Stichting Slimme Boefjes zoekt een ondernemend bestuur

Transcriptie

1 GEZOCHT: Ondernemend Bestuur voor Stichting Slimme Boefjes Wegens verdere professionalisering van de Stichting Slimme Boefjes wordt een nieuw bestuur gezocht. Op korte termijn zijn er 4 bestuursfuncties te vervullen. De huidige twee bestuursleden zijn betrokken vanaf het eerste uur en zijn kwartiermakers van het nieuwe bestuur. De Stichting heeft zich sinds oprichting in 2012 ontwikkeld tot een organisatie van maatschappelijk belang en drijft volledig op vrijwilligers, fondsen, sponsoring en donaties. Slimme Boefjes zamelt met ruim 100 inzamelbakken babybenodigdheden in. Van de ingezamelde items wordt na sorteren en wassen de Baby StartKid gemaakt: een basis-babyuitzetpakket met een standaard uitzet, aangevuld met allerlei praktische en leuke benodigdheden. De standaard uitzet volgt de lijst van de Kraamzorg. In 2013 zijn ruim 50 Baby StartKids uitgereikt en in 2014 al meer dan 300 Baby StartKids.. Slimme Boefjes heeft locaties in Den Haag en Rotterdam en werkt aan de opstart in Utrecht. Slimme Boefjes is in een fase beland waarin het de bestaande capaciteit nog beter wil benutten en de continuïteit en kwaliteit van het geleverde productie en het lopende productieproces wil waarborgen en/of zo nodig vergroten. Gezocht wordt daarom naar een breder professioneel bestuur, dat zich in het proces inwerkt en taken onderling verdeelt en nauw samenwerkt. Naast het werven van een nieuw bestuur wordt er op dit moment gewerkt aan het opstellen en afsluiten van samenwerkingsovereenkomsten met welzijnsorganisaties die in Den Haag en Utrecht het logistieke proces gaan overnemen en omvormen tot een dagbestedingsproduct. Met deze insteek kan de organisatie landelijk groeien en partner worden van een divers aantal welzijnsorganisaties. Slimme Boefjes komt graag in contact met kandidaten voor de bestuursfuncties: Voorzitter, Penningmeester, Secretaris en een Bestuurslid Logistiek & Kwaliteit. Daarnaast zoekt de Stichting per locatie een coördinator die de operationele leiding en coördinatie op zich neemt. Op de twee en binnenkort drie locaties, wordt gesorteerd, gewassen en ingepakt. Omdat per locatie de situatie verschilt is dat een algemeen profiel. Specifieke aandachtsgebieden zullen hierna worden beschreven en als portefeuille worden toegewezen aan de bestuursleden. De organisatie Vanuit een centrale unit (holding, met postadres te Voorburg) wordt vorm gegeven aan de strategie, de dagelijkse leiding en wordt de kwaliteit van het product gewaarborgd. De visie is het vervaardigen en leveren van een Baby StartKid die bij ontvangst een glimlach op het gezicht van de aanstaande moeder tovert. De coördinerende centrale unit bestaat op dit moment uit de dagelijks bestuurder/penningmeesters/initiatiefnemer (Marcus van Beyma) samen met bestuurder/secretaris/ initiatiefnemer (Ingeborg van Kerkhof). Dit team wordt aangevuld met de nodige kantoorspecialismen en handen voor het vele kantoor en regelwerk achter de schermen, zoals bijvoorbeeld het nabellen van CJG s of leveranciers en de (online) marketing en PR taken, het verwerken van bestellingen en de inzamelbakkenplanning. Andere zeer belangrijke activiteiten bestaat uit: Het vervaardigen van inzamelbakken Het plaatsen en leeghalen van de inzamelbakken en het vervoer van het ingezamelde goed naar de sorteer- en opslaglocaties. Contact houden met bestaande locaties waar inzamelbakken staan, het verkrijgen van nieuwe inzamelpunten en daarmee het verkrijgen van inzicht en data in goed en minder goed lopende inzamelpunten. Het schoonmaken en sorteren van kleertjes en andere items t.b.v. de Baby StartKid Het inpakken en uitgeven of verzenden van de Baby StartKid Het aangaan van samenwerkingsovereenkomsten in Den Haag en Utrecht, om het logistieke proces als dagbesteding binnen welzijnsorganisaties aan te beiden. Pagina 1 van 6 Stichting Slimme Boefjes heeft de ANBI status en werkt uitsluitend met vrijwilligers

