Beknopte handleiding. Elektronische Aangifte. DBS Talent en Salaris

Transcriptie

1 Beknopte handleiding Elektronische Aangifte DBS Talent en Salaris Pagina 1 van

2 Inhoud Inhoud... 2 Inleiding... 3 Stappenplannen Elektronisch Aangeven... 4 Aangeven Via Inrichting... 8 Stappenplan... 8 Instellingengroepen... 9 Mappen en ProcesID s Algemeen... 9 ProcesID s Mappen ProcessID s per instellingengroep ProcesID s Algemeen per instellingengroep Communicatie Beveiliging Algemeen Encryptie CA-certificaat Certificate Revocation List Beveiliging per instellingengroep Digitale Handtekening Encryptie Procedure Certificaataanvraag Overzicht Aanvragen nieuwe certificaten Verlenging huidige certificaten Stappenplan Genereren Digitale aanvraag versturen Papieren aanvraag afdrukken Importeren certificaten Informeren Belastingdienst Meerdere certificaten aanvragen Inbellen bij de Belastingdienst Pagina 2 van

3 Inleiding Dit document geeft een algemeen overzicht van het Elektronisch Aangeven bij de Belastingdienst. Het gaat dus niet in op de verschillende typen berichten (LB2005/LB2006). Allereerst zal in vogelvlucht worden bekeken hoe de elektronische aangifte in zijn werk gaat. Daarna zal worden bekeken hoe een en ander ingericht dient te worden om elektronisch te kunnen gaan aangeven. Pagina 3 van

4 Stappenplannen Elektronisch Aangeven Dit stappenplan gaat ervan uit dat de inrichting (zie volgend hoofdstuk) is uitgevoerd. Aangeven Via 1. Indien u beschikt over een virusscanner die ook uitgaande s kan controleren, schakel deze controle dan uit. Anders kan de MsgId van de berichten niet opgeslagen worden. De MsgId is een soort bewijs dat het bericht is verzonden. Wanneer er iets misgaat, kan de Belastingdienst u om deze MsgId vragen. N.B.1 De programmatuur controleert hier niet op! N.B.2 Deze opmerking geldt hoogstwaarschijnlijk niet wanneer u gebruikmaakt van SMTPS (zie hoofdstuk Inrichting ). 2. Genereer de te versturen berichten met behulp van het aangifteprogramma. Dit gaat op (nagenoeg) dezelfde manier als u gewend was. 3. Verstuur de berichten naar de Belastingdienst via het programma Versturen in het menu Elektronische Aangifte. Dit programma: a. ondertekent elk bericht met uw pincode of uw certificaat voor Digitale Handtekening. b. comprimeert het ondertekende bericht zodat het minder ruimte in beslag neemt en sneller verstuurd kan worden. c. versleutelt het gecomprimeerde bericht met het Encryptie-certificaat van de Belastingdienst. Hierdoor kan uw bericht met (meestal) vertrouwelijke gegevens door niemand anders meer gelezen worden dan door de Belastingdienst. d. verstuurt het versleutelde bericht naar het adres van de Belastingdienst. N.B. U kunt uw aangiftes NIET via uw eigen programma versturen. Pagina 4 van

