Toelichting diverse onderdelen ORIfin januari 2014 SEPA betalingen en incasso s ORIfin blad 1

Transcriptie

1 SEPA betalingen en incasso s ORIfin blad 1 SEPA BETALINGEN EN INCASSO S ALGEMEEN Verantwoording ORIfin Holland als ontwikkelaar van ORIfin Het aanmaken van de bestanden: algemeen Voorbeelden deze beschrijving UITLEG ENKELE TERMEN BINNEN DIT ONDERDEEL Algemeen Bestandenserie ORIfin runnummer en post- of volgnummer ORIfin machtigingsvolgnummer Zakelijke ( business-to-business ) incasso tegenover normale incasso Eenmalige incasso (tegenover doorlopende incasso) Sequence-type incasso s FRST RCUR LAST OOFF Mandaat BETALINGEN: MEEGEVEN UW DEBITEURENNUMMER O.I.D Algemeen Relaties: de inhoud van de rubriek Onze ref.bij crediteur Onze referentie bij de crediteur als er sprake is van verschillende referenties Onze ref.bij crediteur : meerdere referenties bij één relatie DE STATUS-CODERING PER FACTUUR EN PER RELATIE Statuscode 1 e deel Statuscode 2 e deel VOORBEREIDINGEN INCASSO S: TABEL MACHTIGINGSVOLGNUMMERS Onderhoud tabel met machtigingsvolgnummers (o_mafmac) Relatiegegevens per machtigingsvolgnummer Datum afgegeven machtiging Gegevens m.b.t. de eerste incasso op grond van deze machtiging: runnummer en datum. 9 SEPA AANMAKEN VOORLOPIG BESTAND BETALINGEN / INCASSO S (o_wrfbnv) Algemeen BETALINGEN: welke bedragen worden betaald? INCASSO s: welke bedragen worden geïncasseerd? Voorbeeldscherm aanmaken voorlopig bestand Per betaling of per relatie Bepaling is altijd per factuur Opbouw bestand Print-verslag van aanmaken SEPA bestand betalingen / incasso s SEPA ONDERHOUD VOORLOPIG BESTAND BETALINGEN / INCASSO S (o_mafbnv) Voorbeeldscherm onderhoud voorlopig bestand Uitleg kolom status Mogelijkheden om te wijzigen Te betalen / te incasseren bedrag IBAN opdrachtgever IBAN crediteur / debiteur Bij een relatie: verwerk DETAIL-regel(s) þ verwerk TOTAALregel (of andersom) Bestand ongedaan maken SEPA OVERZICHT VOORLOPIG BESTAND BETALINGEN / INCASSO S (o_prfbnv) Algemeen Voorbeeldscherm overzicht voorlopig bestand Lijstuitvoer bij keuze Alleen posten die uiteindelijk verwerkt gaan worden Lijstuitvoer bij keuze Alle posten

2 SEPA betalingen en incasso s ORIfin blad 2 SEPA AANMAKEN DEFINITIEF BESTAND BETALINGEN / INCASSO S (o_wrfbnd) Algemeen Voorbeeldscherm onderhoud voorlopig bestand Meerdere keren aanmaken zelfde bestand mogelijk INCASSO s: hou rekening met verwerkingstijd bij opgave verwerkingsdatum Doorboeken betalingen / incasso s Wijze van terugmelding op bankafschrift: batchtotaal of per boeking Terugmelding incasso s op afschrift: regels en mogelijkheden per bank / betaalpakket Terugmelding betalingen op afschrift: regels en mogelijkheden per bank / betaalpakket ABN-AMRO en SNS Bank ING via Mijn ING Zakelijk ING via InsideBusiness Payments Rabobank Overige banken Recapitulatie Resultaat doorboekingen in ORIfin: overzicht boekingen per dagboek

3 SEPA betalingen en incasso s ORIfin blad 3 SEPA BETALINGEN EN INCASSO S ALGEMEEN Vanaf 1 februari 2014 is de aanlevering van bestanden met betalingen of incasso s bij de banken alleen nog mogelijk in SEPA-formaat. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een algemeen bestandstype in Windows: het XML-formaat. De mogelijkheid om betalingen en incasso s aan te leveren in ClieOp-formaat komt dan in zijn geheel te vervallen. Verantwoording ORIfin Holland als ontwikkelaar van ORIfin De regelgeving omtrent het SEPA-formaat komt af van de gezamenlijk Europese banken. De Betaalvereniging Nederland heeft hier extra regels aan toegevoegd en op detailniveau zijn de regels nog eens aangepast en uitgebreid door de individuele banken. ORIfin Holland heeft dusdanige programmatuur ontwikkeld dat aanlevering van de bestanden geen problemen oplevert bij de diverse banken, behalve dat u in enkele uitzonderlijke gevallen waarschuwingen kunt krijgen dat uw bank een bepaald gegeven niet nodig heeft en dus zal negeren. Het maakt dus niet uit voor welke bank u het bestand aanmaakt. Het is de taak van de ontwikkelaar om binnen de opgestelde regels programmatuur te ontwikkelen die het mogelijk maakt voor de gebruiker om correcte bestanden aan te leveren. We zijn in geen enkel geval verantwoordelijk voor de (soms nogal merkwaardige) regels waaraan u zich moet houden: dat is de verantwoordelijkheid van de hierboven genoemde instanties. Ook zijn wij niet verantwoordelijk voor het voortraject dat u met name bij incasso s moet afleggen voordat u sowieso een bestand mag aanleveren. Het is dus uw eigen taak om dat voortraject af te leggen, waarbij u de regels van uw eigen bank zult moeten volgen. Het aanmaken van de bestanden: algemeen Voor het aanmaken van een bestand met betalingen of een bestand met incasso s moet hetzelfde traject worden afgelegd: - aanmaken voorlopig bestand met betalingen / incasso s; - onderhoud voorlopig bestand met betalingen / incasso s; - aanmaken definitief (SEPA-)bestand met betalingen / incasso s. Op elk moment kan van een voorlopig bestand een lijst worden gedraaid. Daarnaast zult u een extra handeling moeten verrichten voordat u voor de eerste keer een bestand kunt aanmaken met incasso s: - aanmaken / onderhoud tabel met ORIfin machtigingsvolgnummers. Aangezien er weinig verschil zit tussen het aanmaken op zich van een bestand met betalingen en een bestand met incasso s, wordt deze aanmaak gezamenlijk beschreven. Daarbinnen worden duidelijk de verschillen weergegeven tussen betalingen en incasso s. Voorbeelden deze beschrijving Bij de voorbeelden in deze beschrijving gaan we uit van een denkbeeldige schaakvereniging waarbij incasso s worden aangemaakt voor het innen van de contributie. Er is voor incasso-voorbeelden gekozen omdat bij incasso s meer gegevens nodig zijn dan bij betalingen.

