BIJLAGEN DOCUMENT VOOR EEN JAARVERSLAG, EEN EINDVERSLAG EN EEN FINANCIEEL VERSLAG VAN EEN O&O-BEDRIJFSPROJECT

Transcriptie

1 TIJDELIJKE HANDLEIDING De regelingen voor de steun aan O&O-bedrijfsprojecten zijn in herziening als gevolg van de invoering van een nieuwe Europese kaderregeling en de aanpassing van de Vlaamse regelgeving die daarvan het gevolg is. De nieuwe Vlaamse regeling zal in voege komen in het voorjaar van In het bijzonder zullen daarin de verruiming van het innovatietraject en de verdere vereenvoudigingen in de procedures worden opgenomen. Deze handleiding is dan ook een overgangsregeling, geldig voor aanvragen ingediend vanaf januari 2008 tot mei 2008 (te bepalen). Bij twijfel over de geldigheid, contacteer vooraf het IWT. BIJLAGEN DOCUMENT VOOR EEN JAARVERSLAG, EEN EINDVERSLAG EN EEN FINANCIEEL VERSLAG VAN EEN O&O-BEDRIJFSPROJECT Bischoffsheimlaan 25 B Brussel Tel : Fax : info@iwt.be web :

2

3 00 INHOUD BIJLAGEN 01 BIJLAGE 1 : DOCUMENT VOOR EEN JAARVERSLAG VAN EEN O&O-BEDRIJFSPROJECT 0 inleiding _05 1 Deel A : Kerngegevens _06 2 Deel B : Beknopt inhoudelijk verslag _07 02 BIJLAGE 2 : DOCUMENT VOOR EEN EINDVERSLAG VAN EEN O&O-BEDRIJFSPROJECT 0 inleiding 1 Deel A : Kerngegevens 2 Deel B : Beknopt inhoudelijk verslag over de voorbije periode 3 Deel C : Beknopt inhoudelijk verslag over de volledige projectduur 4 Deel D : Valorisatieverslag _11 _12 _13 _16 _19 BIJLAGE 3 : DOCUMENT VOOR EEN FINANCIEEL VERSLAG VAN EEN O&O-BEDRIJFSPROJECT 0 inleiding 1 Deel A : Kerngegevens 2 Deel B : Kostenstaat van de personeelskosten 3 Deel C : Kostenstaat van de overige kosten 4 Deel D : Totaalkostenstaat _23 _24 _25 _27 _29 04 BIJLAGE 4 : EEN OVERZICHT 00 INHOUD BIJLAGEN

4

5 BIJLAGE 3 : DOCUMENT VOOR EEN FINANCIEEL VERSLAG V/E O&O-BEDRIJFSPROJECT 0 Inleiding Deze bijlage bevat richtlijnen voor het samenstellen van het verplichte financieel verslag voor IWT onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten voor bedrijven. De financiële verslaggeving heeft als voornaamste doel de verantwoording van kosten in relatie met de toegekende steun. Dit financieel verslag zal, in relatie met het eindverslag, toelaten de definitieve steun te bepalen. Er dient een financieel verslag te worden opgesteld door iedere partner binnen het project. De hoofdcontract dient deze verslagen te bundelen en gezamenlijk naar IWT toe te sturen. Het verslag dient echter niet geïntegreerd te worden. Het financieel verslag wordt samen met het eindverslag, binnen twee maanden na het einde van de uitvoering van een O&O project, in tweevoud ingediend en bestaat uit 4 delen: * Deel A bevat de kerngegevens betreffende het O&O-project en dit per partner. * Deel B bevat een kostenstaat van de personeelskosten. * Deel C bevat een kostenstaat van de overige kosten (directe kosten en indirecte kosten). * Deel D bevat een totaalkostenstaat. Op de website van het IWT is een blanco document van een financieel verslag te vinden dat u kan gebruiken als basis voor uw verslaggeving. Het formaat voor de verslaggeving is vrij. U dient zich wel te houden aan de opgelegde nummering van de verschillende onderdelen. Het verslag en de essentiële bijlagen worden opgesteld in het Nederlands of in het Engels. De verslagen en bijlagen worden, ondertekend door een rechtsgeldige vertegenwoordiger, in tweevoud aan het IWT toegestuurd. 23 BIJLAGE 3 : DOCUMENT V/E FINANCIEEL VERSLAG

6 Deel A : Kerngegevens 1 A.1 TITEL VAN HET PROJECT EN HET IWT PROJECTNUMMER Geef de titel van het project (en het eventuele acroniem) en het door het IWT toegekende projectnummer. A.2 GEEF DE NAAM VAN DE PARTNER A.3 CONTACTPERSOON Geef per partner de naam (titel, voornaam, naam) en de functies van de personen die gemachtigd zijn verdere informatie te verschaffen omtrent het financieel verslag. Vermeld ook hun telefoonen faxnummer en hun adres. BIJLAGE 3 : DOCUMENT V/E FINANCIEEL VERSLAG 24

7 2 Deel B : Kostenstaat van de personeelskosten De "kostenstaat personeel" is een overzichtstabel van de reële personeelskosten, m.a.w. een geactualiseerde lijst van gegevens. De lijst van personeel is in dit stadium volledig gedetailleerd per naam, met een vermelding van het reële aan het project bestede aantal mensmaanden per personeelslid, en de bijhorende kosten. * Geef per partner en per projectjaar de kostenstaat van de personeelskosten. Voor een meerjarig project dienen dus kostenstaten per projectjaar te worden opgesteld. In de personeelskosten moeten alle personen met naam worden vernoemd en de opgegeven bezetting moet uiteraard in overeenstemming zijn met de prestatietabel. De loonfiches en/of facturen van de personeelsleden kunnen steeds door IWT opgevraagd worden en dienen dus voorhanden te zijn, maar hoeven niet standaard te worden meegestuurd. Gebruik onderstaande tabel, die tevens een overzicht geeft van de door IWT aanvaardbare personeelskosten. 25 BIJLAGE 3: DOCUMENT V/E FINANCIEEL VERSLAG