5 Met een klik op Vul lijst wordt het vak eronder gevuld met bestanden die voldoen aan het gekozen Type bericht en Instellingengroep. Kennelijk wordt in de bovenstaande afbeelding ondertekend met een certificaat, aangezien er om het Wachtwoord keyfile wordt gevraagd. Wanneer u bij de instellingen ervoor kiest om te ondertekenen met een Pincode, zal om een Pincode worden gevraagd. Vul, indien nodig, het wachtwoord van de mailserver in en klik op Verzenden. De naam van de mailserver en de gebruiker is alleen bij de instellingen te wijzigen. De rubrieken ProcesID s en Kop zijn uitsluitend ter info en worden gevuld wanneer u op een te versturen bericht klikt. Tip: Op elk veld kunt u op de F1-toets drukken voor meer informatie. N.B. Alle berichten in de lijst worden verstuurd. U kunt hier geen selectie in aanbrengen. 4. Na enige tijd (hangt af van het type bericht) stuurt de Belastingdienst een antwoordbericht terug. Deze antwoordberichten haalt u op met het programma Ontvangen in het menu Elektronische Aangifte. Dit programma: a. haalt de antwoordberichten op uit uw mailbox bij de Belastingdienst; b. ontsleutelt het antwoordbericht. Dit zal alleen gebeuren wanneer u een eigen Encryptie-certificaat hebt waarvan u de publieke sleutel naar de Belastingdienst hebt gestuurd; c. decomprimeert het bericht indien de Belastingdienst het antwoordbericht gecomprimeerd heeft opgestuurd; d. verifiëert de Digitale Handtekening waarmee het antwoordbericht is ondertekend; e. zet het antwoordbericht klaar zodat het door het Overzichtprogramma getoond kan worden. Per verstuurd bericht kunt u meerdere berichten terug ontvangen. Alleereerst krijgt u binnen 5 minuten bericht of het bericht goed is aangekomen. Dit wordt in DBS Talent en Salaris het antwoordbericht genoemd. Alle overige berichten noemen we Extra berichten. Zo kunt u binnen 3 dagen een waarschuwingsbericht krijgen dat de aangifte inconsistent is, of een foutmeldingbericht dat het aangiftebericht technisch niet in ordre is. Tot 5 dagen na de aangifte kunt u een Mededeling Foutieve Nominatieve Aangifte (MFNA) ontvangen. Na het einde van aangiftetijdvak kunt u nog een Correctie Verplichting (CV) ontvangen. De inhoud van de Extra berichten kúnt u bekijken met het Overzichtprogramma, maar u kunt ze beter bekijken met het programma Opbouwen aangifte ; de berichten worden daar op een minder technische manier weergegeven. U ontvangt alleen Extra berichten als u certificaten gebruikt in plaats van een pincode. Wanneer u met een pincode ondertekent, zullen de Extra berichten op een andere manier naar u worden verstuurd. N.B. De Belastingdienst zal vóór juni 2006 geen elektronische MFNA's en vóór december 2006 geen elektronische CV's versturen, ook al gebruikt u certificaten. Pagina 5 van

6 Vul alle ontbrekende gegevens in en klik op Ophalen. De knop Inhoud mailbox toont de inhoud van uw mailbox bij de Belastingdienst. Dit hoeft u echter niet uit te voeren; het is zuiver informatief. Tip: Op elk veld kunt u op de F1-toets drukken voor meer informatie. Pagina 6 van

7 5. Start het programma Overzicht in het menu Elektronische Aangifte. Kies welke berichten u wilt zien en klik op Vul lijst. De tabel eronder wordt nu gevuld met alle berichten die aan de opgegeven criteria voldoen. Kies uit de tabel de berichten waarvoor u een positief antwoordbericht hebt gekregen. Kies bij Nieuwe status de optie Verwerkt, en klik op Toepassen. Om alleen de Extra berichten (waarschuwingen, foutmeldingen, MFNA s en CV s) te zien, kiest u bij 'Status bericht' voor Extra. Wanneer u op het bericht hebt gereageerd (door bijvoorbeeld een gecorrigeerde aangifte op te sturen), kunt u de status weer op Verwerkt zetten. Wees voorzichtig met het verwijderen van berichten. Verwijder alleen berichten waarvan u zeker weet dat u zeker weet dat u er geen berichten van de Belastingdienst meer over zult ontvangen. N.B. Wanneer u op een regel uit de tabel klikt, wordt het vak eronder gevuld met het antwoordbericht van de Belastingdienst. Pagina 7 van

