Mobiliteit Mobiliteitsbeleid Vesteda V

Transcriptie

1 m o n t e f e l t r o Mobiliteit Mobiliteitsbeleid Vesteda V SAMENVATTING Vesteda zet in op duurzaamheid, en wil dit integreren in een moderne bedrijfsvoering. Rond mobiliteit krijgen medewerkers meer verantwoordelijkheid en keuzevrijheid. Bovendien zet Vesteda een aantal stappen naar Slim Werken. Er zijn 3 segmenten medewerkers met ieder een budget en menukaart voor slimme mobiliteit: Ambulant, Niet ambulant met zakelijke afspraken, Alleen woon-werk verkeer. Ambulante medewerkers behouden de leaseauto plus parkeerautorisatie. Voor alle segmenten verbindt Vesteda gewenst gedrag aan financiële incentives. Dit gebeurt door variabele beloningen in combinatie met competities en campagnes. Als basis krijgen medewerkers feedback over hun gedrag. Campagnes en Social Media zorgen voor dynamiek en blijvende actualiteit. Ondanks het beloningsbudget en hogere vergoedingen kost Mobiliteit 2.0 minder. Het biedt Vesteda greep op gewenst gedrag met dashboards, online feedback en een dynamisch stelsel van knoppen. Het kan in de loop van de tijd worden geëvalueerd en bijgestuurd. Via slimme afstemming van informatie- en geldstromen wordt de operationele afwikkeling ontzorgd. In de context van Mobiliteit 2.0 vernieuwt Vesteda in de loop van 2016 de leaseregeling, het fietsbeleid, het carpoolbeleid, de voorzieningen voor fietsers, voor videoconferencing en voor stallen van elektrische fietsen en auto s. Het nieuwe beleid gaat per 1 januari 2016 in voor nieuwe medewerkers. Voor zittende medewerkers geldt een overgangsregime. Inhoudsopgave Samenvatting Inleiding Drie segmenten medewerkers Menukaart met vervoersopties per segment Beleid voor de hoofdvestigingen Veranderstrategie: informeren, competitie, belonen Variabele woon-werk vergoeding Competities Regelingen voor fiets, e-bike, carpool Items op de menukaart: overig Slim werken Financiële gevolgen voor de medewerker Businesscase voor de werkgever Operationaliseren

2 2 Aanleiding Doelstellingen: duurzaamheid inclusief duurzame inzetbaarheid, en ondernemerschap 1. INLEIDING Vesteda verhuist op de Zuidas op 1 september Er komen minder parkeerplaatsen voor eigen gebruik op De Boelelaan. Vesteda is nu zeer afhankelijk van de auto. Terwijl de groei van de files op de Zuidas doorzet door werkzaamheden Dit zijn voor Vesteda aanleidingen het beleid rond mobiliteit en parkeren te herzien. Mobiliteit 2.0 moet voldoen aan diverse doelstellingen. Duurzaamheid is belangrijk voor Vesteda. De meeste winst valt te halen in het door Vesteda beheerde vastgoed. Maar Vesteda vertaalt duurzaamheid door naar bedrijfsvoering en interne processen. De eerste uitdaging voor Mobiliteit 2.0 is de balans tussen bedrijfsresultaat, klanttevredenheid (klanten / huurders) en duurzaamheid. Vesteda ziet duurzaamheid breed: van emissie van broeikasgassen tot duurzame inzetbaarheid van medewerkers. De tweede uitdaging voor Mobiliteit 2.0 is de balans tussen medewerkertevredenheid en mobiliteit. Voor het HR-beleid betekent Mobiliteit 2.0: eigentijdse arbeidsvoorwaarden, door flexibiliteit en keuzevrijheid, in combinatie met eigen verantwoordelijkheid. Ondernemerschap, initiatief en duurzaamheid centraal. Daarmee staat Mobiliteit 2.0 in een bredere context van een cultuuromslag. 2. DRIE SEGMENTEN MEDEWE RKERS 3 Segmenten: Er zijn binnen het nieuwe beleid drie segmenten medewerkers: 1 1 Ambulant Ambulante medewerkers zijn twee dagen of meer per week bij de klant of onderweg in het kader van zakelijke afspraken. 2 2 Woon-werk + afspraken Bepaalde medewerkers moeten frequent met de auto op de vestiging zijn voor hen kan volstaan de beperkte parkeertijd in de buurt (3 uur) voor deze groep hoeven geen parkeerplaatsen te worden gehuurd. Van de 45 ambulante medewerkers werken 17 in Amsterdam, 4 in Maastricht, en 24 op overige locaties. Tot dit segment behoren ook de medewerkers die niet op de hoofdvestigingen werken. Op de andere locaties werken 34 medewerkers. Deze worden alle tot dit segment gerekend. Deze medewerkers zijn niet ambulant en hebben geregeld zakelijke afspraken buiten de eigen locatie. Als minimum geldt: zakelijke afspraken 2 keer per maand of op ten minste 10% van de werkdagen. 