Praktische afspraken met standhouders

Transcriptie

1 Praktische afspraken met standhouders INSPIRATIEDAG KINDEROPVANG 27 APRIL 2017 ICC GENT Vereniging voor Vlaamse Steden en Gemeenten VVSG-Steunpunt Kinderopvang

2 Overzicht Inhoudsopgave Overzicht... 1 Link naar online vragenlijst... 1 Overzicht deadlines en praktische zaken... 2 Standhoudersreglement... 3 Stand... 3 Standinrichting en inrichting documentatietafels... 3 Elektriciteit en water... 5 Catering... 5 Onderhoud van het standhoudersterrein... 5 Toegang van auto s en andere voertuigen op Inspiratiedag Kinderopvang zelf... 6 Website... 7 Gadget in de Inspiratiedag Kinderopvang-zak... 7 Inkomkaarten... 7 Aansprakelijkheid en verzekering... 7 Diverse bepalingen... 8 Bijlage A: Nutsvoorzieningen... 9 Bijlage B: Meubilair en planten Bijlage C Wegbeschrijving laden en lossen Link naar online vragenlijst De online bevraging omvat: Pagina 1: Identificatiegegevens standhouders Pagina 2: Instemming Standhoudersreglement Pagina 3: Gadget in de Inspiratiedag Kinderopvang-Tas Pagina 4: Bestellingen nutsaansluitingen Pagina 5: Bestellingen meubilair en planten Pagina 6: Reservatie parkeerplaats Pagina 7: Gratis inkomkaarten Pagina 8: Betalende inkomkaarten aan ledentarief Uw gegevens worden opgenomen in een bestand voor administratieve doeleinden en voor communicatie over VVSG vzw - activiteiten en worden niet doorgegeven aan derden. Overeenkomstig de wet op de privacy van 8/12/92 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer hebt u het recht op inzage en verbetering van de over u bewaarde gegevens

3 Overzicht deadlines en praktische zaken Standhoudersvragenlijst Donderdag 30 maart 2017: Invullen standhoudersvragenlijst Parking In de week van 17 april 2017 opgestuurd naar de standhouders Woensdag 26 april 2017 met parkeerkaart tussen uur en uur (enkel met parkeerkaart!) Donderdag 27 april 2017 met parkeerkaart tussen uur en uur (enkel met parkeerkaart!) Gadgets voor bezoekerstas 25 april 2017 tussen 9.00 uur een uur leveren bij ICC, Pedro De Gantezaal. Opzetten stand door standhouders Woensdag 26 april tussen uur en uur Levering nutsaansluitingen, planten en meubelen Nutsaansluitingen, planten en meubelen worden geleverd tussen 19 en 21 uur. ICC open voor publiek Donderdag 27 april tussen uur en uur Catering Tussen u en u: koffie en koffiekoeken Tussen u en u: broodjesbuffet, soep, slaatjes en dessert Tussen u en u: doorlopend koffie, thee, fruitsap en water Tussen u en u: Afsluitende drink Afbouw en ontruimen stand door de standhouders Donderdag 27 april tussen uur en uur Afhalen nutsaansluitingen, planten en meubelen Nutsaansluitingen, planten en meubelen worden afgehaald na de Inspiratiedag Kinderopvang, op donderdag 27 april 2017 vanaf uur.