8 Inrichting Voordat u uw aangiftes elektronisch naar de Belastingdienst kunt versturen, zult u eerst een aantal keuzes moeten maken en de daarbij behorende stappen moeten ondernemen. Zo zult u zich altijd eerst moeten aanmelden bij de Belastingdienst. Tekst in dit lettertype zijn namen van parameters die u moet instellen of programma s die gestart dienen te worden. Voor meer informatie over een instelling of programma, klikt u er met de rechter muistoets op en klikt u op Wat is dit?. Wanneer u op een andere wijze aangifte doet dan via , dan hoeft u enkel de TypeAangifte - Map t.b.v. aangifteberichten in te stellen. Zie paragraaf Mappen. De rest van dit hoofdstuk gaat uit van elektronische aangifte. Eerst volgt een stappenplan waarin u kunt afvinken welke stappen u reeds hebt uitgevoerd. Hierin wordt verwezen naar de volgende paragrafen waarin de instellingen afzonderlijk staan uitgelegd. Stappenplan De aangifteberichten worden eerst in een aparte map gezet voordat ze verstuurd worden naar de Belastingdienst. Vul de gewenste map in bij Elektronische Aangifte > Algemene instellingen. Zie paragraaf Mappen en ProcesID s Algemeen. De antwoordberichten van de Belastingdienst komen ook in een aparte map te staan. Vul de gewenste map in bij Elektronische Aangifte > Algemene instellingen. Zie paragraaf Mappen en ProcesID s Algemeen. Verstuurt u aangiftes vanuit meerdere databases? Geef dan elke database een unieke Toevoeging berichtreferentie bij Elektronische Aangifte > Algemene instellingen > . Zie paragraaf Algemeen. Importeer het DigiNotar CA-certificaat via Elektronische Aangifte > Algemene instellingen > Handtekening en Encryptie. Zie paragraaf Beveiliging Algemeen. Optioneel: Haal de CRL (Certificate Revocation List) op. Zie paragraaf Beveiliging Algemeen. Vul de locatie van de encryptiesleutel van de Belastingdienst in. Zie paragraaf Beveiliging Algemeen. Moet u aangifte doen voor meer bedrijven? Dan kan het zijn dat u voor elk bedrijf een aparte mailbox (postbus) moet aanvragen bij de Belastingdienst. In het document Toelichting aanmeldingsformulier EBV kunt u lezen of dit voor u van toepassing is. Neem bij twijfel contact op met de Belastingdienst. Maak voor elk bedrijf (of groep bedrijven) waarvoor u een mailbox moet aanvragen een Instellingengroep aan. Zie paragraaf Instellingengroepen. De hierna volgende instellingen dient u per Instellingengroep uit te voeren. Maak de keus of u wilt ondertekenen met een Certificaat of een Pincode. Zie paragraaf Beveiliging per instellingengroep. Wilt u uw aangifte ondertekenen met een Pincode? Geef dan uw Pincode met speciale formulieren ( Aanmeldingsformulier EBV en Opgaaf Elektronische handtekening ondernemers & ondernemingen ) door aan de Belastingdienst. Vul uw Pincode en Klant-ID (Fi-nummer) in bij Elektronische Aangifte > Instellingengroep > Handtekening en Encryptie. Zie paragraaf Beveiliging per instellingengroep. Wilt u uw aangifte ondertekenen met een Certificaat? Dan dient u te beschikken over zogeheten keyfiles waarin het Certificaat is opgeslagen. Pagina 8 van

9 Hebt u al keyfiles om via een andere applicatie aangifte te kunnen doen? Dan kunt u deze ook gebruiken voor DBS Talent en Salaris. Vul het pad naar de bestaande Keyfile met Digitale Handtekening Bedrijf in onder Elektronische Aangifte > Instellingengroep > Handtekening en Encryptie. Vul bij Map met keyfiles t.b.v. Encryptie het pad in van de map waar de encryptiekeyfile staat. Geef met het formulier Aanmeldingsformulier EBV de gegevens van de certificaten in de gebruikte keyfiles door aan de Belastingdienst. Hebt u nog geen keyfiles? Dan zult u deze eerst moeten genereren. Zie paragraaf Beveiliging per instellingengroep en hoofdstuk Procedure Certificaataanvraag. Start het programma Aanvragen certificaat in Elektronische Aangifte > Instellingengroep > Handtekening en Encryptie. Genereer de keyfiles. Verstuur de elektronische aanvraag. Genereer het document met het aanvraagformulier en verstuur deze naar DigiNotar (niet bij verlenging van certificaten). Na enkele weken krijgt u van DigiNotar een brief waarin staat hoe u de certificaten van het internet kunt downloaden. Importeer deze certificaten met het programma Importeren certificaten. Geef met het formulier Aanmeldingsformulier EBV de gegevens van de certificaten door aan de Belastingdienst. Dit is ook noodzakelijk bij het verlengen van certificaten! Na ongeveer een week krijgt u van de Belastingdienst de mailboxgegevens en het procesid. Vul de naam van de mailbox in bij Elektronische Aangifte > Instellingengroep > . Vul uw ProcesID in bij Elektronische Aangifte > Instellingengroep. Instellingengroepen In bepaalde gevallen kan het noodzakelijk zijn te werken met meerdere certificaten, PINcodes, ProcesID s en/of mailboxen. In het document Toelichting aanmeldingsformulier EBV kunt u lezen of dit voor u van toepassing is. Neem bij twijfel contact op met de Belastingdienst. Indien u moet werken met meerdere certificaten, PINcodes, ProcesID s en/of mailboxen, kunt u deze gegevens onderbrengen in verschillende instellingengroepen. Elke instellingengroep is gekoppeld aan één of meer bedrijven. Standaard wordt er één instellingengroep geïnstalleerd, waar alle bedrijven aan gekoppeld zijn. Bij het versturen en ontvangen van berichten kunt u de instellingengroep opgeven die u wilt gebruiken. Wanneer u een instellingengroep kiest waaraan alle bedrijven gekoppeld zijn, dan zullen de berichten worden verwerkt van alle bedrijven die niet zijn gekoppeld aan een andere instellingengroep. Voorbeeld: u hebt 2 groepen, Groep 1 en Groep 2, en 3 bedrijven. Groep 1 staat ingesteld op Alle bedrijven en aan Groep 2 is alleen bedrijf 3 gekoppeld. Wanneer u bij het verzenden of ontvangen kiest voor Groep1, dan zullen alleen de berichten voor bedrijf 1 en 2 worden verwerkt. U kunt instellingengroepen toevoegen, verwijderen en wijzigen door met de rechter muistoets op een groep te klikken. De standaard groepen kunt u niet verwijderen. Mappen en ProcesID s Algemeen Menu: Elektronische Aangifte > Algemene instellingen. Pagina 9 van

