DBC: VRAAG EN ANTWOORD

Transcriptie

1 DBC: VRAAG EN ANTWOORD Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Het DBC-proces... 5 Wat is DBC?... 6 Welke processtappen kent een DBC?... 7 Wat is het verschil tussen een zorgtraject en een subtraject?... 8 Wanneer open je een DBC-traject? Wat is de begindatum?... 9 Wat betekenen zorgtypen 11 en 21?...10 Hoe typeer je een diagnose?...11 Hoe wordt een declarabel product afgeleid?...12 Welke eisen stelt de grouper aan een aanlevering?...13 De retourinformatie van de grouper levert geen of een niet gewenst product op, wat nu? Wanneer kan ik gaan aanleveren?...15 Wat is DIS? Wat is OHW en hoe werkt het?...17 Hoe wordt het tarief van een zorgproduct bepaald?...18 Wat is een hashcode en waarvoor wordt hij gebruikt?...19 Meldingen tijdens de exports...20 Fatal application error "UnknownHostException"...21 Toelichting bij foutmeldingen in de rapportage van de Grouper...23 Waarom krijg ik bij de DBC declaratie (ZH308) de melding 'Geen records gevonden voor verzekeraar met id:****'?...28 COV / DBC foutmelding "403: not authenticated" bij aanlevering...30 COV / DBC foutmelding "peer not authenticated" bij rapport van aanlevering...31 Vecozo geeft de foutmelding "Geen ondersteunde standaard" na het aanleveren van een ZH Foutmelding bij de Grouper: "Er is een product bepaald dat niet declareerbaar is: niet gevonden in productenlijst"...33

3 DBC Productiemonitor...34 Uitleg van de kolommen in de DBC productiemonitor...35 DBC productiemonitor: waar kan ik zien wat er gedeclareerd wordt?...39 Gebruiksvragen...40 De invoering van DBC vervangt de vergoeding uit de AWBZ, maar is wel budgetneutraal; hoe wordt dat verrekend?...41 Hoe kan ik "Ambulant" toevoegen als uursoort en toevoegen aan het weekkaartprofiel Hoe kan ik de volgorde van DBC-producten aanpassen? (Bijvoorbeeld bij het verwacht product) Moet ik zelf registratie van ZZP 9a bij gaan houden ten behoeve van verrekening eind 2013? Als een DBC revalidatie traject begint in 2012 en doorloopt in 2013; hoe kan ik dit dan registreren en declareren?...49 Wat te doen als een cliënt met dezelfde zorgvraag terug komt, nadat het oorspronkelijke DBC-traject afgesloten is?...50 Waarom heb ik, bij het heropenen van een DBC-traject, niet de keuze voor ZT21? Hoe kan ik een subtraject aanmaken en wat zijn de regels voor het aanmaken van een subtraject? Een cliënt wijzigt gedurende het DBC traject van zorgverzekeraar, heeft dit gevolgen voor de declaratie?...53 Wat moet ik doen als een cliënt met een DBC-traject weer opgenomen wordt in het ziekenhuis en dus tijdelijk afwezig is?...54 Hoe zijn activiteiten te registreren die niet per 5 minuten geregistreerd worden, zoals huisbezoek en ambulante behandeldag?...55 Hoe vaak mag ik een DBC aanlevering doen bij de Grouper?...56 Kan ik ook halverwege een DBC traject aanleveren bij de Grouper?...57 DBC tarieven corrigeren leidt niet tot correctiefactuur naar verzekeraars, hoe kan dat? Hoe worden binnen Ons Administratie de verpleegdagen en afwezigheidsdagen voor DBC's geregistreerd?... 59

4 Waarom krijg ik bij de opbrengstverrekening, OHW Grouper export en de ZH308 een PDF-bestand "Kwaliteitsrapportage DIS Privacy & Verzend Module" (PVM)...60 Er is een cliënt waarbij niet aan de 42-dagenregeling kan worden voldaan. Hoe kan ik deze cliënt toch aanleveren aan de grouper?...61 Het registreren van ongefinancierde afwezigheid en proefverlof bij DBC...62 Een DBC-traject verwijderen, hoe doe ik dat?...69 Hoe kan ik een dbc-traject openen met code 08; voor verwijzingen zonder agbcodes, bijvoorbeeld voor buitenlandse verwijzingen...70

5 Het DBC-proces Pagina 5 / 71

6 Wat is DBC? DBC staat voor Diagnose Behandeling Combinatie. In het kort is een DBC traject een registratiesysteem waarmee zorginstellingen de geleverde zorg kunnen registereren, zodat deze uiteindelijk gedeclareerd kan worden bij de cliënt of zorgverzekeraar. Het DBC-traject vormt de basis voor declaraties van geleverde zorg en levert ook inzicht in het daadwerkelijke gebruik ervan. Een DBC is een weergave van alle activiteiten en verrichtingen die een patiënt in het ziekenhuis doorloopt gedurende een vastgestelde periode. Een DBC staat voor de complete behandeling van een cliënt. Voor alle behandelingen, onderzoeken, operaties en opnames die een cliënt moet ondergaan wordt slechts één DBC gedeclareerd. Een ziekenhuis en de medisch specialisten ontvangen een vast gemiddeld bedrag. Een DBC beslaat een periode van maximaal een jaar en wordt begrensd door een begin- en einddatum. Het DBC-traject is een cliëntspecifiek geheel welke doorgaans beheerd zal worden door de Specialist Ouderen Geneeskunde (SOG). In Ons Administratie houdt dit in dat bij de betreffende cliënt een DBC traject gestart wordt, dat hier de DBC zorg op geregistreerd wordt en dat na afloop het DBC traject gesloten en gedeclareerd kan worden. Per 1 januari 2013 is de DBC registratie ingevoerd voor de Geriatrisch Revalidatie Zorg (GRZ) Pagina 6 / 71

7 Welke processtappen kent een DBC? De DBC-systematiek kent vier processtappen, die samengevat zijn in het zogenaamde RSADmodel: registreren, samenvatten, afleiden, declareren. Registreren Naar aanleiding van een zorgvraag van een patiënt wordt het zorgtraject en daarmee het subtraject geopend. Dit gebeurt altijd op basis van een externe verwijzing, door bijvoorbeeld het ziekenhuis of een revalidatiecentrum. De benodigde gegevens, waaronder de verwijsgegevens, worden ingevoerd bij het openen van het DBC traject. Daarna worden alle zorgactiviteiten (ZA) vastgelegd. Samenvatten Het subtraject wordt op de 42e dag na de laatste grz-zorgactiviteit voor de cliënt gesloten. Afleiden (door middel van een Grouper Export) Aan de hand van alle geregistreerde zorgactiviteiten (aantal verpleegdagen en aantal behandeluren) en diagnose van de cliënt, wordt bepaald welk zorgproduct hierbij hoort, door middel van een export naar de Grouper. Declareren (door middel van de ZH308) Het door de Grouper bepaalde product wordt via de ZH308 ter declaratie aangeboden en naar de betreffende zorgverzekeraar gestuurd. Pagina 7 / 71

