Overbrenging van digitale archieven

Transcriptie

1 Brochures: aanbevelingen en advies 13 Overbrenging van digitale archieven è Stappenplan voor de overbrenging naar het Rijksarchief Versie februari 2013 Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën Afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie 1

2

3 Overbrenging van digitale archieven è Stappenplan voor de overbrenging naar het Rijksarchief

4

5 INHOUDSTAFEL TEN GELEIDE... 4 VEEL GESTELDE VRAGEN... 5 Wat zijn (digitale) archieven?... 5 Welke archieven moeten overheidsinstanties overbrengen?... 5 Welke versie dient overgebracht te worden: de analoge of de digitale versie?... 6 Wat met digitale kopieën van archieven?... 6 Wat moet worden overgebracht? SIP (Submission Information Package)... 6 Wanneer dient u digitaal archief over te dragen?... 7 Welke kosten zijn verbonden aan een archiefoverbrenging naar het Rijksarchief?... 7 PROCEDURE... 8 Stap 1: Contacteer het Rijksarchief... 8 Stap 2: U krijgt een ontvangstmelding vanwege het Rijksarchief... 8 Stap 3: Bereid de overbrenging voor... 9 Stap 4: De overbrenging van de digitale archieven... 9 Stap 5: Analyse en validatie van de digitale archieven door het Rijksarchief Stap 6: U krijgt een ontvangstbevestiging van de digitale archieven Stap 7: Verwijder de archieven uit hun oorspronkelijke omgeving ADRESSENLIJST

6 TEN GELEIDE Volgens de Archiefwet van 24 juni 1955 (Belgisch Staatsblad, 12 augustus 1955), gewijzigd bij de wet van 6 mei 2009 (Belgisch Staatsblad, 19 mei 2009), en de uitvoeringsbesluiten van 18 augustus 2010 (Belgisch Staatsblad, 23 september 2010) zijn federale en provinciale administraties verplicht om hun historisch waardevol archief ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief over te brengen, terwijl lokale administraties de mogelijkheid hebben dit te doen via een bewaargeving. De overbrenging gebeurt in beide gevallen door toedoen en op kosten van de organisatie die de stukken overbrengt. Deze brochure is bestemd voor overheidsinstellingen en meer in het bijzonder voor hun informatiebeheerders, archivarissen en/of archiefverantwoordelijken. Ze wil een antwoord bieden op enkele veel gestelde vragen en beschrijft de procedure voor overbrenging van digitale archieven naar het Rijksarchief in 7 stappen. Indien u na het lezen van de brochure nog vragen heeft, kan u altijd contact opnemen met het Rijksarchief bevoegd voor het ambtsgebied van uw administratie (voor alle contactgegevens, zie adressenlijst p ) of een sturen naar inspect@arch.be. Ook suggesties en opmerkingen met betrekking tot deze brochure zijn van harte welkom. 4

7 VEEL GESTELDE VRAGEN Wat zijn (digitale) archieven? Archieven zijn documenten die ongeacht hun datum, materiële vorm of drager werden opgemaakt of ontvangen door een organisatie, een persoon of een groep personen bij de uitoefening van hun functie of hun activiteiten, en die minstens enige tijd bewaard moeten worden. Digitale archieven zijn archieven opgeslagen in de vorm van bits en bytes. De omvang, samenstelling en inhoud zijn sterk uiteenlopend, gaande van tekstdocumenten in een tekstverwerkingsformaat over foto s gemaakt met een digitale camera in een beeldformaat en digitale videobestanden, tot grote databases. Het betreft zowel digital born archiefdocumenten (archiefdocumenten die in digitale vorm ontstaan zijn en hun volledige levenscyclus in digitale vorm hebben afgelegd) als gedigitaliseerde archiefdocumenten (papieren documenten die door middel van een scantechniek gedigitaliseerd werden). Welke archieven moeten overheidsinstanties overbrengen? Enkel historisch waardevol archief moet overgebracht worden. Veel archiefreeksen hebben slechts een tijdelijk, administratief belang en mogen na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn vernietigd worden. Archivarissen van het Rijksarchief evalueren de wetenschappelijke, historische en maatschappelijke waarde van overheidsarchieven en leggen hun selectiebeslissingen integraal bewaren, gedeeltelijk bewaren (selecteren) of vernietigen vast in selectielijsten. Archiefreeksen die de definitieve bestemming bewaren hebben, dienen op termijn overgebracht te worden naar het Rijksarchief. TIP Raadpleeg de website van het Rijksarchief om te achterhalen of er al een archiefselectielijst voor uw organisatie bestaat. Is dit niet het geval en wenst u te weten wat er op termijn met uw archieven moet gebeuren, contacteer dan het Rijksarchief. 5