10 ProcesID s Elk type bericht kent twee procesid s: dat van uzelf en dat van de Belastingdienst. Het TypeAangifte - ProcesID Belastingdienst heeft waarschijnlijk al de juiste waarde. Uw eigen procesid kunt u per instellingengroep opgeven. Mappen In de TypeAangifte - Map t.b.v. aangifteberichten komen alle te versturen (en verstuurde) aangifteberichten te staan. Deze berichten zijn NIET versleuteld. In de Map t.b.v. antwoordberichten Belastingdienst komen alle antwoordberichten van de Belastingdienst te staan. Ook deze antwoordberichten zijn NIET (meer) versleuteld. Zorg dat de mappen reeds bestaan! ProcessID s per instellingengroep Menu: Elektronische Aangifte > Instellingengroep. ProcesID s TypeAangifte - Persoonlijk ProcesID dient gevuld te worden met de waarde die u van de Belastingdienst hebt gekregen. Let op: dit kan per type bericht verschillen! Indien u één procesid hebt gekregen, geldt deze voor alle typen aangiftes. Loonaangifte 2006: Het Persoonlijk ProcesID is altijd: LoonHeffingAangever Algemeen Menu: Elektronische Aangifte > Algemene instellingen > . Pagina 10 van

11 Om elektronisch te kunnen aangeven krijgt u een mailbox (postbus) bij de Belastingdienst zodra u zich hebt aangemeld voor elektronisch berichtenverkeer (EBV). Deze mailbox wordt voor alle typen berichten gebruikt. U kunt GEEN gebruikmaken van uw eigen voorzieningen. De namen van de mailservers (IMAP4 en SMTP) zijn waarschijnlijk standaard al juist ingevuld. Let op: u MOET de servers van de Belastingdienst gebruiken; u kunt niet uw eigen mailservers gebruiken! Vul vervolgens de Protocollen voor beide servers in, indien de standaardwaarde onjuist is. Het TypeAangifte - adres Belastingdienst zal per type bericht verschillen. Laat de standaardwaarde staan, tenzij u van de Belastingdienst een ander adres hebt doorgekregen. Berichten die groter zijn dan de Maximale berichtgrootte dienen via FTP te worden aangeleverd. Daartoe zet het programma 'Versturen' de berichten klaar in de Map met te verzenden berichten. Die dient u dan zelf met een FTP/S-programma naar de Belastingdienst te versturen. Alle berichten die de Belastingdienst voor u klaar zet, dient u weer te kopiëren naar de Map met ontvangen berichten. Elk aangiftebericht dient een uniek kenmerk of referentie te hebben. Het antwoordbericht draagt namelijk hetzelfde kenmerk waardoor het programma precies weet op welk aangiftebericht het antwoord van toepassing is. De programmatuur kan echter alleen per database een uniek kenmerk genereren. Wanneer u gebruikmaakt van meerdere databases, MOET de Toevoeging berichtreferentie zijn ingevuld! Uiteraard dient u bij elke database een andere waarde in te vullen. Wijzig het nooit wanneer u nog antwoordberichten van de Belastingdienst verwacht. per instellingengroep Menu: Elektronische Aangifte > Algemene instellingen > . Vul hier de naam van uw Persoonlijke mailbox bij de Belastingdienst in. Communicatie Zoals gezegd, wordt er gecommuniceerd met de mailservers van de Belastingdienst. Voor de fysieke verbinding kunt u gebruikmaken van uw bestaande internetverbinding, of van de Pagina 11 van

