Inrichting administratie vereniging

Transcriptie

1 Inrichting administratie vereniging Downloaden Download Penningmeester via: Inlezen leden (relaties) Download het ledenbestand van NBB portal. Controleer en vul het Excel bestand volgens bijlage ledenlijst2.0.xls Sla het bestand op als Excel xls formaat, niet als xlsx bestand Plaats een kopie van Excel ledenbestand in de folder c:\penningmeester5\import\ Of sleep het bestand in Penningmeester nadat het is gestart De leden (relaties genoemd in Penningmeester) worden ingelezen en onderstaande melding verschijnt. Als Penningmeester een bestaande relatie tegenkomt met hetzelfde relatienummer of naam, zal Penningmeester vragen de bestaande relaties bij te werken. Indien daar voor Ja wordt gekozen zullen de gegevens van de betreffende relatie worden overschreven met de waarden uit de Excelsheet. Klik op de knop begroting bijwerken om de begroting van de zojuist nieuw ingelezen relaties bij te werken. P a g i n a 1 24

2 Dat zijn alleen de relaties die net zijn aangemaakt, niet de relaties waarvan de gegevens zijn bijgewerkt. Inlezen leden (relaties) met begroting Aan de ledenlijst kan een verwacht (begroot) bedrag toe te voegen. Voeg hiervoor naast de laatste kolom (contributietype een kolom toe met als titel een van de onderstaande formaten. Naam titel voorbeeld Bedrag Bedrag.Inschrijfgeld Bedrag Inschrijfgeld Bedrag.2017.Maand..Contributie Beschrijving Het opgegeven bedrag wordt aan de begroting toegevoegd op de huidige maand van het huidige jaar met als post Contributie Het opgegeven bedrag wordt aan de begroting toegevoegd op de huidige maand van het huidige jaar met als post Inschrijfgeld Het opgegeven bedrag wordt aan de begroting toegevoegd op 31 januari van 2017 met als post Inschrijfgeld Het opgegeven bedrag wordt aan de begroting toegevoegd voor iedere maand in 2017 met als post Contributie Bij het inlezen van een ledenlijst met begroting krijgt u onderstaande melding: Gegevens van bestaande relaties bijwerken Indien gegevens van bestaande relaties bijwerken is aangevinkt zullen de stamgegevens (NAW, type, opmerkingen, bankrekeningnummer) van bestaande relaties overgenomen (overschreven) worden met de gegevens uit de excelsheet. Voor bestaande transacties of actieregels in Penningmeester heeft dit verder geen effect. P a g i n a 2 24

3 Bestaande begroting bijwerken en bedragen toevoegen / overschrijven. Penningmeester zoekt bij het inlezen van de begroting of er al begrotingsregels bestaan voor de betreffende combinatie rekening + jaar + relatie + post + af/bij. Indien dat het geval is bepaalt deze instelling of het bedrag hiervan moet worden overschreven met het bedrag aangeleverd in de Excel sheet of dat het bestaande bedrag moet worden toegevoegd aan evt bestaande begrotingsregels. Handmatig relatiebegroting bijwerken Met een begroting worden verwachte inkomsten (of uitgaven) opgegeven. Dit kan stuk voor stuk of voor een selectie van relaties via: De knop Begroting bijwerken na het inlezen van nieuwe relaties. Via menu beheer relaties knop Relatie begroting bijwerken Via menu begroting.. knop Relatie begroting bijwerken De begroting kan worden bijgewerkt in onderstaand scherm. P a g i n a 3 24

4 Kies uit de lijst het gewenste relatietype en geef de aanmaakdatum van de relatie In het blauwe vak rechts staat het aantal relaties wat aan de opgegeven criteria (relatietype en aanmaakdatum) voldoet. Alleen actieve leden worden in de selectie opgenomen. Dit is instelbaar bij relatiebeheer. Vul de begrotingsvelden (* is verplicht) In bovenstaand voorbeeld wordt een begroot bedrag van 60 gegenereerd voor alle Jeugd leden aangemaakt op 18 oktober Het bedrag wordt verwacht op 26 November De dag kan ook leeg gelaten worden als de storting ergens in November wordt verwacht Klik op de knop Genereer om de begroting aan te maken. Herhaal bovenstaande voor de verschillende lid typen P a g i n a 4 24

5 In dit voorbeeld wordt 120 euro in november verwacht voor alle Gewone leden P a g i n a 5 24

6 In dit voorbeeld wordt 40 euro op 26 november verwacht voor alle Jeugd dubbel leden Als er al voor een van de leden voor de betreffende post al een begrotingsregel bestaat, verschijnt de vraag of deze moet worden bijgewerkt. P a g i n a 6 24

7 Penningmeester zoekt bij het inlezen van de begroting of er al begrotingsregels bestaan voor de betreffende combinatie rekening + jaar + relatie + post + af/bij. Indien dat het geval is bepaalt deze instelling of het bedrag hiervan moet worden overschreven met het bedrag aangeleverd in de Excel sheet of dat het bestaande bedrag moet worden toegevoegd aan evt bestaande begrotingsregels. P a g i n a 7 24

8 Als er geen relatietype wordt opgegeven, geldt de begroting voor alle leden. In bovenstaand voorbeeld wordt er 10,- inschrijfgeld gerekend voor alle nieuwe leden vanaf 18 okt Begrotingsscherm Na bovenstaande actief ziet het begrotingsscherm er als volgt uit, gegroepeerd op post. P a g i n a 8 24

9 Gegroepeerde regels kunnen niet bewerkt of verwijderd worden. Dubbelklik op een regel voor details per relatie Dubbelklik op een regel om deze te bewerken P a g i n a 9 24

10 In dit voorbeeld is 10 euro in September toegevoegd om een betalingsachterstand te simuleren P a g i n a 10 24

11 September is rood geworden omdat hier 10 euro werd verwacht en niet is ontvangen. Leden (relaties) bewerken Zoek en filter relaties via menu beheer.. relaties. Dubbelklik op een regel of kies voor wijzig regel om de relatie te bewerken P a g i n a 11 24

12 Transacties inlezen Lees de banktransacties door deze van uw bank te downloaden en in de imporfolder van Penningmeester te plaatsen. Zie ook en P a g i n a 12 24

13 Transacties van de bank krijgen automatisch een relatie toegewezen als de mededeling het lidnummer bevat of, indien dat niet het geval is het rekeningnummer overeenkomt met het rekeningnummer opgegeven bij de relatie Posten worden automatisch gematcht via actieregels, te vinden in het menu beheer.. actieregels (Deze bevat nu ook minimum en maximum bedrag) In dit voorbeeld heeft dhr. Van Achtermem 1 bedrag overgemaakt voor contributie + inschrijfgeld. In dit geval kan de transactie worden gesplitst: P a g i n a 13 24

14 Kies in tabblad splitsen voor knop toevoegen onderin P a g i n a 14 24

15 Splits de transactie in 10 euro inschrijfgeld en 130 euro contributie voor post gewoon lid P a g i n a 15 24

16 P a g i n a 16 24

17 De transactie is nu gesplistst en wordt blauw weergegeven. P a g i n a 17 24

18 Voorbeeld van een actieregel waarin automatisch de post Jeugd dubbellid wordt toegewezen als het transactiebedrag 40 euro bedraagt en de mededeling het woord Contr. bevat. P a g i n a 18 24

19 Rapportages Via menu rapporten zijn diverse rapportages te genereren. De prognose rapporten bevatten zowel begrootte, werkelijke en geprognotiseerde bedragen. Rechts in de toolbar is het rapport te wijzigen qua groepering Op een detailregel kan worden doorgeklikt naar de onderliggende subdetails. Zie voorbeeld waarbij dhr. Achterstand is opengeklapt. Hij heeft in dit voorbeeld een betalingsachterstand van 20,- in Oktober. P a g i n a 19 24

20 Materiaal activeren en afschrijven Geef de aanschaf van materiaal (in dit voorbeeld PC s) een post met BTW% en groeptype PM. Klik met rechtermuis op de transactie en kies voor activeren. Onderstaand scherm verschijnt. P a g i n a 20 24

21 Kies de juiste balans rekening om de PC op te activeren. In dit geval PC s. Gebruik de post Activering. Dit is een PM post waardoor de mutatie niet op de winst en verlies rekening komt. Klik op OK en onderstaande melding verschijnt. Klik op Ja. P a g i n a 21 24

22 Geef in bovenstaand scherm het afschrijfschema van de PC. In dit geval in 3 * 500 per jaar. Kies de juiste relatie en post (dit geval PC s afschrijvingen). Penningmeester genereert reserveringen op basis van het gekozen afschrijf schema. P a g i n a 22 24

23 INFO: Afschrijvingen in het reserveringsoverzicht worden automatisch aan de begroting toegevoegd. Als de termijn datum is verstreken wordt deze zwart en is hij ook in de transacties zichtbaar Afschrijvingen hebben niet het groeptype PM, waardoor ze wel op de winst en verlies rapportages komen. (zie uitgaven afschrijving in onderstaand voorbeeld). P a g i n a 23 24

24 Deze voorbeeld administratie is te downloaden via: P a g i n a 24 24