8 Welke versie dient overgebracht te worden: de analoge of de digitale versie? Als stelregel geldt dat enkel originele documenten moeten worden overgebracht. Kopieën en afschriften komen normaal gezien niet in aanmerking voor overbrenging (zie ook volgende vraag). Indien u zowel over een papieren als over een digitale versie beschikt, dan dient u te bepalen welke de originele, authentieke versie is. Laat u hiervoor leiden door de juridische waarde van de stukken en door hun respectieve functie en rol in het werkproces. Contacteer gerust het Rijksarchief indien u twijfelt welke versie in aanmerking komt voor overbrenging. Wat met digitale kopieën van archieven? In principe dienen digitale kopieën evenals analoge kopieën vernietigd te worden, maar gezien hun toegevoegde waarde voor een efficiënte en snelle raadpleging en doorzoekbaarheid, kan het raadzaam zijn om naast de analoge, originele documenten ook de digitale kopie over te brengen. Een snelle en eenvoudige toegang zal niet alleen nuttig zijn voor onderzoekers, maar ook voor u als overheidsdienst indien u naderhand informatie uit uw archief wil opvragen. Voorwaarde is natuurlijk wel dat de digitale kopie volledig en coherent is. Het bestaan van een digitale kopie en de wenselijkheid van de overbrenging kan vermeld worden in de selectielijst. Indien u onvoldoende aanwijzingen vindt in de selectielijst, neem dan contact op met het Rijksarchief. Wat moet worden overgebracht? SIP (Submission Information Package) De overbrenging van digitale archieven is meer dan het op cd branden van alle bestanden die zich op de harde schijf bevinden. De overbrenging van digitale archieven behelst zowel de overbrenging van de bestanden (files) met de informatie (Wordbestanden, rekenbladen, databases,...) als de metadata die noodzakelijk zijn om deze archieven te lezen en te interpreteren. Binnen het zogenaamde SIP (Submission Information Package) worden de informatieobjecten samengebracht met de beschrijvende, de technische en de administratieve metadata. Een belangrijk deel van deze metadata kunnen automatisch opgenomen worden bij de overbrenging. Sommige metadata dienen echter vóór de overbrenging aangevuld te worden door de overbrengende instelling. 6