12 inbeldienst van de Belastingdienst. De inbelgegevens vindt u samen met uw mailboxgegevens in de inrichtingsbrief die u van de Belastingdienst krijgt (mits u op het aanmeldingsformulier hebt aangegeven dat u dit wenst vraag 4E). Hiermee kunt u via Externe Toegang een verbinding opzetten. Tijdens de certificaataanvraag (wordt verderop in dit document behandeld) kunt u de volgende inbelgegevens gebruiken: Inbelnummer: (CHAP-protocol is verplicht) Domeinnaam: smtp.becon.nl Gebruikersnaam: certificaat@smtp.becon.nl Wachtwoord: T7Q9YJMN Zie hoofdstuk Inbellen bij de Belastingdienst voor meer informatie. Om de verbinding te testen, kunt u het programma telnet gebruiken, dat met Windows wordt meegeleverd. U kunt deze test al uitvoeren voordat u uw mailboxgegevens hebt ontvangen (tenzij u de inbeldienst gebruikt). Laten als voorbeeld eens proberen te verbinden met de SMTP-server smtp.bapi.belastingdienst.nl. Het standaard poortnummer voor SMTP is 25. We typen daarom op een commandoregel in: telnet smtp.bapi.belastingdienst.nl 25 Als alles goed is, verschijnt ongeveer het volgende. Als dit niet verschijnt, zijn er een aantal mogelijkheden: U hebt vanaf uw pc geen toegang tot het Internet (of de inbeldienst). Neem contact op met uw systeembeheerder Uw bedrijf beschikt over een zogeheten Firewall, die de communicatie met poort 25 verhindert. Neem contact op met uw systeembeheerder vraag hem of haar de volgende poorten te openen. o 25 OF 465 (SMTP resp. SMTPS mail verzenden) Wanneer u de bovenstaande test uitvoert met poortnummer 465, zal het commandovenster leeg worden. De regel met 220 ontbreekt dan dus. o 143 OF 993 (IMAP4 resp. IMAPS mail ontvangen) o 389 (LPDAP ophalen CRL bij DigiNotar) Uw ISP (Internet Service Provider internetaanbieder) verhindert de communicatie met bovengenoemde poorten. Neem contact op met uw ISP en vraag deze de poorten te openen. Indien dit niet mogelijk is, kunt u óf overstappen naar een andere ISP, óf gebruikmaken van de inbeldienst. Het moge duidelijk zijn dat DBS Business Solutions geen partij is in het opzetten van de verbinding; we kunnen u er dan ook helaas niet bij van dienst zijn. Beveiliging Algemeen Menu: Elektronische Aangifte > Algemene instellingen > Handtekening en Encryptie. Pagina 12 van

13 Encryptie Berichten naar de Belastingdienst worden altijd versleuteld met het Certificaat met Encryptiesleutel Belastingdienst. Deze wordt met elk DBS-product meegeleverd. Het bestand heet Belastingdienst E.cer en is op de cd en in de ClientSetup te vinden in de map Adds\Certificates. CA-certificaat Met het CA-certificaat worden alle andere certificaten op echtheid gecontroleerd. Om te voorkomen dat het CA-certificaat door onbevoegden wordt aangepast, wordt het versleuteld met een wachtwoord. De niet-versleutelde CA-certificaten worden met alle DBS-producten meegeleverd. Ze heten DigiNotar Root Certificaat.cer en DigiNotar Public CA 2025.cer en zijn op de dvd en in de ClientSetup te vinden in de map Adds\Certificates. U kunt het versleutelen via het programma Importeren certificaten. De instelling Versleuteld CAcertificaat zal hierdoor automatisch de juiste waarde krijgen. Er zijn overigens twee CA-certificaten, omdat DigiNotar een nieuw CA-certificaat heeft uitgebracht en de oude nog enige tijd geldig is. U dient dus beide certificaten te importeren met hetzelfde wachtwoord. De versleutelde certificaten (.cec) dienen in dezelfde map geplaatst te worden. Certificate Revocation List De Certificate Revocation List, of CRL, is een lijst met alle ingetrokken certificaten. Met het programma Importeren certificaten kunt u de meest recente CRL ophalen. Beveiliging per instellingengroep Menu: Elektronische Aangifte > Instellingengroep > Handtekening en Encryptie. Digitale Handtekening Elk bericht dat naar de Belastingdienst wordt gestuurd, dient ondertekend te zijn. Hiervoor zijn twee methodes: Pagina 13 van