4 SEPA betalingen en incasso s ORIfin blad 4 UITLEG ENKELE TERMEN BINNEN DIT ONDERDEEL Algemeen Hier geven we uitleg over enkele typische ORIfin-termen en van sommige termen die hun oorsprong vinden buiten ORIfin om. Bestandenserie In de regel zal een complete betaling- of incasso-verwerking in korte tijd van begin tot eind zijn verwerkt. Het kan echter zijn dat betalingen worden verwerkt vanaf verschillende werkplekken, zoals verschillende locaties van scholen. Ook kan het zijn dat u meer dan één bestand met (verschillende) incasso s klaar wil zetten voordat u ze achter elkaar in het bankprogramma verwerkt. Om dit mogelijk te maken hebben we bestandenseries gecreëerd. Zowel voor betalingen als incasso s kunt u zodoende 10 complete runs naast elkaar hebben lopen. ORIfin runnummer en post- of volgnummer Bij het aanmaken van een voorlopig bestand met betalingen of incasso s wordt een runnummer vastgesteld. Dit runnummer is een simpel volgnummer dat begint bij 001 en eindigt bij 999. Er is geen aparte serie runnummers voor betalingen en incasso s. Dit runnummer zult u terug zien in alle SEPA-programma s. Het runnummer samen met het postnummer (of volgnummer) wordt ook weggeschreven in de aangemaakte ORIfin-boekingen en in de aangemaakte SEPA-opdrachten. Mocht er bij u een vraag binnen komen over een betaling of incasso, dan kan op die manier eenvoudig de juiste post worden gevonden. Let op! ORIfin bepaald het runnummer bij de aanmaak van het voorlopige bestand. In de regel zullen de uiteindelijke definitieve SEPA-bestanden in dezelfde volgorde worden verwerkt als het aanmaken van de bijbehorende voorlopige bestanden, maar dit is niet noodzakelijk. ORIfin machtigingsvolgnummer Voor het incasseren van openstaande bedragen moet u een contract afsluiten met uw bank. Binnen dat contract kunt u op verschillende manieren incasseren. Zo kan er sprake zijn van een eenmalige incasso of een doorlopende incasso. Ook kan het zijn dat u diverse series incasso s heeft, waarbij elke serie incasso s gekenmerkt wordt door een bepaalde omschrijving. Denk bijvoorbeeld aan de omschrijvingen Extra avondcursus of Excursie Barcelona. Het is nu de bedoeling dat u elke soort incasso met een aparte omschrijving OF type incasso OF contract onderbrengt onder een ORIfin machtigingsvolgnummer. U kunt maximaal 10 van deze volgnummers definiëren. De nummers kunnen worden hergebruikt zodra de incasso geruime tijd geleden gedaan is. Let op! Of u nu automatisch incasseert of niet, ORIfin slaat bij elke uitgaande factuur een machtigingsvolgnummer op. De standaardwaarde is 1. Bij oude openstaande facturen van vóór de invoering van SEPA was de standaardwaarde nog 0. Bij het verwerken wordt die code automatisch gelezen als 1, dus de standaard. Zakelijke ( business-to-business ) incasso tegenover normale incasso Dit is een speciale vorm van incasseren die uitsluitend gebruikt kan worden tussen instanties die ingeschreven zijn bij de Kamer van Koophandel. Het contract tussen u en uw bank bepaalt of u van deze vorm gebruik mag maken. Er zijn grote verschillen tussen een normale incasso en een zakelijke incasso. Zo is een zakelijke incasso niet terug te draaien en moeten de betreffende machtigingen bij de banken aanwezig zijn voordat u mag incasseren. De gegevens van de machtiging worden dus gecontroleerd door de bank. De incasso wordt afgekeurd als verschillen worden geconstateerd.

