Departement: Financieel departement Functie: Diensthoofd boekhouding Tewerkstelling: Campusoverschrijdend Datum: 12 november 2012

Transcriptie

1 FUNCTIEKAART DIENSTHOOFD BOEKHOUDING Departement: Financieel departement Functie: Diensthfd bekhuding Tewerkstelling: Campusverschrijdend Datum: 12 nvember Functietitel Diensthfd bekhuding 2 Del van de functie Als diensthfd bekhuding sta je in vr de peratinele leiding van de dienst bekhuding, het crrect registreren en verwerken van bekhudkundige gegevens teneinde een waarheidsgetruw beeld van de rekeningen en de jaarbalans te geven en tijdig de juiste financiële infrmatie te kunnen verstrekken. 3 Plaats in de rganisatie Niveau: kaderlid Rapprteert hiërarchisch & functineel aan: financieel directeur Dienst: dienst bekhuding Organigram: financieel directeur stafmedewerker financieel beleid stafmedewerker financiële cntrle diensthfd centrale aankp diensthfd bekhuding algemene bekhuding debiteurenbeheer leveranciersadministratie budgetbeheer dktersadministratie Functiekaart diensthfd bekhuding 1/8

2 4 Resultaatgebieden RG 1: Je zrgt als bekhudkundig expert vr de rganisatie vr een vltte en klantvriendelijke werking van de dienst bekhuding Deelactiviteiten :» Je cördineert de werking van de verschillende subdiensten (algemene bekhuding, leveranciersadministratie, debiteurenbeheer, budgetbeheer en dktersadministratie).» Je bent verantwrdelijk vr een crrecte verwerking in de bekhuding binnen elk van deze subdiensten.» Bij cmplexere vragen f dssiers geef je ndersteuning aan deze subdiensten wrdt er z ndig verlegd met de betrkken partijen.» Je bewaakt de unifrme werkwijze binnen de dienst en stelt hiervr in samenspraak met de Stafmedewerker financiële cntrle de ndige prcedures en afspraken p.» Je zrgt vr een verdere ptimalisatie van de dienstverlening p administratief en rganisatrisch vlak.» Je zrgt vr een grndige analyse van de werkstrmen en brengt ratinalisaties aan waar mgelijk (b.v. dr te infrmatiseren weglaten van verbdige stappen) RG 2: Je geeft leiding aan de medewerkers van de dienst bekhuding in het kader van het behalen van de delstellingen en vrpgestelde timings van de financiële cyclus. Deelactiviteiten :» Je cacht de medewerkers van de bekhuding en geeft de ndige structuur en planning aan : Je smeedt de individuele medewerkers tt een team en bewaakt de nderlinge samenwerking. Je staat in vr een efficiënte cmmunicatie en infrmatiedrstrming naar de dienst (bv. via wekelijks teamverleg). Je geeft ter zake infrmatie en advies aan de medewerkers p diverse manieren (via dienstvergadering prcedures mailinstructies etc) Je staat in vr de cördinatie van het nthaal van de nieuwe medewerkers, stagiairs en evt. vakantiejbs.» Je mtiveert, begeleidt en ndersteunt de medewerkers. Je vert ntwikkelingsgesprekken p basis van de functiekaarten en gemaakte afspraken. Je delegeert p een efficiënte manier taken, maakt duidelijke afspraken en vlgt deze verder p. Je detecteert en signaleert de pleidingsnden binnen de dienst.» Je cördineert de werking van de subdiensten leveranciersadministratie, algemene bekhuding, debiteurenbeheer, budgetbeheer en dktersadministratie. Je rganiseert en cördineert de werkzaamheden van de (sub)dienst(en) en geeft (bege)leiding aan de medewerkers m z tijdig en efficiënt de gewenste resultaten te bereiken Je geeft richting en ndersteuning aan de medewerkers bij het behalen van de delstellingen. Je legt de werkverdeling en bijhrende persneelsplanning vast en past deze aan de beheften van deze diensten dienst aan (vb. garanderen van permanentie tijdens nrmale peningsuren, Functiekaart diensthfd bekhuding 2/8