14 1. Pincode Bij deze methode kunt u per type bericht een Pincode opgeven aan de Belastingdienst. Elk bericht van dat type dient dan met die Pincode ondertekend te worden. Zorg dat de Methode Digitale Handtekening op Pincode staat ingesteld. Geef uw Pincode met speciale formulieren ( Aanmeldingsformulier EBV en Opgaaf Elektronische handtekening ondernemers & ondernemingen ) door aan de Belastingdienst en vul het in bij Pincode (hash-waarde wordt opgeslagen). Op het laatstgenoemde formulier dient u tevens uw Fi-nummer op te geven. Vult dit nummer ook in bij de instelling Klant-ID. Controleer tevens de instellingen Type Klant-ID, Pin Provider en Pin Type. Wanneer de Belastingdienst hier geen mededelingen over doet, zijn de standaardwaarden juist. De volledige aanmeldingsprocedure staat beschreven in het document Toelichting aanmeldingsformulier EBV. Na het inzenden van de formulieren duurt het ongeveer een week * voordat u uw aangifte kunt verzenden. Stuur de formulieren dus tijdig in! 2. Certificaat Bij deze methode vraagt u een Handtekening-certificaat aan bij Diginotar. De aanvraag dient zowel op papier als via te geschieden. Zorg dat de Methode Digitale Handtekening op Certificaat staat ingesteld. Voor de aanvraag gebruikt u het programma Aanvragen certificaat. Zie voor meer informatie omtrent het aanvraag-proces hoofdstuk Procedure Certificaataanvraag. Het certificaat dat u van DigiNotar ontvangt, kunt u via het programma Importeren certificaten importeren in het pakket. U dient u aan de Belastingdienst door te geven dat u via een certificaat zult ondertekenen middels het formulier in het document Aanmeldingsformulier EBV. Meer informatie omtrent de aanmeldingsprocedure kunt u vinden in het document Toelichting aanmeldingsformulier EBV. Na het inzenden van de elektronische en papieren certificaataanvraag kan het 3 weken duren voordat u uw certificaten ontvangt. Pas na het importeren van de certificaten kunt u het aanmeldingsformulier naar de Belastingdienst sturen. Vervolgens duurt het ongeveer een week voordat u de gegevens ontvangt waarmee u uw aangiftes kunt versturen. In totaal vergt deze procedure dus ongeveer 4 weken! Vraag dus tijdig uw certificaten aan! Encryptie Antwoordberichten van de Belastingdienst kunnen versleuteld zijn. Als u dit wilt, vraagt u een Encryptie-certificaat aan bij Diginotar. De aanvraag dient zowel op papier als via te geschieden. Zorg dat de instelling Map met keyfiles t.b.v. Encryptie is ingevuld. Voor de aanvraag gebruikt u het programma Aanvragen certificaat. Zie voor meer informatie omtrent het aanvraag-proces hoofdstuk Procedure Certificaataanvraag. Het certificaat dat u van DigiNotar ontvangt, kunt u via het programma Importeren certificaten importeren in het pakket. U dient u aan de Belastingdienst door te geven dat u versleutelde berichten wilt terug ontvangen * DBS Business Solutions kan nimmer aansprakelijk worden gesteld voor het overschrijden van deze periode. DBS Business Solutions kan nimmer aansprakelijk worden gesteld voor het overschrijden van deze periode. Pagina 14 van

15 middels het formulier in het document Aanmeldingsformulier EBV met de Belastingdienst. Meer informatie omtrent de aanmeldingsprocedure kunt u vinden in het document Toelichting aanmeldingsformulier EBV. Belangrijk: Wanneer u wilt ondertekenen met een Pincode kunt u geen Encryptiecertificaat aanvragen. Wanneer u wilt ondertekenen met een Certificaat, moet u tevens een Encryptiecertificaat aanvragen. De programmatuur staat al toe Handtekening- en Encryptie-certificaten afzonderlijk aan te vragen; DigiNotar staat dit echter (nog) niet toe! Pagina 15 van