3 Het aantal niet-ambulante medewerkers met gedeclareerde zakelijke kilometers verschilt sterk per vestiging. Over de periode juli 2014 t/m juni 1 De aantallen zijn ontleend aan een XL-overzicht medewerkers dd waaruit om diverse technische redenen een aantal regels is verwijderd, bijvoorbeeld medewerkers met standplaats Maastricht die in Amsterdam werken 2 Dit is overigens anders dan de fiscale benadering van het zakelijk gebruik van vervoerabonnementen (zie hieronder). 3 Zie voor fiscale regels Bijlage 6

3 beliep het aantal medewerkers in Amsterdam Zuid Oost 4, Amsterdam Zuid 5 en Maastricht 16. Ook het gemiddeld gedeclareerde aantal kilometers verschilde over die periode: van 300 km in Amsterdam Zuid en 400 km in Amsterdam Zuidoost tot 900 km in Maastricht. Het aantal gedeclareerde ritten valt uit de cijfers niet op te maken. Van 138 niet-ambulante medewerkers hebben 38 momenteel een arbeidsvoorwaardelijke leaseauto: 26 in Amsterdam, 3 in Maastricht en 2 op de overige locaties. Het is niet duidelijk, hoeveel zakelijke afspraken zij hebben. 3 Woon-werk Deze groep bestaat uit alle overige medewerkers. Uitgaande van cijfers over de juli 2014 t/m juni 2015 gaat het om 68 medewerkers, waarvan 21 in Amsterdam en 47 in Maastricht. Aantallen Deze groep omvat ook de medewerkers die nu beschikken over een arbeidsvoorwaardelijke leaseauto zonder zakelijke afspraken. Ook hier geldt dat het aantal zakelijke afspraken niet valt op te maken uit de cijfers. De verdeling van medewerkers over deze segmenten is als volgt: Amsterdam Maastricht Overig Totaal Ambulant Niet ambulant Leaseauto Zak. Afspr Geen Totaal Verstrekking: 1 Leaseauto / budget + Mobiliteitskaart + parkeerautorisatie 3. MENUKAART MET VERVOERSOPTIES PER SEGMENT Mobiliteit 2.0 gaat uit van menukaarten voor drie functiegerichte medewerkersegmenten. Een ambulante medewerker is door afspraken twee dagen per week of meer niet aanwezig op kantoor. Voor deze medewerkers blijft de leaseauto in het arbeidsvoorwaarden pakket, inclusief parkeerautorisatie op standplaats. Wel wordt de leaseregeling aangepast. Niet alle zakelijke afspraken vinden plaats met de auto. In de trein geldt: reistijd = werktijd. Dit draagt bij aan de Work-Life Balance. Ook vanwege de problematische autobereikbaarheid van de Zuidas in de jaren Door een aanvullende Mobiliteitskaart naast de leaseauto krijgen deze medewerkers toegang tot de OV-optie, OV-fiets, PenR, taxi en huurauto. Voor hen is hieraan verbonden het gebruikersgemak, voor Vesteda de kostenvoordelen verbonden aan één factuur per maand (minder administratie rond declaraties) (zie hieronder). In aanmerking komt de NS Businesscard. Medewerkers in dit segment kunnen in plaats van de leaseauto ook kiezen voor een budget van maximaal 9.000/jr., afhankelijk van de functie. 2 Woon-werk De arbeidsvoorwaardelijke leaseauto en de parkeerautorisatie vervallen. Deze

4 4 vergoeding + Mobiliteitskaart 3 Woon-werk vergoeding medewerkers ontvangen in plaats daarvan een woon-werk vergoeding. Zij reizen in principe met openbaar vervoer of andere duurzame opties naar zakelijke afspraken. Zij krijgen hiervoor een Mobiliteitskaart. Ook zijn er poolauto s. Ze kunnen worden gebruikt voor zakelijke afspraken vanaf de standplaats. Gebruik van de eigen auto kan worden gedeclareerd, in overleg met de leidinggevende. Medewerkers met alleen woon-werk verkeer, zonder zakelijke afspraken. Zij ontvangen een woon-werk vergoeding. Hun parkeerautorisatie vervalt. Het beleid is gericht op duurzaamheid. Daarin past niet belonen van autoverkeer door subsidiëren van parkeerplaatsen. Bovendien is er vanaf 1 januari 2015 de Werkkostenregeling: die maakt zakelijk verstrekken van parkeerplaatsen 80% duurder. De regelingen voor fietsen en carpoolen worden aangepast. 