4 Standhoudersreglement Art. 1 Op initiatief van de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten vzw, hierna VVSG genoemd, zal op donderdag 27 april 2017 de Inspiratiedag Kinderopvang in het ICC te Gent plaatsvinden. Art. 2 De Inspiratiedag Kinderopvang zal zijn deuren openen op donderdag 27 april 2017 om 8.30 uur voor het grote publiek. Standhouders krijgen vanaf 7.30 uur toegang tot het ICC. Voor wat betreft de openingsuren en de ordehandhaving (respecteren van de uren, betreden en verlaten van het ICC) zullen de standhouders zich schikken naar de richtlijnen van de VVSG. Art. 3 Via erkenning van het standhoudersreglement in de standhoudersvragenlijst verklaart de standhouder het standhoudersreglement ontvangen, gelezen en goedgekeurd te hebben. De standhoudersformulieren op het intranet dienen ten laatste 30 maart 2017 te worden ingevuld. Stand Art. 4 De toelating als standhouder is persoonlijk, niet overdraagbaar en onvervreemdbaar. Zonder voorafgaand akkoord van VVSG mag de standhouder in geen geval een deel of het geheel van zijn plaats afstaan, onderverhuren, uitlenen of overdragen, noch gratis noch tegen betaling. Elke inbreuk op deze bepaling zal in hoofde van de inschrijver de betaling van de schadeloosstelling ten bedrage van het dubbele van de integrale standhuur met zich meebrengen. Bovendien kan de VVSG beslissen tot de onmiddellijke sluiting van de stand. Art. 5 Elke stand heeft minstens één standunit, grote stands hebben twee, drie of vier standunits. Standinrichting en inrichting documentatietafels Art. 6 Eén standunit is 3 * 2 m². Per stand van 3 * 2 m² vierkante meter worden een contactdoos voorzien. De plaatsing van de stand gebeurt door de VVSG-standbouwer. Een documentatietafel omvat 1 tafel (voor uitstallen documentatie) en 2 stoelen. Per documentatietafel wordt een contactdoos voorzien. Enkel vzw s komen in aanmerking voor een documentatietafel. Art. 7 De standhouder staat zelf in voor de inrichting van de stand of voor de uitstalling op zijn documentatietafel.

5 Art. 8 De stand kan door de standhouder worden aangekleed op woensdag 26 april 2017 vanaf uur tot 23.uur en donderdag 27 april vanaf 7.00 uur. In Bijlage C vindt u een plan waarop de leveranciersingangen van het ICC zijn aangeduid. Standhouders dienen gebruik te maken van de route langs het Floraliënpaleis waar zij zich kunnen aanmelden aan een meetingpoint. Langs deze ingang kan u ook gebruik maken van een goederenlift met een capaciteit van 7 ton. Art. 9 De standhouder ontruimt de stand op donderdag 27 april 2017 na afloop van de Inspiratiedag Kinderopvang vanaf uur. De ontruiming moet voltooid zijn op donderdag 27 april 2017 om 22 uur. Art. 10 Ophangen van posters of bordjes aan de wanden van de stand kan met dubbelzijdige niet permanente kleefband, met velcro of met poster buddies. Indien u een kader wenst op te hangen, kan de VVSG-standbouwer een ophangsysteem met haakje voorzien. U kunt een ophangsysteem huren via de standhoudersvragenlijst online Art. 11 Stoelen, tafels, kasten en brochurehouders kunt u huren via de standhoudersvragenlijst online. Een meubilairlijst met afbeeldingen vindt u in bijlage B De VVSG-leverancier zorgt ervoor dat de bestelde elementen op uw stand worden geleverd op woensdag 26 april 2017 tussen 19 en 21 uur en afgehaald worden na de Inspiratiedag Kinderopvang, op donderdag 27 april 2017 vanaf uur. Standhouders zijn vrij om eigen meubilair te voorzien. Art. 12 Planten om uw stand op te fleuren, kunt u huren via de standhoudersvragenlijst online. Een plantenlijst met afbeeldingen vindt u in Bijlage B. De VVSG-leverancier zorgt ervoor dat de bestelde elementen op uw stand worden geleverd op woensdag 26 april 2017 tussen 19 en 21 uur en afgehaald worden na de Inspiratiedag Kinderopvang, op donderdag 27 april 2017 vanaf uur. Art. 13 Internetaansluiting op de stand kunt u aanvragen via de standhoudersvragenlijst online. De draadloze internetaansluiting is gratis. De prijs voor een vaste internetaansluiting bedraagt 152 euro (exclusief 21% BTW). Informatie over de mogelijkheden inzake nutsvoorzieningen vindt u in bijlage A..

