ONDERZOEKSVOORSTEL BELGIAN MEETING & CONFERENCE MARKET SURVEY

Transcriptie

1 ONDERZOEKSVOORSTEL BELGIAN MEETING & CONFERENCE MARKET SURVEY MEI 2007

2

3 INHOUDSTAFEL 1. TECHNISCHE FICHE Doel Methode Exclusieve vragen en exclusieve analyses Rapport Timing Workshop Kostprijs 4 2. DOELSTELLING EN DOELGROEPEN 5 3. ONDERZOEKSMETHODE 7 4. VRAAGSTELLING Telefonische enquête aan de vraagzijde Evolutie Exclusieve vragen RAPPORTERING TIMING KOSTPRIJS DEELNAMEVOORWAARDEN EN DEELNEMINGSFORMULIER BIJKOMENDE INFORMATIE 24 1

4 2

5 1. TECHNISCHE FICHE 1.1. Doel Analyse van de markt van de georganiseerde externe bijeenkomsten (meetings, conferenties en incentives) in het afgelopen jaar (september 2006-augustus 2007) met als doel een actueel inzicht te verkrijgen in de kenmerken van deze markt Methode Telefonische bevraging van bedrijven met vestiging in België Exclusieve vragen en exclusieve analyses Aan de participanten wordt de mogelijkheid geboden om exclusieve vragen aan het onderzoek toe te voegen en om exclusieve analyses te laten uitvoeren Rapport Uitgebreide rapportering bestaande uit een tekst- en tabellenrapport, inclusief een executive summary Timing Eind mei 2007: einddatum voor de bevestiging van de participatie; juni 2007: bepaling van de inhoud van de exclusieve vraagstelling in overleg met de participanten; september-oktober 2007: veldwerk enquêtes; november-december 2007: analyse, tabellering en rapportering van de standaardvragen; begin januari 2008: levering van het standaardrapport Belgian Meeting & Conference Market Survey; januari 2008: analyse, tabellering, rapportering van de exclusieve vragen; eind januari 2008: levering van de rapporten met de resultaten van de exclusieve vragen; eind januari 2008: workshop voor de participanten. 3

6 1.6. Workshop WES biedt aan de participanten een gratis workshop aan waarin de onderzoeksresultaten worden toegelicht Kostprijs euro (exclusief btw) voor het volledige standaardrapport; tussen en euro (exclusief btw) voor een exclusieve vraag. 4

7 2. DOELSTELLING EN DOELGROEPEN Met de Belgian Meeting & Conference Market Survey wil WES de markt van de externe bijeenkomsten georganiseerd door in België gevestigde bedrijven, duidelijk in kaart brengen en continu opvolgen. Onder externe bijeenkomsten verstaan we de meetings, conferenties en incentives die de bedrijven extern, dus buiten hun eigen infrastructuur, organiseren. Het uitgangspunt is dat het onderzoek een echt beleidsinstrument moet worden voor de diverse spelers in de markt van de meetings, conferenties en incentives dat hen toelaat de eigen marktpositie te evalueren en een marketingstrategie uit te bouwen. Met de Belgian Meeting & Conference Market Survey wordt een drievoudig doel nagestreefd: het in detail analyseren van de grootte en de meest relevante kenmerken van de markt van de externe bijeenkomsten georganiseerd door in België gevestigde bedrijven; het in detail analyseren van het beslissingsproces en de onderliggende motivaties aangaande de markt van de externe bijeenkomsten: welke criteria spelen een rol, wie beslist, ; het bieden van een medium aan de participanten om, op een budgetvriendelijke manier, vragen voor te leggen aan een grote steekproef van beslissingnemers inzake meetings, conferenties en incentives in Belgische bedrijven. Dit onderzoek werd reeds door WES uitgevoerd in Dit laat ons toe om vergelijkingen te maken met 2004 en evoluties vast te stellen. Het onderzoek wordt gecommercialiseerd via de multiclientformule, waarbij de globale kosten worden gespreid over de verschillende deelnemers. Dit resulteert in een lage deelnameprijs in vergelijking met een volledig autonoom en individueel marktonderzoek. Tevens wordt aan de participanten de mogelijkheid geboden om exclusieve vragen aan het onderzoek toe te voegen en aldus eigen accenten te leggen. Met dit onderzoek richten we ons tot alle geledingen van de markt van de externe bijeenkomsten, maar ook tot intermediaire en aanverwante sectoren: binnen- en buitenlandse diensten voor toerisme; congresbureaus; incentivebureaus; hotel(groepen); vakantiedorpen; conferentiecentra; touroperators en reisagenten gespecialiseerd in de meeting- en conferentiemarkt; professional conference organisers; transportmaatschappijen (luchtvaartmaatschappijen, treinmaatschappijen, ); autoverhuurbedrijven; reclamebureaus; mediabedrijven; 5

