Algemeen bestuur. Advies. Review invorderen. Steller Leiden E.T.M. van Kesteren/R. Vroonland 15 juni Onderwerp. Review invorderen.

Transcriptie

1 Algemeen bestuur Advies Review invrderen Steller Leiden E.T.M. van Kesteren/R. Vrnland 15 juni 2017 Onderwerp Review invrderen Inleiding In de vergadering van 23 maart jl. is het advies review invrderen p een laat tijdstip ingebracht. Vanuit het algemeen bestuur is verzcht dit nderwerp pnieuw in de vergadering van 15 juni as. te agenderen. Ten pzichte van 23 maart zijn enige zaken geactualiseerd, met name vr wat betreft de vrtgang inzake de uitkmst van de review van het prces restituties/teruggaven. In de Regeling nderzeken delmatigheid en deltreffendheid van de Belastingsamenwerking Guwe-Rijnland is bepaald dat de delmatigheid en deltreffendheid van afdelingen binnen de BSGR regelmatig met wrden getetst p een dusdanige wijze dat minimaal eens in de 3 jaar iedere rganisatie eenheid aan een dergelijke tets is nderwrpen. In dat kader is beslten m in 2016 Invrderen te reviewen. Deze review is dr een externe partij uitgeverd met de pdracht m de delmatigheid en de deltreffendheid van een aantal prcessen te bekijken en dit te vergelijken met andere gelijkwaardige (belastingsamenwerkings)rganisaties. Daarnaast is separaat pdracht gegeven m, vanuit een gpunt van fraudegeveligheid bij de uitvering van dit prces, het prces restituties en teruggaven te reviewen. Ok deze pdracht is verstrekt aan een externe partij, Fides Integriteit. Review Invrderen De pgeleverde review Invrderen gaf maar zeer beperkt en teleurstellend antwrd p de vraagstelling. Het is niet mgelijk gebleken de BSGR ged te vergelijken met de wijze waarp andere samenwerkingsverbanden het invrderingsprces qua efficiency en effectiviteit hebben vrm gegeven. Dit is met name verrzaakt drdat er nvldende vergelijkbare cijfermatige gegevens knden wrden verkregen van andere rganisaties. De verall cnclusie is dat de uitveringsprcessen bij de BSGR p een lgische wijze zijn ingericht en dat de huidige eisen, zals deze in de Dienstverleningsvereenkmst zijn neergelegd, met uitzndering van de gestelde nrm vr kwijtschelding met name als gevlg van nvlledige infrmatie van de kant van burgers, met de huidige bezetting haalbaar zijn. De resultaten van Invrderen zijn bij uitstek nderhevig aan plitieke keuzes en/f gewijzigde wet- en regelgeving. Er wrdt dan k een aantal punten benemd waarp dr het bestuur - direct dan wel indirect - een keuze zu meten wrden gemaakt, welke invled heeft p de wijze waarp de prcessen bij Invrderen naar de tekmst te vrm gegeven zuden meten wrden.

2 Pagina 2/5 Algemeen bestuur advies Review invrderen juni 2017 Dit betreft de navlgende punten: geeft het bestuur debiteuren met een grte schuld een rustpauze van 6 maanden alvrens de invrdering van de belastingschulden wrdt vrtgezet? Het vrnemen van de kant van de BSGR is m hierin het landelijk beleid te vlgen zals dat nlangs ten aanzien van schulden is vastgesteld (besluit 8 maart van de staatssecretaris Sciale zaken en Werkgelegenheid). wil het bestuur met harde hand de invrdering van de belastingschulden laten uitveren, f kiest men vr een zachte invrdering? Deze keuze heeft gevlgen vr de wijze waarp in de richting van belastingdebiteuren wrdt geacteerd en de invrderingspbrengsten. Het vrstel van de BSGR zu zijn m k hier het landelijk beleid in te vlgen. Dit zal in de kmende maanden nader wrden uitgewerkt. p welke wijze wil het bestuur de kwijtschelding de kmende tijd vrm laten geven nb. beslissing is grtendeels afhankelijk van besluitvrming hiermtrent dr de individuele deelnemers aan de BSGR met name hiervr geldt, wrdt dit geharmniseerd f ntstaat er (verdere) differentiatie? Review prces restituties/teruggaven Naast de vrnemde review van invrderen is p vrdracht van het MT meer specifiek ingezmd p het restitutie/teruggave prces. Deze pdracht is gegund aan een andere externe adviseur. Bij uitstek is het prces restituties/teruggaven een prces waarin fraude risic s kunnen wrden gelpen. De risicanalyse van het prces restituties/teruggaven levert een achttal bevindingen 1 p, waarvan er meerdere betrekking hebben p de financiële administratie. Samengevat betreft het de navlgende bevindingen: Bevinding 1 Fiatteren teruggaven in belastingapplicatie 2 Wijziging in bankrekeningnummers 3 Autrisaties in de belastingapplicatie 4 Cntrles binnen de financiële administratie Pririteit middel middel hg hg 5 Autrisaties applicatiebeheer middel/hg 6 Pre emplyment screening laag 1 Zie bladzijde 8 van het rapprt van Fides Integriteit. Het rapprt is als bijlage tegevegd.