4. BELEID VOOR DE HOOFDVESTIGING EN 3 Scenario s In 3 scenario s is globaal de potentie onderzocht om duurzaam te reizen, gegeven standplaatsen en woonlocaties. Als reisopties zijn beschouwd: fiets, e-bike, openbaar vervoer, P&R en auto. De scenario s gaan alleen over huidige medewerkers in Amsterdam en Maastricht in segmenten b. en c. die nu met de auto reizen. Scenario 0: huidige situatie Scenario A: duurzaam Scenario B: max. 1,3 * autoreistijd en max. 15 minuten extra De modal split is het aandeel van de auto in de mobiliteit. Bij een modal split van 50% gebruikt de helft van de medewerkers de auto. De modal split van Vesteda is in de huidige situatie 70%. Voor de niet-ambulante medewerkers is het 68%, voor de ambulante 92%. Dit is het 0-scenario. 1 Scenario A leidt tot een modal split in het woon-werk verkeer van 0%: geen gebruik van de auto. Dit scenario is alleen haalbaar bij extreme parameters. Voorbeelden: E-Bike: tot 20 km woon-werk afstand, maximaal verschil met de autoreistijd 25 minuten. Openbaar vervoer: tot 3 keer de autoreistijd, maximaal verschil met de autoreistijd 55 minuten (Amsterdam) en 60 minuten (Maastricht). Scenario B heeft 2 uitgangspunten. De nieuwe reistijd (enkele reis) mag hooguit 30% langer zijn dan de autoreistijd in de spits in En: de nieuwe reistijd mag hooguit 15 minuten langer zijn dan de autoreistijd in de spits in Dit leidt bij 77 medewerkers tot het volgende overzicht: Standplaats Duurzaam Niet duurzaam Totaal Amsterdam Maastricht Totaal Bij gekozen parameters kunnen de meeste medewerkers in Amsterdam een duurzaam alternatief kiezen. In Maastricht hebben 35 (van 38) nietambulante medewerkers geen voor de hand liggend alternatief voor de auto. Het aandeel uitzonderingen in Maastricht is veel groter (92%) dan in 1 Zie Bijlagen

5 5 Scenario C: geleidelijke ingroei Amsterdam (15%). Scenario C voegt 1 uitgangspunt toe aan Scenario B: Vesteda vindt een bepaalde reistijd acceptabel om te komen tot duurzaam beleid. Die reistijd loopt op in 3 stappen van een jaar. Het eerste jaar: tot 20 minuten, het tweede jaar tot 40, het derde jaar tot 60. Dit leidt tot dit overzicht: Jaar 1 20 minuten Standplaats Duurzaam Niet duurzaam Totaal Amsterdam Maastricht Totaal Jaar 2 45 minuten Standplaats Duurzaam Niet duurzaam Totaal Amsterdam Maastricht Totaal Jaar 3 60 minuten Standplaats Duurzaam Niet duurzaam Totaal Amsterdam Maastricht Totaal In Scenario C zijn in jaar 3 twee uitzonderingen, beide in Amsterdam. De veranderopgave Strategie: 3 pijlers voor gedragsverandering: Informeren 5. VERANDERSTRATEGIE: INFORMEREN, COMPETITIE, BELONEN De veranderopgave concentreert zich op segmenten b. en c.: niet-ambulante medewerkers die de arbeidsvoorwaardelijke leaseauto resp. parkeerplaats kwijtraken. In Scenario C gaat het eerste jaar gaat 58% van de autorijders om naar duurzame mobiliteit, het tweede jaar 79% en het derde 97%. Het sleutelwoord bij duurzame mobiliteit is gedragsverandering. Er zijn 3 pijlers in het geding bij gedragsbeïnvloeding. Ze liggen op een spectrum van zoet (informeren, competitie, belonen) naar zuur (beprijzen, verbieden). Mobiliteit 2.0 legt de nadruk op keuzevrijheid en de eigen verantwoordelijkheid van medewerker. Een beloningsbeleid gericht op informatie en op incentives voor gewenst gedrag is eigentijds en positief in de beleving. Online, dagelijks informeren van medewerkers over hun gedrag: bespaarde CO2-emissie, gespaarde bedragen, de positie van de organisatie ten opzichte van gestelde doelen, etc. Het effect wordt sterker door delen van resultaten via Social Media. Zo ontstaat automatisch een dynamiek die de doelen van de organisatie kan steunen.

