uitgelegd. In dit referaat wordt uitgegaan van deze ruime uitleg van het begrip bedrijfsvoering. Copyright: Alle rechten zijn voorbehouden aan de auteur(s) van dit document en Auditing.nl 8

9 1.3 Doelstelling De doelstelling van het onderzoek is drieledig en luidt als volgt: 1. het opstellen van een concept-referentiemodel met kritieke succesfactoren voor het realiseren van toegevoegde waarde voor de opdrachtgever met probleemsignalerende audits; 2. het toetsen van dit concept-referentiemodel in de praktijk bij auditors van de verschillende ministeries en 3. het inventariseren van kritieke succesfactoren voor het realiseren van toegevoegde waarde bij opdrachtgevers van probleemsignalerende audits van verschillende ministeries. Met het onderzoek hoop ik verder een bijdrage te leveren aan de gedachtenvorming onder internal/operational auditors over het realiseren van toegevoegde waarde voor de opdrachtgever met probleemsignalerende audits. 1.4 Centrale vraagstelling De centrale vraagstelling van het onderzoek luidt als volgt: Wat zijn de kritieke succesfactoren in het auditproces van een probleemsignalerende audit voor het realiseren van toegevoegde waarde voor de opdrachtgever? 1.5 Onderzoeksvragen In het onderzoek worden de volgende drie onderzoeksvragen beantwoord: 1. Wat is de toegevoegde waarde van een probleemsignalerende audit? 2. Uit welke stappen bestaat het auditproces van een probleemsignalerende audit? 3. Wat zijn de kritieke succesfactoren in dit proces voor het realiseren van toegevoegde waarde voor de opdrachtgever? 1.6 Onderzoeksstrategie Beantwoording onderzoeksvragen De genoemde drie onderzoeksvragen worden beantwoord door middel van de volgende onderzoeksstrategie: Onderzoeksvraag 1: De toegevoegde waarde van een probleemsignalerende audit is gedefinieerd op grond van een literatuurstudie. Voor deze definitie verwijs ik naar de volgende paragraaf (1.7 Definitie kernbegrippen). In deze paragraaf wordt de definitie gegeven van het begrip toegevoegde waarde die in dit referaat wordt gehanteerd. Onderzoeksvraag 2: Het beschrijven van de stappen waaruit het auditproces van een probleemsignalerende audit bestaat is gedaan op grond van een literatuurstudie. Onderzoeksvraag 3: Ten eerste zijn de voorlopige KSF en in het auditproces van een probleemsignalerende audit, voor het realiseren van toegevoegde waarde voor de opdrachtgever, benoemd op grond van een literatuurstudie. Deze KSF en vormen, met de activiteiten van het auditproces, een concept-referentiemodel voor het realiseren van toegevoegde waarde. (Zie paragraaf 1.3, deeldoelstelling 1). Vervolgens is dit concept-referentiemodel in de praktijk getoetst bij elk van de vier ministeries. Hiertoe is per ministerie een interview met een ervaren auditor van de Departementale Auditdienst gehouden (zie bijlage 1). De geïnterviewde auditors zijn allen direct of indirect betrokken geweest bij de uitvoering van een probleemsignalerende audit. Copyright: Alle rechten zijn voorbehouden aan de auteur(s) van dit document en Auditing.nl 9

10 Voorafgaand aan het interview is het Plan van Aanpak van het referaatonderzoek en het concept-referentiemodel aan de respondent toegestuurd. De interviews zijn gehouden aan de hand van een vooraf opgestelde vragenlijst (zie bijlage 7). Het interviewverslag is voor correctie van eventuele feitelijke onjuistheden teruggelegd aan de respondent. In het interview is nagegaan of de auditor de in het concept-referentiemodel benoemde KSF en wel of niet onderschreef. Daarnaast zijn door de auditors aanvullende KSF en genoemd voor het realiseren van toegevoegde waarde. Vervolgens is voor de KSF en die door de auditor werden onderschreven en voor de aanvullende KSF en aan de auditor gevraagd waar in het auditproces specifiek aandacht aan besteed moet worden om deze KSF en te leveren. (Zie paragraaf 1.3, deeldoelstelling 2). Tenslotte is bij drie opdrachtgevers van de vier ministeries 2 nagegaan wat volgens hen de KSF en zijn voor het realiseren van toegevoegde waarde met probleemsignalerende audits. Vervolgens is aan de opdrachtgevers gevraagd waar volgens hen in het auditproces specifiek aandacht aan moet worden besteed om deze KSF en te leveren. Hiertoe is met iedere opdrachtgever een interview gehouden (zie bijlage 