3 Pagina 3/5 Algemeen bestuur advies Review invrderen juni 2017 Onderstaand treft u de reactie van de BSGR aan p de bevindingen in het rapprt: Ad 1. Een ten nrechte ntvangen betaling (teruggave) wrdt altijd gerestitueerd naar het nummer waar de betaling vandaan is gekmen. Dit gebeurt in een geautmatiseerd prces. Het risic dat hierin nrechtmatigheden ptreden is vrijwel nihil. Bij zgenaamde verdelingen (drbetaling dr deurwaarders) bestaat een grter risic, dat evenwel wrdt afgedekt dr het feit dat men vraf p de hgte wrdt gebracht van het bedrag dat wrdt vergemaakt. Daarnaast betreft het qua mvang een beperkt bedrag dat p deze wijze wrdt verwerkt. Op basis van het vrenstaande wrdt dit risic dr de BSGR als laag gekwalificeerd. Ad 2. Een rekeningnummer mag alleen gewijzigd wrden als hiervr een brndcument bestaat (machtiging vr incass, brief) f als meerdere keren (ten minste 3) vanaf hetzelfde rekeningnummer een betaling is verricht. De afhandeling van brndcumenten vr wijziging van een rekeningnummer wrdt dr een beperkte grep medewerkers verricht. Een wijziging van een rekeningnummer in de administratie na 3 betalingen is een systeeminstelling en wrdt vlledig geautmatiseerd verwerkt. Daarnaast gaat de bankensectr in de lp van dit jaar de naam-nummer check inveren. De Rabbank heeft aangegeven dit in het vrjaar van 2017 te gaan inveren. De ING bank heeft al een naam-nummer check p de verschrijving tussen rekeninghuders van de ING (nt: ING is de huisbankier van de BSGR). Inmiddels is uit zeer recent verkregen infrmatie gebleken dat de naamnummer check p een geheel andere wijze wrdt ingericht dan nzerzijds de verwachting was. Deze check vindt plaats p het niveau van individuele betalingspdrachten en blkkeert de betaling niet indien naam en rekeningnummer niet vereenkmen. Vr het afstppen van de betaling dient de pdrachtgever zelf actie te ndernemen. Bij betalingen die batchsgewijs, zals bij de BSGR grtendeels het geval is, wrden uitgeverd, biedt deze naam-nummer check geen selaas. Op dit mment wrden er een aantal mgelijke alternatieve pties uitgewerkt, m het risic te kunnen mitigeren. Ad 3. Uit praktische verweging is beslten m p een beperkt aantal plaatsen in de vigerende prcessen géén functiescheiding te laten plaatsvinden. Het risic dat p die mmenten in het prces wrdt gelpen is klein. Daarenbven zu een functiescheiding leiden tt een ndzakelijke uitbreiding van de persnele frmatie. Er is sprake van een ingecalculeerd risic. Uiteraard wrden de autrisaties van de afznderlijke medewerkers steeds kritisch bekeken. Dit gebeurt in het kader van de ISAE-3402 beheersingsmaatregelen. Op basis van het vrenstaande wrdt dit risic dr de BSGR als laag/middel gekwalificeerd. Ten aanzien van mgelijke aanpassingen die in dit kader drgeverd dienen te wrden, zal het nieuwe afdelingshfd I&I dit actiepunt verder ppakken en in de kmende maanden, daar waar ndzakelijk, nadere maatregelen drveren.

4 Pagina 4/5 Algemeen bestuur advies Review invrderen juni 2017 Ad 4. Ten aanzien van de cntrles binnen de financiële administratie wrdt de huidige prcedure pnieuw ingericht p basis van het 4-gen principe. Sedert medi 2016 is een nieuwe medewerker aangetrkken waardr de cntrle binnen de financiële administratie p andere wijze vrm gegeven kan wrden. Na redesign van dit prces wrdt het risic daarmee gemitigeerd. Inmiddels is de prcedure aangepast p basis van het 4-gen principe. Ad 5. Sinds december jl. is het autmatiseringstechnisch mgelijk m een splitsing aan te brengen in de autrisaties van de applicatiebeheerders. Met de vrgestelde maatregelen in het rapprt was dan k al een aanvang gemaakt en dit zal in de lp van het 2 e deel van het jaar wrden afgernd. Ok hier wrdt het risic daardr verder gemitigeerd. Ad 6 Pre emplyment screening Het valt te verwegen m vr functies die zijn betrkken bij fraudegevelige prcessen in de sllicitatieprcedure een uitgebreidere screening te laten plaatsvinden. Dit kan evenwel k een weerslag hebben p de externe bereidheid m p deze functies te reageren. Daarnaast dient dit in het verleg met de ndernemingsraad besprken te wrden. In vrkmende gevallen zal een uitgebreidere screening wrden verwgen. Hierp ndernmen actie vanuit de BSGR. Vr nieuwe medewerkers die binnen de BSGR in dienst treden wrden, gelet p het feit dat de pririteit als laag wrdt bestempeld, de prcedures beperkt aangepast. Vr nieuwe medewerkers: wrdt bij aanstelling altijd een referentiecheck (minimaal bij 1, bij vrkeur bij 2 (ex)werkgevers) uitgeverd (uit verleden tt maximaal 5 jaar terug). wrdt bij inhuur altijd een Verklaring Omtrent het Gedrag gevraagd. Tensltte: In de afgelpen jaren zijn er binnen de BSGR verschillende rganisatienderdelen tegen het licht gehuden m deze te berdelen p delmatigheid en deltreffendheid. De pdrachten hierte zijn neergelegd bij externe adviseurs. Vraag is in heverre vrtzetting van deze aanpak een tegevegde waarde heeft nu de rganisatie p afdelingsniveau al maandelijks gereviewd wrdt in het kader van de ISAE (in feite mede een tets p deltreffendheid) en daarnaast jaarlijks p prductniveau een kstprijscalculatie wrdt uitgeverd (tets p delmatigheid). Te meer daar de kwaliteit van de reviews van de adviseurs niet in alle gevallen pleverden wat de BSGR daarvan meende te mgen verwachten. Vrstel is dan k m naast de maandelijkse ISAE en de jaarlijkse drrekening van de prducten middels het kstprijscalculatiemdel meer gericht en gefcust bepaalde prcessen nader te analyseren indien daarte intern dan wel extern aanleiding tt c.q. behefte aan is, zals nu het geval is geweest met de specifieke review p het prces restituties/teruggaven.

5 Pagina 5/5 Algemeen bestuur advies Review invrderen juni 2017 Cnsequentie hiervan is dat de Regeling nderzeken delmatigheid en deltreffendheid van de Belastingsamenwerking Guwe-Rijnland hierp dient te wrden aangepast. De aangepaste regeling is als bijlage bijgevegd. Advies Het algemeen bestuur wrdt gevraagd: kennis te nemen van en in te stemmen met: het advies review Invrderen en meer specifiek van de risicanalyse restituties/teruggaven; de vrgestelde mitigerende maatregelen naar aanleiding van de review met betrekking tt het prces restituties/teruggaven en de daarp reeds uitgeverde actiepunten; de Regeling nderzeken delmatigheid en deltreffendheid van de Belastingsamenwerking Guwe-Rijnland 2017 nder gelijktijdige intrekking van de Regeling peridiek nderzek Belastingsamenwerking Guwe-Rijnland vastgesteld p 12 mei Besluit