ALV d ELFT. 28 juni vergaderstukken

Transcriptie

1 ALV d ELFT 28 juni 2017 vergaderstukken

2 Inhoud UITNODIGING en AGENDA... 3 Verslag ALV d ELFT 19 april 2017 concept

3 UITNODIGING en AGENDA Uitnodiging voor het bijwonen van de extra ingelaste ALGEMENE LEDENVERGADERING (ALV) van Zwem- en Waterpolovereniging d ELFT, die gehouden wordt op woensdag 28 juni 2017, aanvang uur in het clubhuis van de vereniging in zwembad Kerkpolder AGENDA 1. Opening 2. Mededelingen 3. Vaststelling agenda 4. Verslag ALV 19 april Behandeling van de (gewijzigde) begroting over 2017 en 2018 * 6. Vaststelling van de (gewijzigde) contributie voor seizoen 2017/2018 * 7. Rondvraag 8. Sluiting Deze agenda en het verslag van de ALV van 19 april zijn vanaf 14 juni 2017 op de website van de vereniging te bekijken. Daarnaast liggen de stukken ook ter inzage bij de bar in het clubhuis. * De financiële stukken (contributievoorstel en begroting 2017 en 2018) zijn vanaf 14 juni 2017 op te vragen bij de penningmeester (via de mail met-functie op en liggen vanaf een half uur voor aanvang van de ALV ter inzage in het clubhuis. 3

4 Verslag ALV d ELFT 19 april 2017 concept Aanwezig namens het bestuur: Ralph Westenberg (voorzitter), Arienne de Muynck (secretaris, notulist), Cathy Wolbers (penningmeester), Suzanne Eekhout (zwemles), Ineke van Boven (wedstrijdzwemmen), Kirsten van der Beek (waterpolo), Coby den Dulk (ledenadministratie, geen formeel bestuurslid) Aanwezig vanuit de leden: 18 personen (Eveline Albers, Ron Bakhuis, Caroline van den Berg, Andrea van Geenen, Guus Grit, Claudia Heerschap, William Heerschap, Liesbeth Kroese, Diana de Krom, Cees Kruisweg, Herman van Leeuwen, Judith Rodenburg, Yency Rodenburg, Harm Schoonewille, Angela Schreuders, Jeanne Verroen, Michael Wiegman, Elly Wilhelm) Afwezige leden, die wel iemand gemachtigd hebben om namens hen te stemmen: Marjolijn Horsselenberg en Arjan Seijsener 1. Opening De voorzitter opent de vergadering om uur en heet iedereen van harte welkom. 2. Mededelingen Er zijn geen mededelingen. Vraag: wanneer komt er weer een EHBO-herhalingscursus? Antwoord: dat is op dit moment nog niet bekend, maar degene die de cursus altijd geeft, zorgt er zelf voor dat de cursisten worden opgeroepen voor de herhaling. 3. Vaststelling agenda De agenda wordt vastgesteld. 4. Verslag ALV 13 april 2016 Het verslag wordt goedgekeurd. 5. Jaarverslag van de vereniging over het jaar 2016 De verschillende onderdelen van het jaarverslag worden doorgelopen en toegelicht. Naar aanleiding hiervan worden diverse opmerkingen gemaakt en vragen gesteld: Secretarieel jaarverslag: naar aanleiding van de overgang naar Sportfondsen per 1 april 2017 benadrukt Ralph dat er is afgesproken dat er de komende 5 jaar (in plaats van 2 jaar) geen wijzigingen zullen optreden in de afspraken met de verenigingen. Ralph geeft aan stukken bij de gemeente op te zullen vragen ter bevestiging van deze afspraken en zal deze communiceren deze richting de leden. Jaarverslag Elementair: de commissie Elementair heet voortaan commissie Zwemles. De bestaande kaderleden van de zwemlessen zijn erg blij met de inzet vanuit waterpolo en wedstrijdzwemmen, maar het aantal kaderleden is nog steeds een zorgpunt. Daarom een dringende oproep aan alle aanwezigen of zij kunnen meedenken over de wijze waarop extra kader kan worden verkregen voor de zwemlessen. Vooral in het Sportfondsenbad is het lastig om extra kader te krijgen. Er worden suggesties gedaan om bijv. te werven vanuit het Mondriaancollege of via Delft voor Elkaar. Dat vindt al plaats. Verder wordt de tip gegeven om voortaan ook de jongeren van waterpolo en wedstrijdzwemmen zelf te benaderen met de suggestie dat zij bijv. hun maatschappelijke stage als kaderlid kunnen volgen. Dit kan ook aan de ouders gecommuniceerd worden. Suzanne benadrukt verder dat de invoering van 4