1). Voorafgaand aan het interview is het Plan van Aanpak van het referaatonderzoek aan de respondent toegestuurd. De interviews zijn gehouden aan de hand van een vooraf opgestelde vragenlijst (zie bijlage 8). Het interviewverslag is voor correctie van eventuele feitelijke onjuistheden teruggelegd aan de respondent. (Zie paragraaf 1.3, deeldoelstelling 3). Beantwoording centrale vraagstelling Op grond van de beantwoording van de drie onderzoeksvragen is de centrale vraagstelling beantwoord. De praktijktoets van het concept-referentiemodel aangevuld met de KSF en die door de opdrachtgevers zijn genoemd resulteert in een definitief referentiemodel met kritieke succesfactoren in het auditproces van een probleemsignalerende audit voor het realiseren van toegevoegde waarde voor de opdrachtgever. 1.7 Definitie kernbegrippen De centrale vraagstelling van het onderzoek bevat de volgende vier kernbegrippen: 1. Kritieke succesfactoren; 2. Auditproces; 3. Probleemsignalerende audit en 4. Toegevoegde waarde. Hieronder worden deze kernbegrippen gedefinieerd. Kritieke succesfactoren Hartog, Molenkamp en Otten (1992, p. 57) geven de volgende definitie van het begrip Kritieke Succesfactoren (KSF-en): KSF-en zijn die eisen en wensen die van cruciaal belang zijn voor het succes van de organisatie en daarom voortdurend de aandacht van het management vereisen. Geïnspireerd door deze definitie wordt in dit referaat onder kritieke succesfactoren verstaan: Die factoren in het auditproces van een probleemsignalerende audit die van cruciaal belang zijn voor het realiseren van toegevoegde waarde met dit type audit voor de opdrachtgever en daarom in de betreffende fase van het auditproces specifiek de aandacht van de auditor vragen. Auditproces Het auditproces is in dit onderzoek gedefinieerd als het meest bekende en universele onderzoeksmodel: het drie stappenmodel (Driessen, Van der Kerk en Molenkamp, 1997, p. 221). In dit model wordt een onderscheid gemaakt naar: 1. Vooronderzoek; 2. Veldwerk en 3. Rapportage. 2 Bij één ministerie was het niet mogelijk om binnen de planning van het onderzoek een interview met een opdrachtgever te plannen. Copyright: Alle rechten zijn voorbehouden aan de auteur(s) van dit document en Auditing.nl 10

11 In dit referaat wordt verder gesproken over fasen in plaats van stappen. Het auditproces bestaat dus uit de volgende drie fasen: het vooronderzoek, het veldwerk en de rapportagefase. Probleemsignalerende audit Door het bureau Auditing & Consulting Services in Driebergen is een framework ontwikkeld voor het ontwerpen van operational audits (Otten e.a., 2002). Het uitgangspunt van het framework is de vraag wat de kennisbehoefte van de opdrachtgever is. Het antwoord op deze vraag kan leiden tot drie wezenlijk verschillende soorten auditvragen die resulteren in drie verschillende soorten operational audits. In tabel 1.1 is dit weergegeven. Soort audit Auditvraag Probleemsignalerende audit Is er sprake van een beheersprobleem? Wat is het probleem? Wat is de omvang van het probleem? De opdrachtgever wenst zekerheid of in een bepaald proces of organisatie-onderdeel voldoende waarborgen zijn getroffen om de geplande doelstellingen te realiseren. Diagnostische audit De opdrachtgever is op de hoogte van het bestaan van een probleem en heeft mogelijk een idee van de oorzaken van het probleem. De opdrachtgever wenst zekerheid hierover door een opdracht te geven aan de auditor om de juistheid van dit idee te onderzoeken en hierover een oordeel te geven. Ontwerpgerichte audit De opdrachtgever weet van het probleem en is zeker van de factoren die het probleem hebben veroorzaakt. De opdrachtgever heeft mogelijk al een gedachte ontwikkeld over de oplossing van het probleem en wenst zekerheid over de vraag of dit een goede oplossing is. Tabel 1.1: Drie soorten operational audits Het referaat richt zich op het auditproces van een probleemsignalerende audit. De reden hiervoor is dat dit type audit antwoord geeft op de meest traditionele auditvraag (Otten e.a., 2002, p. 2). Naar verwachting zal dit in de praktijktoets de meeste herkenning en daarmee mogelijk meer informatie opleveren. In lijn met de omschrijving van de auditvraag versta ik in het onderzoek onder een probleemsignalerende audit: Een audit