8 BIJLAGE 3 : DOCUMENT V/E FINANCIEEL VERSLAG 26 naam personeelslid KOSTENSTAAT PERSONEEL PROJECTJAAR : 01/06/02 TOT 31/05/ Zonder extra-legale voordelen LOON KOST Extra-legale voordelen geprest. totaal bruto projectperiode eindejaars- vakantie- RSZ - WG wettelijke maaltijd- woon verzeke- privé gebruik Van Tot MM (1) premie(s) geld(en) bijdrage verzekering cheques werk ringen wagen (3) TOTAAL EXTRA'S Persoon 1 01/06/02 31/05/ , , , ,39 106,26 930,00 150, , , , ,47 Persoon 2 01/08/ 31/05/ 9, , , , ,26 70,85 744,00 120, ,00 800, , ,99 Persoon 3 01/11/02 30/04/ ? ?32 947, ?70 53,13 465,00 75,00 650,00 500, , ,74... (1) Totaal bruto projectperiode = de som van brutomaandsalaris(en) (incl. premies voor ploegarbeid, weekendwerk, overwerk,...) van de gepresteerde maand(en) (2) verzekeringen = hospitalisatie, groepsverzekeringen,... (3) privé gebruik bedrijfswagen = waarde persoonlijk gebruik (kenletter T van de individuele fiche ) EIND TOTAAL TOTAAL 27, , , ,20 Deel B : Kostenstaat van de personeelskosten 2

9 3 Deel C : Kostenstaat van de overige kosten Het detail waarmee de niet-personeelskosten gerapporteerd worden is afhankelijk van het gekozen kostenregime, zoals vastgelegd bij de steunverlening. C.1 REGIME 50% Indien het regime van max. 50 van toepassing is voor de directe en indirecte kosten, is geen verdere verantwoording vereist en wordt max. 50 van de reële, aanvaarde personeelskosten aangenomen als overige kosten. Het IWT kan echter steeds een steekproefcontrole uitvoeren van deze kosten. C.2 REGIME 80% Indien het regime van max. 80% van toepassing is, wordt voor de gemaakte directe kosten (werkingskosten en uitrustingskosten) een kostenstaat toegevoegd. De ingebrachte kosten moeten beantwoorden aan de bepalingen opgenomen in het IWT-kostenmodel. De indirecte kosten worden begrensd tot maximaal 20% van de personeelskosten. Indien nodig wordt de som van de directe kosten en de indirecte kosten afgetopt tot 80% van de personeelskosten. Gebruik onderstaande tabelvorm. DIRECTE KOSTEN jaarlijkse % voor het ingebrachte omschrijving bedrag (afschrijvings-) project kost kost (per jaar) * testborden ,00 n.v.t. 100% ,00 * oscilloscoop , ,00 25% 500,00 * werkstation 7.000, ,33 40% 933,33 * gebruik testapparatuur ,00 3% * reiskosten 1.500,00 TOTAAL DIRECTE KOSTEN ,33 INDIRECTE KOSTEN (overhead : max. 20% van de personeelskosten) TOTAAL OVERIGE KOSTEN ,70 27 BIJLAGE 3: DOCUMENT V/E FINANCIEEL VERSLAG

10 Deel C : Kostenstaat van de overige kosten (2) 3 C.3 BIJZONDERE REGELINGEN Als een bijzondere regeling is toegekend met betrekking tot de grote onderaanneming of de regeling met betrekking tot de grote uitrustingskosten bij KMO's (zie hiervoor ook IWT-kostenmodel), dienen de reële kosten afzonderlijk vermeld en bewezen met een kopie van de facturen en de betalingsbewijzen. BIJLAGE 3 : DOCUMENT V/E FINANCIEEL VERSLAG 28

11 4 Deel D : Rapportering van de totale kosten A.1 TITEL VAN HET PROJECT EN HET IWT PROJECTNUMMER De "totale kostenstaat" geeft per partner over de volledige projectduur een overzicht van alle Geef ingebrachte de titel van het kosten, project aangevuld (en het eventuele met een acroniem) verklaring en op het eer door door het de IWT rechtsgeldige toegekende vertegenwoordiger projectnummer. van het bedrijf en/of instelling volgens onderstaand formaat. Gebruik voor de totale kostenstaat volgend formaat : Naam van instelling of bedrijf : Rechtsgeldige vertegenwoordiger : Nummer van de overeenkomst : Relatie met het project : contractant / onderzoekspartner / industriële partner Kostenstaat voor de periode van : <datum> tot <datum> PARTNER 1 omschrijving bedrag bedrag bedrag bedrag jaar 1 jaar 2 jaar 3 totaal Personeelskosten Overige kosten Grote onderneming of grote uitrustingskosten KMO (indien aanwezig) TOTAAL PROJECT Echt en conform verklaard, afgesloten op de som van <bedrag in letters> euro. (Naam rechtsgeldige vertegenwoordiger) bevestigt dat alle hierboven vermelde uitgaven werkelijk betaald zijn in functie van het betreffende onderzoek. Datum : Handtekening : De rechtsgeldige vertegenwoordiger 29 BIJLAGE 3: DOCUMENT V/E FINANCIEEL VERSLAG