9 Wanneer dient u digitaal archief over te dragen? Krachtens de Archiefwet dienen overheidsdiensten hun archief na 30 jaar over te brengen naar het Rijksarchief. Evenals voor papieren archief geldt dat deze termijn in overleg met het Rijksarchief verkort of verlengd kan worden. Archieven kunnen vroeger worden overgebracht, bijvoorbeeld in geval van opheffing van een instelling of nijpend plaatsgebrek. Omgekeerd kunnen administraties hun archieven langer bijhouden indien deze nog administratief of juridisch nut hebben en dus noodzakelijk zijn voor de werking van de dienst. Archieven worden bij voorkeur in blokken overgedragen (jaarlijks of meerjaarlijks). Het is immers niet efficiënt om de 30-jaar regel strikt toe te passen en dagelijks, wekelijks of maandelijks de archieven over te dragen die ouder zijn dan 30 jaar. In de praktijk vinden heel wat archiefoverbrengingen plaats naar aanleiding van institutionele hervormingen, bevoegdheidswijzigingen en verhuisoperaties. Voor de bewaring van digitale archieven zijn verhuisoperaties lees: de ingebruikname van nieuwe hardof software nog crucialer dan voor analoge documenten. Bij dergelijke migraties of installaties worden verouderde gegevens vaak verwijderd uit het systeem. In sommige gevallen wordt een back-up gemaakt, maar hou er rekening mee dat een back-up geen archivering is. Gezien de snelle evolutie van de digitale omgeving is het aan te raden digitale bestanden zo kort mogelijk na het verloop van de administratieve bewaartermijn over te brengen naar het Rijksarchief. Het Rijksarchief biedt geen disaster recoverysysteem aan voor actieve systemen. Digitale archieven kunnen dus niet overgebracht worden zolang de administratieve bewaartermijn nog loopt. Bij de invoering van een nieuw hardware- of softwaresysteem dient u er zelf op toe te zien dat er geen digitale bestanden die in aanmerking komen voor de langetermijnbewaring verloren gaan. Welke kosten zijn verbonden aan een archiefoverbrenging naar het Rijksarchief? De kosten voor overbrenging van archief zijn zeer sterk afhankelijk van de staat van de archieven. De overbrenging van archieven die in goede en geordende staat zijn, brengt geen zware kosten mee. Er is enkel de personeelskost voor de voorbereiding en afhandeling van de overbrenging en de aankoop van de media waarop de archieven worden overgedragen: cd, dvd, USB-disk,... Uw administratie dient geen software aan te schaffen of licenties te betalen voor de overbrenging van archieven en het gebruik van de tools aangeboden door het Rijksarchief (zoals Pireaus, zie Stap 4: De overbrenging van de digitale archieven). De zaken liggen anders indien de digitale archieven niet geselecteerd, ongeordend en onvoldoende beschreven zijn, of opgeslagen in zeer specifieke systemen. Evenals bij papieren archieven staat de overbrengende administratie zelf in voor de selectie (het scheiden van de archieven die bewaard moeten worden van deze die vernietigd mogen worden), de schoning (het verwijderen van dubbels, van.tmp bestanden) en de beschrijving van de archieven. Indien het Rijksarchief deze taken op zich moet nemen, kunnen hiervoor kosten doorgerekend worden aan de overbrengende instantie. Deze laatste staat eveneens in voor de kosten van export van gegevens uit records management systemen, document management systemen of databases. 7

10 PROCEDURE STAP 1: Contacteer het Rijksarchief Kondig elke overbrenging ruim op voorhand aan het bevoegde Rijksarchief aan per brief, per fax of via . Hou er rekening mee dat er ongeveer drie maand verloopt tussen de eerste melding en de eigenlijke overbrenging. Indien een migratie van hardof software voorzien is waarbij archieven niet zullen gemigreerd worden naar het nieuwe systeem, neem dan de archivering mee op in uw planning. Archivering gebeurt niet nadat een systeem is afgeschreven! Een standaardformulier Voorbereiding overbrenging digitale archieven kan geraadpleegd en gedownload worden op de website van het Rijksarchief. Voor het invullen van dit formulier kan de archiefverantwoordelijke van uw administratie zich laten bijstaan door een technische contactpersoon, dit kan een personeelslid zijn van uw ICT-dienst of, indien het beheer van het informaticasysteem werd uitbesteed, een personeelslid van het bedrijf dat het systeemonderhoud doet. Indien digitale archieven uit verscheidene systemen overgebracht worden, kunnen meerdere personen betrokken zijn bij de overbrenging. De archiefverantwoordelijke die instaat voor de inhoudelijke aspecten van de overbrenging (selectie, beschrijving, ) fungeert echter als centraal aanspreekpunt voor het Rijksarchief; indien nodig coördineert hij/zij het overleg met andere betrokkenen binnen de dienst. TIP Instellingen wiens bevoegdheden zich uitstrekken over het hele Belgische grondgebied (of over een groot deel ervan) nemen contact op met het Algemeen Rijksarchief. Alle andere nemen contact op met het Rijksarchief in de provincie of in het arrondissement waar zij hun zetel (gehad) hebben. STAP 2: U krijgt een ontvangstmelding vanwege het Rijksarchief U krijgt een ontvangstmelding vanwege het Rijksarchief met de contactgegevens van de rijksarchivaris-inspecteur die zal instaan voor de opvolging van uw dossier. Indien voor uw administratie nog geen selectielijst bestaat, dan zal hij/zij een afspraak met u maken en ter plaatse komen om de archieven te evalueren (m.a.w. om te bepalen welke documenten overgebracht moeten worden en welke vernietigd mogen worden). Indien voor uw administratie wel al een selectielijst is opgemaakt en het digitale archief in 8