2 In Rotterdam wordt samengewerkt met een derde partij, die een groot deel van het productieproces verzorgt (van inzamelen tot inpakken van de Baby StartKids). Begin 2015 zijn er een tweetal locaties van waaruit de Baby StartKids fysiek worden samengesteld en uitgegeven: Rotterdam en Den Haag en het prille begin in Utrecht. Voor 2015 wordt gerekend op een uitgifte van 600 Baby StartKids. In het groeiscenario wordt ervan uitgegaan dat op beoogde nieuwe locaties -net als in Rotterdam- een groot deel van het productieproces ter plekke wordt gedaan door een derde (lokale) partij. Meer achtergrondinformatie over Stichting Slimme Boefjes is te vinden op de website en de Facebook pagina. De algemene bestuurstaak Het bestuurslidmaatschap is geen erebaantje ; het is vrijwillig en onbezoldigd, maar beslist niet vrijblijvend. Elk van de Bestuursleden heeft een betekenisvolle eigen inbreng bij de verdere ontwikkeling van de stichting. Op zijn of haar eigen specialiteit of taak is een Bestuurslid trekker van, maar in sommige gevallen ook praktisch inzetbaar voor een gezamenlijk bepaalde agenda in actieve samenwerking met de coördinerende vrijwilligers en overige stakeholders. Het spreekt vanzelf dat een Bestuurslid Ambassadeur is van de Slimme Boefjes en er plezier in heeft deel te nemen. Het Bestuur in oprichting zal het jaarplan opstellen en doet zijn uiterste best om de doelen uit het Jaarplan te realiseren en tegelijkertijd een gezonde bedrijfsmatige, personele en financiële bedrijfsvoering van de Stichting Slimme Boefjes te waarborgen. Het bestuur is het gezicht van de stichting naar buiten toe en heeft daarnaast als voornaamste taak het met veel passie inspireren en motiveren van alle vrijwilligers binnen Slimme Boefjes bij hun inzet om de gestelde doelen te bereiken. Taakstelling Bestuur Het bestuur vertegenwoordigt de stichting en bepaalt het strategisch beleid van de stichting en draagt dit uit aan de maatschappij, aan (nieuwe) vrijwilligers en andere stakeholders. Het bestuur zet zich actief in voor het realiseren van gezamenlijk vastgestelde doelen (korte en lange termijn). Bestuursleden hebben de bereidheid zich actief (met name als portefeuillehouder) in te zetten voor een bestuursperiode van minimaal 3 jaar. Per bestuurslid voor gemiddeld 8 uur per week operationeel betrokken bij Slimme Boefjes Maandelijks bestuurlijk overleg, zo centraal mogelijk. Naar behoefte zullen portefeuillehouders van de dagelijkse/wekelijkse organisatie (dit zijn bijv. de coördinerende vrijwilligers of de contactpersonen van derden) elkaar regelmatig treffen. De voorbereidingen en de agenda van de Bestuursvergaderingen worden gedaan c.q. opgesteld door de Secretaris en de Voorzitter; Het bestuur stelt jaarlijks de begroting en de jaarrekening vast en is budgetverantwoordelijk. Er is geen vrijwilligersvergoeding. Samenstelling Bestuur Het streven is om te komen tot een bestuur waarbij de competenties voor de verschillende deelgebieden zijn geborgd, en waarbij de bestuursleden elkaar zo veel mogelijk aanvullen in elkaars kwaliteiten. Uiteraard kan op basis van kennis, ervaring en affiniteit maar ook ontwikkelingen, een taakverschuiving plaatsvinden tussen de bestuursleden onderling. Ook bestaat er een