5 het hoge inschrijfgeld sinds vorig jaar voor zover bekend niet tot minder kinderen geleid heeft. Jaarverslag waterpolo: ter aanvulling wordt gemeld dat jeugd C dit jaar kampioen is geworden. Verder wordt er momenteel hard gezocht naar een nieuwe heren- en damestrainer. Vraag vanuit een van de leden: het zwembad is vaak niet klaar bij de start van de eerste wedstrijd op zaterdag, terwijl de jeugdspelers en hun ouders vaak niet weten of ze iets kunnen/moeten doen en zo ja, wat. Ouders zouden veel beter betrokken kunnen worden. Reactie: regel is dat de barbezetting het zwembad opent, en dat de trainers/coaches voor het klaarzetten van de doelen, etc. zorgen. Tips voor verbetering zijn altijd welkom. Tijdens de discussie daarna komen in ieder geval de volgende tips naar boven: zorg voor een contactouder vanuit elk jeugdteam. Regel een informatieavond aan het begin van het jaar voor de ouders van de jeugdteams. Jaarverslag wedstrijdzwemmen: nav het plan dat volgend seizoen alle wedstrijdzwemmers met startlicentie verplicht worden gesteld om vrijwilligerswerk uit te voeren, wordt opgemerkt dat ze mogelijk ook kunnen worden ingezet als kader bij het sterrenplan of zwemles. Er wordt gevraagd of bij de samenwerking met Albion ook voldoende officials vanuit Albion worden geleverd. Albion heeft inderdaad voldoende officials, maar Ineke zal aan haar opvolger te zijner tijd doorgeven dat met Albion nog moet worden besproken of zij ook voldoende ingezet worden bij de gezamenlijke wedstrijden. Barcommissie: dank aan de mensen die extra hebben schoongemaakt. Complimenten voor de bar tijdens het diplomazwemmen: is altijd goed geregeld. Jaarverslag sponsorcommissie: er wordt opgemerkt dat het de sponsorcommissie altijd veel moeite kost om leden te werven voor inzet bij de 3 grote acties (Jantje Beton, Rabofietstocht en Grote Clubactie). Tip is om dit bekend te maken tijdens de infoavond aan het begin van het seizoen en daarbij ook te benadrukken dat er leuke dingen voor de jeugdleden gedaan worden met de opbrengsten. Op 7 mei is er weer een zwemloop. Ook dit brengt altijd geld in het laatje van de vereniging en is een ontzettend leuke bezigheid. 6. Behandeling en vaststelling van de rekening en verantwoording over het afgelopen boekjaar, verslag van de kascommissie De penningmeester licht de jaarrekening toe. Yency Roodenburg merkt op dat het nog steeds niet helemaal helder is hoe verschillende kostenposten verdeeld zijn over zwemles en sterrenplan, waardoor het niet goed mogelijk is de totale kosten per afdeling inzichtelijk te krijgen (bijv. KNZB-contributies, cursuskosten, promotiekosten en overige kosten opleidingen). Dat zou een beter inzicht opleveren of de afdeling Zwemles winstgevend is en zo ja, hoeveel. Daarmee ontstaat er een beter beeld wat de afdeling Zwemles kan bijdragen aan de vereniging. Om dit zo in detail bij te houden kost echter ook heel veel tijd aan de kant van het bestuur en de ledenadministratie. Afgesproken wordt dat de penningmeester en Yency een keer samen om de tafel gaan om te bekijken hoe beter inzicht verkregen kan worden zonder al te veel extra inspanningen. De kascommissie 2016 geeft aan de stukken te hebben gecontroleerd en is van mening dat de stukken een getrouw beeld geven van de financiële situatie van de vereniging. De penningmeester en daarmee het gehele bestuur wordt decharge verleend voor het gevoerde financiële beleid van afgelopen jaar. Tijdens de toelichting komt naar voren dat pinbetalingen 8 cent per betaling kosten. Een van de aanwezigen geeft als tip dat de ING pinapparaten goedkoper zijn. 5