6 Art. 14 Elke standhouder dient met de aankleding van zijn stand binnen de toegewezen standoppervlakte te blijven. Het is de standhouder ten strengste verboden om promotionele acties te voeren buiten de gehuurde standruimte. Folders mogen enkel uitgedeeld worden aan de eigen stand. Het is verboden folders op tafels (buffet, onthaal, ) te leggen die niet tot de eigen gehuurde standruimte behoren. Bij overtreding van deze bepaling zullen de folders weggehaald worden en zal de standhouder een boete van euro aangerekend worden. Elektriciteit en water Art. 15 Per stand van 3 * 2 m² vierkante meter en per documentatietafel wordt 900 Watt voorzien en een contactdoos met drie stopcontacten. Meer vermogen wordt extra aangerekend aan de geldende tarieven. Extra vermogen kunt u bestellen via de standhoudersvragenlijst online. Art. 16 Geen enkele schadevergoeding kan van VVSG worden geëist in geval van stroompanne en/of stroomonderbreking. Art. 17 Wateraansluiting op de stand is niet voorzien maar kan besteld worden via de standhoudersvragenlijst online. Catering Art. 18 Standhouders kunnen kosteloos gebruik maken van de algemene catering. Het cateringsscenario ziet er als volgt uit: er wordt koffie voorzien tussen 8:30 en 9.30 uur; de lunch loopt van tot uur; de afsluitende drink vangt aan om uur en loopt ten einde om uur. Van tot uur wordt doorlopend koffie, water en fruitsap voorzien.. Onderhoud van het standhoudersterrein Art. 19 Het onderhoud en het net houden van het standhoudersterrein is voor alle standhouders van het grootste belang. Afval wordt gesorteerd volgens de instructies van de organisator. Op woensdag 26 april 2017, tijdens de opbouw en de aankleding van uw stand, kunt u de vuilnis deponeren in de gepaste containers die zich in het Floraliënpaleis bevinden. Het onderhoudsteam van het ICC zal de stands en de doorgangen tussen de stands stofzuigen op woensdag 26 april 2017, vanaf 18 uur. Na afloop van de Inspiratiedag Kinderopvang zorgt iedere standhouder ervoor dat de vuilnis van zijn of haar stand wordt gedeponeerd in de containers in het

7 Floraliënpaleis. De organisator stelt vuilniszakken ter beschikking. Het Floraliënpaleis is niet toegankelijk tijdens de Inspiratiedag Kinderopvang van 8.30 tot uur. Toegang van auto s en andere voertuigen op Inspiratiedag Kinderopvang zelf Art. 20 Op donderdag 27 april 2017 voorziet de VVSG per standruimte één parkeerkaart. U kan uw parkeerkaart bestellen via de standhoudersvragenlijst online. De parkeerkaart zal u toegestuurd worden in de week van 10 april De parkingplaatsen in de buurt van het ICC zijn heel beperkt, de parkeerkaarten zullen dan ook streng gecontroleerd worden. Vergeet niet om voor uw gratis parkeerkaart de standhoudersvragenlijst online in te vullen.

8 Website Art. 21 Iedere standhouder wordt vermeld op de Inspiratiedag Kinderopvang-website Kinderopvang.be. De namen van de organisaties worden weergegeven met logo en een url-link naar de website van de organisatie. De standhouder controleert zelf zijn logo op de website en verwittigt VVSG als er aanpassingen dienen te gebeuren. Gadget in de Inspiratiedag Kinderopvang-zak Art. 22 Uw gadget komt mee in de Inspiratiedag Kinderopvang-tas die alle deelnemers bij het binnenkomen ontvangen. U kunt als standhouder van deze formule gebruik maken om met uw bedrijf ook na Inspiratiedag Kinderopvang in de kijker te blijven. Via de standhoudersvragenlijst online kan u doorgeven wat u wenst door te geven. We benadrukken dat de doelgroep gevoelig is voor duurzame gadgets en vragen om er rekening mee te houden dat de bezoekers de bezoekerstas de hele tijd dienen te torsen. Geef enkel iets mee als het echt een meerwaarde is en niet te zwaar is. Het gadget dient geleverd te worden in de loop van 25 april in ICC - Pedro De Gantezaal. Inkomkaarten Art. 23 Per standunit van 3*2 m² worden twee gratis inkomkaarten voorzien. Per documentatietafel voorzien we één gratis inkomkaart. De namen van de personen die de stand op donderdag 27 april 2017 zullen bemannen, dienen via de standhoudersvragenlijst online doorgegeven te worden aan VVSG. De toegangsbadges worden per mail verstuurd naar de adressen van de verschillende ingeschrevenen. Indien u als standhouder met meer personen dan hierboven voorzien uw stand of documentatietafel wilt bemannen, kunt u dit ook doorgeven via de standhoudersvragenlijst online Aansprakelijkheid en verzekering Art. 24 Het ICC beschikt over een verzekering objectieve aansprakelijkheid ontploffing en brand. De VVSG heeft een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid genomen gedurende de loop van het evenement. Deze BA verzekering dekt de schade die aan derden wordt berokkend tijdens het evenement. De polis dekt geen diefstal of vandalisme.