8 6

9 3. ONDERZOEKSMETHODE De Belgian Meeting & Conference Market Survey heeft betrekking op de markt van de externe bijeenkomsten georganiseerd door in België gevestigde ondernemingen. Onder de noemer van externe bijeenkomsten vallen de meetings, conferenties en incentives. In overeenstemming met internationale standaarden, definiëren we meetings, conferenties en incentives als volgt: meetings: de overkoepelende term voor off-site of externe bijeenkomsten van een aantal mensen op een bepaalde plaats, met als doel het uitwisselen van informatie, kennis en meningen, het nemen van beslissingen, brainstorming, het volgen van een training, het lanceren van een nieuw product, ; conferenties: formeel georganiseerde bijeenkomsten op een van tevoren afgesproken plaats. Het aantal deelnemers kan schommelen van een tiental tot meer dan Gedurende de bijeenkomst is er een gestructureerde bespreking over één of meerdere thema s met als doel het uitwisselen of overdragen van kennis en/of het komen tot een overeenstemming. Naast de klassieke conferentieonderwerpen is er vaak een sociaal gedeelte (leisuregedeelte) waarbij de participanten deel kunnen nemen aan culturele, historische of toeristische aspecten van de gaststad of het gastland met een eventuele mogelijkheid om op een informele manier met elkaar van gedachten te wisselen; incentives: motiverings- of beloningsreizen aangeboden door een bedrijf waarbij het aspect ontspanning sterker aanwezig is dan het aspect informatie en vergaderen. Het betreft zowel incentives die aan medewerkers van het bedrijf als aan externen (klanten, distributeurs, ) worden aangeboden. We onderzoeken de markt van de georganiseerde externe bijeenkomsten. Een externe bijeenkomst definiëren we als georganiseerd als er minimum vijf deelnemers zijn. Zakenreizigers die individueel of met enkele collega s reizen in functie van verkoop, werving, contractering, promotie, maken dus geen deel uit van de onderzoeksopzet. De reden voor deze afbakening is dat we ons met het onderzoek willen richten naar dat deel van de meeting-, conferentie en incentivemarkt dat kan worden bewerkt in de communicatie-inspanningen van de aanbieders en de tussenpersonen. Individuele zakenreizigers kiezen de bestemming, de accommodatie, het transportmiddel, in de eerste plaats louter op basis van zakelijk-commerciële motieven die weinig kunnen worden beïnvloed door communicatie-inspanningen. In het kader van dit onderzoek beperken we ons tot de meetings, conferenties en incentives die plaatsvinden in commercieel geëxploiteerde ruimten die hiervoor speciaal zijn (of worden) ingericht en die door de gebruikers ervan worden gereserveerd. Hieronder vallen met andere woorden de accommodatieverstrekkers (horecabedrijven, bungalowparken, ), de conferentie- en vergaderaccommodaties en de special venues. Vallen buiten het bestek van dit onderzoek: de bijeenkomsten die bedrijven intern beleggen, kennisoverdracht binnen het onderwijssysteem, Wat de meetings en conferenties betreft, dienen de bijeenkomsten gericht te zijn op kennisoverdracht. Bijeenkomsten waarbij enkel sociale contacten of motivering het feitelijk motief zijn (recepties, feestavonden,...) vallen buiten het aandachtsveld van dit onderzoek. 7