16 Procedure Certificaataanvraag Overzicht Aanvragen nieuwe certificaten Certificaten dienen zowel op papier als via aangevraagd te worden. Hiervoor gebruikt u het programma Aanvragen certificaat. Dit programma treft u aan in Elektronische Aangifte > Instellingengroep > Handtekening en Encryptie. Het levert tevens een Word-document met het papieren formulier. Zorg dat u alle ontbrekende gegevens invult en alle benodigde papieren meestuurt. U dient eerst de te versturen. Binnen een week dient ook de papieren aanvraag in het bezit van DigiNotar te zijn. DigiNotar neemt contact met u op als: een week na ontvangst van de de papieren aanvraag nog niet ontvangen is een week na het ontvangen van de papieren aanvraag de niet ontvangen is. Als alles goed gaat, krijgt u binnen ongeveer drie weken een ophaalbrief, waarin staat hoe u de certificaten kunt ophalen via de website van DigiNotar. Tegen een meerprijs kunt u uw certificaten ook op een diskette laten zetten. De status van uw aanvraag kunt u volgen via Klik vervolgens op Statusinformatie. Hierbij wordt u gevraagd om de eerste acht tekens van de Fingerprint Digitale Handtekening. Deze treft u in het Word-document met het papieren formulier. Laat bij het invullen de spaties achterwege! Houd er rekening mee dat er enkele uren kunnen verstrijken tussen de het versturen van de aanvraag en het beschikbaar komen van de informatie. Hebt u nog vragen die geen bektrekking hebben op DBS Talent en Salaris? Kijk dan eens in de kennisbank van DigiNotar: spx. Verlenging huidige certificaten Wanneer uw certificaat Digitale Handtekening nog geldig is, kunt u een voudig uw certificaten verlengen. Feitelijk komt dit neer op het aanvragen van nieuwe certificaten, maar dan via een versnelde procedure. Voorwaarde is dat er niets anders veranderd is aan de Certificaatgegevens. Alleen het vestigingsadres mag veranderd zijn. In dat geval hoeft u geen schriftelijk aanvraagformulier met bijlagen te versturen. In het geval dat het handtekeningcertificaat niet meer geldig is en/of andere gegevens dan de vestigingsplaats zijn veranderd, dient u gewoon nieuwe certificaten aan te vragen. De status van een verlenging kan NIET worden opgevraagd via de website van DigiNotar. Indien u na vijf dagen geen of brief van DigiNotar heeft gehad, vraagt u dan de status op. Doet u dat bijvoorkeur via klantenservice@diginotar.nl Vermeld in uw Naam Dossiernummer Datum waarop uw verlenging is ingediend Uw telefoonnummer Uw softwarepakket (DBS Talent en Salaris). De klantenservice zal binnen 48 uur uw beantwoorden Stappenplan Start het programma Aanvragen certificaat via: Elektronische Aangifte > Instellingengroep > Handtekening en Encryptie. Pagina 16 van

17 Genereren Kies het Type certificaat dat u wilt aanvragen en vul het Pad naar de aan te maken keyfile en het Wachtwoord in. Onthoud het wachtwoord goed; als u het vergeet moet u een nieuw certificaat aanvragen (en het oude laten intrekken). Momenteel bent u verplicht beide typen certificaten aan te vinken! Extra stap bij verlenging: Vul het pad naar de huidige keyfile en het bijbehorende wachtwoord in. Vink Verlenging huidige certificaat aan. De Certificaatgegevens zullen nu zou goed als mogelijk worden ingevuld. Vul nu de certificaatgegevens in. Druk op elk veld even op F1 om extra informatie over dat veld te krijgen. Als alles goed is ingevuld, klikt u op Genereren. Hiermee genereert u de keyfiles en de aanvraagbestanden. Let op: Standaard heeft alleen de aanvrager rechten op de keyfiles. Indien gewenst, kunt u dit met de Verkenner aanpassen. Digitale aanvraag versturen Nu kan de aanvraag via naar DigiNotar worden gestuurd: Vul de Mailserver, de Gebruikersnaam en het Wachtwoord in. Gebruik bij voorkeur de mailserver van de Belastingdienst; zie onderstaande gegevens. U kunt ook uw eigen mailserver gebruiken, maar DigiNotar zal dan uw aanvraag minder snel verwerken. Gegevens mailserver Belastingdienst: Mailserver: smtp.bapi.belastingdienst.nl Gebruiker: certificaat@obebd.nl Wachtwoord: T7Q9YJMN Vul tot slot uw eigen adres (in de velden Van en zie de opmerking hieronder), de Bedrijfsnaam, de Contactpersoon en diens telefoonnummer in. Opmerking: Wanneer u de mailserver van de Belastingdienst gebruikt, dient het veld Van gelijk te zijn aan het veld Gebruiker. In vult u het adres in dat u voor al uw e- Pagina 17 van