8 Wat is het verschil tussen een zorgtraject en een subtraject? Een zorgtraject is een periode waarin een patiënt voor een bepaalde zorgvraag onder behandeling is bij de specialist ouderengeneeskunde binnen een zorginstelling. Een zorgtraject bevat alle activiteiten/ verrichtingen, voortvloeiend uit de zorgvraag waarmee een patiënt een behandelaar consulteert van het eerste tot en met het laatste consult. De zorgvraag is de vraag waarmee de patiënt de specialist ouderengeneeskunde consulteert en dat wat de patiënt 'objectief' nodig heeft aan diagnostiek en behandeling. De tijd besteed aan activiteiten wordt in minuten geregistreerd. In de geriatrische revalidatiezorg bestaat een zorgtraject meestal uit één subtraject. Een subtraject is een afgebakende periode binnen een zorgtraject. Binnen deze periode kan de geleverde zorg aan de patiënt gedeclareerd worden. Binnen elk subtraject worden telkens gegevens vastgelegd, zodat de declaratie kan worden afgerond. Bij het openen van het zorgtraject (ZT) worden de algemene gegevens en de verwijsgegevens van de cliënt verwerkt. De specialist ouderengeneeskunde stelt de diagnose (D) aan de hand van de typeringslijst vast, zoals deze zichtbaar is in de applicatie bij het openen van een DBC traject. Vervolgens wordt er met de behandeling gestart (zorgactiviteiten). Pagina 8 / 71

9 Wanneer open je een DBC-traject? Wat is de begindatum? De specialist ouderengeneeskunde opent een zorgtraject op de dag van de eerste zorgactiviteit (consult). Dit kan de datum van opname zijn of het eerste onderzoek of een behandeling. Pagina 9 / 71

10 Wat betekenen zorgtypen 11 en 21? Het zorgtype is een element binnen de DBC-systematiek waarmee de geleverde zorg wordt getypeerd. Zorgtype 11 staat voor cliënten die voor de eerste keer een DBC-traject geopend krijgen. Zorgtype 21 staat voor cliënten die komen voor een vervolgbehandeling. Je mag pas een zorgtype 21 openen als het een vervolgbehandeling is op het oorspronkelijke zorgtraject met type 11, welke 42 dagen na de laatste GRZ-zorgactiviteit is afgesloten. Pagina 10 / 71

11 Hoe typeer je een diagnose? DBC Onderhoud heeft een typeringslijst samengesteld om de diagnose bij een cliënt te kunnen bepalen. Deze lijst is te vinden op de website van DBC Onderhoud. De diagnose dient door een specialist ouderengeneeskunde vastgesteld te wordenen vervolgens ingevoerd te worden bij het openen van een DBC-traject. De diagnose is voorwaarde om een Grouper export te kunnen doen, omdat aan de hand van de diagnose een product zal worden vastgesteld. Pagina 11 / 71

12 Hoe wordt een declarabel product afgeleid? Het afleiden van een declarabel product gebeurt met behulp van een online service, de Grouper. Alle gegevens die binnen een subtraject zijn geregistreerd, worden vanuit de applicatie middels een export naar de grouper gestuurd. De grouper analyseert de gegevens en bepaalt met behulp van de productstructuur het declarabele product. De grouper stuurt vervolgens een declarabel product terug, gebaseerd op de registraties en de diagnose van de betreffende cliënt. Pagina 12 / 71

13 Welke eisen stelt de grouper aan een aanlevering? De grouper rekent op basis van de aangeleverde prestaties en maakt zich niet zozeer druk om de afsluitreden en de wachttijd van 42 dagen. Het enige waar de grouper wel naar kijkt, is dat de einddatum in het verleden moet liggen. Ligt de einddatum in de toekomst, dan kun je de betreffende registraties aanleveren door middel van de onderhandenwerkgrouper (OHW). Pagina 13 / 71

14 De retourinformatie van de grouper levert geen of een niet gewenst product op, wat nu? De grouper geeft een foutmelding: Tijdens het afleiden kan de grouper bij een specifiek traject een foutmelding genereren. Vaak is de oorzaak een technische fout, het kan betekenen dat een niet bestaande of verkeerde code is gebruikt. De foutmelding geeft aan waar het fout is gegaan en eventueel wat er fout is. De fout dient hersteld te worden en vervolgens kan er een nieuwe export naar de grouper gedraaid worden. De grouper leidt een uitvalproduct af: Het kan gebeuren dat de combinatie van geregistreerde gegevens, mogelijk geen product oplevert. De grouper leidt dan een zogeheten uitvalproduct af. Controleer de registraties en de vastgestelde diagnose; mogelijk ontbreken er gegevens of is er een onlogische combinatie geregistreerd. De grouper leidt een onverwacht product af: Als de grouper een ander product weergeeft dan hetgeen verwacht was, dan kan dat betekenen dat het tarief dat gedeclareerd mag worden niet overeenkomt met de kosten van de zorg die is geleverd. Daarnaast kan het zijn dat niet alle gegevens op de juiste wijze geregistreerd zijn: er is een verkeerde zorgactiviteit of bijvoorbeeld te veel of te weinig registraties. Is er een ander product dan verwacht, dan is het advies eerst de registraties in de applicatie te controleren. Is dat correct, dan is de werkwijze van de grouper te controleren met behulp van de zorgproductenviewer op de website van DBC Onderhoud. Belangrijk: de ONS applicatie heeft geen invloed op het afleiden van de registraties tot een product door de grouper. Pagina 14 / 71

15 Wanneer kan ik gaan aanleveren? Het aanleveren van een DBC-traject is mogelijk op het moment dat het DBC-traject is afgesloten. Je kunt een DBC-traject pas afsluiten op 42 dagen na de laatste activiteit op de DBC. Op het moment dat je het traject succesvol afgesloten hebt, dien je eerst een productieexport naar de grouper te doen, alvorens je via de ZH308-export een aanlevering ter declaratie kunt doen. Pagina 15 / 71

16 Wat is DIS? Het DIS (DBC Informatie Systeem) is een landelijke databank waarin alle gegevens van zorgaanbieders geanonimiseerd worden vastgelegd. Het bevat gegevens uit de basisregistratie van zorgaanbieders over wat zij aan zorg geleverd en gedeclareerd hebben. Deze databank bevat geen persoonlijke gegevens of gegevens die tot individuen te herleiden zijn, doordat de PVM-module deze persoonlijke gegevens zal pseudonimiseren. Bij alle automatische exports naar DIS (ZH308, Opbrengstverrekening en OHW Grouper), wordt een apart PDF-bestand aangemaakt waarin een rapportage van de PVM-module voor die betreffende export te vinden is. Deze rapportage is ter informatie en toont of de informatie naar DIS gepseudonimiseerd verzonden is. Kwaliteitsrapportage PVM Module Pagina 16 / 71