6 6 Competitie Competities kunnen effectief zijn bij gedragsverandering. Er zijn vaste competities en campagnes. In combinatie met informeren en belonen vormt dit het dynamische deel van de gedragsbeïnvloeding. Competities en campagnes in combinatie met online feedback en Social Media- zijn de sleutel om het beleid in de loop van de tijd steeds te verjongen (Par. 7). Belonen De beloningen bestaan uit de variabele woon-werk vergoeding (Par. 6), beloningen voor competities (Par. 7) en nieuwe regelingen voor fiets en e-bike, en carpoolen (Par. 8). Woon-werk vergoeding: 6. VARIABELE WOON-WERK VERGOEDING Het beleid steunt op drie pijlers: vergoeden binnen de fiscale ruimte, belonen van gewenst gedrag, en besparen door belonen. De eerste component is een variabele woon-werk vergoeding. 11 ct.: auto De vergoeding blijft op 11 ct./km. voor wie met de auto naar het werk komt. 15 ct.: nietauto Wie niet met de auto komt krijgt 15 ct./km. Voor medewerkers die met openbaar vervoer komen geldt een afzonderlijke regeling. Zij krijgen van Vesteda een NS Businesscard. Daarmee kunnen zij 2 e klas openbaar vervoer gebruiken. De rekening voor bezit en gebruik van de kaart gaat naar Vesteda. 19 ct. voor: De fiscale ruimte is 19 ct. per kilometer. Dit biedt Vesteda de ruimte voor gericht belonen van bepaalde vormen van gedrag bovenop de 15 ct. a zakelijk > 50% OV b gebruik poolauto Plafond en drempel Medewerkers die zakelijke kilometers voor meer dan 50% duurzaam reizen ontvangen over die maand 19 ct./km woon-werk vergoeding. Medewerkers die meer dan 2 keer per maand de poolauto gebruiken voor zakelijke afspraken ontvangen over die maand 19 ct./km woon-werk vergoeding. Vanaf 1 januari 2016 geldt voor nieuwe medewerkers een plafond in de woon-werk vergoeding van 40 km. Daarmee is feitelijk een maximum budget voor woon-werk verkeer gegeven. De drempel van 10km. wordt opgeheven. Vast en tijdelijk a Veilig rijden 7. COMPETITIES Vaste competities zijn voor segment 1: Veilig rijden, Voordelig tanken en Gebruik Mobiliteitskaart. Campagnes zijn competities met tijdelijk karakter (segmenten 2 en 3). De winnaars krijgen beloningen. Competities starten iedere maand of half jaar of jaar opnieuw. Winnaars kunnen verschillen per competitie. De werkgever kan beprijzingen en beloningen zelf bepalen per gedraging. Op het medewerkerportaal (zie hieronder) vindt online terugkoppeling plaats over de mate waarin de doelstelling al dan niet is gehaald. Maandelijkse competitie voor medewerkers met de 5 beste scores. Basis is de gemiddelde afwijking van feitelijk verbruik van de fabrieksopgave. Veilig rijden levert een besparing op brandstof van ca. 6%. Bij km./jr. betekent dit

