STAD WAREGEM ZOEKT TALENT IN GALOP:

Transcriptie

1 STAD WAREGEM ZOEKT TALENT IN GALOP: Stafcoördinator Burgerzaken INFORMATIEBUNDEL Wie zijn we? - p2 Wat verwachten we? p3 Wat bieden we? p8 Hoe selecteren we? p9 Hoe solliciteer je? p12

2 WIE ZIJN WE? Waregem is een jonge, veilige, dynamische stad met een bovenlokale functie, waar zowel de Waregemnaar als de bezoeker zich goed moet voelen. Waregem wil zich profileren als een bruisende, zorgende, ondernemende en vooral leefbare stad waar het goed is om te wonen, te werken, te leven en waarvoor het bestuur de nodige initiatieven ontwikkelt. Deze visie is ons uitgangspunt en om dit te realiseren zijn we op zoek naar enthousiaste, dynamische medewerkers. Mensen die waarden als klantvriendelijkheid, respect en collegialiteit hoog in het vaandel dragen. Wil jij meewerken om dit mooi stadsverhaal verder te schrijven er ervoor te zorgen dat het goed is om in Waregem te wonen, te leven en te werken? Voel jij je aangesproken? Lees dan verder in deze bundel en kom alles te weten over onze vacante functie voor: STAFCOÖRDINATOR BURGERZAKEN (niveau B1-B3) Schepencollege Stad Waregem Infobundel 2

3 Wat verwachten we? FUNCTIE- EN COMPETENTIEPROFIEL Stafcoördinator burgerzaken Identificatiegegevens Functietitel Werktitel Dienst Niveau Graad Stafcoördinator burgerzaken Stafcoördinator burgerzaken Dienst burgerzaken B B1-B3 Positionering in organogram Rapporteert aan / onder leiding van Geeft leiding aan Diensthoofd burgerzaken Medewerkers burgerzaken Doel van de functie Instaan voor de praktische organisatie van projecten, producten en dossiers met betrekking tot burgerzaken en het diensthoofd bijstaan in de coördinatie van de werking van de dienst met oog op een kwaliteitsvolle en klantvriendelijke dienstverlening aan de Waregemse burger Takenpakket Instaan voor de praktische organisatie van projecten, producten of dossiers binnen de dienst burgerzaken Dit omvat ondermeer volgende taken: o Inwinnen van informatie (bv. op vlak van informatisering van registers, diensten,...) o Uitvoeren van onderzoek o.a. opmaken en verwerken van statistieken, controle en vergelijkingen met andere databanken,... o Opmaken van planningen of draaiboeken voor projecten of dossiers en opvolgen van samenwerking met anderen (bv. organisatie van verkiezingen) o Uitvoeren van allerlei formaliteiten of procedures (bv. oproepingen vernieuwen E-ID, opvolgen controlelijsten, aanmaak mutatielijsten,...) o Verzorgen van allerhande communicatie in het kader van dossiers of projecten o Reserveren van accommodaties, materiaal en materieel o Bewaken van de voortgang van het project, product of dossiers (bv. up-to-date rijksregister, verbeteringen in dossiers,...) o Beheren van diverse registers en lijsten (kiesregister, i.v.m. samenlevingscontracten, afstand van organen, laatste wilsbeschikking,...) Uitwerken van beleidsvoorstellen en adviezen met het oog op een kwaliteitsvolle voorbereiding en bijsturing van het beleid Dit omvat ondermeer volgende taken: o Verzamelen en analyseren van beleidsinformatie, ook van hogere overheden o Herkennen en analyseren van relevante signalen uit het werkveld o Proactief inspelen op vragen, behoeften, ontwikkelingen, trends,... die de dienstverlening kunnen bevorderen o Vertalen van strategie en beleid naar concrete acties en doelstellingen o Opmaken van beleidsvoorbereidende dossiers en nota s (bv. jaarverslagen) o Evalueren van de dienstverlening en formuleren van voorstellen ter verbetering o Opvolgen van de reglementering die van toepassing is binnen het beleidsdomein (o.a. privacywetgeving, burgerlijk wetboek,... ) Infobundel 3