5 SEPA betalingen en incasso s ORIfin blad 5 Bij niet-zakelijke incasso s blijven de machtigingen liggen bij de incassant. Deze gegevens moeten wel lang worden bewaard, want bij een geschil tussen u en de debiteur zult u de bewijzen moeten overleggen aan de bank. Denk er aan dat er een termijn van 13 maanden (!) is waarbinnen de incasso teruggedraaid kan worden als de incasso onterecht was. Daarnaast krijgt u van de bank ook nog eens een boete. Maar ook bij een terechte incasso kan de debiteur (zonder opgaaf van redenen!) de incasso altijd nog terugdraaien. Hiervoor staat een termijn van 8 weken nadat de incasso is uitgevoerd. Een via automatische incasso geïnd schoolreisje kan op deze manier op een financieel fiasco uitdraaien als de ouders bijvoorbeeld vanwege slecht weer massaal besluiten het bedrag terug te laten boeken. Eenmalige incasso (tegenover doorlopende incasso) Men spreekt van een eenmalig incasso als de debiteur een machtiging heeft afgegeven om eenmalig een bedrag van de rekening af te schrijven. N.B.! In tegenstelling tot wat op veel plaatsen op internet staat vermeld is een eenmalige incasso, net zoals een doorlopende incasso, altijd door de debiteur terug te draaien. (Zie hierboven.) Er is wat dat betreft dus een groot verschil tussen de oude eenmalige incasso s en de nieuwe SEPA-incasso s. Sequence-type incasso s ORIfin zal voor u een XML-bestand aanmaken, waarvan u mag verwachten dat het bestand voldoet aan de voorwaarden van de banken. Er is echter één veld in het bestand waar al veel over te doen is voordat de meeste mensen over gaan op SEPA: de zogenaamde sequence-type. Controle op dit veld wordt op dit moment (januari 2014) alleen gecontroleerd door ING, Rabobank en Deutsche Bank Nederland. Andere banken zullen wellicht later volgen. Hieronder staat aangegeven welke sequence-types er bestaan. ORIfin maakt alleen gebruik van de types FRST en RCUR. FRST De eerste incasso van een bepaalde debiteur binnen een machtiging. Deze aanduiding wordt er voor dat de bank enkele zaken gaat controleren en vastleggen. Vanwege dit feit duurt de eerste incasso langer dan de volgende incasso s. Wordt de eerste incasso al geweigerd bij uw bank, lever dan de gecorrigeerde incasso wederom aan als FRST. Als de incasso geweigerd (of teruggeboekt) wordt door de ontvangende bank en u wilt de incasso nogmaals aanleveren, lever deze dan aan als RCUR. RCUR Elke volgende incasso van een bepaalde debiteur binnen een machtiging. Veel banken keuren een volgende incasso met sequence-type FRST ook goed, maar de consequentie voor u is dan wel dat de incasso langer duurt. LAST De laatste incasso van een bepaalde debiteur binnen een machtiging. Het is niet verplicht om dit type ook echt te gebruiken bij de laatste incasso. Alle banken raden het gebruik van dit type sterk af. ORIfin maakt er daarom dan ook geen gebruik van. OOFF Dit is de aanduiding voor een eenmalige incasso. Een eenmalige incasso die bij uw bank al wordt geweigerd, kan nogmaals worden aangeboden. Als de incasso pas geweigerd wordt bij de ontvangende bank of de incasso wordt teruggeboekt, dan kan de incasso niet nogmaals worden aangeboden. In het SEPA-bestand ziet een volledige regel met sequence-type er uit als: <SeqTp>tttt</SeqTp>, waarbij tttt staat voor één van de hierboven genoemde types. Mandaat Dit is een ander woord voor machtiging.

6 SEPA betalingen en incasso s ORIfin blad 6 BETALINGEN: MEEGEVEN UW DEBITEURENNUMMER O.I.D. Algemeen Bij een betaling aan een crediteur moet u vrijwel altijd twee gegevens doorgeven: 1) het factuurnummer; 2) het debiteurennummer waaronder u bekend staat bij de crediteur. Het factuurnummer is een gegeven dat altijd al vanzelf wordt meegenomen, omdat dit onderdeel is van de gegevens in de sub-administratie. Het debiteurennummer waaronder u bekend staat bij de crediteur wordt alleen doorgegeven als u dat gegeven heeft opgenomen in de relatie-gegevens van die crediteur. De betreffende rubriek heet Onze ref.bij crediteur en heeft als rubrieknummer 225. Relaties: de inhoud van de rubriek Onze ref.bij crediteur In de meeste situaties zult u onder één kenmerk of nummer bekend staan bij uw crediteur. Dit kan echter anders zijn als er binnen uw organisatie sprake is van afdelingen die ieder hun eigen relatie hebben met die crediteur en zodoende ook een eigen referentienummer of debiteurennummer hebben. U zult dan iets extra s moeten doen om altijd een juist debiteurennummer mee te geven aan de betalingen. Onze referentie bij de crediteur als er sprake is van verschillende referenties Als u juridisch gezien meer dan één relatieverhouding heeft met een leverancier (zoals een energiebedrijf ), dan raden wij aan om deze leverancier meerdere keren in het relatiebestand op te nemen met een klein onderscheid in de naam. (Voorbeeld: NUON i.z. vest. Dedemsvaart en NUON i.z. vest. Zwolle.) Dit is ook de methode die wij adviseren en waarvan wij zelf ook van uit gaan. Wilt u de leverancier echter maar 1x opnemen in uw relatie-database, dan is er een andere oplossing om per relatieverhouding een debiteurennummer o.i.d. op te nemen bij die relatie in rubriek 225. Hieronder geven we aan hoe dat moet gebeuren. Wat we in alle gevallen ten sterkte afkeuren, is het toevoegen van het debiteurennummer aan het factuurnummer. De situatie in ORIfin komt dan niet meer overeen met de werkelijkheid en u zult al snel in de problemen komen door de beperkte ruimte van 16 posities. Onze ref.bij crediteur : meerdere referenties bij één relatie Bij het inbrengen van facturen is het handig om aan te geven op welke kostenplaats deze factuur betrekking heeft. U kunt dit doen door bij de boeking op crediteuren extra aan te geven op welke kostenplaats die factuur betrekking heeft, maar het is nog beter om voor elke afdeling een apart dagboek Inkomende nota s te maken. Voor beide situaties is het nodig dat u wat meer informatie opneemt in de rubriek Onze ref.bij crediteur. Elke combinatie dagboeknummer (of kostenplaats ) = referentienummer neemt u op in die rubriek en plaatst ze achter elkaar, gescheiden door een scheidingsteken. Het scheidingsteken moet een ~ of een ^ zijn, wat staat voor verschillende referenties per inkoop-dagboek of per kostenplaats. Om de inhoud leesbaarder te maken, mag u zoveel spaties opnemen als u zelf wilt. Spaties binnen het referentienummer zelf worden echter wel meegenomen naar de uitvoer. U kunt ook een default aangeven in het geval het betreffende dagboeknummer of de betreffende kostenplaats niet wordt gevonden. Dit doet u door een waarde op te geven voor dagboeknummer of kostenplaatsnummer 999. Voorbeeld: Inhoud van de rubriek is ~ 7 = A344 ~ 15 = F3324 ~ 999 = AXX1 ~ 8 = F3325 Dit wil zeggen: voor facturen ingeboekt via dagboek 7 geldt referentie A344, voor dagboek 15 geldt referentie F3324 en voor dagboek 8 geldt referentie F3325. Als een factuur via een ander dagboek is ingeboekt, geldt referentie AXX1, de default. U moet kiezen tussen referenties per dagboek of kostenplaats, een combinatie is niet mogelijk. Als u deze methode wilt gebruiken, adviseren wij u om gebruik te maken van een referentie per dagboek.

7 SEPA betalingen en incasso s ORIfin blad 7 DE STATUS-CODERING PER FACTUUR EN PER RELATIE Bij het aanmaken van het voorlopige bestand wordt informatie weggeschreven per relatie en per openstaande post. Tijdens de aanmaak en later tijden het onderhoud wordt een statuscode opgebouwd, die in feite alles zegt over de informatieregel. De status per relatie en per factuur bestaat uit twee delen. Het eerste deel geeft een indicatie of de post correct is en of de opdracht al dan niet verwerkt zal worden. Het tweede deel geeft aan of er (eventueel per relatie) is gekozen voor verwerking per relatie of per post. De volledige status staat Statuscode 1 e deel 0 - post is betaalbaar gesteld Er wordt een betaling / incasso klaargezet waarvan het bedrag gelijk is aan de openstaande termijn. Dat bedrag kan later worden gewijzigd. Bij de betreffende post wordt in het facturen-bestand een indicatie opgezet zodat deze niet mee wordt genomen in een volgend bestand. De indicatie wordt afgezet zodra er een (deel-)betaling op de betreffende factuur binnen komt. N.B.! In alle onderstaande gevallen wordt de betaling / incasso wel meegenomen, maar zonder bedrag. Elke factuur zonder bedrag kan na het aanmaken van het voorlopige bestand alsnog betaalbaar worden gesteld. Een opdracht met bedrag 0 wordt in het definitieve SEPA-bestand niet meegenomen. 1 - automatische betaling (facturen waarvan het factuurnummer begint met een uitroepteken) Dit is van toepassing op alle facturen waarvan het factuurnummer begint met een uitroepteken. 2 - relatie heeft geen IBAN Voordat deze post in een later stadium alsnog betaalbaar kan worden gesteld, moet er een bank- of Postbanknummer bij de relatie in worden gebracht. 3 - relatie heeft een onjuist IBAN Een banknummer heeft een ingebaken controle: de 11-proef. Voldoet het opgegeven banknummer daar niet aan, dan kan de betaling / incasso niet plaats vinden. Voordat deze post in een later stadium alsnog betaalbaar kan worden gesteld, moet het banknummer bij de relatiegegevens worden gecorrigeerd. 5 - bij betalingen: incasso-post op grond van relatiegegevens In de relatiegegevens staat bij deze relatie vermeld dat er automatische incasso plaats vindt. De post moet dus NIET nog eens op een andere wijze worden betaald. bij incasso s: geen incasso-post op grond van relatiegegevens In de relatiegegevens staat bij deze relatie vermeld dat er GEEN automatische incasso plaats vindt. De post moet dus NIET op deze wijze worden geïncasseerd. 6 - bij betalingen: incasso-post op grond van factuurgegevens In de factuurgegevens staat vermeld dat er automatische incasso plaats vindt. De post moet dus NIET nog eens op een andere wijze worden betaald. bij incasso s: geen incasso-post op grond van factuurgegevens In de factuurgegevens staat vermeld dat er GEEN automatische incasso plaats vindt. De post moet dus NIET op deze wijze worden geïncasseerd. Statuscode 2 e deel 1 - factuurregel, wel actief 2 - factuurregel, niet actief 3 - relatie-totaalregel, wel actief 4 - relatie-totaalregel, niet actief

8 SEPA betalingen en incasso s ORIfin blad 8 VOORBEREIDINGEN INCASSO S: TABEL MACHTIGINGSVOLGNUMMERS Onderhoud tabel met machtigingsvolgnummers (o_mafmac) Voordat u kunt beginnen met het aanmaken van een bestand voorlopige incasso s zult u minimaal één machtigingsvolgnummer moeten definiëren. Eén programma binnen ORIfin zorgt voor het onderhoud van deze tabel. Als het programma wordt opgestart, komt het volgende scherm naar voren: Eenmalig op te geven: relatienummer incassant. De NAW-gegevens van de incassant worden dan ingelezen en aan de hand daarvan wordt de Naam incassant bepaalt. Deze kunt u op dit scherm aanpassen. Verdere gegevens per machtigings-volgnummer: - ORIfin machtigingsvolgnummer Volgnummer van 1 t/m 10 ter identificatie van de incasso die beschreven wordt in de overige velden. - Dit volgnummer is actief Alleen de machtigingsvolgnummers welke als "actief" zijn aangemerkt, kunnen worden gebruikt binnen de overige programma''s binnen ORIfin. - Korte omschrijving Een omschrijving van dit machtigingsvolgnummer zoals deze naar voren komt in de keuzetabel. (Dus niet voor extern gebruik.)

9 SEPA betalingen en incasso s ORIfin blad 9 - Incassant ID De incassant ID (of creditor ID) krijgt u van uw bank bij het afsluiten van een incasso-overeenkomst. De posities 5 tot en met 7 zijn vrij door u te gebruiken. (Default bij machtigingsvolgnummer 2 t/m 10: de incassant ID van machtigingsvolgnummer 1.) - Naam incassant volgens machtiging Dit is de naam zoals deze vermeld staat op de (externe) machtigingen zoals deze door de debiteur zijn afgegeven. (Default: uw naam zoals deze in het relatiebestand staat vermeld.) - Reden incasso Een omschrijving van de incasso zoals deze op de bankafschriften van de debiteur zal worden vermeld. (Default: gelijk aan de korte omschrijving.) N.B.! Voor de banken is het niet verplicht om de reden incasso mee te geven aan de incasso. ORIfin stelt het echter wel verplicht. - Toelichting Een (interne) uitgebreide toelichting voor uzelf m.b.t. dit machtigingsnummer. - Doorlopend / eenmalig Indicatie of dit een doorlopende of eenmalige machtiging betreft. - Zakelijk ("business-to-business") Indicatie of er sprake is van de "business-to-business" incasso. Deze vorm kan alleen worden gebruikt onderling tussen bedrijven. Relatiegegevens per machtigingsvolgnummer Voor elk machtigingsvolgnummer moet per relatie een aantal gegevens worden bijgehouden. Al deze gegevens zijn van groot belang om de incasso door te laten gaan! De gegevens zijn: Datum afgegeven machtiging Dit is de datum waarop de debiteur het machtigingsformulier heeft ondertekend. De datum wordt bij elke incasso doorgegeven. De bank kan niet controleren op deze datum (de machtiging ligt immers niet bij de bank), maar het gegeven is wel van belang zodra u onenigheid krijgt met de debiteur over de geldigheid van de machtiging. N.B.! Deze rubriek zult u zelf moeten vullen. Voor incasso s die al lopen voordat SEPA de intrede deed, moet u als datum opgeven (ORIfin neemt deze datum ook aan als de rubriek leeg is.) Gegevens m.b.t. de eerste incasso op grond van deze machtiging: runnummer en datum Als bij een doorlopende incasso voor het eerst bij een debiteur gebruik wordt gemaakt van een machtiging om te incasseren, moet dit kenbaar worden gemaakt in het incassobestand. Een dergelijke incasso krijgt een andere constante mee dan volgens incasso s op grond van deze zelfde machtiging. Deze rubriek wordt automatisch gevuld door het programma dat het SEPA-bestand aanmaakt. De opbouw is: jjjj-mm-dd run rrrr - post pppp, waarbij jjjj-mm-dd de datum is van eerste machtiging óf van de eenmalige machtiging. N.B.! Als bij een doorlopende incasso de eerste incasso van een relatie wordt geweigerd, maak dan direct deze rubriek leeg bij het betreffende machtigingsvolgnummer bij de betreffende relaties. Doet u dit niet, dan zal ORIfin doorgeven dat de volgende poging een volg-incasso betreft, met als resultaat dat deze incasso bij voorbaat al wordt geweigerd. (Zie ook elders in deze beschrijving: Sequence-type incasso s ) Voor eenmalige incasso s is de rubriek alleen een naslaggegeven en heeft verder geen invloed op het verdere verloop van de incasso.

10 SEPA betalingen en incasso s ORIfin blad 10 SEPA AANMAKEN VOORLOPIG BESTAND BETALINGEN / INCASSO S (o_wrfbnv) Algemeen De algemene opzet van dit onderdeel is als volgt. Eerst wordt een voorlopig bestand aangemaakt. Posten die in dat bestand voorkomen krijgen in ORIfin een speciaal kenmerk, zodat ze niet nogmaals worden betaald c.q. geïncasseerd. Het voorlopige bestand kan worden gewijzigd of eventueel in zijn geheel ongedaan worden gemaakt. Ook kan er een lijst worden uitgedraaid van dat voorlopige bestand. Zodra alles naar wens is, kan van het voorlopige bestand een definitief SEPA-bestand worden aangemaakt, dat moet worden ingelezen in internet-bankieren van uw bank. Voor zowel betalingen als incasso s kunnen 10 voorlopige bestanden naast elkaar worden aangemaakt in zogenaamde bestandenseries. Zodra van een bestandenserie een definitief (SEPA-)bestand is aangemaakt, is die serie in principe weer vrij voor de aanmaak van een volgend voorlopig bestand. Zodoende zal in de meeste organisaties kunnen worden volstaan met één bestandenserie: serie 00. Normaal gesproken wordt van alle relaties bekeken of er opdrachten aangemaakt moeten worden. U kunt echter ook uit gaan van een selectie op relaties en / of bepaalde factuurnummers. BETALINGEN: welke bedragen worden betaald? In het programma dat een voorlopig bestand aanmaakt moet een datum worden opgegeven. Alle openstaande binnenkomende facturen die per die datum open staan (dus NIET ALLE openstaande posten!), worden betaald. Er zijn echter uitzonderingen: - Facturen met een factuurnummer startend met een uitroepteken! worden niet betaald. - Facturen met incassocode J (= wel incasso) worden niet betaald. - Facturen met incassocode R (= zie relatie) en relatie rekening/incasso I (= wel incasso) worden niet betaald. Het programma biedt ook de mogelijkheid om uitgaande creditfacturen te betalen. In schema: Factuurnr Code incasso bij factuur Code rek./incasso bij relatie Gevolg 1 e pos. =! n.v.t. n.v.t. NIET mee 1 e pos.! incasso = J n.v.t. NIET mee incasso = N n.v.t. Mee incasso = R [= zie relatie] (in feite alles anders dan J of N ) rek./incasso = I [= incasso] rek./incasso = R [= rekening] (in feite alles anders dan I, dus ook de spatie) NIET mee Mee

11 SEPA betalingen en incasso s ORIfin blad 11 INCASSO s: welke bedragen worden geïncasseerd? Net als bij het aanmaken van een bestand met betalingen gaat het programma hier ook uit van de datum die u op moet geven bij Posten verwerken tot en met vervaldatum.... In dit geval echter worden alleen de openstaande uitgaande facturen in het voorlopige bestand opgenomen als het ORIfin machtigingsvolgnummer van de factuur gelijk is aan het op dit scherm opgegeven ORIfin machtigingsvolgnummer. Verder geldt: - Facturen met een factuurnummer startend met een uitroepteken! worden niet in het bestand opgenomen. - Facturen met incassocode N (= geen incasso) worden niet in het bestand opgenomen. - Facturen met incassocode R (= zie relatie) en relatie rekening / incasso ongelijk I (dus geen incasso) worden niet in het bestand opgenomen. In schema: Factuurnr Code incasso bij factuur Code rek./incasso bij relatie Gevolg 1 e pos. =! n.v.t. n.v.t. NIET mee 1 e pos.! incasso = J n.v.t. Mee incasso = N n.v.t. NIET mee incasso = R [= zie relatie] (in feite alles anders dan J of N ) rek./incasso = I [= incasso] rek./incasso = R [= rekening] (in feite alles anders dan I, dus ook de spatie) Mee NIET mee

12 SEPA betalingen en incasso s ORIfin blad 12 Voorbeeldscherm aanmaken voorlopig bestand Een uitleg van de termen Bestandenserie en ORIfin machtigingsvolgnummer vindt u terug voorin deze beschrijving. De overige vragen spreken voor zichzelf. Wel gaan we even nader in op de keuze die u te zien krijgt bij het aanmaken van een bestand met betalingen, namelijk of er per betaling of per relatie een opdracht moet worden aangemaakt. Per betaling of per relatie Voordeel één betaling per relatie: - Er worden minder opdrachten aangemaakt, wat minder kosten met zich mee brengt. Voordeel één betaling per factuur (dus eventueel meerdere betalingen per relatie): - Aangezien bij één betaling per relatie de ruimte gelimiteerd is met betrekking tot het opgeven van factuurnummers, kan het zijn dat niet alle factuurnummers worden gespecificeerd als er sprake is van betaling van zeer veel facturen voor één relatie. Onze voorkeur: één betaling per relatie. Mede omdat u bij Onderhoud voorlopig bestand alsnog per relatie kunt kiezen dat er voor die relatie per betaling een opdracht gemaakt moet worden. Bepaling is altijd per factuur Welke keuze u ook maakt, de bepaling of een factuur wel of niet moet worden meegenomen in de bewerking is altijd per factuur of in feite zelfs per termijn. Breng daarom betalingen altijd in bij de juiste factuur.

13 SEPA betalingen en incasso s ORIfin blad 13 Opbouw bestand Het voorlopige bestand bestaat uit: - een algemeen stuurgegeven (runnummer enz.); - een gegeven per factuur (met onder andere factuurnummer en bedrag); - een gegeven per relatie (met onder andere totaalbedrag per relatie). Print-verslag van aanmaken SEPA bestand betalingen / incasso s

14 SEPA betalingen en incasso s ORIfin blad 14 SEPA ONDERHOUD VOORLOPIG BESTAND BETALINGEN / INCASSO S (o_mafbnv) Voorbeeldscherm onderhoud voorlopig bestand Uitleg kolom status Tekstdeel: is hiervoor al beschreven. Hieronder wordt de betekenis van de pijlen e.d. weergegeven. Voorwaarden Teken status 1 e deel 2 e deel bedrag te betalen / incasseren In woorden kleine rode pijl 0 1 of 3 0 actief, maar te verwerken bedrag = 0 grote groen pijl = openstaand bedrag actief, te verwerken bedrag = openstaand bedrag grote gele pijl openstaand bedrag actief, te verwerken bedrag openstaand bedrag kleine grijze pijl 1 t/m 6 )... actief, maar fout of andere reden om niet te verwerken afbreken rood 0 2 of 4... niet actief; indien actief: kan verwerkt worden afbreken grijs 1 t/m 6 )... niet actief; indien actief: wordt niet verwerkt vanwege fout of andere reden ) - Zie beschrijving statuscode 1 e deel.

15 SEPA betalingen en incasso s ORIfin blad 15 Mogelijkheden om te wijzigen Het voorlopige bestand met betalingen of incasso s bevat voornamelijk niet-muteerbare informatie afkomstig uit de sub-administratie debiteuren / crediteuren en uit de relatie-database. Onjuistheden moeten daarom worden gewijzigd in deze basisgegevens. Het is echter wel mogelijk om de volgende zaken aan te passen: Te betalen / te incasseren bedrag De bedragen die vermeld staan in de detailregels per factuur kunnen worden aangepast. Als u het bedrag wijzigt in een bedrag dat hoger is dan het openstaande bedrag, volgt een waarschuwing. Een dergelijke wijziging is echter wel toegestaan. In de totaalregel per relatie kan het bedrag niet worden aangepast. Aanpassing vindt automatisch plaats als het bedrag wordt aangepast in één van de betreffende detailregels per factuur. IBAN opdrachtgever Standaard wordt de eerste IBAN van de opdrachtgever meegegeven aan het voorlopige bestand. Wilt u dat nummer vervangen door het 2 e, 3 e of 4 e IBAN, dan kun u dat doen door in het keuzetabelletje dat andere nummer te kiezen. Moet u altijd gebruik maken van één van de andere nummers, wissel dan die nummers om in de relatie-database. Als u gebruik moet maken van een IBAN dat nog niet is opgenomen in de relatiegegevens van de opdrachtgever, voeg dan eerst dat IBAN toe aan de relatiegegevens voordat u dit programma opstart. IBAN crediteur / debiteur Standaard wordt de eerste IBAN van de crediteur / debiteur meegegeven aan het voorlopige bestand. Wilt u dat nummer vervangen door het 2 e, 3 e of 4 e IBAN, dan kun u dat doen door in het keuzetabelletje dat andere nummer te kiezen. Moet u altijd gebruik maken van één van de andere nummers, wissel dan die nummers om in de relatie-database. Als u gebruik moet maken van een IBAN dat nog niet is opgenomen in de relatiegegevens van de opdrachtgever, kies dan in het kader Gegevens relatie voor Wijzigen relatie. Als u tijdens het wijzigen van de relatie het 1 e IBAN aanpast, zal dat nummer automatisch op het scherm komen zodra u het wijzigen van de relatiegegevens beëindigt. Bij een relatie: verwerk DETAIL-regel(s) þ verwerk TOTAALregel (of andersom) Om dit voor elkaar te krijgen moet u met de rechter muisknop klikken op één van de regels van die relatie en de juiste keuze maken. Moet u deze handeling doen voor alle relaties, dan heeft u klaarblijkelijk de verkeerde keuze gemaakt bij het aanmaken van het bestand. We raden u dan aan om dit bestand ongedaan te maken en een nieuw bestand aan te maken. Bestand ongedaan maken Het kan zijn dat u tijdens het wijzigen iets mis is gegaan bij het aanmaken van het bestand. Er is bijvoorbeeld een onjuiste datum opgegeven. Als dat het geval is, kies er dan voor om het bestand ongedaan te maken. Alle coderingen betaling / incasso onderweg worden dan terug gezet.

16 SEPA betalingen en incasso s ORIfin blad 16 SEPA OVERZICHT VOORLOPIG BESTAND BETALINGEN / INCASSO S (o_prfbnv) Algemeen Op elk moment kan een overzicht worden vervaardigd van een voorlopig bestand met betalingen of incasso s. U kunt kiezen tussen een overzicht met alle posten of een overzicht met alleen posten die uiteindelijk verwerkt zullen gaan worden. Voorbeeldscherm overzicht voorlopig bestand Lijstuitvoer bij keuze Alleen posten die uiteindelijk verwerkt gaan worden

17 SEPA betalingen en incasso s ORIfin blad 17 Lijstuitvoer bij keuze Alle posten

18 SEPA betalingen en incasso s ORIfin blad 18 SEPA AANMAKEN DEFINITIEF BESTAND BETALINGEN / INCASSO S (o_wrfbnd) Algemeen Dit programma maakt het definitieve SEPA bestand aan met betalingen of incasso s voor de banken. Voor de implementatie van betalingen en incasso s via een SEPA-bestand zijn wij uitgegaan van de beschrijving XML message for SEPA Credit Tranfer Initiation Implementation Guidelines for the Netherlands (version 7.0 February 2013) respectievelijk XML message for SEPA Direct Debit Initiation Implementation Guidelines for the Netherlands (version 7.0 February 2013), beide van de Betaalvereniging Nederland, aangevuld met de aanvullende specificaties van ING, ABN-AMRO, Rabobank en SNS Bank. Voorbeeldscherm onderhoud voorlopig bestand Links ziet u het aparte tabblad voor incasso-gegevens. Bijna alle gegevens komen uit de tabel met machtigingsvolgnummers. Als u iets wilt wijzigen, klik dan op de knop naast ORIfin machtigingsvolgnummer om het programma op te starten dat de tabel aan kan passen. Aangezien er (met name bij incasso s) nog weinig praktijkervaring is met de te verwerken SEPA-bestanden, kan het zijn dat het scherm de komende tijd nog enkele veranderingen zal ondergaan.

19 SEPA betalingen en incasso s ORIfin blad 19 Meerdere keren aanmaken zelfde bestand mogelijk Het is mogelijk om hetzelfde bestand meer dan één keer aan te maken. Dat kan bijvoorbeeld handig zijn als u tijdens het inlezen in het bankprogramma tot de ontdekking komt dat u ergens een onjuiste keuze heeft gemaakt. Het opnieuw aanmaken kan ook nodig zijn als u per abuis het te verwerken bestand enkele dagen heeft laten liggen: de gewenste verwerkingsdatum in het bestand kan dan te oud zijn om nog te verwerken. (Zie ook het stukje hierover over incasso s.) ORIfin houdt bij hoeveel keer hetzelfde bestand is aangemaakt, waarbij alleen bij de eerste aanmaak wordt doorgeboekt. INCASSO s: hou rekening met verwerkingstijd bij opgave verwerkingsdatum Voor het verwerken van OOFF- en FRST-incasso s houden de banken een verwerkingstijd aan van ongeveer vijf werkdagen, voor RCUR-incasso s twee werkdagen. Als uw datum te vroeg ligt, kan het zijn dat het bestand door uw bank wordt geweigerd. (Uitleg OOFF, FRST en RCUR: zie verder voorin deze beschrijving.) Doorboeken betalingen / incasso s Bij het aanmaken van een SEPA-bestand is het (in tegenstelling tot bij de aanmaak van het vroegere ClieOp-bestand) niet mogelijk om alleen een totaalbedrag te boeken. Elke betaling of incasso wordt dus als afzonderlijke post geboekt. In het programma Overzicht per dagboek is het echter wel mogelijk om de boekingen per run met betalingen of incasso s te totaliseren. (Zie voorbeeld verderop in deze beschrijving.) Wijze van terugmelding op bankafschrift: batchtotaal of per boeking In het bestand kan een indicatie worden meegenomen hoe u de boekingen terug wilt zien op uw bankafschrift: in één batchtotaal of per boeking. Denk er echter aan dat uw keuze wordt beperkt door de mogelijkheden die door uw bank worden geboden! Hieronder geven wij per bewerking en per bank aan wat de verplichtingen en/of mogelijkheden zijn per bank en per betaalpakket. Terugmelding incasso s op afschrift: regels en mogelijkheden per bank / betaalpakket In december 2013 wordt door alle banken aangegeven dat het op dit moment alleen maar mogelijk is om terug te melden via één batchtotaal. Het wordt daarom door de banken afgeraden om een keuze mee te geven. Dat wil zeggen: kies bij incasso s tot nader order altijd voor Volgens afspraak met bank. Terugmelding betalingen op afschrift: regels en mogelijkheden per bank / betaalpakket ABN-AMRO en SNS Bank - Standaard vermelding als batchtotaal. Advies van ABN-AMRO is om dit veld niet te gebruiken. Kies voor Volgens afspraak met bank. ING via Mijn ING Zakelijk - Standaard vermelding als batchtotaal. Het veld is optioneel, maar ALS het wordt gebruikt, moet worden aangegeven Batchtotaal. Kies voor: Volgens afspraak met bank. ING via InsideBusiness Payments - In dit geval ligt het er aan welke keuze u maakt op de site van ING. U kunt daar kiezen voor de invoer van Single SEPA Credit Transfer (kies in ORIfin voor Per boeking ) of Multiple SEPA Credit Transfer (kies in ORIfin voor Batchtotaal ). Rabobank - U kunt eenvoudig kiezen tussen Batchtotaal en Per boeking. Kiest u voor Volgens afspraak met bank, dan zal Batchtotaal worden aangenomen. Overige banken - Wij adviseren u om hier de gewenste keuze te maken tussen Batchtotaal en Per boeking, mits die keuze wel in overeenstemming is met de regels van de betreffende bank. Als u niet op een eenvoudige manier achter die regels kunt komen, probeer dan de door u gewenste keuze. Wordt die keuze niet geaccepteerd, kies dan voor Volgens afspraak met bank.

20 SEPA betalingen en incasso s ORIfin blad 20 Recapitulatie Het is mogelijk om van de bewerking een recapitulatie te printen. Deze kan voor diverse doeleinden worden gebruikt, waaronder het inter verkrijgen van goedkeuring om het bestand te mogen verwerken. Onderstaand ziet u een voorbeeld van een dergelijke recapitulatie.

21 SEPA betalingen en incasso s ORIfin blad 21 Resultaat doorboekingen in ORIfin: overzicht boekingen per dagboek De boekingen die door dit programma worden aangemaakt zijn zichtbaar te maken via Overzicht boekingen per dagboek. Onderstaand twee voorbeelden: de eerste met keuze Posten in detail vermelden, de tweede met keuze Posten verdichten per run.