10 Er wordt geen minimumduur voor de meetings, conferenties en incentives opgelegd. Zowel residentiële (met één of meerdere overnachting(en)) als niet-residentiële (zonder overnachting) externe bijeenkomsten vallen onder dit onderzoek. Onderzoek naar de karakteristieken en ontwikkelingen in de markt van de meetings, conferenties en incentives is niet eenvoudig omwille van de veelheid aan spelers op de markt. We onderscheiden de vraagzijde, de tussenpersonen en de aanbodzijde (zie schema). Vraag- en aanbodzijde kunnen ofwel direct ofwel indirect via de tussenpersonen met elkaar in contact treden. De markt van de meetings, conferenties en incentives: relaties tussen vraag en aanbod Vraag Tussenpersonen Aanbod Bedrijven Andere Indirect Congresbureaus Incentivebureaus Professional Conference Organisers (PCO s) Touroperators gespecialiseerd in meetings, congressen en/of incentives Conferentie- en vergaderaccommodaties Logiesinfrastructuur Transportmaatschappijen Direct Om de kenmerken en ontwikkelingen in de Belgische markt van de georganiseerde meetings, conferenties en incentives in kaart te brengen, wordt een enquête afgenomen bij de vraagzijde. Eerst wordt de onderzoekspopulatie afgebakend. Deze bestaat uit de in België gevestigde bedrijven en andere spelers (overheid, verenigingen) die meetings, conferenties en/of incentives organiseren. Uit een beperkte rondvraag blijkt dat de bedrijven veruit het grootste deel van de meeting-, conferentie- en incentivemarkt voor hun rekening nemen. Daarnaast moeten we rekening houden met de beschikbaarheid van gegevens over de onderzoekspopulatie. Exhaustieve databanken met gegevens over Belgische bedrijven zijn voorhanden. Dit geldt niet voor verenigingen en overheidsinstanties gevestigd in België. Rekening houdend met deze overwegingen beschouwen we voor dit onderzoek enkel de bedrijven gevestigd in België als onze onderzoekspopulatie. Het komt er nu op aan om uit deze onderzoekspopulatie een representatieve steekproef te nemen die toelaat voldoende betrouwbare conclusies te trekken. 8

11 Hierbij moeten we rekening houden met het feit dat niet alle bedrijven externe bijeenkomsten organiseren. Eerder onderzoek toont aan dat hoe meer werknemers bedrijven in dienst hebben, hoe groter de kans is dat ze externe meetings, conferenties en/of incentives organiseren. Daarom concentreren we ons op bedrijven met minstens 50 werknemers. Om betrouwbare uitspraken te kunnen doen, plannen we een enquête bij in totaal in België gevestigde bedrijven met 50 werknemers of meer. Op basis van de Trends Top , jaargang 2007, becijferden we dat bedrijven tot deze categorie behoren. We zullen met andere woorden ruim één op drie van deze bedrijven enquêteren. Om de steekproef goed op te bouwen streven we naar een minimaal aantal enquêtes per segment waarover we uitspraken willen doen. Dit betreft in de eerste plaats de grootte van de ondernemingen (uitgedrukt in aantal werknemers). Daarnaast houden we ook in het oog dat er een zinvolle spreiding in de ruimte gebeurt (Vlaanderen/Brussel/Wallonië). Ook een passende sectoriële spreiding wordt gegarandeerd. Om betrouwbare uitspraken te kunnen doen binnen elk van deze categorieën stellen we volgende verdeling voorop van de steekproef naar grootteklasse en regio: Werknemerscategorie % aantal Belgische bedrijven Aantal enquêtes 200 of meer werknemers werknemers werknemers Totaal Bron: Trends Top , 2007 Vestigingsplaats % aantal Belgische bedrijven Aantal enquêtes >=50 werknemers Vlaanderen Brussel Wallonië Totaal Bron: Trends Top , 2007 Tevens op basis van het onderzoek in 2004 weten we dat bijna 30% van de bedrijven met 50 of meer werknemers externe meetings, conferenties en/of incentives organiseren. Met de enquêtering van bedrijven streven we dus naar een steekproef van 450 bedrijven die actief zijn op de markt van de externe meetings, conferenties en/of incentives. Als enquêteringsmethode kiezen we voor een telefonische enquête bij de verantwoordelijken voor het plannen of organiseren van meetings, conferenties en/of incentives binnen het bedrijf. Om zoveel mogelijk de directe beslissingsnemers op het vlak van meeting-, conferentie- en incentiveplanning binnen het bedrijf te kunnen ondervragen, gaan we bij elk bedrijf dat we contacteren eerst na of er een MICEpolicy is. Indien dit het geval is enquêteren we de verantwoordelijke hiervoor. Indien er geen MICE-policy is worden de vragen voorgelegd aan de verantwoordelijke voor de meest recent georganiseerde meeting, conferentie of incentive. Bij de bedrijven die het afgelopen jaar geen meetings, conferenties of incentives organiseerden, beperkt de 9