3 verlfplanning, taakverschuivingen bij ziekte enz.) RG 3 : Je draagt bij tt de realisatie van de delstellingen van het departement.» Je levert een actieve bijdrage tt en helpt mee het financieel beleid te realiseren. Je denkt mee p niveau van strategisch en peratineel financieel beleid met de financieel directeur en de stafmedewerker financieel beleid en det vrstellen tt ptimalisatie.» Je zrgt vr het verlenen van een ptimale en klantgerichte service en het verder ntwikkelen van de dienstverlening.» Je maakt de ndige vrstellen i.v.m. het ptimaliseren van de werking van de dienst bekhuding en vertaalt deze naar jaardelstellingen. Je neemt het ndig initiatief en neemt actie m de juw tegewezen jaardelstellingen te realiseren.» Je zekt naar plssingen in cmplexe dssiers samen met de teamleden en cacht de medewerkers m zelf nderbuwde plssingen te vinden.» Je vlgt samen met de stafmedewerker financiële cntrle de van tepassing zijnde wetgeving p en werkt mee aan de praktische tepassing ervan binnen dienst.» Je past de prcedures en acties in verband met fraudebestrijding te. Je hebt een detectiefunctie in het fraudebestendig zijn van de financiële circuits en signaleert dit aan de financieel directeur en de stafmedewerker financiële cntrle.» Je anticipeert p mgelijke prblemen en bespreekt deze pr-actief met de financieel directeur.» Je stemt de prcessen af in functie van de gestelde delstellingen cnfrm het wettelijk kader en zrgt vr de ndige telichting en geeft de ndige infrmatie aan de interne klant. RG 4: Je geeft de ndige ndersteuning aan de stafmedewerker financiële cntrle, stafmedewerker financieel beleid en de financieel directeur Deelactiviteiten :» Je blijft p de hgte van de ntwikkelingen p het vlak van bekhuding en ziekenhuisfinanciering dr het lezen van relevante lectuur, bijwnen van seminaries/pleidingen en externe cntacten met cllega s uit andere ziekenhuizen en rganisaties uit de sectr.» Je geeft de gevraagde ndersteuning aan de financieel directeur en de stafmedewerker financieel beleid vr het pstellen van inhudelijke financiële dssiers.» Je zrgt vr een tijdige aanlevering van de ndige financiële en bekhudkundige gegevens in functie van de pmaak van brdtabellen en pvlging van het lange termijn financieel plan.» Je helpt mee aan de vrbereiding en pmaak van dssiers in functie van financiële inspectiebezeken van de verheid. RG 5 : Je bent verantwrdelijk vr de peratinele cördinatie en uitvering van de aanmaak van financiële gegevens vr finhsta. Deelactiviteiten :» Je bent aanspreekpunt vr de peratinele verzameling van de ndige gegevens vr de invulling van de finhsta vragenlijst. Functiekaart diensthfd bekhuding 3/8

4 » Je lst prgrammaprblemen p samen met de cntactpersn in het ministerie en de interne ICTdienst waar ndig.» Je analyseert de gegevens en bespreekt de bevindingen met de stafmedewerker financiële cntrle.» Je legt vr versturing de gegevens ter validatie vr aan de stafmedewerker financiële cntrle. RG 6: Je staat in de peratinele cördinatie van de begrtingspmaak» Je staat in vr het praktisch aansturen van het jaarlijkse prces van de explitatiebegrting in nauw verleg met de stafmedewerker financiële cntrle en de financieel directeur. Je werkt wat de persneelsbegrting betreft hier nauw samen met het departement HR & rganisatie.» Je staat in vr de peratinele uitvering van de pmaak van de jaarrekening (balans en resultatenrekeningen).» Je zrgt vr het bewaken van de afgesprken timings in verleg met de financiële diensten» Je bewaakt het tijdig indienen van de ndige input van de verschillende departementen en vraagt de ndige mtivering f telichting waar ndig.» Je staat in vr de verwerking van de aangereikte gegevens. Je bespreekt eventuele prblemen met de stafmedewerker financiële cntrle en legt het eindresultaat aan de stafmedewerker financiële cntrle vr ter validatie.» Je zrgt vr de tijdige plevering van de ndige einddcumenten naar het directiecmité in nauw verleg met de financieel directeur, de Stafmedewerker financiële cntrle en de stafmedewerker financieel beleid. RG 7: Je hudt tezicht p de bekhudkundige verrichtingen, analyseert ze en licht deze te» Je cntrleert de dr de medewerkers ingebekte gegevens en hudt tezicht p de naleving van de wettelijke reglementeringen. Je geeft ndersteuning aan de medewerkers bekhuding waar ndig.» Je hudt tezicht p de kwartaalafsluiting en bijhrende rapprtage.» Je cntrleert de dr andere diensten verstrekte bekhudkundige stukken (vb. m.b.t. persneel, aankpen, facturatie) en verlegt met hen en met de stafmedewerker financiële cntrle bij eventuele prblemen.» Je zrgt vr een crrecte tepassing van de afgesprken waarderingsregels en afschrijvingstermijnen.» Je hudt tezicht p de uitznderlijke bekhudkundige verrichtingen en bekt indien ndig niet curante verrichtingen (vb. eindejaarsverrichtingen, maandelijkse vrzieningen, verlpende rekeningen).» Je verstrekt inlichtingen aan.a. bedrijfsrevisren, financiële instellingen en verheidsdiensten in verleg met de stafmedewerker financiële cntrle. Functiekaart diensthfd bekhuding 4/8

