BEANTWOORDING SCHRIFTELIJKE RAADSVRAGEN 2017, NUMMER 15

Transcriptie

1 BEANTWOORDING SCHRIFTELIJKE RAADSVRAGEN 2017, NUMMER 15 Datum 11 april 2017 Van College B&W Behandeld door L.S.A. van den Houten Doorkiesnummer adres Kenmerk Geachte leden van de raad, Hierbij ontvangt u de beantwoording van de schriftelijke raadsvragen jaargang 2017 nummer 15 van Hilde Koelmans van 9 februari 2017 over Inzage geven van stukken moet publieksvriendelijker. De gestelde vragen zijn onderaan bijgevoegd. Algemeen inleidend antwoord De gemeente publiceert de aanvraag om vergunning en/of het besluit op de aanvraag van alle vergunningssoorten waarvoor een wettelijke verplichting tot publicatie geldt (bijvoorbeeld de omgevingsvergunning) en waarvan vergunningverlening relevant is voor de woon- en leefomgeving (bijvoorbeeld evenementen, huisvesting, horeca, seksinrichtingen). Alle bekendmakingen staan op de landelijke site officiëlebekendmakingen.nl van de rijksoverheid. Op deze webpagina is het mogelijk bijlagen die bij de vergunningaanvraag horen mee te publiceren. Op dit moment doen wij dit (handmatig) bij de velvergunning en zijn in de bekendmaking digitale linkjes opgenomen die direct verwijzen naar de betreffende bijlagen. Wij hebben voor de velvergunning gekozen omdat bij deze vergunningssoort het aantal bijlagen is te overzien en die bijlagen qua bestandstype, omvang en bescherming van persoonsgegevens goed gepubliceerd kunnen worden. Voor alle andere vergunningssoorten hebben wij voor inwoners en ondernemers de mogelijkheid gecreëerd om naar aanleiding van een publicatie een te sturen naar bekendmakingen@utrecht.nl met het verzoek om informatie in te zien. Wanneer niet of onvoldoende duidelijk is welke informatie de aanvrager wil inzien of wanneer de gevraagde stukken zeer omvangrijk zijn, nemen wij eerst contact op om de vraag en behoefte scherp te krijgen. Hiermee voorkomen wij dat wij inwoners en ondernemers overladen met grote hoeveelheden bijlagen. Als het technisch (bestandstype en omvang, benodigde software), juridisch (bescherming persoonsgegevens) en gelet op veiligheidheidsoverwegingen (bijvoorbeeld bouwtekeningen van gevoelige bestemmingen of veiligheidsplannen bij evenementen) mogelijk is zenden wij de gevraagde, specifiek op de behoefte afgestemde, informatie digitaal (per of wetransfer) en gratis toe. Daarbij anonimiseren wij waar nodig de gevraagde documenten handmatig. Inwoners en ondernemers maken in toenemende mate gebruik van deze mailservice en besparen zo een bezoek aan het Stadskantoor. Zij kunnen ook nog altijd naar het Stadskantoor komen om stukken in te zien. Hiertoe kunnen zij een afspraak maken via Wanneer de aanvrager wil beschikken over alle of vrijwel alle bijlagen en documenten (en het meer dan 80 pagina s betreft) kan hij die ook op een USB-stick (tegen betaling van de kosten voor de USB-stick) of op papier (tegen de in de legesverordening vastgestelde kosten voor kopieën) meekrijgen. Van deze mogelijkheid wordt voor het inzien van stukken bij een bekendmaking overigens zelden tot geen