12 vraagstelling zich tot de intenties voor de toekomst en tot enkele identificatievariabelen van het bedrijf. 10

13 Samengevat ziet de onderzoeksmethode er als volgt uit: De markt van de meetings, conferenties en incentives: onderzoeksmethode Vraag Tussenpersonen Aanbod Bedrijven gevestigd in België Congresbureaus Incentivebureau s Professional Conference Organisers (PCO s) Touroperators gespecialiseerd in meetings en congressen Conferentie-, vergader- en incentiveaccommodaties Logiesinfrastructuur Transportmaatschap pijen Telefonische enquête bij Belgische bedrijven 11

14 4. VRAAGSTELLING De gegevensverzameling voor de Belgian Meeting & Conference Market Survey gebeurt aan de hand van een telefonische enquête bij de vraagzijde. Verder wordt aan de participanten de mogelijkheid geboden om exclusieve vragen aan het onderzoek toe te voegen Telefonische enquête aan de vraagzijde Het doel van de telefonische enquête is het verzamelen van een reeks kerngegevens over de vraagzijde van de meeting-, conferentie- en incentivemarkt in België. We definiëren de vraagzijde als de in België gevestigde bedrijven met 50 of meer werknemers. We vertrekken van de centrale vraag of het bedrijf in het afgelopen jaar (september 2006 tot augustus 2007) externe meetings, conferenties en/of incentives organiseerde. Afhankelijk van het antwoord op deze vraag wordt een ander vraagtraject doorlopen. Meer specifiek voorzien we vier grote vragenblokken bij de bedrijven die meetings, conferenties en/of incentives organiseerden in het afgelopen jaar: 1. Participatie en omvang van de markt heeft het bedrijf externe meetings, conferenties en incentives georganiseerd? hoeveel meetings, conferenties en incentives heeft het bedrijf georganiseerd? waren deze meetings, conferenties en incentives een- of meerdaags? 2. Kenmerken van de laatste bijeenkomst Om een zo concreet en betrouwbaar mogelijk inzicht te verkrijgen in de kenmerken van de meeting-, conferentie- en incentivemarkt in België verbinden we de vragen omtrent de kenmerken van de externe bijeenkomsten aan de laatst georganiseerde meeting, conferentie of incentive. Indien het bedrijf een- en meerdaagse meetings, conferenties en/of incentives organiseert, heeft de vraagstelling betrekking op de laatste meerdaagse activiteit. Organiseert het bedrijf enkel eendaagse meetings, conferenties en/of incentives, dan richten de vragen zich op de laatste eendaagse activiteit. De vraagstelling is opgebouwd rond volgende aspecten: soort georganiseerde externe activiteit (meeting/conferentie/incentive); duur van de bijeenkomst, residentieel of niet-residentieel; aantal deelnemers; voornaamste onderwerp van de activiteit (verkoop, productlancering, management meeting, opleiding, ); bestemming: plaats van de bijeenkomst (land en regio); aard van de omgeving; logiesvorm en hotelcategorie; voornaamste criteria bij de keuze van de bestemming (geografische ligging, imago van de bestemming, prijs-kwaliteitverhouding, aanwezige conferentie-infrastructuur, invloed van communicatie gevoerd door de bestemming, ) en van de 12