7 7 b Voordelig tanken c Gebruik Mobiliteitskaart Campagnes Budget Privacy een besparing van ca. 10k/jr. Maandelijkse competitie voor medewerkers met de 5 beste scores. Basis is de gemiddelde prijs van getankte liters. Tussen goedkope en dure benzine ligt wel 10 ct. prijsverschil per liter. Voordelig tanken levert in de praktijk een besparing op brandstof van ca. 1%. Maandelijkse competitie voor medewerkers met de 5 beste scores. Basis is het percentage kilometers zakelijke ritten als deel van het totale kilometrage. Het bezit van de Mobiliteitskaart geeft de medewerker de mogelijkheid, te kiezen voor het vervoermiddel dat het meest past. Met een beloning wordt het duurzame gebruik aangemoedigd. Voorbeelden van campagnes: wedstrijden tussen afdelingen en tussen vestigingen, tussen medewerkers in woon-werk afstand categorieën, etc. De campagnes krijgen gestalte in de loop van de tijd. De basis vormt creatief gebruik van de content die tot stand komt met alle registraties van gedrag. Beloningen worden gefinancierd uit de gerealiseerde besparingen. Voor de beloningen wordt een budget gealloceerd van 70k/jr. Medewerkers kunnen hun beloningen ook alloceren aan goede doelen. Alle competities zijn op basis van vrijwilligheid. Waar beloningen kunnen worden verdiend, spelen bezwaren op het vlak van privacy vaak geen rol. Drempel woon-werk vergoeding Oude regeling fiets en nieuwe, ook voor e- Bike Nieuwe regeling carpoolen 8. REGELINGEN VOOR FIETS, E-BIKE, CARPOOL Vesteda hanteert nu een drempel in de woon-werk vergoeding voor eigen vervoer van 10 km. Deze drempel vervalt. Ook medewerkers met een woonwerk afstand onder 10 km ontvangen een woon-werk vergoeding. De huidige regeling voor verstrekken van de fiets vervalt. Het gaat hier om een vast bedrag, beschikbaar voor alle medewerkers. Zij verklaren, ten minste 50% van het woon-werk verkeer de fiets te gebruiken. Er vindt daarop geen controle plaats. Het bedrag van de regeling is te laag voor de e-bike. In de nieuwe regeling verschaft de werkgever de medewerker een renteloze lening voor aanschaf van een fiets. De lening bedraagt maximaal 1.500,-. Dat kan maximaal één keer per 3 jaar. Met een vergoeding van 19 ct./km. kan een medewerker de lening terugbetalen. Vesteda beloont carpoolen door medewerkers met een woon-werk afstand vanaf 15 km. Twee medewerkers die carpoolen ontvangen over de dagen dat ze carpoolen 15 ct/km en over de overige dagen 11 ct/km. Drie of meer medewerkers die carpoolen ontvangen ieder 19 ct/km en over de overige dagen 11 ct/km. Invulling van de menukaarten: 9. ITEMS OP DE MENUKAART: OVERIG Vesteda biedt menukaarten voor verschillende medewerkersegmenten. Zo ontstaat flexibiliteit zonder een lappendeken van uitzonderingen. Medewerkers kunnen zelf hun opties kiezen. Het beleid bestaat uit 2 delen: een menukaart van vervoersopties (bezit) en beleid voor financiële prikkels (gewenst gebruik, zie eerder).