5 5 Functineringscriteria 5.1 Vereiste kwalificaties, kennis & ervaring:» Je bezit een masterdiplma f bachelrdiplma (bv. Master (tegepaste) ecnmische wetenschappen, handelsingenieur, graduaat bekhuden)» Je hebt ervaring met leidinggeven» Je hebt ervaring in het dubbel bekhuding bij vrkeur in de zrg- en welzijnssectr.» Je kan vlt werken met een geïnfrmatiseerd bekhudpakket (bij vrkeur SAP) en MS Office (Excel, Wrd, PwerPint en Outlk)» Je hebt de ndige kennis ivm BO (Business Objects) f bent bereid dit p krte termijn aan te leren 5.2 Generieke cmpetenties Deze 6 generieke cmpetenties werden gedefinieerd als belangrijk vr elk persneelslid binnen het ziekenhuis. Deze dienen dan k steeds deel uit te maken van de weerhuden cmpetenties. 1. Stimuleren van verandering: Organisatieverandering initiëren, ze laten aanvaarden en betrkkenheid lsmaken bij alle betrkkenen 2. Inspireren van anderen: Medewerkers beïnvleden aan de hand van adequate argumenten m hun betrkkenheid vr de gemeenschappelijke delstellingen te bekmen en hen tt welbepaalde acties in die richting te mbiliseren. 3. Kritische zin: De waarde van een bewering f een feit cntrleren en gegevens in vraag stellen. 4. Samenwerking bevrderen: Medewerkers aanzetten m een actieve bijdrage tt een gezamenlijk resultaat te leveren en m prblemen f cnflicten p te lssen. Zwel binnen het eigen team als naar de andere diensten. 5. Klantvriendelijkheid: Op een klantvriendelijke manier de nden van de klant achterhalen en eraan vlden, vereenkmstig de eigen rganisatiedelstellingen. (klant is zwel intern als extern). Onderneemt structurele acties m de dienstverlening t.a.v. klanten te ptimaliseren. 6. Respect vr het individu (berepsgeheim, respect vr elke medewerker en klant) 5.3 Functiespecifieke cmpetenties Aanvullend aan de generieke cmpetenties wrden de functiespecifieke cmpetenties gedefinieerd. Samen met de generieke cmpetenties zijn dit de cmpetenties die cruciaal zijn vr het adequaat uitveren van de jb. Cmpetenties inzake persnsgerelateerd gedrag: 1. Organisatiebetrkkenheid: Bewaakt en verdedigt p cnsequente wijze de belangen, de pdracht en de handelswijze van rganisatie» Durft duidelijke standpunten innemen die ten gede kmen van de gehele rganisatie, zelfs indien die minder ppulair zijn binnen de eigen entiteit f naar de vragende partij te» Legt uit he men tt belangrijke beslissingen is gekmen» Verdedigt de keuzes van de entiteit/rganisatie ten aanzien van cllega s, eigen medewerkers en derden Functiekaart diensthfd bekhuding 5/8