2 gebruik gemaakt. Inwoners kiezen voor het gebruik van een USB-stick wanneer zij, bijvoorbeeld vanwege een verbouwing of verkoop van de woning, willen beschikken over het bouwdossier van hun in het verleden vergunde woning of verbouwing van de woning. Vraag 1 Welke selectiecriteria hanteert de gemeente Utrecht bij het selecteren van de bijbehorende stukken inzake de vergunningen, bij het publiceren op de website? Antwoord 1 Wij hebben er voor gekozen om in eerste instantie de bijlagen bij een velvergunning mee te publiceren. Bij deze vergunningssoort is het aantal bijlagen te overzien en kunnen die bijlagen qua bestandstype, omvang en bescherming van persoonsgegevens goed gepubliceerd worden. Het mee-publiceren van bijlagen bij de andere vergunningssoorten op de landelijke site officiëlebekendmakingen.nl stelt ons nog voor een aantal technische (bestandstype en omvang, benodigde software) en procesmatige uitdagingen. Ook het conform de wet beschermen van persoonsgegevens en de selectie van de bijlagen vraagt veel aandacht bij het ontsluiten van informatie. Zie ook de Inleiding en het antwoord op vraag 7. Vraag 2 Is het college bereid om de complete set van bijlagen toe te voegen om de burger volledig te kunnen informeren en bezoeken aan de balie terug te dringen? Zo nee, waarom niet? Antwoord 2: Waar het technisch en qua beveiliging persoonsgegevens haalbaar is streven wij ernaar om baliebezoek terug te dringen en zoveel mogelijk direct online beschikbaar te stellen. Waar wettelijke (privacy), technische belemmeringen of veiligheidsaspecten directe publicatie (vooralsnog) in de weg staan, handhaven wij de huidige mogelijkheden (bezoek op afspraak, per mail toezenden of een USB-stick, hierbij kan dan handmatig worden afgewogen wat (al dan niet geanonimiseerd) verstrekt kan worden). Vraag 3 In welke regelgeving is deze procedure opgenomen? Antwoord 3: De mogelijkheid van de keuze voor een USB-stick is onderdeel van de dienstverlening en is niet vastgelegd in regelgeving. Bij de betaling gaat het om de (privaatrechtelijke) vergoeding van de kosten voor de USB-stick. Zoals uit de inleiding blijkt kiezen inwoners voor een USB-stick in de situatie waarin zij willen beschikken over het (complete) bouwdossier en slechts zelden wanneer het om een bekendmaking gaat. Vraag 4 Is het college het met de SP eens dat het vragen van 10 euro voor een USB-stick een verkapte manier is om toch leges te kunnen innen? Zo nee, waarom niet? Antwoord 4 Nee. Zie het antwoord op vraag 3. Gelet op een recente controle op de actuele prijs voor de aanschaf van grotere aantallen hebben wij de vergoeding voor de USB-stick verlaagd naar EUR 6,-. Vraag 5 Is het college het met de SP eens dat het opvragen van benodigde stukken gratis zou moeten zijn? Zo nee, waarom niet? Antwoord 5 Ja, het opvragen en inzien van stukken behorende bij de publicatie van een vergunningaanvraag is gratis. Met de mailservice sturen wij de gevraagde stukken digitaal en gratis toe (zie inleiding). Voor

3 het vervaardigen van fysieke kopieën van de gevraagde documenten mogen wel leges in rekening gebracht worden. Wij doen dat conform de legesverordening bij meer dan 80 kopieën. Vraag 6 Op welke andere manier zou de gemeente de stukken ter inzage kunnen geven, zonder de burger te hoeven vragen 10 euro te betalen voor een USB-stick van de gemeente? Antwoord 6 Zoals in de inleiding en in eerdere antwoorden beschreven hebben we de mogelijkheid gecreerd voor inwoners en ondernemers om een sturen naar bekendmakingen@utrecht.nl en aangeven welke informatie zij willen inzien. Wij sturen de gevraagde en specifiek op de behoefte afgestemde informatie digitaal en gratis toe. Van deze mogelijkheid maken inwoners en ondernemers in toenemende mate gebruik. Daarnaast kunnen inwoners en ondernemers ook nog altijd naar het Stadskantoor komen om stukken in te zien. Zij kunnen hiertoe digitaal een afspraak maken. Zoals al eerder opgemerkt valt voor de inzage van stukken de keuze slechts zelden op gebruikmaking van een USB-stick. Vraag 7 Welke problemen op het gebied van het opvragen van stukken die te maken hebben met vergunningen erkent de gemeente Utrecht? Antwoord 7 Zoals in het antwoord op vraag 1 aangegeven, stelt het mee-publiceren van bijlagen op de landelijke site officiëlebekendmakingen.nl ons voor een aantal technische (bestandstype en omvang, benodigde software) en procesmatige uitdagingen. Ook de bescherming van persoonsgegevens en de selectie van de bijlagen vraagt veel aandacht bij het ontsluiten van informatie. Wij werken momenteel aan de realisatie van de technisch en procesmatig complexe koppeling tussen het gemeentelijke vergunningensysteem en de site officiëlebekendmakingen.nl. Voor de bescherming van persoonsgegevens bij het ontsluiten van informatie voeren wij momenteel een proef uit, waarbij persoonsgegevens automatisch en digitaal geanonimiseerd worden. Vraag 8 Hoe zou het college de procedure het liefst willen hebben? Antwoord 8 Wij streven naar zo volledig mogelijke digitale inzage van stukken via officiëlebekendmakingen.nl, met inachtneming van mogelijke technische beperkingen (bestandstype en omvang, benodigde software) en van de bescherming van persoonsgegevens en veiligheidsaspecten (zie ook het antwoord op vraag 2). Vraag 9 Op welke manier gaat het college daaraan werken? Antwoord 9 Zie het antwoord op vraag 7. Vraag 10 Binnen welke termijn kan het college de problemen oplossen? Antwoord 10 De technische koppeling (zie het antwoord op vraag 7) is naar verwachting in 2017 gerealiseerd. Voor het anonimiseren van persoonsgegevens zijn wij afhankelijk van de uitkomsten van de proef met het automatisch anonimiseren van persoonsgegevens (zie het antwoord op vraag 7). Op dit punt kunnen wij nog geen prognose doen.