8 8 Leaseautobeleid Mobiliteitskaart Fiets en e- Bike: voorzieningen en stallingen Poolauto Private lease PenR opties Parkeren reserveren Verkeer tussen de hoofdvestigingen De focus op duurzaamheid leidt tot aanpassingen in het leasebeleid. De arbeidsvoorwaardelijke leaseauto vervalt. Ook de parkeerautorisatie voor medewerkers met een arbeidsvoorwaardelijke leaseauto vervalt. Deze medewerkers ontvangen voortaan een woon-werk vergoeding (bedrag verschilt per medewerker). Vesteda maakt een eind aan vergoeding van tanken in het buitenland, behalve tanken in Duitsland en België. Verder scherpt Vesteda de CO2-emissie norm aan tot 90 gram/km. in Medewerkers die een duurzame leaseauto (lage emissie <nader te bepalen>) kiezen krijgen eenmalig een financiële beloning <nader te bepalen>. Vesteda vertrekt een NS Businesscard 1 e klas aan ambulante medewerkers en aan niet-ambulante medewerkers met zakelijke afspraken. De kaarten zijn alleen voor zakelijk gebruik. Vesteda vertrekt een NS Businesscard 2 e klas aan niet-ambulante medewerkers voor woon-werk verkeer. Privégebruik wordt verrekend met het salaris. Vesteda herziet de fietsregeling (zie eerder). Vesteda investeert in voorzieningen: stallingen en douches / verkleedruimtes. Er zijn op de Amsterdamse vestigingen nu al maximaal 24 medewerkers die fietsen (ook in combinatie met auto en openbaar vervoer). Volgens ramingen gaan van de huidige automobilisten 8 de fiets of e-bike gebruiken. Dit betekent dat ca. 30 plaatsen beschikbaar moeten zijn in de fietsenstalling. In Maastricht fietsen nu al maximaal 21 medewerkers die fietsen (ook in combinatie met auto en openbaar vervoer). Volgens ramingen gaan van de huidige automobilisten 21 de fiets of e-bike gebruiken. Dit betekent dat ca. 40 plaatsen beschikbaar moeten zijn in de fietsenstalling. Vesteda stelt poolauto s beschikbaar aan medewerkers die zakelijke afspraken hebben en niet met de auto naar het werk reizen. Vesteda onderzoekt de mogelijkheden van Private Lease voor medewerkers. PenR is voor 12 medewerkers in Maastricht een optie en voor 6 medewerkers in Amsterdam. Het gaat om Buikslotermeerplein in combinatie met Noord- Zuidlijn, Amsterdam-Arena en PenR-Noord in Maastricht. Een kleiner aantal parkeerplaatsen betekent: slimmer omgaan met schaarste. Reserveren van parkeerplaatsen is een optie. Alle medewerkers die met de auto naar kantoor komen, reserveren van tevoren een parkeerplaats, zodat zij verzekerd zijn van een plaats. Nu gebeurt dit al met vergaderzalen. Hier ligt ook een samenhang met spitsmijden. Door toegang verlenen na de spitstijden draagt Vesteda bij aan de bereikbaarheid van de Zuidas. Vesteda acht gebruik van de auto voor verplaatsingen tussen de vestigingen Maastricht Amsterdam niet langer gewenst, tenzij de leidinggevende daarvoor toestemming geeft. Kosten voor zakelijke afspraken tussen de vestigingen per trein worden vergoed, autokilometers niet. Voor niet ambulante medewerkers biedt Vesteda op de hoofdvestigingen geen parkeerautorisatie meer.

9 9 Vermijden van mobiliteit Flexibele werktijden Spreiding over dagen van de week 10. SLIM WERKEN Slimme bundeling van afspraken kan onnodig gereis voorkomen. Videoconferencing via Skype kan nu al, om overleg tussen medewerkers te ondersteunen én reizen tussen vestigingen te verminderen, waar het kan. De ICT-voorzieningen bij Vesteda zijn ruimschoots boven de benchmark. Vesteda breidt in dit verband de faciliteiten voor videoconferencing uit. Vesteda onderzoekt of andere, aanvullende instrumenten nodig zijn als Lync. 1 Uitbreiding van flexibele werktijden past goed binnen de strategie van Vesteda. Dit geldt met name op de Zuidas. Spitsmijden door 50% van de medewerkers die met de auto reizen, scheelt 6 uur reistijd en 75 kg CO2 emissie per dag. Vesteda gaat nu al soepel om met werktijden, bijvoorbeeld voor ouders met haal- en breng taken. 