17 Wat is OHW en hoe werkt het? OHW kan aangeleverd worden via de dienst Informatieroutering bij Vecozo. De OHW-gegevens worden volgens de ZH310-standaard aangeleverd. Met de gegevens die aangeleverd worden via de ZH310 kunnen zorgverzekeraars de productie en schadelast monitoeren en kan een ramingsmodel worden ontwikkeld van de te verwachten schadelast op zorgverzekeraars- en landelijk niveau. Ook maakt het aanleveren van de ZH310 het mogelijk om voor niet afgesloten DBC's een bevoorschotting te ontvangen, mits de betreffende zorginstelling en zorgverzekeraar hierover samen afspraken hebben gemaakt. Vektis is de ontvangende partij van deze informatiebestanden. Binnen Informatieroutering vindt geen controle plaats op dubbele aanleveringen van OHWbestanden, waardoor het mogelijk is dat identieke bestanden meerdere keren worden ingediend. Indien u per ongeluk een OHW-bestand dubbel indient, wordt dit wel afgevangen door Vektis. Vektis kijkt bij de verwerking naar het voorlooprecord. Als daar dezelfde sleutel (hashcode) in staat als een eerder aangeleverd bestand, dan wordt de zending beschouwd als een heraanlevering. Het bestand wordt wel twee keer verwerkt, maar niet twee keer meegenomen in de berekeningen. Pagina 17 / 71

18 Hoe wordt het tarief van een zorgproduct bepaald? Elke zorgproduct heeft een eigen tarief, gebaseerd op enerzijds het tarief van de behandelingen en anderzijds het tarief van het verblijf (de verpleegdagen). Naast de landelijke tarieven zijn er ook specifieke tariefafspraken tussen zorginstellingen en zorgverzekeraars. Bij de declaratie van een DBC-traject wordt het tarief gehanteerd dat bij aanvang van het DBC-traject geldig was. Is er sprake van een jaarovergang en wijzigen daardoor de tarieven, dan zal het oorspronkelijke tarief dat bij aanvang geldig was, meegegeven worden aan de declaratie. Pagina 18 / 71

19 Wat is een hashcode en waarvoor wordt hij gebruikt? De uitkomsten van de export naar de grouper zijn verzegeld met een hashcode. De hashcode is een getal waarmee de zorgverzekeraar kan vaststellen dat de gegevens die worden aangeboden, door de landelijke grouper zijn verwerkt. Het DIS kan aan de hand van de hashcode controleren of de DBC- en zorgprofielgegevens ongewijzigd bij het DIS zijn aangekomen. Pagina 19 / 71

20 Meldingen tijdens de exports Pagina 20 / 71

21 Fatal application error "UnknownHostException" In de export rapportage hierboven is te zien dat de test export naar de DBC grouper een foutmelding geeft. URL is niet correct Klik op 'rapportage' om te zien wat er mis gaat. In het bovenstaande geval is de webservice Url niet correct. Per 01/01/2013 is de webservice Url: acceptatie.dbcogrouper.nl of productie.dbcogrouper.nl (voor een productie aanlevering). Ga naar beheer - export - dbc grouper, daar zie je de webservice Url staan. Pagina 21 / 71

22 Wijzig de Url in 'acceptatie.dbcogrouper.nl' of 'productie.dbcogrouper.nl' en klik vervolgens op opslaan. Pagina 22 / 71

23 Toelichting bij foutmeldingen in de rapportage van de Grouper De export naar de Grouper genereert een bestand met daarin voor elke cliënt het vastgestelde DBC-product. Het bestand toont bij elke cliënt of de aanvraag bij de Grouper goedgekeurd is, of dat er nog fouten in het traject zitten die opgelost dienen te worden. Na het oplossen van de fouten zal de betreffende cliënten in de volgende Grouper-export opnieuw meegenomen worden. Het traject bevat geen fouten en is verzonden. Het bovenstaande traject bevat geen fouten en kan ter declaratie aangeboden worden via de ZH308. Het traject bevat fouten en zal daarom niet verzonden worden, los deze fouten eerst op. Als er fouten zitten in het traject van de cliënt, dan toont de rapportage van de grouper de bovenstaande melding, gevolgd door een specifieke melding met het probleem. Deze specifieke meldingen worden hieronder nader toegelicht. Los de foutmeldingen bij de betreffende cliënten op en draai opnieuw een export van de grouper. Pagina 23 / 71

24 Bij het traject zitten er geen 42 dagen tussen de einde-opnamedatum en de einddatum van dit traject. Bij het bovenstaande traject is de 42-dagenregeling niet goed nageleefd. De foutmelding geeft precies weer wat er mis is: er zitten geen 42 dagen tussen de einde-opnamedatum en de einddatum van het traject. De einddatum van het traject dient 42 dagen na de eindeopnamedatum te liggen. Dit traject bevat een einde-opnamedatum die gelijk is aan of na de einddatum van dit traject valt. Bij het bovenstaande traject is de einde-opname datum gelijk aan de einddatum van het traject. Dit is niet correct. De einddatum van het traject dient 42 dagen na de einde-opnamedatum te liggen. Pagina 24 / 71

25 Tussen de (laatste) DBC-activiteit en de einddatum van het traject moeten 42 dagen liggen. Ook in dit geval is de 42-dagenregeling niet goed nageleefd. De einddatum van het traject moet 42 dagen na de laatste behandeling of na de einde-opnamedatum liggen. Dat is bij dit traject niet het geval, de laatste registratie ligt binnen 42 dagen ten opzichte van de einddatum. De laatste registratie wordt weergegeven in de foutmelding; er kan gekozen worden voor een aanpassing van de registratie of het aanpassen van de einddatum van het traject. Het traject bevat een registratie die start na de einde-opnamedatum van het traject Bij de registratie van patiëntgebonden handelen na de einde-opnamedatum dient ook een ambulante behandeldag of huisbezoek geregistreerd te worden, omdat er bij een eindeopnamedatum altijd sprake is van een huisbezoek of ambulante behandeling. In dit geval kan deze foutmelding opgelost worden door naast de huidige registratie van patiëntgebonden handelen ook een registratie ambulante behandeldag en/of huisbezoek te doen. Pagina 25 / 71

26 Het traject bevat een ambulante of huisbezoek registratie, waarvoor ook een activiteit voor patiëntgebonden handelen geregistreerd moet worden. Bij de registratie van een ambulante behandeldag of een huisbezoek, dient ook altijd patiëntgebonden handelen geregistreerd te worden. De einde-opnamedatum van de cliënt is namelijk gevuld en als er daarna nog een ambulante behandeldag of een huisbezoek geregistreerd is, moet er ook sprake zijn van patiëntgebonden handelen. Oplossing is ook een registratie patiëntgebonden handelen toe te voegen op de dag dat er een ambulante behandeldag of een huisbezoek is geregistreerd. Het traject bevat een tijdelijke diagnosecode. Behalve de registraties, wordt ook de gestelde diagnose door de Grouper gebruikt om een product vast te stellen. In dit geval is er nog geen diagnose ingevuld bij het DBC-traject van deze cliënt. De diagnose is in te voeren bij de DBC-legitimatie in het overzichtsscherm van de cliënt. Het traject bevat een registratie zonder een activiteit. In deze situatie is er een registratie gedaan, maar is er geen DBC-activiteit aan deze registratie gekoppeld. Als er geen DBC-activiteit bekend is, kan de grouper niet op correcte wijze het Pagina 26 / 71