4 Vraag 11 Welke middelen zijn hierbij nodig? Antwoord 11 Zie de antwoorden op de vragen 7 en 10. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht, de secretaris, de burgemeester,

5 SV Inzage geven van stukken moet publieksvriendelijker Uit mails die de gemeente en raadsleden bereiken blijkt dat er onvrede is over de procedure voor het inzien van stukken die met vergunningen te maken hebben. Het is onduidelijk welke procedure er gevolgd moet worden om stukken met betrekking tot vergunningen te kunnen inzien. Bij zoeken via de gemeentelijke website is de procedure erg lastig te vinden. Bij zoeken via Google staat praktisch bij elke hit te lezen: PAGINA NIET GEVONDEN 404. Sorry, deze pagina is helaas niet meer beschikbaar. Na enig zoeken krijg ik via google op de site utrecht.nl een pagina omgevingsvergunning, indienen zienswijze. Hierop staat iets over de procedure vermeld, namelijk: De gemeente publiceert alle ontwerp omgevingsvergunningen op Het ontwerpbesluit ligt dan 6 weken vanaf de publicatie datum bij de Balie Bouwen Wonen & Ondernemen ter inzage. U krijgt de tijd om binnen deze 6 weken uw zienswijze in te dienen. Deze beschreven procedure suggereert dat alle ontwerp omgevingsvergunningen worden gepubliceerd op de site en dat je deze vanaf dan ook nog 6 weken lang kunt komen bekijken bij de gemeentelijke balie Bouwen, Wonen en Ondernemen. Bij de publicatie op de site wordt echter een selectie gemaakt van de bijbehorende stukken bij de vergunningen. Voor de complete set van stukken zal je dus naar de fysieke balie moeten komen. Hierover de volgende vragen: 1) Welke selectiecriteria hanteert de gemeente Utrecht bij het selecteren van de bijbehorende stukken inzake de vergunningen, bij het publiceren op de website? 2) Is het college bereid om de complete set van bijlagen toe te voegen om de burger volledig te kunnen informeren en bezoeken aan de balie terug te dringen? Zo nee, waarom niet? Wanneer burgers bij de betreffende balie de complete set van stukken opvragen, wordt aangegeven dat zij de stukken kunnen krijgen, mits zij bereid zijn een USB-stick van de gemeente Utrecht te kopen, waar de stukken op worden gezet. Dit alles in het kader van computerveiligheid. Die USB-stick kost 10 euro. Een zelf meegebrachte USB-stick wordt niet geaccepteerd. Het opvragen van stukken door burgers is een wettelijke verplichting waaraan gemeentes moeten voldoen. Het is dus geen dienst, waarvoor leges geheven kunnen worden. Toch moet ervoor worden betaald, bij elke aanvraag. 3) In welke regelgeving is deze procedure opgenomen? 4) Is het college het met de SP eens dat het vragen van 10 euro voor een USB-stick een verkapte manier is om toch leges te kunnen innen? Zo nee, waarom niet? 5) Is het college het met de SP eens dat het opvragen van benodigde stukken gratis zou moeten zijn? Zo nee, waarom niet? 6) Op welke andere manier zou de gemeente de stukken ter inzage kunnen geven, zonder de burger te hoeven vragen 10 euro te betalen voor een USB-stick van de gemeente? In het kader van een goede publieksdienstverlening verwacht de SP een duidelijke en gemakkelijk vindbare procedure om stukken op te vragen. Daarom nog de volgende vragen: 7) Welke problemen op het gebied van het opvragen van stukken die te maken hebben met vergunningen erkent de gemeente Utrecht?

6 8) Hoe zou het college de procedure het liefst willen hebben? 9) Op welke manier gaat het college daaraan werken? 10) Binnen welke termijn kan het college de problemen oplossen? 11) Welke middelen zijn hierbij nodig? Hilde Koelmans (SP)