9 Art. 25 VVSG kan geenszins aansprakelijk worden gesteld wanneer de Inspiratiedag Kinderopvang als gevolg van overmacht moet worden uitgesteld, afgelast of vroegtijdig afgesloten. Als overmacht worden beschouwd oorlog, epidemie, opstand, staking, manifestatie, brand, ontploffing of om het even welke andere situatie die zich voordoet onafhankelijk van de wil van de organisatoren. Diverse bepalingen Art. 26 VVSG is bevoegd voor het beantwoorden van alle vragen en het oplossen van problemen die tijdens de Inspiratiedag Kinderopvang kunnen rijzen. Elk probleem dat door de standhouder wordt vastgesteld, moet onmiddellijk na vaststelling worden gemeld aan het centrale informatiepunt van VVSG (op het Arteveldeforum, verd. 0) of aan Marieke Janssen, coördinator Inspiratiedag Kinderopvang (tel ) Art. 27 De standhouder verbindt zich formeel tot het naleven van alle clausules van het huidige reglement. Deze clausules moeten strikt worden uitgevoerd. Betwistingen met betrekking tot de interpretatie van de reglementaire bepalingen en de bijzondere richtlijnen van de organisatie van de Inspiratiedag Kinderopvang worden beslecht door VVSG. Art. 28 De Rechtbank van Gent is bevoegd voor eventuele geschillen..

10 Bijlage A: Nutsvoorzieningen Electriciteit Standaard wordt op elke stand 900 W elektriciteit voorzien (goed voor 1 PC) Bijkomende elektriciteit is mogelijk aan volgend tarief en kan besteld worden via de standhoudersvragenlijst online 900 W 1 x 16A 230 V INCL. 1 MULTI (3) gratis 1200 W 1 x 16A 230 V INCL. 1 MULTI (3) 61, W 1 x 16A 230 V INCL. 1 MULTI (3) 97, W 3 x 16A 230 V INCL. 1 MULTI (3) 103, W 3 x 32A 230 V INCL. 1 MULTI (3) 212, W 3 x 32A 400 V 16A CE STEKKER 230, W 3 x 63A 400 V 32A CE STEKKER 357, W 3 x 63A 400 V 32A CE STEKKER MET SCHAKELKAST 12 STPCT 454, W 3 x 63A 400 V 63A CE STEKKER 599, W 3 x 63A 400 V 63A CE STEKKER MET SCHAKELKAST 12 STPCT 720,00 EXTRA MULTI (3) MAX 5 m Alle prijzen exclusief BTW 15 EURO 18,00 Wateraansluiting Wateraansluiting "gardena" aan 103,00 waterafvoer aan 54,00 Gootsteen adina inc aanvoor en afvoer aan 218,00 Alle prijzen exclusief BTW Wateraansluiting kan besteld worden via de standhoudersvragenlijst online

11 Bijlage B: Meubilair en planten Standaard wordt op iedere stand en elke documentatietafel volgend meubilair voorzien: Congrestafel(1,80 x 0,50 x 0,75) + zwarte nap 2 congresstoelen Extra materiaal kan besteld worden via de standhoudersvragenlijst online Congresstoel 3 Congrestafel (1,80 x 0,50 x 0,75) + zwarte nap 11 Statafel met witte of zwarte stretch 30 Barkruk 15 Folderhoudster 54 Vitrinekast ( gesloten ) H 2m50 x 1m x 0,50m 175 Vitrinekast ( gesloten ) H 1m10 x 1m x 0,50m Infobalie met deurtjes 115 Standbelettering met logo klant (aan te leveren in hoge resolutie) 18 Laurierpyramide 1m80 30 Laurierbol 1m80 30 Palm 1m80 34 Bamboe 2m 40 (Prijzen exclusief BTW) Meubelen en planten kunnen besteld worden via de standhoudersvragenlijst online.

12 Bijlage C Wegbeschrijving laden en lossen De standhouders dienen via de voorkant van het ICC te leveren, via de leverancierspoort.. Leverancierspoort 5 is nummertje 5 in het geel omcirkeld. De aanwezige parkingwachter zal dit ook zo begeleiden We voorzien één parkeerplaats per stand. Vergeet niet om hiervoor de standhoudersvragenlijst online in te vullen