27 product bepalen. Pas de registratie aan door er een DBC-activiteit aan te koppelen of door de registratie, indien onterecht, te verwijderen. Het traject bevat een registratie die alleen na de einde-opnamedatum geregistreerd mag worden. In deze situatie is er een huisbezoek geregistreerd, terwijl de einde-opnamedatum nog niet gevuld is. Huisbezoek en ambulante behandeldag mogen alleen geregistreerd worden als de einde-opnamedatum gevuld is. Pas de activiteit of de einde-opname datum aan. Er is geen declaratiecode aanwezig. Geen declarabel product. In deze situatie kan de grouper geen product vaststellen. Dat komt door de gemaakte registraties, in dit geval alleen verpleegdagen. Een DBC-traject met alleen verpleegdagen is niet compleet en onlogisch. Raadpleeg het DBC-traject en de registraties. Pagina 27 / 71

28 Waarom krijg ik bij de DBC declaratie (ZH308) de melding 'Geen records gevonden voor verzekeraar met id:****'? Als je de DBC declaratie (ZH308) gedraaid hebt, kan het zijn dat in de rapportage de melding 'Geen records gevonden voor verzekeraar met id:****' staat. Deze rapportage is te zien als je klikt op 'rapport'. De rapportage: In de rapportage is te zien dat er voor aan aantal verzekeraars geen records gevonden zijn. Deze melding betekent dat er, in de gekozen periode, geen records meegestuurd zijn voor de genoemde verzekeraars en er dus geen declaraties aangeleverd zijn voor de genoemde verzekeraars. Daar hoef je in principe niks mee te doen, het is ter kennisgeving. Als je van deze verzekeraars wel aanleveringen had verwacht, is het raadzaam te controleren waarom er bij deze verzekeraar niks aangeleverd wordt. Ook in het excel bestand dat gegenereerd wordt, zal er voor deze verzekeraars geen tabblad aangemaakt worden. Pagina 28 / 71

29 Pagina 29 / 71

30 COV / DBC foutmelding "403: not authenticated" bij aanlevering Dit betekent dat de URL die wordt aangeroepen niet mag worden aangeroepen door de desbetreffende instantie of server. Instelling heeft niet genoeg rechten om een COV controle te doen Instelling heeft nog niet de mogelijkheid om een grouper aanlevering te doen bij de productie grouper Instelling heeft niet de mogelijkheid om naar de acceptatie grouper aan te leveren Houdt er dus rekening mee dat beide certificaten (UZI en Vecozo) geldig moeten zijn, anders werkt COV / Grouper niet! (voor enkel de COV controle is alleen het vecozo certificaat nodig, dus niet het UZI certificaat) Pagina 30 / 71

31 COV / DBC foutmelding "peer not authenticated" bij rapport van aanlevering Dit betekent dat er geen SSL verbinding opgezet kan worden naar de DBC Grouper of Vecozo (COV controle). Dit kan de volgende oorzaken hebben: er is geen certificaat aanwezig een van de twee certificaten (UZI of Vecozo) is niet meer geldig een van de twee certificaten is ingetrokken Houdt er dus rekening mee dat beide certificaten (UZI en Vecozo) geldig moeten zijn, anders werkt COV / Grouper niet! (voor enkel de COV controle is alleen het vecozo certificaat nodig, dus niet het UZI certificaat) Pagina 31 / 71

32 Vecozo geeft de foutmelding "Geen ondersteunde standaard" na het aanleveren van een ZH310 Deze foutmelding komt naar voren op het moment dat het retourbericht van de OHW Grouper als declaratie bij Vecozo is ingevoerd. Dit is niet correct, de ZH310 dient niet ingediend te worden als declaratie, maar als een dienst informatieroutering. Neem voor meer informatie contact op met Vecozo. Pagina 32 / 71

33 Foutmelding bij de Grouper: "Er is een product bepaald dat niet declareerbaar is: niet gevonden in productenlijst" De grouper geeft de volgende foutmelding "er is een product bepaald dat niet declareerbaar is: niet gevonden in productenlijst. Met reden: Er is geen DeclaratieCode aanwezig. Geen declarabel product". De foutmelding geeft eigenlijk precies aan wat er aan de hand is: uit de activiteiten die naar de Grouper worden gestuurd kan geen product bepaald worden. Foutmelding betekent uitval diagnosetyperingen; er is geen diagnose gevuld. Oplossing voor deze foutmelding is een diagnose te vullen bij de betreffende cliënt. Pagina 33 / 71

34 DBC Productiemonitor Pagina 34 / 71

35 Uitleg van de kolommen in de DBC productiemonitor De meeste kolommen in de DBC-productiemonitor corresponderen met de gegevens die zijn ingevoerd bij het aanmaken van de DBC-legitimatie. Een aantal andere kolommen bevat informatie die door de software gegenereerd wordt, op basis van de trajectgegevens of registraties. De DBC-legitimatie versus de DBC-productiemonitor Vrijwel alle velden uit de DBC-legitimatie hierboven zijn terug te vinden in de DBCproductiemonitor. Deze velden zijn in de verschillende printscreens geel gearceerd. De overige, niet geel-gearceerde informatie in de printscreen hierboven is afkomstig van de cliëntgegevens die zijn ingevoerd in de applicatie. Pagina 35 / 71

36 Trajectduur: deze kolom laat het aantal dagen in het traject zien. Als er een einddatum voor het traject is, dan wordt het aantal dagen vanaf de begindatum tot en met de einddatum gerekend. Als er geen einddatum voor het traject is, dan wordt er vanaf startdatum tot en met de einddatum van de productiemonitor-export gerekend. Status subtraject: deze is open of gesloten, afhankelijk van de status van de DBC-legitimatie. Dagen sinds laatste behandeling: deze kolom laat het aantal dagen sinds de laatste behandeling zien. Deze informatie is belangrijk bij het al dan niet kunnen sluiten van het DBCtraject, met het oog op het naleven van de 42-dagenregeling. Het aantal dagen sinds laatste behandeling wordt op dezelfde wijze vastgesteld als de trajectduur, zie hierboven. Meer informatie over de regels rondom de 42-dagenregeling is te vinden in deze handleiding. Trajecttype: dit kan een type 11 of 21 zijn. Meer informatie over het trajecttype is te vinden op DBC Onderhoud. Verzekering: dit is de verzekering van de cliënt, in de applicatie ingevoerd bij de financiële gegevens van de cliënt. Laatste factuurnummer (ZH308): Deze kolom laat zien in welke factuur het betreffende traject als factuurregel is meegenomen ter declaratie. Is er geen nummer ingevuld, dan is het traject nog niet in een productie-export ZH308 meegenomen. Laatste factuurresultaat (ZH309): Deze kolom laat zien wat de status van de factuurregel is. Hier zijn drie opties mogelijk: - 'OK' + het tijdstip waarop het retourbericht van de betreffende factuur is ingelezen: de declaratie van dit DBC-traject is goedgekeurd. - 'geen retourbericht ingelezen': er is voor de betreffende ZH308-export nog geen retourbericht ingelezen. - 'Afgekeurd + het tijdstip waarop het retourbericht van de betreffende factuur is ingelezen': de declaratie van dit DBC-traject is afgekeurd en daarmee is dit traject niet gedeclareerd. Indien er nog geen productie-export ZH308 is gemaakt, zullen de kolommen 'laatste factuurnummer' en 'laatste factuurresultaat' leeg blijven. Pagina 36 / 71