die antwoord geeft op de traditionele auditvraag of in een bepaald proces of organisatie-onderdeel voldoende waarborgen zijn getroffen om de geplande doelstellingen te realiseren. Toegevoegde waarde Voor de definitie van het begrip toegevoegde waarde sluit ik ten eerste aan bij de doelstelling van de auditfunctie van de Rijksoverheid (exclusief de certificerende functie). De reden hiervoor is dat met het uitvoeren van probleemsignalerende audits door de Departementale Auditdiensten immers een bijdrage geleverd moet worden aan het realiseren van deze doelstelling. Ten tweede koppel ik deze definitie aan het product van de probleemsignalerende audit. Het Kwaliteitsplan (2001, p ) vermeldt het volgende over de auditfunctie: De audit-functie is ten behoeve van het hoogste management (SG, Bestuursraad) ten minste verantwoordelijk voor: 1. accountantscontrole (certificerende functie) en 2. onderzoeken naar de bedrijfsvoering en beleidsvoering ten behoeve van het hoogste management. De vanuit de audit-functie uit te voeren onderzoeken naar de bedrijfsvoering en beleidsvoering onder punt 2 zijn gericht op het op reguliere basis aan het hoogste management verschaffen van zekerheid (assuranceproviding) over de kwaliteit van de bedrijfsvoering en de beleidsvoering, alsmede hieruit voortvloeiend het verstrekken van adviezen voor verbeteringen in de bedrijfsvoering en de beleidsvoering. (Cursiveringen door EvM). In dit referaat wordt ervan uitgegaan dat deze doelstelling van de auditfuctie ook geldt voor de onderzoeken (waaronder audits) die worden uitgevoerd op verzoek van het overige management. In tabel 1.2 is de definitie van het begrip toegevoegde waarde weergegeven. Copyright: Alle rechten zijn voorbehouden aan de auteur(s) van dit document en Auditing.nl 11

12 Doelstelling van auditfunctie Rijksoverheid (exclusief certificerende functie) Het verschaffen van zekerheid (assuranceproviding) over de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Het verstrekken van adviezen voor verbeteringen in de bedrijfsvoering. Product van probleemsignalerende audit De auditor verschaft de opdrachtgever zekerheid over de vraag wat de omvang van zijn beheersprobleem is, oftewel of in een bepaald proces of organisatie-onderdeel voldoende waarborgen zijn getroffen om de geplande doelstellingen te realiseren. (Otten e.a., 2002, p. 2). Voor dit proces of organisatie-onderdeel wordt dus zekerheid verschaft over de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Zie de definitie van het begrip bedrijfsvoering uit paragraaf 1.2, Ad. 2. Advisering vindt plaats in het stadium van het opstellen van het auditmodel en betreft het vaststellen van de auditvariabelen en beoordelingscriteria (Otten e.a., 2002, p. 6). Dit wordt ook wel adviseren aan de voorkant van een audit genoemd. (De Korte, 2003, p. 208). Adviseren doen auditors tijdens de voorbereiding van de audit. De normering of de uitwerking daarvan is inderdaad in de praktijk veelvuldig onvoldoende om een sollist-vergelijking te kunnen uitvoeren. Met onze audit-praktijkervaring zijn we, mits we op dat vlak voldoende materiedeskundig zijn, in staat het management te helpen bij deze uitwerking. (De Korte, 2003, p. 209). Bij het adviseren aan de voorkant benoemt de auditor dus vanuit zijn kennis over sturing en beheersing relevante auditvariabelen en beoordelingscriteria die nog niet door de Definitie toegevoegde waarde van probleemsignalerende audit voor opdrachtgever Het verkrijgen van kennis over mogelijkheden tot verbetering van de sturing en beheersing van een bepaald proces of organisatie-onderdeel op grond van zekerheid over de omvang van het betreffende beheersprobleem. Deze kennis leidt mogelijk tot de start van een verbeterproces. Het verkrijgen van kennis over mogelijkheden tot verbetering van de sturing en beheersing van een bepaald proces of organisatie-onderdeel op grond van advisering bij het vaststellen van de auditvariabelen en beoordelingscriteria. De aard van dit type advies is kennisoverdracht ( Als je die doelstellingen hebt gepland, dan zou je de volgende beheersingsmaatregelen mogen verwachten ). De toegevoegde waarde in het stadium van het opstellen van het auditmodel is dus het leveren van relevante kennis over beheersing. opdrachtgever waren