4 Aansturen en/of begeleiden van collega s Dit omvat ondermeer volgende taken: o Fungeren als aanspreekpunt en tussenpersoon tussen medewerkers en de leidinggevende o Helpen en begeleiden van collega s bvb. bij uitvoeren van moeilijke opdrachten of verwerking van gegevens o Geven van duidelijke uitleg aan collega s o Opvolgen van de voortgang van de taakuitvoering of van de begeleiding bij een opdracht o Ingrijpen bij tegenslag of moeilijkheden Instaan voor de werkplanning en de dagdagelijkse coördinatie van de activiteiten in functie van een kwaliteitsvolle en vlotte uitvoering van de dienstverlening Dit omvat ondermeer volgende taken: o Opstellen van de planning en dienstroosters o Bestellen van materiaal o Ervoor zorgen dat iedereen over de juiste middelen beschikt o Instaan voor de taakverdeling o Toezien op correct gebruik en onderhoud van materiaal o Toezien op een arbeidsveilige en arbeidsvriendelijke werkomgeving Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat de medewerkers en verantwoordelijken goed geïnformeerd en betrokken zijn Dit omvat onder meer volgende taken: o Organiseren van een dienstoverleg of een overleg naar aanleiding van een specifiek project of opdracht o Ervoor zorgen dat iedere (project)medewerker over alle informatie beschikt die hij/zij nodig heeft om zijn/haar taken goed te kunnen uitvoeren. o Rapporteren in verband met de werking van de dienst, de uitvoering van de beleidsdoelstellingen, de voortgang van de projecten, activiteiten,... o Verzorgen van een optimale top-down en bottom-up communicatie: rapporteren, aftoetsen van voorstellen,... Ontwikkelen en ondersteunen van samenwerkingsverbanden en vertegenwoordigen van de dienst of het beleidsdomein met het oog op een optimale externe communicatie Dit omvat ondermeer volgende taken: o Stimuleren en ontwikkelen van samenwerkingsverbanden met externen bvb., openbare instanties, andere lokale besturen... o Inhoudelijk en/of praktisch ondersteunen van de samenwerking met verenigingen, adviesraden,... o o Deelnemen aan diverse externe werkgroepen Fungeren als contactpersoon naar de toezichthoudende overheid of andere betrokken instanties Polyvalent meewerken aan diverse opdrachten bij andere teams of collega s in functie van de continuïteit van de werking. Infobundel 4

5 Vaktechnische competenties Let wel! De competenties en het niveau zoals ze hier omschreven zijn, is wat we verwachten van medewerkers die ingewerkt zijn in de organisatie en de job reeds geruime tijd uitoefenen. Wat verwacht wordt bij indiensttreding is omschreven verder in deze bundel bij het onderdeel selectieprocedure. Wetgeving Gemeentedecreet specifiek voor de functie Wet op de privacy Wetgeving bevolking (bevolkingsregister, rijksregister, e-id, rijbewijzen, reispassen, strafregister, ) Vreemdelingenrecht Burgerlijk recht (personen en familierecht) Wetgeving burgerlijke stand ( nationaliteit, akten, ) Begraafplaatsen Vakkennis Administratieve regels en procedures van toepassing binnen de dienst en organisatie Opmaak beslissingen notulering voor CBS en GR Computerkennis MS Office toepassingen Software eigen aan de organisatie Software eigen aan de dienst burgerzaken Kennisniveau Grondig Goed Basis Gedragscompetenties Ondernemen Onderzoekt behoeften en neemt acties om de dienstverlening te optimaliseren Ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor bestaande instrumenten Betrekt personen (binnen of buiten de eigen dienst) die te maken zullen hebben met de gevolgen van de verandering Stimuleert en ondersteunt anderen om verbeteringsgericht en/of vernieuwend te werken Probleemoplossend werken Onderzoekt het probleem vanuit verschillende invalshoeken en zoekt naar verbanden Kan een probleem of situatie beoordelen, inschatten en herleiden tot de essentie Bedenkt alternatieven en overweegt voor- en nadelen Onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en geldige argumenten Betrekt de juiste mensen of instanties bij het probleem/ de situatie Resultaatgericht werken Legt de lat hoog en stelt zichzelf uitdagende doelen Zoekt naar de meest optimale werkmethoden Zet door bij tegenslag of problemen Spreekt anderen aan om de doelen te bereiken Infobundel 5