11 aanmerking komt voor overbrenging, dan krijgt u een toelating tot overbrenging. In dit geval zult u eveneens de contactgegevens ontvangen van een technische contactpersoon van het Rijksarchief. STAP 3: Bereid de overbrenging voor Zodra u de toelating tot overbrenging ontvangen heeft, is het belangrijk dat de archiefverantwoordelijke van uw instelling alle betrokken personen op de hoogte brengt van de nakende overbrenging: de IT-staf, de databasebeheerder, enzovoort. Iedereen dient over de nodige informatie te beschikken om de overbrenging efficiënt te laten verlopen. Verzamel in deze fase alle nuttige informatie: documentatie van het systeem documentatie van het werkproces waarbinnen de documenten tot stand zijn gekomen documentatie met betrekking tot de bestandsformaten werden bestandsformaten gebruikt die enkel leesbaar zijn met zeer specifieke, eigen software? paswoorden die toegang geven tot de bestanden specifieke bepalingen met betrekking tot raadpleegbaarheid bestaande gebruiks- of leencontracten STAP 4: De overbrenging van de digitale archieven Het concrete verloop van de overbrenging is afhankelijk van de complexiteit, de omvang en de aard van de digitale archieven. Kleine archiefbestanden en met name bestanden uit bureauticatoepassingen kunnen op een eenvoudige wijze worden overgedragen. Schoon de archieven. Zorg er met andere woorden voor dat alle tijdelijke bestanden (tmp-bestanden) verwijderd zijn. Maak indien mogelijk een logische orde in de bestanden. Let wel: verplaats geen documenten indien er interne links bestaan tussen de documenten. Het is immers mogelijk dat de links verloren gaan. Het Rijksarchief zal u Piraeus ter beschikking stellen, een tool waarmee u uw archief kan voorbereiden voor overbrenging. Binnen deze tool vervolledigt u de beschrijvingen van uw bestanden, verzamelt u de technische gegevens,... De eerste overbrenging wordt door de technische contactpersoon van het Rijksarchief samen met u voorbereid. Voor de volgende overbrengingen kan u de tool zelf gebruiken. Voor de export van gegevens uit Records Management Systemen of Document Management Systemen of grote databases zal een overlegvergadering georganiseerd worden. De nadruk ligt op de overbrenging van de digitale archieven en meer bepaald de digitale informatie en niet op het behoud van de toepassing, de functionaliteiten van het systeem, Indien in de gebruikte systemen 9