6 7. Verkiezing van bestuursleden Cathy Wolbers (penningmeester) treedt af volgens schema en wordt opnieuw benoemd. Kirsten van der Beek (waterpolo) treedt af volgens schema en wordt opnieuw benoemd. Ineke van Boven (wedstrijdzwemmen) treedt af. Zij wordt bedankt voor haar inzet afgelopen periode. Er is helaas nog geen opvolger voor haar. Herman van Leeuwen wordt benoemd tot algemeen bestuurslid. 8. Vaststelling van de jaarlijkse contributies Coby licht het voorstel voor het contributieoverzicht toe. De contributies stijgen conform eerdere afspraken mee met de indexering die de gemeente Delft doorberekent bij de huur van het badwater en met de jaarlijkse stijging van de contributiekosten van KNZB. Het meegestuurde overzicht wordt door het bestuur ingetrokken, want hier zat per abuis een extra stijging in van de contributies van ongeveer 2 per maand. Afgesproken wordt dat er een nieuw overzicht komt waarin de juiste contributies komen te staan met afgeronde bedragen en waarbij de indexatie voor leszwemmen nog gecorrigeerd wordt met de kostenstijging van de huur van het Sportfondsenbad (die hoger is dan de kostenstijging van de huur van het Kerkpolderbad). Met deze kanttekening wordt het voorstel voor aanpassing van de contributies aangenomen maar bij het volgende agendapunt wordt later besloten in juni een extra ALV in te lassen en daar het een nieuwe begroting met nieuw contributievoorstel voor te leggen. De vraag wordt gesteld wat de contributiebedragen zijn die de vereniging af moet dragen aan de KNZB? Reactie: 16,27 p.p. voor zwemles en 50,02 voor leden van 12 jaar of ouder met een startvergunning. 9. Behandeling van de begroting over 2016 en 2017 In de voorgestelde begroting is rekening gehouden met contributieinkomsten, die echter nog naar beneden bijgesteld moeten worden (zie agendapunt 8). Dat betekent een extra verlies (bovenop het reeds begrote verlies). Een van de oorzaken van het verlies is het kleinere aantal leszwemmers, omdat we dit jaar hiertoe genoodzaakt waren door te weinig kader. In de begroting kan er nog wel van worden uitgegaan dat de cursuskosten nog vergoed worden door de Stichting. Opgemerkt wordt dat als dit een zekere bijdrage is, deze bijdrage ook in de begroting opgenomen moet worden, wat nu niet het geval is. Er volgt een discussie waarin allerlei suggesties worden geopperd om meer leden te werven, extra inkomsten te genereren, leden en ouders meer bij de vereniging te betrekken, etc. Samenvatting hiervan: Er wordt geopperd dat we het tekort op de begroting weg kunnen werken als we dit jaar voor een geweldige verkoop van de Clubloten kunnen zorgen. Een van de leden geeft aan dat de snelste manier om snel geld binnen te krijgen voor elkaar kan worden gekregen door sponsoring. Ook wordt gevraagd naar de schoolzwemwedstrijden: gaan deze nog door en kunnen we daar niet meer uit halen door het meer vanuit de vereniging te organiseren en zo leden te werven? Ander idee: meer dingen organiseren, die mensen vanuit buiten de club aantrekken (zoals bijv. de zwemloop), wat inschrijfgeld oplevert en mogelijk nieuwe leden. Een van de leden geeft aan dat er best vaak ideeën worden ingediend, maar dat daar volgens haar weinig mee gedaan wordt. Voor de jeugd wordt bijv. maar weinig georganiseerd (afgezien van het kamp): dat zou veel beter kunnen. Bestuur geeft aan dat alle ideeën welkom zijn, maar dat de commissies ook vaak handen tekort komen om met nieuwe ideeën aan de slag te gaan. 6

7 Een van de leden oppert daarop het idee om vriendentrainingen voor de jeugd in te voeren, voor sterrenplan, waterpolo en wedstrijdzwemmen. Heel makkelijk om in te voeren, is leuk, kan voor nieuwe leden zorgen en kost weinig moeite. Uiteindelijk wil de ledenvergadering de begroting voor 2017 en 2018 met het tekort, voor zover dat nu inzichtelijk is, nog niet vaststellen. Afgesproken wordt in juni een extra ALV in te lassen met een nieuwe begroting en nieuw contributievoorstel. 10. Benoeming kascommissie Yency Rodenburg neemt wederom plaats in de kascommissie voor Besloten wordt om Karel Zelisse te benaderen om als tweede lid zitting te nemen in de kascommissie (naar aanleiding van zijn aanmelding vorig jaar als reservelid). Harm Schoonewille meldt zich aan als reservelid voor de kascommissie. 11. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. 12. Rondvraag Michael Wiegman meldt dat hij in de lustrumcommissie zit samen met Angela en Herman. Er komt behalve een feest ook een jeugdactiviteit voor jeugd tot 13 jaar met diploma A. Voor de leszwemmers zonder diploma komt er later in het jaar nog een knutselmiddag. Het bestuur meldt op zoek te zijn naar een nieuwe vertrouwenspersoon. De huidige vertrouwenspersoon stopt ermee, aangezien zijn dochter eind juni bij de vereniging vertrekt. Suggesties voor kandidaten kunnen aan het bestuur worden doorgegeven. Ineke van Boven geeft aan deze functie op zich te willen nemen, maar alleen als het bestuur geen andere kandidaat hiervoor kan vinden. 13. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering rond 22 uur. 7