6 Leidinggeven Zorgt voor een goede werkverdeling en duidelijke prioriteiten Geeft duidelijke feedback en stuurt bij indien nodig Legt uit hoe en waarom taken uitgevoerd worden Voorkomt conflicten of helpt ze op te lossen Zorgt voor een goede samenwerking en sfeer in het team Zorgt dat afspraken en concrete doelstellingen nageleefd worden Flexibiliteit Verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken Is snel inzetbaar, ook op andere (aangrenzende) vakgebieden Herkent weerstand en gaat hier gepast mee om Samenwerken Leeft afspraken met leidinggevenden en collega s na Helpt anderen en stelt zich positief op Deelt informatie en kennis met anderen Gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering Overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen Blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang Stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep, gaat respectvol om met anderen Stimuleert anderen om informatie of ideeën met elkaar te delen Klantgerichtheid Is vriendelijk Blijft kalm en geduldig Besteedt zorg aan eigen voorkomen Is hulpvaardig, maar steeds in lijn met regels of afspraken Beantwoordt vragen of klachten op een beleefde en respectvolle manier Leeft zich in de situatie van klanten Speelt in op vragen van klanten en houdt zich aan de regels of afspraken Denkt spontaan mee met de klant Zoekt naar oplossingen bij problemen Neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten Ziet en/of zoekt kansen om de klantentevredenheid te verhogen Speelt in op signalen vanuit klanten en doet voorstellen naar structurele acties Anticipeert op zaken in functie van een optimale dienstverlening of werking van de afdeling of de organisatie Stimuleert anderen om klantgericht te werken Infobundel 6

7 Kwaliteitsvol werken Voert het werk verzorgd en correct uit Voelt zich verantwoordelijk voor de kwaliteit van het werk Merkt eigen fouten op en herstelt deze Vraagt feedback met betrekking tot de kwaliteit van het geleverde werk Grijpt in als de kwaliteit van de producten binnen de dienst niet in orde is Voelt zich mee verantwoordelijk voor de kwaliteit van alle diensten en producten binnen de dienst Probeert andere of vernieuwende werkwijzen uit om de kwaliteit te verbeteren Ontwikkelt en benoemt kwaliteitscriteria Stimuleert de kwaliteitsvolle uitvoering van taken en projecten en volgt de (tussentijdse) resultaten op Stelt de geleverde kwaliteit regelmatig ter discussie en spreekt anderen aan op de kwaliteit van het geleverde werk Stimuleert verbeteringsvoorstellen Zelfontwikkeling Kent eigen sterktes en zwaktes Wil leren in werksituaties, zoekt kansen voor eigen ontwikkeling Past nieuw opgedane inzichten en vaardigheden in de praktijk toe Leert uit eigen ervaring of fouten Leert van ervaren collega s Loyaal zijn Bouwt mee aan een positief imago van de organisatie Is bereid zich extra in te spannen voor de organisatie Stelt het organisatiebelang voorop Draagt bij aan de gewenste organisatiecultuur Integriteit Neemt verantwoordelijkheid voor eigen werk en komt open uit voor fouten Gaat zorgvuldig en discreet om met gevoelige of vertrouwelijke informatie Houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor zichzelf niet de meest gunstige keuze is Toont voorbeeldgedrag in respect, eerlijkheid en betrouwbaarheid Infobundel 7

8 Wat bieden we? Onze troeven - een contract van onbepaalde duur als stafcoördinator (B1-B3) - ervaring kan in rekening gebracht worden voor anciënniteiten op volgende manier: Meerekenbare ervaring: In openbare sector In privé of als zelfstandige Geldelijke anciënniteit onbeperkt max. 10 jaar mits relevantie Schaalanciënniteit onbeperkt mits relevantie max. 10 jaar mits relevantie - interessante verlofregeling min. 30 max. 35 dagen jaarlijkse vakantie - andere voordelen : maaltijdcheques van 7, gratis hospitalisatieverzekering, gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, fietsvergoeding (0,23 /km) - een werfreserve voor de periode van 3 jaar Salarisschaal B1-B3 Brutomaandlonen (aan huidige index) Trap B1 B2 B , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,97 Na een gunstig evaluatieresultaat en 4 jaar schaalanciënniteit wordt doorgestroomd naar B2 Na een gunstig evaluatieresultaat en 18 jaar schaalanciënniteit wordt doorgestroomd naar B3 Infobundel 8