37 Registraties Vervolgens zijn alle registraties en de bijbehorende aantallen in de DBC-productiemonitor te zien. De meeste spreken voor zich, een aantal wordt hieronder nader toegelicht: - Polikliniekbezoek (194800) - (dag (8 uur)): het aantal registraties polikliniekbezoek. De applicatie maakt van één registratie polikliniekbezoek (194800) automatisch 1 dag. Dit is alleen aan de orde in trajecten voor , omdat er vanaf geen polikliniekbezoek meer geregistreerd mag worden. - Huisbezoek (194801) - (dag (8 uur)): het aantal registraties huisbezoek De applicatie maakt van één registratie huisbezoek (194801) automatisch 1 dag. - Dagbehandeling (194803) - (dagdeel): het aantal registraties dagbehandeling. Dit is alleen nog aan de orde in trajecten voor , omdat er vanaf geen dagbehandeling meer geregistreerd mag worden. - Verpleegdag (194804) - (dag (8 uur)): het aantal verpleegdagen gedurende het traject. Dit aantal wordt automatisch vastgesteld door de applicatie, door een berekening van het aantal dagen tussen de startdatum van het DBC-traject en de einde-opnamedatum. - Ambulante behandeldag (194805) - (dag (8 uur)): het aantal registraties ambulante behandeldag gedurende het traject. De applicatie maakt van één registratie ambulante behandeldag (194805) automatisch 1 dag. - Afwezigheidsdag (194809) - (dag (8 uur)): het aantal geregistreerde afwezigheidsdagen (proefverlof) gedurende het traject. Deze informatie wordt uit de cliëntagenda gehaald. Let op: dit geldt alleen als er bij het aanmaken van de afwezigheidsregistratie gekozen is voor de systeemgedefinieerde afwezigheidsreden "Proefverlof (DBC)". Zie afbeelding hieronder. Zelf aangemaakte afwezigheidsredenen worden niet ondersteund door de DBC-systematiek. Hierna volgen alle uursoorten patiëntgebonden handelen op basis van eenheden van vijf minuten. In deze kolommen staat het aantal eenheden van vijf minuten wat op deze uursoort is geregistreerd. Is er in totaal tien minuten geregistreerd, dan zal er '2' in de kolom staan. - Ongefinancierde afwezigheid (UNFINANCED) - (dag (8 uur)): Het aantal geregistreerde dagen ongefinancierde afwezigheid. Deze informatie wordt uit de cliëntagenda gehaald. Let op: dit geldt alleen als er bij het aanmaken van de afwezigheidsregistratie gekozen is voor de systeemgedefinieerde afwezigheidsreden "Ongefinancierde afwezigheid (DBC)". Zie afbeelding Pagina 37 / 71

38 hieronder. Zelf aangemaakte afwezigheidsredenen worden niet ondersteund door de DBCsystematiek. Pagina 38 / 71

39 DBC productiemonitor: waar kan ik zien wat er gedeclareerd wordt? In de DBC productiemonitor kun je onder de kolom 'grouper resultaat' het product zien dat de grouper teruggeeft voor een DBC traject. Hiervoor moet je een productie export naar de grouper hebben gedaan. Dat is het resultaat (de prestatie) die je ook kunt declareren. Pagina 39 / 71

40 Gebruiksvragen Pagina 40 / 71

41 De invoering van DBC vervangt de vergoeding uit de AWBZ, maar is wel budgetneutraal; hoe wordt dat verrekend? Aan het einde van 2013 wordt er een opbrengstenverrekening gedaan, waarbij gekeken wordt welke opbrengsten van de oude constructie (AWBZ) versus de nieuwe constructie (DBC) er te declareren zijn. Deze worden dan verrekend. De opbrengstverrekening is te starten door de OHW Grouper te draaien en het vinkje 'opbrengstverrekening' aan te vinken. De opbrengstverrekening wordt dan automatisch over het gehele jaar gedraaid en doorgestuurd naar DIS. Pagina 41 / 71

42 Hoe kan ik "Ambulant" toevoegen als uursoort en toevoegen aan het weekkaartprofiel In 2014 zullen de uursoorten dagbehandeling (194803) en polikliniekbezoek(194800) plaats maken voor één nieuwe uursoort: "ambulante behandeldag". Per 1 januari 2014 kun je dus geen "dagbehandeling" of "polikliniekbezoek" (per dagdeel) meer declareren, maar in plaats daarvan declareer je "ambulante behandeldag" (per dag). Dit vraagt enige aanpassing in de applicatie. Wat er precies gedaan moet worden om dit goed door te voeren, is in deze handleiding beschreven. N.B. Halverwege januari zal de software per dag maximaal één ambulante behandeldag meesturen in de aanlevering. Dit betekent dat de applicatie tijdens de aanlevering maar één registratie ambulante behandeldag per dag mee zal nemen en de overige registraties uit zal sluiten van aanlevering. Deze wijziging zal te zijner tijd via de releasenotes gecommuniceerd worden. Uursoort "ambulante behandeldag" toevoegen Het is aan te bevelen de bestaande uursoorten op bovenstaande wijze aan te passen, namelijk met "2013" achter de omschrijving. Op deze manier is voor iedereen die registreert duidelijk dat deze uursoorten gelden voor Deze uursoorten zullen namelijk niet verwijderd worden Pagina 42 / 71

43 vanaf 1 januari 2014, omdat het in praktijk mogelijk kan zijn dat er over 2013 nog registraties gedaan moeten worden. In 2014 heb je dus de keuze uit "dagbehandeling 2013", "polikliniekbezoek 2013" en "ambulante behandeldag (2014)", waarbij je voor nieuwe registraties in 2014 moet kiezen voor "ambulante bahandeldag (2014)". Het uursoort "ambulante behandeldag (2014)" zal handmatig toegevoegd moeten worden, zoals hieronder beschreven. Let op: het toevoegen van een nieuwe uursoort resulteert in onvolledige filters, in deze handleiding is te lezen hoe dit opgelost kan worden. Beheer - instellingen - uursoorten: klik op toevoegen en kies voor "nieuwe directe activiteit aanmaken (gebaseerd op tijd)". Pagina 43 / 71

44 De volgende velden dienen ingevuld te worden: 1. Geef deze uursoort de naam "Ambulante behandeldag" (eventueel aangevuld met "2014", zodat voor gebruikers duidelijk is dat dit een uursoort is die in 2014 geregistreerd mag worden) 2. Vul hier de bij ambulante behandeldag horende DBC code in: "194805". 3. Kies hier voor de categorie "DBC-GRZ". Pagina 44 / 71

45 Uursoort "ambulante behandeldag" koppelen aan de weekkaart In de bestaande weekkaartprofielen waarin de uursoorten dagbehandeling en/of polikliniek voorkomen, dient de uursoort "ambulant 2014" te worden toegevoegd, door te klikken op "uursoort toevoegen" en vervolgens "ambulante behandeldag (2014)" te kiezen. Pagina 45 / 71

46 Hoe kan ik de volgorde van DBC-producten aanpassen? (Bijvoorbeeld bij het verwacht product) Het is mogelijk om een volgorde aan te brengen in DBC producten. Deze volgorde wordt gebruikt in het dropdown-menu voor vastgestelde DBC producten. Hierdoor kan, ook met het oog op nieuwe producten in 2015, naar eigen wens een sortering aangebracht worden. Oude producten kunnen bijvoorbeeld onder aan de lijst geplaatst worden, wat de overzichtelijkheid ten goede komt. Ga naar beheer - instellingen - zorglegitimatie - DBC: de volgorde van de producten staat aangegeven middels een nummer. Het getal 0 staat voor de bovenste in de lijst. Het getal 99 is het onderste nummer in de lijst. Meerdere nummers per product zijn toegestaan. Klik op een DBC product om de eigenschappen te wijzigen. In het veld "Volgorde" is de waarde te veranderen. Pas de waarde aan en sla de wijzigingen op. Pagina 46 / 71

47 In het productoverzichtsscherm is te zien dat het product onder aan de lijst staat. In het dropdownmenu bij het verwachte DBC-product bij de DBC-legitimatie van de cliënt is het product ook onderaan de lijst geplaatst. Pagina 47 / 71

48 Moet ik zelf registratie van ZZP 9a bij gaan houden ten behoeve van verrekening eind 2013? Nee, dit is niet nodig. Er is voorzien dat via aanlevering bij de onderhanden werk grouper (OHW grouper) er een automatische afleiding plaats vindt van de ZZP 9a registratie. Het enige dat klanten hiervoor aanvullend zelf moeten doen is aangeven of er wel of geen sprake is van vervoer dagbehandeling bij een DBC traject. Dat zullen wij gaan ondersteunen bij gegevens die bij DBC traject worden ingevoerd. Aanlevering OHW grouper resulteert dan in een rapport dat klanten dienen te bewaren voor de einde jaar verrekening. Pagina 48 / 71

49 Als een DBC revalidatie traject begint in 2012 en doorloopt in 2013; hoe kan ik dit dan registreren en declareren? De DBC registratie begint op 1 januari Vanaf dat moment kan er een DBC geopend, geregistreerd en gedeclareerd worden. In dit specifieke geval zal dus een gedeelte van het traject geregistreerd en gedeclareerd worden (het gedeelte vanaf 1 januari 2013). Pagina 49 / 71

50 Wat te doen als een cliënt met dezelfde zorgvraag terug komt, nadat het oorspronkelijke DBC-traject afgesloten is? Indien een cliënt na het afsluiten van een subtraject een bepaalde periode later voor dezelfde zorgvraag terugkomt, is het noodzakelijk een nieuw subtraject (met zorgtype 21) te openen onder het bestaande zorgtraject. Dit omdat er sprake is van een vervolgbehandeling bij een bestaande zorgvraag. Als je bij het afgesloten DBC-traject kiest voor 'gebruik bestaande zorgtraject', dan wordt er op de achtergrond (in de database) automatisch ZT21 aan meegegeven. Je hoeft dit dus niet zelf te kiezen. Pagina 50 / 71

51 Waarom heb ik, bij het heropenen van een DBC-traject, niet de keuze voor ZT21? Als cliënten binnen een jaar na het sluiten van het DBC-traject terugkeren met dezelfde klacht, dient er een subtraject ZT21 gestart worden. Door te kiezen voor 'gebruik bestaande zorgtraject', wordt er op de achtergrond (in de database) automatisch ZT21 aan meegegeven. Je hoeft dit dus niet zelf te kiezen of in te vullen. Pagina 51 / 71

52 Hoe kan ik een subtraject aanmaken en wat zijn de regels voor het aanmaken van een subtraject? Bij het openen van een DBC-traject wordt automatisch een eerste subtraject (type 11) aangemaakt. Afgesloten DBC trajecten, die na 42 dagen maar binnen 365 dagen met dezelfde zorgvraag alsnog een vervolg krijgen, kunnen opnieuw geopend worden en krijgen dan automatisch een vervolg subtraject van type 21 aangemaak. Binnen één zorgtraject kunnen dus meerdere subtrajecten hangen, waarvan er altijd maar één actief is. Elk subtraject wordt afzonderlijk ter declaratie aangeboden. Pagina 52 / 71

53 Een cliënt wijzigt gedurende het DBC traject van zorgverzekeraar, heeft dit gevolgen voor de declaratie? De vergoeding van DBC trajecten wordt gedaan door de verzekeraar die actief was ten tijde van het openen van het DBC traject. Het betreffende DBC traject zal bij de aanlevering dan ook bij de oorspronkelijke verzekeraar ter declaratie aangeboden worden. Pagina 53 / 71

54 Wat moet ik doen als een cliënt met een DBC-traject weer opgenomen wordt in het ziekenhuis en dus tijdelijk afwezig is? In principe loopt de DBC dan door, de cliënt wordt als afwezig gemeld in de cliëntagenda middels "Ongefinancierde afwezigheid (DBC)". Bij terugkomst van de cliënt worden er weer activiteiten geboekt op de DBC. Het afsluiten van het DBC-traject gebeurt op de normale manier (42 dagen na de laatste activiteit). Dagen dat de cliënt afwezig was, worden bij de aanlevering naar de grouper NIET als afwezigheidsdagen meegestuurd, de registratie van verpleegdagen wordt wel onderbroken. Aanlevering van "ongefinancierde afwezigheid" in het grouper-traject vindt alleen plaats als sprake is van "proefverlof". Een ziekenhuisopname is GEEN proefverlof. Pagina 54 / 71