voorkeur voor een goede balans tussen denkers en doeners. Personen die in aanmerking komen voor de functie van bestuurslid van de Slimme Boefjes dienen bij voorkeur te beschikken over de volgende eigenschappen: Bestuurlijke ervaring met een hands-on instelling; Besluitvaardige, ondernemende en gedreven instelling; Sympathieke motivator; Stimuleert op soepele en natuurlijk wijze de samenwerking tussen vrijwilligers, bestuursleden en stakeholders; Integer, betrouwbaar en gepassioneerde betrokkenheid in de geest en missie van de Stichting; Onbesproken gedrag en goede reputatie binnen de samenleving; Geen strijdige belangen met andere bestuursfuncties buiten Slimme Boefjes. Pagina 2 van 6 Stichting Slimme Boefjes heeft de ANBI status en werkt uitsluitend met vrijwilligers

3 Vacature Voorzitter Binnen het bestuur van de Stichting is het bestuurslid Voorzitter verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van het bestuur en daarmee de Stichting. De voorzitter leidt de vergaderingen en regelt onder meer de behandeling van de onderwerpen, voorstellen en de andere besprekingen die aan de orde zijn. De voorzitter heeft gevoel voor bestuurlijke zaken en is in staat besluiten om te zetten in adequate acties. Aansturen en coördineren van het dagelijks en algemeen bestuur van de Stichting. Leiding geven en verantwoording afleggen over de Stichting. Bevorderen van de samenwerking tussen de Stichting, haar deelnemende vrijwilligers en overige stakeholders. Zit de bestuursvergaderingen voor. Bewaken van de voortgang en kwaliteit van bestuurlijke onderwerpen zoals die zijn vastgelegd in het jaarplan en meerjarenbeleidsplan van de Stichting. Zorgt voor een goede in- en externe vertegenwoordiging van het bestuur. Bijhouden en implementeren van nieuwe ontwikkelingen. Zorgt voor een goede taakverdeling en onderlinge vervanging. Zorgt voor de navolging en de opvolging van de reglementen en bepalingen. Signaleert problemen en draagt oplossingen aan of belegt deze bij het juiste bestuurslid. Stimuleert op soepele en natuurlijk wijze de samenwerking tussen vrijwilligers, bestuursleden en stakeholders. Uitstekende communicatieve vaardigheden; Affiniteit met besturen en management; Heeft het juiste actuele netwerk en is bereid dat netwerk voor de stichting in te zetten; Is bij uitstek het boegbeeld van de Stichting en heeft een actueel en relevant netwerk en is bereid dit netwerk in te zetten voor de Stichting. Is zowel intern als extern in staat de organisatie te vertegenwoordigen en de vastgestelde beleidsvisie uit te dragen; Flexibele instelling en stressbestendig; Op motiverende wijze leiding kunnen geven; Conformeren aan het beleid en de visie van de Stichting. Pagina 3 van 6 Stichting Slimme Boefjes heeft de ANBI status en werkt uitsluitend met vrijwilligers

4 Vacature Penningmeester Binnen het bestuur van de Stichting is het bestuurslid Penningmeester verantwoordelijk voor de bewaking en voortgang van de financiële zaken binnen de Stichting. Onder verantwoordelijkheid van de penningmeester worden de gelden van de stichting in overleg met het bestuur beheerd. Voor uitgaven, waarin bij het vaststellen van de begroting niet in is voorzien, is de toestemming van de bestuursvergadering vereist. De Penningmeester is de contactpersoon voor het administratiekantoor en zorgt voor het opmaken van de rapportage en verantwoording. Hij is verplicht de Kascommissie alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen. Voor het geven van kwijting en voor alle andere rechtshandelingen, waarin begroting niet voorziet, is behalve de handtekening van de