9 Hoe selecteren we? Wat zijn de voorwaarden? - je bezit minstens een bachelordiploma - je hebt minstens 2 jaar administratieve werkervaring - je bent onderdaan van een EU-lidstaat - je hebt voldoende kennis van de Nederlandse taal - een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking. - de burgerlijke en politieke rechten genieten. - lichamelijk geschikt zijn (controle door arbeidsgeneesheer) - slagen in de selectieprocedure. Kandidaten die ten onrechte aan het examen deelnemen kunnen later in géén geval aangesteld worden. Hoe werkt de selectieprocedure? De selectieprocedure bestaat uit verschillende onderdelen waarbij enkele vaktechnische en gedragscompetenties worden afgetoetst. Elk onderdeel is eliminerend wat betekent dat enkel kandidaten die slaagden in een bepaald onderdeel uitgenodigd worden voor een volgend onderdeel. Kandidaturen kunnen ingediend worden tot en met 20 oktober Daarna worden de kandidaturen afgetoetst t.o.v. de aanwervingsvoorwaarden en worden de kandidaten op de hoogte gebracht als ze kunnen deelnemen aan de procedure. Deze procedure bestaat uit drie onderdelen: Deel 1: Verkort interview ofwel schriftelijke preselectieproef Afhankelijk van het aantal kandidaten wordt bepaald of het eerste onderdeel een interview is of een schriftelijke preselectie. Optie A: Verkort interview Een eerste kennismaking en aftoetsing van het profiel van de kandidaten met de vereisten voor de functie De kandidaten moeten een beoordeling geschikt krijgen om door te gaan naar de volgende selectieronde. Infobundel 9

10 Optie B: Schriftelijke preselectieproef 1. Kennis Informaticatoepassingen (Word, Excel, Outlook) 2. Verbale intelligentie en taalvaardigheid 3. Logisch redeneervermogen en logisch denken 4. Kennis Gemeentedecreet Deze wordt beperkt tot volgende hoofdstukken: Titel II, Hoofdstuk I, afdeling III: de bevoegdheden van de gemeenteraad Titel II, Hoofdstuk II, afdeling III: de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen Titel II, Hoofdstuk V: de gemeentelijke diensten (te raadplegen via: lokaalbestuur.vlaanderen.be/regelgeving) 5. Kennis van stad Waregem De kandidaten moeten 60% behalen op deze preselectieproef om door te gaan naar de volgende ronde. Deel 2: Schriftelijke proef De kandidaten krijgen enkele vragen en oefeningen die de kennis van diverse wetgeving relevant voor de functie moet nagaan. De kandidaten worden tijdig geïnformeerd over de specifieke onderdelen van de wetgeving die zal moeten gekend zijn voor het examen. De kandidaten moeten 50% behalen op deze selectieproef om door te gaan naar de volgende ronde. Deel 3: Selectie-interview Daarbij zal een afstemming gebeuren tussen het gezochte profiel, de vaktechnische competenties, de gedragscompetenties en motivatie van de kandidaten. Psychotechnische proeven zullen integraal deel uitmaken van de mondelinge proef. Deze worden vooraf afgenomen door een extern selectiedeskundige die deel uitmaakt van de examenjury. De kandidaten moeten 50% behalen op deze selectieproef om te slagen voor dit onderdeel. Infobundel 10

11 Om geslaagd te zijn moet de kandidaat minstens 60% behalen in totaliteit van de procedure. De selectieproef resulteert in een bindende rangschikking van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten in volgorde van de behaalde punten of scores. De start van de selectieprocedure is voorzien voor half november Infobundel 11

12 Hoe solliciteer je? Vul het verplicht inschrijvingsformulier in (te vinden op ) Voeg een kopie van het vereiste diploma toe Stuur alles op naar: College van burgemeester en schepenen, Gemeenteplein 2, 8790 Waregem Of mail naar: vacatures@waregem.be Of bezorg persoonlijk in de stadswinkel De inschrijvingen sluiten af op 20 oktober Daarna wordt u op de hoogte gebracht of uw kandidatuur al dan niet wordt weerhouden. Te laat ingediende kandidaturen komen niet in aanmerking. De stad Waregem hanteert gelijke kansen voor alle kandidaten, ongeacht geslacht of afkomst. Meer info? Stadsbestuur Waregem - Personeelsdienst Sofie Denoulet stafmedewerker personeel en HR Gemeenteplein Waregem Tel Fax vacatures@waregem.be Infobundel 12