6 » Identificeert zich naar eigen medewerkers en buitenstaanders met de standpunten en/f beslissingen van de eigen hiërarchie» Heeft g vr de ksten die met een bepaald vrstel f initiatief samenhangen» Schat bij eigen acties en beslissingen de ruimere gevlgen daarvan vr de rganisatie in 2. Vrtdurend verbeteren: Vrtdurend verbeteren van het eigen functineren en van de werking van de dienst/afdeling, dr de bereidheid m te leren en mee te greien met veranderingen.» Werkt zich in, in nieuwe materies die relevant zijn vr de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, infrmaticatepassingen, werkmethden, )» Infrmeert zich ver nieuwe evluties met betrekking tt de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan cngressen, )» Past nieuwe richtlijnen, kennis, infrmatie en inzichten te in de praktijk» Gaat na f/he nieuwe tendensen en ntwikkelingen in de eigen functie kunnen ingezet wrden» Zekt actief naar mgelijkheden m de uitvering van het takenpakket te verbeteren en werkt dit verder uit tt cncrete vrstellen 3. Omgaan met stressfactren: Efficiënt gedrag vertnen in situaties met hge cmplexiteit, tijds- f werkdruk en/f bij tegenslag, teleurstelling f kritiek» Blijft rustig praten en geeft een ntspannen indruk, k al maakt zijn/haar gesprekspartner het hem/haar meilijk» Behudt bij cnfrntaties een crrecte en tactvlle huding: vermijdt wrdenwisselingen, reageert respectvl» Blijft zich in crisismmenten pen pstellen ten aanzien van kritiek van anderen, en blijft bereid zijn/haar eigen aanpak te tetsen» Kan vr zichzelf prblemen, spanningen f tegenslagen verwerken en relativeren» Blijft drzetten in geval van tegenslagen en teleurstellingen» Blijft nder meilijke werkmstandigheden hfd- en bijzaak in het eigen werk nderscheiden» Presteert ged in situaties waar sprake is van langdurige f zich herhalende hge tijdsdruk, tegenslag en cmplicaties» Handhaaft zich in cmplexe situaties en situaties met nzekerheden en nbekenden» Blijft zich niettegenstaande grte tijdsdruk pen pstellen vr meningen f pmerkingen van anderen» Blijft in situaties van grte druk en weerstand zeken naar een aangepaste stijl en aanpak m tch zijn/haar delstelling te bereiken Cmpetenties inzake interpersnlijk gedrag: 4. Mndelinge uitdrukkingsvaardigheid: Spreken in een taal zdat het publiek tt wie ze gericht is ze begrijpt» Cmmuniceert duidelijk en t the pint» Legt (technische) gegevens p een begrijpelijke wijze uit» Beperkt het gebruik van jargn» Gaat regelmatig na f de bdschap vr de andere duidelijk was» Biedt zijn/haar gesprekspartner(s) de mgelijkheid m vragen te stellen» Past de cmmunicatiewijze aan, aan de mgelijkheden/eigenheden van de gesprekspartner» Gebruikt vrbeelden en vergelijkingen m vrstellen en bdschappen meer kracht bij te zetten 5. Overtuigingskracht: Instemming verkrijgen vr een mening, aanpak f visie dr het gebruik van ged nderbuwde argumenten, dr de dialg en het verleg aan te gaan, dr het gepast aanwenden van autriteit (bevegdheid en deskundigheid) en dr het uitbuwen van gepaste strategieën» Reageert adequaat en niet defensief p negatieve reacties f weerstand» Tnt begrip vr meningen en standpunten van anderen Functiekaart diensthfd bekhuding 6/8

7 » Enthusiasmeert anderen bij het verdedigen van de eigen vrstellen en ideeën» Brengt zijn/haar argumenten scherp nder wrden» Brengt een persnlijke en genuanceerde argumentatie naar vren» Weet tegenargumenten m te buigen en aan te wenden in de eigen argumentatie» Treedt bemiddelend p in cnflictsituaties Cmpetenties inzake mgaan met infrmatie: 6. Analytisch en synthetisch denken: maakt eenvudige analyses van cmplexe dssiers & vrmt een ged nderbuwd en geïntegreerd rdeel» Analyseert cmplexe dssierprblemen en herfrmuleert deze naar hanteerbare vragen» Is in staat een inzicht te verwerven in een cmplexe prblematiek» Ziet trends en patrnen in genschijnlijk niet-gerelateerde feiten» Kan tegengestelde rdelen van anderen betrekken en integreren in de eigen analyse» Bekijkt een prbleem vanuit verschillende invalsheken» Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk» Heeft g vr kritische factren en activiteiten en benut de mgelijkheden hiervan vr de rganisatie» Kan ged luisteren naar alle argumenten vraleer een rdeel te vrmen» Heeft aandacht vr de verbale & nnverbale bdschappen en vraagt dr indien ndig Cmpetenties inzake prbleemplssend gedrag 7. Resultaatgerichtheid: Het ndernemen van cncrete en gerichte acties met het g p het behalen en/f verstijgen van delstellingen.» Frmuleert de delstellingen in termen van cncrete pdrachten en cncreet gedrag (meetbaar resultaat, vrzien van een deadline)» Geeft aan de hand van cncrete acties aan he de delen zullen bereikt wrden (wie, wat, wanneer)» Evalueert p regelmatige mmenten de stand van zaken ten pzichte van de begde delstelling en stuurt bij indien ndig» Neemt actie m bij te sturen wanneer de delstellingen in het gedrang kmen» Zekt spntaan alternatieven wanneer een bepaalde actie niet tt het begde resultaat heeft geleid 8. Nauwgezetheid: Taken nauwgezet en met zin vr detail vlbrengen.» Levert nder druk kwaliteitsvl werk af» Weet snelheid met nauwkeurigheid te cmbineren» Kiest de exacte methde f prcedure in functie van de gevraagde nauwkeurigheid» Cmbineert kwantiteit met kwaliteit» Blijft g vr detail hebben nder tijdsdruk Cmpetenties inzake leidinggevend gedrag: 9. Delegeren: Taken en verantwrdelijkheden drgeven, rekening hudend met de interesse, ambitie, ntwikkelingsplan en cmpetentie van medewerkers. De gedelegeerde taken pvlgen» Delegeert taken naar de medewerkers van de dienst bekhuding met de delstelling zaken snel en efficiënt p te lssen.» Betrekt de medewerkers bij het zeken naar plssingen en stelt dit vr als een mgelijkheid m zich te bewijzen, zich te ntplien» Draagt p een efficiënte wijze taken en verantwrdelijkheden ver zdat de mtivatie van die medewerker verhgt Functiekaart diensthfd bekhuding 7/8