15 accommodatie en informatieverzameling (via specifieke beurzen, vakbladen, internet, ); transportmiddel; organisatie: wat werd geboekt en hoe (rechtstreeks, tussenpersonen), tijd tussen boeking en meeting/conferentie/incentive (lead time); persoon verantwoordelijk voor de keuze van de bestemming; budget. 3. Intenties, attitudes en trends Hier wordt gepeild naar enkele belangrijke attitudes en trends in de markt van de meetings, conferenties en incentives: intentie om gedurende de komende drie jaar externe meetings, conferenties en/of incentives te organiseren; de verhouding interne versus externe meetings/conferences/incentives; belang van de prijs als beslissingscriterium; trends inzake duurtijd en aantal deelnemers; trends inzake boekingsmethode; trends inzake budget; de verschuiving van de locatie van externe bijeenkomsten naar het buitenland; trends inzake bestemmingskeuze. 4. Kenmerken bedrijf Volgende identificatievariabelen van de bedrijven worden genoteerd: afdeling (productie, marketing/verkoop, financiën, ); grootte van het bedrijf en van de afdeling uitgedrukt in aantal werknemers; sector; vestigingsplaats; taal; functie van de respondent. Bij de bedrijven die geen meetings, conferenties en incentives organiseerden in het afgelopen jaar, beperkt de vraagstelling zich tot: de intentie om in de komende drie jaar meetings, conferenties en/of incentives te organiseren; de identificatievariabelen van het bedrijf. 13

16 Onderstaand schema geeft de opeenvolgende stappen van de telefonische enquête weer: 1.1. Participatie: werden afgelopen jaar (september augustus 2007) meetings, conferenties en/of incentives georganiseerd? Ja Nee 1.2. Aantal 2. Kenmerken laatste bijeenkomst 3.1. Intentie voor de toekomst? Ja Nee 3.2. Attitudes en trends 4. Identificatievariabelen van het bedrijf 14

17 4.2. Evolutie In 2004 werd dit onderzoek voor de eerste keer uitgevoerd. Voor de belangrijkste variabelen wordt de evolutie ten opzichte van 2004 nagegaan Exclusieve vragen De Belgian Meeting & Conference Market Survey is opgevat als een beleidsinstrument voor alle betrokkenen in de sector. In dit kader past de mogelijkheid die WES aan de participanten biedt om een beperkt aantal exclusieve vragen aan het onderzoek toe te voegen. Op deze manier kan het onderzoek worden aangepast aan de specifieke wensen van de participanten. WES assisteert u bij de analyse van uw informatieprobleem en denkt met u mee bij het opstellen van passende onderzoeksvragen. Met het inlassen van exclusieve vragen kan u peilen naar diverse aspecten. Hierna volgen enkele voorbeelden van mogelijke vraagstellingen: de bekendheid van een bestemming, organisatie of product, in vergelijking met de concurrentie; het belang dat men hecht aan bepaalde karakteristieken, diensten of activiteiten; de evaluatie van deze karakteristieken, diensten of activiteiten, in vergelijking met de concurrentie; de evaluatie van bepaalde acties, bijvoorbeeld brochure of website; het marktpotentieel; Deze exclusieve vragen kunnen om het even waar in de vragenlijst worden ingelast. De antwoorden op deze vragen worden in relatie gebracht met de kenmerken van de bedrijven en met alle toepasselijke vragen uit de basisvragenlijst. De tabellen worden steeds vergezeld van een beknopte commentaar met de belangrijkste bevindingen. De resultaten van een exclusieve vraag worden enkel gerapporteerd aan de participant die deze exclusieve vraag in de vragenlijst laat opnemen. De toevoeging van exclusieve vragen maakt het voorwerp uit van de goedkeuring door WES en van een afzonderlijke financiering. 15

18 5. RAPPORTERING We maken een onderscheid tussen het standaardrapport Belgian Meeting & Conference Market Survey en de exclusieve rapporten. Het doel van het standaardrapport is het ter beschikking stellen van (vooral) cijfermatige beleidsinformatie die de telefonische enquête oplevert, zodat de participanten op basis van deze gegevens kunnen bouwen aan een succesvolle marketingstrategie. De informatie wordt weergegeven in een tekst- en tabellenrapport. Tevens wordt een executive summary opgemaakt. De exclusieve rapportering omvat de rapportering in verband met de exclusieve vragen. De rapporten zijn beschikbaar in het Nederlands en het Frans. De resultaten uit het standaardrapport worden uitvoerig toegelicht tijdens een gratis Engelstalige workshop die WES organiseert voor de participanten aan het onderzoek. 16

19 17

20 6. TIMING We voorzien volgende timing voor de Belgian Meeting & Conference Market Survey 2007: eind mei 2007: einddatum voor de bevestiging van de participatie; juni 2007: bepaling van de inhoud van de exclusieve vraagstelling in overleg met de participanten; september-oktober 2007: veldwerk enquêtes; november-december 2007: analyse, tabellering en rapportering van de standaardvragen; begin januari 2008: levering van het standaardrapport Belgian Meeting & Conference Market Survey; januari 2008: analyse, tabellering, rapportering van de exclusieve vragen; eind januari 2008: levering van de rapporten met de resultaten van de exclusieve vragen; eind januari 2008: workshop voor de participanten. Deze timing wordt aanschouwelijk voorgesteld op onderstaand schema. Onderzoeksstap 5/07 6/07 7/07 8/07 9/07 10/07 11/07 12/07 1/08 Einddatum voor participatie X Bepalen van de inhoud van de exclusieve vraagstelling Veldwerk enquêtes Analyse, tabellering, rapportering van de standaardvragen Levering standaardrapport Belgian Meeting & Conference Market Survey R Analyse, tabellering, rapportering van de exclusieve vragen Levering rapporten met de resultaten van de exclusieve vragen Workshop voor de participanten R W X = deadline R = rapport W = workshop 18

21 19

22 7. KOSTPRIJS Inschrijven op de Meeting & Conference Market Survey kan tegen een prijs van euro exclusief btw. Deze participatie omvat: één exemplaar van het standaardrapport Belgian Meeting & Conference Market Survey (tekst- en tabellenrapport inclusief executive summary); het recht om exclusieve vragen aan het onderzoek toe te voegen; het recht om deel te nemen aan de workshop. Participanten verwerven het recht om exclusieve vragen in het onderzoek in te lassen. Het aantal is evenwel beperkt. Opname gebeurt in volgorde van aanmelding. De prijs voor deze exclusieve vragen hangt af van het vraagtype (bedragen exclusief btw): open vraag (a): euro; gesloten vraag (b): euro; evaluatie van items (c): 400 euro per item met een minimum van euro per vraag. Bijvoorbeeld (a): Welke zijn de voornaamste criteria bij de keuze van een tussenpersoon? Maximaal drie antwoordmogelijkheden worden weerhouden voor een open vraag. Bijvoorbeeld (b): Van welk transportmiddel werd in hoofdzaak gebruikgemaakt: auto, trein, vliegtuig, andere? Bijvoorbeeld (c): Bent u zeer, tamelijk of weinig of niet tevreden over volgende aspecten van de accommodatie? Zeer tevreden Tamelijk tevreden Weinig of niet tevreden Hotelkamers Vergaderzalen Serviceverlening In de participatieprijs is steeds één exemplaar van de betreffende rapporten inbegrepen. Bijkomende exemplaren in het Nederlands en/of het Frans kunnen worden besteld tegen de prijs van 175 euro per rapport (exclusief btw). De algemene verkoopsvoorwaarden van WES zijn terug te vinden op onze website 20

23 21

24 8. DEELNAMEVOORWAARDEN EN DEELNEMINGSFORMULIER De participanten van de Belgian Meeting & Conference Market Survey erkennen het auteursrecht van WES. Ze verbinden zich ertoe de resultaten van het onderzoek gedurende een periode van twee jaar, dus tot eind 2009, uitsluitend voor intern gebruik te benutten en niet volledig noch in delen aan derden te geven of openbaar te maken. WES van haar kant garandeert dat de resultaten van het onderzoek uitsluitend aan de participanten zullen worden meegedeeld en niet openbaar zullen worden gemaakt binnen dezelfde termijn. U kunt zich op de Belgian Meeting & Conference Market Survey inschrijven door de bijgevoegde antwoordfax ingevuld en ondertekend naar WES terug te sturen of te faxen. WES houdt zich het recht voor om het onderzoek niet te laten doorgaan bij onvoldoende participanten. 22

25 23

26 9. BIJKOMENDE INFORMATIE Voor verdere vragen en alle bijkomende inlichtingen kunt u zich wenden tot Rik De Keyser, bestuurder-directeur, of Anne Verhaeghe, marktonderzoeker-consultant. 24

27