penningmeester, ook die van de voorzitter of secretaris benodigd. De penningmeester past op de centen, onderhoudt nauwe contacten met fondsen, verzorgt de fondsaanvragen en verzorgt de verantwoording. Hij of zij vertaalt beleid in geld. Hij of zij heeft tevens gevoel voor bestuurlijke zaken en is in staat bestuurlijke besluiten om te zetten in adequate acties. Aanleg voor en affiniteit met het beheer van gelden Neemt initiatief en maakt een begrotingsvoorstel en balans, inclusief lange termijn planning Is binnen het Stichtingsbestuur eerste verantwoordelijke voor de liquiditeitspositie van de Stichting Het bewaken van de begroting en de toegekende budgetten, signaleert afwijkingen t.b.v. de toegekende budgetten en kan voorstellen doen voor tussentijdse wijzigingen Het financiële beheer voeren: boekhouding, opstellen financieel jaarverslag en bijhouden van een financieel archief. Zorgdragen voor onkosten- en vrijwilligersvergoedingen voor zover van toepassing. Het regelen van fiscale, juridische zaken en verzekeringen. Legt financiële verantwoording af De penningmeester kan bepaalde taken delegeren aan andere bestuursleden of vrijwilligers, bijvoorbeeld fondsen en sponsoren werven. De penningmeester blijft wel zelf verantwoordelijk. Portefeuille Commercie/organisatie ontwikkeling - (voorlopig) belegd bij penningmeester Het werven van financiële middelen via fondsen, donateurs en overige gelden Het in nauw overleg met het bestuur zoeken, aangaan en behouden van Partnerships/ stakeholders, met als doel het verbeteren van de logistiek, continuïteit en de kwaliteit. Het onderzoeken van alternatieve verdienmodellen die bijdragen aan de door de stichting gestelde doelen (Commercie was tot nog toe een beperkte activiteit die meer op opportunity marketing dan op gestructureerde marketing was gebaseerd. Recent is gestart met een meer gestructureerde aanpak). In samenwerking met de Secretaris (inhoudelijk) bijdragen aan (online) marketing en PR door middel van een planmatige commerciële aanpak. (Veel van de opgestarte activiteiten zijn het gevolg van goed overleg en advisering van de kwartiermakers en de actieve vrijwilligers. Die aanpak is waardevol gebleken en wordt gecontinueerd). Goede communicatieve vaardigheden Financieel deskundig In staat zowel intern als extern de organisatie te vertegenwoordigen en de vastgestelde beleidsvisie uit te dragen Flexibele instelling en stressbestendig Conformeren aan het beleid en de visie van de vereniging Goede omgang met vrijwilligers en werknemers Pagina 4 van 6 Stichting Slimme Boefjes heeft de ANBI status en werkt uitsluitend met vrijwilligers

5 Vacature Secretaris De secretaris draagt zorg voor een verantwoord beheer van de secretariële processen van de Stichting. Hij heeft tevens gevoel voor bestuurlijke zaken en is in staat bestuurlijke besluiten om te zetten in adequate acties. Notuleert bestuursvergaderingen, maakt hiervan verslag en zorgt voor de verspreiding Houdt de inschrijving bij Kamer van Koophandel actueel Neemt deel aan de bestuursvergaderingen, signaleert en overziet alle processen van de bestuurlijk verantwoordelijken op hoofdlijnen en legt als medebestuurder financiële verantwoording af. Professionaliseert in onderlinge samenwerking met de penningmeester de administratieve organisatie, heeft overzicht op de inzamelbakken Organiseert 4x per jaar een evenement voor vrijwilligers Portefeuille Communicatie/PR - (voorlopig) belegd bij Secretaris Schrijven en (laten) aanleveren van teksten voor op de website. Stelt communicatie/pr beleidsplan op en implementeert deze. Het communicatie/pr beleidsplan omvat in elk geval: social media, nieuwsbrieven, actueel houden van de website, ondersteunen van locaties waar bakken staan met persberichten, meeschrijven aan teksten voor fondsenwerving / sociaal jaarverslag / organiseren van events/markten/beurzen/actief de publiciteit zoeken en inzetten waar nodig voor bekendheid nieuwe locaties/ vergroten van de afzetmarkt Goede communicatieve vaardigheden, met name op het gebied van schrijven Aanleg voor en affiniteit met administratieve vaardigheden Kennis van het gebruik van Social Media (actief gebruiker van o.a. LinkedIn, Facebook, Twitter, etc.) In staat zowel intern als extern de organisatie te vertegenwoordigen en de vastgestelde beleidsvisie uit te dragen Flexibele instelling en stressbestendig Soepel in de omgang met vrijwilligers en stakeholders Pagina 5 van 6 Stichting Slimme Boefjes heeft de ANBI status en werkt uitsluitend met vrijwilligers

6 Vacature Bestuurslid logistiek & kwaliteit De Manager logistiek en kwaliteit onderhoudt het contact met de lokale coördinatoren en de vrijwilligers op locatie. Hij of zij kent het dagelijks proces op zijn duimpje en is in staat bestuurlijke besluiten om te zetten in adequate acties. Geeft vanuit zijn uitvoerende leidinggevende rol input aan de bestuursvergaderingen en legt als medebestuurder financiële verantwoording af. Professionaliseren van de organisatie uit oogpunt van logistiek, bestellingenproces en het waarborgen van de kwaliteit bestellingen: afhandelen van de bestellingen van de StartKid, besteld via individu of instantie, productieplanning maken en communiceren met lokale coördinatoren Uitbouwen: zorgdragen dat er op de locaties coördinatoren zijn, vrijwilligers aanstellen, locaties op weg helpen en zoeken naar nieuwe sorteer/inpaklocaties in samenwerking met de penningmeester Kwaliteit: waarborgen dat iedere vrijwilliger weet wat hij of zij moet doen, dat de pakketten uniform zijn en volgens de norm zoals die centraal door Slimme Boefjes wordt uitgedragen. Logistiek: zorgdragen dat de opslaglocaties logistiek gezien lopen, dat de capaciteit ten volle wordt benut, dat ontbrekende textiel/benodigdheden worden ingekocht en dat eventuele knelpunten worden verholpen. Organiseert in samenwerking met de secretaris 4x per jaar een evenement voor vrijwilligers Goede communicatieve vaardigheden Ervaring met uitvoerend leidinggeven Plannen en coördineren In staat zowel intern als extern de organisatie te vertegenwoordigen en de vastgestelde beleidsvisie uit te dragen Flexibele instelling en stressbestendig Oplossingsgericht Soepel in de omgang met vrijwilligers en stakeholders Wervingsprocedure Gezien de snelle groei van de organisatie is et streven om snel te komen tot de benoeming van vier nieuwe bestuursleden. Slimme Boefjes komt graag in contact met kandidaten voor de bestuursfuncties van: Voorzitter, Penningmeester, Secretaris en Bestuurslid Logistiek & Kwaliteit. Kandidaten wordt gevraagd te reageren -graag met CV en toelichting- om eventueel in een gesprek nader kennis te maken. In de procedure is ook een dag meewerken op locatie in Den Haag of Rotterdam opgenomen. De profielen zijn beschikbaar via: De selectiecommissie bestaat uit de oprichters van het eerste uur, Marcus van Beyma en Ingeborg van Kerkhof. Veel informatie staat op de website: en Facebook-pagina. Reageer graag voor maandag 27 april, uiterlijk vrijdag 1 mei sturen wij onze reactie. Bij interesse en eventuele vragen kunt u zich wenden tot Marcus van Beyma, bestuur@slimmeboefjes.nl Pagina 6 van 6 Stichting Slimme Boefjes heeft de ANBI status en werkt uitsluitend met vrijwilligers