8 » Maakt de medewerker mee verantwrdelijk vr het eindresultaat» Staat pen vr initiatieven van medewerkers» Weet waar de sterke kanten van de medewerkers liggen en durft daar p te vertruwen. Weet k waar de minder sterke punten liggen en biedt mgelijkheden m hieraan te werken. 10. Ontwikkelen van anderen (leidinggevend): Medewerkers ndersteunen bij het behalen van gede resultaten en het greien in een functie dr hen te helpen bij het ntwikkelen van een vermgen m zelfstandig prblemen p te lssen» Infrmeert de medewerkers van de dienst bekhuding ptimaal» Medigt de medewerkers aan m nieuwe taken te leren en m zich te vervlmaken in hun jb en m zelf plssingen te vinden» Geeft duidelijke en cnstructieve feedback aan medewerkers ver hun functineren» Is in staat m zijn/haar cachingstijl aan te passen aan het ntwikkelingsniveau en de eigenheid van zijn/haar medewerkers» Faciliteert kennisverdracht binnen het team Cmpetenties inzake beheersmatig gedrag: 11. Plannen & rganiseren: Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en pririteit bij het aanpakken van taken f prblemen. De bendigde acties, tijd en middelen aangeven en deze elementen cördineren m de delstellingen te bereiken cnfrm de planning.» Cördineert en structureert acties, tijd en middelen en legt acties en werkwijzen vast in prcedures f instructies en bewaart het verzicht zdat de deadlines gehaald wrden» Bepaalt in verleg met de financieel directeur de werkingsuren van de dienst, maakt basisuurrsters en rulementen p (met aandacht vr de balans tussen gezin en de rganisatie, vragen van de teamleden versus de wetgeving en interne afspraken, etc.)» Zet schaarse middelen (mensen, materiaal, ) z in, dat ze ptimaal benut wrden. Bereikt een balans tussen de geïnvesteerde tijd, de geleverde prestatie en de behaalde kwaliteit» Cncentreert zich in zijn/haar planning p de gehele pdracht, znder details en de pririteiten uit het g te verliezen» Is resultaatgericht in zijn/haar actieplannen en delstellingen (bv. werkt met duidelijke delen en timing, )» Bepaalt de prcedures en instructies die zullen wrden gevlgd m de delen te bereiken.» Wijst de medewerkers p de planning f afspraken» Zekt samen met de medewerkers naar plssingen bij prblemen in de vrtgang van bepaalde pdrachten 12. Vrtgangscntrle: Het pvlgen van de vrtgang in tijd en van de kwaliteit van eigen prcessen en/f die van cllega s f medewerkers» Cntrleert p regelmatige basis de vrtgang en resultaten van een werkprces» Buwt mmenten van werkverleg en rapprtering in (zwel van als naar anderen)» Vlgt afspraken p het afgesprken mment p» Wijst eigen medewerkers, cllega s, externe partners, p hun planning f afspraken» Anticipeert p mgelijke stringen in de vrtgang» Stelt prcedures p m de vrtgang van de eigen verantwrdelijkheden en de gedelegeerde taken te bewaken Functiekaart pgesteld dr: Hfd financiële diensten & HR-manager Functiekaart gedgekeurd dr: Directiecmité d.d. 6/11/2012 Functiekaart diensthfd bekhuding 8/8