onderkend. Tabel 1.2: Toegevoegde waarde van probleemsignalerende audit In dit referaat wordt dus de volgende definitie van toegevoegde waarde van een probleemsignalerende audit voor de opdrachtgever gehanteerd: Het verkrijgen van kennis over mogelijkheden tot verbetering van de sturing en beheersing van een bepaald proces of organisatie-onderdeel op grond van: 1. het geven van adviezen in de vorm van de in het referentiemodel benoemde auditvariabelen en beoordelingscriteria en 2. het verschaffen van zekerheid over de omvang van het betreffende beheersprobleem. Copyright: Alle rechten zijn voorbehouden aan de auteur(s) van dit document en Auditing.nl 12

13 1.8 Leeswijzer Het referaat kent verder de volgende hoofdstukindeling. In hoofdstuk 2 worden de voorlopige KSF en in het auditproces van een probleemsignalerende audit, voor het realiseren van toegevoegde waarde voor de opdrachtgever, benoemd op grond van een literatuurstudie. Deze KSF en vormen, met de activiteiten van het auditproces, een concept-referentiemodel voor het realiseren van toegevoegde waarde. In hoofdstuk 3 wordt het resultaat beschreven van de praktijktoets van het concept-referentiemodel die is uitgevoerd door middel van het houden van een interview met een ervaren auditor bij de Departementale Auditdiensten van BZK, OCW, V&W en VROM. In hoofdstuk 4 wordt ingegaan op de KSF en vanuit de optiek van de opdrachtgever van een probleemsignalerende audit. In hoofdstuk 5 worden conclusies getrokken gebaseerd op de voorgaande hoofdstukken. In dit concluderende hoofdstuk wordt de centrale vraagstelling van het referaatonderzoek beantwoord. De activiteiten en de KSF en die zijn genoemd voor het vooronderzoek, het veldwerk en de rapportagefase vormen tezamen het definitieve referentiemodel voor het realiseren van toegevoegde waarde voor de opdrachtgever met een probleemsignalerende audit. Het hoofdstuk wordt afgesloten met een slotconclusie. Copyright: Alle rechten zijn voorbehouden aan de auteur(s) van dit document en Auditing.nl 13

14 2. Concept-referentiemodel voor realiseren toegevoegde waarde 2.1 Inleiding In dit hoofdstuk worden de voorlopige kritieke succesfactoren (KSF en) in het auditproces van een probleemsignalerende audit, voor het realiseren van toegevoegde waarde voor de opdrachtgever, benoemd op grond van een literatuurstudie. Per fase van het auditproces (vooronderzoek, veldwerk en rapportage) wordt aangegeven uit welke activiteiten deze fase bestaat en daaraan gerelateerd worden de KSF en benoemd. De KSF en vormen, tezamen met de activiteiten van het auditproces, een concept-referentiemodel voor het realiseren van toegevoegde waarde. Per fase van het auditproces is één algemene KSF benoemd die voor de hele fase geldt. De overige KSF en zijn meer specifiek gerelateerd aan de activiteiten van de betreffende fase. In bijlage 2 is het concept-referentiemodel in tabelvorm weergegeven. 2.2 Vooronderzoek Algemene KSF: De auditor dient te beschikken over uitstekende adviesgespreksvaardigheden. Deze KSF hangt samen met het concept van het adviseren aan de voorkant van een audit. Naar mijn mening is het van belang dat de auditor verschillende adviesgespreksstijlen effectief kan hanteren om de adviezen in de vorm van de benoemde auditvariabelen en beoordelingscriteria ( soll -model) met de opdrachtgever te bespreken en zo mogelijk te realiseren dat deze door de opdrachtgever overgenomen worden. Nathans (1994, p. 78) geeft aan dat in adviesgespreksstijlen twee dimensies onderscheiden kunnen worden: de mate waarin de adviseur zijn eigen ideeën naar voren brengt en de mate waarin hij rekening houdt met de ideeën van geadviseerden. Bij het afstemmen van het soll -model met de opdrachtgever heeft de auditor naar mijn mening de rol van adviseur van de opdrachtgever. Voor de adviseur kan dus in bovenstaande passage de auditor worden ingevuld en voor geadviseerden de opdrachtgever. Vervolgens geeft Nathans (1994, p. 78) aan: Door beide dimensies in verschillende verhoudingen te combineren, ontstaat een aantal gespreksstijlen. Alle gespreksstijlen kunnen effectief zijn. Bij iedere gespreksstijl horen echter omstandigheden waarin díe stijl effectief is, en andere stijlen niet. We kunnen de gespreksstijlen beschrijven als typen bewegingen die de adviseur kan maken ten opzichte van geadviseerden. Deze bewegingen zijn: - wegbewegen; - tegenbewegen; - gelijk op; - meebewegen; - judo. Het voert in het kader van dit referaat te ver om uitgebreid aandacht te besteden aan al deze gespreksstijlen. Per gespreksstijl worden bovendien weer verschillende vormen onderscheiden. Daarom zal ik aan de hand van een voorbeeld verduidelijken hoe het toepassen van verschillende adviesgespreksstijlen er in de praktijk uit kan zien. In het onderstaande voorbeeld is sprake van een opdrachtgever die moeite heeft met een advies van de auditor (in de vorm van het beoordelingscriterium het wekelijks houden van een werkoverleg ). Uit het adviesgesprek blijkt vervolgens dat de opdrachtgever het advies om een werkoverleg te houden wel onderschrijft, maar dat hij het oneens is met de norm ( wekelijks ) die bij dit beoordelingscriterium door de auditor wordt voorgesteld. Voorbeeld: De auditor bespreekt een concept- soll -model bestaande uit meerdere auditvariabelen met bijbehorende beoordelingscriteria met de opdrachtgever. Hierbij stelt de auditor (in de rol van adviseur) in feite normen Copyright: Alle rechten zijn voorbehouden aan de auteur(s) van dit document en Auditing.nl 14

15 waaraan de opdrachtgever (in de rol van geadviseerde) zou moeten voldoen. Volgens Nathans (1994, p. 79) is hier sprake van de tegenbewegende adviesgespreksstijl verwachtingen uitspreken. Bij de bespreking blijkt dat de opdrachtgever moeite heeft met een onderdeel van de uitwerking van de auditvariabele adequate communicatie, te weten het beoordelingscriterium het wekelijks houden van een werkoverleg. In plaats van onveranderd aan dit beoordelingscriterium vast te houden probeert de auditor (adviseur) vervolgens de opdrachtgever (geadviseerde) te betrekken door naar zijn mening te vragen. De auditor vraagt aan de opdrachtgever waarom hij moeite heeft met de uitwerking van de auditvariabele en wanneer er volgens hem wel sprake zou zijn van een adequate communicatie. Volgens Nathans (1994, p. 81) is hier sprake van de meebewegende adviesgespreksstijl betrekken. Uit de reactie van de opdrachtgever blijkt dat er in het verleden een tijd lang wekelijks een werkoverleg is gehouden, maar dat hier weinig uitkwam. Ter onderbouwing laat hij de notulen van de werkoverleggen zien. Volgens de opdrachtgever zou een tweewekelijks werkoverleg wel adequaat zijn. De auditor neemt de opvatting van de opdrachtgever over en past dit onderdeel van het concept- soll -model dienovereenkomstig aan. Bovenstaand voorbeeld illustreert hoe de auditor door het toepassen van verschillende adviesgespreksstijlen tot een door de opdrachtgever gedragen soll -model voor de audit kan komen. In dit voorbeeld betreft dit het komen tot overeenstemming over de norm die bij een bepaald beoordelingscriterium gehanteerd wordt. Verkenning van auditcontext KSF 1: Helderheid over de kennisbehoefte van de opdrachtgever. Otten e.a. (2002, p. 2) geven aan dat - zowel bij de selectie van auditonderwerpen op basis van een risico-analyse als bij het aanreiken van auditonderwerpen door het (top)management een grondige verkenning van de auditcontext van belang is. Voorts geven zij aan dat een dergelijke verkenning bestaat uit de volgende drie onderdelen: 1. Kennisbehoefte-analyse: De auditor dient bij de start van de audit uitvoerig stil te staan bij de vraag wat de kennisbehoefte van de opdrachtgever is. Wat is voor de opdrachtgever relevante informatie? (Otten e.a., 2002, p. 2). 2. Inhoudelijke contextanalyse: Deze analyse onderzoekt de aard en de inhoud van de auditcontext. (Otten e.a., 2002, p. 3). 3. Technische contextanalyse: Deze analyse heeft tot doel de betrouwbaarheids- en efficiëntierisico s in kaart te brengen om daar vervolgens bij het ontwerp van de audit rekening mee te houden. (Otten e.a., 2002, p. 3). Uit de kennisbehoefte-analyse moet blijken of de opdrachtgever behoefte heeft aan een probleemsignalerende audit of aan een diagnostische- of een ontwerpgerichte audit. Als de auditcontext in kaart is gebracht kan een start worden gemaakt met het ontwerp van de audit. (Otten e.a., 2002, p. 3). Het auditontwerp bestaat uit een conceptueel ontwerp (CO) en een technisch ontwerp (TO). Voor de overige activiteiten van het vooronderzoek, die hieronder zijn beschreven, is aangegeven of deze tot het CO of tot het TO behoren. Auditdoelstelling (CO) KSF 2: Helderheid over de auditdoelstelling: wat wil de opdrachtgever met het auditresultaat bereiken? De formulering van de doelstelling van de audit vindt plaats vanuit de insteek van de opdrachtgever. De doelstelling geeft aan wat de opdrachtgever met het auditresultaat beoogt. In dit verband spreken we ook wel van de externe vraagstelling van de audit. De formulering van de auditdoelstelling sluit nauw aan op de resultaten van de kennisbehoefte-analyse. Zo zal een probleemsignalerende audit resultaten moeten opleveren die geschikt zijn voor bewustmaking, agendasetting of consensusvorming ( ). (Otten e.a., 2002, p. 4). Auditmodel (CO) Het auditmodel vormt de inhoudelijke afbakening van de audit. Hierbij gaat het om twee zeer wezenlijke onderdelen van het ontwerp, namelijk het auditobject en de auditoptiek. Het auditobject is het onderwerp (proces, organisatieonderdeel, thema, enz.) dat de auditor bestudeert en waarover hij op basis van zijn onderzoek uitspraken doet. De auditoptiek geeft aan hoe naar het object wordt gekeken. Het is de bril waardoor de auditor kijkt. De optiek geeft aan welke inhoudelijke aspecten van het object bestudeerd zullen worden. De gekozen optiek dient uiteraard nauw aan te sluiten bij de doelstelling van de audit. (Otten e.a., 2002, p. 4). Copyright: Alle rechten zijn voorbehouden aan de auteur(s) van dit document en Auditing.nl 15

16 Verder geven Otten e.a. (2002, p. 4) aan dat er bij een probleemsignalerende audit sprake is van een procedurele optiek. Dit is een optiek zonder causaliteit. Hierbij staat niet het verband tussen A en B centraal (zoals bij een diagnostische audit die een causale optiek vereist) maar bijvoorbeeld de aan- of afwezigheid van A en B. Bijvoorbeeld: Is de allocatie van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de organisatie beschreven? De auditoptiek kan worden gebaseerd op een bestaande theorie of kan worden geconstrueerd door gebruik te maken van meerdere referenties, zoals (onderdelen) van bestaande modellen en informatiebronnen. (Otten e.a., 2002, p. 5). Bij de centrale auditvragen worden mogelijke referenties benoemd. Auditvariabelen en beoordelingscriteria (CO) Om de centrale vragen te onderzoeken dient de optiek dieper uitgewerkt te worden. Eerst worden op basis van de uiteindelijk gekozen referenties de meest relevante variabelen vastgesteld. Ten slotte worden in de volgende fase de variabelen uitgewerkt in concrete beoordelingscriteria. De beoordelingscriteria vormen samen een uitputtende lijst van eigenschappen van de variabelen die tijdens de audit moeten worden onderzocht. ( ) Het is ook in dit stadium van de audit waarin de adviesfunctie van de auditor tot zijn recht kan komen. (Otten e.a., 2002, p. 6 7). KSF 3: Kwalitatief hoogwaardig referentiemodel ( soll -model) met adviezen aan de opdrachtgever in de vorm van de benoemde auditvariabelen en beoordelingscriteria. Met deze KSF wordt concreet invulling gegeven aan het eerste onderdeel van de definitie van toegevoegde waarde van een probleemsignalerende audit voor de opdrachtgever : het geven van adviezen in de vorm van de in het referentiemodel benoemde auditvariabelen en beoordelingscriteria. Begripsbepaling en operationalisatie (CO) In het onderdeel Begripsbepaling en Operationalisatie van het auditontwerp wordt bepaald op welke wijze de beoordelingscriteria worden waargenomen. Hierbij gaat het om te bepalen met welke indicator(en) een begrip in de werkelijkheid (efficiënt) kan worden gemeten. (Otten e.a., 2002, p. 7). De begripsbepaling betreft het omschrijven van die begrippen uit de lijst van beoordelingscriteria die voor meerdere uitleg vatbaar zijn. Van deze begrippen wordt een stipulatieve definitie gegeven (In deze audit verstaan wij onder het begrip voortgangsbewaking : ( )). De bruikbaarheid van de begripsbepaling is gelegen in een duidelijke afbakening van de begrippen, het aansluiten bij de doel- en vraagstelling van de audit en in duidelijkheid over welke waarneembare zaken in de werkelijkheid onder de definitie vallen (operationaliseren). (Bron: Otten en Babeliowsky, Collegesheets Module 10, ). Auditstrategie (TO) De strategie van de audit is een geheel van samenhangende beslissingen over de wijze waarop de audit zal worden aangepakt. Hoeveel bronnen worden in de audit betrokken, op basis waarvan worden deze geselecteerd, in welke volgorde worden ze ontsloten, etc.? De auditstrategie is een zeer wezenlijk onderdeel van het ontwerp. Evenals het auditmodel wordt de keuze voor een bepaalde strategie in hoofdzaak bepaald door het audittype. We onderscheiden breedte- en dieptestrategieën. Een breedtestrategie maakt gebruik van een zo groot mogelijk aantal bronnen die in geval van een steekproef willekeurig worden gekozen. Deze strategie is geschikt om te komen tot generalisaties en wetmatigheden en past uitstekend bij een probleemsignalerende audit met een procedureel auditmodel. (Otten e.a., 2002, p. 7). Auditmateriaal (TO) Het auditmateriaal betreft de gegevensbronnen (personen, documenten, etc.) die in de audit zullen worden gebruikt en ontsloten (middels interview, observatie, schriftelijke enquête etc.). Uit het oogpunt van betrouwbaarheid, is het belangrijk voor elk beoordelingscriterium meerdere (soorten) bronnen te gebruiken (brontriangulatie). (Otten e.a., 2002, p. 7). KSF 4: Validiteit en betrouwbaarheid van de methodologische aanpak. Om een waardevolle, significante bijdrage te leveren aan de kennisbehoefte van de organisatie, dient de operational auditor gebruik te maken van een methodologisch verantwoorde benadering, die moet waarborgen Copyright: Alle rechten zijn voorbehouden aan de auteur(s) van dit document en Auditing.nl 16

17 dat het auditresultaat relevant en deugdelijk (betrouwbaar en reproduceerbaar) is én dat de audit efficiënt wordt uitgevoerd. (Otten e.a., 2002, p. 1). Auditplanning (TO) Om een tijdige oplevering van het auditrapport te realiseren is het van belang om een auditplanning met mijlpalen op te stellen. Voor de projectleider van de audit is de planning één van zijn stuurinstrumenten. Voor de opdrachtgever geeft de planning aan wanneer hij het definitieve rapport van de audit kan verwachten. (Bron: Otten en Babeliowsky, Collegesheets Module 10, ). 2.3 Veldwerk Algemene KSF: De auditor dient te beschikken over uitstekende onderzoeksvaardigheden. Onder onderzoeksvaardigheden versta ik de vaardigheden voor het verzamelen, verwerken en analyseren van onderzoeksgegevens om te komen tot de beantwoording van de centrale vraagstelling van het onderzoek. Gegevensverzameling Gegevensbronnen die in audits veel worden gebruikt zijn personen en documenten. Personen kunnen een grote diversiteit aan informatie verschaffen die relatief snel tot stand komt. Het interview is een veel gebruikte ontsluitingsmethode voor de gegevensbron personen. Het ontsluiten van de gegevensbron documenten gebeurt door middel van een inhoudsanalyse. Andere methoden van gegevensverzameling zijn het houden van een enquête en de observatie. (Bron: Otten en Babeliowsky, Collegesheets Module 10, ). Gegevensverwerking en oordeelsvorming De verwerking van gegevens moet leiden tot beantwoording van de centrale auditvragen en vervolgens tot het vormen van een eindoordeel. ( ) Gegevens kunnen afhankelijk van het aantal geraadpleegde bronnen kwantitatief of kwalitatief worden verwerkt. ( ) De meeste operational audits betreffen organisatie-onderdelen of processen met een beperkte omvang. Of men nu een breedte- of dieptestrategie heeft toegepast het aantal geraadpleegde bronnen is in dergelijke situaties meestal beperkt en de auditor is aangewezen op een kwalitatieve wijze van gegevensverwerking. ( ) In de dagelijkse praktijk zien we ( ) vaak dat dit onderdeel van de audit bijzonder impliciet en op basis van onduidelijke criteria verloopt. ( ) Toepassing van de datamatrix als analysetechniek maakt de oordeelsvorming transparant en reproduceerbaar. (Otten e.a., 2002, p. 8 9). 2.4 Rapportage Algemene KSF: De auditor dient te beschikken over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk (voor het schrijven van het auditrapport) als mondeling (voor het presenteren van het auditrapport aan de opdrachtgever). De fase rapportage bestaat uit de volgende vier activiteiten (ontleend aan Driessen e.a., 1997, p ): 1. opstellen concept-rapport; 2. bespreken concept-rapport met audittees; 3. opstellen definitief rapport en 4. uitbrengen definitief rapport. Hieronder worden deze vier activiteiten achtereenvolgens beschreven. Opstellen concept-rapport 3 Vergouwen Overduin (2003, p. 8) geeft aan dat alle teksten direct of indirect een centrale vraag hebben. De centrale vraag is de vraag die ten grondslag ligt aan de tekst als geheel. 3 Voor de theorie over het opstellen van een (concept)-auditrapport baseer ik mij op Vergouwen Overduin (2003). Copyright: Alle rechten zijn voorbehouden aan de auteur(s) van dit document en Auditing.nl 17

18 In dit referaat is een probleemsignalerende audit gedefinieerd als een audit die antwoord geeft op de traditionele auditvraag of in een bepaald proces of organisatie-onderdeel voldoende waarborgen zijn getroffen om de geplande doelstellingen te realiseren. Dit is een zogenaamde toetsende centrale vraag (Vergouwen Overduin, 2003, p. 20). Een toetsende centrale vraag resulteert in een toetsende tekst. Het schema van een toetsende tekst ziet er als volgt uit: 1. Opening (inleiding); 2. Antwoord (conclusie) en 3. Onderbouwing (informatie die aangeeft hoe de auditor tot het oordeel is gekomen). (Vergouwen Overduin, 2003, p. 14). Tenslotte besteedt Vergouwen Overduin (2003, p ) aandacht aan het toegankelijk maken van het auditrapport middels het rubriceren van de tekst. Hierbij onderscheidt Vergouwen Overduin de volgende vier indelingsprincipes: 1. De thematische indeling: hierbij wordt het onderwerp uitgesplitst in verschillende thema s, aspecten of categorieën; 2. De chronologische indeling: hierbij worden de gegevens ingedeeld naar het tijdstip of de periode waarin ze optreden; 3. De geografische indeling: hierbij worden de gegevens ingedeeld in rubrieken die elk een andere plaats behandelen en 4. De methodische indeling: methodische rubrieken weerspiegelen de stappen in een redenering. KSF 5: Beantwoorden van de centrale vraag van de probleemsignalerende audit. Met deze KSF wordt concreet invulling gegeven aan het tweede onderdeel van de definitie van toegevoegde waarde van een probleemsignalerende audit voor de opdrachtgever : het verschaffen van zekerheid over de omvang van het betreffende beheersprobleem. Onder een probleemsignalerende audit wordt in dit referaat immers verstaan : Een audit die antwoord geeft op de traditionele auditvraag of in een bepaald proces of organisatie-onderdeel voldoende waarborgen zijn getroffen om de geplande doelstellingen te realiseren. Bespreken concept-rapport met audittees Driessen e.a. (1997, p ) schrijven hierover het volgende: In eerste instantie bespreken de auditors en het management (EvM: lees: de audittees) het conceptrapport met bevindingen (wat er in werkelijkheid gebeurt) en voorlopige aanbevelingen 4 ( ). De auditors kunnen dan vaststellen of de gemaakte opmerkingen juist en volledig zijn en of de aanbevelingen ook door het management (EvM: lees: de audittees) worden gedragen. De audittees krijgen aldus de gelegenheid hun visie ten aanzien van de bevindingen en aanbevelingen te geven. Het resultaat van deze aanpak is dat de acceptatie van de bevindingen alsmede het commitment met operational auditing zal toenemen. Opstellen definitief rapport Na de bespreking van het concept-rapport met de audittees wordt het definitieve rapport door de auditors opgesteld. Hierin zijn eventuele wijzigingen die voortvloeien uit deze bespreking verwerkt. De voorwaarde hiervoor is wel dat de audittees eventuele onjuistheden met evidence kunnen aantonen. KSF 6: Leesbaarheid van het auditrapport: de tekst van het auditrapport moet helder en begrijpelijk zijn. Volgens Driessen e.a. (1997, p. 235) is de leesbaarheid van het auditrapport één van de belangrijkste eisen waaraan het auditrapport moet voldoen: het taalgebruik moet zodanig zijn dat het rapport gemakkelijk leesbaar is, afgestemd op de doelgroep en rekening houdt met het taalgebruik van de lezers. Uitbrengen definitief rapport Over het uitbrengen van het definitieve rapport schrijven Driessen e.a. (1997, p. 235): De definitieve en geaccepteerde versie van het audit-rapport markeert het einde van de rapportagefase. Nadat het rapport is 4 Driessen e.a. gaan ervan uit dat het auditrapport naast bevindingen ook aanbevelingen bevat. Copyright: Alle rechten zijn voorbehouden aan de auteur(s) van dit document en Auditing.nl 18