55 Hoe zijn activiteiten te registreren die niet per 5 minuten geregistreerd worden, zoals huisbezoek en ambulante behandeldag? Ambulante behandeldag: vast te leggen door tijd te registreren op deze activiteit. Ambulante behandeldag mag alleen geregistreerd worden als de ontslagdatum gevuld is. Ambulante behandeldag registreer je altijd in combinatie met patiëntgebonden handelen. De hoeveelheid tijd doet niet ter zake, alle registraties op één dag worden samengebracht tot één registratie die aangeleverd wordt bij de Grouper. Er mag namelijk maximaal 1 ambulante behandeldag per dag gedeclareerd worden. Huisbezoek: vast te leggen door tijd te registreren op deze activiteit. Huisbezoek mag alleen geregistreerd worden als de ontslagdatum gevuld is. Huisbezoek registreer je altijd in combinatie met patiëntgebonden handelen. De hoeveelheid tijd doet niet terzake, alle registraties op één dag worden samengebracht tot één registratie die aangeleverd wordt bij de Grouper. Er mag namelijk maximaal 1 huisbezoek per dag gedeclareerd worden. Activiteiten uit 2013: In 2013 was er sprake van polikliniekbezoek en dagbehandeling. Deze hebben plaats gemaakt voor ambulante behandeldag. De registratie van beide uursoorten is op gelijke wijze als de registratie van ambulante behandeldag. Bij dagbehandeling wordt de ingegeven waarde (in minuten) gebruikt om de geregistreerde tijd om te zetten naar dagdelen voor de aanlevering (240 minuten = 1 dagdeel). Pagina 55 / 71

56 Hoe vaak mag ik een DBC aanlevering doen bij de Grouper? Er zit geen beperking op het aantal aanleveringen bij de grouper. Pagina 56 / 71

57 Kan ik ook halverwege een DBC traject aanleveren bij de Grouper? Het is mogelijk om halverwege een DBC traject een aanlevering te doen bij de onderhanden werk (OHW) grouper. Afhankelijk van de afspraken die met de zorgverzekeraar gemaakt zijn, is het mogelijk dit OHW te declareren ter bevoorschotting. De normale grouper neemt alleen afgesloten trajecten mee. Pagina 57 / 71

58 DBC tarieven corrigeren leidt niet tot correctiefactuur naar verzekeraars, hoe kan dat? Als je tarieven voor DBC trajecten wilt wijzigen en als correctie opnieuw aan wilt leveren, dan kan dat alleen als je het retourbericht van de vorige declaratie ingelezen hebt in de applicatie. Eerder is het niet mogelijk om opnieuw aan te leveren (met een gewijzigd tarief). Het systeem moet namelijk weten of de voorgaande declaratie goed-danwel afgekeurd is, voordat er nieuwe wijzigingen aangeleverd kunnen worden. Pagina 58 / 71

59 Hoe worden binnen Ons Administratie de verpleegdagen en afwezigheidsdagen voor DBC's geregistreerd? De verpleegdagen worden bepaald op basis van de datum dat het DBC traject geopend wordt (begin datum) en de datum van einde opname. De afwezigheidsdagen worden bepaald op basis van de afwezigheidsregistratie in de cliëntagenda. Pagina 59 / 71

60 Waarom krijg ik bij de opbrengstverrekening, OHW Grouper export en de ZH308 een PDF-bestand "Kwaliteitsrapportage DIS Privacy & Verzend Module" (PVM) De PVM module zorgt ervoor dat aangeleverde informatie bij DIS gespeudonimiseerd aangeleverd wordt. Zie deze handleiding voor meer informatie. Pagina 60 / 71

61 Er is een cliënt waarbij niet aan de 42-dagenregeling kan worden voldaan. Hoe kan ik deze cliënt toch aanleveren aan de grouper? Er zijn uitzonderingssituaties waarin een DBC-traject binnen 42 dagen na de eindeopnamedatum gesloten moet worden, bijvoorbeeld omdat de cliënt voor een geheel nieuw zorgtraject opnieuw opgenomen moet worden en het oude traject daarmee per direct afgesloten moet worden. Normaal gesproken kan het oude traject dan niet worden aangeleverd bij de grouper, omdat niet voldaan wordt aan de 42-dagen regeling. Om dergelijke cliënten toch aan te kunnen leveren bij de grouper, heb je per traject de mogelijkheid de groupercontrole te deactiveren. Via het overzichtsscherm van de cliënt ga je naar de DBC-zorglegitimatie. Door te klikken op 'DBC sluiten' krijg je de opties om het DBC-traject te sluiten en de mogelijkheid de controle voor de aanlevering aan de grouper te deactiveren. Als de controle wordt gedeactiveerd, dan worden de aan te leveren trajecten door de applicatie niet meer gecontroleerd op technische regels. Het uitzetten van dit vinkje kan tot daarmee tot gevolg hebben dat de Grouper trajecten vervolgens afkeurt omdat ze niet voldoen aan de technische regels. Zet dit vinkje dus alleen uit als er specifieke afspraken zijn gemaakt met de zorgverzekeraar over het niet naleven van een technische regel. Pagina 61 / 71

62 Het registreren van ongefinancierde afwezigheid en proefverlof bij DBC Afwezigheidsredenen Via beheer - instellingen - overige instellingen - afwezigheidsredenen is in te zien welke afwezigheidsredenen er in het systeem bestaan. Ook is het mogelijk hier handmatig een nieuwe afwezigheidsreden toe te voegen. De twee zwarte, niet aanpasbare afwezigheidsredenen zijn systeemgedefinieerd en dienen gebruikt te worden om op correcte wijze proefverlof en de ongefinancierde afwezigheid door te voeren. Let op: het is niet mogelijk afwezigheidsdagen of proefverlof via een gebruikergedefinieerde afwezigheidsreden vast te leggen. Reden hiervoor is dat de systeemgedefinieerde afwezigheidsredenen zorgen voor een correcte afhandelingen tijdens het declaratieproces. Wordt er gebruik gemaakt van een gebruikersgedefinieerde afwezigheidsreden, dan zullen deze afwezigheidsdagen als verpleegdagen meegenomen worden in de declaratie, hetgeen niet correct is. Het registreren van afwezigheidsdagen en/of proefverlof bij de cliënt Het vastleggen van ongefinancierde afwezigheid of proefverlof kan via het overzichtsscherm van de cliënt, via het tabblad 'agenda'. Indien dit tabblad niet zichtbaar is, kan dit via een ticket aangevraagd worden bij support. Meer informatie over dit tabblad is te vinden in deze handleiding. LET OP! Pagina 62 / 71

63 Per periode van afwezigheid (proef-/weekendverlof) mogen in het dbc-zorgtraject maximaal drie afwezigheidsdagen geregistreerd worden. Met ingang van 2014 is de afwezigheidsdag alleen nog bedoeld voor proefverlof en wordt deze niet meer geregistreerd bij tijdelijke opname in het ziekenhuis. Registreren van afwezigheid bij ziekenhuisopname kan nog wel, maar deze worden niet als afwezigheidsdagen meegegeven in het 'grouper-traject'. Het toevoegen van ongefinancierde afwezigheid en/of proefverlof kan op twee manieren: de groene knop boven in het scherm of het blauwe 'toevoegen' achter de dag. De werking van beide knoppen is hetzelfde. Pagina 63 / 71

64 Bij het klikken op 'toevoegen' verschijnt bovenstaande scherm. In het geval van ongefinancierde afwezigheid en/of proefverlof dient er gekozen te worden voor de onderste optie 'afwezigheidsregistratie'. Ongefinancierde afwezigheid: (wordt niet meegegeven naar de Grouper!) De bovenstaande velden komen naar voren. In het geval van ongefinancierde afwezigheid dienen de velden op onderstaande wijze gevuld te worden: - Begindatum: geef de begindatum van de ongefinancierde afwezigheid. - Einddatum: indien bekend kan hier een einddatum ingevoerd worden. Indien er geen einddatum wordt ingevoerd, wordt de afwezigheid oneindig doorgevoerd in de agenda. Het is dus aan te bevelen een einddatum in te voeren. Het is achteraf wel mogelijk de data te wijzigen. Meer informatie hierover in de volgende stap. - Reden: kies hier voor de systeemgedefinieerde afwezigheidsreden 'Ongefinancierde afwezigheid (DBC)'. - Notitie: indien gewenst kan hier een aanvullende notitie ingevoerd worden. Deze notitie zal elke dag, gedurende de afwezigheid, worden weergegeven. Pagina 64 / 71

65 Indien de afwezigheidsregistratie correct is ingevoerd, verschijnt bovenstaande scherm. 1. Door te klikken op 'ongefinancierde afwezigheid (DBC)' (1), kan de afwezigheidsregistratie aangepast worden. De afbeelding hieronder geeft weer welke mogelijkheden er zijn. 2. De ingevulde notitie wordt weergegeven (2). 3. Een afwezigheidsregistratie is altijd eenmalig (3). Dit veld is dan ook niet aan te passen. 4. Door te klikken op de prullenbak (4) zal de gehele afwezigheidsregistratie verwijderd worden. Pagina 65 / 71

66 Door de afwezigheidsregistratie aan te klikken is het mogelijk de registratie aan te passen of te verwijderen. Indien er een aanpassing is gedaan, klik dan nadien op 'opslaan', om de wijzigingen op te slaan. Proefverlof: (wordt WEL meegegeven naar Grouper, max. 3 dgn per traject) De bovenstaande velden komen naar voren. In het geval van proefverlof dienen de velden op onderstaande wijze gevuld te worden: - Begindatum: geef de begindatum van het proefverlof. - Einddatum: geef de einddatum van het proefverlof. Het proefverlof mag maximaal 3 achtereenvolgende dagen duren. Het is derhalve niet mogelijk om geen einddatum in te Pagina 66 / 71

67 voeren; dan geeft het systeem een foutmelding dat het proefverlof niet langer dan 3 dagen mag duren. Deze foutmelding komt ook naar voren als het verschil tussen begin- en einddatum meer dan 3 dagen is. - Reden: kies hier voor de systeemgedefinieerde afwezigheidsreden 'Proefverlof (DBC)' - Notitie: indien gewenst kan hier een aanvullende notitie ingevoerd worden. Deze notitie zal elke dag, gedurende de afwezigheid, worden weergegeven. Indien het proefverlof correct is ingevoerd, verschijnt bovenstaande scherm. 1. Door te klikken op 'Proefverlof (DBC)' (1), kan het proefverlof aangepast worden. De afbeelding hieronder geeft weer welke mogelijkheden er zijn. 2. De ingevulde notitie wordt weergegeven (2). 3. Een proefverlof is altijd eenmalig (3). Dit veld is dan ook niet aan te passen. 4. Door te klikken op de prullenbak (4) zal het gehele proefverlof verwijderd worden. Pagina 67 / 71

68 Door het proefverlof aan te klikken is het mogelijk de registratie aan te passen of te verwijderen. Indien er een aanpassing is gedaan, klik dan nadien op 'opslaan', om de wijzigingen op te slaan. Systeemgedefinieerde afwezigheidsredenen Indien er volgens bovenstaande stappen ongefinancierde afwezigheid en/of proefverlof is vastgelegd, zullen deze afwezigheidsdagen niet meegenomen worden als verpleegdagen in de grouper. Dit werkt alleen correct als er gebruik gemaakt wordt van de systeemgedefinieerde afwezigheidsreden 'Ongefinancierde afwezigheid (DBC)' en/of 'Proefverlof'. Pagina 68 / 71

69 Een DBC-traject verwijderen, hoe doe ik dat? Het is op dit moment niet mogelijk om eenmaal geopende DBC-trajecten te verwijderen. Omdat de DBC-systematiek pas vanaf is ingevoerd in de applicatie, kun je door begin- en einddatum voor te zetten, ervoor zorgen dat het onterecht geopende traject niet meer meegenomen wordt in de verschillende exports. Het traject blijft wel zichtbaar in de zorglegitimaties van de cliënt, maar omdat begin- en einddatum van zowel het zorgtraject als het subtraject in 2012 staan, zal het betreffende traject nooit meegenomen worden in de exports. Eventueel gedane registraties zullen gekoppeld worden aan een geldige DBC-legitimatie. Hieronder is te zien op welke manier je het DBC-traject zo kunt sluiten, dat het niet meegenomen zal worden in de verschillende exports. Pagina 69 / 71

70 Hoe kan ik een dbc-traject openen met code 08; voor verwijzingen zonder agb- codes, bijvoorbeeld voor buitenlandse verwijzingen De optie 'verwezen patiënt niet-seh vanuit eerstelijn, maar verwijzer heeft geen AGB-code' kan gekozen worden voor cliënten met een verwijzer zonder AGB-code, bijvoorbeeld een buitenlandse verwijzing. Code (zelf)verwijzer Bij het openen van een dbc-traject is de optie 'code (zelf)verwijzer' zichtbaar. Hier zijn twee opties: 06 - verwezen patiënt niet-seh vanuit andere instelling: dit is de standaardcode en dient ingevuld te worden voor verwijzingen met AGB-code. Wordt deze optie gekozen, dan dienen de velden AGB-code ziekenhuis en AGB-code specialist gevuld te worden verwezen patiënt niet-seh vanuit eerstelijn, maar verwijzer heeft geen AGB-code: deze code kan gebruikt worden bij een verwijzing zonder AGB-code, bijvoorbeeld in het geval van een buitenlandse verwijzing. Wordt deze optie gekozen, dan zijn de velden AGB-code ziekenhuis en AGB-code specialist niet meer verplicht. Zoals beschreven is de standaardkeuze 06 en in de meeste gevallen zal dit veld dus niet aangepast hoeven te worden. Is er gekozen voor 06, dan worden de AGB-codes gecontroleerd Pagina 70 / 71

71 en meegenomen in de declaratie. Wordt er gekozen voor 08, dan worden de AGB-codes niet meegenomen in de declaratie, ook al is er wel een AGB-code ingevuld. Bij de keuze voor 08 wordt ook de specialismecode niet gevuld in de aanleverbestanden. Dit is conform de ZH308-specificaties. DBC-productiemonitor Om eenvoudig te kunnen zien welke cliënten volgens code 08 aangeleverd gaan worden, bevat de DBC-productiemonitor een extra veld met "code (zelf)verwijzer". Hier is in één oogopslag te zien welke cliënten met code 08 zijn doorverwezen. Pagina 71 / 71