23% van de medewerkers zijn gemiddeld per week 3 of 4 dagen op kantoor. Ze zijn overwegend afwezig op woensdag en vrijdag. 2 Ongelijke bezetting wordt een probleem op De Boelelaan. Daar zijn minder werkplekken dan medewerkers voorzien. Spreiding van pieken kan ergernis vermijden, door slim plannen van vergaderingen en van part-time dagen over de dagen van de week. Dit leidt ook tot minder parkeerdruk en minder reistijdverlies. Vesteda ondersteunt Peek Shaving door financiële incentives. Aantrekkelijk werkgever Medewerkers met leaseauto met eigen auto en fiets / OV / carpool 11. FINANCIËLE GEVOLGEN VOOR DE MEDEWERKER Vesteda wil qua arbeidsvoorwaarden in brede zin concurrerend zijn op de arbeidsmarkt, niet op specifieke onderdelen als leaseauto of parkeerplaatsen. Vesteda faciliteert het zakelijke verplaatsingsgedrag van ambulante medewerkers. Zij behouden hun keuze tussen leaseauto en budget. Eén medewerker kiest daar nu al voor. De arbeidsvoorwaardelijke leaseauto met parkeerplaats vervalt. Betreffende medewerkers declareren vervoer rond zakelijke afspraken, en krijgen de woon-werk vergoeding. Medewerkers die met de eigen auto naar het werk komen verliezen hun parkeerautorisatie. De medewerker die de auto thuis laat bespaart op de vaste en de variabele autokosten. Daar komen bij: een hogere woon-werk vergoeding en specifieke beloningen. Voor medewerkers die nu al op de duurzaam reizen is het nieuwe beleid financieel neutraal of vormt het een financiële verbetering. Beleid 12. BUSINESSCASE VOOR DE WERKGEVER Beloningen worden bekostigd uit te realiseren besparingen. Een deel van de resterende fiscale ruimte (ca. 65k) die nu in de eindejaarsuitkering wordt verwerkt, wordt gealloceerd voor beloningen. 1 Zie de score op de EUR-RSM-benchmark 2 Zie Bijlagen

10 10 Woon-werk vergoeding Vergoeding zakelijk verkeer Leaseauto s Parkeren Beloningen Werkplekken In de financiële ramingen is uitgegaan van de eindsituatie (jaar 3 Scenario C). Het bedrag dat Vesteda nu vergoedt (11 ct./km.) is 60% van wat fiscaal is toegestaan (19 ct./km.). Mobiliteit 2.0 gebruikt een deel van de ruimte tot 19 ct. voor een variabele beloning. De som van de woon-werk vergoedingen per jaar is nu 100k. Bij vergoeding van 15 ct./km. wordt dit bedrag 142k, bij 19 ct. 180k. In de nieuwe situatie rijden minder leaseauto s, en krijgen meer medewerkers een woon-werk vergoeding. Wanneer door gewenst gedrag de gemiddelde woon-werk vergoeding tussen 15 ct./km en 19 ct./km uitkomt, belopen de kosten 275k. Medewerkers zonder leaseauto declareren nu 7k op jaarbasis. Medewerkers die nu over een arbeidsvoorwaardelijke leaseauto beschikken zullen naar verwachting 3 maal zoveel declareren, ca. 20k/jr. Bij Vesteda rijden nu 85 leaseauto s waarvan 40 arbeidsvoorwaardelijk. De jaarlijkse kosten nemen af door afschaffen van de arbeidsvoorwaardelijke leaseauto van 1.4 mln. naar 730k. De ambulante medewerkers krijgen een NS Businesscard. Dit is budgettair neutraal. De besparing op de leaseauto s wordt gecompenseerd door salarisverhoging van medewerkers die nu een arbeidsvoorwaardelijke leaseauto rijden. Zij ontvangen naast de woon-werk vergoeding- een salarisverhoging van max. 9k (afhankelijk van leaseauto en woon-werk afstand). Dit kost ca. 240k/jr. Parkeren kost op de Zuidas nu gemiddeld per parkeerplaats 320/mnd., in Zuidoost ca. 20% lager. 