12 geen export mogelijk is van de gegevens naar een formaat dat voor archivering in aanmerking komt, staat de dienst zelf in voor de kosten om deze export mogelijk te maken. Voor websitearchivering wordt in samenwerking met Fedict, de Federale Overheidsdienst voor Informatie- en Communicatietechnologie, een tool gebouwd om de archivering gestroomlijnd te laten verlopen. TIP Alle gangbare bestandsformaten kunnen overgedragen worden. De tool Piraeus identificeert de bestandsformaten en converteert daar waar nodig bestanden naar een bewaarformaat. Indien gebruik gemaakt werd van zeer specifieke bestandsformaten die enkel met specifieke software gelezen kunnen worden, staat de overbrengende overheid in voor de conversie naar een bewaarformaat. De digitale archieven moet bij de aanlevering toegankelijk en leesbaar zijn. Dit betekent dat de toegang niet beveiligd mag zijn d.m.v. paswoorden of encryptie. De overbrengende overheid staat in voor het verwijderen van deze beveiligingen. Digitale bestanden kunnen niet gecomprimeerd worden bij overbrenging. Met andere woorden: geen zip, tar,... Digitale archieven worden aangeleverd op een externe drager. De overbrengende overheid heeft de keuze uit cd, dvd of USB-disk. Backuptapes worden niet aanvaard als medium voor overbrenging. Een overbrenging van digitale archieven via FTP is momenteel niet voorzien door het Rijksarchief. 10

13 STAP 5: Analyse en validatie van de digitale archieven door het Rijks archief Na ontvangst van de digitale bestanden worden deze aan de hand van Piraeus verder geanalyseerd op virussen, volledigheid, consistentie, dubbels, beveiliging Het Rijksarchief zorgt indien nodig voor de omzetting van de bestanden naar een formaat dat in aanmerking komt voor de langetermijnbewaring. STAP 6: U krijgt een ontvangstbevestiging van de digitale archieven Na de analyse ontvangt u een bewijs van de overbrenging. Indien bij de overbrenging problemen werden vastgesteld, brengen wij u hiervan op de hoogte. Indien nodig wordt een nieuwe overbrenging gepland. Indien de aangeleverde digitale bestanden onleesbaar zijn en er geen langetermijn toegankelijkheid kan gegarandeerd worden, wordt in onderling overleg een strategie uitgewerkt. De kosten voor migratie en bewerking zijn ten laste van de overbrengende overheidsdienst. STAP 7: Verwijder de archieven uit hun oorspronkelijke omgeving Nadat u een ontvangstbevestiging voor de overbrenging heeft ontvangen, is deze definitief en moet u de bestanden/gegevens uit uw eigen systeem verwijderen. De versie die bewaard wordt in het Rijksarchief is de enige authentieke versie. Indien u een kopie nodig heeft, kan u deze bij het Rijksarchief opvragen. Zeker wanneer de gegevens niet openbaar en privacygevoelig zijn, dient u er zich van te vergewissen dat de bestanden definitief verwijderd zijn alvorens u media afdankt. Zorg ervoor dat harde schijven gewist zijn alvorens de PC s een definitieve bestemming krijgen. Vernietig CD-roms, backuptapes, enz. alvorens ze weg te gooien. 11

14 ADRESSENLIJST Brugge Gent Beveren Antwerpen Kortrijk Leuven Hasselt Doornik Louvain-la-Neuve Luik Eupen Bergen Namen ARA 2 - Depot Joseph Cuvelier Anderlecht Koninklijk Paleis Algemeen Rijksarchief Saint-Hubert Aarlen Algemeen Rijksarchief Ruisbroekstraat 2-6, 1000 BRUSSEL Tel: +32 (0)2/ / Fax: +32 (0)2/ algemeen.rijksarchief@arch.be Algemeen rijksarchief 2 dépôt Joseph Cuvelier Hopstraat, 26-28, B-1000 BRUSSEL Tel. : / Fax : agr_ar_2@arch.be Alle donderdagen op afspraak : van 9u00 tot 12u00 en van 13u00 tot 16u30. Archief van het Koninklijk Paleis Hertogstraat 2, 1000 BRUSSEL Tel: +32 (0)2/ / Fax: +32 (0)2/ cap@kppr.be Open van maandag tot vrijdag: 9u00-12u15 / 13u00-16u30. Op afspraak! Rijksarchief te Brussel (Anderlecht) Demetskaai 7, 1070 ANDERLECHT Tel: +32 (0)2/ / Fax : +32 (0)2/ rijksarchief.anderlecht@arch.be Rijksarchief te Aarlen Parc des Expositions 9, 6700 AARLEN Tel: +32 (0)63/ / Fax: +32 (0)63/ archives.arlon@arch.be Rijksarchief te EUPEN Kaperberg 2-4, 4700 EUPEN Tel: +32 (0)87/ / Fax: +32 (0)87/ staatsarchiv.eupen@arch.be De 1ste zaterdag van de maand: 9u00-12u30 / 13u00-16u. Rijksarchief te Luik Rue du Chéra 79, 4000 LUIK Tel: +32 (0)4/ / Fax: +32 (0)4/ archives.liege@arch.be 12