18 mails gebruikt. Via dit adres kan DigiNotar u op de hoogte houden of eventuele extra vragen stellen. Vul bij dus nooit het adres van uw mailbox bij de Belastingdienst in; daar is het niet voor bedoeld. Bij verlenging: Zorg dat Verlenging huidige certificaat is aangevinkt! Klik op Verzenden. Het bericht is nu verzonden naar DigiNotar. Papieren aanvraag afdrukken Dit is alleen nodig bij het aanvragen van nieuwe certificaten. Bij het aanvragen van een verlenging kunt u deze stap overslaan. Klik op de knop Formulier. Na enige tijd verschijnt een Word-document met het papieren aanvraagformulier waar zoveel mogelijk gegevens reeds voor u zijn ingevuld. Vul de ontbrekende gegevens in, druk het formulier af en stuur het met de gevraagde papieren op naar DigiNotar. Het adres treft u aan op de laatste pagina van het Word-document. U kunt het document vinden in de submap ToevoegingBerichtreferentie- Instellingengroepnummer van de map met het Handtekeningcertificaat; het heet Formulieren Certificaataanvraag-ToevoegingBerichtreferentie- Volgnummer.doc. Importeren certificaten Nadat u uw certificaten van DigiNotar hebt ontvangen, kunt u deze importeren. Zie paragraaf Beveiliging per instellingengroep. Dit geldt uiteraard ook bij het verlengen van certificaten. Dit is immers niets anders dat het aanvragen van nieuwe certificaten via een versnelde procedure. Informeren Belastingdienst Wanneer u certificaten hebt verlengd en binnen 30 dagen voor het verlopen van de bestaande certificaten de verlengde certificaten installeert en gebruikt hoeft u dat niet aan de Belastingdienst te melden en kunt u deze stap overslaan *. Met het Aanmeldingsformulier EBV kun u de Belastingdienst informeren over uw certificaten. Het formulier, inclusief toelichting, treft u op de dvd aan in de map Adds\Documentation\Elektronisch Aangeven. Meerdere certificaten aanvragen U kunt per bedrijf een set certificaten aanvragen. Zorg dat elk bedrijf dat zich in een aparte instellingengroep bevindt. U kunt per instellingengroep namelijk maar één set certificaten opgeven. Waarschijnlijk wil de Belastingdienst dat u dan ook per bedrijf een aparte mailbox gebruikt! Neem eventueel contact op met de Belastingdienst. Bij het aanvragen van de certificaten dient u de bedrijven al aan de juiste instellingengroepen te koppelen. Zorg ook dat in DBS Talent en Salaris het bedrijf actief is, waarvoor u de certificaten wilt aanvragen. Zo voorkomt u dat de aanvraaggegevens bij de verkeerde instellingengroep worden weggeschreven. * Deze informatie is afkomstig van de Belastingdienst. DBS Business Solutions is niet verantwoordelijk voor de (on)juistheid hiervan. Pagina 18 van

19 Inbellen bij de Belastingdienst Dit gaat op dezelfde manier als wanneer met een modem u bij een willekeurige internetaanbieder wilt inbellen. Hieronder volgen de netwerkinstellingen. De benamingen tussen haakjes gelden voor Nederlandse Windows-versies. Tabblad Options (Opties): Hier kunt u de standaardwaarden laten staan. Tabblad Security (Beveiliging): Pagina 19 van

20 Gebruik optie Advanced (Aangepast) en klik op Settings (Instellingen). Pagina 20 van

21 Data encryption (Gegevenscodering) dient Optional encryption (Codering optioneel) te zijn. Vakjes PAP en SPAP mogen niet aangevinkt zijn. Klik OK. Nu volgt een waarschuwing die u bevestigend moet beantwoorden. De overige tabbladen kunt u laten zoals ze zijn. Pagina 21 van