1 In Maastricht zijn de kosten lager, ca. 135/mnd. Bij ongewijzigd beleid zijn 96 parkeerplaatsen nodig: 43 voor medewerkers die reizen met eigen auto, 43 voor medewerkers met een leaseauto, en 10 voor medewerkers die reizen met fiets én auto. Voor de niet-leaserijders geldt bovendien sinds 1 januari 2015 een fiscale heffing van 80%. Gegeven de verdeling van parkeerplaatsen in Amsterdam en Maastricht, en de per locatie verschillende aantallen eigen auto s en leaseauto s kost dit ca. 340k/jr. Er zijn 21 ambulante medewerkers op de huidige 3 hoofdvestigingen, waarvan 17 in Amsterdam. Eén van hen reist niet per auto. Wanneer Vesteda alleen aan deze een parkeerplaats vertrekt, kost dit 72k/jr. Er is bij Vesteda geen vrije ruimte in de WKR. Vesteda gebruikt de resterende fiscale ruimte in de woon-werk vergoeding. Die vergoeding beloopt nu 11 ct./km. In Mobiliteit 2.0 is de ruimte tussen 11 en 15 ct. voor medewerkers die niet met de auto naar het werk komen. De ruimte tussen 15 ct. en 19 ct./km. hanteert Vesteda voor belonen van een aantal vormen van gewenst gedrag. Een optie is ook: een programma rond sparen voor goede doelen. De kosten van werkplekken belopen in de huidige situatie 3.4 mln./jr. In de berekening is geen rekening gehouden met een besparing op deze kosten. 1 Parkeerplaatsen Zuidas kennen twee tarieven: plint tarief à 260 per maand, algemeen tarief à 360 per maand 1

11 11 Overzicht k Huidig Scenario Woon-werk vergoeding huidig 100 verhoging ct. 147 woon-werk voor huidige leaserijders 128 Vergoeding zakelijke mobiliteit 7 27 mdw zonder leaseauto 7 7 declaraties huidige leaserijders 20 Verstrekkingen leaseauto's fietsverstrekking 8 0 salariscompensatie Parkeren Beloningen 0 65 resterende vrije WKR ruimte 0 0 beloningen besparingen 0 65 totaal Aanpassing regelingen, contracten Fysieke voorzieningen Verwerken van registraties tot: A Dashboard werkgever B Portaal medewerker: informeren over doelen, gedrag, belonen en competities C Compe- 13. OPERATIONALISEREN Het voorgaande betekent aanpassen van regelingen en contracteren van leveranciers voor leaseauto s, Mobiliteitskaart, en poolauto s. Een en ander vergt ook herziening van arbeidscontracten. Fietsstallingen in Maastricht en Amsterdam dienen voldoende te zijn (zie eerder). Voor elektrische (pool)auto s zijn faciliteiten voor opladen wenselijk. De basis van variabele vergoedingen, inhoudingen en beloningen vormen registraties van gedrag. Registraties zijn digitaal beschikbaar in de backoffice van het declaratieproces, facturen van parkeerexploitanten, van het leasebedrijf, van de aanbieder van de Mobiliteitskaart en van poolauto s, etc. Om de informatie huishouding op orde te hebben leggen we Vesteda eerst aan de monitor en organiseren we de informatieverzameling op relevante KPI s. Een facilitair en HR-dashboard met management-informatie vormt de basis om te sturen. Het nieuwe beleid biedt de kaders waarbinnen finetuning kan plaatsvinden in de komende jaren, afhankelijk van ontwikkeling gedrag / kosten / emissie / etc. Dit gebeurt op basis van nader af te stemmen KPI s. De medewerkers krijgen toegang tot (mobiele) website / app in kleuren van Vesteda. Dit geeft hen inzicht in: 1 gedrag rond mobiliteit 2 rangorde van score in competities 3 verbrande calorieën en bespaarde emissie (fietsers) 4 bespaarde emissie (leaserijders die OV gebruiken) 5 inhoudingen en vergoedingen 6 bedrijfsdoelstellingen en realisatie (per maand). Uitkomsten op het portaal kunnen medewerkers plaatsen op Social Media. Door de voortdurende actualiteit in combinatie met Social Media valt er steeds iets te communiceren. Op basis van de content in de Vesteda Monitor zijn allerlei competities 1

12 12 tities D Salarisruns mogelijk, zowel tussen medewerkers als tussen teams, locaties etc. Maandelijks genereren van een export- cq. importbestand voor de salarisrun. In de bestanden zijn per medewerker geaggregeerde bedragen voor inhoudingen en vergoedingen opgenomen, gespecificeerd per regel op de salarisstrook. Deze bestanden worden meegenomen in de maandelijkse salarisrun. De medewerkers vinden de specificaties van de bedragen van de salarisstrook op het medewerkerportaal (zie B Portaal medewerker). Bijlagen 1