15 Rijksarchief te Louvain-la-Neuve Rue Paulin Ladeuze 16, 1348 LOUVAIN-LA-NEUVE Tel: +32 (0)10/ / Fax: +32 (0)10/ archives.louvain-la-neuve@arch.be Rijksarchief te Bergen Avenue des Bassins 66, 7000 BERGEN Tel: +32 (0)65/ / Fax: +32 (0)65/ archives.mons@arch.be Rijksarchief te NamEN Rue d Arquet 45, 5000 NAMEN Tel: +32 (0)81/ / Fax: +32 (0)81/ archives.namur@arch.be Rijksarchief te Saint-Hubert Place de l Abbaye, 6870 SAINT-HUBERT Tel: +32 (0)61/ / Fax: +32 (0)61/ archives.saint-hubert@arch.be De 1ste zaterdag van de maand: 9u-12u30 / 13u00-16u00. Rijksarchief te Doornik Rue des Augustins 20, 7500 DOORNIK Tel: +32 (0)69/ / Fax: +32 (0)69/ archives.tournai@arch.be Rijksarchief te Antwerpen Sanderusstraat 81-85, 2018 ANTWERPEN (enkel genealogische opzoekingen) Tel: +32 (0)3/ / Fax: +32 (0)3/ rijksarchief.antwerpen@arch.be Gesloten in juli en augustus. Rijksarchief te Antwerpen Kruibekesteenweg 39/1, 9120 BEVEREN (in verbouwing tijdelijk adres) Tel: +32 (0)3/ / Fax: +32 (0)3/ rijksarchief.antwerpen@arch.be Rijksarchief te Beveren Kruibekesteenweg 39/1, 9120 BEVEREN Tel: +32 (0)3/ / Fax: +32 (0)3/ rijksarchief.beveren@arch.be Rijksarchief te Brugge Predikherenrei 4A, 8000 BRUGGE Tel: +32 (0)50/ / Fax: +32 (0)50/ rijksarchief.brugge@arch.be Rijksarchief te Kortrijk G. Gezellestraat 1, 8500 KORTRIJK Tel: +32 (0)56/ / Fax: +32 (0)56/ rijksarchief.kortrijk@arch.be Rijksarchief te Gent Geraard de Duivelstraat 1, 9000 GENT Tel: +32 (0)9/ / Fax: +32 (0)9/ rijksarchief.gent@arch.be Rijksarchief te Hasselt Bampslaan 4, 3500 HASSELT Tel: +32 (0)11/ / Fax: +32 (0)11/ rijksarchief.hasselt@arch.be Rijksarchief te leuven Vaartstraat 24, 3000 LEUVEN Tel: +32 (0)16/ / Fax: +32 (0)16/ rijksarchief.leuven@arch.be In juli en augustus: open van 9u00-12u00 en van 13u00-16u30. Gesloten op maandag, zaterdag en feestdagen. 13

16 Auteurs Kathleen Devolder, assistent en Lucie Verachten, afdelingshoofd Contactpersoon: Rolande Depoortere, afdelingshoofd Algemeen Rijksarchief Ruisbroekstraat Brussel Tel: Fax: U kan deze brochure ook downloaden op: